10 thắc mắc người dùng văn phòng thường hỏi nhất và cách giải quyết
Là một nhà quản trị hệ thống kiêm hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng trong doanh nghiệp, hẳn có
lúc bạn cảm thấy ngán ngẩm trước những câu hỏi được lặp đi lặp lại nhiều lần cho dù đó chỉ
đơn giản là thắc mắc làm thế nào để thực hiện một hàm xử lý trong Microsoft Excel hay làm thế
nào để định dạng một tài liệu Word. Nếu có thể tổng hợp hầu hết thắc mắc người dùng thường
gặp và trả lời đầy đủ một lần, sau đó "xuất bản" chúng trên website nội bộ của công ty để mọi
người có thể tham khảo ngay khi cần trợ giúp.
Bài viết này giới thiệu vài thủ thuật và lời khuyên liên quan đến những thắc mắc mà người dùng
văn phòng thường gặp phải trong quá trình sử dụng Excel, Word.
WORD
Có thể khẳng định, Word là tiện ích xử lý văn bản thông dụng, hữu ích và dễ sử dụng. Tuy
nhiên, người dùng thậm chí có thể làm nhiều thứ để "tăng lực" cho Word, đặc biệt hữu ích hơn
cho nhu cầu làm việc cộng tác.
Thủ thuật 1: Sử dụng trình đơn, chứ không phải bàn phím, để định dạng tài liệu
Lệnh Paragraph của trình đơn Format và trình đơn Table cho phép bạn sử dụng tất cả sức
mạnh của Word để định dạng tài liệu. Việc sử dụng phím khoảng trắng, phím Tab và phím
Enter là chuyện của "dĩ vãng".
Thủ thuật 2: Sử dụng tính năng Track Changes và Versions
Tùy chỉnh tính năng AutoCorrect và AutoFormat
Bạn có thể ngăn chặn tình trạng gia tăng các phiên bản tập tin bằng cách hướng dẫn người
dùng sử dụng tính năng "dò vết" biên tập (Track Changes) và xem nhiều phiên bản của tập tin
(Versions). Cụ thể, tính năng Versions trong trình đơn File - xuất hiện từ phiên bản 2003 - cho
phép người dùng lưu và truy xuất nhiều phiên bản tài liệu trong duy nhất một tập tin Word.
Trong khi đó, tính năng Track Changes (Tools.Track Changes) cho phép người dùng làm việc
cộng tác trên các tài liệu của mình, hiển thị những thay đổi trong quá trình chỉnh sửa. Người
dùng có thể đồng ý hay phủ quyết những thay đổi đã được thực hiện trên tài liệu.
Thủ thuật 3: Luôn dùng lệnh Paste Special
Lệnh dán (Paste) nếu được khai thác đúng mức có thể mang lại cho người dùng Word nhiều lợi
ích. Nếu được, hãy hướng dẫn người dùng sử dụng tính năng Paste Special thay vì Paste như
thông thường, bằng cách này người dùng có được nhiều tùy chọn hơn khi muốn dán nội dung
vào tài liệu. Nhiều người dùng thường sử dụng tùy chọn Unformatted Text khi dán nội dung từ
Web hay chép danh sách được đánh số từ tài liệu Word khác.
Thủ thuật 4: Sử dụng mẫu tạo sẵn
Nhiều người dùng nghĩ rằng họ đang áp dụng các định dạng tạo sẵn (hay còn gọi là template)
khi sử dụng Word, tuy nhiên thực chất không phải thế. Người dùng thường mở một tài liệu, thực
hiện các thay đổi trên đó, rồi lưu tài liệu dưới một cái tên khác và nghiễm nhiên gọi đó là
template - hoàn toàn sai lầm. Template cung cấp những khả năng mà tài liệu "được định dạng "
không có, như quản lý các macro, dạng văn bản (style) và định dạng (format) của tài liệu.
Thủ thuật 5: Tùy biến tính năng AutoFormat
Thẻ AutoFormat và AutoFormat As You Type (trong trình đơn Tools.AutoCorrect Options) là
những tính năng xuất sắc mà bạn cần khai thác. Tuy nhiên, 2 thẻ trên cũng cấp vài thông số
(thiết lập) hết sức ngớ ngẩn, điển hình là tuỳ chọn Internet and network paths with hyperlinks.
Bạn có thể mở trình đơn AutoCorrects Options trong Word để tuỳ biến chúng.
