Bài giảng Chuyên đề 5: Công việc và kỹ năng cần thiết của cán bộ văn phòng

ồ

ệ

ấ ạ

tham  v n  t

ỉ

ự ế Kinh  nghi m  qua  th c  t ượ

ườ

ư

c tham gia và đã tham m u giúp Th ệ

ạ ộ

ứ

ự

ổ

ỉ

ủ

ợ

ị

ự ộ ả ặ

ỉ ự

ượ

ệ

ầ ớ

ồ

i  Đ ng  Tháp;  Văn  phòng  ng  Đoàn ĐBQH và HĐND t nh đ ự  ch c  th c hi n  các  ho t  đ ng  tham  tr c,  các  Ban  HĐND t nh  trong  t ấ v n.  Theo  g i  ý    c a  Trung  tâm  BDĐBDC  Văn  phòng  QH;  Văn  phòng  ề ữ ồ Đ ng Tháp xin chia s  v i các t nh tham d  H i ngh  này v  nh ng công  ư ả ệ vi c mà Văn phòng c n ph i th c hi n, c  m t làm đ c và ch a làm  ượ đ

ẽ ớ ầ c; g m 2 ph n l n:

ệ ơ ượ ữ ệ ầ c nh ng ph n vi c Văn

ớ i thi u s  l ệ ự ầ

ầ Ph n 1: Gi phòng c n th c hi n; ầ ộ ố ỹ ự ệ ệ Ph n  2:  M t  s   k   năng  trong  th c  hi n  nhi m

ụ ụ ụ ấ v  ph c v  tham v n

ầ ẽ ạ ộ ố ế ố

ế

ừ ỉ

­ Là đ u m i k t n i ch t ch  các ho t đ ng tham v n  ấ

t

ấ ặ  t nh đ n huy n, xã, đi m tham v n; gi a các Nhóm công tác.

ế ườ

ệ ế

ồ

ố ượ ề ể ứ ự

ấ

ạ ả ộ ớ

ế ấ

ữ ể ệ ạ ự ự ng tr c HĐND xây d ng các K  ho ch liên  ­ Giúp Th ế ừ ấ ế   KH  chung  đ n  quan  đ n  vi c  tham  v n  ý  ki n  nhân  dân  (t ị ờ ộ ế t bao g m: n i dung, đ a đi m, th i gian, s  l ng,  KH chi ti ứ ổ ề ầ  ch c; KH v  truy n thông,  thành ph n tham d , hình th c t ồ ấ ỹ ậ KH t p hu n k  năng tham v n, kinh phí…). Đ ng Tháp xây  ự i  6  KH  tham  v n;  ngoài  ra  còn  m t  lo t  các  văn  b n  d ng  t ẫ ướ h

ế

ấ ụ ụ ng d n ti p theo ph c v  cho quá trình tham v n ộ ộ ả ế ấ ứ ả ấ ­ Thông tin toàn b  n i dung, k  ho ch tham v n  đ n    ch c  tham  v n

ơ ầ ế ờ ị ạ ệ ổ ấ các  n i  c n  tham  v n;  đ m  b o  cho  vi c  t đúng ti n trình, đúng th i gian quy đ nh…

ạ ệ ự

ộ ấ ể ườ ề ấ ­  Theo  dõi  vi c  th c  hi n  các  ho t  đ ng  tham  v n;  ự ng tr c

ệ ng m c, khó khăn báo cáo, đ  xu t đ  Th ề ờ ị ữ nh ng v ướ có h

ự ụ ụ ộ ỏ

ứ ệ ổ ự ướ ắ ỉ ng đi u ch nh k p th i. ạ ộ ­ Xây d ng các b  câu h i ph c v  cho các ho t đ ng  ề ấ  ch c v  tham

ả tham v n. Ghi biên b n; th c hi n công tác t v n. ấ

ổ ạ ợ

ườ ề ự ả ­  T ng  h p,  phân  lo i  thông  tin;  d   th o  các  lo i  báo  ự ng tr c HĐND trong

ệ ộ ồ cáo v  các n i dung tham v n. Giúp Th vi c ph n h i các ý ki n c  tri góp ý.

