Bài giảng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chi tiết

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Tập bài giảng

HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

Chủ biên: Lâm Hoàng Trúc Mai

Thành viên: Phạm Thuỷ Tú

Trương Xuân Hương

TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 12 năm 2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Tập bài giảng

HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

Chủ biên: Lâm Hoàng Trúc Mai

Thành viên: Phạm Thuỷ Tú

Trương Xuân Hương

TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 12 năm 2018

LỜI MỞ ĐẦU

Tài liệu được xây dựng nhằm phục vụ cho công tác giảng dạy học phần Hệ thống

hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp sinh viên nắm bắt, hiểu và phân tích được

các quy trình nghiệp vụ của các tổ chức, doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh

hiện đại để áp dụng vào các hệ thống thông tin. Tài liệu có thể sử dụng cho sinh viên

khối ngành kinh tế và công nghệ.

Cấu trúc tài liệu bao gồm 4 chương và cuối cùng là phần minh hoạ hệ thống:

- Chương 1: Giới thiệu tổng quan về các khái niệm, các quy trình nghiệp vụ điển

hình trong doanh nghiệp.

- Chương 2: trình bày các vấn đề liên quan đến hệ thống doanh nghiệp

(Enterprise Systems – ES): kiến trúc của ES, vai trò của ES, các loại ES, các

loại dữ liệu trong ES và minh hoạ trong hệ thống.

- Chương 3: trình bày quy trình bán hàng trong doanh nghiệp: quy trình cơ bản,

chứng từ và dòng dữ liệu, tác động tài chính của các bước trong quy trình đến

tổ chức, vai trò của ES trong quy trình bán hàng.

- Chương 4: trình bày quy trình mua hàng: cấu trúc nội dung tương tự chương

- Minh hoạ các quy trình trên hệ thống cụ thể: SalesUp của GESO, SAP ERP,

openERP và đưa ra các bài tập thực hành.

Học phần này có sử dụng các thuật ngữ liên quan đến kế toán, logistics nên sinh viên

cần trang bị thêm các kiến thức liên ngành. Ngoài ra, kiến thức trong lĩnh vực ERP

có rất nhiều thuật ngữ chuyên môn và cũng là kiến thức trong môi trường quốc tế nên

tác giả sẽ không dịch một số thuật ngữ chuyên ngành trong bài giảng được liệt kê

trong bảng Danh mục các thuật ngữ chuyên ngành và khi dùng sẽ được in nghiêng.

- i -

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................... i

MỤC LỤC ............................................................................................................ ii

DANH MỤC HÌNH .............................................................................................. vii

DANH MỤC BẢNG .............................................................................................. ix

DANH MỤC THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH ................................................... x

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN ............................................................. 1

1. Một số khái niệm ............................................................................................. 2

1.1. Cạnh tranh toàn cầu (Global Competition) ................................................. 4

1.2. Cách mạng thông tin (The Information Revolution) ................................... 5

1.3. Lực lượng tri thức (Knowledge Worker) .................................................... 6

2. Quy trình nghiệp vụ (Business Processes) ........................................................ 8

2.1. Quy trình mua hàng ................................................................................. 12

2.2. Quy trình sản xuất .................................................................................... 13

2.3. Quy trình bán hàng .................................................................................. 14

2.4. Quy trình lên kế hoạch nguyên vật liệu .................................................... 15

2.5. Quy trình lưu trữ và quản lý kho .............................................................. 16

3. Cấu trúc hướng chức năng của một tổ chức .................................................... 17

4. Mô hình doanh nghiệp GBI (Global Bike Incorporated) ................................. 20

CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................... 21

CÂU HỎI THẢO LUẬN ...................................................................................... 21

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM .................................................................................. 22

CHƯƠNG 2. HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE SYSTEMS) ......... 25

1. Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems) ................................................. 25

1.1. Một số khái niệm ..................................................................................... 25

1.1.1. Hệ thống thông tin (Information Systems) ......................................... 26

1.1.2. Hệ thống thông tin chức năng (Functional Information Systems) ....... 26

- ii -

1.1.3. Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems) ..................................... 27

1.2. Kiến trúc của ES ...................................................................................... 29

1.2.1. Kiến trúc Client – Server ................................................................... 30

1.2.2. Kiến trúc hướng dịch vụ .................................................................... 31

1.3. Vai trò của ES .......................................................................................... 32

1.3.1. Thực thi quy trình .............................................................................. 32

1.3.2. Thu thập và lưu trữ dữ liệu ................................................................ 33

1.3.3. Kiểm soát thực hiện quy trình ............................................................ 33

1.4. Các loại ES .............................................................................................. 35

1.5. Tổng quan SAP AG và hệ thống SAP ERP .............................................. 37

2. Các loại dữ liệu trong ES ............................................................................... 39

2.1. Dữ liệu giao dịch (Transaction data) ........................................................ 39

2.2. Dữ liệu nền (Master data) ........................................................................ 40

2.3. Dữ liệu tổ chức (Organizational data) ...................................................... 40

3. Minh họa các loại dữ liệu trong SAP ERP với doanh nghiệp GBI .................. 41

3.1. Dữ liệu tổ chức ........................................................................................ 41

3.1.1. Client và company code ..................................................................... 42

3.1.2. Plant .................................................................................................. 43

3.2. Dữ liệu nền .............................................................................................. 43

3.2.1. Material Master ................................................................................. 44

3.2.2. Material Types................................................................................... 45

3.3. Dữ liệu giao dịch ..................................................................................... 48

CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................... 50

CÂU HỎI THẢO LUẬN ...................................................................................... 50

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM .................................................................................. 50

CHƯƠNG 3. QUY TRÌNH BÁN HÀNG (FULFILLMENT PROCESS) .............. 55

- iii -

1. Các khái niệm cơ bản ..................................................................................... 55

2. Quy trình nghiệp vụ bán hàng ........................................................................ 56

2.1. Quy trình cơ bản ...................................................................................... 56

2.2. Chứng từ và dòng dữ liệu......................................................................... 57

2.2.1. Customer inquiry ............................................................................... 58

2.2.2. Quotation ........................................................................................... 59

2.2.3. Customer Purchase Order .................................................................. 61

2.2.4. Sales Order ........................................................................................ 62

2.2.5. Picking Document ............................................................................. 64

2.2.6. Packing List ....................................................................................... 65

2.2.7. Customer Invoice .............................................................................. 67

2.2.8. Customer Payment............................................................................. 68

2.3. Luồng thông tin (Information Flow) ........................................................ 68

2.3.1. Thông tin cấp độ cá thể (Instance-Level Information) ........................ 68

2.3.2. Thông tin cấp độ tổng thể (Process-Level Information) ..................... 69

2.4. Tác động tài chính (Financial Impact) ...................................................... 70

3. Vai trò của ES trong quy trình bán hàng......................................................... 77

3.1. Thực thi quy trình .................................................................................... 77

3.1.1. Tạo Quotation .................................................................................... 78

3.1.2. Tạo Sales Order (SO) ........................................................................ 78

3.1.3. Chuẩn bị chuyển hàng (Prepare shipment) ......................................... 79

3.1.4. Vận chuyển hàng (Send Shipment) .................................................... 81

3.1.5. Tạo và gửi hoá đơn (Invoice) ............................................................. 81

3.1.6. Nhận và xử lý thanh toán của khách hàng (Payment) ......................... 82

3.2. Thu thập và lưu trữ dữ liệu....................................................................... 82

- iv -

3.3. Kiểm soát quy trình ................................................................................. 82

3.3.1. Thông tin cấp độ cá thể ...................................................................... 82

3.3.2. Thông tin cấp độ tổng thể .................................................................. 84

CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................... 85

CÂU HỎI THẢO LUẬN ...................................................................................... 85

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM .................................................................................. 86

CHƯƠNG 4. QUY TRÌNH MUA HÀNG (PROCUREMENT PROCESS) ........... 89

1. Các khái niệm cơ bản ..................................................................................... 89

2. Quy trình nghiệp vụ mua hàng ....................................................................... 90

2.1. Quy trình cơ bản ...................................................................................... 90

2.2. Chứng từ và dòng dữ liệu......................................................................... 91

2.2.1. Purchase requisition ........................................................................... 91

2.2.2. Purchase order ................................................................................... 92

2.2.3. Packing List ....................................................................................... 94

2.2.4. Goods receipt document .................................................................... 95

2.2.5. Vendor invoice .................................................................................. 97

2.2.6. Vendor payment ................................................................................ 99

2.3. Luồng thông tin ....................................................................................... 99

2.3.1. Thông tin cấp độ cá thể (Instance-Level Information) ........................ 99

2.3.2. Thông tin cấp độ quy trình (Process-Level Information) .................. 100

2.4. Tác động tài chính ................................................................................. 100

3. Vai trò của ES trong quy trình mua hàng ..................................................... 102

3.1. Thực thi quy trình .................................................................................. 102

3.1.1. Tạo Purchase requisition .................................................................. 103

3.1.2. Tạo Purchase order .......................................................................... 105

3.1.3. Nhập hàng vào kho .......................................................................... 106

- v -

3.1.4. Nhận vendor invoice và thanh toán .................................................. 106

3.2. Thu thập và lưu trữ dữ liệu..................................................................... 109

3.3. Kiểm soát quy trình ............................................................................... 110

3.3.1. Thông tin cấp độ cá thể .................................................................... 110

3.3.2. Thông tin cấp độ quy trình tổng thể ................................................. 111

CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................. 113

CÂU HỎI THẢO LUẬN .................................................................................... 113

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM ................................................................................ 114

THỰC HÀNH HỆ THỐNG ................................................................................ 116

1. Minh hoạ trên hệ thống SalesUp ERP của GESO ...................................... 116

1.1. Cấu hình hệ thống ............................................................................... 117

1.2. Quy trình bán hàng cơ bản trên hệ thống SalesUp ERP ....................... 117

1.3. Quy trình mua hàng cơ bản trên hệ thống SalesUp ERP ...................... 127

1.3.1. Quy trình mua trong nước ............................................................ 127

1.3.2. Quy trình mua nhập khẩu ............................................................. 132

1.3.3. Quy trình mua tài sản cố định/chi phí dịch vụ (TSCĐ/CPDV) ...... 139

1.4. Bài tập thực hành ................................................................................ 150

1.4.1. Bài tập về quy trình bán hàng ....................................................... 150

1.4.2. Bài tập về quy trình mua hàng ...................................................... 152

2. Bài tập trên hệ thống SAP ERP hoặc openERP ......................................... 153

PHỤ LỤC .......................................................................................................... xv

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... xix

- vi -

DANH MỤC HÌNH

Hình 1-1. Một quy trình chung ................................................................................ 9

Hình 1-2. Các quy trình chính ............................................................................... 11

Hình 1-3. Một quy trình mua hàng ........................................................................ 13

Hình 1-4. Một quy trình sản xuất cơ bản ............................................................... 14

Hình 1-5. Một quy trình bán hàng đơn giản ........................................................... 15

Hình 1-6. Quy trình quản lý kho ............................................................................ 17

Hình 1-7. Cấu trúc theo chức năng ........................................................................ 18

Hình 1-8. Cấu trúc doanh nghiệp của GBI ............................................................. 21

Hình 2-1. Một quy trình được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin chức năng ................. 27

Hình 2-2. Một quy trình được hỗ trợ bởi hệ thống doanh nghiệp ........................... 28

Hình 2-3. Sự phát triển của ES .............................................................................. 30

Hình 2-4. Ba lớp của kiến trúc client – server ........................................................ 31

Hình 2-5. Thống kê thông tin cấp độ tổng thể........................................................ 34

Hình 2-6. Sơ đồ giải pháp cho một hệ thống ERP được phát triển bởi SAP ........... 36

Hình 2-7. Mối quan hệ giữa những hệ thống khác nhau......................................... 37

Hình 2-8. Một cấu trúc tổ chức .............................................................................. 41

Hình 2-9. Dữ liệu tổ chức ...................................................................................... 42

Hình 2-10. Dữ liệu tổ chức của GBI ...................................................................... 42

Hình 2-11. Material master data ............................................................................ 44

Hình 2-12. SAP ERP material types ...................................................................... 45

Hình 2-13. Sơ đồ sản phẩm của GBI ..................................................................... 47

Hình 2-14. Danh sách materials của GBI theo material types ................................ 47

Hình 2-15. Transaction data .................................................................................. 48

Hình 2-16. Cấu trúc của một transaction document ............................................... 49

Hình 3-1. Quy trình bán hàng cơ bản..................................................................... 57

Hình 3-2. Minh hoạ về Customer Inquiry .............................................................. 58

Hình 3-3. Minh hoạ về Quotation .......................................................................... 59

Hình 3-4. Minh hoạ về Customer Purchase Order ................................................. 61

Hình 3-5. Minh hoạ về Sales Order ....................................................................... 63

Hình 3-6. Minh hoạ về Picking Document ............................................................ 65

- vii -

Hình 3-7. Minh hoạ về Packing List ...................................................................... 66

Hình 3-8. Minh hoạ về Customer Invoice .............................................................. 67

Hình 3-9. Một phần bảng cân đối kế toán theo thông tư 200 .................................. 71

Hình 3-10. Bảng cân đối kế toán đơn giản ............................................................. 72

Hình 3-11. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo thông tư 200 ............ 73

Hình 3-12. Bảng Income statement đơn giản ......................................................... 74

Hình 3-13. Tác động tài chính khi hàng hoá được giao cho khách hàng ................ 76

Hình 3-14. Tác động tài chính khi nhận thanh toán từ khách hàng......................... 76

Hình 3-15. Hệ thống doanh nghiệp trong quy trình bán hàng ................................ 77

Hình 3-16. Delivery due list .................................................................................. 80

Hình 3-17. Billing due list ..................................................................................... 81

Hình 3-18. Báo cáo tình trạng của một đơn hàng hoàn thành ................................. 83

Hình 3-19. Báo cáo tình trạng một đơn hàng chưa hoàn ở bước thanh toán ........... 84

Hình 4-1. Quy trình mua hàng cơ bản ................................................................... 90

Hình 4-2. Minh họa về purchase requisition .......................................................... 91

Hình 4-3. Minh họa về Purchase order .................................................................. 93

Hình 4-4. Minh họa về Packing list ....................................................................... 95

Hình 4-5. Minh họa về Goods receipt document ................................................... 96

Hình 4-6. Minh họa về Vendor invoice ................................................................. 98

Hình 4-7. Vai trò của ES đối với quy trình mua hàng .......................................... 103

Hình 4-8. Chức năng tạo Purchase requisition ..................................................... 104

Hình 4-9.Chức năng tạo purchase order .............................................................. 105

Hình 4-10. Chức năng tạo Goods Receipt............................................................ 106

Hình 4-11. Chức năng tạo và kiểm tra vendor invoice ......................................... 107

Hình 4-12. Chức năng thanh toán (1) .................................................................. 108

Hình 4-13. Chức năng thanh toán (2) .................................................................. 109

Hình 4-14. Truy lục lại một purchase requisition ................................................. 110

Hình 4-15. Lịch sử mua hàng .............................................................................. 111

Hình 4-16. Báo cáo phân tích quy trình mua hàng ............................................... 112

- viii -

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3-1. Sự tác động tài chính trong từng bước của quy trình bán hàng .............. 75

Bảng 4-1. Sự tác động tài chính trong từng bước của quy trình mua hàng ........... 101

- ix -

DANH MỤC THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH

Thuật ngữ Diễn giải Viết tắt

(Nếu có)

Accounts Payable Tài khoản phải trả khách hàng

Accounts Receivable Tài khoản phải thu khách hàng

Assets Tài sản

Balance sheet Bảng cân đối kế toán

Billing due list Danh sách các đơn hàng đã gửi cần tạo hoá

đơn trong hệ thống để chờ nhân viên kế toán

xử lý

Business process BPR Tái cấu trúc doanh nghiệp

reengineering

Cash Tiền mặt

Client Đại diện cho tổng công ty/doanh nghiệp

(Enterprise) bao gồm nhiều công ty

(companies/subsidiaries)

Company code Đại diện cho một thực thể pháp lý riêng biệt,

là một thành phần tổ chức, có một hệ thống

tài khoản kế toán riêng

Conﬁgure-to-order Công ty sẽ đưa ra sản phẩm chuẩn hoặc cơ

bản nhất để khách hàng yêu cầu thêm những

tùy chọn hoặc các thành phần khác

Cost of Goods Sold Tài khoản gía vốn hàng bán

Customer Inquiry Yêu cầu cung cấp thông tin về giá và chính

sách các sản phẩm của khách hàng

Customer Purchase Order Customer Đơn đặt hàng của khách hàng

Customer relationship CRM Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng

management systems systems

- x -

Delivery due list Danh sách các SO cần chuẩn bị để chuyển

hàng trong ngày để đáp ứng kịp ngày yêu

cầu nhận hàng của khách hàng

Enterprise resource planning ERP Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

systems systems nghiệp

Enterprise Systems ES Hệ thống doanh nghiệp

Equity Vốn chủ sở hữu

Expenses Chi phí

Financial accounting FI Tài chính kế toán

Finished goods FG Thành phẩm

FOB destination hoặc Quyền sở hữu đối với hàng hóa vẫn thuộc

receiving dock về người bán cho đến khi hàng được chuyển

tới người mua, do đó trong quá trình vận

chuyển nếu có tổn thất thì người bán chịu

trách nhiệm

FOB shipping point Quyền sở hữu đối với hàng hóa được

chuyển sang cho bên mua ngay khi xếp hàng

lên tàu hoặc được gửi đi, do đó nếu có tổn

thất thì người mua chịu trách nhiệm

Free-on-board FOB Thuật ngữ trong thương mại quốc tế cho

biết phương thức giao hàng từ bên bán sang

bên mua mà quyền sở hữu hàng hóa được

tính từ khi nào

Goods receipt document Chứng từ nhập kho

Income statement hoặc Profit P&L Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

and loss (P&L) statement statement

Information and ICT Công nghệ thông tin và viễn thông bao gồm

communication technology Internet (email, Web,…) và hệ thống thông

tin doanh nghiệp dựa trên máy tính để hỗ

trợ công việc của tổ chức.

- xi -

Inventory Kho

Inventory and warehouse IWM Quy trình lưu kho và theo dõi materials

management process process

Knowledge Workers Người có khả năng sử dụng ICT để tạo, thu

thập, xử lý, tổng hợp, truyền đạt, phân tích

và sử dụng thông tin để nâng cao năng suất

Lead time Thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận

được hàng

Liabilitie Các khoản nợ

Management accounting or CO Kế toán quản trị

controlling

Material master Dữ liệu nền về materials

Material planning process Quy trình lên kế hoạch cho materials

Material types Loại của materials

Materials Tất cả các sản phẩm, hàng hoá, nguyên vật

liệu, thiết bị, phụ tùng và tất cả những gì mà

tổ chức sử dụng

Out of stock/ Stock out Không đủ sản phẩm trong kho để đáp ứng

yêu cầu của khách hàng

Packing List Phiếu đóng gói

Picking Document Phiếu lấy hàng từ kho

Plant Một thành phần tổ chức mà có thể thực hiện

nhiều chức năng và liên quan đến một số

quy trình: nhà máy, kho, trung tâm phân

phối, trung tâm dịch vụ hoặc văn phòng

Product life cycle PLM Hệ thống quản lý vòng đời sản phẩm

management systems systems

Purchase order Đơn đặt hàng của bên mua

Purchase requisition Phiếu đề xuất mua hàng

- xii -

Purchasing organization/ Bộ phận phụ trách mua hàng trong một

purchasing department công ty

Quotation Bảng báo giá cho một Customer Inquiry

Raw materials RM Nguyên vật liệu để sản xuất

Retained Earnings Tài khoản lợi nhuận sau thuế chưa phân

phối

Revenues Doanh thu

Revenues from Sales Doanh thu bán hàng

Các tác vụ lặp đi lặp ngại hằng ngày, hàng Routine

tuần

Sales Order SO Đơn bán hàng

Sell-from-stock Bán hàng từ kho: khách hàng chỉ có thể mua

hàng từ những sản phẩm đang có tại kho,

họ không thể yêu cầu một sản phẩm đặc biệt

nào khác hoặc theo ý riêng

Semifinished goods SG Bán thành phẩm

Shipping point Điểm tập kết để vận chuyển hàng giao cho

khách hàng

Supplier relationship SRM Hệ thống quản lý nhà cung cấp

management systems systems

Supply chain management SCM Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng

systems systems

Task workers Nhân viên thực hiện những công việc lặp lại

hằng ngày, những nhiệm vụ có cấu trúc,

theo một phương thức lặp đi lặp lại

Terms of delivery Phương thức vận chuyển hàng từ người bán

sang người mua

Terms of payment Cách thức mà người mua sẽ chi trả cho bên

bán như thế nào

- xiii -

Trading goods TG Hàng hoá mua từ nhà cung cấp và bán lại

cho khách hàng

Transaction documents Chứng từ thu lại dữ liệu giao dịch khi một

bước nghiệp vụ cụ thể trong một quy trình

được thực hiện

Vendor invoice Hoá đơn nhà cung cấp

Views Góc nhìn, nhóm dữ liệu của material master

- xiv -

Chương 1

Bài giảng ERP

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

MỤC TIÊU

Chương này trình bày tổng quan về các khái niệm, thuật ngữ, các kiến thức cơ bản

liên quan đến tổ chức, các hệ thống thông tin, các quy trình nghiệp vụ cơ bản trong

doanh nghiệp. Sau khi học chương này, sinh viên nắm được các vấn đề sau đây:

- Các khái niệm cơ bản trong môi trường doanh nghiệp cạnh tranh ngày nay

trong thế giới công nghệ hiện đại.

- Cơ bản về các quy trình nghiệp vụ phục vụ cho các hoạt động kinh doanh

trong doanh nghiệp.

- Các vấn đề liên quan đến cấu trúc của tổ chức theo hướng chức năng và quy

trình.

NỘI DUNG

Để hiểu rõ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không có cách tiếp cận

nào tốt hơn là tìm hiểu từ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Vậy Quy trình nghiệp

vụ (Business processes) là gì và tại sao chúng lại quan trọng đến như vậy. Một cách

ngắn gọn, quy trình nghiệp vụ là các nhiệm vụ hoặc hoạt động mà doanh nghiệp sử

dụng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ, những hoạt động này ngày nay

được hỗ trợ đắc lực bởi Công nghệ thông tin và viễn thông (Information and

communication technology - ICT) như máy tính, Internet, Web và hệ thống thông tin

(Information systems). ICT cũng là một trong những khái niệm quan trọng vì doanh

nghiệp sử dụng để điều hành kinh doanh.

Ta sẽ ví dụ cụ thể hơn về quy trình nghiệp vụ và ICT trong chương sau. Tuy

nhiên, trước khi bắt đầu tìm hiểu chi tiết, sẽ dễ dàng hơn nếu hiểu tại sao chúng quan

trọng trong các hoạt động kinh doanh hiện nay. Do đó, phần đầu của chương này sẽ

trình bày về môi trường cạnh tranh quốc tế với các hoạt động điều hành tổ chức hiện

đại. Nhu cầu cạnh tranh trong môi trường này đã dẫn đến việc các tổ chức ngày càng

chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ và phát triển các hệ thống thông tin để hỗ trợ các

quy trình này. Sau đó, bài giảng trình bày và thảo luận chi tiết về quy trình nghiệp vụ,

hệ thống thông tin và vai trò của chúng trong các tổ chức hiện đại. Cuối cùng, mục

tiêu chương này là nền tảng để giúp ta hiểu các chương sau về quy trình nghiệp vụ,

Chương 1

Bài giảng ERP

vai trò của hệ thống thông tin để hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ này và tầm ảnh hưởng

của tài chính đến quy trình nghiệp vụ trong tổ chức.

1. Một số khái niệm

Apple Computers (bây giờ là Apple Inc.) là một ví dụ điển hình của một công

ty kịp thời nắm bắt được vấn đề toàn cầu hoá và đã phát triển một cách nhanh chóng

bởi lợi thế của quy trình nghiệp vụ tích hợp và công nghệ thông tin. Nếu đã từng mua

hoặc sử dụng Apple iPod, có thể sẽ chú ý đến nhãn phía sau “Designed by Apple in

California, Assembled in China”. Apple không sản xuất iPod trong những nhà máy

riêng của nó.

