Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Chương 1. kế toán một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Mục tiêu Hiểu vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp Nhược điểm hệ thống KT truyền thống và yêu cầu ứng dụng CNTT vào HTTTKT Nguyên tắc tổ chức HTTTKT

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

Chương 1. kế toán một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

I. Vai trò HTTT KT trong DN II. Hệ thống kế toán truyền thống và nhược

điểm

III. Sự kết hợp của công nghệ thông tin trong hệ

thống kế toán

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

Chương 1. kế toán một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

I. Vai trò HTTT KT trong DN

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

1. Khái niệm HTTT 2. Các lọai HTTT trong DN 3. Vai trò của HTTT KT trong DN

I.1.Khái niệm Hệ thống thông tin

KN: Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để tạo thông tin hưũ ích cho người sử dụng liên quan

Dữ liệu

Thông tin

Ng.Sử dụng

Xử lý thông tin

Thông tin: DL được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng

Ví dụ. Hoạt động xuất kho 100 Sp là thông tin với thủ kho và kế toán vật tư. Là dữ liệu với giám đốc (cần biết tổng vật tư nhập, xuất, tồn

Dữ liệu: là những sự kiện, con số, hình ảnh…chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng

Với người này là dữ liệu, với người khác là thông tin

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

I.1.Khái niệm Hệ thống thông tin

Dữ liệu

Thông tin

Ng.Sử dụng

Xử lý thông tin

Xử lý thông tin là quá trình:

Ví dụ. Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế toán, ghi sổ chi tiết vật tư, tổng hợp baó cáo xuất vật tư, chuyển báo cáo cho giám đốc .

Thu thập D.liệu Phân loại D.liệu Tổng hợp D.liệu Lưu trữ D.liệu/thông tin Truyền thông tin

Thủ kho

Xuất hàng A

Kế toán

Xuất hàng A

Giám đốc

Thông tin gì luân chuyển:

Dòng thông tin Từ đâu tới đâu:

Quá trình xử lý thông tin tạo dòng thông tin: Thông tin gì luân chuyển? Theo hướng nào?

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

I.1.Khái niệm HTTT Các đặc tính của HT

thông tin

1. Mục tiêu: Thông tin gì, cung cấp cho ai?

Phạm vi hệ thống

2. Đầu vào (nguyên liệu): dữ liệu liên quan phù hợp

3. Qui trình xử lý

4. Các thiết bị xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền thông) thông tin. Lưu ý: Các thiết bị ở đây có thể là hệ thống máy tính điện tử, hệ thống truyền thông, hoặc có thể chỉ là sổ sách giấy tờ bằng tay.

5. Con người tham gia xử lý thông tin

6.Môi trường hệ thống : bên ngoài hệ thống và thường có ảnh hưởng tác động tới hệ thống

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

I.2. Các HT thông tin trong DN

Phụ trách sản xuất

Phụ trách kinh doanh

HT TT thị trường

HT TT SX

Sự kiện bán hàng

Thông tin: SL bán? Y/C chất lượng, chi phí ….

HT TT KT

Thông tin: SL bán? Giá bán Doanh thu? Quảng cáo Khuyến mãi …

Thông tin: Lợi nhuận Đầu tư ….

Phụ trách DN Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

ESS: Executive Support Systems- HT hỗ trợ điều hành MIS: Management Information Systems-HT thông tin quản lý

DSS: Decision Support systems- HT hỗ trợ quyết định TPS: Transaction Processing Systems-HT xử lý nghiệp vụ

Cấp điều hành (cấp cao)

Kế hoạch hoạt động 5 năm

Dự báo ngân sách 5 năm Lập kế hoạch lợi nhuận

Lập kế hoạch nguồn nhân lực

ESS

Dự báo khuynh hướng bán hàng- 5 năm

Cấp độ quản lý (cấp trung)

MIS

Quản lý bán hàng

Kiển soát hàng tồn kho Lập kế hoạch sản xuất

Phân tích sự phân bố lao động Phân tích chi phí hợp đồng LĐ

Lập ngân sách hàng năm Kế hoạch Đầu tư vốn Phân tích lợi nhuận- giá cả Phân tích chi phí

DSS

Phân tích bán hàng

Cấp độ hoạt động

TPSï

KT tài chính Lập BC thuế  Kiểm toán v.v

Xử lýđ.hàng X.định giá bán Ngh.cứu TT, khuyến mãi

Sử dụng máy móc Sử dụng VL XN kho VL v.v

Thu, chi Chính sách thanh toán cụ thể v.v

Tuyển dụng Huấn luyện Chính sách lương, thưởng v.v

HT TT Sản xuất

HT TT tài chính

HT TT kế toán

HT TT b.hàng & T.trường

HT TT nhân lực 8

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

Hệ thống thông tin • Ngày nay trong điều kiện xử lý bằng máy các hệ

thống thông tin trong doanh nghiệp đã tích hợp với nhau chung trong một hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp, ví dụ hệ thống ERP (enterprise resource planning), nhằm giúp doanh nghiệp:

 Tự động hoá và tích hợp những qui trình

kinh doanh, sản xuất chính.

 Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm

vi doanh nghiệp

 Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

Ví dụ chức năng hệ thống thông tin ERP

Kêá toán tổng hợp

Khách hàng Lập HĐ Phải thu Thu tiền

Hoạt động sản xuất

Bổ sung theo Y.C

SX theo Y.C

Xử lý mua hàng

Xử lý bán hàng

Kiểm soát kho hàng

Tồn kho-Xuất kho

Tồn kho-Nhập kho

Đề xuất mua hàng

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

Thống ke â

Người bán HĐ mua Phải trả Trả tiền

II.HTTT KẾ TÓAN TRUYỀN THỐNG 1. QUI TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ

Sự kiện kinh tế

Chứng từ gốc

Phân tích nghiệp vụ ảnh hưởng tình hình tài chính thế nào?

Sổ nhật ký

Ghi chép để lưu trữ dữ liệu về đối tượng bị ảnh hưởng

Sổ tài khoản

Tổng hợp tạo thông tin truyền đạt tới người sử dụng

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

Báo cáo

II.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC, XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG HTKT TRUYỀN THỐNG

1. Dữ liệu:

 Tập trung các dữ liệu liên quan tình hình tài

chính

 Lưu trữ: trong các sổ kế toán riêng biệt theo từng

đối tượng kế tóan, trùng lắp dữ liệu

 Chia sẻ DL

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

II.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HTKT TRUYỀN THỐNG

2. Qui trình xử lý: bằng các hình thứ sổ phù

hợp

Thông tin

Sự kiện kinh tế

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

1? Chöùng töø 1? Ghi Nhaät kyù 1? Ghi soå TKù 1? Baùo caùo

Tổ chức DL trong HTKT truyền thống

DL A

Phần nội dung xử lý 1 (vật tư…) DL B

DL A

Người sử dụng

Phần nội dung xử lý 2 (kho…) DL C

DL B

DL C Phần nội dung xử lý 3 (tổng hợp…. )

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

DL D

II.3. NHƯỢC ĐIỂM CỦA HTTTKT TRUYỀN THỐNG

1. Dữ liệu lưu trữ trùng lắp -> Ghi chép

trùng lắp -> Thay đổi HT khó khăn, mất thời gian hơn

2. Dữ liệu lưu trữ phân tán -> Chia sẻ

thông tin, dữ liệu khó khăn

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

II.3. NHƯỢC ĐIỂM CỦA HTTTKT TRUYỀN THỐNG

3. Thông tin cung cấp  Thông tin tài chính  Mức độ chi tiết của thông tin  Thời gian cung cấp thông tin: chậm, không

phản ánh tức thời tình hình

 Khó lập các báo cáo linh họat theo nhiều

tiêu thức khác nhau -> Không đáp ứng được thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau

 Thông tin phải do người ghi chép dữ liệu lập

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

IIISự kết hợp của công nghệ thông tin trong HTKT

• Có 3 giai đọan trong quá trình kết hợp CNTT

vào HTTTKT

 Giai đọan1. những năm đầu 1960s, các DN ứng

dụng IT vào một số họat động tính tóan nhiều VD tiền lương, kế toán phải thu, phải trả ->hiệu quả

Hệ QTSCDL phân cấp và mạng ra đời.. Tuy nhiên

đặc trưng của nó là tính độc lập yếu giữa dữ liệu và chương trình xử lý

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

III.Sự kết hợp của công nghệ thông tin trong HTKT

 Giai đọan2. những năm 1970s-1980s, Phạm vi ứng dụng vào các ứng dụng KT mở rộng, cung cấp thêm một số thông tin

 Phạm vi ứng dụng vào KT mở rộng, cung cấp thêm một

số thông tin hữu ích ngòai thông tin truyền thống

 Ứùng dụng vào một số vùng xử lý khác marketing, SX

 Chi phí dầu tư vào CNTT lớn hơn hiệu quả mang lại

 Đòi hỏi có thiết kế mô hình KT và dữ liệu hiệu quả  Hệ QTCSDL quan hệ ra đời. Tính độc lập DL và

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

chương trình cao

IIISự kết hợp của công nghệ thông tin trong HTKT

 Giai đọan3. Bắt đầu cuối 1980s,

 Sử dụng phổ biến hệ quản trị CSDL quan hệ

 Nghiên cứu đưa ra khái niệm rõ ràng mô hình tổ chức kế

tóan

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

 Mạng máy tính được áp dụng phổ biến

IIISự kết hợp của công nghệ thông tin trong HTKT

• Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan

1. Xử lý bán thủ công: trợ giúp của các bảng tính

Excel

 Chứng từ giấy

 Có thể Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết

nhưng mức độ giới hạn

 Phù hợp DN nhỏ, nhu cầu chia sẻ dữ liệu giữa các

phần hành kế tóan không lớn

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

IIISự kết hợp của công nghệ thông tin trong HTKT

• Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan

2. Tự động xử lý kế tóan

 Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc

nhập DL để in ấn chứng từ

 Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết

 DL không chia sẻ với các bộ phận khác ngòai

phòng kế tóan

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

IIISự kết hợp của công nghệ thông tin trong HTKT

• Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan 3. Tự động họat động quản lý (ERP- Enterprise Resource Planning System)

 Sử dụng mạng máy tính xử lý

 Tích hợp các chức năng kế tóan, marketing, nguồn lực nhân sự , họat động kinh doanh, sản xuất và lập kế họach.

 Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ liệu - > Kt có thể chia sẻ DL với các phòng ban, bộ phận khác

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

IIISự kết hợp của công nghệ thông tin trong HTKT

• Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan 3. Tự động họat động quản lý (ERP- Enterprise Resource Planning System)

 Sử dụng mạng máy tính xử lý  Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ liệu - > Kt có thể chia sẻ DL với các phòng ban, bộ phận khác

 DL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau: các bộ phận, KT; Bằng hệ thống nhập liệu thông thường hay mạng EDI; chứng từ điện tử

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

III. HT thông tin kế toán xử lý bằng máy

Tạo các DL và được ghi ban đầu trên chứng từ

Sự kiện kinh tế

DL được lưu trữ trong các tập tin liên quan

Chứng từ gốc

Cơ sở dữ liệu

Người sử dụng lựa chọn hay tạo báo cáo về thông tin yêu cầu

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

Báo cáo

Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu

Chương trình ứng dụng 1

Hệ quản trị CSDL (DBMS) Cơ sở dữ liệu (Data base) Người sử dụng Chương trình ứng dụng 2

Chương 1. Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN

Chương trình ứng dụng 3

Chương 2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Mục tiêu 1. Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu kế

toán trong ứng dụng CNTT

2. Ảnh hưởng CNTT tới hệ thống kế

toán truyền thống

C2.HTTTKT và CNTT

Chương 2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Nội dung 1. Tổ chức dữ liệu và xử lý trong ứng

dụng CNTT

2. Ảnh hưởng CNTT tới hệ thống kế

toán truyền thống

C2.HTTTKT và CNTT

Tổ chức dữ liệu trong CSDL

 Cơ sở dữ liệu: Tất cả các DL được lưu trữ và được sữ dụng

bởi doanh nghiệp tạo thành CSDL của DN.

 Tay:

 Máy:

CSDL

Ký tự

Vùng DL

Mẩu tin

Tập tin

C2.HTTTKT và CNTT

 Tổ chức DL logic

Ví dụ tổ chức logic tập tin dữ liệu

Tập tin khách hàng

Mã KH

301 555

Tên KH Địa chỉ giới hạn Số bán chịu dư 1,000 400 6,000 2,000

ABC Co. Box 5 XYZ Co. Box 9

Giá trị dữ liệu

2 maåu tin

C2.HTTTKT và CNTT

Vùng dữ liệu

So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy • Ví dụ: 2/1 ký hợp đồng số 01 bán chịu cho khách hàng A 300 Sl hàng hóa CC, số tiền 10 triệu đồng. Ngày 4/1 thực hiện hợp đồng, đơn vị đã phát hành hóa đơn 35

• Tay

H.Đồng

H oá đơn

Phaûi thu khaùch haøng

Tieàn

Thöïc hieän

Ghi chép

10.000.000

HÑ 35

Soå nhaät kyù baùn haøng

Ghi chép

Theo doõi hôïp ñoàng

HÑ

Tieàn

Thöïc hieän

10.000.000

HÑ 35

Ghi chép

Soå caùi TK 131

C2.HTTTKT và CNTT

Bán hàng Kế toán

So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy

Xem

H.Đồng

Nhập liệu

KHAÙCH HAØNG

Dö

HÔÏP ÑOÀNG

TIEÀN

HÑ

HAØNG HOÙA

BAÙN HAØNG

HÑ

H.ÑÔN

SOÅ CAÙI

SOÁ DÖ

131

Nhập liệu

Bán hàng Máy

H oá đơn

C2.HTTTKT và CNTT

Kế toán

So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy

• Máy

• Tay

 Ghi chép dữ liệu nhiều  Ghi chép một lần

lần

 Lưu trữ trùng lắp, Có thể dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu

 Lưu trữ không trùng lắp, không dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu

 Không chia sẻ dữ liệu  Chia sẻ dữ liệu

Khác nhau cơ bản là do phương pháp tổ chức

C2.HTTTKT và CNTT

các tập tin trong cơ sở dữ liệu

.Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu

Chương trình ứng dụng 1

Hệ quản trị CSDL (DBMS) Cơ sở dữ liệu (Data base) Người sử dụng Chương trình ứng dụng 2

C2.HTTTKT và CNTT

Chương trình ứng dụng 3

Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu

 Hệ quản trị CSDL: là một phần mềm quản lý DL.