Chọn tính năng Paste Special để linh động khi dán nội dung
Thủ thuật 6: Tạo từ điển có thể chia sẻ
Người dùng trong một tổ chức thường sử dụng cách viết (hay nói chính xác là cách sử dụng từ
ngữ và ngữ pháp) tương tự nhau, do đó nếu có thể bạn hãy tự tạo một quyển từ điển chứa
những từ thường được sử dụng trong lĩnh vực của mình mà nhiều người dùng khác có thể quên
hay viết sai. Bạn có thể thu thập từ điển từ người dùng khác, kết hợp và chỉnh sửa chúng trực
tiếp trong Word hay thông qua trình đơn Tools.Options, chọn thẻ Spelling & General, sau đó
nhập vào tên của từ điển trong mục Custom dictionary.
Thủ thuật 7: Kiểm soát định dạng Normal
Định dạng tạo sẵn Normal có thể trở nên quá tải với các style, AutoText cũng như macro bên
trong, và tất cả chúng có thể làm Word "gãy ngựa". Bạn cũng sẽ ngạc nhiên khi biết rằng nhiều
thông tin về tổ chức của mình có thể rò rỉ thông qua template này. Do đó, bạn hãy tìm hiểu kỹ
tính phức tạp và rủi ro của định dạng tạo sẵn Normal, sau đó phổ biến lại cho các đồng nghiệp
của mình.
EXCEL
Microsoft Excel được nhiều người dùng sử dụng cho mọi thứ, từ tạo ra một danh sách đơn giản
cho đến xử lý các công thức kế toán đầy rắc rối. Dù vậy, chúng ta vẫn còn khá nhiều điều cần
học để khai thác tiện ích bảng tính thông dụng này.
Thủ thuật 1: Thay đổi hàm tính toán nhanh
Hầu hết người dùng đều biết rằng nếu chọn cùng lúc nhiều ô (cell) trong một bảng tính, bằng
cách quan sát ở góc phải của thanh trạng thái là có thể biết được tổng giá trị của các ô đã được
chọn - tương ứng với hàm Sum. Tuy nhiên, khi nhấn phải chuột lên chữ Sum trên thanh trạng
thái, bạn có thể đổi hàm tính toán được áp dụng cho tình huống này với các lựa chọn khác như
Average, Count, Count Nums, Min hay Max.
Thủ thuật 2: Thay đổi số lượng bảng tính thành phần
Mọi bảng tính Excel được tạo mới về cơ bản sẽ gồm 3 bảng tính thành phần (sheet) mà chẳng
cần quan tâm người dùng có thực sự sử dụng hết chúng không - cũng có trường hợp bấy nhiêu
sheet vẫn không đủ. Đừng bận tâm, bạn có thể thay đổi số lượng sheet mặc định trong một
bảng tính: chọn Tools.Options, ở thẻ General, bạn đặt một giá trị mới cho mục Sheets in new
workbook.
Thủ thuật 3: Định dạng báo cáo PivotTable cho SQL Server Analysis Services
Nếu bạn muốn tạo các báo cáo dạng PivotTable cho dịch vụ Microsoft SQL Server Analysis
Services, hãy tải về tiện ích Excel Add-in for Analysis Services - hỗ trợ Excel phiên bản 2002
trở về sau - từ trang chủ Microsoft.com.
PivotTable đặc biệt thích hợp cho những ai làm kế toán tổng hợp, cho phép người dùng tạo ra
những báo cáo chuyên nghiệp hơn từ cơ sở dữ liệu là các trường và cột trong bảng tính. Tuy
nhiên, giao diện của PivotTable đơn điệu, khó sử dụng và lối trình bày báo cáo không bắt mắt.
Thủ thuật 4: Giữ lại định dạng PivotTable
Các bản báo cáo PivotTable có thói quen xóa tất cả định dạng mỗi khi người dùng "làm tươi"
chúng. Một phương pháp tốt mà bạn có thể áp dụng là sử dụng tính năng AutoFormat (từ trình
đơn Format). Tuy không mang đến chính xác định dạng mà bạn muốn sử dụng nhưng
AutoFormat là lựa chọn có thể chấp nhận được nếu bạn muốn tìm lại định dạng gần giống với
bản báo cáo trước đó.
Thủ thuật 5: Sử dụng hàm VLookup và HLookup
Hàm VLookup và HLookup có nhiệm vụ tìm kiếm các giá trị theo chiều dọc (VLookup) hay
chiều ngang (HLookup) trong một ma trận. Cụ thể, VLookup tìm các giá trị trên một cột cụ thể
dựa trên tiêu chuẩn được đề ra và trả về giá trị tương ứng cho cột đó (hay một hàm sử dụng
chúng) trong cùng dòng của một vùng bảng tính. Hàm HLookup hoạt động với tính năng tương
tự nhưng là với giá trị của các dòng.