Vào năm 1998, Apple Computers khác biệt nhiều so với ngày nay, chưa có iPod,

iPhone hoặc cửa hàng Apple nào. Công ty chỉ bán laptop Mac, máy tính bàn và một

vài sản phẩm tương tự khác. Thực tế, Apple chỉ sản xuất 6 sản phẩm chính và bán

chúng hầu như hoàn toàn cho nhà bán lẻ. Công ty sản xuất những sản phẩm này tại

những nhà máy chính của họ ở Ireland và Singapore. Công ty kiểm soát mọi khía

cạnh của sản phẩm, kể cả phân phối, từ khởi đầu là thiết kế cho đến vận chuyển những

sản phẩm hoàn chỉnh đến nhà bán lẻ. Apple hiểu biết rất ít về khách hàng của mình

vì chính những nhà bán lẻ mới thực sự bán những chiếc máy tính đến tay người tiêu

dùng.

Hơn 10 năm sau, Apple Computers phát triển thành Apple Inc., một công ty lớn

hơn và được nhận diện nhiều hơn rất nhiều. Xem xét những con số sau: năm 1998,

Apple Computers có 6.658 nhân viên và doanh thu dưới 6 tỉ đô. Đầu năm 2008, Apple

Inc. có 21.600 nhân viên và doanh thu hơn 24 tỉ đô. Năm 1998, Apple Inc. phát sinh

hầu như toàn bộ doanh thu của họ thông qua nhà bán lẻ. Đến 2008, họ đã mở gần 200

cửa hàng bán lẻ trên toàn thế giới và thu về 4 tỉ đô từ những cửa hàng này và trên

Internet. Những dòng sản phẩm của Apple cũng phát triển từ 6 lên hơn 27 sản phẩm

chính bao gồm nhạc kỹ thuật số, phim và truyền hình thông qua iTunes.

Sự chuyển đổi này diễn ra như thế nào và tại sao? Câu trả lời là một số sự kiện

đã xảy ra vào năm 1998 là dấu hiệu cho sự mở rộng và phát triển nhanh chóng của

Apple và nó cũng là kết quả của một vài sự thay đổi chính trong cách điều hành doanh

nghiệp. Đầu tiên, Steve Jobs quay trở lại Apple với vai trò điều hành sau vài năm ra

khỏi công ty. Thời điểm đó, Apple không hoạt động tốt. Sau khi rà soát lại toàn bộ

Chương 1

Bài giảng ERP

hoạt động của công ty, Jobs thiết lập một số thay đổi rất lớn và vô cùng khó khăn.

Jobs hiểu rằng Apple cần tập trung vào năng lực cốt lõi của nó: thiết kế những sản

phẩm phần cứng và phần mềm dễ sử dụng và thu hút. Ông ngay lập tức cải tiến dòng

sản phẩm bằng cách hiện đại hoá hệ điều hành Mac và cung cấp máy tính Apple với

khả năng Internet mới.

Ngoài ra, Jobs bắt đầu gia công những công đoạn sản xuất nhờ các công ty sản

xuất công nghệ cao chuyên biệt hoá, chủ yếu là ở Châu Á. Bởi vì năng lực cốt lõi của

Apple là thiết kế những sản phẩm, họ không cần phải tiếp tục tự sản xuất những sản

phẩm này. Hoạt động kế tiếp của Jobs là xây dựng cửa hàng Apple online để bán

những sản phẩm trực tiếp đến người tiêu dùng thông qua Internet. Đến gần hơn với

người tiêu dùng là mấu chốt vô cùng quan trọng cho kế hoạch của Apple là cung cấp

và hỗ trợ người dùng ngày càng tốt hơn. Cuối cùng, Jobs triển khai SAP R/3, một hệ

thống tích hợp, quản lý tất cả quy trình mới sau những thay đổi chiến lược trong việc

thiết kế sản phẩm, sản xuất và bán hàng.

Một trong những thay đổi kinh doanh chiến lược mà Apple đã làm năm 1998 là

thay đổi những quy trình nghiệp vụ cốt lõi đã được thực hiện trong nhiều năm. Để

những quy trình mới này được hiểu quả, họ phải tiếp cận được với nhân viên trên

toàn bộ hoạt động kinh doanh của Apple. Họ cũng loại bỏ một vài bộ phận không

hiệu quả trong công ty. Hệ thống thông tin được triển khai năm 1998 không phát triển

để có thể hỗ trợ việc mở rộng sản phẩm, vị trí địa lý và doanh thu. Do đó, Apple phải

triển khai hệ thống doanh nghiệp tích hợp có thể phát triển linh hoạt theo sự mở rộng

kinh doanh của công ty.

Từ năm 1998, Apple tiếp tục mở rộng hệ thống doanh nghiệp để hợp nhất các

quy trình nghiệp vụ mới. Đến năm 2008, Apple đã có trong tay một trong những hệ

thống doanh nghiệp tích hợp tiến bộ nhất và lớn nhất trên thế giới. Công ty đã quản

lý từng iPod, iPhone, Mac và những sản phẩm Apple khác từ giai đoạn thiết kế cho

đến bước bán hàng cuối cùng bởi hệ thống doanh nghiệp tích hợp. Thực tế, hệ thống

doanh nghiệp của Apple quan trọng đến mức hoạt động kinh doanh của công ty sẽ

dừng lại nếu những hệ thống này ngừng làm việc thậm chí chỉ trong vài phút.

Như ví dụ trên, những thách thức từ toàn cầu hoá đã ảnh hưởng to lớn đến hoạt

động kinh doanh của các công ty và chiến lược công nghệ thông tin (Information

Chương 1

Bài giảng ERP

Technology- IT). Để theo kịp những thay đổi môi trường toàn cầu của nền công

nghiệp kỹ thuật, Apple cần phải thay đổi quy trình trong hoạt động kinh doanh của

họ và cần triển khai hệ thống công nghệ thông tin để hỗ trợ những quy trình này.

1.1. Cạnh tranh toàn cầu (Global Competition)

Apple là minh chứng cho môi trường cạnh tranh mà các tổ chức hiện đại trong

nó phải bắt kịp xu hướng. Để hiểu đầy đủ về thế giới kinh doanh hiện đại, cần làm

quen với các khái niệm “cạnh tranh toàn cầu”, “cách mạng thông tin” và “lực lượng

tri thức”. Chính xác thì những khái niệm này có ý nghĩa gì, tại sao chúng lại xuất hiện

đầu chương này, cuối cùng tại sao chúng lại liên quan đến chúng ta?

Hiếm khi ta thấy một sản phẩm chỉ được thiết kế và sản xuất hoàn toàn ở một

nước: giai đoạn thiết kế ở một nước, các bộ phận của sản phẩm lại được sản xuất ở

vài nước khác nhau, lắp ráp thì ở 1 nước khác, dịch vụ bán hàng, bảo hành lại được

cung cấp ở nhiều nước khác.

Hiện nay các tổ chức có xu hướng đưa một số bộ phận, chức năng qua nước

khác, nơi mà có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý cũng như mang lại

lợi ích tối ưu cho họ. Ví dụ, công ty có thể đưa quy trình sản xuất đến nơi mà nguồn

lực nhân công, lao động có chi phí thấp và chuyển chức năng nghiên cứu và phát triển

sản phẩm đến nơi có nguồn lực khoa học và kỹ sư tri thức cao.

Cũng giống như Apple thiết kế sản phẩm ở California nhưng lại sản xuất ở

những nhà máy chuyên sản xuất ở Châu Á. Những nhà máy này không thuộc sở hữu

của Apple, thậm chí chúng còn sản xuất những sản phẩm cho đối thủ cạnh tranh của

Apple. Những nhà máy này chuyên sản xuất những sản phẩm điện tử, họ có thể tạo

ra những sản phẩm chất lượng cao với chi phí thấp hơn Apple tự làm. Từ đó, Apple

có thể đầu tư tiền tiết kiệm được từ việc gia công ngoài vào việc nghiên cứu và thiết

kế ở California.

Một ví dụ khác là Toyota. Trong nhiều năm, Toyota thiết kế và sản xuất ô tô ở

Nhật Bản sau đó vận chuyển đến Mỹ để bán. Sau khi phân tích chi phí và lợi nhuận,

Toyota nghĩ rằng nếu họ cũng xây dựng được một nhà máy sản xuất tại Mỹ và đảm

bảo được quy trình sản xuất chất lượng cao tại đây giống như tại Nhật Bản thì họ có

thể tiết kiệm được một khoản tiền khá lớn.

Chương 1

Bài giảng ERP

Một hệ quả của toàn cầu hoá là gia tăng tính cạnh tranh. Các công ty không còn

giới hạn thị trường của họ trong nước nữa mà mở rộng trên toàn thế giới. Đương

nhiên, đi kèm với sự mở rộng này thì số lượng và loại đối thủ cạnh tranh cũng gia

tăng. Sự cạnh tranh toàn cầu này đặt các doanh nghiệp vào áp lực phải gia tăng sự

hiệu quả và năng suất. Ngoài ra, họ cũng phải phát triển các chiến lược làm sao tích

hợp chặt chẽ các hoạt động kinh doanh của công ty ở các vị trí địa lý khác nhau. Rõ

ràng, toàn cầu hoá ảnh hưởng rất lớn đến cách mà các tổ chức điều hành. Từ khái

niệm toàn cầu hoá này dẫn đến khái niệm tiếp theo là cách mạng thông tin.

1.2. Cách mạng thông tin (The Information Revolution)

Cách mạng thông tin đề cập đến xu thế doanh nghiệp ngày càng nâng cao việc

sử dụng ICT để tạo, truyền tải và sử dụng thông tin. Information and

communication technology (ICT) bao gồm Internet (email, Web,…) và hệ thống

thông tin doanh nghiệp dựa trên máy tính để hỗ trợ công việc của tổ chức. Cách mạng

thông tin đóng vai trò quan trọng trong môi trường cạnh tranh toàn cầu. Như ta đã

thấy, doanh nghiệp ngày càng mở rộng và quy trình nghiệp vụ cũng ngày càng trở

nên phân tán rộng khắp nên việc trao đổi và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả và

chính xác là rất quan trọng. ICT giúp tổ chức toàn cầu hóa hoạt động của họ bằng

cách phối hợp quy trình nghiệp vụ trên toàn thế giới.

Nhìn lại ví dụ của Apple và Toyota, cả hai công ty này đều sử dụng lợi thế của

ICT để quản lý những hoạt động phân phối và mạng lưới đối tác của họ. Ví dụ, Apple

phải truyền tải nhanh chóng bất kỳ thay đổi nào trong dự báo kinh doanh của Apple

đến những nhà máy sản xuất ở Châu Á để đảm bảo rằng họ có thể cân đối khả năng

sản xuất tại đây để đáp ứng nhu cầu bán hàng mới của Apple. Toyota phải kiểm soát

chặt chẽ mọi vấn đề của những nhà máy sản xuất của nó tại Mỹ để đảm bảo rằng chất

lượng của những chiếc xe hơi, xe tải được sản xuất tại đây phải đáp ứng cùng một

tiêu chuẩn với những chiếc xe được sản xuất tại Nhật.

Chỉ có một cách để Apple và Toyota kiểm soát, quản lý và truyền tải một cách

hiệu quả giữa các mạng lưới nhà máy và đối tác của họ là sử dụng hiệu quả ICT. Đơn

giản là họ không thể kiểm soát nhiều quy trình đan xen, phức tạp trên toàn cầu mà

không có sự trợ giúp của ICT.

Chương 1

Bài giảng ERP

Khả năng truyền tải tức thì thông qua tài liệu, dữ liệu thoại (data voice), video

sẽ thấy thực sự không cần thiết trong trường hợp thiết kế và sản xuất sản phẩm ở tại

cùng một vị trí. Do đó, ICT được nhận thấy có ý nghĩa và hiệu quả hơn nếu được tận

dụng trong môi trường rộng, đa dạng, phức tạp như toàn cầu hoá. Tuy nhiên, bên cạnh

đó các tổ chức đang trở nên phụ thuộc rất nhiều vào ICT để điều hành xuyên suốt,

chính xác bởi vì các hoạt động khác nhau của công ty trải dài trên thế giới. Ngoài ra,

công ty cũng dựa vào ICT để nâng cao năng suất và tính cạnh tranh. Mối nguy hiểm

ở đây là nếu ICT không hoạt động đúng cách thì toàn bộ tổ chức cũng không thể hoạt

động.

Rõ ràng, con người trong các tổ chức hiện đại ngày càng phụ thuộc vào thông

tin để thực hiện công việc của họ. Đó là lý do những người này được gọi là lực lượng

lao động trí thức vì khối lượng lớn các quyết định cần phải làm và số lượng thông tin

cần phân tích mỗi ngày.

1.3. Lực lượng tri thức (Knowledge Worker)

Knowledge worker là người có khả năng sử dụng ICT để tạo, thu thập, xử lý,

tổng hợp, truyền đạt, phân tích và sử dụng thông tin để nâng cao năng suất. Ví dụ

như: người quản lý sản phẩm, giám đốc bán hàng, người quản lý sản xuất và người

phân tích tài chính. Knowledge workers thường phải làm việc với cả hai loại thông

tin từ nhiều nguồn khác nhau là: có cấu trúc và không có cấu trúc. Thông tin có cấu

trúc (structured information) là thông tin được xác định rõ ràng, biết được nguồn

ở đâu, do đó, người quản lý biết được cần lấy thông tin gì và lấy ở đâu. Còn thông

tin không có cấu trúc (unstructured information) thì không được xác định rõ ràng

hoặc không có sẵn, người quản lý chưa biết cần thông tin gì và lấy ở đâu.

Công việc tri thức không phải là công việc hằng ngày (routine) - các tác vụ lặp

đi lặp ngại hằng ngày, hàng tuần. Ví dụ, người quản lý sản phẩm có thể phải trao đổi

với khách hàng mỗi tháng để thu thập các phản hồi về sản phẩm, tuy nhiên không

được xem là “routine” vì mỗi tương tác với mỗi khách hàng là khác nhau. Ví dụ, một

khách hàng thì phản hồi về chất lượng của sản phẩm, trong khi khách hàng khác thì

liên quan đến đặc điểm mới thêm vào của một sản phẩm. Để hoàn thành được các

nhiệm vụ này, họ phải có hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ ở các bộ phận khác

Chương 1

Bài giảng ERP

nhau của công ty. Họ cũng phải có khả năng làm việc với nhiều người ở nhiều nhóm

khác nhau.

Ngược với knowledge workers, lao động tác vụ - nhân viên tác nghiệp (Task

workers) thực hiện những công việc lặp lại hằng ngày, những nhiệm vụ có cấu trúc,

theo một phương thức lặp đi lặp lại. Ví dụ như: nhân viên dịch vụ khách hàng, nhân

viên mua hàng và kế toán, người thẩm tra bảo hiểm. Task workers thường chỉ thực

hiện giới hạn một số nhiệm vụ cụ thể trong một bộ phận chức năng và hiếm khi được

yêu cầu giải quyết với một bộ phận khác của công ty. Mặc dù task workers đóng vai

trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của công ty, nhưng họ có tầm nhìn hẹp trong

toàn bộ hoạt động của công ty. So với knowledge workers, task workers sử dụng

thông tin xác định và cụ thể hơn cho công việc hằng ngày.

Knowledge workers cần thiết trong tất cả các bộ phận của tổ chức, không chỉ

trong bộ phận IT. Knowledge workers phải phát triển kỹ năng để tìm và sử dụng thông

tin họ cần hơn là dựa vào người khác để tìm cho họ. Một tri thức giỏi phải hiểu dữ

liệu bên dưới được phát sinh như thế nào, ở đâu và tại sao. Dữ liệu cần thiết cho công

việc của một người thường được phát sinh bởi người khác, cũng như dữ liệu công

việc của người này có thể ảnh hưởng đến người khác. Nói cách khác, Knowledge

workers phải hiểu “bức tranh toàn cảnh” của tổ chức chứ không phải chỉ phần công

việc của họ. Ví dụ, một nhà quản lý sản xuất phải xử lý dữ liệu chi tiết của khách

hàng được chuyển từ bộ phận kinh doanh, kết hợp dữ liệu này với đặc điểm sản phẩm

từ bộ phận thiết kế và cũng phải kết hợp dữ liệu sản xuất được phát sinh từ bộ phận

điều hành sản xuất.

Tất cả những điều trên để người đọc nhận thấy cần phải có một số kỹ năng quan

trọng mà các công ty tìm kiếm ở các ứng cử viên để có thể trở thành lao động tri thức

giỏi:

- Suy nghĩ chiến lược (Strategic Thinking): là khả năng có thể thấy được “bức

tranh toàn cảnh” và nắm rõ toàn bộ tổ chức hoạt động như thế nào.

- Khả năng nắm bắt thông tin (Information Literacy): đó là khả năng xác định

được cần thông tin gì, lấy ở đâu và sử dụng nó như thế nào.

Chương 1

Bài giảng ERP

- Giao tiếp và cộng tác (Communication and Collaboration): là có khả năng

hoạt động hiệu quả trong một nhóm dự án, hiểu rõ vai trò của mình cũng như

vai trò của người khác.

Sinh viên cần phát triển những kỹ năng này trong suốt quá trình học tập trên

giảng đường và tuỳ chỉnh, áp dụng vào môi trường làm việc sau này. Tuy nhiên, sinh

viên cần có nền tảng vững chắc để dần xây dựng những kỹ năng này. Nền tảng này

là sự hiểu biết thấu đáo cả hai: quy trình nghiệp vụ cơ bản mà tổ chức sử dụng để

thực hiện công việc của họ và vai trò của ICT trong việc hỗ trợ những quy trình này.

Phần sau sẽ trình bày về các quy trình nghiệp vụ cơ bản này [6].

2. Quy trình nghiệp vụ (Business Processes)

Doanh nghiệp tạo và chuyển những giá trị vào sản phẩm hoặc dịch vụ để cung

cấp cho khách hàng hoặc những tổ chức khác. Công ty sản xuất tạo những sản phẩm

hữu hình như xe hơi, đèn pin, ván trượt. Các tổ chức khác thì tạo ra các sản phẩm vô

hình hoặc dịch vụ như: giáo dục, sức khoẻ, thông tin và dịch vụ tài chính. Tuỳ thuộc

vào loại hình tổ chức, sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo thông qua chuỗi các nhiệm vụ

hoặc hoạt động để chuyển đổi tập các đầu vào thành đầu ra như mong muốn. Chuỗi

các hoạt động này được gọi là quy trình nghiệp vụ (Business process).

Mỗi tổ chức có những mục đích hoặc mục tiêu khác nhau. Họ có những khác

biệt phụ thuộc vào mục đích mong muốn đạt được, chủ sở hữu, cấu trúc quản lý, môi

trường hoạt động. Mặc dù có nhiều sự khác biệt nhưng đa phần các tổ chức tạo ra và

bán sản phẩm hoặc dịch vụ với mục tiêu là tìm kiếm lợi nhuận. Ví dụ, nhà sản xuất

xe đạp sản xuất nhiều loại xe và phụ kiện đi kèm khác nhau. Sau đó họ bán chúng

đến những nhà bán lẻ. Nhưng cũng có những tổ chức khác cung cấp dịch vụ sửa xe

đạp. Hoặc tổ chức khác thì sản xuất và cung cấp các thiết bị để cấu thành nên chiếc

xe đạp. Để đạt được mục tiêu của tổ chức thì liên quan đến nhiều loại công việc khác

nhau. Ví dụ, một nhà sản xuất ra chiếc xe đạp phải thiết kế xe, xác định các thành

phần để cấu tạo nên nó, xác định đối tượng khách hàng, tiếp thị và bán xe đến họ.

Bên cạnh đó, phải xác định quản lý nguồn vốn, cơ sở vật chất như xưởng sản xuất,

kho như thế nào, quản lý con người như tuyển dụng, thuê và đào tạo ra làm sao. Các

công việc này sẽ được thực hiện trong một số quy trình.

Chương 1

Bài giảng ERP

Mặc dù, các tổ chức có những mục đích, độ lớn và độ phức tạp khác nhau, hoạt

động trong những nền công nghiệp khác nhau nhưng họ vẫn có những cách thức hoạt

động tương tự nhau. Bất kể là loại hình doanh nghiệp hoặc kích cỡ như thế nào thì

một tổ chức thành công phải có quy trình và hệ thống doanh nghiệp để thực hiện các

hoạt động giúp tổ chức đạt được mục tiêu của họ. Những quy trình có thể khác nhau

phụ thuộc vào đặc điểm ngành công nghiệp hoặc cấu trúc của tổ chức, nhưng các hoạt

động cơ bản của một quy trình thì bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có. Do đó,

những công ty khác nhau thì có thể sử dụng những hệ thống doanh nghiệp khác nhau

để quản lý quy trình của họ, tuy nhiên ta vẫn có thể áp dụng những quy tắc, khái niệm,

kỹ thuật được trình bày trong bài giảng này cho hầu hết các hệ thống doanh nghiệp

mà sinh viên làm việc sau này.

Một quy trình nghiệp vụ (Hình 1-1) là một tập các nhiệm vụ hoặc hoạt động để

tạo ra kết quả mong muốn. Mỗi quy trình được khởi động bởi một sự kiện nào đó như

nhận một đơn đặt hàng của khách hàng hoặc nhận thấy cần bổ sung hàng hóa trong

kho. Các cột trong hình đại diện cho các bộ phận chức năng khác nhau trong tổ chức

như: phòng kinh doanh, kho, sản xuất, kế toán. Ta thấy, những bước cụ thể trong quy

trình có thể được hoàn thành bởi các bộ phận chức năng khác nhau. Ví dụ khi một

khách hàng đặt một chiếc xe đạp, nhà sản xuất sử dụng một quy trình cụ thể để đảm

bảo rằng sản phẩm sẽ được gửi đến khách hàng một cách kịp thời và công ty phải

nhận được hóa đơn thanh toán cho đơn hàng đó.

Hình 1-1. Một quy trình chung

Các bước quy trình này có thể là xác nhận đơn đặt hàng, chuẩn bị chuyển hàng

đi, gửi hàng, in hóa đơn, ghi nhận hóa đơn thanh toán. Bộ phận kinh doanh nhận và

xác nhận đơn đặt hàng sau đó chuyển qua kho. Kho chịu trách nhiệm đóng gói và

chuyển hàng đi. Bộ phận kế toán sẽ xử lý bước liên quan đến hóa đơn. Đây là ví dụ

vô cùng đơn giản, tuy nhiên thực tế các quy trình này gồm các bước liên kết với nhau

và được hoàn thành trong các bộ phận khác nhau của tổ chức.

Chương 1

Bài giảng ERP

Bởi vì các bước trong quy trình được thực hiện bởi các bộ phận chức năng hoặc

phòng ban khác nhau nên sự giao tiếp và hợp tác hiệu quả giữa các phòng ban là cần

thiết để thực hiện các quy trình này một cách hoàn chỉnh. Không có sự tương tác này,

quy trình không thể hoàn thành một cách hiệu quả. Ví dụ, nếu đơn đặt hàng của khách

hàng không được chuyển đến kho hoặc thời gian gửi không hợp lý thì hàng cũng sẽ

không được gửi đi kịp thời. Tương tự như vậy nếu đơn đặt hàng và thông tin gửi hàng

không được chuyển đến bộ phận kế toán thì hóa đơn và thanh toán cũng không được

thực hiện đầy đủ và chính xác. Bên cạnh đó, việc hoàn thành quy trình một cách thành

công đòi hỏi nhiều hơn chứ không phải đơn giản chỉ là truyền tải thông tin. Việc hợp

tác công việc chặt chẽ giữa những người liên quan trong quy trình là vô cùng cần

thiết. Ví dụ, khi nhân viên bán hàng chấp nhận đơn đặt hàng, người đó phải liên hệ

với kho để xác định khi nào hàng có thể giao. Nếu không có sự liên hệ này, nhân viên

bán hàng có thể hứa với khách hàng trong khi công ty có thể không đáp ứng được

yêu cầu của đơn hàng. Ngoài ra, nhân viên bán hàng phải liên hệ được với bộ phận

kế toán để xác định được công nợ của khách hàng. Việc chấp nhận đơn hàng và gửi

hàng hóa đến khách hàng mà chưa chi trả hóa đơn trước đó hoặc quá hạn mức nợ có

thể ảnh hưởng đến vấn đề tài chính của tổ chức.