Chức năng:  Tổ chức dữ liệu: Định nghĩa DL; Tạo cấu trúc DL;  Quản trị dữ liệu:

Thay đổi dữ liệu (cập nhật, thêm, bỏ mẫu tin; Thay

đổi cấu trúc DL)

Truy vấn dữ liệu, tạo thông tin, báo cáo theo yêu

cầu người sử dụng

 Cấu trúc phân cấp hình cây  Cấu trúc mạng  Cấu trúc quan hệ

C2.HTTTKT và CNTT

 Có nhiểu kiểu cấu trúc CSDL (mô hình DL)

Ví dụ cách tổ chức dữ liệu theo cấu trúc quan hệ- mô hình liên kết thực thể

Nguồn lực

Sự kiện

Đối tượng tham gia

Người bán

Hàng tồn kho

Bán hàng

Khách hàng

Tiền

Thu tiền

Thủ quỹ

Mô hình bao gồm 2 nội dung:

C2.HTTTKT và CNTT

Thực thể, tập thực thể trong CSDL Mối quan hệ giữa các thực thể (tập thực thể) trong CSDL về mặt logic

Mô hình mối liên kết thực thể

 Các loại thuộc tính của thực

 Thực thể là một đối tượng, một sự kiện cụ thể cần ghi nhận DL trong hệ thống. Có thể có 3 loại:

thể  Thuộc tính tên gọi.  Để phân biệt: phải là duy

 Nguồn lực (Resources)Là

nhất

 Còn gọi là vùng khoá

chính

 Thuộc tính mô tả. Mô tả tài sản có giá trị kinh tế với DN, thuộc sở hữu DN và được DN sử dụng.

thực thể.

 Thuộc tính liên kết.  Thể hiện mối liên kết giữa

các tập thực thể.

 Sự kiện (Events). Là những hoạt động mà DN muốn thu thập thông tin cho việc lập kế hoạch và kiểm soát  Đối tượng tham gia vào sự

 Còn gọi là vùng khoá liên

kết (khoá du nhập).

C2.HTTTKT và CNTT

kiện

Tổ chức tập tin dữ liệu • Có 2 kiểu tập tin (file) dùng để lưu trữ dữ liệu

 Tập tin chính (master file)

 Lưu trữ những DL liên quan tới các đối tượng KT

 Tương đương các tài khoản trong sổ cái hay sổ chi tiết trong

 Tập tin nghiệp vụ (transaction file)

HT kế toán truyền thống

 Lưu trữ những DL liên quan tới các họat động kinh doanh

hay một nghiệp vụ kinh tế .

C2.HTTTKT và CNTT

 Tương đương nhật ký trong HT kế toán truyền thống

Ví dụ tổ chức dữ liệu kiểu quan hệ

KHAÙCH HAØNG Costomer Relation

M AÕ KH

T EÂN KH

ÑÒA CHÆ

SOÁ DÖ

01 02

Nguyeãn Vaên A cty TNHH Hoa Huyeàn

xxxx xxxx

300 500

BAÙN HAØNG Sale Relation

SOÁ HÑ

M AÕ KH

NGAØY BAÙN HAØNG ÑK T HANH T OAÙN

1 2 1

101 102 103

01 02 01

15/09 20/9 25/10

CHI T I EÁT BAÙN HAØNG (Detail Sale Relation)

SOÁ HÑ M AÕ HAØNG

SOÁ L ÖÔÏNG

101 101 101 102 103 103

216 218 217 218 216 217

100 200 150 420 300 200

HAØNG HOÙA -GI AÙ VOÁN(goods Relation)

ÑÔN GÍ A

M AÕ HAØNGÕ T EÂN HAØNG HOÙA

216 217 218

Vaûi l uïa Vaaûi coton Vaûi boá

100,000 40,000 20,000

C2.HTTTKT và CNTT

Cơ sở dữ liệu quan hệ

ÑI EÀU KI EÄN T HANH TOAÙN (T erm payment relation)

ÑK T HANH TOAÙN

M OÂ T AÛ

1/10, N30 EOM

1 2

HAØNG HOÙA - GI AÙ BAÙN (goods Relation)

ÑÔN GI AÙ BAÙN

M AÕ HAØNGÕ

216 217 218

120,000 60,000 40,000

C2.HTTTKT và CNTT

Liên kết giữa các tập thực thể

• KHÁCH HÀNG ( Mã KH, tên, phải thu)

• ĐẶT HÀNG (Số ĐH, mã KH, ng ĐH, ng GH)

• CHI TIẾT ĐẶT HÀNG (Số ĐH, mã hàng, ĐG

bán, số lượng)

• HÀNG HÓA (Mã hàng, tên, ĐV tính, ĐG, SL

tồn, Tiền tồn)

C2.HTTTKT và CNTT

Phương pháp xử lý trong hệ thống xử lý bằng máy

Có 2 phương pháp xử lý dữ liệu:  Xử lý theo lô:

 Batch Processing  Nhập liệu ngay, Xử lý theo lô: On-line

Batch Processing

 Xử lý ngay theo thời gian thực : On-line

Real time Processing

C2.HTTTKT và CNTT

Thu thập dữ liệu

 Phương pháp thu thập dữ liệu:

 Bằng ghi nhớ, truyền miệng trực tiếp

 Nội dung thu thập thường các nội dung cơ bản

 Chứng từ  Nguồn dữ liệu tự động: Thiết bị POS

 Nội dung cơ bản hoạt động  Nguồn lực bị ảnh hưởng  Người tham gia trong hoạt động

 Các nội dung chi tiết tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể lưu

trữ phục vụ lập báo cáo cho người sử dụng

C2.HTTTKT và CNTT

 Dữ liệu thu thập được chuyển vào lưu trữ để xử lý

Xử lý dữ liệu

 Có 4 kiểu xử lý cơ bản

(với tập in chính)

 Có 2 phương pháp xử lý

 Cập nhật dữ liệu (updating): cập nhật giá trị mới vào tập tin chính

 Xử lý theo lô

 Xử lý theo thời

gian thực

 Thay đổi dữ liệu (changing): thay đổi giá trị những thuộc tính mô tả. Ví dụ: thay đổi điạ chỉ khách hàng; giới hạn bán chịu …

 Thêm mới dữ liệu (adding): thêm một mẩu tin mới. Ví dụ khai báo thêm một khách hàng

C2.HTTTKT và CNTT

 Bỏ dữ liệu (deleting): ví dụ bỏ một mẫu tin về khách hàng do họ không còn giao dịch với doanh nghiệp

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý theo lô -Batch Processing

•TT chính

5 /

• In báo cáo Lưu DL trong tập tin tạm

C2.HTTTKT và CNTT

• Xử lý tất cả các lô •Cập nhật tập tin chính Nhập lô chứng từ Sắp xếp tập tin Tập hợp các chứng từ thành lô

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý theo lô On- line Batch Processing

•TT chính

5 /

• In báo cáo

Lưu DL trong tập tin tạm

Nhập nghiệp vụ ngay khi xẩy ra

C2.HTTTKT và CNTT

Xử lý tập tin tạm Cập nhật tập tin chính

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý ngay theo thời gian thực On- line Real time Processing

•TT chính

5 /

• In báo cáo

Nhập nghiệp vụ ngay khi xẩy ra

C2.HTTTKT và CNTT

Xử lý dữ liệu ngay khi xẩy ra Cập nhật tập tin chính

Ví dụ xử lý DL theo lô

• Tập tin trước cập nhật

• Tập tin nghiệp vụ

• Tập tin chính • Tập tin chính Số dư

Số tiền

111 112 131

1.000.000 600.000 800.000

+2.700.000 -2.000.000 + 400.000 + 400.000

111 111 113 131

C2.HTTTKT và CNTT

Ví dụ xử lý DL theo lô • Xử lý cập nhật tập tin

• Tập tin chính • Tập tin nghiệp vụ

+2.700.000

Bước Họat động xử lý Số dư TK Số tiền TK

Đọc tập tin ngh.vụ 1 111

111

1.000.000 Đọc tập tin chính ï 2

-2.000.000

111

111 3.700.000

So sánh,cập nhật TT chínhï Đọc tập tin ngh.vụ So sánh,cập nhật TT chínhï

3 4 5 111 1.700.000

113 + 400.000 6 Đọc tập tin ngh.vụ

So sánh; Không phù hợp; Ghi 111 vào TT chínhï

C2.HTTTKT và CNTT

Ví dụ xử lý DL theo lô • Xử lý cập nhật tập tin • Tập tin chính

• Tập tin nghiệp vụ

Bước Họat động xử lý TK Số dư TK Số tiền

112

600.000

So sánh; Không phù hợp; Ghi

8 Đọc tập tin chính ï

112 vào TT chínhï

131

800.000

So sánh, 131>113 nên mẩu tin Ngh.vụ

Đọc tập tin chính ï 10

113 ghi vào TT DL sai sót

Đọc tập tin nghiệp vụ ï

+ 400.000

1.200.000

131

C2.HTTTKT và CNTT

12 13 So sánh, phù hợp; cập nhật 131

14 Hết mẩu tin TT ngh.vụ.Ghi 131 vào TT chính

Ví dụ xử lý DL theo lô

• Tập tin sau cập nhật

• Tập tin sai sót

• Tập tin chính • Tập tin chính Số dư

Số tiền

113

+ 400.000

111 112 131

1.700.000 600.000 1.200.000

C2.HTTTKT và CNTT

Ảnh hưởng CNTT tới hệ thống kế toán

1. Dữ liệu lưu trữ

Máy

Tay

 Dl tài chính & không

tài chính  Dl tài chính  Phân tán, không chia xẻ

 Tập trung dễ dàng chia xẻ

chia xẻ Dl

 Theo từng đối tượng KT đầy đủ số PS, số dư

 Lưu trữ riêng biệt số dư theo đối tượng Kt và số PS theo nghiệp vụ  Mâu thuẫn DL, khó thay đổi phát triển HT

C2.HTTTKT và CNTT

 Không Mâu thuẫn DL,

Ảnh hưởng của CNTT tới HTTTKT

2. Thông tin cung cấp

Máy

Tay

 Thông tin tài chính

 Thông tin tài chính & không tài chính (hoạt động)

 Chậm, có thể mâu thuẫn  Nhanh chóng, Không bị

thông tin mâu thuẫn DL

 Báo cáo có thể do chính

C2.HTTTKT và CNTT

 Báo cáo do người lưu trữ, xử lý Dl lập theo mẫu định sẵn

người sử dụng lập nếu được phép truy cập DL không cần theo mẫu định sẵn

Ảnh hưởng của CNTT tới HTTTKT

3. Thao tác

Máy

Tay

 Cần sử dụng nhật ký

chung, nhật ký đặc biệt

 Chỉ cần lưu trữ ban đầu DL nghiệp vụ, (Không cần sử dụng nhật ký đặc biệt )

C2.HTTTKT và CNTT

 Có thể khai báo đối tượng ngay khi ghi chép lưu trữ Dl phát sinh mới cho đối tượng  Cần khai báo đối tượng trước khi nhập liệu, lưu trữ Dl phát sinh cho đối tượng

Ảnh hưởng của CNTT tới HTTTKT

4. Kiểm soát hệ thống kế toán

Tay

Máy

 Kiểm soát hoạt động  Kiểm soát họat động

kinh doanh kinh doanh

 Kiểm soát hoạt động hệ  Kiểm soát họat động hệ



thống kế toán thống kế toán

KS Chung: thiết lập, truy cập, lưu trữ…  KS ứng dụng

 Nguồn số liệu  Ghi kép  Kiểm kê

 Bảng cân đối tài  Kiểm soát được lập trình

C2.HTTTKT và CNTT

tự động

khoản, bảng kê chi  … tiết

Ảnh hưởng của CNTT tới HTTTKT

5. Nguyên tắc ghi kép

C2.HTTTKT và CNTT

Câu hỏi

• Cần chuẩn bị những thông tin gì để tổ chức dữ

liệu liên quan tới hoạt động bán hàng ?

