1
TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI CÁC ĐIỂM PHỤC VỤ BƯU ĐIỆN
DƯỚI GÓC NHÌN CỦA KÊNH PHÂN PHỐI
Nguyễn Thế Việt
Hiện nay, với xu thế hội nhập và cạnh tranh, Tổng công ty Bưu chính Viễn thông
(BCVT) Việt Nam (VNPT) đang trong quá trình đổi mới tổ chức sản xuất kinh doanh
(SXKD) theo đề án tập đoàn kinh tế, trong đó việc tổ chức phát triển mạng lưới cung cấp
các dịch vụ BCVT qua hệ thống kênh phân phối đóng một vai trò rất quan trọng. Bài viết
này xin đề cập đến những luận điểm cơ bản về tổ chức mạng lưới các điểm phục vụ bưu
điện dưới góc nhìn của kênh phân phối phục vụ SXKD của VNPT trong thời gian tới.
Trước hết, mạng lưới các điểm phục vụ bưu điện được hiểu là giao diện giữa
người sử dụng bưu điện và bên cung cấp dịch vụ. Tổ chức mạng lưới các điểm phục vụ
Bưu điện giải quyết việc lựa chọn kênh phân phối dịch vụ thích hợp cho từng địa
phương, từng loại khách hàng, tạo điều kiện cho tổ chức vận chuyển hợp lý, tiết kiệm chi
phí vận chuyển và giảm thời gian truyền đưa tin tức và cho phép sử dụng hợp lý lực
lượng khai thác và giao dịch viên. Có hai loại kênh phân phối chủ yếu là kênh phân phối
trực tiếp và kênh phân phối gián tiếp. Kênh phân phối trực tiếp thông qua các Trung tâm
Bưu chính, các Bưu điện huyện và hệ thống các bưu cục khu vực. Kênh phân phối gián
tiếp thông qua mạng đại lý bưu điện, điểm bưu điện - văn hóa xã (BĐ-VHX). Tổ chức
kênh phân phối là một trong những cơ sở để phát triển các điểm phục vụ bưu điện nhằm
tạo ta một cấu trúc kênh phân phối tối ưu và đạt hiệu quả cao trong SXKD của doanh
nghiệp cung cấp dịch vụ BCVT như VNPT.
I - VÀI NÉT VỀ TỔ CHỨC KÊNH PHÂN PHỐI
Hiện nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về kênh phân phối tuỳ theo quan điểm sử
dụng. Tuy nhiên, đứng dưới góc độ của nhà sản xuất để định nghĩa thì kênh phân phối là
tập hợp các tổ chức hay cá nhân độc lập và phụ thuộc lẫn nhau có liên quan đến quá
trình đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng.
Kênh phân phối đóng vai trò rất quan trọng đối với các đơn vị sản xuất, đặc biệt là
đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ BCVT như VNPT. Doanh nghiệp phải mất nhiều
thời gian, sức lực để thiết lập một hệ thống kênh phân phối, tạo lập mối quan hệ giữa các
thành viên trong nội bộ hệ thống kênh phân phối và với môi trường bên ngoài nhằm cung
cấp các dịch vụ BCVT đến với khách hàng nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Các doanh nghiệp sản xuất cũng như các thành viên nằm trong hệ thống kênh
phân phối của doanh nghiệp tồn tại và phát triển theo một cấu trúc nào đó nhằm thực hiện
một hay một số các chức năng chủ yếu dưới đây của kênh phân phối:
- Giới thiệu, thông tin về sản phẩm dịch vụ
- Kích thích tiêu thụ
- Tiếp xúc, thiết lập quan hệ
- Thích ứng, hoàn thiện sản phẩm
- Thương lượng
- Lưu thông hàng hóa
- Tài chính trang trải chi phí
2
- Chấp nhận rủi ro
Với doanh nghiệp BCVT có thể thực hiện tất cả các chức năng trên tuy nhiên nó
sẽ phân tán khả năng và nguồn lực, đồng thời chi phí thực hiện sẽ tăng lên. Việc chuyển
giao các chức năng này cho hệ thống kênh phân phối và các trung gian sẽ giảm thiểu chi
phí và chuyên môn hóa hoạt động SXKD hiệu quả hơn. Tuỳ theo tình hình thị trường mà
doanh nghiệp sẽ quyết định mức độ chuyển giao các chức năng cho loại kênh phân phối
trực tiếp hay gián tiếp.