ư ệ ậ ạ ấ ế ử ị ẩ ế ộ ả ­  T p  h p,  chu n  b   các  t li u  có  liên  quan  đ n  n i

ợ dung tham v n.ấ

ả ụ ụ ạ ậ ­  Đ m  b o  công  tác  h u  c n  ph c  v   cho  các  ho t

ấ ộ ệ ấ ệ ầ ươ ả ừ đ ng tham v n (t in  n tài li u; ph ng ti n, kinh phí…).

ẩ

ị I.  K   năng  truy n  thông  trong  tham  v n; chu n  b   ấ ạ

ỹ ề ấ ỹ ấ ể ấ

ạ ự

ườ

c Th

ề ề ầ thông tin v  v n đ  c n tham v n cho đ i bi u: ề * K  năng truy n thông trong tham v n: ấ  Văn  phòng  th ộ Trong  ho t  đ ng  tham  v n, ặ ưở ng, ho c Phó Tr ộ ố ệ

ườ ưở ạ ộ

ư

ề

ng  ượ ng tr c HĐND, hay Tr ng  đ ụ ự ệ đoàn ĐBQH giao nhi m v  th c hi n m t s  ho t  đ ng  truy n thông nh  sau:

ệ

ươ

ph

ấ hình th c 1ứ .

ứ

ề ộ ­  Thông  báo  v   n i  dung  c n  tham  v n  trên  các  ạ ng ti n thông tin đ i chúng ­  ổ ­  Làm  công  tác  t

ạ ộ

ấ ụ ể ọ ả

ị ộ

ệ ộ   ch c  khi  th c  hi n  m t  ho t  ổ ứ ả ộ đ ng tham v n c  th  (kh o sát th c đ a, t  ch c các h i  ngh , h i th o, t a đàm…) ­

ầ g i là ọ ự ự ị hình th c 2ứ .

g i là ọ

ố ớ ứ a. Đ i v i hình th c 1:

ượ ề ỷ

ế N u  đ ầ ầ ầ ộ c  Lãnh  đ o  u   quy n  toàn  b :  Cán  b   Văn  ơ t đ n các c

ế ế ấ ộ ộ ế ề ạ ạ ạ ộ ủ phòng c n thông tin đ y đ  các n i dung c n thi quan thông tin đ i chúng toàn b  k  ho ch v  tham v n:

ạ ộ ủ ụ ấ ầ

­ M c đích yêu c u c a ho t đ ng tham v n chung, vì  ả ấ sao ph i tham v n?

ề ố

ữ

ấ

ụ ể ầ ­  N i  dung  c   th   c n  tham  v n, ấ nh ng  v n  đ   c t

ấ

ộ ế ầ y u c n tham v n.

ố ượ ạ ờ ị ấ ể ­ Th i gian, đ a đi m, ph m vi, đ i t ng tham v n?

ấ ứ ­ Các hình th c tham v n ?

ệ ổ ứ ự ủ ơ ­ Trách nhi m c a các c  quan trong vi c t ch c th c

ệ ấ ệ hi n tham v n…?

ứ ọ ủ ụ ầ ắ ổ b. Đ i v i hình th c 2: ­ Gi ố ớ ệ ớ i thi u ng n g n m c đích yêu c u c a bu i làm

vi c; ệ

ớ ườ ủ ư ầ ­ Gi ệ i thi u ng i ch  trì, th  ký ghi chép; thành ph n

có  m t,  ặ

ươ ứ ế ờ ­ Ch ệ ng trình, th i gian làm vi c, hình th c ti n hành;

ầ ị ế ộ ố ­ Thông báo m t s  quy đ nh c n thi t.

ậ ệ ự

ầ ạ ộ ầ ệ

ị ể ự ứ ợ ề ể ả

ả ế ộ ắ ọ ư ộ Do v y khi th c hi n các ho t đ ng này, cán b  Văn  ụ ượ c  phòng c n xác đ nh rõ hình th c, yêu c u, nhi m v  đ ệ giao đ  có th  th c hi n phù h p; đ m b o truy n thông rõ  ràng, ng n g n, nh ng bao quát h t n i dung.