C2.HTTTKT và CNTT

KIỂM SOÁT HTTHÔNG TIN KẾ TOÁN –phần 1

Nội dung

Mục tiêu

 Hiểu khái niệm

KSNB

I. Khái niệm KSNB, Cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ

 Hiểu cấu trúc

II. Các họat động kiểm sóat III. KSNB trong DN nhỏ

hệ thống KSNB

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

I. Khái niệm kiểm soát nội bộ

 Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu Báo cáo tài chính tin cậy Các luật lệ và qui định được tuân thủø Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro

Họat động Họat ộng kiểm sóat kiểm sóat

Môi tr ờng Môi trường kiểm sóat kiểm sóat

Thôngg tin Thôngg tin truyền thông truyền thông

Giám sát

Cầu trúc Hệ thống kiểm soát nội bộ

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

Theo định nghĩa của COSO- Committee of Sponsoring Organization

1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

 Các nhân tố phản ánh sắc thái chung của đơn vị: Nhận thức, quan điểm và thái độ của người quản lý liên

quan đến vấn đề kiểm soát

Trình độ, nhận thức của nhân viên về KSNB

 Các nhân tố

Triết lý quản lý và phong cách hoạt động Cơ cấu tổ chức Phương pháp ủy quyền Khả năng đội ngũ nhân viên Chính sách nguồn nhân lực Sự trung thực và các giá trị đạo đức Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO

 Xác định mục tiêu

 Nhận diện rủi ro

 Đánh giá mức độ rủi ro

Mức Thiệt hại X

Xác suất rủi ro

Mức độ rủi ro

 Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích tầm cỡ, khả năng xẩy ra rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình

 Các họat động KS

 Ước tính chi phí-hiệu quả KS đề nghị

 Rủi ro xuất hiện do nhiều nguyên nhân VD: hoạt động, HT KSNB yếu kém, thay đổi môi trường KS, Kthuật…

 Quyết định áp dụng/không áp dụng 5

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

KS KS

 Rủi ro là những cái làm mục tiêu không đạt được.

Ví dụ về mục tiêu-rủi ro

 Tính có thực của nghiệp vụ.

 Hệ thống thông tin: xử lý, cung cấp thông tin về tổ chức  Mục tiêu kiểm soát việc xử lý của HT kế toán

 Đảm bảo sự phê chuẩn đúng đắn với nghiệp vụ.

 Tính đầy đủ.  Đúng kỳ hạn

 Chính xác: phân loại đúng; Đánh giá giá trị

đúng; Chuyển sổ chính xác

Nguyễn Bích Liên

 Rủi ro của quá trình xử lý Hệ thống thông tin kế toán là gì? Thử đưa một số ví dụ để kiểm soát rủi ro 1 và 2 này? Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Ví dụ về mục tiêu-rủi ro

 Mục tiêu kiểm soát hoạt động bán chịu: Thu được

tiền sau khi ban1 chịu.

 Xử lý hoạt động bán hàng

 Đảm bảo sự phê chuẩn đúng đắn với nghiệp vụ

 V.v..

bán chịu.

 Rủi ro của quá trình xử lý hoạt động này là gì? Thử đưa

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

một số ví dụ để kiểm soát rủi ro 1 và 2 này?

3.Các họat động kiểm sóat

 Là các qui trình, thủ tục, biện pháp được thực hiện để kiểm sóat các rủi ro kiểm sóat nhằm giúp tổ chức và người quản lý đạt được mục tiêu kiểm sóat

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

4. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Thông tin:  Loại thông tin gì

cần thu thập xử lý, truyền thông

 Truyền thông  Truyền đạt, trao đổi thông tin giữa các đối tượng liên quan  Trong nội bộ,  Với bên ngoài  Phương pháp truyền

thông

 Phương pháp xử lý

thông tin

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

 Cung cấp cho nhân viên hiểu vai trò, trách nhiệm liên quan tới các chính sách, thủ tục kiểm soát:

5. Giám sát

 Đánh giá chất lượng của các thành phần khác của HT KSNB và điều chỉnh phù hợp Đánh giá thường xuyên Các chương trình đánh giá định kỳ

 Thực hiện:

Kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, Thu thập thông tin bên ngoàiä Hệ thống kế toán trách nhiệm

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

II. CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

• Các hoạt động kiểm soát

• Hoạt động kiểm

soát là: Những chính sách, Những thủ tục nhằm đảm bảo kiểm soát được các rủi ro

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

1. Phân chia trách nhiệm 2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ.  ï Phân chia trách nhiệm  Hệ thống xử lý thông từ. 4. Bảo vệ tài sản, thông tin 5. Kiểm tra độc lập 6. Phân tích rà soát

1. PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

 Không để một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ: ủy quyền, bảo quản tài sản và ghi chép, giữ sổ sách kế toán.

Ví dụ

 Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số bước công

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

việc (khâu công việc )trong 1 chức năng: °Các bước khác nhau liên quan đến thực hiện một nghiệp vụ nên phân chia cho các cá nhân khác nhau hoặc các bộ phận khác nhau. VD hoạt động mua hàng °Phân chia giữa bộ phận xử lý dữ liệu điện tử (EDP) và bộ phận sử dụng; Phân chia trong bộ phận EDP

Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Ngăn điều chỉnh sổ, che giấu lấy cắp tài sản

Ghi chép: Lập chứng từ gốc Giữ, ghi sổ, các tậïp tin Lập các điều chỉnh Lập báo cáo thực hiện Bảo quản tài sản: Giữ hiện vật Viết Check Nhận Check

Thực hiện, Xét duyệt

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

Ngăn điều chỉnh sổ để che giấu nghiệp vụ không có thực được phê chuẩn hoặc được thực hiện Ngăn việc phê chuẩn nghiệp vụ không có thực để che giấu việc lấy cắp tài sản

2.Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ.

2.1.UỶ QUYỀN VÀ XÉT DUYỆT

Ủy quyền là việc trao quyền cho một cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện nghiệp vụ, đưa ra quyết định

Ủy quyền chung bằng chính sách Đưa ra chính sách chung bao gồm các điều kiện cho phép thực hiện nghiệp vụ.

Xét duyệt cụ thể (Uỷ quyền từng trường hợp cụ thể) Xét duyệt từng trường hợp cụ thể, không có chính sách chung.

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

Việc Ủy quyền, xét duyệt nên bằng văn bản

2.2 Kiểm soát chứng từ  Chức năng chứng từ : Ghi nhận họat động; truyền thông;

kiểm sóat

 Mọi nghiệp vụ đều lập chứng từ

 Lập chứng từ tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ  Chứng từ phải được thiết kế mẫu đầy đủ, đơn giản, rõ ràng

 Chứng từ phải được đánh số trước, liên tục

 Chứng từ phải có các số hiệu tham chiếu

 Chứng từ phải có các chữ ký uỷ quyền, xét duyệt  Chứng từ phải có số tiền ghi bằng chữ …

 Chứng từ ghi nhận hoạt động: Đảm bảo dữ liệu chính xác

 Luân chuyển Chứng từ

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

 Luư trữ Chứng từ

2.3. Kiểm soát sổ sách, báo cáo

 Sổ sách ghi nhận hoạt động: Đảm bảo ghi chép chính

 Ghi chép dựa trên chứng từ

 Thiết kế mẫu đầy đủ

 Để lại dấu vết kiểm toán

 Kiểm tra, đối chiếu sổ

 Qui trình ghi chép sổ sách

xác, đầy đủ

 Lưu trữ, bảo quản sổ sách

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

 Báo cáo

Nguyễn Bích Liên

 Dấu vết kiểm tóan

2.4.KS quá trình xử lý thông tin

 Trường hợp xử lý bằng tay: KS toàn bộ qui trình ghi chép

xử lý từ chứng từ lên báo cáo

 Kiểm soát chứng từ, tập tin giống xử lý bằng tay

 Kiểm soát việc nhập liệu đưa vào hệ thống

 Kiểm soát quá trình tính toán, tổng hợp số liệu

 Kiểm soát quá trình truyền thông kết quả xử lý

 Kiểm soát quá trình lưu trữ dữ liệu, thông tin

 V.v…

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

 Trường hợp xử lý bằng máy

3. Bảo vệ tài sản và thông tin

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ theo nguyên tắc bất

kiêm nhiệm

 Hạn chế tiếp cận tài sản

 Kiểm kê tài sản

 Kiểm sóat tiếp cận thông tin: thiết bị lưu trữ, thiết

bị xử lý thông tin, dữ liệu truy cập

 Sử dụng các thiết bị quan sát, tính tiền POS, ghi

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

nhận tài sản khi sử dụng

4. KIỂM TRA ĐỘC LẬP

 Hoạt động kiểm tra được thực hiện bởi người khác không thực hiện nghiệp vụ để nâng cao tính khách quan

Kiểm tra trước khi nghiệp vụ diễn ra. Kiểm tra sau khi nghiệp vụ xảy ra

Phương pháp

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

Đối chiếu 2 nguồn ghi chép độc lập Đối chiếu thực tế và sổ sách Kiểm tra ghi kép Kiểm tra tòan bộ chứng từ, quá trình xử lý Dùng dữ liệu sự kiện trước kiểm soát sự kiện sau

5. PHÂN TÍCH RÀ SOÁT

Mục đích

Phát hiện các biến động bất thường,

Xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời

Phương pháp

Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước, sử dụng các chỉ số

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

Ví dụ phân tích rà soát

BAÛNG BAÙO CAÙO GIAÙ THAØNH SAÛN PHAÅM

Kyø thaùng 05/2004

Saûn phaåm A: Soá löôïng 100

CHI PHÍ

GIAÙ THAØNH KYØ NAØY

Z Ñ.VÒ KYØ TRÖÔÙC

TOAØN BOÄ

ÑÔN VÒ

Bieán ñoäng kyø naøy/kyø tröôùc

Nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp

1,000,000

10,000

9,000

0.11

Nhaân coâng tröïc tieáp

500,000 5,000

5,050

(0.01)

Saûn xuaát chung

500,000 5,000

6,000

(0.17)

Coäng

2,000,000

20,000

20,050

(0.07)

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

Löu yù. Chính saùch saûn xuaát vaø quaûn lyù cho pheùp bieán ñoäng +; - 5%

III. Phân lọai các họat động kiểm sóat

Cách 1.

 Kiểm soát ngăn ngừa:Ngăn không cho sai sót, gian lận xẩy

Ví dụ:

 Kiểm soát phát hiện Phát hiện các sai sót, gian lận đã xẩy ra

Ví dụ:

 Kiểm soát sửa chữa: Sửa chữa các sai sót gian lận đã phát

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

hiện

Phân loại các họat động kiểm sóat

Cách 2. Theo mối quan hệ giữa chính sách chung và

cụ thể

 Kiểm soát chung; đảm bảo môi trường kiểm sóat

Ví dụ:

 Kiểm soát ứng dụng: đảm bảo KS xử lý từng nghiệp vụ

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

Ví dụ:

Hạn chế của KSNB Cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

Do những sơ sót, bất cẩn của con người

Gian lận:

Thông đồng Lạm quyền quản lý

Thủ tục kiểm soát chỉ thiết kế cho những gian lận, sai sót nhìn thấy trước

Chi phí - hiệu quả hoạt động kiểm soát

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống KSNB

Giám sát

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

Hoạt động kiểm soát Đánh giá rủi ro Môi trường kiểm soát

IV. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ  1. Tạo lập môi trường kiểm soát và giá trị đạo đức trong

toàn DN

 2. Người quản lý trực tiếp nhận dạng, phân tích và đánh

giá rủi ro

 3. Trực tiếp thực hiện các hoạt động kiểm soát, giám sát. Tăng cường các thủ tục kiểm tra, đối chiếu, phân tích

Chương 3- KS HTTTKT phần 1

Nguyễn Bích Liên

 4. Chú ý các thủ tục kiểm soát trực tiếp với tài sản vật chất  5. Sử dụng lợi thế của máy tính;  6. Sử dụng thanh toán ngân hàng

Kiểm soát hệ thống thông tin kế Phần 2. Kiểm soát hệ thống thông tin kế ờng xử lý bằng máy toán trong môi trường xử lý bằng máy

 I. Đặc điểm môi trường ảnh h

ờng ảnh hưởng tới

KSNB  II. Giới thiệu về COBIT II. Giới thiệu về COBIT  III. Các hoạt động kiểm soát ộng kiểm soát

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Mục tiêu Kiểm soát hệ thống thông tin kế Mục tiêu Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả Thông tin chính xác , kịp thời, tin cậy được

Cụ thể Tính có thực của nghiệp vụ. Đảm bảo sự phê chuẩn đúng đắn với nghiệp vụ. Tính đầy đủ.  Sự đánh giá. Sự phân loại. Đúng hạn.. Chuyển sổ và tổng hợp chính xác.

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

ờng CIS ảnh hưởng tới

I. Đặc điểm môi trường CIS ảnh h KSNB  Thiết bị: Nhạy cảm, dễ bị phá huỷ Nhạy cảm, dễ bị phá huỷ

 Dữ liệu:

u trong hình thức máy đọc được

 Hoạt động xử lý: ộng xử lý:

°Rủi ro? °Thuận lợi ?