1) Cấu trúc kênh phân phối
Cấu trúc kênh phân phối là việc thiết lập một tổ chức các thành viên nhằm thực
hiện các chức năng phân phối được phân bố cho họ. Cấu trúc kênh phân phối được xác
định bởi ba yếu tố sau: nhiệm vụ và các hoạt động trung gian phải thực hiện, loại trung
gian được sử dụng, số lượng của mỗi loại trung gian.
Đối với doanh nghiệp BCVT thì có các loại cấu trúc kênh phân phối sau:
* Kênh phân phối trực tiếp: nhà sản xuất bán trực tiếp hàng hóa cho người tiêu
dùng cuối cùng. Đây là hình thức phân phối đơn giản và ngắn nhất. Trong mạng lưới
kênh phân phối trực tiếp của VNPT, số lượng các bưu cục ở các nơi chưa thực sự rộng
khắp, mà nhu cầu sử dụng dịch vụ BCVT của khách hàng thì ở nhiều địa điểm, có nơi
chưa có bưu cục nên không thể phân phối trực tiếp đến tất cả người sử dụng được. Khi
đó, để mở rộng mạng lưới cung cấp dịch vụ BCVT thì VNPT đã chuyển sang sử dụng
loại hình kênh phân phối gián tiếp.
* Kênh phân phối gián tiếp : nhà sản xuất đưa sản phẩm dịch vụ của mình qua
các trung gian (đại lý hoặc nhà môi giới). Thị trường phát triển đã làm xuất hiện cấu trúc
kênh qua thị trường trung gian thay thế dần cho các kênh phân phối trực tiếp. Khi VNPT
nhận thấy việc phát triển hệ thống kênh phân phối trực tiếp ở thị trường này không hiệu
quả thì sẽ chuyển qua phát triển kênh gián tiếp thông qua mạng đại lý bưu điện và điểm
BĐ-VHX nhằm tiết kiệm được chi phí đầu tư, tận dụng được cơ sở vật chất và lao động
của thị trường... đồng thời góp phần tạo ra công ăn việc làm cho xã hội và thuận tiện với
khách hàng khi sử dụng dịch vụ BCVT.
Yếu tố then chốt để thiết lập cấu trúc, quản trị kênh phân phối, là doanh nghiệp
phải xác định làm thế nào để các chức năng Marketing cần thiết được thực hiện một cách
có hiệu quả nhất. Các biến số như giá cả dịch vụ, số khách hàng phục vụ, các loại dịch vụ
nào cung cấp tại kênh có thể xem như là yếu tố để lựa chọn, bố trí, tổ chức sắp xếp một
cấu trúc kênh thích hợp.
2) Tổ chức kênh phân phối
Tổ chức các kênh phân phối của doanh nghiệp trên thị trường là một công việc
quan trọng và phức tạp. Tuy nhiên, trong nhiều ngành kinh doanh, kênh phân phối đã
phát triển qua nhiều năm, đặc biệt là hệ thống kênh phân phối trực tiếp mang tính truyền
thống. Ở đây, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng kênh này trong hoạt động kinh doanh.
Điều này không có nghĩa là kênh truyền thống luôn có hiệu quả và không cần cải tiến.
Các doanh nghiệp buộc phải xem xét trong lĩnh vực kinh doanh của mình có tồn tại kênh
trực tiếp không và có các loại hình trung gian thương mại nào sẵn sàng kinh doanh sản
phẩm dịch vụ của mình.