Một tổ chức có thể sử dụng nhiều quy trình để đạt được mục tiêu (Hình 1-2).

Ba quy trình có liên quan một cách trực tiếp đến việc tạo và bán hàng hóa, dịch dụ là:

quy trình mua, sản xuất và bán (buy, make và sell). Tổ chức sử dụng những khái niệm

cụ thể để đặt tên các quy trình này.

- Procurement process (buy) - quy trình mua hàng: đề cập đến tất cả những

hoạt động liên quan đến việc mua materials để sử dụng cho tổ chức. Khái niệm

materials bao gồm tất cả các sản phẩm, hàng hoá, nguyên vật liệu, thiết bị,

phụ tùng và tất cả những gì mà tổ chức sử dụng.

- Production process (make) - quy trình sản xuất liên quan đến việc tạo ra sản

phẩm trong tổ chức. Khác với quy trình mua hàng (có được materials từ bên

ngoài bằng cách mua chúng), quy trình sản xuất có được materials từ bên trong

(bằng cách làm ra chúng). Mỗi loại materials sẽ được trình bày trong các

chương sau.

Chương 1

Bài giảng ERP

Hình 1-2. Các quy trình chính

- Fulfillment process (sell) - quy trình bán hàng bao gồm tất cả các bước liên

quan đến việc bán và giao sản phẩm đến khách hàng của tổ chức.

Liên quan mật thiết đến 3 quy trình này là 4 quy trình được sử dụng để thiết kế, lên

kế hoạch, lưu trữ và dịch vụ hậu mãi của sản phẩm (design, plan, store và service)

- Product life cycle management (PML) process (design) hỗ trợ thiết kế và

phát triển sản phẩm ngay từ khi có ý tưởng sản phẩm đến khi ngừng cung cấp

sản phẩm này.

- Material planning process (plan) sử dụng dữ liệu trong quá khứ và dự báo

kinh doanh để lên kế hoạch materials nào sẽ được mua hoặc được sản xuất và

mua với số lượng bao nhiêu.

- Inventory and warehouse management (IWM) process (store) sử dụng để

lưu trữ và theo dõi materials.

- Asset management and customer service processes (service) sử dụng để

theo dõi tài sản nội bộ như máy móc thiết bị… và cung cấp dịch vụ chăm sóc

khách hàng sau khi bán như bảo hành, sửa chữa…

Ngoài ra, còn có 2 quy trình hỗ trợ liên quan đến con người và dự án (people and

projects)

- Human capital management (HCM) processes (people) tập trung vào con

người trong tổ chức bao gồm các chức năng: tuyển dụng, thuê mướn, đào tạo

và quản lý phúc lợi cho nhân sự.

Chương 1

Bài giảng ERP

- Project management processes (projects) sử dụng để lên kế hoạch và điều

hành các dự án lớn như xây dựng nhà máy mới hoặc sản xuất các sản phẩm

phức tạp như máy bay,…

Tất cả những quy trình này đều có sự tác động đến tài chính của tổ chức, do đó

ta sẽ có 2 quy trình cuối cùng mà sẽ theo dõi những tác động về mặt tài chính của các

quy trình.

- Financial accounting (FI) processes (track–external) – kế toán tài chính:

theo dõi các tác động liên quan đến tài chính của các bước trong quy trình với

mục đích là đáp ứng được các báo cáo tài chính theo quy định.

- Management accounting or controlling (CO) processes (track–internal) –

kế toán quản trị: tập trung vào các báo cáo cho những nhà quản lý bên trong

tổ chức để quản lý chi phí và doanh thu.

Mỗi quy trình có thể bao gồm nhiều quy trình con. Ví dụ, những thành phần của

quy trình HCM như là tuyển dụng hoặc quản lý phúc lợi cũng chính là những quy

trình. Tương tự như vậy, quy trình IWM có thể bao gồm nhiều quy trình phức tạp

như nhận materials từ nhà cung cấp và giao sản phẩm đến khách hàng. Ngoài ra, mỗi

quy trình đều có ảnh hưởng đến các quy trình khác được minh họa bởi các mũi tên

giữa các quy trình trong Hình 1-2. Những mũi tên này đại diện cho sự tương tác giữa

các quy trình. Ví dụ, việc mua những nguyên vật liệu có liên quan đến việc sản xuất

cái gì và khi nào. Tương tự như vậy, quy trình sản xuất ảnh hưởng đến hàng hóa gì

sẽ được bán và khi nào. Ngoài ra, những mũi tên còn chỉ ra rằng tất cả những quy

trình đều có liên quan đến tài chính của tổ chức.

2.1. Quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng bao gồm tất cả hoạt động liên quan đến việc thu mua

materials từ những nhà cung cấp bên ngoài. Hình 1-3 mô tả về một quy trình mua

hàng đơn giản. Quy trình này bao gồm 5 bước và được hoàn thành trong 3 bộ phận

chức năng khác nhau trong tổ chức.

Quy trình bắt đầu khi kho nhận thấy cần mua thêm materials. Kho nhận biết

được điều này dựa trên các mức độ tổi thiểu cho phép của materials (được khai báo

trước đó). Thông tin yêu cầu về materials sẽ được liệt kê trong yêu cầu đặt hàng

(Purchase requisition) và được chuyển đến bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng

Chương 1

Bài giảng ERP

sau đó sẽ xác định nhà cung cấp phù hợp, tạo đơn mua hàng (Purchase order) và gửi

nó đến nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp chuyển đến công ty, materials sẽ được nhập

kho. Nhà cung cấp sau đó sẽ gửi hóa đơn đến bộ phận kế toán. Bước cuối cùng để kết

thúc quy trình là bộ phận kế toán sẽ thanh toán cho nhà cung cấp.

Hình 1-3. Một quy trình mua hàng

Như trên ta có nhắc đến việc bắt đầu quy trình mua hàng khi materials trong

kho đang ở mức thấp, do đó ta thấy có một mối liên hệ giữa quy trình mua hàng và

quy trình IWM (Hình 1-2). Trong Hình 1-2 ta thấy rằng quy trình mua hàng cũng

được khởi động bởi một số quy trình khác, từ đó ta có ít nhất 3 ngữ cảnh sau đây:

- Material planning process sẽ cho biết khi nào công ty cần mua materials nào

dựa trên dự đoán về nhu cầu sản phẩm.

- Quy trình quản lý tài sản và dịch vụ khách hàng có thể khởi động quy trình

mua hàng vì cần một thiết bị nào đó để sửa chữa máy móc trong tổ chức hoặc

sản phẩm của khách hàng đã mua trước đó.

- Một đơn đặt hàng của khách hàng (quy trình bán hàng) cũng có thể kích hoạt

quy trình mua hàng để nhập materials hoặc thiết bị cần thiết để sản xuất sản

phẩm.

2.2. Quy trình sản xuất

Như ta đã trình bày ở trên, công ty đáp ứng nhu cầu materials thông qua quy

trình mua hàng từ bên ngoài, đồng nghĩa với việc công ty mua materials cần thiết từ

những nhà cung cấp. Một mặt khác, công ty sử dụng quy trình sản xuất để “mua”

những materials cần thiết từ chính nó. Như trong ngữ cảnh 3 đã nêu, một đơn đặt

hàng của khách hàng có thể kích hoạt quy trình sản xuất. Tương tự, material planning

process cũng có thể kích hoạt quy trình sản xuất. Hình 1-4 minh họa các bước cơ bản

của một quy trình sản xuất. Đầu tiên, Kho sẽ cho biết sản phẩm nào trong Kho đang

Chương 1

Bài giảng ERP

thiếu và gửi yêu cầu sản xuất. Sau đó, bộ phận sản xuất sẽ xét duyệt yêu cầu. Nếu

đồng ý bộ phận Kho sẽ được quyền xuất kho materials cần thiết cho bộ phận sản xuất.

Sau khi bộ phận sản xuất hoàn thành, sản phẩm (thành phẩm – Finished Goods) sẽ

được nhập kho. Bước cuối cùng trong quy trình sản xuất liên quan đến vị trí lưu trữ

thành phẩm trong Kho. Để xác định được vị trí lưu trữ này ta cần phải dùng đến quy

trình IWM.

Hình 1-4. Một quy trình sản xuất cơ bản

2.3. Quy trình bán hàng

Quy trình bán hàng (Hình 1-5) liên quan đến vấn đề làm thế nào để xử lý đơn

đặt hàng của khách hàng một cách hiệu quả. Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được

gửi đến bộ phận kinh doanh. Nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra đơn hàng và tạo đơn

hàng bán (Sales order). Thông tin của đơn hàng sẽ được chuyển đến những bộ phận

liên quan khác trong tổ chức và đơn hàng sẽ được theo dõi tiến độ thực hiện từ lúc

này đến khi kết thúc quy trình. Kho sẽ đóng gói và gửi hàng đến khách hàng. Khách

hàng sau đó sẽ thanh toán và bộ phận kế toán sẽ lưu trữ thông tin thanh toán này.

Với tình huống này, quy trình bán hàng sẽ cần đến quy trình IWM để biết hàng hóa

được lưu ở đâu. Tuy nhiên, trong trường hợp hàng hóa được đặt không có sẵn trong

Kho thì sẽ dùng đến quy trình mua hàng để đặt hàng hoặc/và quy trình sản xuất để

sản xuất hàng cần.

Chương 1

Bài giảng ERP

Hình 1-5. Một quy trình bán hàng đơn giản

2.4. Quy trình lên kế hoạch nguyên vật liệu

Doanh nghiệp sử dụng và sản xuất nhiều loại materials khác nhau. Ví dụ, thành

phẩm là một loại materials trong công ty sản xuất xe đạp; bán thành phẩm

(Semifinished good) như bánh xe, bàn đạp,…được sản xuất để lắp ráp xe đạp; nguyên

vật liệu – thiết bị (Raw materials) như lốp xe, ống, vành xe,… được mua từ nhà cung

cấp để sản xuất bánh xe.

Mục đích của material planning process là cung cấp được materials để đáp ứng

nhu cầu. Nhu cầu của thành phẩm xuất phát từ những yếu tố bên ngoài như thị hiếu

của khách hàng, điều kiện kinh tế, hành động của đối thủ cạnh tranh. Nhu cầu của các

materials còn lại có thể phụ thuộc vào thành phẩm. Do đó, tổ chức phải sử dụng

những quy trình và dữ liệu khác nhau để lên kế hoạch cho materials khác nhau.

Khả năng cung ứng materials là một chức năng mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên

trong và bên ngoài. Ví dụ, materials được mua từ bên ngoài (nhà cung cấp) phụ thuộc

vào khả năng cung ứng của nhà cung cấp cũng như thời gian nhận (lead time – thời

gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận được hàng); đối với bên trong thì khả năng

cung ứng phụ thuộc vào năng lực sản xuất của nhà máy.

Kết quả của material planning process là sự triển khai chiến lược và các kế

hoạch hoạt động để đáp ứng được nhu cầu materials một cách chính xác nhất. Việc

dư thừa materials sẽ làm tăng chi phí lưu kho. Ngược lại, cung ứng thiếu sẽ dẫn đến

việc không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng (trường hợp này thường được gọi

là stock-out). Cả hai trường hợp đều dẫn đến giảm năng suất và lợi nhuận của công

ty.

Quy trình bán hàng sẽ cung cấp dữ liệu để dự báo nhu cầu sản phẩm hàng hóa

(thành phẩm) cần để cung cấp cho khách hàng. Quy trình mua hàng và sản xuất sẽ

Chương 1

Bài giảng ERP

cung cấp dữ liệu về lead time và khả năng sản xuất. Quy trình IWM sẽ cung cấp dữ

liệu materials lưu trữ trong kho. Ngược lại, material planning process sẽ kích hoạt

quy trình mua hàng và sản xuất để đáp ứng nhu cầu đề ra sau khi tổng hợp dữ liệu và

quy trình IWM phải đảm bảo lưu trữ được materials.

2.5. Quy trình lưu trữ và quản lý kho

IWM liên quan đến lưu trữ và phân phối materials. Một doanh nghiệp điều hành

hiệu quả thì cần phải lưu trữ materials như thế nào để có thể nhanh chóng và dễ dàng

xác định vị trí của chúng khi cần. Điều này đặc biệt cần cho những nhà kho lớn lưu

trữ số lượng lớn với hàng ngàn materials khác nhau. Ngoài ra, công ty phải có thể di

chuyển materials đến bất kỳ nơi nào một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Hình 1-6 mô tả về 4 ngữ cảnh liên quan đến việc lưu trữ và phân phối materials:

- Ngữ cảnh (a): materials được yêu cầu để sử dụng cho quy trình sản xuất.

Những materials này sẽ được xác định và phân phối đến cho phân xưởng sản

xuất.

- Ngữ cảnh (b): nhà kho nhận thành phẩm hoặc materials thừa từ phân xưởng

sản xuất. Quy trình này bao gồm các bước sắp xếp, xác định vị trí lưu trữ thích

hợp và lưu trữ.

- Ngữ cảnh (c): nhận materials từ nhà cung cấp thông qua quy trình mua hàng.

Quy trình nhận hàng tương tự (b).

- Ngữ cảnh (d): khi đơn hàng của khách hàng được xử lý bởi quy trình bán hàng

thì ngay lập tức bộ phận kho phải xác định vị trí materials để đóng gói và

chuyển đến khách hàng.

Chương 1

Bài giảng ERP

Hình 1-6. Quy trình quản lý kho

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhận ra rằng các hoạt động liên quan đến các

quy trình được thực hiện bởi các cá nhân ở các bộ phận khác nhau của tổ chức. Hầu

hết các công ty phân chia nhân viên của họ thành các đơn vị, phòng ban khác nhau.

Cách thức phân chia các bộ phận được thiết lập dựa trên cấu trúc của tổ chức, và nó

có ý nghĩa quan trọng đối với việc thực hiện các quy trình.

3. Cấu trúc hướng chức năng của một tổ chức

Để có thể hiểu rõ những khái niệm trong môn học này, trước tiên ta phải tìm

hiểu về hoạt động của một doanh nghiệp. Cấu trúc tổ chức (organizational structure)

doanh nghiệp phổ biến nhất là Cấu trúc theo chức năng (Functional structure). Tổ

chức sử dụng cấu trúc theo chức năng là một tổ chức được phân chia theo chức năng

hoặc phòng ban mà mỗi chức năng hoặc phòng ban sẽ chịu trách nhiệm một số hoạt

động có liên quan với nhau. Ví dụ, bộ phận kế toán thì gửi và nhận các hóa đơn, Kho

thì nhận và chuyển các nguyên vật liệu, hàng hóa,… Các chức năng hoặc bộ phận

thường thấy trong doanh nghiệp hiện nay là mua hàng (purchasing), điều hành

(operations), kho (warehouse), bán hàng và tiếp thị (sale and marketing), nghiên cứu

và phát triển (research and development), tài chính và kế toán (finance and

accounting), tổ chức nhân sự (human resources) và hệ thống thông tin (information

Chương 1

Bài giảng ERP

system). Các cột dọc trong Hình 1-7 đại diện cho những chức năng chính trong một

doanh nghiệp điển hình.

Hình 1-7. Cấu trúc theo chức năng

Mặc dù hầu hết công ty cố gắng duy trì các chức năng (silos) để chuyên môn

hóa các đơn vị hoạt động, tuy nhiên họ vẫn có các quy trình nghiệp vụ tích hợp

(integrated business processes) để thực hiện các công việc (mũi tên cắt ngang các

chức năng). Quy trình nghiệp vụ (business processes), như quy trình mua hàng hoặc

bán hàng mà ta sẽ thảo luận trong các chương sau, bao gồm các hoạt động xảy ra

trong các chức năng hoặc phòng ban khác nhau. Hay nói một cách khác, các quy trình

này được gọi là cross-functional (liên chức năng), có nghĩa là không có một nhóm

hoặc một phòng ban duy nhất nào chịu trách nhiệm cho quy trình này mà trách nhiệm

sẽ được chia cho nhiều phòng ban hoặc chức năng. Để một quy trình được thực hiện

thành công thì công ty phải dựa trên mỗi nhóm chức năng phải thực hiện các bước

riêng trong quy trình một cách đồng bộ, mà ta sẽ thấy không phải là điều dễ dàng để

thực hiện.

Cấu trúc theo chức năng phục vụ tốt cho các tổ chức trong nhiều năm vì chúng

có thể đương đầu với các thách thức phát sinh khi doanh nghiệp phát triển nhanh

chóng. Tuy nhiên, theo thời gian những hệ thống này xuất hiện nhược điểm vô cùng

nguy hiểm. Những người trong một bộ phận chức năng thực hiện độc lập các bước

nhiệm vụ của họ trong quy trình mà không hiểu đầy đủ những bước xảy ra trước đó

hoặc các bước xảy ra sau đó. Họ hoàn thành các bước cần thiết của họ trong quy trình

sau đó chuyển đến cho người khác để thực hiện bước tiếp theo. Bởi vì họ tập trung

vào nhiệm vụ cụ thể giới hạn trong vài bước nên họ không có cái nhìn toàn cảnh trong

Chương 1

Bài giảng ERP

một bức tranh lớn. Xu hướng này thường được gọi là silo effect vì các nhân viên thực

hiện nhiệm vụ trong một bộ phận chức năng của họ mà không quan tâm đến kết quả

của các thành phần khác trong quy trình.

Một điểm chính ở đây là bản chất độc lập của cấu trúc tổ chức theo chức năng

và bản chất cross-functional của quy trình có sự mâu thuẫn với nhau. Đó là trong khi

những nhân viên tập trung vào chức năng cụ thể của họ thì mỗi quy trình nghiệp vụ

lại liên quan đến những nhân viên trong nhiều bộ phận chức năng khác nhau. Một

thách thức lớn mà tổ chức phải đối mặt là làm sao để phối hợp những hoạt động trong

những bộ phận khác nhau này. Ví dụ: trong quy trình mua hàng, nhân viên kho yêu

cầu nguyên vật liệu sẽ thông báo đến bộ phận mua hàng nhu cầu của họ như thế nào?

Nhân viên nhận hàng trong kho biết hàng hoá vừa đến thuộc đơn hàng nào? Làm sao

nhân viên kế toán biết hoá đơn vừa nhận là của đơn hàng nào và có thanh toán cho

nó hay không? Trong quy trình bán hàng, nhân viên kinh doanh thông báo đơn hàng

của khách hàng đến những nhân viên có liên quan trong quy trình như thế nào? Làm

sao nhân viên kho biết được có đơn hàng vừa nhận? Kế toán sẽ gửi hoá đơn khi nào?

Nếu tổ chức không phối hợp cẩn thận những hoạt động này trong các bộ phận khác

nhau thì sẽ không thực hiện được quy trình.

Tổ chức thực hiện tốt sự phối hợp này như thế nào? Chìa khoá cho vấn đề là

cần trao đổi thông tin một cách hiệu quả. Mỗi người trong từng bước của quy trình

phải thông tin khi nào họ hoàn thành xong nhiệm vụ của mình. Sự trao đổi thông tin

này có thể diễn ra bằng vài cách. Trong môi trường thủ công, các công ty sử dụng

giấy tờ, chứng từ để truyền tải thông tin giữa các bộ phận với nhau. Ví dụ trong quy

trình bán hàng, nhân viên bán hàng tạo đơn hàng có nhiều liên và giữ lại 1 liên, sau

đó gửi những liên còn lại cho Kho. Người chuyển hàng trong kho cập nhật chứng từ

để phản ánh tình trạng xử lý đơn hàng này, giữ lại một liên và gửi những liên còn lại

đến bộ phận kế toán. Quy trình này có thể xảy ra vài lỗi. Ví dụ: chuyện gì sẽ xảy ra

nếu nhân viên kinh doanh quên gửi đơn hàng đến cho bộ phận kho? Điều gì sẽ xảy ra

nếu Kho gửi hàng đến khách hàng nhưng quên gửi chứng từ đến bộ phận kế toán?

Chuyện gì sẽ xảy ra nếu chứng từ bị mất? Các ví dụ này minh chứng cho sự quan

trọng của sự phối hợp trong khi điều hành các quy trình. Trong nhiều tổ chức, sự phối

hợp công việc trong toàn bộ quy trình không hiệu quả với các vấn đề sau: trì hoãn

Chương 1

Bài giảng ERP

(delays), thiếu hụt sản phẩm trong kho (excess inventory) và thiếu thông tin giữa các

bước trong quy trình (lack visibility across processes) [7].

4. Mô hình doanh nghiệp GBI (Global Bike Incorporated)

Trong một số phần, bài giảng sẽ sử dụng trường hợp của Global Bike

Incorporated (GBI) để minh họa cho các khái niệm quan trọng, quy trình và kỹ thuật.

GBI là một công ty mô phỏng từ hoạt động của một tập đoàn đa quốc gia. Các hoạt

động của công ty đã được đơn giản hóa rất nhiều để làm cho quá trình kinh doanh và

hệ thống ERP dễ dàng để người đọc tiếp cận.

Phần lớn các dữ liệu được sử dụng trong phần minh hoạ được dựa trên GBI và

nhiều dữ liệu giả lập khác về nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên và một số tài liệu

của GBI. Enterprise Resource Planning (ERP) là hệ thống tích hợp các quy trình chức

năng khác nhau và liên chức năng (cross-functional) của công ty. Bài giảng sẽ giải

thích hệ thống ERP chi tiết hơn trong Chương 2.

GBI được thành lập vào năm 2001 sau sự sáp nhập của hai nhà sản xuất xe đạp

ở Hoa Kỳ và Đức. GBI có ba ngành nghề kinh doanh: xe đạp đa dụng loại deluxe và

professional, xe địa hình cho nam, nữ và các phụ kiện xe đạp. GBI bán xe đạp của

mình cho mạng lưới các đại lý chuyên bán xe đạp trên toàn thế giới, và GBI thu mua

các thiết bị để sản xuất từ các nhà cung cấp khác nhau trên toàn cầu.

GBI có hai cơ sở sản xuất ở Mỹ và Đức. Ngoài ra, công ty có ba nhà kho: hai ở Mỹ

và một ở Đức. GBI đã có hơn 1000 nhân viên trên toàn cầu. Công ty sử dụng SAP

ERP để hỗ trợ các quy trình của doanh nghiệp. Hình 1-8 minh họa cấu trúc doanh

nghiệp của GBI.

Chương 1

Bài giảng ERP

Hình 1-8. Cấu trúc doanh nghiệp của GBI

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Những nguyên nhân nào làm gia tăng cạnh tranh toàn cầu? Ảnh hưởng của

cạnh tranh toàn cầu đến doanh nghiệp là gì?

2. Ý nghĩa của cách mạng thông tin? Nguyên nhân của cuộc cách mạng này là

gì?

3. Lực lượng tri thức là gì? Họ sở hữu những kỹ năng gì? Tại sao họ quan trọng

trong tổ chức?

4. Giải thích sự khác nhau giữa khía cạnh chức năng và khía cạnh quy trình trong

tổ chức? Tại sao khía cạnh quy trình quan trọng trong thời đại hiện nay?

5. Quy trình nghiệp vụ là gì? Hãy kể một số quy trình nghiệp vụ chính trong tổ

chức? Có phải tất cả các công ty đều có những quy trình nghiệp vụ chính này?

Tại sao?

6. Cấu trúc tổ chức thông dụng hiện nay là gì? Tại sao cấu trúc này phát triển?

Những lợi ích của cấu trúc này?

7. Hãy kể những chức năng điển hình hoặc bộ phận trong tổ chức? Những loại

công việc được thực hiện trong những chức năng này?

8. Nhược điểm của một cấu trúc tổ chức hướng chức năng? Chúng dẫn đến hệ

quả gì?

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Tìm hiểu một vài vị trí công việc (tìm kiếm trên Internet hoặc khảo sát trong

các công ty) yêu cầu lực lượng tri thức (knowledge workers)? Mô tả công việc

Chương 1

Bài giảng ERP

này và giải thích lực lượng tri thức cần cho những công việc này như thế nào

và tại sao?