ề ấ ề ầ ẩ ị ấ * Chu n b  thông tin v  v n đ  c n tham v n :

ầ

ự ầ

ả

t ph i có, nó

ế Đây là yêu c u và s  c n thi ấ ả

ả

ả

ộ

ả ụ

ệ

ậ

ố

góp ph n ầ l nớ đ m b o cho các cu c tham v n thành công, đ m b o  ư vi c khai thác cũng nh  thu th p thông tin đúng m c đích  ồ mong mu n (đúng ý đ ).

ơ ở ộ

ấ

ị

ộ ố

ấ

ầ

ế

Trên  c   s   n i  dung  tham  v n  đã  xác  đ nh,  Văn  ể ạ phòng  c n  cung  c p  cho  đ i  bi u  m t  s   thông  tin  c n  thi

ầ ư t nh  sau:

ủ

ị

ướ

c liên quan

­ Nh ng văn b n quy đ nh c a Nhà n ấ

ấ

ữ ả ề ế đ n v n đ  tham v n;

ị

ươ

ề ộ

ng v  n i dung liên quan

ủ  ­ Báo cáo c a các đ a ph ấ

ấ ; ề ế đ n v n đ  tham v n

ủ ị

ể

ặ

ươ

ơ ế

­ Tình hình đ c đi m c a đ a ph

ng n i đ n tham

v n;ấ

ị

ầ

ng  tham  v n;  thành  ph n  tham

ể ­  Đ a  đi m,  đ i  t ươ

ấ

ấ ng n i đ n tham v n;

ự ủ ị d  c a đ a ph

ị ổ ứ

ụ ụ

ạ

ố ượ ơ ế ẩ

­ Công tác chu n b , t

ch c, ph c v  cho các ho t

ấ

ộ đ ng tham v n…

ỹ ỏ

ộ ế ạ ệ ấ ầ

ấ ộ ọ ổ ợ ắ ự

ậ ượ ồ

ề

ề ộ ộ ợ ớ ấ ố ề

ừ ở

ộ ấ ộ ớ

ự

ạ ớ

ờ

ớ ị ụ ự ể ấ

ệ ầ II. K  năng biên so n các b  câu h i khác nhau? t trong  Đây là m t công vi c quan tr ng và r t c n thi ụ ạ ộ các  ho t  đ ng  tham  v n,  nó  b   tr   đ c  l c  cho  các  công  c   tham v n.ấ ể c nhi u ngu n thông tin v i   Đ  khai thác, thu th p đ ề ố ượ ng khác nhau v  cùng m t n i dung tham v n,  nhi u  đ i t ỏ ự ầ c n  xây  d ng  nhi u  b   câu  h i  phù  h p  cho  t ng  nhóm  đ i  ấ ị ỗ ụ ượ ng,  đ a  bàn  tham  v n,  công  c   tham  v n.  B i  m i  nhóm  t ế ể ố ượ ng  có  trình  đ   khác  nhau,  hi u  bi t  khác  nhau;  v i  đ i  t ầ ố ượ ng này thì c n khai thác, đi sâu vào lĩnh v c nào;  nhóm đ i t ố ượ ng  kia  thì  khai  thác  sâu  vào  khía  c nh  kia  m i  nhóm  đ i  t ữ ị ồ ợ phù h p… ; đ ng th i gi a đ a bàn này v i đ a bàn kia có tình  ữ ặ hình, đ c đi m khác nhau; gi a các công c  tham v n khi th c  hi n có yêu c u khác nhau… .

ỹ ạ ộ ỏ

ỏ ỏ II. K  năng biên so n các b  câu h i khác nhau?  Do  đó,  không  nên  bê  nguyên  xi  câu  h i  đã  h i  ng

ố ượ ặ

ườ ố ự ể ề i  ng  là  công  nhân,  ho c  đ i  ng là CBCC,  hay các  chuyên  gia  am hi u sâu v  lĩnh v c

ấ dân,  đi  tham  v n  nhóm  đ i  t ượ t đó.

