Vũ Quốc Thông
10/21/2016
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông
Dẫn nhập…
Nghề kế toán 1.Bạn tạo ra sản phẩm là gì? 2.Ai sử dụng sản phẩm? 3.Công cụ làm việc?
2
1
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
Nghề kế toán
Công cụ làm việc?
3
Mục tiêu
• Trình bày về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) • Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán
• Trình bày những nghề nghiệp liên quan • Chuẩn bị môi trường kế toán bảng tính
4
2
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)
5
Hệ thống thông tin kế toán
Một lĩnh vực riêng biệt nhưng kết hợp…
(Poston and Grabski, 2000; Bagranoff et al., 2008…)
6
3
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
Hệ thống thông tin kế toán
Accounting Information System (AIS)
+ Là hệ thống thông tin; + Các thành phần: con người, thiết bị máy móc… + Hỗ trợ xử lý dữ liệu trở thành thông tin kế toán.
(Romney and Steinbart , 2012; James Hall, 2013…)
7
Hệ thống thông tin kế toán (*)
Phần cứng
Phần mềm /Phương tiện
Con người
Dữ liệu (chứng từ…)
Thông tin (báo cáo kế toán)
Thao tác xử lý / thủ tục
Tổ chức dữ liệu
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
8
4
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
HTTTKT dưới tác động của CNTT
9
Dẫn nhập …
Từ thao tác bằng tay, người kế toán mong muốn?
10
5
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
1. Tính toán nhanh chóng với những dãy số?
2. Được hỗ trợ thao tác định khoản kế toán?
3. Không phải nhập liệu tất cả các nghiệp vụ?
11
Các cấp độ ứng dụng CNTT
Hệ thống quản lý doanh nghiệp
Phần mềm kế toán
Bảng tính Excel
12
6
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
Kế toán và CNTT
Tài liệu AIS and Accountant.pdf (trang 14)
“ The accounting industry has always been paper- driven. Now, it is becoming technology driven.” Maureen Link (CPA Journal 2003)
13
Kế toán và CNTT (tt.)
• đ/v Kế toán tài chính
– Mục đích ? – Báo cáo theo thời gian thực – Dữ liệu tương tác (ngôn ngữ XBRL)…
• đ/v Kế toán quản trị
– Mục đích ? – Kế toán chi phí (cost accounting) – Hoạch định và phân tích ngân sách (budgeting / variance analysis)…
14
7
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
Kế toán và CNTT (tt.)
• đ/v Kiểm toán – Mục đích ? – Mở rộng kiểm toán trên môi trường tin học / H/T kế toán máy (AIS evaluation and audit)
• đ/v Kế toán thuế
– Mục đích ? – Ứng dụng phần mềm hỗ HTKK… – Khuyến khích DN kê khai thuế trực tuyến
(online)
15
Quan điểm đúng
…về kế toán máy:
+ Tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ; + Hướng trình bày và phân tích thông tin.
Phần mềm ứng dụng không thể thay thế con người trong kế toán.
16
8
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
Nghề nghiệp liên quan đến HTTTKT
17
Sự phát triển nghề nghiệp…
Nhà tư vấn H/T
Nhà quản trị hệ thống kế toán
Nhà thiết kế H/T
Kiểm toán viên
Người trình bày thông tin kế toán
18
9
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
Accounting Information System (AIS)
Nghề kế toán với HTTTKT (AIS) • Viết, phát triển AIS • Đánh giá, tư vấn AIS • Kiểm toán AIS • Quản trị, kiểm soát AIS • Sử dụng các chức năng của AIS
(www.acs.org.au)
19
Môi trường kế toán máy Bảng tính
+ Microsoft Excel
+ Apache OpenOffice Calc + Kingsoft Spreadsheets Free
…
20
10
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
Danh mục tài khoản
21
Nghiệp vụ phát sinh
22
11
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
Bảng tính và kế toán
• Các kiểu dữ liệu trong Excel • Các hàm hỗ trợ xử lý • Một số công cụ thường dùng
Sử dụng tập tin: Ch1_ontapExcel_v2.3.xls
23
CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL
Kiểu chuỗi
VD: số hiệu, tên tài khoản (1311.001, tiền mặt, rỗng “”…)
Kiểu số học
VD: số tiền nghiệp vụ phát sinh (con số, số 0)
Kiểu ngày tháng
VD: ngày tháng giao dịch (11/01/2014 >> tùy định dạng)
Kiểu công thức
VD: lập công thức excel =IF(LEFT(…);…;….)