 Dữ liệu lưu trong hình thức máy  Tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị dữ liệu Tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị dữ liệu  Không để lại dấu vết khi sửa chữa dữ liệu ể lại dấu vết khi sửa chữa dữ liệu

HT có thể truy cập từ nhiều nơi

 HT có thể truy cập từ nhiều n  Xử lý tự động theo ch ộng theo chương trình lập sẵn và bị phụ

 Tổ chức, phát triển hệ thống Tổ chức, phát triển hệ thống  Nhiều nhiệm vụ tập trung ở EDP

Nhiều nhiệm vụ tập trung ở EDP- Không đảm bảo một số nguyên tắc bất kiêm nhiệm bảo một số nguyên tắc bất kiêm nhiệm

 Kỹ năng nhân viên bộ phận EDP (Electronic ng nhân viên bộ phận EDP (Electronic

Data Proceessing) Data Proceessing)

ổi HT phức tạp hơn

 Thay đổi HT phức tạp h Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

ộng của phần thiết bị thuộc hoạt động của phần thiết bị

Rủi ro KS trong môi trư

ường CIS

Ruûi ro trong DN Ruûi ro trong DN

Ruûi ro kinh doanh

Ruûi ro xöû lyù TT Ruûi ro xöû lyù TT

Ruûi ro heä thoáng TT

Nguoàn löïc

Nhaäp lieäu Nhaäp lieäu

Phaùt trieån HT

Söï kieän

X öû lyù

Toå chöùc HTTT

Thaønh phaàn tham gi a

K eát quaû xöû lyù K eát quaû xöû lyù

Thieát bò

Ñòa ñieåm

Truy caäp

Döõ lieäu

Ruûi ro thoâng tin

Ruûi ro chieán löôïc, haønh ñoäng KD, taøi chính

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Nguy cơ đe dọa trong môi tr

e dọa trong môi trường CIS

Nguyên nhân

 Nguồn nội bộ  Nguồn bên ngoài:  Mối quan hệ kinh

Các loại gian lận, phá hoại Các loại gian lận, phá hoại  Gian lận hoạt động kinh doanh ộng kinh doanh  Gian lận trong xử lý thông tin: Gian lận trong xử lý thông tin: ăn cắp, sửa đổi, gián điệp với ng trình xử lý; DL nhập; Chương trình xử lý; Tập tin DL  Gian lận liên quan tới HT thông Gian lận liên quan tới HT thông tin: Truy cập HT, thiết bị,

Các loại thiên tai

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

doanh  Tội phạm  Thông đồng Nội bộ Bên ngoài

II. Giới thiệu COBIT II. Giới thiệu COBIT

 Committee of Sponsoring Committee of Sponsoring Organizations

coso

 Control Objectives for Control Objectives for Information and Related Information and Related Technology

COBIT

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

II. Giới thiệu COBIT II. Giới thiệu COBIT

 Kết quả của 4 năm nghiên cứu cẩn thận của chuyên Kết quả của 4 năm nghiên cứu cẩn thận của chuyên gia quốc tế  Bổ sung, điều chỉnh một số định nghĩa trên cơ sở của Bổ sung, điều chỉnh một số định nghĩa trên cơ sở của báo cáo của COSO:

 Mục tiêu kiểm sóat trong HT thông tin Mục tiêu kiểm sóat trong HT thông tin

 Các hướng dẫn cho việc định giá hiệu quả của Các hướng dẫn cho việc định giá hiệu quả của kiểm sóat trong HT thông tin kiểm sóat trong HT thông tin

 COBIT phù hợp với COSO về việc phân lọai các COBIT phù hợp với COSO về việc phân lọai các thành phần kiểm sóat  COBIT và COSO đều cho rằng “người” là yếu tố COBIT và COSO đều cho rằng “người” là yếu tố rất quan trọng trong hệ thống kiểm sóat nội bộ rất quan trọng trong hệ thống kiểm sóat nội bộ Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

II. Giới thiệu COBIT II. Giới thiệu COBIT

Phân lọai các họat động kiểm sóat Phân lọai các họat động kiểm sóat

 Kiểm sóat chung: là các họat

là các họat động kiểm sóat được thiết ảm bảo môi trường kiểm sóat của tổ ịnh, vững mạnh nhằm gia tăng hiệu quả của

ưởng tới tất cả các chương

kế và thực hiện nhằm đảm bảo môi tr chức được ổn định, vững mạnh nhằm gia t kiểm soát ứng dụng. Nó ảnh hư trình ứng dụng

 Kiểm sóat ứng dụng: là các họat

là các họat động kiểm sóat được n ngừa, phát hiện và sửa chữa sai thiết kế và thực hiện để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa sai sót, gian lận trong quá trình xử lý nghiệp vụ của một chương sót, gian lận trong quá trình xử lý nghiệp vụ của một ch trình xử lý

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

III. Các họat động kiểm sốt-A. Kiểm III. Các họat động kiểm sốt soát chung

1. Kế họach an ninh hệ thống 1. Kế họach an ninh hệ thống 2. Kiểm soát chương trình phát triển HT mới. ng trình phát triển HT mới.

3. Tổ chức hệ thống xử lý thông tin. 3. Tổ chức hệ thống xử lý thông tin.

4. Kiểm soát thiết bị.

5. Kiểm soát phần mềm xử lý. 5. Kiểm soát phần mềm xử lý.

u trữ dữ liệu. 6. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu.

7. Kiểm soát truy cập.

8. Kiểm soát truyền thông dữ liệu. 8. Kiểm soát truyền thông dữ liệu.

9. Lập kế hoạch dự phòng tai họa xẩy ra 9. Lập kế hoạch dự phòng tai họa xẩy ra

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Kế họach an ninh hệ III.A. KS chung 1. Kế họach an ninh hệ thống thông tin thống thông tin

 Thiết lập chiến lược phát triển HTTT ợc phát triển HTTT  Lập kế họach nhân sự, thiết bị và Lập kế họach nhân sự, thiết bị và ng thức tổ chức HTTT phương thức tổ chức HTTT

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Kiểm soát chung: tổ chức hệ thống thông tin Kiểm soát chung: tổ chức hệ thống thông tin

 Mục tiêu: Kiểm sóat nhân viên của bộ phận xử lý Mục tiêu: Kiểm sóat nhân viên của bộ phận xử lý thông tin

ể đảm bảo nguyên tắc bất  Kiểm sóat: phân chia để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

ng sử dụng và chức năng xử lý

Chức năng sử dụng và chức n thông tin

Chức năng trong bộ phận xử lý thông tin ng trong bộ phận xử lý thông tin

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Tổ chức bộ phận xử lý thông tin Tổ chức bộ phận xử lý thông tin

Chức năng bộ phận xử lý thông tin Chức năng bộ phận xử lý thông tin  Phát triển hệ thống thông tin Phát triển hệ thống thông tin

 Hỗ trợ người sử dụng cuối cùng Hỗ trợ người sử dụng cuối cùng

Bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống • Bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống

Thao tác sử dụng HT • Thao tác sử dụng HT

Chức năng sử dụng Chức năng sử dụng  Sử dụng HT để tạo thông tin Sử dụng HT để tạo thông tin

 Sử dụng thông tin để phục vụ họat động Sử dụng thông tin để phục vụ họat động của mình

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

KS chung-2. Tổ chức bộ phận xử lý th

. Tổ chức bộ phận xử lý thơng tin

Toång giaùm ñoác Toång giaùm ñoác

PGD saûn xuaát

PGD kinh doanh

...

Keâ 1toaùn tröôûng

Boä phaän EDP (1)

1. Qui moâ lôùn

Boä phaän EDP (2)

2. Qui moâ nhoû

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

KS chung2. –Tổ chức bộ phận xử lý th

Tổ chức bộ phận xử lý thơng tin

Phuï traùch boä phaän EDP Phuï traùch boä phaän EDP Chief Information Officer Chief Information Officer

Phaùt trieån HT

Hoaït ñoäng HT

Kieåm soaùt döõ lieäu

Phaân tích HT

laäp trình

Baûo döôõng HT

Nhaäp lieäu Nhaäp lieäu

KS döõ lieäu

Thö vieän DL

Quaûn trò CSDL

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Tổ chức bộ phận xử lý thông tin Tổ chức bộ phận xử lý thông tin

Phụ trách xử lý thông tin Phụ trách xử lý thông tin Chief Information officer Chief Information officer

Kiểm soát HT

ộng HT/ hỗ Hoạt động HT/ hỗ trợ kỹ thuật trợ kỹ thuật Phát triển hệ thống thông tin

KS chất lượng HT

Mạng và Mạng và truyền truyền thông

Thư viện/quản lý DL

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

KS DL Phân tích Thiết kế Lập trình

3. Kiểm soát phát triển HT KS chung- 3. Kiểm soát phát triển HT

Mục tiêu

 Phát triển HT đạt yêu cầu của ng ạt yêu cầu của người sử dụng  Phát triển trong thời gian và chi phí phù hợp Phát triển trong thời gian và chi phí phù hợp  Việc phát triển được uỷ quyền, cho phép ợc uỷ quyền, cho phép  Phát triển dựa kế họach chủ Phát triển dựa kế họach chủ đạo dài hạn

Thủ tục

 Lập kế họach phát triển từng dự án cụ thể Lập kế họach phát triển từng dự án cụ thể

 Lập đội dự án: bộ phận sử dụng, kiểm toán nội bộ và ội dự án: bộ phận sử dụng, kiểm toán nội bộ và

chuyên viên phát triển HT chuyên viên phát triển HT  Tuân thủ qui trình phát triển dự án: phê chuẩn, thực hiện… Tuân thủ qui trình phát triển dự án: phê chuẩn, thực hiện…

 Phê chuẩn  Đánh giá định kỳ việc thực hiện HT ịnh kỳ việc thực hiện HT  Thử nghiệm trước khi sử dụng ớc khi sử dụng

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

 Xây dựng hồ sơ hệ thống hệ thống

3.Kiểm soát phát triển HT KS chung- 3.Kiểm soát phát triển HT hệ thống bao gồm: Hồ sơ hệ thống bao gồm:

1. Hồ sơ phát triển hệ thống:

 Mô tả hệ thống tồn tại trước phát triển ớc phát triển

 Mô tả nội dung quá trình phân tích hệ thống Mô tả nội dung quá trình phân tích hệ thống

 Mô tả nội dung quá trình thiết kế hệ thống Mô tả nội dung quá trình thiết kế hệ thống

2. Hồ sơ sử dụng hệ thống:

 Mô tả nội dung quá trình thực hiện hệ thống Mô tả nội dung quá trình thực hiện hệ thống

 Hướng dẫn sử dụng hệ thống

3. Hồ sơ họat động hệ thống (kỹ thuật) ộng hệ thống (kỹ thuật)

 Hướng dẫn huấn luyện

 Mô tả các yêu cầu thiết bị, chươ ương trình và tập tin dữ liệu cần thiết để

chạy chương trình

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

 Mô tả các thủ tục chạy chương trình; các sửa chữa nếu ch ng trình; các sửa chữa nếu chương trình bị

ngưng

4. Kiểm soát thiết bị KS chung- 4. Kiểm soát thiết bị

Mục tiêu. Đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật Mục tiêu. Đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật Thủ tục

 Hạn chế tiếp cận hiện vật: qui định, thiết bị kiểm sóat ịnh, thiết bị kiểm sóat

 An tòan kỹ thuật: thường được thiết kế trong thiết bị ợc thiết kế trong thiết bị

 An tòan sử dụng

 Tạo môi trường tốt nơi đặt thiết bị: nhiệt, ặt thiết bị: nhiệt,độ ẩm, điện năng

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng và xử lý khi thiết bị trục trặc h ớng dẫn sử dụng và xử lý khi thiết bị trục trặc hư hỏng

 Các thiết bị lưu trữ ngòai phải u trữ ngòai phải được kiểm tra an toàn trước sử dụng

 Cài đặt các phần mềm kiểm sóat an tòan hệ thống và dữ liệu ặt các phần mềm kiểm sóat an tòan hệ thống và dữ liệu

 Thường xuyên kiểm tra phát hiện kịp thời h ờng xuyên kiểm tra phát hiện kịp thời hư hỏng, sai sót để thay

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

thế sửa chữa thiết bị phù hợp

5. Kiểm soát phần mềm KS chung- 5. Kiểm soát phần mềm

ộng xử lý của phần mềm đảm bảo an toàn cho phần Mục tiêu: KS được hoạt động xử lý của phần mềm đảm bảo an toàn cho phần

mềm

Thủ tục

 An tòan hiện vật thiết bị lưu trữ phần mềm, n u trữ phần mềm, nơi lưu trữ an tòan

 An tòan logic phần mềm:

 Kiểm sóat ngăn ngừa: Xem kiểm sóat truy cập n ngừa: Xem kiểm sóat truy cập  Kiểm sóat phát hiện ngăn ngừa:Th n ngừa:Thường xuyên đối chiếu phần mềm gốc

và phần mềm đang sử dụng

 Kiểm sóat xử lý phần mềm: các yêu cầu Kiểm sóat xử lý phần mềm: các yêu cầu

 Phần mềm phải tạo được dấu vết kiểm toán: ợc dấu vết kiểm toán:  Sửa chữa dữ liệu: không cho sửa trực tiếp sau khi, l Sửa chữa dữ liệu: không cho sửa trực tiếp sau khi, lưu trữ chính thức, chuyển sổ, khóa sổ, phải sửa bằng bút toán khác. chuyển sổ, khóa sổ, phải sửa bằng bút toán khác.

