5Whys Công cụ giải
quyết vấn đề.
“Cuộc sống là chuổi các vấn đề cần giải quyết, chuổi các quyết định cần
phải đưa ra”
Hằng ngày ta cần phải giải quyết rất nhiều vấn vì thế cần phải tìm ra
những phương pháp để giải quyết vấn đề.
Có rất nhiều công cụ để làm sáng tỏ vấn đề, một trong những công cụ đó là 5
Whys? Sẽ giúp chúng ta nhanh chóng tìm ra gốc rễ vấn đề.
Tại sao lại sử dụng “5 whys”?
5 whys là một kỹ thuật đơn giản dùng để giải quyết vấn đề, giúp người sử
dụng nhanh chóng tìm ra gốc rễ thật sự. Được phổ biến vào những năm 1970
bởi hệ thống sản xuất Toyota, chiến lược 5 whys là xem xét một vấn đề bất kỳ
và đặt câu hỏi: “Tại sao?”, “Nguyên nhân gì gây ra vấn đề này?” Thông
thường, câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” đầu tiên sẽ gợi ra câu trả lời cho câu
hỏi “tại sao” thứ hai, rồi thứ ba và cứ thế. Do vậy mới có cái tên chiến lược 5
whys
Lợi ích của 5 Whys bao gồm:
• Nhanh chóng xác định nguyên nhân gốc rễ dẫn đến vấn đề
• Dễ học và dễ áp dụng
Làm thế nào để sử dụng công cụ:
Trong quá trình tìm giải pháp, hãy bắt đầu từ kết quả cuối cùng và suy ngược
lại (hướng về nguyên nhân gốc rễ), liên tục hỏi: “Tại sao?”. Điều này cần phải
được lặp đi lặp lại cho đến khi nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đã rõ ràng.
Gợi Ý:
5 Whys là một kỹ thuật đơn giản có thể giúp bạn nhanh chóng tìm ra gốc rễ
của một vấn đề. Nhưng đó là tất cả những gì nó làm được, một vấn đề quá
phức tạp thì nhiều khả năng “5 Whys” sẽ đưa bạn đi sai đường. Nếu bạn nhận
thấy nó không nhanh chóng đưa ra câu trả lời đúng đắn và rõ ràng, thì có thể
bạn sẽ phải cần đến những kỹ thuật tinh vi hơn, như các kỹ thuật tại phần giải
quyết vấn đề.
Why?Why?Why?Why?Why?
Ví dụ:
Sau đây là một ví dụ về phân tích 5 Whys như một kỹ thuật giải quyết vấn đề
hiệu quả:
1. Tại sao khách hàng Hinson Corp của chúng ta không hài lòng? Bởi vì
chúng ta đã không cung cấp dịch vụ đúng thời hạn như chúng ta hứa.
2. Tại sao chúng ta không thể đáp ứng được các hợp đồng về thời gian hay
tiến độ giao hàng? Vì chúng ta đã nghĩ nó không tốn nhiều thời gian như vậy.
3. Tại sao ta mất nhiều thời gian hơn dự kiến? Bởi vì chúng ta không đánh
giá đúng sự phức tạp của công việc.
4. Tại sao chúng ta đánh giá thấp sự phức tạp của công việc? Bởi vì chúng ta
đã vội vã ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, trong khi
chưa liệt kê các giai đoạn cụ thể để hoàn thành dự án.
5. Tại sao chúng ta không làm vậy? Bởi vì chúng ta đang phải chạy các dự án
khác. Rõ ràng, chúng ta cần phải xem xét lại việc hoạch định thời gian của
mình và mô tả đầy đủ các công đoạn quan trọng.
Điểm cốt lõi:
Chiến lược 5 Whys là một công cụ rất hiệu quả và dễ sử dụng để tìm ra gốc rễ
của vấn đề. Bởi vì nó rất cơ bản nên dễ áp dụng cho hầu hết mọi vấn đề. Tuy
nhiên ,hãy nhớ, nếu nó không chỉ ra một câu trả lời trực quan, thì nên áp dụng
các kỹ thuật giải quyết vấn đề khác.