2. Trong chương này bài giảng đã giới thiệu 3 quy trình nghiệp vụ chính là:

procurement (mua hàng), fulfillment (bán hàng), and production (sản xuất).

Có một số quy trình khác trong tổ chức liên quan đến phát triển sản phẩm hoặc

quản lý con người. Xác định thêm một quy trình khác trong tổ chức (có thể ở

nơi anh/chị làm thêm hoặc tại nơi học tập). Cung cấp những thông tin sau:

a. Mô tả ngắn về quy trình

b. Mục đích hoặc mong muốn kết quả đầu ra

c. Các bước trong quy trình, con người và chức năng nào chịu trách nhiệm

hoàn thành các bước đó.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Thuật ngữ nào đề cập đến các quy trình kinh doanh không được thực hiện bởi

một nhóm hay một chức năng?

a. Silo Effect

b. Cross-Functional

c. Functional Structure

d. Enterprise Systems

2. Thuật ngữ nào đề cập đến một hệ thống trong đó nhân viên tác nghiệp chỉ tập

trung hoàn tất phần việc của mình, mà không quan tâm đến bối cảnh chung

của toàn bộ qui trình nghiệp vụ?

a. ERP Effect

b. Cross-Functional

c. Functional Structure

d. Silo Effect

3. Hệ thống nào hỗ trợ quy trình kinh doanh từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc

a. Management System

b. Accounting System

c. Enterprise System

d. Document System

Chương 1

Bài giảng ERP

4. Mô tả nào sau đây là đúng nhất khi nói về lợi ích mang lại nếu qui trình nghiệp

vụ được quản lý bởi hệ thống ERP?

a. Qui trình nghiệp vụ có thể được kiểm soát dễ dàng, từ đó có thể cải

thiện qui trình để tăng hiệu quả quản lý.

b. Qui trình nghiệp vụ đòi hỏi ít nhân sự tham gia hơn.

c. Qui trình nghiệp vụ có thể được thực hiện với tốc độ nhanh hơn.

d. Qui trình nghiệp vụ được thực hiện hiệu quả hơn.

5. Thuật ngữ nào sau đây liên quan đến quy trình mua nguyên vật liệu được sử

dụng bởi tổ chức, ví dụ như nguyên vật liêu cần thiết để tạo ra sản phẩm

a. Visual Material Planning

b. Procurement Process

c. Production Process

d. Fulfillment Process

6. Quy trình nào liên quan đến việc tạo ra sản phẩm

a. Material Planning

b. Procurement Process

c. Production Process

d. Lifecycle Data Management

7. Câu nói sau đây mô tả quy trình nghiệp vụ nào: “...Sử dụng dữ liệu lịch sử và

dự báo bán hàng để lên kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu và sản xuất sản

phẩm”?

a. Material Planning

b. Procurement Process

c. Production Process

d. Fulfillment Process

8. Câu nói sau đây mô tả quy trình nghiệp vụ nào: “…hỗ trợ việc thiết kế và phát

triển sản phẩm từ giai đoạn ý tưởng sản phẩm ban đầu cho đến khi sản phẩm

được ngừng sản xuất”

a. Material Planning

b. Procurement Process

c. Production Process

Chương 1

Bài giảng ERP

d. Lifecycle Data Management

9. Hoạt động nghiệp vụ (Business Process) nào mà mọi loại hình doanh nghiệp

đều có

a. Hoạt động hỗ trợ khách hàng (customer services)

b. Hoạt động bán hàng (Sales/Fulfillment)

c. Hoạt động tài chính/kế toán (Financing/Accounting)

d. Hoạt động sản xuất (Production)

10. Câu nói sau đây mô tả về quy trình nghiệp vụ nào? “… liên quan đến việc lưu

trữ và vận chuyển nguyên vật liệu”

a. Business Planning

b. Project Management

c. Material Planning

d. Inventory and warehouse management (IWM)

Bài giảng ERP

Chương 2

CHƯƠNG 2. HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE SYSTEMS)

MỤC TIÊU

Chương này trình bày về các vấn đề liên quan đến hệ thống doanh nghiệp. Sau khi

học chương này, sinh viên nắm được các vấn đề sau đây:

- Các khái niệm liên quan đến hệ thống.

- Giải thích được kiến trúc của hệ thống doanh nghiệp điển hình.

- Mô tả các loại hệ thống doanh nghiệp khác nhau và vai trò của chúng trong

tổ chức.

- Giải thích được hệ thống doanh nghiệp trong tổ chức thực thi và quản lý các

quy trình như thế nào.

- Phân biệt được các loại dữ liệu khác nhau trong hệ thống doanh nghiệp.

NỘI DUNG

1. Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems)

1.1. Một số khái niệm

Như phần trước đã trình bày, quy trình nghiệp vụ trải rộng qua những bộ phận

khác nhau của tổ chức. Thực tế, trong nền kinh tế toàn cầu ngày nay, các bước quy

trình khác nhau được thực hiện ở những địa điểm khác nhau trên toàn thế giới. Điển

hình như một công ty sẽ sản xuất sản phẩm ở nước A, đặt nguyên liệu để sản xuất sản

phẩm đó ở nước B, bán sản phẩm ở những nước khác nhau C, D, E chẳng hạn…Ví

dụ, một nhà sản xuất xe đạp có thể mua những bộ phận xe đạp từ Ý, sản xuất xe đạp

ở Đức và bán sản phẩm này ở Mỹ. Bởi vì các bước quy trình nghiệp vụ được thực

hiện ở những vùng địa lý khác nhau thì không thể nào quản lý quy trình một cách

hiệu quả mà không sử dụng những hệ thống thông tin hiện đại. Hệ thống mà hỗ trợ

những quy trình thế này gọi là hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems – ES)

và chúng vô cùng cần thiết để quản lý và thực thi một cách hiệu quả quy trình nghiệp

vụ.

Để thấy được sức ảnh hưởng to lớn của hệ thống doanh nghiệp và mang lại hiệu

quả cho hoạt động của doanh nghiệp, ta phải đặt câu hỏi tại sao các công ty lớn đã

không ngừng đầu tư khoản tiền khổng lồ và công sức để lên kế hoạch, thực hiện và

liên tục cải tiến các hệ thống thông tin trong 40 năm qua [1,2]. Một nghiên cứu lớn đã

khẳng định việc đầu tư công nghệ thông tin (IT) (một phần của hệ thống thông tin)

Bài giảng ERP

Chương 2

đã giúp tăng lợi nhuận, năng suất, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp một cách

đáng kể bằng cách xóa bỏ rào cản của việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chức

năng và quản lý quy trình một cách toàn diện. Chìa khóa cho năng suất và sự hiệu

quả này là hệ thống doanh nghiệp có khả năng quản lý quy trình nghiệp vụ từ lúc bắt

đầu đến lúc kết thúc một cách tích hợp, nhất quán và hiệu quả cao nhất. Khi quy trình

nghiệp vụ được quản lý bởi hệ thống doanh nghiệp tích hợp, nó có thể được kiểm

soát và cải tiến một cách dễ dàng. Do đó, ta không thể thảo luận về quy trình nghiệp

vụ mà không xem xét về vai trò của hệ thống doanh nghiệp. Vì vậy ta sẽ thảo luận

chi tiết về hệ thống doanh nghiệp trong chương này. Trước khi thảo luận về ES ta

phải nắm một số khái niệm liên quan.

1.1.1. Hệ thống thông tin (Information Systems)

Hệ thống thông tin (Information Systems) là hệ thống dựa trên nền tảng máy

tính để xử lý, lưu trữ, rút trích dữ liệu liên quan đến các hoạt động xử lý. Ngoài ra, hệ

thống tổ chức những dữ liệu này thành những thông tin có ý nghĩa mà tổ chức sử

dụng để hỗ trợ ngược trở lại việc kinh doanh như hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích

kinh doanh, nghiên cứu khách hàng,….

1.1.2. Hệ thống thông tin chức năng (Functional Information Systems)

Mặc dù các tổ chức sử dụng các hệ thống thông tin khác nhau nhưng hầu hết

các hệ thống cũng như hầu hết các tổ chức đều có xu hướng tập trung vào chức năng

hơn quy trình và không tích hợp tốt. Điều này dẫn đến tổ chức không dễ dàng chia sẻ

dữ liệu và thông tin với nhau. Sự thiếu tích hợp này xuất phát từ nguyên do lịch sử.

Hệ thống trong các tổ chức được phát triển qua nhiều năm một cách độc lập giữa các

bộ phận, chức năng sao cho đáp ứng được yêu cầu công việc của họ. Phòng kinh

doanh phát triển hệ thống quản lý đơn hàng, bộ phận kho phát triển hệ thống theo dõi

hàng hóa nguyên vật liệu tồn kho, bộ phận kế toán phát triển hệ thống kiểm soát hóa

đơn và các thanh toán,… đó là các hệ thống thông tin chức năng (Functional

Information Systems). Các hệ thống thông tin chức năng này được phát triển một

cách độc lập bởi vì các công việc được thực hiện trong các bộ phận riêng biệt, tổ chức

ít nghĩ đến việc chia sẻ dữ liệu giữa các chức năng và phòng ban. Do đó, mặc dù tổ

chức có phát triển những hệ thống để hỗ trợ công việc của các phòng ban nhưng việc

trao đổi thông tin giữa chúng là điều khó khăn. Đôi khi thông tin sẽ được trao đổi một

Bài giảng ERP

Chương 2

cách thủ công (Hình 2-1). Việc sử dụng hệ thống thông tin chức năng giúp giảm sự

chậm trễ việc trao đổi dữ liệu trong cùng một phòng ban nhưng sự chậm trễ giữa các

phòng ban thì vẫn còn tồn tại vì nhiều thông tin vẫn còn dùng tài liệu giấy.

Hình 2-1. Một quy trình được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin chức năng

1.1.3. Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems)

Do sự phức tạp của việc quản lý dữ liệu trong toàn bộ một quy trình nên không

khả thi nếu dựa trên sự kết nối thủ công của những hệ thống thông tin chức năng bằng

cách in thông tin từ một hệ thống rồi nhập trở lại vào một hệ thống khác.

ES là một trong những hệ thống thông tin phức tạp và có tầm ảnh hưởng nhất

ngày nay. Trong môi trường cạnh tranh ngày nay thật khó để tưởng tượng rằng các

công ty lớn có thể triển khai các chức năng công việc như thế nào nếu không có ES.

ES hỗ trợ toàn bộ quy trình không phải chỉ một phần quy trình, nói cách khác ES

không chỉ hỗ trợ thực hiện các hoạt động cá nhân trong quy trình mà còn giúp tổ chức

tích hợp các công việc xuyên suốt các bộ phận chức năng. Sự tích hợp này giúp giảm

sự chậm trễ, tránh thừa hàng trong kho,…

Bài giảng ERP

Chương 2

Hình 2-2. Một quy trình được hỗ trợ bởi hệ thống doanh nghiệp

Ta xem xét một quy trình bán hàng, khi bộ phận kinh doanh nhận đơn hàng của

khách hàng sẽ nhập vào trong ES, kiểm tra và yêu cầu chuyển hàng. Bộ phận kho sẽ

được thông báo tự động trên hệ thống và có thể truy xuất thông tin cần thiết để đóng

gói và chuyển hàng. Nếu không có hệ thống này họ phải chờ giấy tờ từ bộ phận kinh

doanh. Ngay khi đơn hàng được chuyển đi, bộ phận kế toán cũng sẽ nhận được thông

tin cần thiết về đơn hàng đó để có thể gửi hóa đơn cho khách hàng.

Tương tự như vậy, ES có thể xử lý quy trình mua hàng. Yêu cầu mua hàng

(Purchase Requisition) được tạo tại bộ phận kho sẽ được chuyển đến bộ phận mua

hàng ngay lập tức. Bộ phận này sẽ tạo đơn mua hàng (Purchase Order) và chuyển nó

đến nhà cung cấp phù hợp sau khi được duyệt. Khi nhận được hàng và phiếu nhận

hàng được nhập vào trong hệ thống, bộ phận kế toán có thể truy cập ngay thông tin

cần thiết để xử lý hóa đơn khi nhà cung cấp gửi đến. Do đó, không cần dùng đến cách

giao tiếp thủ công (chuyển giấy tờ) giữa các phòng ban. Ngoài việc loại bỏ được việc

giao tiếp thủ công, ES còn giúp cho các quy trình hiệu quả hơn bằng cách tự động

một số bước đơn giản và lặp lại trong các quy trình. Ví dụ trong quy trình mua hàng,

khi đơn yêu cầu mua hàng được tạo, ES sẽ tự động chọn những nhà cung cấp phù

hợp, tạo đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp dựa trên các quy tắc đã thiết lập trước

đó. Trong quy trình bán hàng, ES tự động phát sinh hóa đơn và gửi đến khách hàng

ngay khi hàng đã được chuyển đến cho khách.

Bài giảng ERP

Chương 2

Một lợi ích nữa của ES là cho thấy một tầm nhìn tốt hơn xuyên suốt quy trình.

Mỗi người trong quy trình thì hầu như có thể kết nối ngay lập tức các thông tin trong

quy trình. Bất kể lúc nào, hệ thống cũng có thể cho xem tình trạng hiện tại của đơn

đặt hàng của khách hàng hoặc đơn mua hàng của công ty. Ví dụ như truy vấn đơn đặt

hàng đang thực hiện đến giai đoạn nào của quy trình hoặc đơn mua hàng đã được gửi

đến nhà cung cấp khi nào. Lợi ích này giúp giảm sự thiếu thông tin cho tất cả các bên

liên quan. Ví dụ như khách hàng có thể biết được rằng đơn hàng đã chuyển khi nào,

người quản lý kho có thể dễ dàng biết được nhà cung cấp có chuyển hàng đến đúng

hạn không.

Đầu những thập kỷ 60, ES đã bắt đầu đóng vai trò quan trọng trong việc tự động

hóa và quản lý các công việc thường nhật, lặp lại trong những doanh nghiệp lớn.

Những hệ thống này đã được phát triển từ hệ thống độc lập chạy trên những máy tính

lớn và đắt tiền cho đến các ứng dụng được đóng gói để phân phối cho hệ thống nhỏ

hơn và rẻ hơn.

Sự phát triển của ES dựa trên nền tảng kiến trúc của hệ thống và sẽ được mô tả

ngắn trong phần sau. Ba giai đoạn của sự phát triển kiến trúc là: hệ thống trên máy

tính lớn (mainframe systems), hệ thống client – server và kiến trúc hướng dịch vụ

(service-oriented architecture – SOA).

1.2. Kiến trúc của ES

Kiến trúc của một hệ thống doanh nghiệp đề cập đến cấu trúc kỹ thuật của phần

mềm, cách mà người dùng tương tác với các phần mềm và cách thức mà phần mềm

được quản lý vật lý trên phần cứng máy tính. Như đã trình bày ES có 3 loại kiến trúc

nhưng hầu hết các ES ngày nay có kiến trúc client-server ba lớp hoặc kiến trúc hướng

dịch vụ (nên sẽ trình bày 2 kiến trúc này). Có nhiều cách khác nhau để triển khai ES

trong hai kiến trúc này. Cả hai mô hình đều cung cấp kỹ thuật đặc biệt và lợi ích chi

phí nhưng cả hai cũng có nhiều nhược điểm. Tuy nhiên, tác động của hai mô hình

đến việc quản lý quy trình nghiệp vụ phần lớn là giống nhau.

Bài giảng ERP

Chương 2

Hình 2-3. Sự phát triển của ES

1.2.1. Kiến trúc Client – Server

Hãy xem xét các ứng dụng trên máy tính cá nhân mà người dùng thường sử

dụng như: soạn thảo văn bản, bảng tính, PowerPoint. Những ứng dụng này bao gồm

3 thành phần hoặc 3 lớp: (1) cách người dùng giao tiếp với ứng dụng (sử dụng menu,

gõ vào hay chọn,…); (2) ứng dụng cho phép người dùng làm gì (tạo công thức hoặc

biểu đồ, soạn một đoạn văn); (3) ứng dụng lưu trữ dữ liệu người dùng ở đâu (trên ổ

cứng hay trên usb). Các lớp này với tên gọi tương ứng là: lớp giao diện (presentation

layer), lớp ứng dụng (application layer) và lớp dữ liệu (data layer). Trong các ứng

dụng ví dụ trên thì tất cả 3 lớp này được chứa trong cùng một hệ thống. Ngược lại

kiến trúc client – server 3 lớp chứa những lớp này trong các hệ thống khác nhau.

Bài giảng ERP

Chương 2

Hình 2-4. Ba lớp của kiến trúc client – server

Nhiều ứng dụng hiện nay đang sử dụng trên Internet có kiến trúc 3 lớp. Trình

duyệt là lớp giao diện. Người dùng kết nối đến nhiều hệ thống (website) cung cấp

những chức năng khác nhau (email, mua hàng hóa, chia sẻ thông tin). Những website

này chứa các ứng dụng để thi hành những yêu cầu mà người dùng gửi đi thông qua

trình duyệt (qua HTTP) và ứng dụng sẽ lấy hoặc lưu dữ liệu vào máy chủ cơ sở dữ

liệu.

Việc nâng cấp lên kiến trúc client – server 3 lớp đã giúp giảm chi phí đáng kể trong

việc mua, thực hiện và sử dụng ES cùng với khả năng mở rộng hệ thống. Khả năng

này đề cập đến khả năng của phần cứng và phần mềm có thể hỗ trợ số lượng lớn

người dùng truy cập mọi lúc. Hai lợi ích này đã giúp ES từ chỉ có một vài công ty lớn

có khả năng áp dụng sang hàng ngàn công ty sử dụng ngày nay.

1.2.2. Kiến trúc hướng dịch vụ

Vào những năm đầu thập niên 2000, các công ty bắt đầu phát triển các ứng dụng

3 lớp trên nền tảng Web để người dùng có thể kết nối vào những hệ thống thông qua

trình duyệt Web. Trong những năm này, các công ty cũng có thể bắt đầu kiếm lợi

nhuận từ công nghệ mới này vì nó có thể hỗ trợ kết nối hoặc tích hợp nhiều hệ thống

client – server khác nhau để mang lại nhiều giá trị. Công nghệ mới này được gọi là

cấu trúc hướng dịch vụ (service-oriented architecture – SOA).

Bài giảng ERP

Chương 2

Một ví dụ của dịch vụ Web liên quan đến việc mua hàng thông qua website của

một công ty, mà website này cung cấp phí chuyển hàng khác nhau từ những nhà cung

cấp khác nhau để khách hàng có thể lựa chọn. Để làm được điều này, ES của công ty

phải tự động gửi thông tin đơn hàng cần chuyển như cân nặng, số hộp, địa chỉ chuyển

đến hệ thống của các công ty giao hàng. Khi nhận được thông tin, hệ thống của họ sẽ

ngay lập tức gửi báo giá ngược trở lại công ty bán hàng thông qua dịch vụ web. Những

thông tin này được hiển thị đến khách hàng để khách hàng lựa chọn công ty chuyển

hàng phù hợp. Khi khách hàng chọn xong, công ty bán hàng sẽ gửi những thông tin

còn lại của đơn hàng cho công ty chuyển hàng được chọn như: họ tên cụ thể của

khách hàng, chi tiết đơn hàng,… Sau đó, công ty chuyển hàng sẽ gửi xác nhận và mã

số chuyển hàng đến công ty bán hàng và khách hàng cũng nhận được thông tin này

để kiểm tra tình trạng giao hàng. Để khách hàng không bực bội và không dùng dịch

vụ của công ty thì tất cả các bước kể trên chỉ diễn ra trong vài giây. Các hệ thống xử

lý có thể được đặt trên các máy chủ ở các lục địa khác nhau, tuy nhiên dịch vụ Web

cung cấp phương thức đáng tin cậy và chuẩn hoá cho nhiều hệ thống khác nhau có

thể giao tiếp theo cách rất nhanh chóng và có thể mở rộng để mang lại giá trị tăng

thêm và hiệu quả cho quy trình kinh doanh.

1.3. Vai trò của ES

1.3.1. Thực thi quy trình

ES giúp tổ chức thực thi các quy trình một cách hiệu quả. Hệ thống và quy trình

liên kết chặt chẽ với nhau, nếu hệ thống ngừng thì quy trình cũng không thể thực thi.

ES giúp thực thi quy trình bằng cách thông báo cho những người liên quan biết khi

nào thực thi nhiệm vụ và cung cấp dữ liệu, thông tin cần thiết để họ hoàn thành nhiệm

vụ. Ví dụ, trong quy trình bán hàng, hệ thống thông báo đến người phụ trách trong

bộ phận kho là có đơn hàng, khi nào chuẩn bị giao và cung cấp danh sách các mặt

hàng được đặt, thậm chí kể cả vị trí của mặt hàng trong kho (đối với những kho hàng

lớn). Trong quy trình mua hàng, hệ thống phát sinh yêu cầu đặt hàng từ bộ phận nào

đó và gửi đến bộ phận mua hàng phụ trách đặt hàng. Kế toán cũng có thể xem tất cả

các đơn hàng nhận để kiểm dò với hoá đơn nhận từ nhà cung cấp. Không có hệ thống

hỗ trợ, bộ phận kho sẽ không biết chính xác khi nào cần đóng gói hàng và gửi đi. Tuy

nhiên, với nhiệm vụ nặng nề như vậy nên phải đảm bảo được rằng hệ thống phải luôn

Bài giảng ERP

Chương 2

được vận hành để công việc không bị gián đoạn. Do đó, nên có hệ thống dự phòng

hoạt động cực kỳ tốt trong những trường hợp nguy cấp.

1.3.2. Thu thập và lưu trữ dữ liệu

Trong quá trình thực hiện quy trình sẽ tạo ra dữ liệu như ngày giờ, số lượng,

giá, địa chỉ, cũng như là dữ liệu ai làm gì, ở đâu và khi nào. ES thu thập và lưu trữ

những dữ liệu này, thường được gọi là dữ liệu quy trình hoặc dữ liệu giao dịch/tác

nghiệp. Một số dữ liệu được phát sinh và thu thập một cách tự động bởi hệ thống.

Những dữ liệu này liên quan đến hoạt động vừa được thực hiện của ai đó, khi nào và

ở đâu. Những dữ liệu khác phát sinh bên ngoài hệ thống và phải được nhập vào.

Những dữ liệu này có thể phát sinh theo nhiều cách khác nhau, từ những dữ liệu tự

nhập thủ công vào đến những phương thức tự động phát sinh dữ liệu như bar code

được ghi nhận từ đầu đọc. Trong quy trình bán hàng, khi nhận một đơn hàng của

khách hàng (qua email, chứng từ hoặc điện thoại), người nhận phải nhập dữ liệu như

tên của khách hàng, đặt cái gì và bao nhiêu. Những dữ liệu như tên của người nhận

đơn hàng, bộ phận nào, ngày và thời gian nhận sẽ tự động phát sinh bởi hệ thống. Dữ

liệu này sẽ được cập nhật khi các bước của quy trình được thực hiện. Khi đơn hàng

được giao, kho sẽ cung cấp dữ liệu như: sản phẩm nào được giao, số lượng bao nhiêu,

trong khi đó hệ thống sẽ tự động phát sinh dữ liệu liên quan đến người xuất kho sản

phẩm như ai, khi nào và ở đâu.

Một lợi thế quan trọng của việc sử dụng hệ thống ES so với các hệ thống thủ

công hoặc các hệ thống chức năng là những dữ liệu cần thiết chỉ nhập vào hệ thống

một lần duy nhất. Hơn nữa, khi đã nhập vào thì những nhân viên khác trong quy trình

có thể dễ dàng truy cập và không cần phải nhập lại ở các bước sau.

