Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Chương 4

BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

BIÊN SOẠN: TS. ĐÀO NHẬT MINH

TỔ : PHÂN TÍCH KINH TẾ

KHOA : KINH TẾ & KẾ TOÁN

TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

QUY NHƠN - 2022

CHƯƠNG IV. TỔ CHỨC CÁC CHU TRÌNH KINH DOANH TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Nội dung:

 Các công cụ kỹ thuật

 Các chu trình kế toán

TS. Đào Nhật Minh

Các công cụ kỹ thuật

TS. Đào Nhật Minh

Các công cụ kỹ thuật

• Tài liệu hệ thống có vai trò quan trọng cho cả quá trình hoạt động hiện tại và phát triển trong tương lai của doanh nghiệp vì nó mô tả cách thức mà hệ thống hoạt động một cách khoa học, dễ hiểu. Việc lập tài liệu hệ thống giúp ích cho cả những người làm công tác kế toán, kiểm toán và một số đối tượng khác trong việc tổ chức công tác kế toán hay đánh giá hệ thống KSNB của DN.

• Lập tài liệu hệ thống là việc sử dụng các công cụ kỹ thuật như sơ đồ, lưu đồ… nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động. Nó thể hiện dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, thông tin đầu ra và hệ thống kiểm soát.

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ (Diagram)

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD): DFD mô tả bằng hình ảnh dòng lưu chuyển dữ liệu trong hệ thống. Bao gồm điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin. Sơ đồ hệ thống (sơ đồ cấu trúc): Sơ đồ hệ thống dùng để mô tả cấu trúc các module dùng trong việc quản lý phần mềm kế toán. Sơ đồ này giúp cho đội lập trình nắm được cấu trúc của các thủ tục, hàm cần tiến hành trong toàn bộ hệ thống.

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ (Diagram)

 Sơ đồ quyết định: Gần giống như lưu đồ chương trình, sơ đồ quyết định giúp người đọc hình dung dễ dàng hơn các công việc phải giải quyết có tính chất thủ tục.  Bảng quyết định: Trình bày khái quát kết quả quyết định cho các tình huống phức tạp. Bảng quyết định có ưu điểm hơn lưu đồ khi phải lựa chọn giữa nhiều vấn đề nhưng nó không cho thấy tính chất tuần tự của công việc. Bảng là một ma trận gồm 2 phần: Phần trên có các dòng là từng qui luật giải quyết vấn đề, các cột là quy luật để kết nối qui luật và tình huống. Các dòng là các tình huống của vấn đề.

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

 DFD có nhiều cấp: DFD khái quát (cấp 0), DFD cấp 1, DFD cấp 2....  Các kí hiệu sử dụng: có 4 kí hiệu biểu diễn

Lưu trữ dữ liệu

Dòng dữ liệu

Hoạt động xử lý

Đối tượng bên ngoài hệ thống (điểm đầu, kết thúc)

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

Phân cấp DFD: • Các quá trình xử lý của DFD (hình tròn) sẽ được

chi tiết hoá thành nhiều cấp.

• Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo cấp

cao hơn (1.1, 1.2, 1.3...)

• Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng

hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn

• Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý

chi tiết bên trong hệ thống

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

DFD cấp 0 (khái quát) • Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung

của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống

• Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ liệu)  Có vai trò là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống.

• DFD khái quát cho biết: + Hệ thống này là gì + Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

 Cách vẽ sơ đồ dòng dữ liệu (cấp 0) • B1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả • B2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến

các đối tượng đó.

Đối tượng

Hoạt động

Khách hàng

Trả tiền và giấy đòi tiền

Nhân viên BH

Lập phiếu thu

……..

…………

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

• B3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2. - Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hoá, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp... - Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu. - Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng... không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

• B4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống - Xác định các đối tượng bên trong và bên ngoài của hệ thống. - Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động - Đối tượng bên ngoài hệ thống: là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống. • B5: - Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài - Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành. - Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên ngoài hệ thống. - Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu.

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

TS. Đào Nhật Minh

 Cách vẽ sơ đồ dòng dữ liệu (cấp 1) • B6: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo trình tự diễn ra các hoạt động đó. • B7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo các cách sau: - Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm - Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác nơi xảy ra - Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp. • B8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm. • B9: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý • B10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý.

Lưu đồ (Flowchart)

Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ quá trình vận hành của hệ thống:

• Các hoạt động, nội dung thực hiện • Các đối tượng, bộ phận liên quan • Phương thức xử lý dữ liệu • Phương thức chuyển, lưu trữ dữ liệu

TS. Đào Nhật Minh

Lưu đồ (Flowchart)

 Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ... trong các hoạt động kinh doanh (bán, mua, nhập xuất...).  Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính. Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động hữu hình và vô hình trong hệ thống.  Lưu đồ chương trình: trình bày giải thuật xử lý của một chương trình máy tính. Lưu đồ chương trình cũng dùng các biểu tượng như các lưu đồ trên nhưng có thêm biểu tượng ra quyết định xử lý logic, là một hình thoi.

TS. Đào Nhật Minh

Lưu đồ (Flowchart)

 Các kí hiệu căn bản thường dùng:

Công việc xử lý thủ công

Bắt đầu, Kết thúc

Chứng từ,

Chứng từ, báo cáo có nhiều liên

Sổ, thẻ, chương trình

Lưu trữ thủ công chứng từ, tài liệu

TS. Đào Nhật Minh

Lưu đồ (Flowchart)

 Các kí hiệu căn bản thường dùng:

Điểm nối tiếp tới lưu đồ khác, hệ thống khác

Công việc xử lý bởi máy tính

Điểm nối tiếp trên cùng một lưu đồ Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thống

Thủ tục, hàm, chương trình con được viết sẵn

Thiết bị kết xuất thông tin như màn hình, bảng điện

TS. Đào Nhật Minh

Lưu đồ (Flowchart)

Các kí hiệu căn bản thường dùng:

Dữ liệu được lưu trữ về mặt luận lý (File)

TS. Đào Nhật Minh

Lưu đồ (Flowchart)

 Cách vẽ lưu đồ:

• B1: Xác định các đối tượng bên trong và bên ngoài của hệ thống.

- Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động

- Đối tượng bên ngoài hệ thống: là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống.

- Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hoá, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp...

- Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.

- Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng... không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.

TS. Đào Nhật Minh

Lưu đồ (Flowchart)

• B2: Chia lưu đồ thành các cột

- Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ

- Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải.

• B3: Xác định các thành phần của từng cột

- Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động

- Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới.

• B4: Hoàn thành lưu đồ

- Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin

- Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/ dọc.

- Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần).

- Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc.

- Cách duy nhất để lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật).

TS. Đào Nhật Minh

So sánh lưu đồ và sơ đồ

- Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp: + Xác định nội dung, chức năng, trình tự của các

hoạt động xử lý trong hệ thống.

+ Nhận biết được nội dung các dòng dữ liệu cần

thiết cho các hoạt động xử lý.

- Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp: + Nhận biết và phân tích được các hoạt động xử lý

theo các đối tượng, bộ phận liên quan.

+ Phương thức thực hiện các hoạt động xử lý + Phương thức chuyển dữ liệu

TS. Đào Nhật Minh

Các công cụ khác

Ngoài ra, để quản lý các dự án phát triển hệ thống, người ta còn sử dụng các công cụ kỹ thuật khác như sơ đồ Pert, đường Gantt hoặc các phần mềm quản lý dự án như MS – Project.

TS. Đào Nhật Minh

Ví dụ minh họa

 Tình huống 1: Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo giấy báo chuyển tiền ở công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào giấy báo chuyển tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển giấy báo chuyển tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự.

Kế toán phải thu nhận giấy báo chuyển tiền nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kỳ phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái

Định kỳ thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng.

TS. Đào Nhật Minh

Ví dụ minh họa

 Tình huống 2: Tập đoàn công ty Sao Việt sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang phòng kế toán. Tại phòng kế toán, hóa đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên) được lập thủ công trên cơ sở lệnh bán hàng. 1 liên của lệnh bán hàng, hóa đơn và phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận bán hàng. 1 liên của lệnh bán hàng được đính kèm với 2 liên của phiếu xuất kho và sau đó được chuyển đến bộ phận giao hàng. 1 liên của hóa đơn được giao cho khách hàng. Các chứng từ còn lại được đính kèm với nhau và lưu tại phòng kế toán theo số đơn đặt hàng.

TS. Đào Nhật Minh

Ví dụ minh họa

Vấn đề đặt ra: • Những ai tham gia vào quá trình trên • Các chứng từ luân chuyển như thế nào • Phần mềm xử lý ra sao • Đánh giá kiểm soát của quá trình xử lý trên • …………

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

Thanh toán

Nộp tiền ngân hàng

Khách hàng

Ngân hàng

Hệ thống thu tiền bán chịu

Kế toán tổng hợp

Tổng hợp thanh toán

DFD cấp 0 (khái quát)

TS. Đào Nhật Minh

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) Tiền

Khách hàng

giấy đòi nợ

Nhận thanh toán 1.0

Lập giấy chuyển ngân hàng 4.0

Sổ quỹ

Giấy đòi nợ đã xác nhận

Chuyển tiền

Chuyển tiền và phiếu thu

Ghi nhận thanh toán 3.0

Ngân hàng

Phiếu thu đã xác nhận

Chuyển phiếu thu đã xác nhận

Đối chiếu với tiền thực nhận 2.0

Kế toán tổng hợp

DFD cấp 1

TS. Đào Nhật Minh

LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart)

Bộ phận bán hàng

Bộ phận kế toán

Bắt đầu

Lệnh bán hàng 1

Lập lệnh BH

Lập hoá đơn, phiếu xuất kho

Đơn đặt hàng

Lệnh bán hàng

Phiếu xuất kho

Hoá đơn 1

Khách hàng

Đơn đặt hàng

TS. Đào Nhật Minh

Đến BP giao hàng

Xử lý đơn đặt hàng bằng thủ công

Lưu đồ hệ thống (System Flowchart)

Đơn đặt hàng

Nhập vào PM

Hiện thị khi nhập

Tập tin HTKho

Cập nhật đơn hàng

Bộ phận kế toán

Tập tin KH

Tập tin đơn hàng

Đơn đặt hàng đã xử lý

TS. Đào Nhật Minh

Xử lý đơn đặt hàng bằng máy

Các chu trình kế toán

TS. Đào Nhật Minh

Khái niệm

Tập hợp các hoạt động cùng liên quan đến 1 nội dung của quá trình SXKD  Quá trình trao đổi giữa các nguồn lực Bao gồm: - Chu trình doanh thu - Chu trình chi phí - Chu trình sản xuất - Chu trình nhân sự - Chu trình tài chính

TS. Đào Nhật Minh

Chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động liên quan đến

quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền.

