Tâm lý khi triển khai ERP
Ông Huỳnh Vĩnh Phúc, tổng giám đốc Infor Vietnam, đã dựa trên bài viết
“Emotional Curve” (Đường cong cảm xúc) của ông Peter Gross, chủ tịch
công ty Pemeco Inc, Canada
(www.pemeco.com) cùng với các kinh
nghiệm triển khai thực tế ở Việt Nam của
mình để đúc kết thành bài viết dưới đây. Xin
chia sẻ bài viết này với bạn đọc nhằm giúp
bạn đọc hiểu rõ thêm diễn biến tâm lý có thể
diễn ra khi triển khai ERP.
Ngoài các yếu tố quyết định sự thành bại của một dự án ERP như: chi phí,
nguồn nhân lực, sự quyết tâm của ban lãnh đạo... còn một yếu tố khá quan
trọng nhưng ít được nhắc đến, đó là tâm lý.
Việc triển khai hệ thống ERP thường kéo dài từ 6-18 tháng, trong thời gian
này có rất nhiều tác động bên trong lẫn bên ngoài ảnh hưởng đến tâm lý đội
ngũ tiếp nhận hệ thống (bao gồm người quản lý dự án, ban lãnh đạo và
người dùng). Hiểu rõ các diễn tiến tâm lý trong giai đoạn này giúp ích rất
nhiều cho người chủ nhiệm dự án, đồng thời góp phần nâng cao khả năng
thành công của việc triển khai.
Các thay đổi tâm lý thường được chia làm 5 giai đoạn.
Giai đoạn tâm lý rối rắm
Tâm lý này thường có trong giai đoạn chuẩn bị và chủ yếu liên quan đến các
nhà lãnh đạo, các trưởng bộ phận, những người khởi xướng dự án. Trong
giai đoạn này thường bao gồm các cảm xúc: hưng phấn khi nghĩ về viễn
cảnh tươi sáng của doanh nghiệp sau khi ứng dụng hệ thống mới, lo lắng về
việc đầu tư, chọn nhà cung cấp, chọn nhà tư vấn; ưu tư về tính hiệu quả của
hệ thống, sự thay đổi và những ảnh hưởng do hệ thống mới mang lại...
Trong giai đoạn này, sự bất an và các tâm lý rối rắm gây rất nhiều trở ngại
và thường làm kéo dài dự án.
Một số phương thức hiệu quả giúp giảm thiểu độ phức tạp của dự án trong
giai đoạn này là chia nhỏ và phân loại. Người giám đốc dự án lập kế hoạch
chia nhỏ dự án thành nhiều phần. Ví dụ: Chọn nhà tư vấn độc lập; Xác định
các yêu cầu của doanh nghiệp; Chọn nhà cung cấp và triển khai giải pháp;
Lập kế hoặch tiếp nhận và vận hành hệ thống...
Mỗi phần sẽ lại được chia thành các phần việc nhỏ hơn với các kế hoạch
hành động cụ thể, có thời hạn.
Người giám đốc dự án cũng có thể phân loại công việc thành các nhóm (dựa
theo mục đích hay kết quả cần đạt được).
Với cách làm này nhà quản lý dự án sẽ tránh được hiệu ứng phức tạp do việc
thu nhận thông tin đa chiều từ các nguồn khác nhau: nhà tư vấn, nhà cung
cấp giải pháp, công ty triển khai. Việc tiếp xúc với các nguồn thông tin có
các động cơ khác nhau dễ làm người quản lý rối rắm.
Giai đoạn chống chọi
Đây có thể được xem là giai đoạn khó khăn của việc triển khai. Tâm lý ngại
thay đổi công nghệ tồn tại trong mọi dạng dự án. Việc triển khai một dự án
công nghệ mới, đồng nghĩa với việc phải học hỏi, phải thay đổi thói quen.
Điều này góp phần gia tăng khối lượng và áp lực công việc, dẫn đến các diễn
tiến tâm lý tiêu cực, bất hợp tác...