1.3.3. Kiểm soát thực hiện quy trình

ES còn giúp kiểm soát tình trạng của quy trình, có nghĩa là cho biết quy trình

đang được thực hiện như thế nào. Một ES thực hiện vai trò này bằng cách đánh giá

thông tin về quy trình. Thông tin này có thể được tạo ở cả hai cấp độ:

Instance level (cấp độ cá thể - từ một nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể)

Ví dụ nhà quản lý có thể quan tâm đến tình trạng của một đơn hàng cụ thể. Đơn

hàng đang được xử lý đến bước nào? khi nào thì chuyển hàng hoặc đơn hàng đã được

Bài giảng ERP

Chương 2

chuyển chưa? Đối với quy trình mua hàng thì có thể cần biết đơn đặt hàng khi nào

gửi? Kho nhận hàng chưa?

Prossess/aggregate level (cấp độ quy trình/tổng thể)

ES có thể đánh giá quy trình mua hàng đang được thực hiện như thế nào bằng

cách đánh giá về thời gian thực hiện hoặc thời gian từ lúc gửi đơn đặt hàng cho nhà

cung cấp đến lúc nhận hàng ở mỗi đơn hàng, mỗi nhà cung cấp. Hình 2-5 là ví dụ về

thông tin ở cấp độ tổng thể cho quy trình bán hàng. Trong hình cung cấp thống kê

đơn hàng trong quý 1 (Q1 order summary), cũng như thông tin chi tiết về từng đơn

hàng cụ thể (Order Details: January) và mô tả bằng đồ hoạ về các lý do cho sự chậm

trễ trong việc xử lý các đơn hàng.

Hình 2-5. Thống kê thông tin cấp độ tổng thể

ES không chỉ giúp kiểm soát quy trình, còn có thể phát hiện các vấn đề trong

quy trình. ES thực hiện vai trò phát hiện này bằng cách so sánh thông tin có được với

chuẩn mong muốn (standard) do doanh nghiệp thiết lập sẵn để xác định quy trình có

Bài giảng ERP

Chương 2

thực hiện như mong đợi hay không. Nếu thông tin được cung cấp bởi ES chỉ ra rằng

quy trình đang thực hiện dưới chuẩn thì công ty sẽ nhận biết một vài vấn đề đang tồn

tại. Một vài vấn đề có thể được hệ thống phát hiện thường xuyên và tự động, một số

vấn đề khác thì cần quản lý phân tích thông tin và đưa ra phương án xử lý. Ví dụ, hệ

thống có thể tính toán ngày dự kiến mà đơn hàng cụ thể sẽ được giao và xác định

ngày này có đáp ứng được chuẩn hay không. Hoặc hệ thống có thể tổng hợp để tính

thời gian trung bình để hoàn thành mỗi đơn hàng trong tháng rồi và so sánh với chuẩn

để xác định quy trình có đang làm việc như mong đợi hay không.

Việc kiểm soát quy trình sẽ giúp phát hiện vấn đề trong quy trình. Những vấn

đề này có khi là dấu hiệu của một vấn đề rất cơ bản. Trong những trường hợp như

vậy, ES có thể giúp chẩn đoán nguyên nhân gây ra các triệu chứng bằng cách cung

cấp cho nhà quản lý thêm thông tin và chi tiết hơn. Ví dụ, nếu thời gian trung bình để

xử lý đơn hàng tăng hơn so với tháng rồi. Vấn đề này có thể chỉ là dấu hiệu của một

vấn đề đơn giản, người quản lý có thể thử đào sâu hơn hoặc xem chi tiết thông tin để

chẩn đoán vấn đề bên dưới. Để thực hiện điều này, nhà quản lý có thể yêu cầu phân

tích chi tiết thông tin theo loại sản phẩm, khách hàng, vị trị, nhân viên, mỗi ngày

trong tuần, thậm chí từng giờ trong ngày, … Sau khi xem xét thông tin chi tiết, nhà

quản lý phát hiện rằng có thêm vài nhân sự mới trong kho so với tháng rồi và việc

chậm trễ này xảy ra vì các nhân viên mới chưa quen thuộc với quy trình. Nhà quản

lý có thể cho rằng vấn đề này sẽ tự khắc phục sớm theo thời gian khi nhân viên quen

việc hơn và trong trường hợp này thì không cần xử lý gì thêm. Hoặc nhà quản lý có

thể kết luận các nhân viên mới không được đào tạo và giám sát đầy đủ. Trong trường

hợp này, công ty có thể thực hiện vài hành động để khắc phục vấn đề này [6].

1.4. Các loại ES

Sự thay đổi to lớn trong kiến trúc máy tính xảy ra đồng thời với sự thay đổi

trong xu thế kinh doanh toàn cầu và quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp (Business

process reengineering - BPR). Khi các công ty bắt đầu mở rộng hoạt động kinh doanh

ra toàn cầu vào thập niên 80 và bắt đầu có cái nhìn về tổ chức từ góc độ quy trình hơn

là chức năng thì quá trình BPR cũng nổi lên vào thập niên 90 như là cách để tái định

hướng hoạt động điều hành xung quanh quy trình nghiệp vụ để quản lý và kiểm soát

tổ chức theo định hướng toàn cầu.

Bài giảng ERP

Chương 2

Một ES có liên quan mật thiết đến quá trình BPR và toàn cầu hoá vào thập niên

90 là hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems - Hệ thống hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp). SAP là công ty đầu tiên xây dựng nên hệ thống ERP toàn

cầu và tích hợp đầy đủ. Hệ thống ERP là hệ thống phức tạp nhất và lớn nhất thế giới.

Hệ thống tập trung chính vào những hoạt động nội bộ trong tổ chức và tích hợp những

chức năng và quy trình nghiệp vụ liên chức năng (cross-functional).

Hệ thống ERP điển hình bao gồm: sản xuất, nhân sự, tài chính kế toán, bán hàng

và phân phối, mua hàng. Do đó, hệ thống ERP hỗ trợ những quy trình trong tổ chức

(intracompany processes). Hình 2-6 hiển thị sơ đồ giải pháp cho hệ thống ERP do

SAP phát triển. Sơ đồ xác định các chức năng và quy trình mà hệ thống hỗ trợ. Nhìn

vào sơ đồ có thể thấy phạm vi và quy mô của một hệ thống ERP điển hình.

Hình 2-6. Sơ đồ giải pháp cho một hệ thống ERP được phát triển bởi SAP

Khi ngày càng nhiều công ty phát triển hệ thống ERP thì bước phát triển tiếp

theo của ES là nhu cầu kết nối hệ thống ERP với các hệ thống “liên công ty”

(intercompany processes), đó là những hệ thống kết nối giữa các công ty. Ví dụ như

hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply chain management - SCM) và hệ thống

quản lý nhà cung cấp (Supplier relationship management - SRM) sẽ kết nối với hệ

thống ERP để những hệ thống này hỗ trợ nhà cung cấp của công ty. Hệ thống SCM

kết nối với những công ty cung cấp nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất sản phẩm.

Hệ thống SCM điển hình giúp công ty lên kế hoạch cho những yêu cầu về nhu cầu

nguyên vật liệu và tối ưu hoá việc vận chuyển và hậu cần (logistics) phức tạp. Còn

Bài giảng ERP

Chương 2

hệ thống SRM điển hình quản lý toàn bộ mối quan hệ của những nhà cung cấp nguyên

vật liệu. Hệ thống SRM cũng có chức năng quản lý những báo giá và hợp đồng.

Một phía khác liên quan đến quy trình sản xuất và bán hàng, ta có hệ thống quản lý

mối quan hệ khách hàng (Customer relationship management - CRM). Hệ thống

CRM cung cấp cho công ty khả năng quản lý tiếp thị, bán hàng và dịch vụ cho khách

hàng. Hệ thống quản lý vòng đời sản phẩm (Product life cycle management - PLM)

giúp công ty quản trị những quy trình liên quan đến việc nghiên cứu, thiết kế và quản

lý sản phẩm. Hiệu quả hơn, hệ thống PLM có thể hỗ trợ những ý tưởng mới từ khâu

lên ý tưởng cho đến tận nhà máy sản xuất. Hình 2-7 mô tả mối quan hệ giữa những

hệ thống khác nhau. Tập hợp những hệ thống này gọi là bộ ứng dụng (Application

suite).

Hình 2-7. Mối quan hệ giữa những hệ thống khác nhau

1.5. Tổng quan SAP AG và hệ thống SAP ERP

Công ty Cổ phần SAP (tiếng Đức: SAP Aktiengesellschaft, thường được viết

tắt là SAP AG) là công ty phần mềm lớn nhất châu Âu, hiện nay có trụ sở chính tại

Walldorf, (Đức), được thành lập ở Đức năm 1972. Công ty có trên 65.000 nhân viên

tại hơn 75 nước và hơn 2 triệu người dùng tại 200 nước với 238.000 bản cài đặt, có

3000 đối tác. Các thế mạnh hệ thống của SAP AG:

- Được sử dụng trên toàn thế giới.

- Được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin cho tất cả các loại doanh nghiệp

từ nhỏ đến đa quốc gia:

o Đa ngôn ngữ

o Đa tiền tệ

o Đa hệ thống kế toán (kế toán song song)

- Được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin cho tất cả các ngành nghề:

Bài giảng ERP

Chương 2

o Tự động hóa

o Ngân hàng

o Bán lẻ

o Khu vực công

o Giáo dục và nghiên cứu…

Trong đó, SAP AG là một trong những công ty phần mềm xây dựng và chuẩn

hoá hệ thống ERP đầu tiên trên thế giới, gọi chung là SAP ERP, có các chức năng:

- Hỗ trợ và tối ưu các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.

- Gắn kết những chức năng riêng lẻ của doanh nghiệp lại với nhau (giải pháp

tích hợp doanh nghiệp):

o Tài chính

o Logistics

o Nhân sự

- Giúp tổ chức điều hành một cách trơn tru.

- Môi trường thời gian thực.

- Có thể mở rộng và linh hoạt.

Kiến trúc của SAP ERP được phát triển dựa trên:

- Môi trường client – server:

o Client – môi trường phần cứng/phần mềm có thể yêu cầu các dịch vụ

từ một kho trung tâm tài nguyên.

o Server – kết hợp giữa phần cứng/phần mềm để có thể cung cấp dịch vụ

đến một nhóm các khách hàng trong một môi trường được kiểm soát.

- Cấu trúc 3 lớp:

o Giao diện người dùng.

o Máy chủ ứng dụng.

o Máy chủ dữ liệu.

Các phân hệ của SAP ERP là tập hợp tất cả các giao dịch có liên quan một cách

logic với nhau vào trong các chức năng nghiệp vụ

- MM (“Buy”) – Materials Management

- PP (“Make”) – Production Planning

- SD (“Sell”) – Sales & Distribution

Bài giảng ERP

Chương 2

- FI and CO (“Track”) – Financial Accounting and Controlling

- HCM (“People”) - Human Capital Management

- WM (“Store”) – Warehouse Management

- EAM (“Maintain”) – Enterprise Asset Management

- CS (“Service”) – Customer Service

2. Các loại dữ liệu trong ES

Phần trên đã trình bày tổng quan về sự phát triển của ES, phần này ta sẽ tập

trung vào chủ đề các loại dữ liệu của ES. Dữ liệu là trái tim của bất kỳ một hệ thống

doanh nghiệp. Mỗi bước của mọi quy trình trong tổ chức sử dụng dữ liệu được tạo ra

ở bước trước để tạo ra dữ liệu ở bước này và được sử dụng cho bước kế tiếp.

Dữ liệu trong một ES được phân chia thành 3 loại: dữ liệu mức tổ chức

(Organizational data), dữ liệu chính – dữ liệu nền (Master data), dữ liệu giao dịch

(Transaction data). Dữ liệu tổ chức được sử dụng để xác định cấu trúc tổ chức của

doanh nghiệp và chúng hiếm khi thay đổi theo thời gian. Dữ liệu nền xác định những

thực thể chính nào mà tổ chức tương tác, ví dụ như khách hàng, nhà cung cấp, sản

phẩm, … Dữ liệu giao dịch phản ánh những hoạt động hằng ngày của tổ chức và liên

tục thay đổi. Phần lớn dữ liệu trong tổ chức là dữ liệu giao dịch.

Ví dụ: doanh nghiệp bán một số sản phẩm cho khách hàng ở khu vực kinh doanh

là Hà Nội. Dữ liệu về khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, …) và dữ liệu sản phẩm

(mã, tên sản phẩm, mô tả, thông số, …) là dữ liệu nền. Khu vực nơi bán hàng, kênh

bán hàng – là dữ liệu tổ chức. Chi tiết về đơn hàng của một khách hàng (số lượng,

ngày chuyển, …) là dữ liệu giao dịch.

2.1. Dữ liệu giao dịch (Transaction data)

Khi tổ chức hoàn thành một nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể, dữ liệu phát sinh

sẽ được gọi là dữ liệu giao dịch. Dữ liệu giao dịch điển hình thường là dữ liệu như ai

làm gì, khi nào và ở đâu, cũng như những dữ liệu cụ thể liên quan đến một nhiệm vụ

(task). Ví dụ: khi công ty gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp thì dữ liệu giao dịch

được phát sinh là: ngày, số lượng, tên của người yêu cầu materials, tên của người

duyệt, giá, nơi nhận hàng và cách thức nhận hàng. Dữ liệu này được phát sinh mỗi

khi một đơn đặt hàng được tạo. Tổng quát lại, mọi lúc khi bất kỳ một hoạt động nào

xảy ra trong tổ chức thì dữ liệu liên quan đến hoạt động đó sẽ được tạo ra.

Bài giảng ERP

Chương 2

2.2. Dữ liệu nền (Master data)

Dữ liệu nền mô tả những đối tượng chính liên quan đến tổ chức. Đối tượng điển

hình là: khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm và nhân viên. Dữ liệu nền cho khách

hàng (customer master) và nhà cung cấp (vendor master) bao gồm: tên, địa chỉ, người

liên hệ và những chính sách thương lượng khác như cách thức thanh toán và hoá đơn.

Đối với sản phẩm (materials master), dữ liệu nền bao gồm mã sản phẩm, mô tả, đặc

điểm vật lý như cân nặng, màu sắc, vị trí lưu trữ mặc định. Dữ liệu nền nhân viên bao

gồm tên, địa chỉ, chức vụ, lương, thuế, phúc lợi.

Không giống như dữ liệu giao dịch, dữ liệu nền không có sự kết nối mặc định

đến một bước cụ thể trong quy trình, mà là các bước trong quy trình sẽ lấy dữ liệu

nền để hoàn thành nhiệm vụ. Thực tế, dữ liệu nền được sử dụng nhiều lần trong quá

trình thực hiện những quy trình. Nếu một khách hàng chưa được tạo thì công ty không

thể tạo đơn hàng cho khách hàng đó cho đến khi phát sinh dữ liệu khách hàng mới

này.

Dữ liệu nền được sử dụng tại nhiều quy trình cũng như liên quan đến nhiều bộ

phận chức năng. Tuy nhiên, mỗi bộ phận chức năng có thể xem và sử dụng dữ liệu

này ở các góc nhìn khác nhau (views). Ví dụ, dữ liệu nền khách hàng tại bộ phận kinh

doanh có thể xem được địa chỉ, người liên hệ và chính sách thương lượng, tại bộ phận

kế toán thì xem được lịch sử thanh toán và xếp hạng tín dụng.

Bởi vì dữ liệu nền được chia sẻ qua đa bộ phận chức năng nên việc duy trì một

phiên bản thống nhất, đầy đủ, chính xác và mới nhất là vô cùng quan trọng. Một ví

dụ vô cùng đơn giản: xem xét chuyện gì sẽ xảy ra nếu bộ phận kinh doanh và kế toán

lưu những phiên bản riêng của một khách hàng. Nếu địa chỉ khách hàng thay đổi thì

phải được thay đổi ở cả hai bộ phận. Điều gì sẽ xảy ra nếu bộ phận kế toán không

nhận được sự thay đổi, vẫn giữa địa chỉ cũ? Trong trường hợp này, đơn hàng sẽ được

vận chuyển đến khách hàng nhưng hoá đơn sẽ không được gửi đến đúng địa chỉ và

có thể dẫn đến việc chậm trễ sự thanh toán. Rõ ràng, việc xác định dữ liệu duy nhất

trong toàn bộ tổ chức là cần thiết để duy trì tính nhất quán và độ chính xác.

2.3. Dữ liệu tổ chức (Organizational data)

Dữ liệu tổ chức được sử dụng để đại diện cho cấu trúc của một doanh nghiệp,

ví dụ như: công ty, công ty con, nhà máy, kho, khu vực lưu trữ, khu vực kinh doanh,…

Bài giảng ERP

Chương 2

Hình 2-8 hiển thị cấu trúc tổ chức của một công ty giả định. Cấu trúc này xác định

cách mà các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp được tổ chức. Nhìn hình ta thấy

công ty có một tổ chức hoạt động sản xuất toàn cầu và hai tổ chức điều hành kinh

doanh. Tổ chức hoạt động sản xuất có các nhà máy ở 3 nước: Trung Quốc, Mexico

và Ấn độ. Hoạt động kinh doanh được triển khai ở Bắc Mỹ và Châu Âu và được chia

thành các kênh bán sỉ và lẻ ở cả hai khu vực, thêm kênh Internet ở Bắc Mỹ. Cấu trúc

tổ chức này cũng có thể chia nhỏ hơn. Ví dụ mỗi khu vực sản xuất có thể có nhiều

nhà máy sản xuất. Ngoài ra, mỗi nhà máy có thể phân các cấu trúc khác nhau ví dụ

vị trí lưu trữ, các điểm giao hàng và nhận hàng. Tất cả các dữ liệu này là dữ liệu mức

tổ chức và thuộc về ES.

Hình 2-8. Một cấu trúc tổ chức

3. Minh họa các loại dữ liệu trong SAP ERP với doanh nghiệp GBI

3.1. Dữ liệu tổ chức

Mục 4 trong chương 1 đã giới thiệu sơ qua về doanh nghiệp GBI và sơ lược về

cấu trúc tổ chức. Mục này sẽ trình bày chi tiết 3 loại dữ liệu ở mức tổ chức: client,

company code, và plant (Hình 2-9).

Bài giảng ERP

Chương 2

Hình 2-9. Dữ liệu tổ chức

3.1.1. Client và company code

“Client” là cấp độ tổ chức cao nhất trong hệ thống ERP của GBI. Client đại

diện cho tổng công ty/doanh nghiệp (Enterprise) bao gồm nhiều công ty con

(companies/subsidiaries). Mỗi công ty con được đại diện bởi một “company code”.

Mỗi company code đại diện cho một thực thể pháp lý riêng biệt, là một thành phần

tổ chức, có một hệ thống tài khoản kế toán riêng. Điều đó có nghĩa, một company

code muốn duy trì phải có các báo cáo tài chính đúng pháp lý. Một client có thể có

nhiều company code, nhưng một company code chỉ thuộc về một client.

Hình 2-10 hiển thị dữ liệu tổ chức của GBI. Nhắc lại rằng, GBI có 2 công ty con ở

Mỹ và Đức. GBI đại diện cho một client, mỗi công ty con đại diện cho một company

code là US00 và DE00.

Hình 2-10. Dữ liệu tổ chức của GBI

Bài giảng ERP

Chương 2

3.1.2. Plant

Plant là một thành phần tổ chức mà có thể thực hiện nhiều chức năng và liên

quan đến một số quy trình. Nó thực chất là một cơ sở mà có thể thực hiện một hoặc

nhiều các chức năng sau:

- Sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

- Lưu trữ materials và phân phối.

- Lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh.

- Cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, chăm sóc khách hàng.

Một plant có thể là nhà máy, kho, trung tâm phân phối, trung tâm dịch vụ hoặc

văn phòng. Nó có thể là một phần của toà nhà hoặc toàn bộ toà nhà hoặc một tổ hợp

các toà nhà. Ngoài ra, một toà nhà cũng có thể sử dụng cho nhiều plant. Ví dụ, một

công ty có thể có nhiều văn phòng trong một toà nhà, những dịch vụ hoặc hoạt động

khác nhau – xử lý hàng trả của khách hàng hoặc hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng –

được thực hiện trong những văn phòng này. Mỗi văn phòng này được công ty định

nghĩa như là một plant. Một client có thể có nhiều company code, một company code

có thể có nhiều plant. Tuy nhiên, một plant chỉ thuộc về một company code.

Hình 2-10 cho thấy, GBI phân chia 5 plants để sản xuất và lưu trữ xe đạp và

phụ kiện. Ba plants ở Mỹ là: Dallas (DL00), San Diego (SD00), and Miami (MI00).

Dallas là nhà máy sản xuất, trong khi 2 cái còn lại là trung tâm phân phối – nơi mà

sản phẩm được phân phối đến cho khách hàng. Tuy nhiên, Dallas cũng có thể chuyển

sản phẩm đến cho khách hàng. Hai plants ở Đức là: Hamburg (HB00) and Heidelberg

(HI00). Heidelberg là plant vừa sản xuất vừa là trung tâm phân phối, trong khi

Hamburg chỉ thực hiện nhiệm vụ phân phối.

3.2. Dữ liệu nền

Dữ liệu nền là gì đã được trình bày sơ lược trong mục 2.2. Mục này sẽ minh hoạ

một số dữ liệu nền trong SAP ERP. Dữ liệu nền được sử dụng nhiều nhất trong tổ

chức chính là material master. Materials được sử dụng trong phần lớn các quy trình.

Chúng được mua, bán, sản xuất và lên kế hoạch, được sử dụng trong dịch vụ bảo trì

và trong các dự án. Do đó, material master là một trong số dữ liệu nền phức tạp và

được sử dụng rộng rãi nhất trong hệ thống ERP. Một số dữ liệu nền khác chỉ được sử

dụng trong một số quy trình cụ thể. Ví dụ, dữ liệu nền nhà cung cấp (vendor master)

Bài giảng ERP

Chương 2

chỉ được áp dụng trong quy trình mua hàng, dữ liệu nền khách hàng (customer master)

thường được sử dụng trong quy trình bán hàng.

3.2.1. Material Master

Materials liên quan đến nhiều quy trình, mỗi quy trình sử dụng materials khác

nhau. Quy trình mua hàng yêu cầu dữ liệu liên quan đến materials để đặt hàng, ví dụ:

mã hàng, tên hàng, ai đặt, cần bao nhiêu, … Tương tự, quy trình bán hàng thường sử

dụng dữ liệu liên quan đến materials để bán hàng cho khách như: tồn kho, địa điểm

vận chuyển của materials,…

Material master được sử dụng trong nhiều quy trình nên nó có lượng dữ liệu

khổng lồ. Để quản lý dữ liệu này, material master được chia thành các

categories/views khác nhau, mỗi cái liên quan đến một hoặc nhiều quy trình (ý nghĩa

tương tự như trong ví dụ về dữ liệu nền khách hàng ở mục 2.2). Hình 2-11 thể hiện

views dữ liệu của material master. Việc phân chia này giúp việc truy xuất và phân

quyền dữ liệu dễ dàng hơn cho các vị trí trong quy trình. Basic data view gồm: mã

materials, mô tả, cân nặng – liên quan đến hầu hết các quy trình. Những loại khác chỉ

liên quan đến một số quy trình cụ thể. Ví dụ, purchasing data view liên quan đến quy

trình mua hàng, task workers trong quy trình này có thể xem dữ liệu của view này,

sales data view thì liên quan đến quy trình bán hàng, chỉ có task workers trong quy

trình kế toán mới có thể thấy được financial và management accounting data view.

Hình 2-11. Material master data

Bài giảng ERP

Chương 2

3.2.2. Material Types

Một yếu tố khác ảnh hưởng đến việc phân chia dữ liệu materials là loại của

materials. Materials được nhóm thành các material types khác nhau dựa trên cách

mà chúng được sử dụng trong các hoạt động của công ty. Mỗi material type có đặc

điểm khác nhau và được sử dụng với mục đích, phương thức khác nhau. Mỗi material

type xác định quy trình nghiệp vụ nào được sử dụng chúng và cũng phải xác định loại

dữ liệu nào được thể hiện trong materials này. Do đó, dữ liệu trong material master

sẽ khác nhau trong material type khác nhau.

Hình 2-12. SAP ERP material types

Bài giảng ERP

Chương 2

Hình 2-12 hiển thị danh sách các material types thường được sử dụng, trong đó

có 4 loại phổ biến nhất là: raw materials (nguyên vật liệu), semifinished goods (bán

thành phẩm), finished goods (thành phẩm), và trading goods (hàng hoá).