Thủ thuật 6: Sử dụng Name Range là đầu vào cho PivotTable
Tăng số lượng bảng tính thành phần được mặc định xuất hiện mỗi khi tạo mới một bảng tính.
Khi tạo báo cáo PivotTable dựa trên một dãy các ô từ bảng tính khác, bạn cần lặp lại nhiều thao
tác nếu muốn bổ sung dữ liệu vào một bảng tính tham khảo. Để tránh điều này, tạo một Named
Range bằng cách chọn dãy giá trị của bảng tính thành phần, rồi nhấn hộp thoại Name ở cuối
thanh công thức, và nhập vào đó một cái tên. Bạn sử dụng Name Range mới tạo như dữ liệu
đầu vào của bản báo cáo PivotTable, vì thế bất cứ khi nào bổ sung dữ liệu, bạn chỉ đơn giản là
"làm tươi" PivotTable mà không cần xác định lại vùng giá trị.
Thủ thuật 7: Tối ưu kích thước bảng tính
Khi bạn tạo các bảng tính với báo cáo PivotTable bên trong thì dữ liệu cấu thành bản báo cáo
này sẽ được lưu trữ trong chính bảng tính, từ đó làm tăng kích thước tập tin. Có 2 cách có thể
giúp bạn tối ưu kích thước tập tin:
* Nếu bạn có vài báo cáo PivotTable sử dụng cùng dữ liệu, trong PivotTable và PivotChart
Wizard luôn luôn chỉ định nguồn dữ liệu là Another PivotTable report or PivotChart report. Excel
sẽ sử dụng ít bộ nhớ hơn một cách đáng kể nếu bảng tính được dựa trên dữ liệu từ một báo cáo
hiện có.
* Bạn có thể chọn giải pháp không lưu dữ liệu trong bảng tính bằng cách bỏ chọn đối với hộp
thoại Save data with table layout trong màn hình PivotTable Options của PivotTable &
PivotChart Wizard. Nhược điểm của cách làm này là bạn phải "làm tươi" báo cáo PivotTable mỗi
khi mở bảng tính.
Thủ thuật 8: Sử dụng tùy chọn Paste Special
Nếu thường xuyên sử dụng tác vụ cắt và dán, bạn sẽ thích thú với tính năng Paste Special. Khi
bạn muốn dán một nội dung vào một ô bảng tính, hãy đến trình đơn Edit và chọn Paste
Special. Bạn sẽ được cung cấp nhiều tùy chọn để dán dữ liệu vào ô bảng tính mới như chỉ dán
giá trị, giữ lại công thức và định dạng, v.v... Đáng chú ý, tùy chọn Transpose có thể giúp tiết
kiệm thời gian khi có thể dán giá trị của một cột thàng dạng hàng dọc (và ngược lại).
Để tăng tính tiện lợi, Microsoft cung cấp hầu hết tùy chọn thông dụng từ tính năng Paste
Special trong một trình đơn ngữ cảnh riêng xuất hiện ở góc dưới bên phải của bất kỳ lựa chọn
cắt dán nào vừa được thực hiện.
Thủ thuật 9: Tận dụng macro
Nếu phải lặp lại một (hay nhiều) tác vụ vài lần, bạn có thể cần đến tính năng macro (trình đơn
Tools.Marco). Việc tạo macro về cơ bản là ghi lại mọi thao tác/lệnh mà người dùng cần thực
hiện cho một tác vụ nào đó, sau đó áp dụng lại cho những lần thực hiện sau. Bằng cách này,
người dùng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian cho các tác vụ thường thực hiện. Tuy nhiên, người
dùng cần tự trang bị chút ít kiến thức về ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA)
để có thể chỉnh sửa macro sao cho linh hoạt và hữu ích hơn. Cũng cần lưu ý, Microsoft đã bổ
sung những tính năng mà qua đó mặc định vô hiệu hóa các macro, vì thế bạn cần thay đổi thiết
lập Macro Security Level trong trình đơn phụ Macro hay kích hoạt tính năng chạy macro mỗi khi
bạn mở bảng tính.
Thủ thuật 10: Đóng cùng lúc nhiều bảng tính
Nếu bạn mở nhiều bảng tính để làm việc, thì sẽ thật oải nếu phải đóng từng cửa sổ. Bạn hoàn
toàn có thể đóng chúng cùng lúc bằng cách nhấn giữ phím Shift trước khi chọn trình đơn File.
Khi làm như thế, bạn sẽ thấy lệnh Close được đổi thành Close All