ấ

ề ự ừ ụ

ấ ứ ư ớ ắ

ự Trong  th c  t ộ ố ượ ộ ấ ỏ

ậ ự ợ

ồ ỏ ả ự ứ

ố ượ ng và khi th c hi n c  ph i gi ạ ệ ả

ứ ầ ự ế ồ   khi  tham  v n,  Đ ng  Tháp  xây  d ng  ừ ỏ nhi u b  câu h i khác nhau đáp  ng cho t ng công c  và t ng  ng  tham  v n.  Nh ng  khi  m i  b t  tay  vào  xây  nhóm  đ i  t d ng  các  b   câu  h i  tham  v n,  Đ ng  Tháp  khá  lúng  túng  và  ư ữ khó  khăn;  th t  s   có  nh ng  câu  h i  ch a  phù  h p  các  nhóm  ấ ờ ả ệ i thích thêm, m t th i  đ i t ư ế ượ c  h t  i  không  cao,  ch a  khai  thác  đ gian,  hi u  qu   mang  l ấ ố ề ủ ấ ạ các khía c nh c a v n đ  và đáp  ng t t yêu c u tham v n.

ộ ỏ ạ ỹ II. K  năng biên so n các b  câu h i khác nhau?

ầ ạ ộ ộ ỏ  Đ  biên so n các b  câu h i khác nhau, c n chú ý m t

ể ầ ố s  yêu c u sau:

ứ ầ ấ

ả ắ ấ ể ấ

ắ ộ ụ ớ ấ ầ ấ ớ

ể ộ ­ Ph i n m ch c n i dung tham v n, yêu c u, hình th c  ấ ủ tham v n và nh t là m c đích c a tham v n: tham v n đ  ban  ữ ộ hành m t chính sách m i có nh ng yêu c u khác v i tham v n  đ  giám sát m t chính sách đã ban hành.

ứ ụ ể

ấ ế ợ ể ủ ừ ­ Ph i hi u rõ ch c năng c a t ng công c  tham v n đ   ằ t k  b  câu h i phù h p nh m khai thác, phát huy h t các

ả ế ế ộ ứ ủ ỏ thi ch c năng c a nó.

ộ ỏ ạ ỹ II. K  năng biên so n các b  câu h i khác nhau?

ụ ể ố ượ ự ế ể ấ ­ Ph i n m c  th  đ i t

ự ỏ

ể ấ ế ả ắ ng d  ki n tham v n đ  có  ợ ộ ự th  xây d ng b  câu h i phù h p, khai thác sâu vào lĩnh v c,  ề ọ ể v n đ  h  hi u bi t.

ộ ự ễ ể

ố ế ỏ ữ ọ ề ủ

ờ ế ế

ụ ữ

ừ ắ ­ Xây d ng b  câu h i ng n g n, d  hi u, nên dùng t   ộ ấ ụ thông d ng, nên đi vào nh ng v n đ  chính, c t y u c a n i  ị ỉ ự ề ầ ấ t có s  đi u ch nh k p th i n u khi áp  dung tham v n; c n thi ỏ ự ợ ự ế d ng  vào  th c  t   không  phù  h p;  nên  có  nh ng  câu  h i  d   phòng.

ắ ắ ỹ ể III. K  năng nghe hi u, n m b t ý chính

ộ ự ầ

ế ố ớ

ấ

Đây là m t s  c n thi ộ ổ

ả

ợ

ắ

ổ ệ

ầ

ấ ầ

ủ ầ

ộ t đ i v i cán b  Văn phòng,  ế nh t  là  cán  b   t ng  h p,  ghi  biên  b n.  N u  nghe  mà  ể ắ ượ không hi u, không n m b t đ c các ý chính thì khi t ng  ườ ợ ng  không  thoát  ý,  không  đ y  đ .  Kinh  nghi m  h p  th ộ ố ả b n thân cho th y c n chú ý m t s  yêu c u sau:

ế

ướ

ườ ổ

ợ

ả c  h t,  b n  thân  ng

ề ầ

ấ

ả ắ ề ấ ừ ầ

ề

ấ

­  Tr i  t ng  h p  ph i  n m  ấ ắ ủ ch c v n  đ  c n tham v n, các ngóc ngách c a v n  đ ;  ả ậ  đ u khi  ph i t p trung và chú ý theo dõi v n đ  ngay t tham v n.ấ

ắ ắ ỹ ể III. K  năng nghe hi u, n m b t ý chính

ướ

ế

c m t b

t vi c

ể ọ

ấ ầ  ­ R t c n thi ể ấ

ự ộ ướ ể ề ủ ể ấ

ự ế

ủ

ệ ậ

ụ

ữ

ệ tìm hi u tr ố c các đ i  ề ể ể ượ ng tham v n đ  có th  hi u h  thiên hay am hi u sâu v   t ọ ể lĩnh v c nào; hi u cách phát bi u c a h  vào v n đ  đó theo  ị ế Tình  hình  c a  đ a  hình  th c  nào;  tr c  ti p  hay  gián  ti p.  ươ ph ắ ề ể ế (VD:  đang  có  nh ng  v   khi u  ki n  t p  th   gay  g t  v   ấ đ t đai).

ứ ng

ụ ậ

­  Hi u  phong  t c  t p  quán,  t ủ ọ ầ ươ ể ể ế ế

ữ ị ừ   ng   đ a  ph ể ể ướ ể ể ể ủ ể ng,  đ   có  ề ậ th  hi u h t ý c a h  c n đ  c p, đ  chuy n th  các ý ki n  phát bi u thành văn phong c a nhà n c.

ẩ ủ ệ ể ỗ ợ

ị ầ ­ Chu n b   đ y  đ   các  ph ế ắ ệ ụ ấ ươ ng ti n có th  h  tr  cho  t,  gi y,  máy  ghi  âm,  ch p

vi c  ghi  chép,  l ng  nghe  (vi hình…).

ậ ắ

ẫ ậ ẵ ổ ợ ế ạ

ậ ẵ ấ t theo c u trúc l p s n; l p m u ghi  IV. Ghi chép tóm t ấ chép; t ng h p, phân lo i ý ki n theo c u trúc l p s n. ả ổ ợ ậ ợ  trong t ng h p, ghi chép (biên b n)

* Đi u thu n l ấ ộ ề i các n i dung tham v n:

ấ ụ ể ộ

ấ ộ ỏ

ọ ệ ổ ạ ấ ợ ớ

ượ ủ ả ề ề ế ấ ộ ủ ề ­ Ch  đ  tham v n c  th , rõ ràng, các n i dung tham  ị v n đã đ c đ nh hình thông qua b  câu h i và gói g n trong  ủ ề ầ ph m  vi  c a  ch   đ   c n  tham  v n  (khác  v i  vi c  t ng  h p  ử ghi biên b n ti p xúc c  tri: r ng, nhi u v n đ ).

ầ ự ự ấ ộ ­ Ch  t a đi u hành tham v n th c hi n tu n t

ủ ọ ộ ệ ỏ ể ề ỏ ộ

ể ấ ộ

ề ế ộ ố ế ể các n i  ấ dung theo b  câu h i; xoay quanh b  câu h i đ  tham v n, làm  ớ rõ v n đ ; h t n i dung này m i chuy n sang n i dung khác  (theo ki u cu n chi u).