Với đặc điểm và chức năng nêu trên, chu trình doanh thu sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng hoặc hệ thống bên ngoài sau đây:

• Khách hàng: là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hoá, dịch vụ cần được cung cấp, nhận hàng hoá, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp

• Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho chu trình doanh thu. Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thông tin về yêu cầu hàng hoá, dịch vụ cần phải được mua và cung cấp theo yêu cầu khách hàng cũng như chu trình sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lên kế hoạch sản xuất của bộ phận, đáp ứng yêu cầu của khách hàng

TS. Đào Nhật Minh

Chu trình doanh thu

• Hệ thống lương sẽ căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển nhân lực. Đồng thời kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu trình doanh thu (NVBH, quản lý….) là cơ sở để tính lương và thu nhập người lao động

• Trong trường hợp tổ chức thanh toán qua ngân

hàng, chu trình doanh thu còn có thể giao tiếp với ngân hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện thu, chi tiền tại ngân hàng

TS. Đào Nhật Minh

Chu trình doanh thu

• Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu

TS. Đào Nhật Minh

Chu trình doanh thu

Ngân hàng

Khách hàng

Thanh toán

Đặt hàng

Cung cấp HH, DV

Thanh toán

Chu trình doanh thu

Dữ liệu

Doanh số tính lương

Hệ thống kế toán tổng hợp/lập báo cáo

Chu trình nhân sự/ tiền lương

Yêu cầu SX

Chu trình chi phí

Chu trình sản xuất

TS. Đào Nhật Minh

Yêu cầu mua hàng

Mối quan hệ giữa chu trình DT và các đối tượng khác

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Khách hàng

Đặt hàng 1.0

Yêu cầu TP

Đặt hàng

Chu trình sản xuất

Yêu cầu HH

Chu trình chi phí

Đặt hàng được chấp thuận

Thanh toán

Xuất kho giao hàng 2.0

Đặt hàng đã thực hiện

Thu tiền 4.0

Ngân hàng

Thông tin sẽ TT

Hệ thống tổng hợp/ lập báo cáo

Lập hóa đơn theo dõi công nợ 3.0

Thanh toán/ tiền Doanh số lương

TS. Đào Nhật Minh

Hệ thống lương

DFD cấp 1

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Khách hàng

HTK

Kiểm tra HTK 1.1

Đặt hàng

DL kiểm tra

Trả lời đặt hàng

Kiểm tra nợ KH 1.2

Xử lý xuất kho giao hàng 2.0

DL hàng tồn kho

Chu trình chi phí

Dữ liệu khách hàng

Lập chứng từ phản hồi 1.3

ĐH được chấp nhận

Xử lý lập hoá đơn 3.0

Chu trình sản xuất

Đặt hàng

TS. Đào Nhật Minh

Đặt hàng ĐH được chấp nhận DFD cấp 2 xử lý đặt hàng

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hoá, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến.

Như vậy, nếu chấp nhận các yêu cầu đặt hàng của KH, hoạt động đặt hàng với các nội dung xử lý trên sẽ tạo ra dòng thông tin mang nội dung về nghiệp vụ BH hợp lệ cho phép được thực hiện.

Nếu cần thông tin và cơ sở về tính hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng thì thông tin đó phải nhận từ hoạt động đặt hàng

TS. Đào Nhật Minh

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Đặt hàng chấp thuận

Xử lý ĐĐH 1.0

Xuất kho hàng hóa 2.1

ĐH được chấp thuận

Giao hàng 2.2

Xuất kho

Tới xử lý lập hóa đơn 3.0

Giao hàng

Xuất hàng

Xác nhận giao hàng

Khách hàng

TS. Đào Nhật Minh

Giao hàng DFD cấp 2 Xuất kho giao hàng

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho sự vận động hàng hoá, quá trình CCDV cho KH đã được xét duyệt.

Dòng thông tin tạo ra từ hoạt động này sẽ thể hiện nội dung thực tế đã thực hiện xuất kho, giao hàng hoặc nghiệm thu cho KH, đảm bảo theo dõi, phản ánh được tình hình thực tế của hoạt động

TS. Đào Nhật Minh

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Xử lý ĐĐH 1.0

Đối chiếu xác nhận 3.1

Khách hàng

ĐH chấp thuận

Xuất kho/ cung cấp hàng 2.0

Xuất kho & gửi hàng

B.Hàng hoàn thành ( Hoá đơn)

Lập hóa đơn bán hàng 3.2

Theo dõi nợ 3.3

HT kế toán tổng hợp/HT tiền lương

BH BH hoàn thành

Sổ kế toán

TS. Đào Nhật Minh

DFD cấp 2 Lập hóa đơn theo dõi công nợ

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng và dòng thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực hiện thực tế từ hoạt động CC hàng hoá, dịch vụ chuyển đến

TS. Đào Nhật Minh

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Phương pháp lập hoá đơn, theo dõi nợ: + Các hệ thống lập hoá đơn: • Lập sau (Post – billing): Chỉ lập hoá đơn khi nhận đầy đủ các chứng từ chứng minh hàng đã xuất. • Lập trước (Pre – billing): Lập hoá đơn sau khi lệnh bán hàng được chấp nhận. + Các hệ thống theo dõi nợ: • Theo dõi chi tiết từng hoá đơn (open – invoice method): Tất cả các sự kiện làm tăng, giảm nợ đều chi tiết từng chứng từ.

• Theo dõi theo số dư (Balance – forward method): Chỉ có theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối tượng phải thu.

TS. Đào Nhật Minh

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Nợ phải thu KH

Khách hàng

Thông tin thanh toán

Ngân hàng

Thanh toán

Xác nhận nợ 4.1

Tình trạng nợ

Lập chứng từ 4.2

Xác nhận thu tiền 4.3

Thanh toán

Sổ kế toán

TS. Đào Nhật Minh

Ghi nhận nội dung 4.4

DFD cấp 2 thu tiền

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Căn cứ vào ND hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để thực hiện hoạt động thu tiền của KH. Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, CCDV đã thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của KH

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình DT

Mỗi hoạt động trong chu trình DT khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển tới các hoạt động khác có liên quan. Dòng dữ liệu này có thể thu thập bằng các chứng từ hoặc lưu trữ trên các tập tin dữ liệu trong MT máy tính. Do đó việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở ND các hoạt động, dòng DL từng hoạt động, phương thức xử lý từng hoạt động, chức năng các bộ phận tham gia.