3
Tổ chức kênh phân phối là đưa ra những quyết định liên quan đến việc phát triển
những kênh phân phối mới ở những nơi trước đó nó chưa tồn tại hoặc để cải tiến các
kênh hiện tại.
Khi các doanh nghiệp SXKD nói chung và doanh nghiệp bưu điện nói riêng tổ
chức kênh phân phối để tiêu thụ sản phẩm dịch vụ thì họ có thể theo nhiều cách khác
nhau, nhưng những việc cơ bản doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình tổ chức kênh
là:
- Nhận dạng nhu cầu phải tổ chức kênh
- Xác định và phối hợp các mục tiêu phân phối
- Phân loại các công việc phân phối
- Đánh giá các biến số ảnh hưởng đến cấu trúc kênh
- Phát triển các cấu trúc kênh có thể thay thế
- Lựa chọn cấu trúc kênh tối ưu
- Lựa chọn các thành viên tham gia vào kênh
Mỗi công việc trên phải thực hiện cẩn thận và theo một trình tự phù hợp với đặc
thù từng doanh nghiệp để thiết lập được hệ thống kênh phân phối có hiệu quả. Đối với
doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ BCVT như VNPT thì vấn đề này càng trở nên quan
trọng khi nền kinh tế đang trong quá trình cạnh tranh gay gắt và tiến tới hội nhập kinh tế
khu vực và quốc tế. Vì thế, chúng ta cần có những đối sách phù hợp để phát triển hệ
thống kênh phân phối trực tiếp cũng như gián tiếp có hiệu quả nhằm giữ vững và phát
triển mạng lưới các điểm phục vụ bưu điện trong thời gian tới.
II - TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI CÁC ĐIỂM PHỤC VỤ BƯU ĐIỆN
Từ những luận điểm về tổ chức kênh phân phối thì tổ chức mạng lưới các điểm
phục vụ bưu điện chính là việc tổ chức hệ thống kênh phân phối của doanh nghiệp cung
cấp các dịch vụ BCVT. Đối với hệ thống kênh phân phối trực tiếp là các bưu cục thì có
chất lượng thông tin cao nhờ sử dụng lao động chuyên nghiệp, được đào tạo. Kênh phân
phối trực tiếp có chi phí lớn, khả năng lưu thoát thông tin lớn nên chỉ phù hợp với những
nơi thị trường phát triển. Kênh phân phối gián tiếp là các đại lý bưu điện và điểm BĐ-
VHX thì có chi phí thấp do tận dụng được cơ sở vật chất và lao động rẻ của thị trường địa
phương, khả năng lưu thoát và chất lượng thông tin thấp, hạn chế về dịch vụ do sử dụng
lao động không chuyên nghiệp và khó khăn trong quản lý. Từ những ưu nhược điểm của
từng loại kênh phân phối nên sử dụng kết hợp giữa hệ thống kênh phân phối trực tiếp và
kênh phân phối gián tiếp. Ở nơi thị trường phát triển nên chú trọng nhiều đến kênh trực
tiếp. Tăng cường khai thác kênh gián tiếp để nâng cao khả năng kinh tế và nâng cao chất
lượng phục vụ của mạng ở những nơi kênh trực tiếp hoạt động không hiệu quả.
1) Tổ chức mạng bưu cục
Mạng lưới bưu cục là hệ thống kênh phân phối trực tiếp các dịch vụ bưu chính,
viễn thông của VNPT. Trong tổ chức mạng bưu cục tất yếu phải tính đến những yếu tố
sau đây:
- Tính toán số lượng bưu cục của mạng ở một thời điểm nhất định
- Lựa chọn cơ cấu các loại bưu cục
- Xác định vị trí cho các loại bưu cục
- Lựa chọn hình thức tổ chức mạng lưới
4
Một trong những yếu tố phải kể đến trong tổ chức mạng bưu cục là xác định vị trí
cho các loại bưu cục, ta phải tiến hành theo các bước sau:
- Xác định chức năng nhiệm vụ của từng loại bưu cục: nhìn chung các loại bưu
cục thường có hai chức năng cơ bản là khai thác xử lý các dạng tin tức để trao đổi với
phương tiện vận chuyển và chức năng giao dịch với khách hàng về các dịch vụ bưu
chính, viễn thông. Mỗi loại bưu cục có kết cấu khác nhau về các về các chức năng nhiệm
vụ này.