ắ ậ

ổ ẫ ậ ẵ ế ạ

ậ ẵ ấ t theo c u trúc l p s n; l p m u ghi  IV. Ghi chép tóm t ấ chép; t ng h p, phân lo i ý ki n theo c u trúc l p s n. ợ

ổ

ậ ợ  trong  t ng  h p,  ghi  chép  (biên

i

ề ộ

ấ

ợ *  Đi u  thu n  l ả b n) các n i dung tham v n:

ộ

ậ

ể

ả

ẫ

ẩ ủ

ế

ể

ấ

ể ể ậ

ể

ế

ắ

ợ

ị ướ c   Do v y,  cán  b  Văn phòng có th  chu n  b   tr ề ấ ộ m u  ghi  biên  b n  theo  các  n i  dung  chính  c a  v n  đ   ề tham  v n  đ   ghi  chép  khi  có  ý  ki n  phát  bi u;  có  nhi u  ễ ờ th i gian đ  t p trung l ng nghe các ý ki n phát bi u, d   ổ t ng h p.

ậ ắ

ẫ ậ ẵ ổ ợ ế ạ ậ ẵ ấ t theo c u trúc l p s n; l p m u ghi  IV. Ghi chép tóm t ấ chép; t ng h p, phân lo i ý ki n theo c u trúc l p s n.

* Yêu c u:ầ

ợ ổ ị

ấ ấ ừ ự ổ ợ

ụ ị ụ ấ

ừ ổ ụ ấ ộ ợ ề ấ ­ T ng h p theo t ng v n đ , theo đ a bàn tham v n và  ề ệ ừ theo t ng công c  đã th c hi n; sau  đó t ng h p các v n đ   ấ ủ ấ ả c a t t c  các đ a bàn tham v n theo t ng công c  tham v n  ỗ (m i công c  tham v n có m t báo cáo t ng h p).

ế ủ ự ấ

ườ ụ ể ầ ủ ­ Ghi chép c  th  đ y đ  các ý ki n c a ng ộ i  các  cu c  tham  v n  theo  trình  t ỉ ủ ợ ườ ượ ủ ố ượ ả ổ ộ ế ư ầ ị

i dân phát    các  n i  dung  tham  ế i đóng góp. Khi k t thúc H i  ng các ý ki n  c đ y đ  s  l ấ ề ừ ể ấ ộ ể ạ bi u  t ụ ể ị ấ v n; ghi c  th  đ a ch  c a ng ngh  Th  ký ph i t ng h p đ ề đã phát bi u v  t ng v n đ  đã tham v n.

ậ ắ

ẫ ậ ẵ ổ ợ ế ạ ậ ẵ ấ t theo c u trúc l p s n; l p m u ghi  IV. Ghi chép tóm t ấ chép; t ng h p, phân lo i ý ki n theo c u trúc l p s n.

* Yêu c u:ầ

ế

ả

­ Song song v i ghi biên b n chi ti

ế ợ ấ

ả

ộ ợ ủ ọ

ớ

ổ

ớ t; nên k t h p  ắ ổ t  t ng  h p  n i  dung  tham  v n  và  ghi  biên  b n  tóm  t ấ ố th ng  nh t  (thông  qua)  v i  Ch   t a  ngay  sau  bu i  tham  ế ấ v n k t thúc.

ậ ắ

ẫ ậ ẵ ổ ợ ế ạ ậ ẵ ấ t theo c u trúc l p s n; l p m u ghi  IV. Ghi chép tóm t ấ chép; t ng h p, phân lo i ý ki n theo c u trúc l p s n.

ộ ố ự ổ ệ ợ  * M t s  chú ý khi t ng h p, th c hi n ghi chép theo

ẫ ẵ m u s n:

ố ả ề ộ

ủ ọ ỏ ấ ố

ấ ủ ạ ệ ớ

ấ ớ ư ­ Th  ký ph i th ng nh t v i Ch  t a v  n i dung ghi  biên  b n  (ả ề VD:  ghi  theo  v n  đ   hay  câu  h i…);  th ng  nh t  ề ấ ữ nh ng  d u  hi u  v i  Ch   to   trong  quá  trình  đi u  hành  tham  v n.ấ

ị ộ

ấ

Chu n b  b  câu h i theo n i dung tham v n giúp

ủ ọ

ộ

ỏ ị

ộ ấ

ẩ ề

Ch  t a đi u hành h i ngh  tham v n.