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình DT

Hoạt động đặt hàng Tạo ra dòng DL về hoạt động bán hàng cho phép thực hiện theo khả năng hiện có của DN nhằm đáp ứng yêu cầu KH. Nội dung thu thập và lưu trữ cho hoạt động nhận ĐH gồm: - Nội dung HH – DV theo yêu cầu của KH - Thông tin về KH - Đối tượng xét duyệt hoạt động BH được thực hiện

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình DT

Hoạt động đặt hàng

Nội dung hoạt động được thu thập thông qua các chứng từ và tệp tin sau:

- ĐĐH được xét duyệt: sử dụng đơn hàng của KH để xác nhận và xét duyệt cho phép đơn hàng được thực hiện

- Lệnh bán hàng: lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện ND hàng hoá, dịch vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của KH. Chứng từ này thông thường được sử dụng trong nội bộ DN, tên gọi chứng từ có thể thay đổi tuỳ theo đối tượng nhận thông tin để thực hiện mệnh lệnh: lệnh SX, lệnh Xuất kho…

- Hợp Đồng bán hàng: đây là chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động BH

- Các chứng từ khác như PXK, phiếu giao hàng, HĐBH….

Dữ liệu lưu trữ:

- DL khách hàng (mã KH, tên, địa chỉ, MST, thời hạn nợ…)

- DL hàng hoá (mã HH, tên HH, số lượng tồn, ĐVT…)

- DL đặt hàng đã xử lý (số đơn hàng, ngày, KH, mặt hàng, đơn giá…)

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình DT

Khách hàng

Phòng kinh doanh

ĐĐH

Lưu đồ minh hoạ Xử lý đơn đặt hàng bằng thủ công -Báo cáo nợ của KH - Báo cáo tồn kho

ĐĐH đã Xử lý Xét duyệt Bán hàng 1.1, 1.2, 1.3

Phiếu giao hàng

Lệnh XK

Hợp đồng Bán hàng

TS. Đào Nhật Minh

Khách hàng Kho hàng BP giao hàng Kế toán Lập hoá đơn

Tổ chức kế toán trong chu trình DT

 Hoạt động cung cấp HH – DV

Hoạt động này sẽ xác nhận HH – DV đã cung cấp hoặc hoàn thành chuyển giao cho KH qua chứng từ hoặc tập tin lưu trữ DL

Chứng từ:

- PXK: xác nhận ND hàng hoá thực tế xuất kho

- Phiếu giao hàng: xác nhận ND hàng hoá thực tế đã giao cho KH hoặc đơn vị vận chuyển để giao cho KH

- BB nghiệm thu DV hoàn thành: xác nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoàn thành cho KH

DL lưu trữ:

- Xuất kho ( số phiếu xuất, ngày xuất, mặt hàng, giá xuất, người xuất, người nhận, số đơn hàng)

TS. Đào Nhật Minh

- Giao hàng (số phiếu giao, ngày giao, mặt hàng, số đơn hàng, người giao, người nhận, số lượng, địa điểm, số phiếu xuất)

Tổ chức kế toán trong chu trình DT

Kho hàng

BP giao hàng

Lưu đồ minh hoạ xuất kho giao hàng bằng thủ công

Phòng KD Phòng KD

Phiếu xuất

Phiếu Giao hàng Lệnh Xuất kho

Xác nhận Giao hàng Xác nhận Xuất kho

Phiếu xuất Phiếu giao hàng Phiếu xuất Lệnh XK

TS. Đào Nhật Minh

Khách hàng Kế toán

Tổ chức kế toán trong chu trình DT

Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình BH Hoạt động này xác nhận nội dung hoạt động BH hợp lệ và thực tế giữa DN với KH Chứng từ: - Các HĐBH – DV, các bảng kê BH có xác nhận nghiệp vụ cung cấp HH –DV đã cho phép và thực tế thực hiện - Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ thanh toán của KH DL lưu trữ:

- HĐBH (số hoá đơn, ngày, KH, mặt hàng, số lượng, giá bán, thuế suất, giá trị…)

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình DT Lưu đồ minh hoạ nghiệp vụ bán hàng thủ công

KT phải thu KT Bán hàng

KT kho

PKD BP giao hàng A PXK

PXK Hợp Đồng bán hàng HĐ bán hàng

Ghi sổ chi Tiết HTK

Ghi sổ chi Tiết nợ phải thu Đối chiếu Lập HĐ Ghi NK bán hàng KH

PXK

HĐBH

Hợp đồng BH

Sổ chi tiết HTK HĐBH

Sổ chi tiết Nợ phải thu

N N A

TS. Đào Nhật Minh

A PXK NK bán hàng

Tổ chức kế toán trong chu trình DT

Hoạt động thu tiền Phản ánh ND thực tế thực hiện quá trình thanh toán của KH đối với các HH – DV đã được cung cấp. Chứng từ: -Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ của KH -Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng DL lưu trữ:

- DL thanh toán (số CT, ngày, KH, số tiền, HĐ thanh toán, TK nợ, TK có…)

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình DT

KT nợ phải thu KT tiền Thủ quỹ

Phiếu thu

KH Bảng đối Chiếu nợ Sổ chi tiết Nợ phải thu

Lập Phiếu thu 4.2 Bảng đối Chiếu nợ

Tiền

Xác nhận Nợ 4.1

Phiếu thu

Bảng đối Chiếu nợ

Xác nhận Thu tiền 4.3

Lưu đồ minh hoạ nghiệp vụ thu tiền thủ công

Ghi nhật Ký 4.4 (a)

Tiền

Ghi giảm Nợ 4.4 (b)

Sổ chi Tiết nợ Phiếu thu Phiếu thu PT

TS. Đào Nhật Minh

A NK thu Tiền A N Bảng đối Chiếu nợ

Chu trình doanh thu

 Báo cáo của chu trình doanh thu Hoạt động: + Tổng hợp nghiệp vụ của từng hoạt động trong chu trình: các bảng kê đơn hàng, bán hàng, xuất kho, giao hàng, thu tiền... + Phân tích các hoạt động theo đối tượng/ nguồn lực liên quan: báo cáo các hoạt động theo khách hàng, nhân viên, hàng hoá... Các đối tượng/ nguồn lực: + Danh sách các đối tượng/ nguồn lực sử dụng: Các bảng kê hàng hoá, khách hàng, nhân viên BH... + Báo cáo tình trạng các đối tượng/ nguồn lực: Báo cáo tình hình hàng tồn kho, dư nợ khách hàng, phân tích tuổi nợ....