 Ghi nhận tự động việc truy câp HT, sửa chữa, …: ghi lại thời gian, phân ộng việc truy câp HT, sửa chữa, …: ghi lại thời gian, phân

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

hệ truy cập, Dl bị sửa…  Số liệu tổng hợp phải tổng hợp từ chi tiết Số liệu tổng hợp phải tổng hợp từ chi tiết

Kiểm soát truy cập KS chung- 6. Kiểm soát truy cập Mục tiêu. Kiểm soát việc truy cập hệ thống để an toàn dữ liệu, chương Mục tiêu. Kiểm soát việc truy cập hệ thống

trình xử lý

Thủ tục

 Phân chia trách nhiệm, quyền sở hữu dữ liệu theo từng cấp hoat Phân chia trách nhiệm, quyền sở hữu dữ liệu theo từng cấp hoat động, theo chức năng

 Quản trị hệ thống & sử dụng hệ thống Quản trị hệ thống & sử dụng hệ thống

 Ủy quyền nghiệp vụ & thực hiện nghiệp vụ Ủy quyền nghiệp vụ & thực hiện nghiệp vụ

 Ủy quyền nghiệp vụ & Nhập liệu nghiệp vụ Ủy quyền nghiệp vụ & Nhập liệu nghiệp vụ

 Kiểm sóat chuyển dữ liệu & Nhập liệu nghiệp vụ Kiểm sóat chuyển dữ liệu & Nhập liệu nghiệp vụ

 Phân chia trách nhiệm theo mức đ Phân chia trách nhiệm theo mức đđộ truy cập

 Nhận dạng người sử dụng: account user ời sử dụng: account user

 Sử dụng mật mã truy cập

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

 Sử dụng tập tin phân quyền truy cập

Sử dụng tập tin phân quyền truy cập vaø ghi nhaän thoâng tin truy caäp

Ví du Kiểm soát truy cập ï Ví du Kiểm soát truy cập

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

KS chung- 7. Kiểm soát l

. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

u trữ dữ liệu Mục tiêu. Đảm bảo an toàn lưu trữ dữ liệu

Thủ tục

 Phân lọai dữ liệu theo mức độ yêu cầu bảo vệ ộ yêu cầu bảo vệ

 Lập thủ tục ghi dự phòng dữ liệu: Định kỳ thời gian; ph

Lập thủ tục ghi dự phòng dữ liệu: Định kỳ thời gian; phương pháp ghi dự phòng lọai dữ liệu theo mức độ yêu cầu bảo vệ pháp ghi dự phòng lọai dữ liệu theo mức

 Tạo nhãn tập tin: nhãn bên ngoài và nhãn do máy tạo Tạo nhãn tập tin: nhãn bên ngoài và nhãn do máy tạo

 Điều kiện môi trường địa điểm l

iểm lưu trữ tập tin dự phòng: nhiệt

độ, ẩm, bụi v.v

 Thường xuyên kiểm tra dữ liệu l

ờng xuyên kiểm tra dữ liệu lưu trữ

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

KS chung- 7. Kiểm soát l

Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

Thủ tục ghi dự phòng dữ liệu Thủ tục ghi dự phòng dữ liệu  Ghi dự phòng đầy đủ tất cả các dữ liệu ủ tất cả các dữ liệu  Ghi dự phòng đầy đủ tất cả các ch ủ tất cả các chương trình ứng

dụng  Kiểm tra nội dung ghi dự phòng: chính xác và Kiểm tra nội dung ghi dự phòng: chính xác và đầy đủ

ịnh kỳ: kiểu dự phòng tự động

 Ghi dự phòng định kỳ: kiểu dự phòng tự

hoặc Oâng- cha- con

u trữ bản ghi dự phòng ở nơi khác

 Lưu trữ bản ghi dự phòng ở n

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

KS chung 8. Kiểm soát truyền thông KS chung 8. Kiểm soát truyền thông

 Mục tiêu. Đảm bảo an

 Thủ tục:  Gọi kiểm tra ngược

toàn truyền thông thông toàn truyền thông thông tin.

lại: Call back modem

Gian lận:

 Chặn đường truyền

thông

 Mã hoá thông tin được gửi hoặc truyền

 Đóng giả người nhận

 Network Control

tin

Log



Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

9. Kế hoạch dự phòng KS chung- 9. Kế hoạch dự phòng

Mục tiêu. Đảm bảo HT hồi phục nhanh khi thiên tai, hoả hoạn, phá Mục tiêu. Đảm bảo HT hồi phục nhanh khi thiên tai, hoả hoạn, phá

hoại xẩy ra:

Thủ tục  Mua bảo hiểm tài sản cho hê thống và trung tâm dữ liệu Mua bảo hiểm tài sản cho hê thống và trung tâm dữ liệu  Lập KH dự phòng  Tạo vị trí xử lý dự phòng; Vị trí l Tạo vị trí xử lý dự phòng; Vị trí lưu trữ DL dự phòng  Lưu trữ dự phòng thường xuyên ờng xuyên  Xác định các hệ thống ứng dụng quan trọng

ịnh các hệ thống ứng dụng quan trọng-Ưu tiên kiểm soát

và khôi phục trước  Phân chia trách nhiệm thực hiện kế hoạch dự phòng và khôi Phân chia trách nhiệm thực hiện kế hoạch dự phòng và khôi phục trung tâm dữ liệu: Nhân sự, qui trình phục trung tâm dữ liệu: Nhân sự, qui trình

 Huấn luyện nhân viên trường cấp khẩn cấp ờng cấp khẩn cấp

 Thường xuyên cập nhật kế họach dự phòng ờng xuyên cập nhật kế họach dự phòng

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

B. Kiểm soát ứng dụng B. Kiểm soát ứng dụng

 Là hoạt động kiểm soát ảnh h

ộng kiểm soát ảnh hưởng tới từng ứng ng trình xử lý cụ thể với mục tiêu dụng hay chương trình xử lý cụ thể với mục tiêu ủ, hợp lệ, chính xác của xử lý đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ, chính xác của xử lý nghiệp vụ

 Bao gồm

 Kiểm soát nhập liệu Kiểm soát nhập liệu  Kiểm soát xử lý dữ liệu Kiểm soát xử lý dữ liệu  Kiểm soát kết quả xử lý Kiểm soát kết quả xử lý

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

KS ứng dụng- 1. KS nhập KS ứng dụng

1. 1. Kiểm soát nguồn dữ liệu 1. 1. Kiểm soát nguồn dữ liệu

1. 2. Kiểm soát quá trình nhập liệu 1. 2. Kiểm soát quá trình nhập liệu

1.2.1. Hợp lệ (DataValidation): 1.2.1. Hợp lệ (DataValidation):

1.2.2. Chính xác

Tổng số kiểm soát (Control Totals Tổng số kiểm soát (Control Totals

ng hiệu quả nhập liệu 1.2.3. Gia tăng hiệu quả nhập liệu

a. Sử û dụng giá trị mặc

Sử û dụng giá trị mặc định: ngày, số TT, giá cả, ã khai báo sẵn trong CSDL) tên (đã khai báo sẵn trong CSDL)

ộng tạo mã (nếu có thể) b. Tự động tạo mã (nếu có thể)

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

KS ứng dụng- 1. KS nhập KS ứng dụng

1.1 Kiểm soát dữ liệu nguồn 1.1 Kiểm soát dữ liệu nguồn

 KS chứng từ: Thứ tự; ủy quyền, xét duyệt; hợp lý của dữ liệu; KS chứng từ: Thứ tự; ủy quyền, xét duyệt; hợp lý của dữ liệu; Đánh dấu đã sử dụng;

 Dùng số kiểm tra (Check Digit): Số ID Dùng số kiểm tra (Check Digit): Số ID được ủy quyền

 Nhập liệu nhiều lần dữ liệu quan trọng (tốn kém) Nhập liệu nhiều lần dữ liệu quan trọng (tốn kém)

 Dữ liệu đưa vào hệ thống trực tiếp từ nguồn của nó. Chứng từ a vào hệ thống trực tiếp từ nguồn của nó. Chứng từ

luân chuyển

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

 Sử dụng thiết bị quét hay nhận diện dữ liệu tự Sử dụng thiết bị quét hay nhận diện dữ liệu tự động: nhập Máy tính tiền, POS Camera… liệu trực tiếp : Máy tính tiền, POS Camera…

VÍ DUÏ BAÛNG KEÂ BAÙN HAØNG VÍ DUÏ BAÛNG KEÂ BAÙN HAØNG

NGAØY HÑ

MAÕ KH MAÕ HH MAÕ KH

SO LÖOÏNG

ÑÔN GIAÙ

TIEÀN

NOÄI DUNG

SOÁ HÑ

100

1.000

100.000

02/02/2008

200

5.000

1.000.000

01/02/2008

300

3.000

900.000

14/02/2008

200

3.000

600.000

28/01/2007

Thông tin bổ sung:

3.000

1000

30/02/2008

D  Mặt hàng A tồn đầu ngày 01/02: 80 số l

3.000.000 ầu ngày 01/02: 80 số lượng, trong ngày 01và 02 không nhập

 Không có mặt hàng D trong kho

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

2. Dữ liệu hợp lệ KS nhập- 2. Dữ liệu hợp lệ

 Kiểm tra trình tự (Sequence Check) Kiểm tra trình tự (Sequence Check)

 Kiểm tra kiểu vùng dữ liệu (Field format Check) Kiểm tra kiểu vùng dữ liệu (Field format Check)

 Kiểm tra cĩ thực

 Kiểm tra độ dài vùng dữ liệu ộ dài vùng dữ liệu

 Kiểm tra giới hạn (Limit Check) Kiểm tra giới hạn (Limit Check)

 Kiểm tra hợp lý (reasonableness test) Kiểm tra hợp lý (reasonableness test)

 Kiểm tra tính đầy đủ (Comleteness Check) ủ (Comleteness Check)

 Kiểm sóat nhập trùng: dùng 2 c

Kiểm sóat nhập trùng: dùng 2 căn cứ trong một nghiệp vụ để có thể thay thế bằng cách HT tự động xác định dữ liệu nhập- có thể thay thế bằng cách HT tự ể người nhập liệu xác nhận xuất hiện dữ liệu liên quan để ng

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Kiểm soát theo số tổng KS nhập- Kiểm soát theo số tổng

 Kiểm soát theo số tổng là việc dùng một tổng số nào Kiểm soát theo số tổng là việc dùng một tổng số nào đó để ó gọi là tổng số kiểm soát. kiểm soát và tổng số đó gọi là tổng số kiểm soát.

 Tổng số kiểm soát là tổng số của một vùng dữ liệu nào Tổng số kiểm soát là tổng số của một vùng dữ liệu nào đó.  Tổng số kiểm soát của một lô chứng từ (lô nghiệp vụ) gọi là Tổng số kiểm soát của một lô chứng từ (lô nghiệp vụ) gọi là tổng lô (batch total)

 Các loại tổng số kiểm soát

Tổng vùng giá trị hoặc số lượng

 Tổng vùng giá trị hoặc số l  Tổng Hash (Hash Totals)  Đếm mẫu tin

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Ví dụ tổng số kiểm soát Ví dụ tổng số kiểm soát

BAÛNG KEÂ HOAÙ ÑÔN BAÙN HAØNG BAÛNG KEÂ HOAÙ ÑÔN BAÙN HAØNG

NGAØY

SOÁ HÑ

SOÁ TI EÀN KHAÙCH HAØNG

3 maåu tin

3 5 6 14

1 2 3 6

1,000,000 300,000 2,000,000 3,300,000

01 05 02 8

Tổng giá trị

Tổng Hash

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Nhập liệu trực tiếp KS nhập- Nhập liệu trực tiếp

 Dữ liệu đưa vào hệ thống trực tiếp từ nguồn của nó. a vào hệ thống trực tiếp từ nguồn của nó.  Sử dụng các hình thức

Maùy tính tieàn, POS

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

 Camera… Camera… Söû duïng ñaàu ra cuûa öùng Söû duïng ñaàu ra cuûa öùng duïng tröôùc laø ñaàu vaøo cuûa duïng tröôùc laø ñaàu vaøo cuûa öùng duïng sau ñoù öùng duïng sau ñoù

KS ứng dụng 2. Kiểm soát xử lý KS ứng dụng 2. Kiểm soát xử lý  1. Kiểm soát sắp xếp theo trình tự. Kiểm soát sắp xếp theo trình tự.  Xử lý theo lô yêu cầu các mẫu tin

Xử lý theo lô yêu cầu các mẫu tin được sắp xếp theo trình tự để cập nhật tập tin

 2. Kiểm soát từng bước xử lý (Run

ớc xử lý (Run-to-run Control)

 Trong xử lý theo lô, tổng số kiểm soát

Trong xử lý theo lô, tổng số kiểm soát được thực hiện qua ớc gọi và gọi nó là kiểm soát từng bước xử lý từng bước gọi và gọi nó là kiểm soát từng b

 3. Nhận biết tập tin một cách hữu hình 3. Nhận biết tập tin một cách hữu hình  Dán nhãn đĩa  Tạo nhãn đĩa bên trong để máy có thể

ể máy có thể đọc được

 4. Các kiểm soát được lập trình ợc lập trình

 Tạo các chương trình kiểm soát tự

ng trình kiểm soát tự động: Tổng nợ, tổng có

khi Post dữ liệu; Cộng dọc, ngang một bảng DL v.v khi Post dữ liệu; Cộng dọc, ngang một bảng DL v.v

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Kiểm soát xử lý

 Ví dụ Kiểm soát theo từng b

Ví dụ Kiểm soát theo từng bước xử lý

Nhập liệu

Sắp xếp Sắp xếp TT ngh.vụ TT ngh.vụ

K.tra DL hợp lệ

Sắp xếp TT ngh.vụ

Cập nhật TT chính

B.cáokhác

B.cáokhác B.cáokhác

B.cáokhác

Báo cáo KS

Tổng mẫu tin được xử lý: 87 Tổng mẫu tin ợc xử lý: 15.000.000 Tổng giá trị được xử lý: 15.000.000

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

KS ứng dụng 3. KS kết quả xử lý KS ứng dụng 3. KS kết quả xử lý

Mục tiêu.