Hình 1: Kết cấu các chức năng của các bưu cục
Các trung tâm lớn
Các trung tâm vừa
Các điểm thông tin nhỏ
Chức năng giao dịch
Chức năng khai thác trao đổi
- Xác định khu vực địa lý thoả mãn tốt nhất chức năng nhiệm vụ của bưu cục.
- Chọn địa điểm thoả mãn tốt nhất điểm đặt của các bưu cục.
2) Tổ chức mạng đại lý bưu điện
Đại lý bưu điện là hệ thống kênh phân phối gián tiếp của VNPT. Thông qua mạng
lưới kênh phân phối này, VNPT tổ chức phát triển các đại lý bưu điện bằng hợp đồng với
tổ chức, cá nhân Việt Nam tham gia thực hiện việc cung cấp một hoặc nhiều dịch vụ
BCVT để họ hưởng hoa hồng. Tổ chức mạng đại lý bưu điện phải đảm bảo các nguyên
tắc sau:
- Phải nằm trong hệ thống mạng lưới bưu chính, trực tiếp nằm trong mạng bưu cục
và được kết nối bằng đường thư và mạng truyền dẫn thông tin.
- Thủ tục chấp nhận, khai thác vận chuyển, phát phải tuân thủ theo điều lệ BCVT
và các văn bản pháp quy hiện hành.
- Địa điểm thuận lợi cho người sử dụng dịch vụ, thuận lợi cho việc kết nối với
mạng đường thư, mạng truyền dẫn thông tin như trung tâm khu dân cư sinh sống, trường
học, công trường, bến cảng…
- Đảm bảo chỉ tiêu phục vụ và đảm bảo kinh doanh có lãi: rút ngắn bán kính phục
vụ bình quân, giảm số dân phục vụ bình quân/điểm; tăng được lưu lượng, chất lượng dịch
vụ, tăng doanh thu; tạo việc làm và thu nhập ngày một gia tăng; ngành bưu điện phải có
lãi.
Việc phát triển đại lý bưu điện nhằm tăng cường năng lực mạng lưới các điểm
phục vụ bưu điện dưới hình thức mới, tận dụng mặt bằng thuận lợi và lao động nhàn rỗi
trong nhân dân, giảm bán kính phục vụ, kích thích nhu cầu sử dụng và đưa các dịch vụ
BCVT đến gần người sử dụng, phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng và tăng thu nhập
cho chủ đại lý đồng thời cũng tăng doanh thu cho bưu điện.
Đại lý bưu điện là một trong những hệ thống kênh phân phối mục tiêu nằm trong
chiến lược kinh doanh của VNPT nhằm chiếm lĩnh và tăng cường hoạt động phân phối
các dịch vụ BCVT ở khu vực nội thành, thị trấn và sau đó sẽ áp dụng ở nông thôn, vùng
sâu vùng xa để đưa các dịch vụ BCVT phục vụ khách hàng ở những nơi mà mạng lưới
bưu cục còn thưa thớt. Đồng thời, đại lý bưu điện cũng tiết kiệm được tối đa về kinh phí
5
đầu tư phát triển bưu cục, giảm bớt gánh nặng về lao động mà vẫn đảm bảo kinh doanh
có hiệu quả, tạo thêm nhiều công ăn việc làm cho xã hội.