TS. Đào Nhật Minh

Chu trình chi phí

Chu trình chi phí hay còn gọi là chu trình chi tiêu là chu trình liên quan tới các hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán. Nó bao gồm một chuỗi các hoạt động chính là: Nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng với người cung cấp, nhận và bảo quản hàng mua, ghi nhận công nợ phải trả, thanh toán cho người bán về hàng mua

TS. Đào Nhật Minh

Chu trình chi phí

Chu trình chi phí giao tiếp với đối tượng bên ngoài là các bộ phận chức năng hoặc các hệ thống liên quan sau:

- Hệ thống kiểm soát HTK, chu trình doanh thu, chu trình SX và các bộ phận khác trong DN xác định các yêu cầu bổ sung hàng và nhận các hàng yêu cầu khi mua về. Vì vậy, các nơi này giao tiếp với chu trình chi phí thông qua các thông tin yêu cầu về hàng hoá, NVL hoặc các tài sản liên quan khác và thông tin về việc nhận hàng mua về

- Người cung cấp nhận các yêu cầu mua hàng từ DN, cung cấp hàng theo đặt hàng và nhận tiền thanh toán. Do vậy, người cung cấp và chu trình chi phí giao tiếp nhau qua thông tin đặt hàng và thanh toán tiền

- Hệ thống sổ cái và lập báo cáo nhận các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán từ chu trình chi phí, ghi chép xử lý chúng

TS. Đào Nhật Minh

Chu trình chi phí

Chu trình doanh thu

Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình chi phí

Nhận hàng

Nhà cung cấp

Bán hàng hoàn thành

Nhận hàng

Hàng hoá hoặc DV

Yêu cầu mua hàng

Quản lý HTK

Đặt mua hàng

Yêu cầu mua hàng

Chu trình chi phí

Thanh toán tiền

Yêu

HT sổ Cái và báo cáo

Nhận Nhận hàng Cầu

hàng

Các bộ phận khác

Mua

Chu trình sản xuất

Hàng Mua hàng

TS. Đào Nhật Minh

Và thanh toán

Yêu Cầu Mua hàng

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Kiểm soát HTK

Các BP khác

Chu trình SX Yêu cầu mua hàng Đặt hàng Đặt hàng

Yêu cầu mua hàng

Đặt hàng 1.0 DFD cấp 1 của chu trình chi phí Đặt hàng Nhà cung cấp

Chu trình DT Đặt hàng

Thông tin nhập kho

Hàng và thông tin nhập kho

Kho hàng

Hàng & thông tin giao hàng

Nhận hàng và bảo quản 2.0

Đặt hàng HT Sổ Cái, báo cáo

Mua hàng & công nợ Thông tin bán hàng hoàn thành & hoá đơn

Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ 3.0 Thanh toán Đề nghị thanh toán

TS. Đào Nhật Minh

Thanh toán

Thanh toán 4.0

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Chu trình SX

HTK

Bp yêu cầu

Yêu cầu mua hàng

Đặt hàng

Chu trình DT Đặt Yêu hàng cầu mua hàng

Kiểm soát HTK

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng Đặt hàng

Nhận yêu cầu 1.1

Đặt hàng

Yêu cầu được kiểm tra

Tìm kiếm người bán và đặt hàng 1.2

Người bán

Đặt hàng

Tới xử lý chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ 3.0

Dữ liệu ĐĐH

Đặt hàng

Tới xử lý nhận hàng 2.0

Nhà cung cấp

TS. Đào Nhật Minh

DFD cấp 2 Xử lý đặt hàng

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Đặt hàng chưa hoàn thành

Xử lý đặt hàng 1.0

HTK

Đặt hàng

Chấp nhận giao hàng 2.1 Hàng & thông tin giao hàng

Nhà cung cấp

Người bán

Hàng và giao hàng

Đếm, kiểm tra hàng 2.2

Hàng và nhập kho

Kho hàng

Thông tin nhận hàng

Nhập kho

DFD cấp 2 Xử lý nhận và bảo quản hàng

Tới xử lý chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ 3.0 TS. Đào Nhật Minh

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Xử lý đặt hàng 1.0

Đặt hàng

Xử lý nhận hàng 2.0

Đặt hàng

Nhận hàng

Chấp nhận hóa đơn (kế toán phải trả) 3.1

Nhận hàng/ nhập kho

DFD cấp 2 Xử lý chấp nhận HĐ và theo dõi công nợ

Hệ thống sổ Cái và báo cáo

Nhà cung cấp

Thông tin mua hàng – hoá đơn

HĐ được chấp nhận

Phải trả người bán

DL mua hàng và công nợ

Xử lý thanh toán 4.0

Ghi nhận phải trả 3.2

TS. Đào Nhật Minh

Thanh toán tiền Phải trả người bán

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Nhà cung cấp

Xử lý theo dõi công nợ 3.0

Thông báo đòi nợ Phải trả & mua hàng hoàn thành

Thanh toán

Lập chứng từ, xét duyệt thanh toán 4.1

Phải trả người bán Ngân hàng

Thanh toán

Hệ thống sổ Cái và lập báo cáo Phải trả đến hạn thanh toán

DL thanh toán

Thanh toán 4.2 DFD cấp 2 Xử lý thanh toán tiền

Thanh toán Thanh toán/ tiền

TS. Đào Nhật Minh

Thông tin Thanh toán Xử lý theo dõi công nợ 3.0 (ghi nhận giảm nợ phải trả)

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh cũng đồng thời là quá trình luân chuyển dữ liệu hay thông tin giữa các bộ phận chức năng liên quan về HĐKD này.