 Đảm bảo kết quả xử lý chính xác Đảm bảo kết quả xử lý chính xác  Đảm bảo nhân viên được uỷ quyền mới nhận và

ợc uỷ quyền mới nhận và đọc báo

cáo

Thủ tục

 Phân quyền truy cập kết xuất thông tin Phân quyền truy cập kết xuất thông tin  Nhóm kiểm soát DL kiểm tra bằng mắt tính logic, hợp lệ Nhóm kiểm soát DL kiểm tra bằng mắt tính logic, hợp lệ của DL

để kiểm tra lại nguồn gốc dữ được ghi nhận từ những chứng

 Căn cứ dấu vết kiểm toán đ liệu (VD xem doanh thu đư từ nào)  Thiết lập qui trình (thời gian và nhân sự) chuyển, nhận Thiết lập qui trình (thời gian và nhân sự) chuyển, nhận báo cáo

Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Mục tiêu • Mục tiêu ộng kinh doanh và sự kiện • 1. Hiểu các hoạt động kinh doanh và sự kiện

xẩy ra trong chu trình chi phí xẩy ra trong chu trình chi phí 2. Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện • 2. Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện ể cung cấp thông tin để cung cấp thông tin 3. Kiểm soát nội bộ cần có trong chu trình • 3. Kiểm soát nội bộ cần có trong chu trình

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Nội dung • Nội dung I. Các sự kiện xẩy ra trong chu trình chi phí • I. Các sự kiện xẩy ra trong chu trình chi phí II. Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện • II. Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện tạo báo cáo – 1. Xử lý bằng tay – 2. Xử lý bằng máy

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Sự kiện kinh tế

Hoạt động kinh tế Trao đổi hàng

 Yêu cầu hàng  Đặt hàng mua với

hoá, dịch vụ với người bán

người bán  Nhận hàng  Chấp thuận hóa đơn

Thanh toán tiền cho người bán

người bán

 Thanh toán tiền cho

người bán

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Xử lý yêu cầu hàng Xử lý yêu cầu hàng

Kho hàng

Mua hàng

Xác định nhu cầu Gửi yêu cầu mua hàngtới bộ phận mua hàng

u ý: các bộ phận liên quan khác như bán

Lưu ý: các bộ phận liên quan khác nh hàng (lập Back Order) hay BP có nhu cầu hàng (lập Back Order) hay BP có nhu cầu TSCĐ cũng có thể lập yêu cầu mua TSCĐ cũng có thể lập yêu cầu mua

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Xử lý mua hàng Xử lý mua hàng

Mua hàng

 Chọn người bán: Giá cả, chất lượng hàng, vấn đề giao hàng  Gửi thông tin đặt

hàng cho người bán (purchase order)

Người bán  Xem xét, kiểm tra yêu cầu  Trả lời chấp thuận hay không đặt hàng mua hàng

 Thông báo các bộ

phận liên quan về đặt hàng

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Xử lý nhận hàng, nhập kho Xử lý nhận hàng, nhập kho

Nhận hàng  Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận

Kho hàng  Tham gia kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận

 Chấp nhận việc

giao hàng

 Nhập kho hàng nhận  Ký nhận thông tin

 Ghi nhận thông tin

nhận hàng

 Gửi thông tin nhận hàng cho các bộ phận liên quan

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Chấp nhận hóa đơ

đơn bán hàng- theo

dõi phải trả dõi phải trả

Kế toán phải trả

Chấp nhận hóa đơn bán

Theo dõi phải trả người

Nhận hóa Nhận hóa đơn bán hàng Đối chiếu chứng từ liên Đối chiếu chứng từ liên quan quan Chấp nhận hóa hàng hàng Theo dõi phải trả ng bán bán

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Thanh toán tiền Thanh toán tiền

 Thủ quỹ thanh toán tiền theo lệnh của kế Thủ quỹ thanh toán tiền theo lệnh của kế toán phải trả  Ghi, ký bổ sung nội dung liên quan vào Ghi, ký bổ sung nội dung liên quan vào chứng từ chi tiền  Chuyển chứng từ chi tiền cho những bộ Chuyển chứng từ chi tiền cho những bộ phận liên quan

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

DFD chu trình chi phí DFD chu trình chi phí

Hàng hoá, DV

Chu trình doanh thu

Hoá đơn

KS hàng tồn kho

Nhà cung cấp

Đặt hàng

Ch. trình chi trình chi phí

Thanh toán

Chu trình chuyển đổi

Dữ liệu

Sổ cái và báo cáo

Các bộ phận khác

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

ĐH muađược chấp thuận

DFD chu trình chi phí

ĐH mua

Y/C bo sung hang

Thông báo thiếu hàng 1a

Kiểm sóat hàng tồn kho

Thông báo ĐH mua

Đặt Đặt hàng hàng

Nơi Y/cầu

Thông báo ĐH mua

Y/C muahang

Ch.trình DT

Ng.bán

ĐH mua ĐH mua

ĐH chưa th.hiện

H.tồn kho

Thông báo ĐH mua

Ch.trình Sản xúât

Nhận Nhận hàng hàng

Nhận hàng

Gửi hàng

Nhận hàng

Thông báo ĐH mua

Hóa đơn

Người bán

Thông tin mua hàng-phải trả

Ch.thuận Ch.thuận Hóa đơn Hóa đơn

CTTT

TK phải trả

Dữ liệu trả tiền

HT sổ cái và lập b.cáo

Trả tiền Trả tiền

Dữ liệu trả tiền

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

HT thông tin kế toán xử lý chu trình chi phí HT thông tin kế toán xử lý chu trình chi phí

Sự kiện kinh tế

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký

Sổ tài khoản

°Thông tin gì được tạo ra ? °Dữ liệu gì được thu thập ? °Tổ chức chi tiết xử lý thông tin °Làm sao đảm bảo KSNB thông tin?

Báo cáo

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Tổ chức HT kế toán xử lý chu trình chi Tổ chức HT kế toán xử lý chu trình chi phí phí

Báo cáo

Yêu cầu thông tin?

Công nợ theo người bán Công nợ theo hóa đơn bán hàng Phân tích nợ theo thời hạn nợ.

Công nợ:  Công nợ theo ng Công nợ theo hóa  Thanh toán:  Yêu cầu tiền thanh toán Yêu cầu tiền thanh toán Báo cáo chi tiền Báo cáo chi tiền Báo cáo quản trị khác 

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Tổ chức hệ thống kế toán xử lý nghiệp Tổ chức hệ thống kế toán xử lý nghiệp chu trình chi phí chu trình chi phí

Chứng từ

Dữ liệu gì ?

Yêu cầu mua hàng Đặt hàng mua hàng Phiếu nhập kho Hóa đơn mua hàng Voucher (chứng từ thanh tóan) Giấy gửi hàng (hay đóng gói hàng- packing list) của người bán

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Theo dõi chi tiết phải trả người bán Theo dõi chi tiết phải trả ng

Có 2 hình thức tổ chức theo dõi phải • Có 2 hình thức tổ chức theo dõi phải trả người bán  Theo dõi theo từng ng Theo dõi theo từng người bán  Theo dõi theo từng hóa Theo dõi theo từng hóa đơn bán hàng (hệ thống Voucher) (hệ thống Voucher)

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Chi tiết thanh toán người bán Chi tiết thanh toán ng Theo dõi theo từng người bán Theo dõi theo từng ng

Người bán

Đặc điểm  HĐ bán hàng được phân loại ban đầu theo từng người bán  Sử dụng sổ chi tiết phải trả

HĐ

Tiền

người bán

Chi tiết TTNB

Thanh toán NB

Dùng sổ chi tiết Phân loại HĐ theo NB

Ưu: Dễ dàng biết được số dư, cũng như tình hình thanh toán với từng người bán Nhược  Khó khăn theo dõi thời hạn

HĐ NB; sổ chi tiết NB

thanh toán

 Khó khăn lập kế hoạch tiền Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Theo dõi chi tiết thanh toán người bán Theo dõi chi tiết thanh toán ng

HTVoucher- Thanh toán theo chứng từ Thanh toán theo chứng từ

Người bán

HĐ

Tiền

Đặc điểm  HĐ bán hàng được phân loại ban ợc phân loại ban ịnh thanh đầu theo thời hạn dự định thanh toán

 Sử dụng Voucher- chứng từ

Chi tiết TTNB

thanh toán. Không sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán

Thanh toán NB

Dùng Voucher Phân loại HĐ theo ngày thanh toán

Nhược : khó khăn biết được số ợc số dư, cũng như tình hình thanh toán với từng người bán một cách hệ thống

HĐ NB; sổ chi tiết NB

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Ưu Dễ dàng theo dõi thời hạn theo dõi thời hạn thanh toán. Dễ dàng lập kế Nguyễn Bích Liên hoạch tiền

HT Voucher- Thanh toán theo chứng từ Thanh toán theo chứng từ

Xử lý • Xử lý

 Lập chứng từ thanh toán Lập chứng từ thanh toán-CTTT (Voucher)  Ghi sổ chứng từ thanh toán (Voucher Register Ghi sổ chứng từ thanh toán (Voucher Register- Purchase Journal)

 Lưu hồ sơ CTTT chưa thanh toán a thanh toán  Thanh toán: lập Check thanh toán Thanh toán: lập Check thanh toán  Ghi thông tin về Check vào sổ chi Check ( Check Ghi thông tin về Check vào sổ chi Check ( Check Check Journal) và sổ CTTT Register-Check Journal) và sổ CTTT  Tổng hợp Voucher chưa thanh toán a thanh toán

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Theo dõi chi tiết thanh toán cho NB Theo dõi chi tiết thanh toán cho NB

Kết hợp theo dõi theo chứng từ và theo người Kết hợp theo dõi theo chứng từ và theo ng bán bán

 Đặc điểm: Ngoài sử dụng các b

iểm: Ngoài sử dụng các bước như thanh toán theo chứng từ, Ktoán còn sử dụng thêm sổ chi tiết theo chứng từ, Ktoán còn sử dụng thêm sổ chi tiết ể tổng hợp thanh toán theo từng người người bán để tổng hợp thanh toán theo từng ng bán

 Ưu điểm: kết hợp ưu điểm của 2 hình thức iểm của 2 hình thức  Nhược: Khối lượng công việc nhiều, Chi phí lớn. ợng công việc nhiều, Chi phí lớn.

Chỉ phù hợp với xử lý bằng máy Chỉ phù hợp với xử lý bằng máy

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

KSNB yêu cầu mua hàng KSNB yêu cầu mua hàng

Rủi ro

• Thủ tục

 Phụ trách bộ phận chịu trách nhiệm lập yêu cầu mua hàng

 Yêu cầu mặt hàng không cần thiết  Yêu cầu số lượng cao hoặc thấp hơn nhu cầu

 Sử dụng các công cụ kiểm soát hàng tồn kho EOQ; MRP

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

KSNB đ

đặt hàng

• Thủ tục

Rủi ro  Đặt hàng không đúng

chủng loại, qui cách theo nhu cầu

 Phân chia bộ phận yêu cầu (sử dụng)& mua hàng

 Thủ tục uỷ quyền, xét

 Đặt không đúng số lượng theo nhu cầu

duyệt phù hợp (trên đơn đặt hàng mua)

 Đặt hàng dựa trên yêu cầu

 Hàng kém chất lượng  Giá cả không hợp lý

mua hàng

 Người không được phép lại thực hiện nghiệp vụ

 Yêu cầu báo giá hay thủ tục đấu thầu phù hợp

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

KSNB nhận hàng KSNB nhận hàng

Rủi ro

 Nhận hàng không đặt hàng ặt hàng  Nhận hàng sai chất lượng, số l

ợng, số lượng hàng

Thủ tục

 Phân chia Nhận hàng & Mua hàng Phân chia Nhận hàng & Mua hàng

 Bản sao đặt hàng mua gửi cho bộ phận nhận hàng ặt hàng mua gửi cho bộ phận nhận hàng  Sử dụng đặt hàng mua mù ặt hàng mua mù

 Đếm, kiểm hàng nhập  Lập phiếu nhập kho ngay khi nghiệp vụ xẩy ra. Thủ kho Lập phiếu nhập kho ngay khi nghiệp vụ xẩy ra. Thủ kho ồng thời ký vào phiếu nhập kho đồng thời ký vào phiếu nhập kho

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

KSNB theo dõi phải trả người bán KSNB theo dõi phải trả ng

Rủi ro



• Thủ tục Phân chia kế toán chi tiềt & tổng hợp



 Sai sót trong hoá đơn của người bán



Đối chiếu HĐ người bán và chứng từ liên quan Kiểm tra nội dung của HĐ người bán

 Ghi nhận phải trả cho hàng không nhận



Sử dụng hệ thống Voucher

 Mất chiết khấu



Đối chiếu báo cáo người bán

thanh toán  Chuyển sổ chi



Đối chiếu tổng hợp và chi tiết

tiết, tổng hợp sai

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

KSNB trả tiền KSNB trả tiền

• Thủ tục

Rủi ro

 Phân chia Bộ phận:phải trả & Ký check & thanh toán tiền

 Thanh toán HĐ 2

 Phân chia người viết SEC, ký

lần

SEC, gửi SEC

 Chỉ thanh tóan cho chứng từ gốc (không phải bản sao)

 Đánh dấu chứng từ đã sử

 Thanh toán khách hàng giả tưởng  Aên cắp Check

dụng

 Đối chiếu ngân hàng

 Người đối chiếu phải

khác người thu, chi tiền

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

HT thông tin kế toán bằng máy HT thông tin kế toán bằng máy

Sự kiện kinh tế

Tạo các DL và được ghi ban đầu trên chứng từ

Chứng từ gốc

DL được lưu trữ trong các tập tin liên quan

Cơ sở dữ liệu

Báo cáo

Người sử dụng lựa chọn hay tạo báo cáo về thông tin yêu cầu

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

HT kế toán xử lý chu trình chi phí bằng máy HT kế toán xử lý chu trình chi phí bằng máy