Thấu hiểu điều này, khi thuyết trình khởi động dự án, một trong những việc
mấu chốt mà người quản lý dự án cần làm là khơi dậy được tâm lý cách tân
của người dùng. Nhấn mạnh rằng, việc thay đổi thường gây cho người ta
trạng thái tâm lý phản kháng và điều này là rất bình thường, mọi người hãy
hiểu và tập trung nhìn về mặt sáng của sự việc. Đó là những giá trị gia tăng
mà hệ thống mới có thể mang lại.
Giai đoạn thoải mái
Sẽ thật kỳ lạ nếu nói rằng, trong quá trình triển khai cực kỳ bận rộn, đội triển
khai lại có lúc có được trạng thái thảnh thơi: thoải mái và tận hưởng. Vâng
đúng vậy, tâm lý thoải mái xuất hiện khi mà đội dự án quán triệt được sự
hữu ích của hệ thống, các qui trình được tích hợp đầy đủ và vận hành trôi
chảy, những bảng báo cáo cũng được cải thiện đáng kể.
Trạng thái tâm lý thoải mái này thường làm cho đội dự án không muốn đẩy
nhanh tiến trình sang một giai đoạn mới.
Và như vậy, một lần nữa, hãy nhắc nhở mọi người rằng đây là lúc họ phải
đưa hệ thống vào ứng dụng thực tiễn. Mỗi người phải chuẩn bị tinh thần và
thể chất để đáp ứng khối lượng công việc rất lớn nhằm kiểm tra các lý thuyết
trong giai đoạn vận hành thử nghiệm. Và đội ngũ triển khai cũng phải hết
sức nỗ lực, tập trung cho việc chuyển đổi dữ liệu sang hệ thống mới và tiến
hành triển khai hệ thống chính thức.
Giai đoạn hoài cổ
Khi ứng dụng mới vận hành, đội dự án sẽ ngập tràn trong những khó khăn,
họ sẽ gặp rất nhiều trở ngại ví như người lần đầu xỏ đôi giầy mới vậy. Đội
dự án sẽ phải giải quyết rất nhiều vấn đề và phải hỗ trợ lượng lớn người
dùng tham gia vào quá trình vận hành. Lúc này tâm lý hoài cổ sẽ rất phổ
biến, mọi người sẽ tự hỏi " Sao mình lại có thể rời bỏ một hệ thống (môi
trường, cách làm) trong quá khứ?".
Sự chán nản hay thất vọng và những mong muốn được quay về với môi
trường trước đây sẽ tồn tại trong vài tháng, cho đến khi người sử dụng có thể
vận hành hệ thống mới thuần thục hơn.
Một lần nữa, đội dự án phải thường xuyên nhắc nhở mọi người rằng trạng
thái này chỉ là tạm thời. Nó giống như giai đoạn đầu khi bạn chuyển từ việc
điều khiển xe 2 bánh sang 4 bánh vậy. Dự án đang trong giai đoạn hoàn
thiện, mọi thứ sẽ được cải thiện, và trong thời gian tới họ sẽ có thể tận
hưởng những lợi ích mang lại từ hệ thống. Một số lợi ích hữu hình cũng nên
được mang ra thảo luận. Ví dụ: bạn có thể nói với nhân viên kế toán rằng từ
nay họ sẽ rất khó có cơ hội tìm kiếm các số liệu sai sót (hay không tương
thích) như trong cách làm thủ công trước đây.
Giai đoạn hưng phấn
Sau hàng tháng trời làm việc cực nhọc với hệ thống mới, các quy trình vận
hành trở nên quen thuộc, ban lãnh đạo cải thiện được cách vận hành doanh
nghiệp bằng các công cụ mới, những trục trặc ít quan trọng mà trước đây
chưa giải quyết xong cũng dần dần được xử lý.
Khi mọi thứ đã đi vào ổn định, người chủ nhiệm dự án nên dành thời gian
trao đổi với các trưởng bộ phận xem họ cảm nhận thế nào về các lợi ích của
hệ thống mới. Việc này sẽ tạo một trạng thái tâm lý hưng phấn chung cho
toàn doanh nghiệp. Và đây cũng là thời điểm thuận lợi để người lãnh đạo
công nghệ đưa ra thông báo cho việc sẽ triển khai một hệ thống mới khác
như : hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ quản lý hệ thống phân phối
(DMS)...
Nguồn: Pcworld