Chứng từ là công cụ để thu thập và luân chuyển DL, thông tin. Do đó, việc tổ chức luân chuyển chứng từ là dựa vào dòng thông tin luân chuyển như trình bày trong sơ đồ dòng dữ liệu. Vì thế nên luân chuyển chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu Kiểm soát, yêu cầu thông tin thông tin của người sử dụng. Trong môi trường xử lý máy, ngoài chứng từ người sử dụng có thể nhận và luân chuyển thông tin bằng cách truy cập dữ liệu trong CSDL

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

 Hoạt động đặt hàng luôn bắt đầu từ các yêu cầu mua hàng và tạo ra đặt hàng gửi người bán. Hoạt động này cần thu thập các dữ liệu về nhu cầu bổ sung hàng hay dịch vụ và xử lý tạo ra các đặt hàng gửi người bán. Các dữ liệu và thông tin này có thể được thu thập và truyền thông bằng chứng từ hoặc các tập tin điện tử trong môi trường tin học hoá. Các dữ liệu thu thập được lưu trữ trong các tập tin ở môi trường xử lý máy hoặc sổ kế toán trong môi trường xử lý thủ công

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Chứng từ: -Yêu cầu mua hàng: đây là chứng từ xác định yêu cầu mua hàng do các bộ phận có nhu cầu lập và gửi cho BP mua hàng. Chứng từ này phản ánh các thông tin cơ bản như yêu cầu cụ thể về tên hàng, hàng, chủng loại hàng, số lượng hàng, chất lượng hàng. Chứng từ này cần có sự ký duyệt của trưởng bộ phận yêu cầu để đảm bảo việc chịu trách nhiệm với yêu cầu của bộ phận. Chứng từ này có thể có nhiều tên khác nhau: “yêu cầu mua hàng”, “đề nghị bổ sung hàng”, “đề xuất mua hàng”….

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

- Đặt hàng mua: là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp với người bán. Chứng từ này do BPMH lập sau khi tiến hành các thủ tục tìm kiếm, xét duyệt người bán phù hợp. Nội dung trên chứng từ bao gồm tất cả các yêu cầu của DN với người bán như: yêu cầu mặt hàng, số lượng hàng, giao hàng và thanh toán tiền.

Đặt hàng mua được lập nhiều liên. Sau khi nhận

được trả lời chấp thuận đặt hàng của người bán, đặt hàng mua được chấp thuận sẽ được gửi để thông báo cho các bộ phận liên quan

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

- Hợp đồng mua bán: thông thường khi người bán chấp nhận đặt hàng mua từ KH, hai bên tiến hành lập Hợp đồng mua bán và Hợp đồng mua bán được ký kết này sẽ là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa 2 bên DL lưu trữ: -Thông tin đặt hàng (mã người bán, mã hàng, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều khoản thanh toán…)

- Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, SD hiện hành..) - Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số lượng tồn…)

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Bộ phận mua hàng

Nơi yêu cầu

Lưu đồ xử lý đặt hàng thủ công

-Báo cáo HTK - Kế hoạch SX - Ngân sách phòng ban - Thông tin người bán Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng -Xét duyệt, tổng hợp yêu cầu mua hàng -Tìm kiếm người bán - Lập đặt hàng – ký duyệt

Đặt hàng mua Nơi yêu cầu

TS. Đào Nhật Minh

KT phải trả Người bán Nhận hàng

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Hoạt động nhận hàng Dựa trên dữ liệu liên quan đến đặt hàng và giao hàng của người bán, xử lý nhận hàng tạo thông tin nhận hàng và thông báo cho các nơi liên quan về hoạt động nhận hàng

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Chứng từ: - PNK hoặc các báo cáo nhận hàng: chứng từ này do bộ phận nhận hàng lập để ghi nhận các thông tin nhận hàng thực tế như số lượng, chất lượng hàng cũng như thời gian, địa điểm nhận hàng. Chứng từ này cần có chữ ký của người nhận hàng và thủ kho nếu hàng chuyển cho kho Trường hợp hàng không nhập kho mà chuyển giao trực tiếp cho BP sử dụng thì có thể thay thế bằng “Biên bản nhận hàng” hoặc chứng từ tương đương với ký nhận của bộ phận nhận hàng và BP sử dụng. Các chứng từ này được lập nhiều liên để thông báo cho các bộ phận liên quan về thông tin nhận hàng Trường hợp không chấp nhận hàng do người bán giao, bộ phận nhận hàng lập biên bản kiểm tra và từ chối chấp nhận hàng. Một liên của chứng từ này cần gửi cho người bán kèm cùng hàng hoá không được chấp nhận, các liên khác luân chuyển trong nội bộ đơn vị để thông báo cho các bộ phận liên quan như BPMH và KT phải trả. Chứng này có thể có nhiều tên gọi khác nhau như “Biên bản từ chối hàng”…

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

- Phiếu giao hàng hay đóng gói hàng: đây là chứng từ do người bán hoặc đơn vị vận tải phát hành. Nó chứa đựng các thông tin cơ bản về hàng được đóng gói và giao cho khách hàng gồm: mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói và vận chuyển, thời gian, địa điểm giao hàng. DL lưu trữ:

Ngoài các thông tin liên quan là đặt hàng, người bán và

HTK như trình bày trong hoạt động đặt hàng, xử lý nhận hàng còn thu thập những thông tin nghiệp vụ nhận hàng