ịnh báo cáo: yêu cầu thông tin • 1. Xác định báo cáo: yêu cầu thông tin ịnh chứng từ: DL gì ? • 2. Xác định chứng từ: DL gì ? u trữ DL & KS truy cập • 3. Kiểm soát chung: lưu trữ DL & KS truy cập 4. Tổ chức thủ tục kiểm soát ứng dụng • 4. Tổ chức thủ tục kiểm soát ứng dụng

Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

Chương 5. phát triển hệ thống thông tin kế toán

1. Hiểu chiến lược phát

Mục tiêu

triển hệ thống

2. Các giai đọan trong quá trình phát triển hệ thống 3. Xác định mục tiêu, công việc và các công cụ kỹ thuật thường dùng trong mỗi giai đọan

4. Hiểu các bước cần chuẩn

bị khi tiến hành tin học hóa một hệ thống kế tóan

Nguyễn Bích Liên

Chương 5. Phát triển hệ thống thông tin kế toán

Nội dung

2. Giai đoạn phân tích hệ

Tổng quan phát triển hệ thống

3. Giai đoạn thiết kế hệ

thống

4. Giai đoạn thực hiện hệ

thống

5. Chiến lược phat1 triển

thống

Nguyễn Bích Liên

6. Ứng dụng phát triển hệ thống một doanh nghiệp

hệ thống

I- Tổng quan phát triển hệ thống

Vận hành hệ thống

Kế họach chủ đạo

Chu trình phát triển ª Kế hoạch chủ đạo

Thực hiện hệ thống

Phân tích hệ thống

Thiết kế hệ thống

ª Phân tích hệ thống ª Thiết kế hệ thống ª Thực hiện hệ thống ª Vận hành hệ thống

(chính)

Nguyên nhân phát triển hệ thống

Các bộ phận trong DN

Nguyên nân phát riển hêệ thống : Thay đổi môi trường kinh doanh, pháp luật : Thay đổi kỹ thuật Bản thân hệ thống tồn tại

Ban chỉ đạo

HT thông tin

Thành lập đội dự án

Đánh giá mức độ nghiệm trọng Trình tự ưu tiên các dự án PT

II. Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát hệ thống hiện hành và môi trường của nó để đưa ra các giải pháp và yêu cầu thông tin cho hệ thống mới

Điều tra ban đầu

Khảo sát hệ thống

Nghiên cứu khả thi

Xác định yêu cầu hệ thống

Hồ sơ phân tích hệ thống

Phân tích HT-1. điều tra ban đầu

Mục tiêu

•Tìm hiểu nhanh vấn đề hệ thống hiện tại nhằm xác định liệu hệ thống mới có cần sửa chữa hay thay thế không

•Cung cấp những đề nghị ban đầu về giải pháp chi phí, lợi ích của hệ thống mới đề nghị

Phân tích HT- 1. điều tra ban đầu

 Lập kế họach khảo sát

 Xác định yêu cầu pháp luật mới

 Xác định chiến lược, xử lý kinh doanh

Công việc

 Môi trường công nghệ thông tin

 Xử lý nghiệp vụ, Cung cấp thông tin

 Kiểm sóat

 Tìm hiểu và đánh giá hiệu quả của hệ thống hiện hành so với những yêu cầu mới

Phân tích HT- 1. điều tra ban đầu

 Xác định vấn đề, nguyên nhân của hệ thống tồn tại không đáp ứng yêu cầu mới

 Đề nghị giải pháp:

Công việc

 Phạm vi hệ thống mới: đầu vào, ra

 Mức độ phát triển: mới hòan tòan, sửa

chữa, giữ nguyên HT hiện hành

 Phương thức: tự làm, thuê tư vấn

 Ước tính sơ bộ chi phí

 Lập báo cáo

Phân tích HT- 2. Khảo sát hệ thống

Mục tiêu

• Cung cấp chi tiết cho giải pháp đề nghị ở giai đọan điều tra ban đầu

•Đồng thời kiểm tra kỹ tính cần thiết, khả thi của hệ thống đề nghị

•Tạo quan hệ tốt với người sử dụng

Phân tích HT- 2. khảo sát hệ thống

• Tìm hiểu chi tiết xử lý kinh doanh xác định luân chuyển thông tin, dữ liệu

Công việc

• Xác định chi tiết nhu cầu người sử dụng

• Đánh giá chi tiết kiểm sóat nội bộ

• Tìm hiểu thếit bị, phần mềm và nhân sự hiện có

• Truyền thông giải thích dự án phân tích cho người sử dụng liên quan

Phản ứng đối với thay đổi hệ thống

2. phân tích HT- Tạo quan hệ tốt với người sử dụng

• Tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng của thay đổi hệ thống với cá nhân

• Tùy thuộc vào trình độ, nhận thức và kinh nghiệm của người bị ành hưởng

• Tùy thuộc cách thức thực hiện thay đổi

2. phân tích HT- Tạo quan hệ tốt với người sử dụng

Biện pháp thực hiện ngăn ngừa phản ứng xấu đối với thay đổi hệ thống

Kết quả của hệ thống đạt nhu cầu người sử dụng

Mục đích, lợi ích thay đổi; Cố gắng và kế họach của công ty

Tạo kênh truyền thông mở, đầy đủ tới người sử dụng:

Duy trì không khí ổn định, an tòan thân thiện

Có sự hỗ trợ của các cấp quản lý trong đơn vị

Khuyến khích sự tham gia của người sử dụng vào dự án

 Khả thi về kỹ thuật

 Khả thi về thời gian

 Thời gian chuẩn bị địa điểm

 Thời gian có thiết bị: đặt, giao nhận, cài đặt

 Thời gian tạo, cài đặt chạy thử phần mềm

 Thời gian huấn luyện nhân sự

 Thời gian chuyển đổi hệ thống

 Khả thi hoạt động

 Thỏa mãn yêu cầu thông tin

 Sự hài lòng của người sử dụng với HT

 Hệ thống vận hành tốt

 Khả thi kinh tế: chi phí nhỏ hơn hiệu quả

 Khả thi luật pháp

Phân tích HT- 3. Phân tích khả thi

Phân tích HT- 3. Khả thi kinh tế

• Chi phí thiết bị

• Chi phí phần mềm

• Chi phí nhân sự

• Chi phí địa điểm đặt thiết bị

• Chi phí cài đặt huấn luyện

• Chi phí chuyển đổi hệ thống

• Chi phí phân tích, thiết kế

 Tính tóan chi phí ban đầu

• Chi phí bảo dưỡng

 Tính tóan chi phí họat động • Chi phí điều hành họat động

Phân tích HT- 3. Khả thi kinh tế

• Định lượng tài chính

• Định tính

 Tính tóan lợi ích

• So sánh lợi ích – chi phí

 So sánh thuần

 So sánh NPV

• Dùng chỉ số IRR

• Dùng chỉ số ROI

 Phương pháp phân tích

• Xác định thông tin tạo ra

• Xác định dữ liệu cần thiết tạo ra thông tin

• Xác định yêu cầu tổ chức dữ liệu

• Xác định các xử lý cần thiết

Phân tích HT- 3. Xác định yêu cầu hệ thống

Phân tích HT- 4. Lập hồ sơ phân tích • xác định Mục đích của dự án

• Xác định Mối quan hệ của dự án với kế họach chiến lược hệ thống thông tin

• Họat động hiện hành của hệ thống hiện tại

• Nhu cầu thông tin của người sử dụng

• Yêu cầu hệ thống mới

• Phân tích khả thi

• Các đề ngfhị khác cho hệ thống mới

• Các thu thập đính kèm

Phân tích HT- 5. Kỹ thuật sử dụng phân tích

• Phỏng vấn

• Bảng câu hỏi

• Quan sát

 Công cụ thu thập dữ liệu

• Lưu đồ chứng từ / hệ thống

• Sơ đồ dòng dữ liệu

• Mô hình dữ liệu. Từ điển dữ liệu

 Công cụ mô tả hệ thống

• Ma trận kiểm sóat

• Chỉ số tài chính

 Công cụ phân tích đánh giá hệ thống

Các tài liệu sử dụng trong PT HT

ªSơ đồ cơ cấu tổ chức

ªHệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp

Hồ sơ doanh nghiệp

ªNgân sách của mỗi trung tâm trách nhiệm

ªChiến lược kinh doanh, KH ngắn hạn

ªChính sách quản lý

ª Bảng mô tả công việc

Hồ sơ cá nhân

ª Cẩm nang hướng dẫn

ª Tiêu chẩn thực hiện công việc

ªLưu đồ qui trình xử lý

Hồ sơ hoạt động

ªMẫu chứng từ

ªMẫu báo cáo

Tài liệu thu thập khác

Chương 5. phát triển hệ thống thông tin kế tóan

1. Hiểu chiến lược phát

Mục tiêu

triển hệ thống

2. Các giai đọan trong quá trình phát triển hệ thống 3. Xác định mục tiêu, công việc và các công cụ kỹ thuật thường dùng trong mỗi giai đọan

4. Hiểu các bước cần chuẩn

bị khi tiến hành tin học hóa một hệ thống kế tóan

Chương 5. phát triển hệ thống thông tin kế tóan

Nội dung

2. Giai dọan phân tích

Tổng quan phát triển hệ thống

3. Giai đọan thiết kế HT 4. Giai đọan thực hiện

hệ thống

hệ thống Phương thức phát triển hệ thống 6. Ứng dụng phát triển hệ thống vào một doanh nghiệp

III. Thiết kế hệ thống - 1.khái niệm

Phân tích hệ thống

Thiết kế hệ thống là quá trình mô tả các chi tiết của hệ thống một cách chính xác trên cơ sở các đề nghị của quá trình phân tích hệ thống

Thiết kế ban đầu Thiết kế chi tiết Thực hiện hệ thống Vận hành hệ thống

III.1. Thiết kế HT- Khái niệm

Thiết kế ban đầu

Thiết kế Chi tiết

ªYêu cầu thành phần của HT Xác định kết xuất HT Xác định dữ liệu HT (lưu trữ) Xác định xử lý phù hợp Xác định DL đầu vào và phương pháp nhập liệu Xác định các chính sách KS

ª Yêu cầu tài nguyên cho HT

ª Báo cáo thiết kế mỗi giai đọan 4

III. Thiết kế HT – 1. khái niệm

 Thiết kế ban đầu: (Conceptual design

specifications): Xác định ở mức logic các chi tiết của hệ thống: VD cần có báo cáo gì, nội dung thông tin trên báo cáo v.v

 Thiết kế chi tiết: (Physical design

specifications): tạo ra mẫu cụ thể trên giấy. Tuy nhiên ở nội dung thiết kế các nguồn lực của hệ thống, thiết kế phần mềm chính là giai đọan lập trình.

Thiết kế HT- 2. Thiết kế các yêu cầu thành phần của hệ thống

1. Dựa vào DFD được vẽ ở giai đọan phân tích

2. Vẽ DFD ở các cấp độ chi tiết hơn (Nếu cần)

3. Xác định các lọai báo cáo, chứng từ; các xử

lý cần thiết

4. Thiết kế nội dung của báo cáo:

5. Thiết kế các thành phần dữ liệu phải lưu

trữ để tạo báo cáo

6. Thiết kế các nội dung chứng từ: dữ liệu đầu vào; nơi lập, nơi nhận, nơi lưu, số liên; Thiết kế nhập liệu

Thiết kế HT- 2. Thiết kế các yêu cầu thành phần của hệ thống

7. Thiết kế các xử lý cần thiết

8. Thiết kế các kiểm sóat cần thiết cho các

thành phần đã xác định

9. Thiết kế các yêu cầu phần mềm, lựa chọn

nhà cung cấp

10.Thiết kế các yêu cầu thiết bị, lựa chọn nhà

cung cấp

11.Thiết kế nhân sự phù hợp

III. 3. TK ban đầu báo cáo

Báo cáo

Yêu cầu chất lượng thông tin

ªBáo cáo cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng

ªCung cấp thông tin phù hợp người sử dụng ªThơng tin tổng hợp từ nguồn tin cậy ªThơng tin chính xác, khách quan ªCách trình bày rõ ràng, dễ hiểu ªTrình tự th.tin cần tạo ý nghĩa với người SD ªKịp thời thời gian ªGửi báo cáo đúng người sử dụng

III. 3. TK ban đầu báo cáo

ª Xác định nội dung thông tin

Nội dung K.xuất

cung cấp

Hình thức kết xuất

ª Xác định hình thức báo cáo: văn bản, đồ thị, bảng, chứng từ ª Hình thức đầu ra: giấy, màn

hình, lưu dĩa từ

Người sử dụng

ª Thời gian lập báo cáo ª Xác định thông tin cần truyền

đạt cho ai?

III.3. TK ban đầu- Thiết kế báo cáo Các lọai báo cáo

 B.C lập kế hoạch. BC này giúp người quản lý thiết lập và

 1. Cung cấp thông tin về hoạt động DN

 B.C kiểm soát thực hiện kế hoạch. Thông thường BC này so sánh giữa thực tế và KH. BC này thường là dạng bảng.

