Bài tập: Xây dựng nền tảng chia sẻ kiến thức nội bộ

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thường bị phân tán, gây khó khăn cho việc truy cập và chia sẻ thông tin hiệu quả, đặc biệt đối với nhân sự mới hoặc trong các tình huống khẩn cấp. Điều này đặt ra nhu cầu cấp thiết về việc xây dựng một nền tảng tập trung nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý và chia sẻ kiến thức nội bộ.

Tài liệu này hướng đến các nhà phát triển phần mềm, kiến trúc sư hệ thống, quản lý dự án và các bên liên quan khác đang tìm hiểu hoặc tham gia vào quá trình thiết kế và triển khai một nền tảng quản lý và chia sẻ kiến thức nội bộ hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp.

Tài liệu này trình bày đề xuất chi tiết về việc xây dựng một nền tảng MVP (Minimum Viable Product) nhằm giải quyết vấn đề phân tán kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm trong các tổ chức. Mục tiêu chính là tạo ra một hệ thống tập trung, dễ dàng truy cập, tìm kiếm và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt hữu ích cho việc đào tạo nhân sự mới và cung cấp hướng dẫn nghiệp vụ khẩn cấp. Nền tảng sẽ được thiết kế với các chức năng cốt lõi bao gồm hệ thống đăng nhập và xác thực người dùng an toàn, cùng với khả năng quản lý phiên làm việc. Trang chủ sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về các tài liệu mới nhất, nổi bật hoặc do người dùng tạo, kèm theo tóm tắt ngắn gọn. Chức năng tải lên và quản lý tài liệu cho phép người dùng đóng góp kiến thức với sự hỗ trợ đa dạng định dạng file (doc, PDF, ảnh), kiểm soát kích thước file, khả năng tóm tắt nội dung (thủ công hoặc tự động bằng AI với giới hạn 500 từ), gán nhãn/tags linh hoạt và thiết lập mức độ chia sẻ (riêng tư, nhóm, công khai). Hệ thống tìm kiếm mạnh mẽ cho phép tra cứu theo nhiều tiêu chí như tên, nhãn, ngày tạo, nhóm, hiển thị kết quả phân trang và kiểm soát quyền truy cập dựa trên mức độ chia sẻ. Người dùng có thể xem chi tiết tài liệu, xem trước nội dung, đánh giá bằng sao và chủ sở hữu có thể thay đổi trạng thái chia sẻ. Đặc biệt, nền tảng tích hợp các tính năng nâng cao sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động tóm tắt nội dung và đề xuất nhãn, giúp tăng cường hiệu quả làm việc. Cuối cùng, hệ thống đảm bảo bảo mật thông tin và phân quyền truy cập chặt chẽ, cho phép quản trị viên kiểm soát quyền truy cập tài liệu dựa trên mức độ chia sẻ đã định, đảm bảo an toàn dữ liệu nội bộ.