- Thông tin nhận hàng (số PNK/ phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng hàng, mã người bán, số đặt hàng…)

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

BP nhận hàng

Kho hàng/ bảo quản hàng

NCC BPMH A

Đặt hàng PNK Phiếu gởi hàng

Lưu đồ xử lý nhận hàng thủ công

Đối chiếu đặt hàng, Đếm, kiểm tra

Hồ sơ Phiếu đặt hàng Đếm, Kiểm hàng Ký phiếu B

Đặt hàng (được kiểm Tra)

Phiếu gởi hàng

PNK được ký

A N Lập PNK

Đặt hàng (được kiểm Tra)

PNK

KT vật tư KT phải Trả

TS. Đào Nhật Minh

Phiếu gởi hàng

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Hoạt động chấp nhận hoá đơn và theo dõi công nợ Hoạt động mua hàng đã hoàn thành sau khi DN nhận được hàng. Khi người bán chuyển giao HĐ, KT phải trả tiến hành kiểm tra, đối chiếu, chấp nhận HĐ, ghi sổ theo dõi công nợ phải trả người bán. Đến hạn thanh toán, kế toán lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ thanh toán tiền cho người bán

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Theo dõi chi tiết công nợ phải trả là một vấn đề quan trọng trong tổ chức xử lý kế toán chu trình chi phí. Hiện nay, có 3 hình thức tổ chức theo dõi chi tiết phải trả phổ biến: - Hệ thống sử dụng sổ chi tiết người bán: theo dõi chi tiết theo từng người bán - Hệ thống sử dụng voucher - Hệ thống chứng từ thanh toán: để theo dõi thanh toán theo từng hoá đơn - Hệ thống kết hợp vừa sử dụng voucher vừa sử dụng sổ chi tiết người bán

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

1.Hệ thống sử dụng sổ chi tiết người bán Đây là hệ thống chỉ sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán để ghi chép theo dõi chi tiết công nợ thanh toán theo từng người bán. Căn cứ theo HĐ mua hàng đã được chấp thuận, KT phải trả ghi chép số tiền phải trả theo từng người bán trên sổ chi tiết và lưu HĐ vào hồ sơ HĐ chưa thanh toán. Khi thanh toán cho HĐ nào, HĐ đã được thanh toán sẽ được chuyển sang lưu trữ trong hồ sơ HĐ đã được thanh toán. Hệ thống này có thể áp dụng để theo dõi công nợ cho những thoả thuận thanh toán theo tổng số dư hoặc theo từng hoá đơn

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

• Ưu điểm: giúp KT xác định rõ ràng và dễ dàng số dư nợ hiện hành của từng người bán, cũng như toàn bộ quá trình công nợ và thanh toán công nợ với người bán • Nhược điểm: khó khăn khi theo dõi chính xác kỳ hạn thanh toán cũng như thanh toán kịp thời để hưởng ưu đãi. Do đó việc xác định số tiền cũng như thời hạn thanh toán để lập kế hoạch dự trữ tiền thanh toán cũng khó khăn hơn

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

2. Hệ thống sử dụng voucher - Hệ thống chứng từ thanh toán Hệ thống voucher là hình thức theo dõi công nợ theo nguyên tắc là phân loại công nợ theo từng thời hạn thanh toán.

Dựa vào hoá đơn được chấp nhận thanh toán, KT phải trả lập ngay kế hoạch thanh toán trên tờ “chứng từ thanh toán voucher”. Về nguyên tắc một “chứng từ thanh toán” được lập cho một hay nhiều hoá đơn có cùng ngày dự định thanh toán và kế hoạch này phải được xét duyệt cụ thể. Sau đó, chứng từ thanh toán này được ghi chép vào sổ theo dõi “Sổ đăng ký chứng từ thanh toán”. Các “chứng từ thanh toán” và các chứng từ liên quan trực tiếp (HĐ mua hàng cùng các chứng từ liên quan) được lưu trữ trong hồ sơ chứng từ thanh toán chưa thanh toán theo ngày dự định thanh toán. Tới ngày cần thanh toán, toàn bộ hồ sơ thanh toán bao gồm “chứng từ thanh toán và các chứng từ liên quan “ sẽ được chuyển làm các thủ tục thanh toán cụ thể. Sau khi bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán, toàn bộ hồ sơ thanh toán được chuyển trả lại KT thanh toán, và các chứng từ thanh toán cùng chứng từ gốc liên quan được lưu trữ trong hồ sơ chứng từ thanh toán đã thanh toán

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

• Ưu điểm: - Đánh giá kiểm soát chi tiêu tốt vì nó lập kế hoạch thanh toán rõ ràng ngay khi nhận HĐ mua hàng và do đó dễ dàng cung cấp thông tin cho bộ phận tài vụ chuẩn bị tiền thanh toán. - Giúp KT phải trả dễ dàng, không bị sai sót, nhầm lẫn khi chuyển hồ sơ thanh toán kịp ngày theo kế hoạch thanh toán  Nhược điểm: - Khó khăn khi xác định thông tin công nợ hiện hành của người bán cũng như quá trình thanh toán theo từng người bán

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Hình thức Hệ thống sử dụng voucher phù hợp với đặc điểm thanh toán theo từng hoá đơn, nhất là các trường hợp có chính sách thanh toán rõ ràng theo từng hoá đơn như: chiết khấu thanh toán, phạt thanh toán trả chậm

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

3. Hệ thống kết hợp sổ chi tiết phải trả và Voucher

Hai hệ thống trên đều có ưu nhược điểm. Vì lý do đó, người ta thường tổ chức kết hợp cả 2 hệ thống để đạt các ưu điểm của cả 2 hệ thống voucher và sổ chi tiết phải trả.

Tuy nhiên để thực hiện hình thức kết hợp này KT phải trả phải thực hiện một khối lượng công việc khá lớn nên hình thức kết hợp này rất thích hợp trong môi trường xử lý máy.