- Raw materials (RM) được mua từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp – nhà cung

cấp – được sử dụng trong quy trình sản xuất. Đặc biệt, RM không được bán

cho người dùng cuối. Do đó, material master của loại này sẽ chứa dữ liệu liên

quan đến quy trình mua hàng và sản xuất, không có dữ liệu liên quan đến bán

hàng.

- Semifinished goods (SG) được sản xuất từ materials khác như raw materials

và được sử dụng để sản xuất finished goods. Do đó, dữ liệu liên quan đến sản

xuất sẽ được hiển thị trong material master của loại này. Front wheel

assemblies (bánh trước) là ví dụ cho loại này: GBI mua RM như lốp xe, bánh

xe và ống tube để lắp ráp nên bánh xe.

- Finished goods (FG) được hình thành bởi quy trình sản xuất từ các materials

khác như: raw materials và semifinished goods, chứ không phải mua trực tiếp

từ bên ngoài. Do đó, material master của loại này gồm những dữ liệu liên quan

đến sản xuất và bán hàng, chứ không có mua hàng. Ví dụ, một finished goods

của GBI là deluxe touring bicycle, được sản xuất từ frame (RM) và wheel

assemblies (SG).

- Trading goods (TG) giống như raw materials là được mua từ nhà cung cấp

nhưng TG được bán lại cho khách hàng, không qua quy trình sản xuất giống

như RM. Do đó, material master của loại này liên quan đến dữ liệu mua hàng

và bán, chứ không liên quan đến sản xuất. Một trading goods của GBI là

helmet (mũ bảo hiểm). GBI đơn giản mua mũ từ nhà cung cấp và bán lại cho

khách hàng của họ.

Hình 2-13 là sơ đồ sản phẩm của GBI thuộc loại finished goods và trading goods.

Hình 2-14 là danh sách các materials của GBI theo material types

Bài giảng ERP

Chương 2

Hình 2-13. Sơ đồ sản phẩm của GBI

Hình 2-14. Danh sách materials của GBI theo material types

Bài giảng ERP

Chương 2

3.3. Dữ liệu giao dịch

Dữ liệu giao dịch phản ảnh kết quả của việc thực hiện các bước trong quy trình

(xem thêm trong mục 2.1), ví dụ: ngày, số lượng, giá, phương thức thanh toán và vận

chuyển,… Dữ liệu giao dịch là sự kết hợp của dữ liệu tổ chức, dữ liệu nền và dữ liệu

theo tình huống. Dữ liệu giao dịch là dữ liệu cụ thể trong một tác vụ được thi hành

cho biết ai, cái gì, khi nào và ở đâu.

Hình 2-15. Transaction data

SAP ERP sử dụng các loại chứng từ khác nhau để lưu lại dữ liệu giao dịch. Một

số chứng từ được tạo khi các bước nghiệp vụ được thực thi trong một quy trình, được

gọi là transaction documents như: SO, packing list, invoice,… Rõ hơn, đây là chứng

từ lưu lại các dữ liệu giao dịch phát sinh khi một bước nghiệp vụ cụ thể trong một

quy trình được thực hiện. Khi thực hiện bước tạo đơn bán hàng sẽ tạo ra transaction

document là SO, trong quá trình chuẩn bị chuyển hàng hoá sẽ tạo ra chứng từ picking

document và packing list, sau khi gửi hàng và tạo hoá đơn sẽ tạo ra chứng từ invoice.

Còn một loại chứng từ khác thu thập dữ liệu phát sinh sau khi bước nghiệp vụ được

hoàn thành (transaction documents được tạo) để ghi nhận lại một số ảnh hưởng khác

đến tổ chức như tài chính, tài sản, bao gồm các loại: financial accounting [FI]

documents, management accounting or controlling [CO] documents, and material

documents. Đây là những chứng từ “ảo” trong hệ thống doanh nghiệp và chỉ được in

khi cần thiết. FI documents và CO documents lưu giữ dữ liệu của các bước nghiệp

Bài giảng ERP

Chương 2

vụ có tác động tài chính. Ví dụ khi công ty nhận thanh toán từ khách hàng thì FI

document sẽ được tạo. Material documents lưu lại sự di chuyển của materials như

khi nhận sản phẩm từ nhà cung cấp hoặc chuyển hàng cho khách hàng.

Những chứng từ này thường bao gồm 2 phần: header và detail/line item. Hình

2-16 chỉ ra phần header và line items của một PO. Phần đầu header bao gồm: số PO,

ngày, phương thức thanh toán,… là thông tin chung của chứng từ. Line items thể hiện

chi tiết số lượng, giá, đơn vị,… cụ thể của từng sản phẩm [7].

Hình 2-16. Cấu trúc của một transaction document

Bài giảng ERP

Chương 2

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Hệ thống thông tin là gì? Hệ thống thông tin chức năng là gì? Giá trị của chúng

trong tổ chức? Hạn chế chính của chúng là gì?

2. Hệ thống doanh nghiệp là gì? Sự khác biệt giữa hệ thống doanh nghiệp và hệ

thống thông tin chức năng?

3. Giá trị của hệ thống doanh nghiệp trong tổ chức?

4. Mô tả sự khác nhau giữa kiến trúc client – server và kiến trúc hướng dịch vụ?

5. Giải thích những chức năng của những hệ thống khác nhau trong Application

suite. Chúng liên hệ với nhau như thế nào?

6. Sự khác nhau giữa các loại dữ liệu trong ES?

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Sử dụng quy trình đã trình bày trong câu 2 phần Câu hỏi thảo luận của chương

một để thảo luận thêm một số vấn đề sau:

a. Dữ liệu, chứng từ và luồng thông tin liên quan đến quy trình

b. Các vấn đề không hiệu quả (chậm trễ, sai sót,…) liên quan đến việc

thực hiện thủ công quy trình này

c. Vai trò của hệ thống doanh nghiệp hoặc hệ thống thông tin hỗ trợ quy

trình này (nếu có)

2. Mô tả những vấn đề chính mà SSB phải đối mặt đối với việc quản lý điều hành

doanh nghiệp trước khi sử dụng ES? ES đã cải thiện hoạt động của SSB như

thế nào?

3. Các bộ phận chức năng nào có trong cấu trúc tổ chức của GBI? Đó có phải là

cấu trúc tổ chức thông dụng? Vẽ cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp nhỏ

hoặc vừa mà anh/chị biết.

4. Cho 2 ví dụ về mỗi loại dữ liệu trong ngữ cảnh trường đại học hoặc tổ

chức/công ty khác mà anh/chị biết.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Mô tả nào là SAI về Enterprise Resource Planning?

a. ERP tích hợp quy trình nghiệp vụ theo chức năng và xuyên chức năng

(functional and cross-functional business processes)

b. ERP hỗ trợ cho các hoạt động nghiệp vụ bên trong của tổ chức

Bài giảng ERP

Chương 2

c. ERP chỉ phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa

d. ERP bao gồm Operations (Production), Human Resources, Finance and

Accounting, Sales and Distribution, and Procurement

2. Mô tả nào là ĐÚNG về khái niệm của transaction data

a. Dữ liệu được phát sinh sau khi người dùng hoàn tất 1 xử lý hay thao tác

b. Dữ liệu được phát sinh sau khi người dùng tạo thành công cấu trúc tổ

chức

c. Dữ liệu được phát sinh sau khi người dùng tạo thành công dữ liệu về

material

d. Dữ liệu được phát sinh sau khi người dùng tạo thành công dữ liệu về

vendor và customer

3. Đáp án nào bên dưới là 1 dạng của Transaction data:

a. Company code

b. Material document

c. Customer

d. Storage location

4. Mô tả nào là ĐÚNG về khái niệm của Master data

a. Master data mô tả dữ liệu về cấu trúc phân cấp trong tổ chức

b. Master data mô tả dữ liệu hoạch định chiến lược chung của tổ chức

c. Master data mô tả đối tượng/thực thể chính có liên kết với tổ chức và

xuất hiện tại nhiều bước xử lý/nghiệp vụ

d. Master data mô tả dữ liệu phát sinh từ phân hệ bán hàng và mua hàng

5. Đáp án nào bên dưới là 1 dạng của Master data:

a. Vendor

b. Delivery document

c. Plant

d. Shipping point

6. Master data nào là phức tạp nhất trong Enterprise System

a. Material master

b. Vendor master

c. Customer master

Bài giảng ERP

Chương 2

d. Company code

7. Mô tả nào là ĐÚNG về khái niệm của Organizational data

a. Organizational data được phát sinh sau mỗi bước nghiệp vụ/xử lý

b. Organizational data mô tả dữ liệu về 1 quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh

của Enterprise System

c. Organizational data được phát sinh sau mỗi nghiệp vụ kế toán

d. Organizational data mô tả dữ liệu về cấu trúc của tổ chức

8. Đáp án nào bên dưới là 1 dạng của Organizational data:

a. Storage location

b. Material

c. Purchase order

d. Requisition

9. Master data nào xuất hiện nhiều nhất ở hầu hết quy trình nghiệp vụ trong tổ

chức

a. Client

b. Vendor

c. Material

d. Customer

10. Organizational data nào bên dưới là cấp cao nhất trong SAP ERP

a. Client

b. Company code

c. Plant

d. Storage location

11. Organizational data nào sau đây đại diện cho thực thể pháp lý, chịu trách nhiệm

hạch toán và báo cáo tài chính riêng biệt

a. Client

b. Company code

c. Plant

d. Purchasing organization

12. Phát biểu nào bên dưới là SAI

a. 1 Plant chỉ thuộc về 1 Company code duy nhất

Bài giảng ERP

Chương 2

b. 1 Company codes gồm nhiều Plants

c. 1 Company code gồm nhiều Plants, và 1 Plant gồm nhiều Storage

locations

d. 1 Plant thuộc nhiều Company code khác nhau, nhưng phải chung 1

Client

13. Phát biểu nào bên dưới là SAI về Plant

a. Plant là Organizational data

b. Plant chỉ dành riêng cho phân hệ Mua hàng (Procurement) và Quản lý

Kho (Inventory)

c. Plant có thể là 1 cơ sở để sản xuất sản phẩm hoặc tư vấn/thực hiện dịch

vụ

d. Plant có thể là 1 văn phòng

14. Phát biểu nào bên dưới là SAI về Raw material

a. Raw material được mua từ nhà cung cấp khác

b. Có thể bán Raw material cho khách hàng

c. Raw material được dùng để sản xuất Semifinished goods và Finished

goods

d. Tổ chức thuộc lĩnh vực sản xuất sử dụng nhiều Raw material

15. Phát biểu nào bên dưới là SAI về Semifinished Goods

a. Semifinished Goods được tạo từ Raw material

b. Có thể bán Semifinished Goods cho khách hàng

c. Semifinished Goods được dùng để sản xuất Finished goods

d. Tổ chức thuộc lĩnh vực sản xuất sử dụng nhiều Semifinished Goods

16. Phát biểu nào bên dưới là SAI về Finished Goods

a. Finished Goods được mua từ nhà cung cấp khác

b. Có thể bán Finished Goods cho khách hàng

c. Finished Goods được sản xuất từ Semifinished goods và Raw material

d. Tổ chức thuộc lĩnh vực sản xuất tạo ra Finished Goods

17. Phát biểu nào bên dưới là SAI về Trading Goods

a. Trading Goods được mua từ nhà cung cấp khác

b. Có thể bán Trading Goods cho khách hàng

Bài giảng ERP

Chương 2

c. Trading Goods được sản xuất từ Semifinished goods và Raw material

d. Tổ chức thuộc lĩnh vực bán lẻ kinh doanh Trading Goods

18. Trading Goods khác với Raw material ở những đặc điểm sau:

a. Trading Goods được bán trực tiếp cho khách hàng, nhưng Raw material

không được bán

b. Trading Goods được sản xuất, nhưng Raw material được mua từ nhà

cung cấp

c. Trading Goods được mua từ nhà cung cấp, nhưng Raw material do

doanh nghiệp sản xuất ra

d. Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bán lẻ sử dụng Trading Goods và Raw

material

Bài giảng ERP

Chương 3

CHƯƠNG 3. QUY TRÌNH BÁN HÀNG (FULFILLMENT PROCESS)

MỤC TIÊU

Sau khi học chương này, sinh viên sẽ nắm một số vấn đề sau:

- Mô tả các bước trong quy trình bán hàng.

- Giải thích vai trò của các bộ phận chức năng trong quy trình bán hàng.

- Xác định dữ liệu, chứng từ và luồng thông tin trong từng bước của quy trình.

- Giải thích sự tác động tài chính của một số bước trong quy trình bán hàng đến

tổ chức.

- Giải thích vai trò của ES trong việc hỗ trợ quy trình bán hàng.

NỘI DUNG

Chương này thảo luận về vấn đề bán hàng, ta gọi quy trình này là fulfillment

process (quy trình bán hàng) hay còn có một tên gọi khác là order-to-cash process.

Nhà quản lý cần hiểu rõ quy trình xử lý đơn hàng diễn ra như thế nào, cụ thể cần biết

quy trình bao gồm những bước nào, có những chứng từ nào, dữ liệu nào cần được

theo dõi. Mục tiêu của nhà quản lý là làm thế nào hệ thống hiệu quả nhất trong việc

theo dõi đơn hàng để có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào của khách hàng về tình trạng

đơn hàng của họ. Ngoài ra, người quản lý cũng muốn từ hệ thống có thể xác định

được các khách hàng tiềm năng nhất, các sản phẩm bán chạy hoặc không, công ty có

nhận được thanh toán nợ đúng hạn không.

Trong chương 1 ta đã thảo luận quy trình bán hàng bao gồm tất cả các bước cần

thiết để có thể tạo đơn hàng, chuẩn bị và đóng gói, chuyển hàng đi, nhận thanh toán,

chương này sẽ thảo luận chi tiết hơn về quy trình này. Đầu tiên là tìm hiểu cơ bản về

các chứng từ và luồng dữ liệu trong từng bước nghiệp vụ. Tiếp theo là tìm hiểu cách

mà quy trình được triển khai trong một hệ thống ES, ngược lại phần này cũng thể

hiện rất rõ vai trò của ES trong quy trình.

1. Các khái niệm cơ bản

Quy trình bán hàng khác biệt rất nhiều giữa các quốc gia, nền công nghiệp và

sản phẩm của mỗi công ty. Mỗi công ty sẽ chọn lựa những chiến lược bán hàng khác

nhau. Hai chiến lược phổ biến nhất là sell-from-stock và conﬁgure-to-order.

Sell-from-stock là phương thức bán hàng bằng cách xử lý đơn hàng của khách từ

kho thành phẩm, một cách dễ hiểu, khách hàng chỉ có thể mua hàng từ những sản

Bài giảng ERP

Chương 3

phẩm đang có tại kho, họ không thể yêu cầu một sản phẩm đặc biệt nào khác hoặc

theo ý riêng của họ. Sell-from-stock thường được áp dụng cho các công ty bán trực

tiếp đến khách hàng (bán lẻ), thông thường công ty sẽ tung số lượng lớn một mẫu sản

phẩm, chi phí thấp như sản phẩm tiêu dùng, văn phòng phẩm, thời trang đại chúng.

Ngược lại, với chiến lược conﬁgure-to-order công ty sẽ đưa ra sản phẩm chuẩn

hoặc cơ bản nhất để khách hàng yêu cầu thêm những tùy chọn hoặc các thành phần

khác. Phương thức này thường áp dụng cho những sản phẩm số lượng ít, chi phí cao

để đáp ứng yêu cầu cụ thể của khách hàng, ví dụ như hóa mỹ phẩm, hóa chất, ống

thép,… Quy trình bán hàng kiểu conﬁgure-to-order yêu cầu nhà cung ứng và khách

hàng phải hợp tác chặt chẽ với nhau để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu đặc biệt của

khách hàng.

2. Quy trình nghiệp vụ bán hàng

2.1. Quy trình cơ bản

Quy trình bán hàng thường bắt đầu khi khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng

(Inquiry) đến công ty (bước “receive customer inquiry” trong Hình 3-1). Yêu cầu này

sẽ được nhận bởi nhân viên trong phòng kinh doanh (sales department), nhân viên

này sau đó sẽ tạo một báo giá (Quotation) và gửi trở lại cho khách hàng. Nếu chấp

nhận, khách hàng sẽ gửi một yêu cầu mua hàng (Purchase order - PO) đến công ty

(bước “receive customer purchase order”). Khi nhân viên nhận được yêu cầu mua

hàng sẽ tạo yêu cầu bán hàng hoặc còn gọi là đơn đặt hàng (Sales order) và chuyển

tiếp đến nhân viên phụ trách trong bộ phận kho để xử lý các bước tiếp theo, chuẩn bị

chuyển hàng. Nhân viên kho sẽ tập hợp đúng số lượng sản phẩm của đơn hàng từ các

kệ lưu trữ, đặt chúng trong hộp, đóng gói, niêm phong và ghi địa chỉ lên nhãn. Sau

đó, công ty sẽ chuyển các hộp này đến khách hàng bằng xe tải hoặc máy bay (send

shipment). Sau khi chuyển hàng, nhân viên bộ phận kế toán sẽ chuẩn bị hóa đơn và

gửi đến khách hàng (create and send invoice). Nếu khách hàng thanh toán, nhân viên

phòng kế toán sẽ tạo phiếu thu và lưu lại (receive payment).

Bài giảng ERP

Chương 3

Hình 3-1. Quy trình bán hàng cơ bản

Điều quan trọng là làm sao những người có liên quan trong quy trình biết khi

nào họ cần hoàn thành nhiệm vụ của họ trong quy trình và làm như thế nào? Làm thế

nào nhân viên kho biết để chuẩn bị chuyển hàng và sẽ đóng gói các món hàng nào?

Làm sao nhân viên kế toán biết khi nào sẽ gửi hóa đơn đến khách hàng? Làm sao biết

được chính xác những gì đã được chuyển đến khách hàng để tính tiền? Tất cả những

điều này nếu có hệ thống, không cần phải in chứng từ và chuyển tay đến các bộ phận,

các chứng từ khác nhau của mỗi bộ phận chịu trách nhiệm đã tạo sẽ được chia sẻ qua

các bộ phận liên quan. Trong phần kế tiếp ta sẽ thảo luận về các chứng từ liên quan

trong quy trình bán hàng cũng như các thông tin cần phải có trong mỗi chứng từ.

2.2. Chứng từ và dòng dữ liệu

Hình 3-1 cũng chỉ ra các transaction documents thông dụng có trong quy trình

bán hàng như:

§ Customer inquiry

§ Quotation

§ Customer purchase order

§ Sales order

§ Picking document

§ Packing list

§ Customer invoice

§ Customer payment

Những chứng từ và dữ liệu chi tiết trong từng chứng từ sẽ được trình bày bên

dưới. Lưu ý, phần này chưa đề cập đến cách thức triển khai trên ES, chủ yếu giúp

người đọc nắm nghiệp vụ, chứng từ và dữ liệu liên quan.

Bài giảng ERP

Chương 3

2.2.1. Customer inquiry

Customer Inquiry – trong chương bán hàng này có thể gọi tắt là Inquiry (hiểu

là yêu cầu của khách hàng) – là chứng từ của khách hàng yêu cầu doanh nghiệp cung

cấp thông tin về giá và chính sách của các sản phẩm được liệt kê trong chứng từ.

Hình 3-2. Minh hoạ về Customer Inquiry

Hình 3-2 minh hoạ một Inquiry. Chứng từ bao gồm các thông tin như: thông tin

khách hàng (1), những sản phẩm khách hàng quan tâm, số lượng mong muốn (2),

thông tin người gửi Inquiry (3). Trong ví dụ này là World Wide Skateboard

Distributors (gọi tắt là World Wide) gửi thông báo nhu cầu về sản phẩm đến các công

ty cung cấp.

Bài giảng ERP

Chương 3

2.2.2. Quotation

Sau khi bộ phận kinh doanh của Super Skateboard Builders, Inc. (gọi tắt là SSB)

nhận Inquiry, họ sẽ chuẩn bị một Quotation (Bảng báo giá – Hình 3-3) để gửi cho

khách hàng. Quotation trình bày các chính sách và giá của những sản phẩm được

yêu cầu trong Inquiry.

Hình 3-3. Minh hoạ về Quotation

Trong Quotation sẽ có thông tin cho biết gửi đến ai (1), báo giá có hiệu lực trong

thời gian bao lâu và các thông tin khác về hình thức thanh toán và hình thức giao hàng

(2). Ví dụ chứng từ trong Hình 3-3 là gửi đến Patrick Wilson, người đã gửi Inquiry.

Bên cạnh đó còn hiển thị ngày tạo Quotation là 6/6/2008 và có hiệu lực trong 30

ngày, có nghĩa là giá và các thông tin khác chỉ được đảm bảo trong thời gian là 30

ngày. Việc đưa ra một thời gian hiệu lực cụ thể để tránh khách hàng áp dụng báo giá

vào thời gian khác khi mà giá và các chính sách khác có thể đã thay đổi. Ngoài ra,

Bài giảng ERP

Chương 3

trong vùng số 2 của Quotation còn chỉ ra phương thức thanh toán và phương thức

vận chuyển hàng (Terms of payment và Terms of delivery).

Phương thức vận chuyển hàng (Terms of delivery) trong ví dụ này là FOB

receiving dock. FOB viết tắt của từ Free-on-board, là thuật ngữ trong thương mại

quốc tế cho biết phương thức giao hàng từ bên bán sang bên mua mà quyền sở hữu

hàng hóa được tính từ khi nào. Trong FOB sẽ có 2 hình thức phổ biến là FOB

shipping point và FOB destination (hoặc receiving dock). FOB shipping point thì

quyền sở hữu đối với hàng hóa được chuyển sang cho bên mua ngay khi xếp hàng lên

tàu hoặc được gửi đi, do đó nếu có tổn thất thì người mua chịu trách nhiệm. Còn FOB

destination thì quyền sở hữu đối với hàng hóa vẫn thuộc về người bán cho đến khi

hàng được chuyển tới người mua, do đó trong quá trình vận chuyển nếu có tổn thất

thì người bán chịu trách nhiệm. Sự phân biệt quyền sở hữu này còn quan trọng ở điểm

sẽ xác định bên nào trả cước phí vận chuyển hàng hóa: ai là người sở hữu đối với

hàng hóa tại thời điểm vận chuyển sẽ là bên thanh toán chi phí vận tải hàng hóa đó.

Phương thức thanh toán (Terms of payment) là cách thức mà người mua sẽ

chi trả cho công ty như thế nào. Có hai dạng phố biến:

§ Net nn: với nn là số ngày tối đa mà khách hàng phải thanh toán toàn bộ số tiền

trong hóa đơn. Trong ví dụ Quotation này, Terms of payment là Net 30, có

nghĩa là khách hàng phải thanh toán toàn bộ số tiền $2.940 trong vòng 30 ngày.

§ X% mm/Net nn: với x là số phần trăm người mua được giảm giá trên tổng hóa

đơn nếu thanh toán trong vòng mm ngày, nếu không họ phải thanh toán trong

nn ngày. Ví dụ nếu phương thức là 1% 10/Net 30 thì phải thanh toán trong 30

ngày, nhưng nếu khách hàng thanh toán trong 10 ngày thì sẽ được giảm giá

1% trên tổng hóa đơn.

Vùng đánh dấu số 3 trong Quotation liệt kê chi tiết từng sản phẩm khách hàng

muốn mua với các thông tin như: tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, đơn vị, đơn

giá, thành tiền. Vùng số 4 trình bày các thông tin khác như: tổng số tiền của tất cả sản

phẩm, thuế, chi phí vận chuyển, chi phí khác, tổng số tiền của đơn hàng. Bên cạnh

đó, Quotation còn cung cấp tên của người tạo chứng từ (5). Cuối cùng là thông tin số

chứng từ (110043) tại vùng số 6. Số này là duy nhất và rất hữu ích bởi vì nó giúp truy

xuất trở lại Quotation này trong trường hợp cần thông tin, ví dụ kiểm tra xem yêu cầu

Bài giảng ERP

Chương 3

mua hàng của khách hàng còn trong thời hạn hiệu lực của báo giá hay không? Công

ty sẽ gửi báo giá này đến khách hàng bằng email hoặc fax và lưu lại một bản giấy.