ươ ắ

ộ ị ồ ể ổ ố ợ ể ề ườ ự ầ ố ng đăng ký; n m  ố c  s   đ   ch   ng i,  các  thông  tin,  con  s   ấ đ  b  sung  vào  ph n hành ớ ­ Ph i h p v i Nhóm cán b  đ a ph ượ ơ ồ ỗ i d  tham v n ( danh  sách  đ   có  đ th ng  kê v  ng

ủ ả chính c a biên b n).

ắ ậ

ẫ ậ ẵ ổ ậ ẵ ấ t theo c u trúc l p s n; l p m u ghi  IV. Ghi chép tóm t ấ chép; t ng h p, phân lo i ý ki n theo c u trúc l p s n.

ợ ộ ố ạ ổ ự ệ ế ợ  * M t s  chú ý khi t ng h p, th c hi n ghi chép theo

ẫ ẵ m u s n:

ể ặ ườ ­ Có th  g p riêng ng

ờ ả ể i phát bi u vào gi  gi ỉ ị ả ổ

ể i lao đ   ệ ỏ h i thêm thông tin b  sung cho biên b n. VD: đ a ch  liên h   khi c n…ầ

ộ ư ừ ầ ­ Nên b  trí ít nh t có t

ấ ế ố ầ ự

ớ i  phát  bi u  tr

ế ướ ự ư ộ ể ầ ề ấ

ề ệ

ủ ể ư ộ ạ ấ ụ ữ

3 th  ký: m t th  ký ghi đ y  ể  các ý ki n phát bi u (ghi toàn b  ý ki n phát  đ  theo tu n t ườ ế ể ả bi u  ­  k   c   ý  ki n  đã  trùng  v i  ng c  đó);  ấ ướ c  đ u có s  phân  m t th  ký ghi theo v n  đ  tham v n (b ư ư ộ ụ lo i v n đ ); m t th  ký làm các nhi m v  khác nh  ghi âm,  ủ ạ ớ ổ ỉ ạ ể ả ch p hình, chuy n t i các ý ch  đ o trao đ i gi a Ch  to  v i  đoàn th  ký…ư

ậ ắ

ẫ ậ ẵ ổ ợ ế ạ ậ ẵ ấ t theo c u trúc l p s n; l p m u ghi  IV. Ghi chép tóm t ấ chép; t ng h p, phân lo i ý ki n theo c u trúc l p s n.

ộ ố ự ổ ệ ợ  * M t s  chú ý khi t ng h p, th c hi n ghi chép theo

ẫ ẵ m u s n:

ề

ậ ẩ ầ

ế ọ ắ ộ ­  Không  nguyên  t c  m t  cách  máy  móc  trong  chi  chép  ự ộ ấ ộ theo  n i  dung  khi  có  v n  đ   phát  sinh  ngoài  n i  dung  đã  d   ố ở ở ị  trang cu i  ki n; do v y nên chu n b  có ph n ghi chép m   ộ (g i là các n i dung khác).

ừ ề ẵ ẫ ấ ị

­ Nên  chu n  b   nhi u  m u  theo  c u  trúc  s n  cho  t ng  ụ ấ ẩ công c  tham v n.

ữ ề V. Nh ng đi u nên tránh

ờ

ỗ ọ ồ ệ ệ

ế ể ặ ậ ừ ủ ụ ệ ­ Không r i ch  ng i trong khi đang làm nhi m v ; ạ ­ Không nên g i đi n tho i, nói chuy n riêng; ­ Ghi ý ki n theo ki u suy lu n logic ho c dùng t c a

cá nhân;

ể ướ

ế ủ ấ

ề ơ

ượ ườ ủ ọ ượ ị ế ướ ấ ầ ể ầ c khi đ

ề ủ ọ ồ ề ấ ­ Không nên phát bi u tr c  c các v n đ  khi không đ ộ ả ầ i  phân công; n u c n th y ph i làm rõ m t ý nào đó c a ng ặ ể phát bi u thì gi  tay, ho c chuy n gi y đ  ngh  đ n Ch  t a  đi u hành xin phép, ghi rõ yêu c u c n làm rõ tr c  ch  t a đ ng ý.