 B.C hoạt động. BC về tình hình hoạt động thực tế hay tình trạng của một cá nhận, bộ phận nào đó. BC này có thể dạng bảng, dạng đồ thị…

phân bổ KH cho các bộ phận

III.3 TK ban đầu Thiết kế báo cáo

Nội dung báo cáo họat động

Tiêu đề ngắn gọn, nổi bật nội dung BC Tên đơn vị (lập báo cáo) Tên Bộ phận nhận báo cáo Ngày hay kỳ thời gian về nội dung báo cáo Ngày hoàn thành báo cáo Chu kỳ thời gian lập BC Các nội dung cụ thể trong baó cáo Tên bộ phận, người chịu trách nhiệm BC

III.3. TK ban đầu- Thiết kế báo cáo  2.Báo cáo kiểm sóat họat động HT thông tin

 Mục đích: Kiểm soát hoạt động hệ thống thông tin và xử lý thông tin. Là những B.C ghi nhận các thay đổi với một tập tin dữ liệu hoặc những truy cập, sử dụng HT.

 B.C này do nhân viên kiểm soát dữ liệu kiểm soát

 VD.BC cập nhật số liệu tập tin sổ cái. BC này liệt kê tổng số nghiệp vụ được cập nhật, tổng số tiền ghi nợ có của một tài khoản nào đó

 VD.BC liệt kê toàn bộ nghiệp vụ được xử lý bởi một phần ứng dụng nào đó gọi là Registers. Ví dụ liệt kê toàn bộ chứng từ HĐBH đã nhập vào HT trong kỳ

 VD.BC liệt kê các lần truy cập HT tồn kho v.v..

III. 4. TK ban đầu dữ liệu đầu vào (chứng từ + nhập liệu)

Dữ liệu đầu vào

ª DL cung cấp cho HT để lưu trữ

và xử lý

Dữ liệu gì, ghi nhận ban đầu?

ª Xác định chứng từ : Tên, nội

dung, nơi lập chứng từ, số liên, số lượng chứng từ ước tính SD, người lập

ª Xác định phương thức nhập

Đưa DL vào HT ? Nhập liệu

liệu vào HT

ªThiết lập màn hình, form nhập liệu ªXác định người nhập liệu

III.4. TK ban đầu – TK đầu vào

Đảm bảo tính KSø: dấu vết kiểm toán; KS hoạt động Ghi nhận đầy đủ dữ liệu của nghiệp vụ phát sinh:

Cho mục đích lập báo cáo Mục đích truyền đạt thông tin Mục đích kiểm soát hoạt động

Yêu cầu thiết kế chứng từ

Hiệu quả chi phí : Ghi chép, Lưu trữ, In ấn

Ghi nhận đầy đủ dữ liệu của nghiệp vụ phát sinh Đảm bảo thuận tiện nhập liệu:

Trật tự ô nhập DLcùng trật tự DL trên chứng từ Nhập từ trái sang phái, trên xuống dưới Có hướng dẫn nội dung nhập Di chuyển các ô nhập dễ dàng

Đảm bảo chính xác dữ liệu nhập

Yêu cầu thiết kế màn hình nhập liệu

Giảm thiểu nhập bằng cách truy xuất,DLtừ HT Thông báo lỗi, dễ sửa lỗi và trợ giúp trực tuyến

III.4. TK ban đầu- Thiết kế chứng từ

Nội dung

Hướng dẫn thiết kế chứng từ

Tiêu đề chứng từ Tên đơn vị tạo; đơn vị nhận chứng từ Số chứng từ.: nên đánh số trước Số tham chiếu liên quan Trình tự hợp lý về DL nghiệp vụ PS Số tiền ghi bằng chữ Thành phần xét duyệt, thực hiện NV

Xác định kích cỡ chứng từ Xác định số liên cần thiết Xác định màu sắc chứng từ : nhiều màu Xác định cách lưu trữ, thời gian lưu trữ ï Xác định các phần chìm (cho KS)

III.5. TK ban đầu – Thiết kế mã kế tóan

Các loại mã

Là tập hợp các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mô tả thông tin về đối tượng Mục đích thuận tiện trong lưu trữ và xử lý

Nhân tố XD mã

Mã theo trình tự (Sequence Code) Mã Khối (Block Code) Mã nhóm (Group Code) Mã gợi nhớ Mã vạch

Phù hợp nhu cầu thông tin DN Phù hợp đặc điểm cơ cấu tổ chức Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển Dễ sử dụng Chi phí- hiệu quả

III.6. TK ban đầu- hệ thống tài khỏan

ªĐạït được nhu cầu thông tin của DN ª Thuận lợi lập báo cáo, phân tích thông tin üLiệt kê theo trình tự thông tin trên BC üPhân loại, nhóm tài khoản phù hợp

Yêu cầu HT tài khoản

ªThích hợp cấu trúc tổ chức ªLinh hoạt, có thể mở rộng ªHướng dẫn đầy đủ

Mô tả đầy đủ HT tài khoản Tên TK, mã tài khoản rõ ràng, hợp lý Hướng dẫn rõ ràng cách ghi chép TK

Phân loại tài khoản trong HT TK

Kết hợp: Theo tiêu thức trên báo cáo tài chính Theo chức năng hoạt động: phản ánh hoạt động theo chức năng: như SX, tài chính... Theo bộ phận, trung tâm trách nhiệm

III.7.TKban đầu – nguồn tài nguyên HT

ª Xác định phần mềm: Yêu cầu xử lý;  Hình thành (mua, thuê viết, tự Yêu cầu phần mềm

viết;..)

Yêu cầu thiết bị

ª Xác định Thiết bị: Yêu cầu kỹ thuật  Hình thành (mua, thuê -tài chính- hoạt động; thuê dịch vụ xử lý ..)

ª Xác định nhân sự, công việc Yêu cầu nhân sự

III.7. Thiết kế hệ thống- thiết kế chi tiết

Thiết kế chi tiết

ªThiết kế chi tiết các thành phầnHT: Báo cáo Dữ liệu Chứng từ, Nhập liệu Phần mềm xử lý: Cấu trúc;Thủ tục thủ công; Giao diện với người dùng

ª Phương thức, nguồn hình thành thiết bị

ª Xác định chi tiết phương án tạo phần

mềm

III.8. Thiết kế hệ thống- Báo cáo giai đoạn thiết kế hệ thống

ªTrình bày mục tiêu, phạm vi HT ªTóm tắt quá trình thiết kế:

 nhân sự, thời gian, nội dung công việc

Báo cáo thiết kế ban đầu

ªTrình bày nội dung thiết kế HT:

Báo cáo thiết kế chi tiết

Mô tả các thành phần của HT X.định các thiết bị và phần mềm  phù hợp Xác định yêu cầu tài chính

ªThiết lập bộ hồ sơ mẫu các thành phần HT ªCác kiến nghị, các vấn đề chưa giải quyết được

IV. Phương thức phát triển hệ thống thông tin kế tóan

 Các tiếp cận phương thức phát triển hệ thống

 Phương thức chuẩn mực

 Phương thức prototyping

 Các phương thức hình thành phần mềm, thiết

bị

 Phương thức mua

 Thuê

 Tự viết phần mềm

Các tiếp cận phát triển HT kế toán Phát triển theo giai đoạn chuẩn mực.

 Các giai đoạn phát

đoạn, phát triển có cấu trúc.

 Người quản lý xem xét,

đánh giá sau từng giai đoạn để quyết định phù hợp cho giai đoạn kế tiếp

triển HT  Phân tích hệ thống  Thiết kế hệ thống  Thực hiện hệ thống  Vận hành hệ thống

 Chi phí và thời gian kéo dài  Phù hợp với các hệ thống lớn, nhu cầu thông tin có tính ổn định lâu dài

Đặc điểm:  Phát triển theo từng giai

Các tiếp cận phát triển HT kế toán

Phát triển ứng dụng át triển ứng dụng nhanh: Mẫu thử nghiệm Prototyping

 Đặc điểm  Tạo mẫu ban đầu chưa hoàn chỉnh rồi sau đó tiến hành chỉnh sửa mẫu này cho đến khi người sử dụng hài lòng

 Phương pháp này thích hợp với hệ thống, tuổi thọ

ngắn, có nhu cầu thông tin thường thay đổi

Các tiếp cận phát triển HT kế toán

Phát triển ứng dụng nhanh: Mẫu thử nghiệm Prototyping

Các bước thực hiện  Tạo mẫu ban đầu dựa trên thông tin thu thập do phỏng

 Tạo một cơ sở dữ liệu để sử dụng cho mẫu thử nghiệm  Phát triển Menu hướng dẫn người sử dụng  Phát triển Module chức năng thực hiện quá trình xử lý

vấn người sử dụng

 Tạo và hiệu chỉnh mẫu thử nghiệm. Thử và sửa mẫu

của HT (VD nhập liệu, báo cáo v.v.)

thử nghiệm cho tới khi người sử dụng hài lòng  Tạo mô tả chi tiết hệ thống, hoàn chỉnh tài liệu HT

Nhân sự tham gia phát triển HT Kế toán

 Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp  Ban quản lý dự án (Information Systems

 Đội dự án (Project Development Team)  Kế toán, kiểm toán  Người phân tích, lập trình  Thành phần ngoài HT có liên quan

Steering Committee)

Nhân sự tham gia phát triển HT Kế toán

 Quản lý

 Xác định chiến lược phát triển của DN  Hỗ trợ, khuyến khích dự án phát triển  Thiết lập chính sách về lựa chọn dự án, chính sách cấu trúc

tổ chức

 Xem xét, chấp thuận lựa chọn dự án

 Người sử dụng

 Xác định yêu cầu thông tin

Ban quản lý cấp cao

Nhân sự tham gia phát triển HT Kế toán

Ban quản lý hệ thống thông tin  Thành phần: quản lý cấp cao các bộ phận:

KTT, HT TT, bộ phận sử dụng

 Quản lý ở cấp độ thực hiện:

 Lập kế hoạch phát triển HT thông tin  Thiết lập chính sách quản lý HT TT kế toán  Hướng dẫn, kiểm soát hoạt động của từng dự

 Đảm bảo sự tham gia của ban quản lý cấp cao

án trong phát triển HT

Phát triển HT kế toán

 Giải pháp để người sử dụng chấp nhận hệ thống  Người sử dụng tham gia vào việc thiết lập chính sách

 Người sử dụng ủng hộ dự án phát triển hệ thống  Người sử dụng trực tiếp tham gia quá trình phát triển

phát triển HT

hệ thống

Nhân sự tham gia phát triển HT Kế toán

Đội phát triển dự án

 Thành phần: chuyên gia HT, quản lý, kế toán, kiểm toán, đại điện người sử dụng

 Công việc

 Lập kế hoạch từng dự án  Giám sát thực hiện từng dự án: chi phí, thơì gian,

 Truyền thông tình trạng dự án cho ban quản lý

nhân sự, hoạt động

 Truyền thông với người sử dụng về dự án

DN và ban quản lý HT thông tin

Sự cần thiết của lập KH phát triển HT kế toán

 Sự cần thiết

 Đảm bảo phù hợp với KH phát triển DN  Hiệu quả: thời gian, chi phí, nhân lực  Khả năng thích nghi: chuẩn bị nhân lực, kỹ thuật cho

 Công cụ

 Sơ đồ mạng lưới PERT  Sơ đồ GANTT

nhu cầu tương lai

Kế hoạch phát triển HT kế toán

 Mục tiêu, Chiến lược phát triển HT  Những vấn đề cần giải quyết để đạt mục

tiêu phát triển HT

 Các dự án để giải quyết vấn đề  Trình tự ưu tiên của các dự án  Tình trạng của dự án trong quá trình thực

hiện

Gantt Chart Example

Planned Time Actual Time Evaluate Software

Select Software

Select Computer

Train Employees

1/1

2/1

3/1

4/1

5/1

6/1

7/1

Test System

Simple Network Diagram

Evaluate Software

Select Software

Contact Vendors

Train Employees

Review Budget

Complete

Start

Allocate Funds

Contact Vendors

Implement Computer

Select Computer

Các phương án hình thành phần mềm kế toán

 Hình thành: Có 3 cách hình thành phần mềm  Mua ngoài  Tự viết: Bằng đội phát triển hệ thống hoặc bằng

chính người sử dụng

 Thuê công ty bên ngoài phát triển và hoạt động

phần mềm

Các bước chuẩn bị tin học hóa HT kế toán

1. Tìm hiểu nhu cầu thông tin của người sử dụng.

 Báo cáo  Tài khoản  Mã kế toán: mã tài khoản, mã vật tư, mã khách

2. Thiết kế các thành phần của hệ thống kế toán

hàng, mã TSCĐ v.v.  Thiết kế mẫu sổ kế toán  Thiết kế mẫu chứng từ kế toán  Thiết kế qui trình luân chuyển, xử lý chứng từ, xử lý nhập liệu, lập báo cáo, chuyển giao báo cáo  Thiết kế các kiểm soát thành phần hệ thống: Qui

trình đối chiếu, kiểm tra, Các kiểm soát nhập liệu, xử lý dữ liệu.

Các bước chuẩn bị tin học hóa hệ thống kế toán

3. Làm việc với tư vấn hoặc chuyên viên tin học.

4. Mua phần mềm, Cài đặt thiết bị, phần mềm kế toán, chuẩn bị các điều kiện môi trường hệ thống thiết bị.

5. Huấn luyện nhân viên sử dụng

6. Chạy thử nghiệm phần mềm .

7. Chuyển đổi dữ liệu

8. Lập hồ sơ hệ thống: kỹ thuật; sử dụng