Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 (2016): Chương 2

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƯƠNG 2

THIẾT LẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Mục tiêu

• Khai báo dữ liệu danh mục • Ý nghĩa của mã hóa đối tượng danh mục • Nhập số dư đầu vào hệ thống

• Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Những khai báo ban đầu…

Bài tập thực hành

Kiểm tra trên hệ thống: Cơ sở dữ liệu ABC đã được phục hồi từ tập tin THUCHANH_CTYABC_REF01.zip

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Dữ liệu danh mục (Reference data)

Bài tập thảo luận

Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt động khác nhau sẽ có những hệ thống danh mục khác nhau.

Yêu cầu: sử dụng PMKT minh họa, khảo sát các danh mục cơ bản: - Danh mục tài khoản - Danh mục khách hàng, nhà cung cấp - Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên - Danh mục kho, vật tư - hàng hóa

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Khai báo dữ liệu danh mục

Danh mục tài khoản là ‘xương sống’ của hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản.

VD1: tạo Đối tượng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng VND của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB)

VD2: tạo Đối tượng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng USD của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB)

Chi tiết theo…

Khai báo dữ liệu danh mục

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên

VD. Cách xây dựng mã hóa:

 Khách hàng Nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ 

KH*** NB***



Nhân viên trong công ty

NV***

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Khai báo dữ liệu danh mục

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

Mã

Tên KH, NCC

Địa chỉ

MST

KH002 KH003

Cty Hoa Mộc Lan Cửa hàng số 3

1 Trương Định, Q.3 2 Ngũ Hành Sơn, ĐN

3700912800 3700149931

KH004

Khách hàng số 2

7 Châu Văn Liêm, Q.5

3700910828

NB009 Công ty Hiệp Thành 3 Nguyễn Văn Trỗi, Q.1 3700456675 3701016959 NB010 Nhà cung cấp số 10 25 Giảng Võ, Hà Nội 3700431977 NB011 Cty vận chuyển TMA 1 Hồ Văn Huê, Q.PN

Khai báo dữ liệu danh mục

Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên

Mã

Tên đơn vị

TK chi phí lương

PKD PHC

Phòng Kinh doanh Phòng Hành chính nhân sự

6411 6421

Thuộc đơn vị: Công ty TNHH ABC Cấp tổ chức: Phòng ban

Mã

Tên nhân viên

Thuộc đơn vị

MST cá nhân

NVLVH NVTVC

Lê Văn Hùng Trần Văn Chiến

P. Kế toán P. Kinh doanh

8053087549 8053095526

NVNTH Nguyễn Thị Hằng

P. Hành chính nhân sự 8053064317

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Khai báo dữ liệu danh mục

Danh mục vật tư - hàng hóa

Mã

Tên hàng hóa

Tính chất

Đơn vị tính

Nhóm VTHH

HH06 Hàng hóa 06 Vật tư hàng hóa Hàng hóa HH07 Hàng hóa 07 Vật tư hàng hóa Hàng hóa

KG KG

Kho ngầm định: Kho hàng hóa (KHH) TK kho: TK doanh thu: TK chi phí GVHB: Thuế suất thuế GTGT: 1561 5111 632 10%

Tạo tài khoản ngân hàng

a. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511

Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng

Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ)

b. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522 Diễn giải: TK ngân hàng Đông Á (TK Tiền USD)

Mở tại: Hội sở chính – ngân hàng TMCP Á Châu Địa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. HCM

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Ý nghĩa của mã hóa đối tượng danh mục

Xây dựng hệ thống mã hóa

• Hệ thống mã hóa

Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là trong HTTTKT

VÌ SAO PHẢI MÃ HÓA?

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Xây dựng hệ thống mã hóa

• Vì sao phải mã hóa thông tin?

– Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách

hàng; mỗi tài khoản kế toán…

– Sử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn

hơn để mô tả thông tin. Vì sao?

– Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx…

Bài tập thảo luận

Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất. Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty chia thị trường thành 7 vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 khách hàng. Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự, có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8 loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau. Yêu cầu: Hãy trình bày phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Một số lưu ý khi xây dựng hệ thống mã hóa

Khai báo dữ liệu danh mục

Tầm quan trọng của thiết lập – chi tiết đối tượng kế toán

Ví dụ: TK 131 chi tiết theo ? TK 141 chi tiết theo ? TK 331 chi tiết theo ?

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Số dư đầu (Initial Balance)

Chọn thời gian làm việc – kì kế toán!

Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC

Ngày bắt đầu: 01/01/20XX Kì kế toán: QUÝ Ngày hạch toán (nên đặt): 31/03/20XX

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Nhập số dư ban đầu

công ty TNHH TM ABC

Dư nợ

Dư có

Tài khoản

Ghi chú

Ngoại tệ

VND

ngọai tệ

VND

ngoại tệ

500.000.000

1111

200.000.000

1121DAB

USD

16.000.000

1.000

1122DAB

Chọn hạch toán đa tiền tệ (Hệ thống / tùy chọn) KH001

125.000.000

131

Nguyễn Văn Tư

6.000.000

141

150.000.000

1561

- Tại kho: Hàng hóa

5.000kg HH04 x 10.000

5.000kg HH05 x 20.000

- Cập nhật số dư TK 1561

3411

90.000.000

NB004

331

200.000.000

41111

707.000.000

Tổng cộng

997.000.000 Ghi chú

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Ghi chú

2. Thiết lập –

02 nhóm dữ liệu ?

1. Khởi tạo

Bài tập thực hành

In bảng cân đối số phát sinh đầu kì / Xuất ra Excel

Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, đặt tên: THUCHANH_CTYABC_BAL.zip

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Sao lưu và phục hồi dữ liệu

Yêu cầu đóng CSDL kế toán hiện hành!

Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống

Quản lý phát hành hóa đơn

- Những trường hợp có phát hành hóa đơn từ hệ thống PMKT của công ty? - Số (chứng từ) hóa đơn phát hành ra từ hệ thống PMKT được quản lý như thế nào?

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Quy định quản lý phát hành HĐ

Thông tư 26/2015/TT-BTC (ngày 27/2/2015) sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 6 năm 2014 - bãi bỏ Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010, Thông tư số 13/2011/TT-BTC ngày 08/2/2011 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010.

Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn và chủ động trong việc quản lý phát hành hóa đơn.

Các bước thực hiện việc quản lý HĐ

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Bước 1. Khởi tạo mẫu hóa đơn Bước 2. Đăng ký sử dụng hóa đơn Bước 3. Thông báo phát hành hóa đơn

Khởi tạo mẫu hóa đơn

Ví dụ. khởi tạo mẫu hóa đơn có các nội dung sau:

- Tên mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên - Loại hóa đơn: Giá trị gia tăng - Hình thức hóa đơn: Hóa đơn tự in - Số liên: 3 - Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 - Ký hiệu (Seri) hóa đơn: AB/11T

Dựa trên mẫu: Hóa đơn GTGT (mẫu tự in – 3 liên)

Đăng ký sử dụng hóa đơn

Vũ Quốc Thông 6/17/2016

Ví dụ. Đăng ký sử dụng hóa đơn với những thông tin sau:

- Ngày đăng ký: 01/01/20XX - Số ĐKKD: 010001120 - Về việc: xuất hóa đơn tự in - Chọn mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên - Mục đích sử dụng: xuất hóa đơn tự in

Thông báo phát hành hóa đơn