2.2.3. Customer Purchase Order

Sau khi nhận Quotation, nếu đồng ý với giá cả và chính sách của công ty cung

cấp thì họ sẽ tạo một đơn đặt hàng (Customer Purchase Order – Customer PO) để

đặt những sản phẩm mà họ mong muốn. Đơn đặt hàng giống như một thoả thuận mà

khách hàng đồng ý mua sản phẩm, giá và các chính sách trong đơn đặt hàng. Trong

phần này để ngắn gọn hơn, bài giảng đôi khi chỉ gọi là PO.

Hình 3-4. Minh hoạ về Customer Purchase Order

Như Hình 3-4, World Wide đã gửi một PO đến SSB có số PO duy nhất 100074

(vùng số 1) với các số lượng và giá của từng sản phẩm phù hợp với Quotation mà

Bài giảng ERP

Chương 3

công ty SSB đã gửi (2). Vùng số 3 hiển thị các thông tin về số PO, ngày tạo PO, ngày

nhận hàng (Delivery Date), cách thức vận chuyển (Shipped VIA – ground), terms of

payment (Net 30), F.O.B point (receiving dock). PO này yêu cầu chuyển hàng bằng

đường bộ đến trước ngày 15/07/2008. Thông tin cần có cuối cùng trong PO là người

đã tạo PO (4), trong trường hợp này là Patrick Wilson.

2.2.4. Sales Order

Khi công ty nhận được Customer PO, bộ phận kinh doanh sẽ tạo một chứng từ

nội bộ gọi là Sales Order (đơn bán hàng), xem Hình 3-5. Bởi vì Sales Order (SO)

dựa trên Quotation đặt hàng trước đó nên nó chứa những thông tin trong Quotation

như sản phẩm, số lượng, giá và ngày chuyển. Nếu chú ý, ta sẽ thấy mỗi bước của quy

trình từ tạo Inquiry đến tạo Quotation và tạo Sales Order, có nhiều thông tin chính

được lặp đi lặp lại. Người đọc có thể nghi ngại rằng việc lặp lại này gây lãng phí thời

gian và tài nguyên. Nhưng thực tế việc lặp lại những thông tin cần thiết này để đảm

bảo cả công ty và khách hàng nắm rõ và thống nhất với nhau về những chi tiết liên

quan đến giao dịch.

SO phục vụ hai mục đích chính. Thứ nhất, SO chuẩn hóa dữ liệu tất cả PO của

khách hàng. PO từ những khách hàng khác nhau thì không giống nhau về nội dung

(ví dụ như số cột), định dạng, mã sản phẩm… Do đó, công ty sẽ chuyển những dữ

liệu cần thiết từ các PO của khách hàng vào trong SO theo một mẫu chung để đồng

bộ dữ liệu phù hợp với công ty.

SO lấy những dữ liệu từ Customer PO như tên, địa chỉ và số lượng. Ngoài ra,

SO cũng có một số dữ liệu để có thể hoàn thành quy trình như mã khách hàng và số

SO. Số SO này được gán khi công ty nhận được Customer PO, nó khác với số trên

PO của khách hàng do khách hàng đặt. Số SO là dữ liệu quan trọng, được sử dụng để

theo dõi tình trạng của SO trong quy trình bán hàng.

Bài giảng ERP

Chương 3

Hình 3-5. Minh hoạ về Sales Order

Trong Hình 3-5, SO xác định khách hàng là World Wide Skateboard

Distributors (1). Phần này được chia thành hai loại khác nhau là địa chỉ gửi hóa đơn

(bill to) và địa chỉ gửi hàng (ship to). Tại sao phải phân chia hai loại địa chỉ này vì

hàng hóa đôi khi phải được gửi đến kho, mà không phải lúc nào kho hàng cũng cùng

địa chỉ với văn phòng nơi thanh toán hóa đơn. Trong ví dụ minh họa này thì hai loại

địa chỉ này giống nhau. Trong vùng số 2, SSB gán một số duy nhất (34567) cho SO

nhưng số PO của khách hàng vẫn được thể hiện (100074), ngoài ra SO cũng chứa

thông tin ngày nhận PO (P.O Date), ngày khách hàng mong muốn nhận được hàng

(Requested delivery date), các chính sách khác đã có trong Quotation. Vùng số 3 chứa

thông tin hàng hóa được đặt, vùng số 4 chứa thông tin về giá.

Mục đích thứ hai là tạo ra chứng từ nội bộ về đơn đặt hàng của khách hàng để

theo dõi quy trình. Ngoài những dữ liệu được đề cập ở trên, SO có thêm khoảng trống

Bài giảng ERP

Chương 3

để điền những thông tin cần thiết cho mỗi bước khác nhau của quy trình khi được

hoàn thành (vùng số 5) như: họ tên người thực hiện, thời gian. Khi công ty chưa áp

dụng ES, những thông tin này sẽ được điền tay, ngược lại, ES sẽ tự động xử lý và lưu

trữ những dữ liệu này. Những dữ liệu này dùng để theo dõi tình trạng của đơn hàng

và tính toán thời gian để thực hiện những bước khác nhau trong quy trình bán hàng.

Khi nhân viên kinh doanh tạo SO sẽ lưu một bản sao cùng với Customer PO.

Nếu trước đó có tạo Inquiry và Quotation, nhân viên cũng lưu trữ những chứng từ

này. Sau đó, nhân viên gửi SO đến bộ phận kho để xử lý các bước tiếp theo.

Vùng số 5 trong Hình 3-5 cho thấy rằng SO này đã được hoàn thành xong. Điều đó

có nghĩa là, tất cả các bước trong quy trình bán hàng để xử lý đơn hàng này đã hoàn

tất: hàng hoá đã được gửi đến khách hàng, đã thu tiền. Vùng số 5 cho thấy, toàn bộ

quy trình xử lý đơn hàng này được thực hiện trong khoảng 3 tuần.

2.2.5. Picking Document

Khi bộ phận kho nhận được SO, chính là dấu hiệu để chuẩn bị chuyển hàng.

Việc chuyển hàng liên quan đến Picking và Packing. Picking là hành động lấy những

hàng hoá cần thiết từ kho. Khi kho nhận SO, nhân viên phụ trách chuẩn bị Picking

Document – phiếu lấy hàng (Hình 3-6). Một vài thông tin trong Picking Document

cũng giống với SO, ví dụ: tên và địa chỉ của khách hàng (1), số SO, terms of delivery

và terms of payment (2). Ngoài ra, chứng từ này cũng cho nhân viên tác vụ biết mỗi

mặt hàng lấy số lượng bao nhiêu và vị trí ở đâu trong kho (Storage location). Nếu

kho nhỏ, thì vị trí kho có thể đơn giản là “khu vực thành phẩm” (finished goods area),

nếu kho lớn hơn thì có thể chia thành nhiều khu vực cụ thể hơn ví dụ: hàng nào, kệ

nào, thùng nào. Trong một số trường hợp, vị trí kho không được cung cấp thì nhân

viên phải thêm vào trong chứng từ khi họ lấy materials. Trong ví dụ này, picking

document cho biết lấy hàng hoá nào (3), số lượng (4), storage location là 30 (5).

Bài giảng ERP

Chương 3

Hình 3-6. Minh hoạ về Picking Document

Những sản phẩm được liệt kê trong picking ducument được lấy từ các kệ trong

vị trí cụ thể và được đóng gói. Nhân viên sẽ ghi nhận lại số lượng thực tế, vị trí thực

tế của mỗi sản phẩm được lấy. Trong trường hợp số lượng được lấy ít hơn số lượng

yêu cầu và được chuyển đi, phần thiếu còn lại được gọi là Backordered và sẽ được

gửi sau khi có thêm sản phẩm. Hoặc có thể sản phẩm được lấy từ vị trí kho khác với

vị trí được chỉ định trong chứng từ. Hai cột được đánh số 6 và 7 trong chứng từ để

ghi nhận thực tế. Trong ví dụ này, chứng từ cho thấy người pick - Tim Jones (8) lấy

chính xác số lượng cần và vị trí kho. Ngoài ra, khi hoàn thành chứng từ, Tim Jones

sẽ cập nhật thông tin cho trong SO (vùng 5 Hình 3-5) để cho biết bước này đã được

hoàn thành.

2.2.6. Packing List

Đóng gói là bước chuẩn bị hàng hoá, sản phẩm trong hộp hoặc các thùng chứa

phù hợp để giao hàng. Khi đơn hàng được đóng gói chuẩn bị cho việc vận chuyển thì

một chứng từ sẽ được tạo là Packing list (phiếu đóng gói). Chứng từ này sẽ được

đính kèm khi chuyển hàng và cho biết cụ thể từng mặt hàng, số lượng trong kiện

Bài giảng ERP

Chương 3

hàng. Khách hàng sẽ sử dụng phiếu này để đối chiếu các sản phẩm thực nhận với PO

đã gửi.

Hình 3-7. Minh hoạ về Packing List

Trong Hình 3-7, packing list gồm những thông tin: tên và địa chỉ của công ty

bán hàng (1); thông tin về customer PO (2) như: ngày đặt hàng, người liên hệ, mã số

khách hàng, số PO, cách thức chuyển hàng (Shipped Via); thông tin về đóng gói và

chuyển hàng (3) như: ngày đóng gói, người đóng, người kiểm tra, ngày chuyển, đại

diện bán hàng; mục 4 là địa chỉ gửi hàng và địa chỉ gửi hóa đơn; mục 5 là chi tiết về

các sản phẩm được giao: mã, tên, cân nặng, đơn vị, số lượng đặt, số lượng giao, số

lượng còn lại, tổng cân nặng.

Khi hàng hóa đã được gửi, người phụ trách chuẩn bị hàng chuyển (trong trường

hợp này là Tim Jones) sẽ cập nhật SO: mục shipped by trong mục số 5 của Hình 3-5

và lưu một bản sao của SO, packing list và picking document. Sau đó Tim sẽ gửi bản

Bài giảng ERP

Chương 3

SO đã được cập nhật đến cho bộ phận kế toán để tiến hành bước lập hoá đơn và thanh

toán.

2.2.7. Customer Invoice

Sau khi kho gửi hàng đi thì bộ phận kế toán sẽ gửi hoá đơn đến cho khách hàng.

Hoá đơn (Customer Invoice – có thể gọi tắt là Invoice, người đọc hiểu theo ngữ

cảnh) chứa thông tin những mặt hàng đã gửi hoặc những dịch vụ đã cung cấp cho

khách hàng, kèm với giá cả, giảm giá, thuế, phí vận chuyển nếu có và các phí khác

(xem Hình 3-8). Khách hàng sẽ đối chiếu thông tin trên Invoice với packing list và

customer PO để đảm bảo rằng họ nhận và chi trả đúng những gì họ đã đặt.

Ví dụ, nhân viên ở bộ phận kế toán nhận SO đã cập nhật từ Tim sẽ tạo hoá đơn cho

những mặt hàng đã giao và gửi đến khách hàng (World Wide). Invoice bao gồm: địa

chỉ khách hàng (1), thông tin cơ bản về đơn hàng (2), chi tiết giá nguyên vật liệu và

tổng cộng (3). Nhân viên kế toán sẽ tiếp tục cập nhật SO này để cho biết là Invoice

đã được gửi đi (mục 5 trong Hình 3-5) và lưu lại.

Hình 3-8. Minh hoạ về Customer Invoice

Bài giảng ERP

Chương 3

2.2.8. Customer Payment

Chứng từ cuối cùng liên quan đến việc thanh toán của khách hàng. World Wide

sẽ gửi tiền mặt hoặc chuyển khoản cho SSB theo số tiền ghi nhận trên Invoice. Khi

nhân viên kế toán nhận được khoản thanh toán sẽ cập nhật SO để minh chứng cho

giao dịch này và lưu lại [6]

2.3. Luồng thông tin (Information Flow)

2.3.1. Thông tin cấp độ cá thể (Instance-Level Information)

Khả năng xác định tình trạng của một đơn hàng cụ thể rất quan trọng đối với tổ

chức cả bên trong doanh nghiệp và bên ngoài như khách hàng. Như đã đề cập ở

chương 2 mục 1.3.3 yêu cầu thông tin về trạng thái thường liên quan đến tình trạng

của đơn hàng trong quy trình và phần lớn dữ liệu cần thiết để biết được tình trạng này

nằm trong những chứng từ liên quan trong quy trình. Ví dụ trong quy trình bán hàng,

hàng hoá trong đơn hàng nào đó đã được chuyển hay chưa? Có mặt hàng nào đang

được giao thiếu hay không, nếu có thì khi nào được giao tiếp? Nếu hàng hoá đã được

chuyển đi thì hoá đơn đã gửi chưa? Đã nhận thanh toán chưa?

Xem xét ví dụ đã nêu trong customer PO của khách hàng Patrick Wilson từ

World Wide. Nếu Patrick gọi điện cho Matt để kiểm tra tình trạng đơn hàng, Matt sẽ

giải quyết thế nào? Matt trích lục từ số customer PO, nếu không thấy SO thì PO này

chưa được xử lý. Trong trường này, Matt sẽ thông báo cho Patrick và có thể cho biết

khi nào PO được xử lý. Tuy nhiên, cũng có thể, PO đã được xử lý, SO đã có nhưng

bị thất lạc. Vậy trong trường hợp này phải xử lý thế nào?

Ngược lại, nếu Matt tìm thấy SO đính kèm với PO, thì Matt biết rằng đơn hàng

đã được chuyển đến kho. Khi đó, phải tiếp tục gọi đến kho để kiểm tra tình trạng đơn

hàng. Nhân viên kho phải trích lục SO để xác định đơn hàng đã giao chưa. Nếu đã

giao, nhân viên sẽ báo với Matt và cho biết khi nào sẽ được chuyển đến khách hàng.

Tuy nhiên, giả sử nhân viên không tìm thấy SO thì điều gì đã xảy ra. Chứng từ chưa

đến kho, bị thất lạc hay có vấn đề gì xảy ra?

Khách hàng phải chờ đợi câu trả lời sau tất cả các thao tác kiểm tra như thế này

và có thể có rất nhiều vấn đề xảy ra mà nhân viên không thể kiểm soát được nguyên

do. Có thể thấy, để có được thông tin này trong môi trường thủ công rất tốn thời gian

và phiền phức. Tình trạng đơn hàng ngày càng quan trọng đối với khách hàng khi số

Bài giảng ERP

Chương 3

lượng đơn hàng ngày càng nhiều và giá trị lớn. Tưởng tượng một công ty xử lý hàng

trăm đơn hàng với hàng tỷ đồng thì vô cùng khó khăn và phức tạp để ngay lập tức

cho khách hàng thông tin chính xác về tình trạng đơn hàng của họ nếu dựa vào giấy

tờ trong môi trường thủ công.

2.3.2. Thông tin cấp độ tổng thể (Process-Level Information)

Thông tin ở cấp độ này liên quan đến các nhiệm vụ trong quy trình hoặc toàn

bộ quy trình. Đối với một nhiệm vụ cụ thể nào đó, công ty có thể muốn xác định

những đơn hàng nào chưa được xử lý xong trong một khoảng thời gian xác định và

lý do những đơn hàng này chưa hoàn tất. Ví dụ, công ty SSB đặt mục tiêu phải giao

đơn hàng trong vòng hai ngày từ lúc nhận đặt hàng từ khách hàng, khi đó người quản

lý phải xác định được những đơn hàng nào được chuyển hơn hai ngày. Hoặc công ty

muốn gửi hoá đơn và nhận thanh toán nhanh nhất có thể. Do đó, SSB đặt mục tiêu là

gửi hoá đơn trong vòng 3 ngày sau khi chuyển hàng và mong chờ được thanh toán

trong vòng 30 ngày. Khi đó, người quản lý phải tổng hợp những hoá đơn nào không

thoả mục tiêu đưa ra, xác định nguyên do và đưa ra hướng giải quyết.

Những thông tin ở mức tổng thể khác và liên quan đến toàn bộ quy trình mà

một người quản lý có thể quan tâm như:

- Sản phẩm nào bán chạy nhất, sản phẩm nào bán ít nhất?

- Khách hàng mang lại doanh thu và số lượng đặt hàng nhiều nhất? Họ mua

những gì?

- Trung bình, công ty xử lý đơn hàng của khách mất thời gian bao lâu?

- Giá trị trung bình của đơn hàng?

- Thời gian trung bình để hoàn thành từng bước trong quy trình?

- Khách hàng nào thanh toán nhanh nhất hoặc hay trễ nhất?

Những thông tin cần để trả lời những câu hỏi này phải được tổng hợp từ những

dữ liệu được phát sinh trong các bước của quy trình bán hàng. Trong môi trường thủ

công, những dữ liệu này được lưu trữ trong những chứng từ đã được trình bày ở trên.

Để tổng hợp được những thông tin này, nhân viên phải tập hợp dữ liệu của các chứng

từ trong một khoảng thời gian, sau đó tổ chức, sắp xếp, tổng hợp và tính toán thời

gian trung bình và những thông số khác. Trong môi trường thủ công, thực hiện điều

này rất tốn thời gian và không khả thi đối với lượng dữ liệu khổng lồ.

Bài giảng ERP

Chương 3

2.4. Tác động tài chính (Financial Impact)

Tác động tài chính là sự tác động làm thay đổi các yếu tố nào đó trong các báo

cáo tài chính của tổ chức. Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình

tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu

cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những

người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính phải cung

cấp những thông tin của một doanh nghiệp về:

- Tài sản;

- Nợ phải trả;

- Vốn chủ sở hữu;

- Doanh thu, thu nhập khác, chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí khác;

- Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh;

- Các luồng tiền.

Nếu doanh nghiệp hoạt động theo thông tư 200/2014/TT-BTC, các báo cáo bắt buộc

bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Income statement hoặc Profit and loss

(P&L) statement)

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Bản thuyết minh Báo cáo tài chính

Hai báo cáo thường dùng và được đề cập trong bài giảng là bảng cân đối kế toán

(Hình 3-9, xem bảng đầy đủ trong phụ lục) và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

(Hình 3-11).

Bài giảng ERP

Chương 3

Hình 3-9. Một phần bảng cân đối kế toán theo thông tư 200

Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet) cho biết tình trạng tài chính của một

công ty tại một thời điểm cụ thể. Nó phải chỉ rõ những gì mà doanh nghiệp có/sở hữu

(tài sản/Assets) và những gì mà doanh nghiệp nợ (Liabilities), vốn chủ sở hữu

(Equity). Assets có: tiền mặt (Cash), các khoản phải thu (Accounts receivable), hàng

tồn kho (Inventory), tài sản cố định (Fixed assets) như nhà xưởng, máy móc,…

Liabilities bao gồm bất kỳ khoản tiền nào công ty nợ nhà cung cấp (Accounts

Payable) hoặc bất kỳ khoản nợ nào cần phải trả (loan). Equity có các tài khoản quan

trọng như vốn góp của chủ sở hữu (Shareholders Equity), lợi nhuận sau thuế chưa

Bài giảng ERP

Chương 3

phân phối (Retained Earnings) là lợi nhuận chưa tái đầu tư hoặc phân phối cho cổ

đông – cũng là khoản nợ nhưng theo nghĩa là nợ các cổ đông. Trong phạm vi bài

giảng sẽ đề cập đến các tài khoản được in đậm trong Hình 3-10.

Hình 3-10. Bảng cân đối kế toán đơn giản

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Income statement) phản ánh tình

hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm kết quả kinh doanh

và kết quả khác, có nghĩa là báo cáo phản ánh các doanh thu và chi phí trong quá

trình hoạt động của doanh nghiệp tại một thời điểm (xem Hình 3-11). Doanh thu

(Revenues) có: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Revenues from Sales),

doanh thu từ hoạt động tài chính, thu nhập khác… Expenses (Chi phí) có giá vốn

hàng bán (Cost of Goods Sold), chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý

doanh nghiệp,… Cost of Goods Sold: Tài khoản giá vốn hàng bán dùng để phản ánh

trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư; giá thành sản xuất

của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ. Trong phạm vi

bài giảng này chỉ đề cập đến các tài khoản được in đậm trong Hình 3-12: Revenues

from Sales và Cost of Goods Sold.

Bài giảng ERP

Chương 3

Hình 3-11. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo thông tư 200

Assets, Liabilities, Revenues, Expenses được theo dõi thông qua các tài khoản cụ thể.

Tập hợp tất cả các tài khoản này gọi là hệ thống tài khoản (Chart of Accounts). Những

tài khoản chính được thảo luận trong bài giảng là những tài khoản được in đậm trong

Hình 3-10 và Hình 3-12.

Bài giảng ERP

Chương 3

Hình 3-12. Bảng Income statement đơn giản

Những nghiệp vụ nào có tác động tài chính thường được gọi là nghiệp vụ kinh

tế phát sinh. Những nghiệp vụ này khi phát sinh đều có liên quan đến sự vận động

biến đổi ít nhất 2 đối tượng kế toán, tăng hoặc giảm tài khoản này thì phải tương ứng

tăng hoặc giảm một tài khoản khác. Ví dụ, khi doanh nghiệp nhận khoản thanh toán

từ khách hàng thì Accounts Receivable giảm số tiền thanh toán và tài khoản tiền mặt

(cash) hoặc ngân hàng (bank) sẽ tăng một khoản tiền tương ứng. Khi có một đơn hàng

cho khách hàng ghi nợ thì Accounts Receivable và tài khoản Revenues from Sales

cũng tăng khoản tương ứng. Do đó, không phải lúc nào tăng một tài khoản thì sẽ giảm

một tài khoản tương ứng. Nếu nghiên cứu bảng cân đối kế toán ta sẽ thấy sự thay đổi

của bảng do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra chỉ có 4 trường hợp tổng quát (tìm

hiểu thêm trong học phần nguyên lý kế toán).

Chỉ có một số nghiệp vụ trong quy trình có ảnh hưởng đến tài chính của doanh

nghiệp, không phải tất cả các nghiệp vụ. Trong phần này sẽ xác định các bước nào

trong quy trình bán hàng tác động tài chính, có nghĩa là làm thay đổi giá trị của những

tài khoản trong hệ thống tài khoản. Bảng 3-1 bên dưới tổng hợp sự ảnh hưởng của

từng bước trong quy trình bán hàng đến tài chính.

Bài giảng ERP

Chương 3

Bảng 3-1. Sự tác động tài chính trong từng bước của quy trình bán hàng

Nghiệp vụ Ảnh hưởng tài khoản Ảnh hưởng tài khoản

trong Income Statement trong Balance Sheet

Nhận Inquiry từ KH Không Không

Tạo và gửi Quotation Không Không

Nhận Customer PO Không Không

Tạo Sales Order (SO) Không Không

Chuẩn bị giao hàng Không Không

Gửi hàng đi (Shipment) Tăng doanh thu bán hàng Giảm kho thành phẩm và

và tăng giá vốn hàng bán tăng khoản phải thu khách

Sales Revenue + hàng

Cost of Goods Sold + Finished Goods Inventory –

Accounts Receivable +

Chuẩn bị và gửi hoá đơn Không Không

Nhận thanh toán Không Giảm tài khoản phải thu và

tăng tiền mặt/hoặc tài khoản

ngân hàng

Accounts Receivable –

Cash (in the bank) +

Tác động tài chính xảy ra khi có sự trao đổi giá trị. Xem xét bảng trên ta thấy

hầu hết các nghiệp vụ đều không ảnh hưởng đến tài chính bởi vì chúng không phát

sinh ra bất kỳ sự trao đổi giá trị tài chính nào. Ví dụ, khi khách hàng World Wide gửi

Inquiry đến doanh nghiệp SSB, họ đơn giản yêu cầu cung cấp thông tin (báo giá sản

phẩm). Tương tự, khi SSB gửi Quotation đến khách hàng cũng đơn giản là cung cấp

báo giá. PO từ khách hàng gửi đến SSB chỉ là thoả thuận đồng ý mua hàng, chưa có

sự trao đổi giá trị nào xảy ra. Sự trao đổi giá trị chỉ diễn ra khi hàng hoá được chuyển

đi.