3) Tổ chức mạng điểm BĐ-VHX
Điểm BĐ-VHX cũng là hệ thống kênh phân phối gián tiếp của VNPT. Ngày nay,
việc phát triển BCVT ở khu vực nông thôn luôn có ý nghĩa và vai trò quan trọng quá
trình phát triển đất nước. Mạng lưới các bưu cục mới chỉ tập trung ở các thành phố lớn,
thị xã, nơi đông dân cư, còn trên địa bàn nông thôn thì số bưu cục phục vụ còn rất thấp.
Trung bình hơn 4 xã mới có 1 bưu cục thì việc gửi thư, mua báo hay việc sử dụng dịch vụ
BCVT là rất khó khăn. Để khắc phục tình trạng trên trong điều kiện khả năng đầu tư của
Nhà nước còn có hạn, khả năng thanh toán của dân cư nông thôn còn thấp, trong khi việc
đáp ứng về nhu cầu cơ sở hạ tầng BCVT phục vụ cho sự nghiệp phát triển nông thôn là
không thể thiếu và chậm trễ, VNPT đã chủ trương tổ chức phát triển mạng điểm BĐ-
VHX.
Mô hình điểm BĐ-VHX hoạt động theo phương thức đại lý bưu điện đặc biệt của
VNPT, là một mô hình gắn kết giữa kinh tế với phát triển văn hoá địa bàn nông thôn. Tổ
chức điểm BĐ-VHX cần dựa trên những nguyên tắc sau:
- Điểm BĐ-VHX phải nằm trong hệ thống mạng lưới bưu chính, trực tiếp nằm
trong mạng bưu cục và được kết nối bằng mạng đường thư và mạng truyền dẫn thông tin.
- Thủ tục chấp nhận, khai thác vận chuyển, phát phải chấp hành đúng Nghị định số
109/1997/NĐ-CP ngày 12/11/1997 của Chính phủ về BCVT, Thông tư, thể lệ của Bộ
BCVT, quy trình, thủ tục nghiệp vụ hiện hành của VNPT.
- Địa điểm thuận lợi cho người sử dụng dịch vụ BCVT, thuận lợi cho việc kết nối
với mạng đường thư, mạng truyền dẫn thông tin như trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá
của xã; trung tâm khu dân cư đi lại, làm việc như đầu mối giao thông, bến tàu, bến cảng,
chợ, trường học, công trường...
- Nhân lực vật lực, tài lực phục vụ cho điểm BĐ-VHX:
+ Nhà điểm BĐ-VHX là tài sản thuộc quyền sở hữu của Bưu điện.
+ Trang thiết bị, ấn phẩm phục vụ cho điểm BĐ-VHX do bưu điện cung cấp.
+ Lao động không thuộc trong biên chế ngành Bưu điện.
+ Huấn luyện kỹ thuật nghiệp vụ BCVT do Ngành bưu điện tổ chức.
- Đảm bảo chỉ tiêu phục vụ và kinh doanh lấy thu bù chi và tiến đến có lãi.
Điểm BĐ-VHX góp phần tạo nên một kênh phân phối, đưa dịch vụ BCVT tới các
vùng nông thôn, đồng thời góp phần đẩy nhanh tiến trình phát triển nông nghiệp và kinh
tế nông thôn, cũng như để sẵn sàng chiếm lĩnh một khu vực thị trường rộng lớn nhiều
tiềm năng trước xu thế hội nhập và thương mại hoá các dịch vụ BCVT ngày càng gần.
KẾT LUẬN
Bài viết đã nêu lên một số vấn đề cơ bản về tổ chức kênh phân phối đối với doanh
nghiệp sản xuất nói chung và gắn với đặc thù doanh nghiệp cung cấp dịch vụ BCVT theo
từng loại kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp. Từ đó đưa ra các nội dung cơ bản về tổ
chức mạng lưới kênh phân phối của VNPT với các thuận lợi và khó khăn riêng của từng
loại kênh để có thể tổ chức mạng lưới các điểm phục vụ bưu điện một cách hợp lý và
hiệu quả nhất, đồng thời phù hợp với định hướng phát triển chung của VNPT.