24
12
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Hàm IF
Truy xuất dữ liệu theo yêu cầu
Hàm OR
Hàm AND
25
CÁC HÀM TRONG EXCEL
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
1121
Tài khoản Tên tài khoản
Tiền gởi ngân hàng Việt Nam
Ngày CT Số CT
Nội dung
Số tiền nợ Số tiền có
TK đối ứng
260.763.105
Số dư đầu kì
-
01/01/2014 GBC
515
[1]
[2]
Lãi thu được từ tiền cho vay
Lấy dữ liệu cho ô [1]
26
13
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
D/L nghiệp vụ
Hàm IF
A B C D E F G H I
1
Nhật kí chung Năm 2014
2
3
4
STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
5
1121 515 1.200.000 1 GBC 1 01/01/2014 Lãi thu được từ tiền cho vay
6
27
[1] =IF(SOKTMAY!G5=“1121”,SOKTMAY!I5,0)
6427 1121 11.000 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Hàm LEFT
Truy xuất phần bên trái của 1 chuỗi, 1 hoặc nhiều ký tự
Hàm MID
Truy xuất dữ liệu của 1 chuỗi, tại 1 vị trí xác định
Hàm LEN
Đếm số ký tự trong 1 chuỗi
28
14
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
D/L nghiệp vụ
Hàm LEFT
Hàm IF
A B C D E F G H I
1
Nhật kí chung Năm 2014
2
3
4
STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
5
1111 1121 12.000.000 1 1 01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ Phiếu thu
6
[1] =IF(LEFT(SOKTMAY!G5,3)=“111”,SOKTMAY!I5,0)
29
6427 1121 11.000 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho ô
[3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung
nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 1121
30
15
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet SC, hãy thiết lập công thức cho ô
[3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung
nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 112
31
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Hàm VLOOKUP
Hàm HLOOKUP
- Dò tìm dữ liệu - Liên kết dữ liệu
giữa các sổ kế toán
Hàm MATCH
32
16
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Lấy dữ liệu cho ô [1]
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
1121
Tài khoản Tên tài khoản
[1]
Ngày CT Số CT
Nội dung
Số tiền nợ Số tiền có
TK đối ứng
260.763.105
Số dư đầu kì
-
01/01/2014 GBC
515
3.000.000
-
Lãi thu được từ tiền cho vay
33
CÁC HÀM TRONG EXCEL
C
A
B
1
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
2
Mã TK
Tên TK
3
111
Tiền mặt
BÊN SỐ DƯ N
4
1111
Tiền mặt việt nam
N
5
6
1112 Ngoại tệ 1113
Vàng bạc, Kim khí quý, Đá quý
N N
7
112
Tiền gởi ngân hàng
N
8
1121
Tiền gởi ngân hàng Việt Nam
N
[1] =VLOOKUP(“1121”,DMTK!A3:C219,2,0)
34
17
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho
ô [A] để tìm tên của tài khoản 1121.
35
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Hàm SUM
Hàm SUMIF
- Tính toán các số liệu kế toán tổng hợp.
Hàm DSUM
- Kiểm tra giá trị các số liệu kế toán.
Hàm SUBTOTAL
36
18
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
A
B
C
D
E
F
G
H
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
01/01/2014
31/12/2014
1 TK Tên tài khoản
Phát sinh Nợ
Phát sinh Có
Dư nợ
Dư có
Dư nợ
Dư có
2
111 Tiền mặt
520.406.313
[1]
[2]
721.656.767
-
-
3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105
963.144.937
-
-
Lấy dữ liệu cho ô [1]
37
CÁC HÀM TRONG EXCEL
D/L nghiệp vụ
Hàm SUMIF
A B C D E F G H I
1
Nhật kí chung Năm 2014
2
3
4
STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
5
1111 1121 12.000.000 1 1 01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ Phiếu thu
6
6427 1121 11.000 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền
[1] =SUMIF(SOKTMAY!G5:G1700,CDPS!A2&“*”, SOKTMAY!I5:I1700)
38
19
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet CDSPS CT, hãy thiết lập công
thức cho ô [1] và ô [2] để tính tổng số phát
sinh của Tài khoản 111.
