Khác biệt giữa ERP với kế toán
truyền thống
M
ột trong những khó khăn lớn nhất khi ứng
dụng ERP ở VN là sự khác biệt giữa phương
pháp hạch toán kế toán (KT) trong hệ thống
ERP và các phương pháp t
ổ chức hạch toán KT truyền thống
của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đề chung đối với hầu
hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp ERP, nhất là giải
pháp ERP của nước ngoài.
Tiêu chí đầu tiên của các PM ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ
và khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin
KT là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi
người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghi
ệp chặt chẽ, đôi khi
phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào kh
ổng lồ. Không ít
DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn gi
ản
hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP
thành một PM KT và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là
quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ.
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán
Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là
điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình x
ử lý thông tin. Mỗi thao
tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi
nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy
trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các
nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác
nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng
tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận
công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua
hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh
toán...
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ,
hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên k
ết trong từng cặp bút
toán và các quy t
toán này thống nhất với nhau.
Thiết lập tài khoản trung gian
Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với KT VN, nhưng trên góc
độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các
nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng
cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch
toán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ
thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản
trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản
trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của
DN và các DN có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để
kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Hạch toán tự động
Ngoài phân hệ KT tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực
tiếp như các PM KT thông thường, tất cả các phân hệ khác của
ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n
hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách
số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người
làm KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối
ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP v
à
các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và được
kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những
sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.
Bút toán đảo