Khác biệt giữa ERP với kế toán
truyền thống
Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng
dụng ERP ở VN là sự khác biệt giữa phương
pháp hạch toán kế toán (KT) trong hệ thống
ERP và các phương pháp tổ chức hạch toán KT truyền thống
của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đề chung đối với hầu
hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp ERP, nhất là giải
pháp ERP của nước ngoài.
Tiêu chí đầu tiên của các PM ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ
và khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin
KT là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi
người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi
phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ít
DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản
hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP
thành một PM KT và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là
quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ.
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán
Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là
điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao
tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi
nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy
trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các
nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác
nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng
tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận
công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua
hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh
toán...
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ,
hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút
toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút
toán này thống nhất với nhau.
Thiết lập tài khoản trung gian
Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với KT VN, nhưng trên góc
độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các
nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng
cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch
toán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ
thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản
trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản
trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của
DN và các DN có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để
kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Hạch toán tự động
Ngoài phân hệ KT tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực
tiếp như các PM KT thông thường, tất cả các phân hệ khác của
ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n
hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách
số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người
làm KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối
ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và
các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và được
kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những
sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.
Bút toán đảo
Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt
động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP
không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch
toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm
là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng
có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát.
Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu KT do các hệ thống
ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng
như các đối tác bên ngoài DN.
Tác nghiệp hoàn chỉnh
Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn
cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức
năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó,
việc kiểm soát số liệu KT cũng sẽ khó khăn.
Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình,
để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết
cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người
dùng phải tuân thủ theo.
Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt
Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, bạn có
thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin.
Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có thể đáp ứng
được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một DN, với
mọi quy mô. Ví dụ: bài toán quản lý doanh thu và chi phí theo
từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin
về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, bạn chỉ cần sử
dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu KT
phát sinh ở một phòng ban bất kỳ.
Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên
Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số
liệu của các DN có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng. Việc
duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các
công cụ mà hệ thống cung cấp.
Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị
thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực
hiện đơn giản.
Bức tranh trung thực
Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ
nên hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các
hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.
Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất
kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.