39
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Hàm SUBTOTAL
Tính tổng giá trị danh sách đã lọc
A B C D E F G H I
1
2
Nhật kí chung Năm 2014
3
[1]
4
STT Tháng Ngày CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền Loại CT Số CT Bán bàn họp CN
64
80x130x300
Bán bàn họp ovan
131 511 55.000.000 59 1 04/01/2014 Hóa đơn
65
Hóa đơn
[1] =SUBTOTAL(9,SOKTMAY!A5:I1700)
40
20
131 511 97.500.000 60 1 04/01/2014 80x130x300
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Tính cả giá trị ẩn
Hàm
Hàm SUBTOTAL
1
AVERAGE()
2
COUNT()
3 4 5 6
COUNTA() MAX() MIN() PRODUCT()
7
STDEV()
8
STDEVP()
9
SUM()
10
VAR()
11
VARP()
41
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Trả về giá trị lớn nhất
Hàm MAX
Hàm MIN
Trả về giá trị nhỏ nhất
42
21
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
G
H
A
B
C
D
E
F
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
01/01/2014 31/12/2014 TK Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có
1
Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có
653.321.160 111 Tiền mặt 520.406.313 452.070.706 [1] [2] -
2
25.951.244.011 32.248.862.179 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 -
3
Tính số dư cuối kỳ bên Nợ tại ô [1]
43
-
CÁC HÀM TRONG EXCEL
SDCK = SDĐK + SPS tăng – SPS giảm
SDĐK có 2 bên Nợ hoặc Có
SDCK bên nợ = SDĐK bên nợ + SPS tăng – SPS giảm – SDĐK bên có
Tránh trường hợp SDCK âm
SDCK bên nợ = MAX(0, SDĐK bên nợ + SPS tăng – SPS giảm – SDĐK bên có)
44
22
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC HÀM TRONG EXCEL
G
H
A
B
C
D
E
F
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
01/01/2014 31/12/2014 TK Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có
1
Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có
653.321.160 111 Tiền mặt 520.406.313 452.070.706 [1] [2] -
2
25.951.244.011 32.248.862.179 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 -
3
[1] = MAX(0, C2 + E2 – F2 – D2)
45
-
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet CDSPS CT, Anh/chị hãy thiết
lập công thức cho ô [3] và ô [4] để tính tổng số
dư cuối kỳ của Tài khoản 111.
46
23
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
• Data Filter • Pivot Table • Paste Special • …
47
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
Dựa vào sheet SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Hãy xác định các tài khoản
có phát sinh liên quan đến TK
112
- Tính tổng số tiền phát sinh
giữa các TK này và TK 112
48
24
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
Insert/Pivot table
49
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
50
25
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
Bên tay Phải, có Pivot table List, - Row: TK_CO 1 TK_NO 1 -Value: Sum of Số tiền
51
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
Lọc và phân tích dữ liệu
Kiểm tra tổng phát sinh trong kỳ
……
55
26
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
sang
sinh
Yêu cầu: Copy số dư cuối kỳ của một số TK kế toán trên bảng cân đối số phát sheet khác.
(Lưu ý: các số liệu này là dạng công thức)
56
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
- Dùng để sao chép nhưng không cần phải sao chép tất cả các định dạng của dữ liệu ban đầu.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần copy, bấm Copy
Bước 2: Bấm chuột phải, chọn Paste special
57
27
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
58
SV được yêu cầu trang bị USB cá nhân: Sử dụng được Không nhiễm virus Dung lượng trống > 500 MB
59
28
Vũ Quốc Thông
10/21/2016
Tóm lại
• Trình bày về hệ thống thông tin kế toán • Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán • Trình bày những nghề nghiệp liên quan • Chuẩn bị môi trường kế toán bảng tính
Bài đọc + Bài tập:
- hướng dẫn SV tự tìm hiểu HTTTKT - Hoàn thành các bài thực hành Ch 1
(*) Chuẩn bị tập tin tổ chức dữ liệu cho Ch 2:
- tập tin “Ch2-6_GiangHT1CQ-1516.xls”
60
29
