B NG MÔ T Ả Ả
CÔNG VI C NHÂN VIÊN TI P TÂNỆ Ế
Mã tài li u: 6.04.6ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
B ph nộ ậ Phòng Hành chánh
Ch c danhứNhân viên ti p tânế
Mã công vi cệHR -RS
Cán b qu n lý tr c ti pộ ả ự ế TP. HC
1. Trách nhi m:ệ
- Qu n lý văn phòng ph m c a công ty: nh n các đ xu t VPP, l p đ xu t mua VPP 2 l n/ả ẩ ủ ậ ề ấ ậ ề ấ ầ
tháng, c p phát VPP theo yêu c u, hàng tháng rà soát l i s l ng VVP t n, l p th khoấ ầ ạ ố ượ ồ ậ ẻ
đ theo dõi vi c nh p, c p phát VPP, t n VPP.ể ệ ậ ấ ồ
- Qu n lý và phân phát các bi u m u liên quan đ n hành chánh: l u các bi u m u trongả ể ẫ ế ư ể ẫ
máy, in các bi u m u và l u trong bìa còng các bi u m u theo b ph n, hàng tu n chể ẫ ư ể ẫ ộ ậ ầ ủ
đ ng thông tin cho các b ph n v tình hình s d ng bi u m u, hàng tu n đi photo cácộ ộ ậ ề ử ụ ể ẫ ầ
bi u m u theo yêu c u và t làm th t c thanh toán.ể ẫ ầ ự ủ ụ
- So n th o các quy t đ nh đi u đ ng, b nhi m, mi n nhi m….theo yêu c u c a Tr ngạ ả ế ị ề ộ ổ ệ ễ ệ ầ ủ ưở
phòng và th c hi n các th t c liên quan.ự ệ ủ ụ
- Ti p nh n các lo i công văn vào s công văn đ n. Phân lo i và chuy n công văn, gi y tế ậ ạ ổ ế ạ ể ấ ờ
cho nhân viên giao nh n (ho c t chuy n)ậ ặ ự ể đ n các b ph n liên quan. Khi chuy n giaoế ộ ậ ể
công văn, gi y t , ph i yêu c u ng i nh n ký vào s giao công văn.ấ ờ ả ầ ườ ậ ổ
- Qu n lý báo chí, phân ph i báo chí theo quy đ nh công ty. Nh n báo t ng i giaoả ố ị ậ ừ ườ
báo/b o v , ghi mã s báo, ghi vào s theo dõi t ng lo i báo, sau đó chuy n báo cho ng iả ệ ố ổ ừ ạ ể ườ
nh n.ậ
- Đánh máy, photocopy, b o qu n các văn b n, công văn gi y t thu c ph n vi c đ cả ả ả ấ ờ ộ ầ ệ ượ
giao.
- Qu n lý t ng đài theo qui đ nh c a Công ty, c th là l p s theo dõi g i di đ ng – liênả ổ ị ủ ụ ể ậ ổ ọ ộ
t nh, nh n cu c g i, chuy n cu c g i đ n ng i có liên quan, g i đi n tho i cho CNVỉ ậ ộ ọ ể ộ ọ ế ườ ọ ệ ạ
Công ty theo yêu c u.ầ
- Ghi nh n thông tin c a khách, CNV và chuy n thông tin theo yêu c u. L p s thông tinậ ủ ể ầ ậ ổ
g m các c t: ngày, n i dung, ng i nh n, k t qu .ồ ộ ộ ườ ậ ế ả
- Nh n fax và chuy n cho các b ph n liên quan. Khi chuy n ph i ghi vào s giao công văn.ậ ể ộ ậ ể ả ổ
- L p l ch h p, theo dõi, nh c nh th ký HC t ch c chu n b cho cu c h p c a công ty.ậ ị ọ ắ ở ư ổ ứ ẩ ị ộ ọ ủ
- L p l ch làm vi c c a Manager hàng tu n, theo dõi và thông tin l ch làm vi c cho các cáậ ị ệ ủ ầ ị ệ
nhân có nhu c u. Ghi l ch làm vi c Manager lên b ng.ầ ị ệ ả
- Khi b o v v ng m t, theo dõi và qu n lý xe c a CNV và khách tr c c a VP (móc dâyả ệ ắ ặ ả ủ ướ ử
xích và khoá).
- L p l ch ti p khách hàng tu n, theo dõi và t ch c ti p khách.ậ ị ế ầ ổ ứ ế
B NG MÔ T Ả Ả
CÔNG VI C NHÂN VIÊN TI P TÂNỆ Ế
Mã tài li u: 6.04.6ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
- Th c hi n các công vi c khác do Tr ng phòng phân công.ự ệ ệ ưở
2. Quy n h n:ề ạ
- Gi i quy t trong ph m vi cho phép các v ng m c, khi u n i c a ng i lao đ ng v cácả ế ạ ướ ắ ế ạ ủ ườ ộ ề
công vi c đang ph trách.ệ ụ
- Đề xu t v i Tr ng phòng các bi n pháp, ph ng pháp c i ti n qu n lý hành chánh vănấ ớ ưở ệ ươ ả ế ả
phòng.
- Quy n ch đ ng gi i quy t nh ng v n đ phát sinh v hành chánh văn phòng.ề ủ ộ ả ế ữ ấ ề ề
3. Báo cáo và u quy n:ỷ ề
- Báo cáo công tác tu n, tháng, quý năm cho Tr ng phòng.ầ ưở
- Th c hi n các báo cáo chuyên môn theo yêu c u c a Tr ng phòng.ự ệ ầ ủ ưở
- Báo cáo công vi c cho Tr ng phòng, tr ng h p v ng m t thì u quy n l i cho m tệ ưở ườ ợ ắ ặ ỷ ề ạ ộ
nhân viên trong phòng th c hi n thay.ự ệ
4. Tiêu chu n:ẩ
4.1 Trình đ h c v n/chuyên môn:ộ ọ ấ
- T t nghi p Cao đ ng tr lên ngành qu n tr kinh doanh, qu n lý công nghi p, qu n trố ệ ẳ ở ả ị ả ệ ả ị
nhân s , lao đ ng ti n l ngï, hành chánh văn phòng.ự ộ ề ươ
- Vi tính văn phòng t ng đ ng lo i B tr lên.ươ ươ ạ ở
4.2 K năng:ỹ
- K năng giao ti p t t.ỹ ế ố
- Tin h c văn phòng thành th o.ọ ạ
4.3 Kinh nghi m: ệ
- Ít nh t 1 năm kinh nghi m v trí qu n lý hành chánh.ấ ệ ở ị ả
4.4 Ph m ch t cá nhân:ẩ ấ
- Trung th c, nhi t tình công tác.ự ệ
ệệ.