Các PMKT hiện nay đều giúp KT phải trả dễ dàng phân loại và theo dõi công nợ theo cả ngày dự định thanh toán và theo từng người bán. Từ đó, giúp KT phải trả dễ dàng truy xuất thông tin trên bảng kê hoá đơn cần thanh toán theo kế hoạch thanh toán và do đó không sợ nhầm lẫn hay thanh toán không kịp kế hoạch ban đầu.

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Chứng từ: - HĐ mua hàng: do người bán phát hành ghi nhận toàn bộ thông tin liên quan tới việc bán hàng như: người mua hàng, mặt hàng bán, số lượng, giá cả hàng bán, vận chuyển và các điều khoản thanh toán liên quan - Chứng từ thanh toán: là chứng từ được sử dụng trong trường hợp DN sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán theo dõi công nợ

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

DL lưu trữ: Hoạt động chấp thuận HĐ và theo dõi công nợ cần lưu trữ thông tin về HĐ mua hàng - DL hoá đơn mua hàng (số hoá đơn, số đặt hàng, mã mặt hàng, số lượng, đơn giá, mã người bán…)

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Kế toán phải trả

Kho hàng

PNK

Đặt hàng

BP mua hàng Người bán

HĐ mua hàng

Lưu tạm thời

Kiểm tra, Đối chiếu Ghi sổ Lưu đồ xử lý chấp thuận hoá đơn theo dõi công nợ bằng tay – không sử dụng hệ thống voucher

Sổ chi tiết Phải trả

HĐ mua hàng

PNK

Đặt hàng

Chuyển bộ phận tài vụ khi tới hạn thanh toán

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Kế toán phải trả

Người bán BP mua hàng Kho hàng

PNK

HĐ mua hàng Lưu đồ xử lý chấp thuận hoá đơn theo dõi công nợ bằng tay – hệ thống voucher Đặt hàng

Lưu tạm thời

Kiểm tra, Đối chiếu Lập voucher Chuyển KTT ký duyệt

HĐ mua hàng

PNK Voucher

Đặt hàng

Chuyển bộ phận tài vụ khi tới hạn thanh toán

TS. Đào Nhật Minh

D HĐ mua hàng PNK Đặt hàng voucher voucher Tài vụ hoặc KS chi tiêu

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Hoạt động thanh toán công nợ Hoạt động thanh toán bắt đầu khi KT phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạn thanh toán, KT thanh toán tiến hành lập chứng từ đề nghị thanh toán và chuyển xét duyệt hồ sơ thanh toán. Hoạt động thanh toán chấm dứt sau khi thủ quỹ chuyển tiền thanh toán và các dữ liệu thanh toán được cập nhật.

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

Chứng từ: - Phiếu chi: ghi nhận những thông tin thực tế chi tiền mặt khỏi quỹ DN. Các thông tin cơ bản ghi nhận trên PC gồm người nhận tiền, nội dung chi tiền, số tiền thực tế chi. Chứng từ này do KT thanh toán lập như uỷ quyền cho thủ quỹ chi tiền và khi thủ quỹ thực chi tiền thì người nhận và thủ quỹ cùng ký nhận vào PC. Lúc này PC trở thành chứng từ thực hiện chi tiền. - Chứng từ thanh toán: đây là chứng từ lập kế hoạch thanh toán cho một hoặc nhiều HĐ dự định thanh toán cùng một thời điểm. Dựa vào kế hoạch thanh toán đã được duyệt trên tờ chứng từ thanh toán, thủ quỹ lập các thủ thục thanh toán tiền thực sự như PC, SEC thanh toán.

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

-SEC thanh toán là chứng từ có giá trị như tiền, làm căn cứ chuyển gửi từ TK người trả tiền sang TK người nhận tiền. Nó được dùng cho các trường hợp thanh toán qua ngân hàng. SEC thanh toán bao gồm: thông tin chi tiết TK, thông tin chi tiết người trả tiền, người nhận tiền, ND thanh toán và số tiền thanh toán. Để đảm bảo giá trị pháp lý,một tờ SEC luôn cần chữ ký chủ TK và KTT (nếu DN phát hành)

DL lưu trữ:

- Hoạt động thanh toán tiền (số CT thanh toán, số đặt hàng, HĐ, tên người bán, số tiền…)

TS. Đào Nhật Minh

Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

KT tiền KT phải trả Thủ quỹ

Từ KT phải trả Xét duyệt Thanh toán Xét duyệt Thanh toán

Đặt hàng PNK HĐ mua hàng A Lưu đồ xử lý thanh toán tiền thủ công Kiểm tra Lập PC PC được Xét duyệt

Đặt hàng PNK HĐ mua hàng

PC PC A Chi tiền Ghi sổ quỹ

Sổ quỹ

Chuyển duyệt thanh toán

Đối chiếu Ghi sổ B

TS. Đào Nhật Minh

PC được Xét duyệt Sổ NK chi tiền Đặt hàng PNK HĐ mua hàng PC A Đối chiếu Ghi sổ Sổ chi Tiết phải Trả

Chu trình chi phí

 Báo cáo của chu trình chi phí Hoạt động: + Tổng hợp các nghiệp vụ của từng hoạt động trong chu trình: Các bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, thanh toán.... + Phân tích các hoạt động theo đối tượng/ nguồn lực liên quan: Báo cáo các hoạt động theo nhà cung cấp, nhân viên, hàng hoá.... Các đối tượng/ nguồn lực: + Danh sách các đối tượng/ nguồn lực sử dụng: Các bảng kê hàng hoá, nhà cung cấp... + Báo cáo tình trạng các đối tượng/ nguồn lực: Báo cáo tình hình tồn kho, dư nợ nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ.....

TS. Đào Nhật Minh