Khi hàng hoá chuyển đi thì doanh thu bán hàng tăng (tăng Income trong Income

statement) và tài khoản phải thu tăng (tăng Assets trong Balance Sheet). Ngoài ra, có

sự giảm kho (giảm Assets trong Balance Sheet) và giá vốn hàng bán tăng tương ứng

(tăng Expense trong Income statement).

Bài giảng ERP

Chương 3

Hình 3-13. Tác động tài chính khi hàng hoá được giao cho khách hàng

Hình 3-14. Tác động tài chính khi nhận thanh toán từ khách hàng

Ví dụ: Doanh nghiệp gửi hàng đến cho khách hàng với tổng giá trị đơn hàng là $2940

và khách hàng ghi nợ.

Nghiệp vụ này làm doanh thu bán hàng (revenue from sales) và tài khoản phải

thu (accounts receivable) tăng $2940. Giả sử tổng chi phí của tất cả hàng hoá bán cho

khách hàng có giá trị là $2170 thì kho thành phẩm (inventory finished goods) giảm

$2170 và giá vốn hàng bán (cost of goods sold) tăng khoản tương ứng. Giá trị chênh

lệch được thể hiện trong Net income là $770 và sẽ được kết chuyển vào lợi nhuận sau

thuế chưa phân phối (xem Hình 3-13).

Bài giảng ERP

Chương 3

Hình 3-14 thể hiện sự tác động tài chính khi bộ phận kế toán nhận thanh toán từ

khách hàng. Kế toán sẽ ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh là giảm tài khoản phải

thu và tăng tiền mặt.

3. Vai trò của ES trong quy trình bán hàng

Trong chương 2 đã đề cập đến việc ES giúp điều hành quy trình nghiệp vụ hiệu

quả hơn bằng cách hỗ trợ thực thi quy trình, thu thập và lưu trữ dữ liệu quan trọng,

kiểm soát thực hiện quy trình. Trong mục 2 ở trên đã trình bày một số vấn đề xảy ra

khi thực hiện quy trình bán hàng trong môi trường thủ công, phần này sẽ cho thấy ES

hỗ trợ như thế nào trong việc thực hiện quy trình bán hàng.

3.1. Thực thi quy trình

Như đã trình bày, quy trình bán hàng bao gồm chuỗi các bước nghiệp vụ phải

hoàn thành theo tuần tự. Nếu sử dụng hệ thống, những người liên quan trong quy

trình có thể đăng nhập vào hệ thống và xác định được đơn hàng nào sẵn sàng giao,

đơn hàng nào đã làm hoá đơn,… bởi vì tất cả dữ liệu nghiệp vụ được lưu trữ trong cơ

sở dữ liệu dùng chung. Hệ thống cung cấp sự kết nối dễ dàng đến dữ liệu cần thiết để

giúp đỡ nhân viên hoàn thành các bước. Ví dụ: hàng hoá nào được đặt, chuyển hàng

khi nào, chi phí bao nhiêu, ai đã gửi hoá đơn, phương thức thanh toán.

Hình 3-15. Hệ thống doanh nghiệp trong quy trình bán hàng

Bài giảng ERP

Chương 3

Sau đây là mô tả nhân viên sử dụng hệ thống doanh nghiệp như thế nào để hoàn

thành từng bước trong quy trình bán hàng.

3.1.1. Tạo Quotation

- Khi SSB nhận Inquiry từ khách hàng, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ tạo

Quotation. Nhân viên sẽ đăng nhập vào hệ thống ERP và tìm kiếm thông tin

về khách hàng (Hình 3-15, vùng đánh số 1). Nếu thông tin tồn tại, hệ thống sẽ

tự động lấy những dữ liệu liên quan đến khách hàng và Quotation như số tài

khoản, địa chỉ, phương thức thanh toán và vận chuyển. Nhân viên sẽ so sánh

những dữ liệu này với thông tin trong Inquiry và cập nhật vào hệ thống nếu

cần.

- Sau đó, nhân viên sẽ nhập sản phẩm và số lượng trong Inquiry vào hệ thống.

Hệ thống sẽ lấy những thông tin về sản phẩm như: mã sản phẩm, mô tả, tồn

kho,… và hiển thị trên Quotation. Ngoài ra, hệ thống cũng sẽ lấy những thông

tin về chính sách giá đã thống nhất với khách hàng được lưu trên hệ thống

hoặc giá chuẩn của sản phẩm. Nếu bất kỳ dữ liệu nền (master data – xem

chương 2) như: hàng hoá, khách hàng, chính sách giá,… chưa được khai báo

trên hệ thống thì nhân viên này phải tạo trước khi xử lý.

- Hệ thống sẽ tự động tính chính sách thuế, phí vận chuyển, tổng giá trị cho đơn

hàng và bao gồm ngày nhân viên tạo Quotation. Nhân viên cũng có thể xem

lại dữ liệu của Quotation và có thể chỉnh sửa nếu cần. Khi hoàn thành, nhân

viên sẽ lưu Quotation trong hệ thống, lúc này hệ thống sẽ tự động phát sinh

mã số duy nhất cho Quotation.

- Nhân viên có thể in, fax hoặc gửi bằng hệ thống email tự động trực tiếp đến

khách hàng. Tất cả những dữ liệu liên quan đến Quotation sẽ được lưu trữ

trong cơ sở dữ liệu dùng chung trong hệ thống doanh nghiệp và dễ dàng kết

nối để hỗ trợ các bước tiếp theo trong quy trình.

3.1.2. Tạo Sales Order (SO)

- Khi nhân viên nhận được yêu cầu đặt hàng (Customer PO) từ khách hàng,

nhân viên bộ phận bán hàng sẽ đăng nhập vào hệ thống và tìm Quotation đã

được tạo trước đó. Nếu có, nhân viên sẽ hiển thị và xem xét có tương thích với

Bài giảng ERP

Chương 3

PO không. Nếu giống, nhân viên sẽ lấy dữ liệu trong Quotation để tạo SO

(Hình 3-15, vùng 2) và thay đổi dữ liệu nếu cần.

- Nếu Quotation không tồn tại, nhân viên sẽ tự nhập tất cả những dữ liệu cần

thiết như trong một Quotation để tạo SO. Ngoài ra, những dữ liệu như ngày

vận chuyển và địa chỉ chuyển hàng sẽ được gợi ý tự động từ hệ thống được

thiết lập từ trước như ngày vận chuyển sớm nhất có thể hoặc địa chỉ gần nhất.

Nhân viên có thể chấp nhận hoặc cũng có thể chỉnh lại địa chỉ theo yêu cầu

của khách hàng hoặc vì những lý do khác. Khi hoàn thành xong nhân viên sẽ

lưu lại. Tại thời điểm này, hệ thống sẽ tự động phát sinh mã số duy nhất cho

SO và người tạo.

- Tất cả những dữ liệu liên quan đến SO sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu dùng

chung. Nhân viên kho có thể đăng nhập vào hệ thống định kỳ để kiểm tra có

SO nào cần được xử lý. Ngoài ra, hệ thống cũng có thể được cấu hình tự động

để nhắc nhở nhân viên kho thông qua mail những đơn hàng cần được đóng gói

để chuẩn bị chuyển.

3.1.3. Chuẩn bị chuyển hàng (Prepare shipment)

- Khi nhân viên kho đăng nhập, hệ thống sẽ trích xuất Delivery due list cho họ.

Đây là danh sách các SO cần chuẩn bị để chuyển hàng trong ngày để đáp ứng

kịp ngày yêu cầu nhận hàng của khách hàng. Hệ thống xác định danh sách này

dựa trên ngày yêu cầu chuyển hàng (delivery dates) và thời gian ước lượng

cần để chuẩn bị đóng gói và vận chuyển đến khách hàng. Sự ước lượng này là

một yếu tố khi khai báo trong dữ liệu nền cho hệ thống và sẽ được canh chỉnh

định kỳ dựa trên thời gian thực cần để hoàn thành nghiệp vụ này. Xem lại SO

trong Hình 3-5, đơn hàng chỉ rõ ngày mong muốn nhận hàng của khách hàng

là 1 tháng 8 (delivery date). Nếu trung bình thời gian chuẩn bị đóng gói chuyển

hàng là 1 ngày và thời gian ước lượng để vận chuyển hàng là 3 ngày thì hệ

thống sẽ đưa đơn hàng vào danh sách Delivery due list vào ngày 28 tháng 7

(không trễ hơn 4 ngày trước ngày 1 tháng 8).

Bài giảng ERP

Chương 3

Hình 3-16. Delivery due list

- Hình 3-16 là danh sách các SO cần xử lý trong ngày. Danh sách liệt kê 3 đơn

hàng (#42, 43, 44, cột đánh số 1) cần phải chuyển trong một ngày cụ thể. Trong

danh sách hiển thị chi tiết từng sản phẩm cần lấy trong mỗi đơn hàng (4), số

lượng khách hàng đặt (số 2 – confirmed quantity), số lượng cần phải chuyển

(số 3 – open quantity). Thông thường số lượng 2 cột này giống nhau, chỉ khác

khi đã chuyển một phần trước đó.

- Khi một đơn hàng được chọn xử lý, hệ thống sẽ trích lục những dữ liệu liên

quan từ SO, dữ liệu nền về sản phẩm và những nguồn dữ liệu khác (vùng đánh

số 3 trong Hình 3-15). Hệ thống sẽ sử dụng những dữ liệu này để tạo các chứng

từ cần thiết là picking document và packing list.

- Nhân viên kho sẽ lấy picking document (file in hoặc dùng trên thiết bị điện tử)

đi đến vị trí chỉ định như kệ, kho,… để lấy hàng và đóng gói. Nhân viên cũng

sẽ kiểm tra hàng đóng gói này với danh sách trong packing list và đính kèm

nó với hàng. Sau đó, nhân viên chuyển hàng đã đóng gói đến shipping point –

điểm tập kết để vận chuyển hàng giao cho khách hàng hoặc một vị trí trong

kho nơi mà hàng sẽ được lấy và vận chuyển lên xe tải.

Bài giảng ERP

Chương 3

- Ngoài ra, nhân viên sẽ đăng nhập lại vào hệ thống hiển thị lại picking document

và nhập vào số lượng đã lấy, vị trí lấy. Hệ thống sẽ tự động đính kèm ngày và

người hoàn thành bước này.

3.1.4. Vận chuyển hàng (Send Shipment)

Khi hàng đóng gói được vận chuyển bởi người giao hàng hoặc công ty vận

chuyển, nhân viên kho sẽ trích lục đơn hàng từ hệ thống và biểu hiện là hàng đã được

vận chuyển (vùng 4 Hình 3-15). Đây là nghiệp vụ có tác động đến tài chính như đã

trình bày trong mục 2.4. Cũng như các bước nghiệp vụ trên, các dữ liệu liên quan sẽ

được tự động phát sinh và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu như ngày tạo, người hoàn thành

tác vụ, thông tin liên quan đến người vận chuyển.

3.1.5. Tạo và gửi hoá đơn (Invoice)

Ngay khi đơn hàng đã gửi đi thì có thể sẵn sàng tạo hoá đơn. Hệ thống có thể

được cấu hình xử lý nghiệp vụ này với các cách sau:

- Tự động phát sinh hoá đơn và gửi email trực tiếp đến khách hàng.

- Gửi email đến nhân viên phòng kế toán phụ trách hoá đơn để nhắc nhở.

- Hoặc đơn giản là đưa ra danh sách các đơn hàng đã gửi cần tạo hoá đơn trong

hệ thống để chờ nhân viên kế toán xử lý. Danh sách này được gọi là Billing

due list.

Hình 3-17. Billing due list

Hình 3-17 là ví dụ về một Billing due list trong hệ thống. Danh sách hiển thị 3

đơn hàng đã vận chuyển cần xử lý, tên khách hàng (1), số chứng từ chuyển hàng (2).

Khi nhân viên kế toán đăng nhập và hiển thị billing due list và chọn một trong những

dòng cần xử lý, hệ thống sẽ lấy và hiển thị tất cả những dữ liệu liên quan (vùng 5

Bài giảng ERP

Chương 3

trong Hình 3-15). Khi nhân viên hoàn tất sẽ lưu lại hoá đơn trên hệ thống (vùng 5

trong Hình 3-15) và sau đó gửi hoá đơn đến khách hàng thông qua bưu điện, fax hoặc

email.

3.1.6. Nhận và xử lý thanh toán của khách hàng (Payment)

Bước cuối cùng trong quy trình này là ghi nhận lại việc thanh toán của khách

hàng. Khi khách hàng gửi thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng), nhân

viên kế toán sẽ đăng nhập vào hệ thống và tìm kiếm tài khoản của họ (vùng 6 trong

Hình 3-15). Hệ thống sẽ hiển thị tất cả các hoá đơn của khách hàng này, nhân viên kế

toán sẽ chọn hoá đơn tương ứng với số tiền được thanh toán và lưu dữ liệu (vùng 6

trong Hình 3-15). Hệ thống sau đó sẽ ghi nhận là hoá đơn đã được chi trả và cập nhật

các tài khoản kế toán liên quan (tài khoản tiền mặt/hoặc ngân hàng và tài khoản phải

thu khách hàng) như đã thảo luận trong mục 2.4.

3.2. Thu thập và lưu trữ dữ liệu

Vai trò kế tiếp của ES là thu thập và lưu trữ tất cả dữ liệu được phát sinh trong

từng bước quy trình khác nhau. Vai trò này được thể hiện rất rõ ràng trong mục 3.1 ở

trên. Trong mỗi bước mô tả ở trên, ta có thể thấy hệ thống lấy dữ liệu từ nguồn khác

nhau, tổng hợp và lưu trữ chúng. Nguồn dữ liệu có thể bao gồm từ dữ liệu nền có sẵn

trong hệ thống như khách hàng, materials, chính sách giá,… ; dữ liệu được phát sinh

ở bước trước đó; dữ liệu cho người dùng nhập vào; dữ liệu do hệ thống phát sinh như

ngày tạo, người thực hiện tác vụ. Đôi khi, những dữ liệu này được sử dụng để thực

hiện bước tiếp theo, một số trường hợp khác thì sử dụng dữ liệu này để tổng hợp

thông tin giúp công ty kiểm soát quy trình.

3.3. Kiểm soát quy trình

3.3.1. Thông tin cấp độ cá thể

ES giúp chúng ta kiểm soát tình trạng của quy trình ở mức độ cá thể và tổng thể.

Đối với mức độ cá thể, công ty mong muốn xác định một đơn hàng cụ thể của khách

hàng đang thực hiện đến bước nào trong quy trình bán hàng. Để làm được điều này

phải cung cấp cho hệ thống thông tin cần thiết như số đơn hàng, hệ thống sẽ tìm kiếm

những dữ liệu liên quan đến đơn hàng và hiển thị trong một bảng báo cáo. Bảng báo

cáo này sẽ chỉ rõ đơn hàng đang được thực hiện đến bước nào trong quy trình.

Bài giảng ERP

Chương 3

Nếu khách hàng gọi điện cho SBB để kiểm tra tình trạng đơn hàng, nhân viên

không phải tốn nhiều thời gian và công sức như đã trình bày trong ví dụ ở mục 2.3.1.

Nhân viên sẽ đăng nhập vào hệ thống và tìm tất cả những đơn hàng liên quan đến

khách hàng. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách đơn hàng và nhân viên sẽ chọn đơn hàng

quan tâm (dựa trên số PO của khách hàng) sẽ xem được tình trạng. Điều này minh

chứng rằng ES giúp tác vụ này nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều trong môi

trường thủ công. Báo cáo liệt kê các bước trong quy trình, ngày và tình trạng các bước

được hoàn thành (Completed) hoặc chốt (Cleared). Hình 3-18 hiển thị đơn hàng này

đã hoàn thành tất cả các bước, bước cuối cùng sẽ hiển thị “Cleared”. Hình 3-19 cho

thấy một SO chỉ còn bước cuối cùng chưa hoàn thành “Accounting Document” và

được hiển thị là “Not Cleared”.

Hình 3-18. Báo cáo tình trạng của một đơn hàng hoàn thành

Bài giảng ERP

Chương 3

Hình 3-19. Báo cáo tình trạng một đơn hàng chưa hoàn ở bước thanh toán

3.3.2. Thông tin cấp độ tổng thể

Như đã trình bày trong mục 2.3.2, nhà quản lý có thể trích lục tổng hợp các báo

cáo khác nhau ở cả hai góc độ: tình trạng trong một bước cụ thể (1) hoặc toàn bộ quy

trình (2). Delivery due list và billing due list (trình bày trong mục 3.1) là ví dụ điển

hình cho trường hợp (1) hiển thị các đơn hàng ở bước cụ thể - các đơn hàng cần

chuyển hoặc tạo hoá đơn. Hình 2-5 đã trình bày trong mục 2.3.3 ví dụ cho báo cáo

tổng hợp toàn bộ quy trình. Báo cáo này tổng hợp các đơn hàng của khách hàng trong

quý 1 và thông tin cụ thể của đơn hàng trong tháng 1. Ngoài ra, có biểu đồ tổng hợp

dạng pie-chart các nguyên do chậm trễ.

Nhìn bảng báo cáo có thể thấy SSB có 7,11 và 15 đơn hàng tương ứng cho 3

tháng đầu năm. Tháng 2 là tháng tốt nhất về việc chuyển hàng đúng thời hạn. Tháng

1 là tháng có hơn phân nửa đơn hàng giao trễ hạn. Khi báo cáo này hiển thị trên màn

hình, nhà quản lý có thể “drill down” để xem chi tiết hơn. Click vào tháng 1 sẽ hiển

thị chi tiết những đơn hàng trong tháng 1 ở bảng bên dưới. Bảng thể hiện những thông

tin như tên khách hàng, số đơn hàng, ngày đặt và ngày chuyển, giá trị đơn hàng và cả

Bài giảng ERP

Chương 3

lý do trễ. Những đơn hàng hiển thị lý do trễ là Out of stock (Stock out) là do SSB

không đủ sản phẩm trong kho để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Một khi nhà quản lý biết được lý do quy trình làm việc không hiệu quả như

mong muốn, họ có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết từ hệ thống để tìm ra nguyên

do tiềm ẩn. Chẳng hạn, họ sẽ xác định tại sao SSB không đủ sản phẩm cung cấp và

nguyên nhân chính xác gây chậm trễ việc lấy, đóng gói sản phẩm và vận chuyển. Sau

đó, họ sẽ ra quyết định để khắc phục vấn đề.

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Giải thích sự khác biệt chiến lược bán hàng giữa sell-from-stock và configure-

to-order?

2. Trình bày những bước chính trong quy trình bán hàng cơ bản.

3. Mô tả ngắn gọn những chứng từ chính trong quy trình bán hàng và vai trò của

nó trong quy trình.

4. Giải thích sự khác biệt giữa backorder and stock out.

5. Trình bày về tác động tài chính của quy trình bán hàng: Bắt đầu tác động từ

bước nào và tác động lên các tài khoản như thế nào?

6. Giải thích các thuật ngữ sau:

a. Terms of payment

b. FOB destination và FOB shipping point

c. Storage location

d. Open quantity

e. Deliveried quantity

f. Delivery due list và billing due list

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Quy trình bán hàng được mô tả trong chương này ở dạng đơn giản. Dựa trên

kinh nghiệm của anh/chị hoặc khảo sát tại công ty, hãy xác định và mô tả một

quy trình bán hàng phức tạp hơn về mặt vật lý, chứng từ và luồng dữ liệu.

Những chức năng nào trong tổ chức sẽ tham gia vào quy trình này.

2. Chương này cung cấp một số ví dụ về thông tin cấp độ cá thể (Instance-Level

Information) và cấp độ quy trình tổng thể (Process-Level Information). Xác

Bài giảng ERP

Chương 3

định thêm hai ví dụ về từng loại thông tin và giải thích dữ liệu nào cần thiết để

phát sinh thông tin này.

3. Xác định một số vấn đề chính liên quan đến một quy trình bán hàng thủ công,

dựa trên giấy tờ. ES loại bỏ hoặc giảm sự tác động của những vấn đề này như

thế nào?

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Qui trình bán hàng trong SAP ERP còn được gọi là

a. Order-to-cash process

b. Procure-to-pay process

c. Make-to-stock process

d. Make-to-order process

2. Trong các qui trình nghiệp vụ, tài liệu được gọi là internal document nếu chỉ

dùng để kiểm soát (và lưu hành) nội bộ, được gọi là external document nếu sẽ

được gửi đi cho khách hàng hoặc nhận từ khách hàng. Tài liệu nào sau đây là

internal?

a. Customer inquiry

b. Quotation

c. Sales order

d. Invoice

3. Trong các qui trình nghiệp vụ, tài liệu được gọi là internal document nếu chỉ

dùng để kiểm soát (và lưu hành) nội bộ, được gọi là external document nếu sẽ

được gửi đi cho khách hàng hoặc nhận từ khách hàng. Tài liệu nào sau đây là

internal?

a. Confirmation of Payment

b. Quotation

c. Packing list

d. Goods issue

4. Nhóm tài liệu nào sau đây là các transaction data tạo ra từ qui trình bán hàng

order-to-cash?

Bài giảng ERP

Chương 3

a. Customer inquiry, Quotation, Sales order, Outbound delivery

document, Packing list, Goods issue, Invoice, Confirmation of

Payment.

b. Purchase requisition, Request for quotation, Quotation, Purchase order,

Goods receipt, Packing list, Invoice, Confirmation of payment.

c. Purchase requisition, planned order, production order, goods receipt,

goods issue.

d. Không có nhóm nào đúng

5. Để thực hiện thao tác pick hàng, chúng ta cần nhập các thông tin nào sau đây

a. Số lượng mặt hàng sẽ được giao

b. Plant

c. Storage location

d. Tất cả các câu đều đúng

6. Thông tin nào sau đây là quan trọng trong một sales order

a. Line items & Terms of payment

b. Terms of delivery & Schedule lines

c. Terms of pricing conditions

d. Tất cả các câu đều đúng

7. Nhóm document nào sau đây sẽ tác động đến FI sau khi được tạo ra

a. Inquiry, Quotation, Sales order

b. Goods Issue, Outbound delivery document, Invoice

c. Goods issue, Invoice, Customer payment

d. Invoice, Purchase order, customer payment

8. Thuật ngữ nào đại diện cho khoản tiền mà công ty thu được bằng cách bán sản

phẩm và dịch vụ của mình?

a. Liabilities

b. Assets

c. Expenses

d. Revenue

9. Nhóm tài khoản nào được không được thể hiện trong bảng cân đối kế toán?

Bài giảng ERP

Chương 3

a. Revenue

b. Assets

c. Liabilities

d. Equity

10. Trong SAP ERP, Các phát biểu nào sau đây không đúng?

a. Bút toán thực hiện trả tiền thuê tài sản cho đối tác được thực hiện thủ

công trên phân hệ kế toán tài chính FI

b. Bút toàn giảm tồn kho, tăng chi phí giá vốn hàng bán trong quá trình

bán hàng phải được kế toán thực hiện thủ công trên phân hệ kế toán tài

chính FI

c. Bút toán tăng doanh thu, tăng phải thu người mua được hệ thống thực

hiện tự động trong quy trình bán hàng

d. Bút toán trả tiền cho nhà cung cấp được thực hiện thủ công trên phân

hệ kế toán FI

Bài giảng ERP

Chương 4

CHƯƠNG 4. QUY TRÌNH MUA HÀNG (PROCUREMENT PROCESS)

MỤC TIÊU

Sau khi học chương này, sinh viên sẽ nắm được:

- Mô tả các bước trong quy trình mua hàng.

- Giải thích vai trò của các bộ phận chức năng trong quy trình mua hàng.

- Xác định dữ liệu, chứng từ và luồng thông trong từng bước của quy trình.

- Giải thích sự tác động tài chính của một số bước trong quy trình mua hàng

đến tổ chức.

- Giải thích vai trò của ES trong việc hỗ trợ quy trình mua hàng.

NỘI DUNG

1. Các khái niệm cơ bản

Trong một doanh nghiệp, việc mua hàng nói riêng và mua sắm nói chung thường

được phụ trách bởi một bộ phận chuyên trách, thường được gọi là purchasing

organization hoặc purchasing department (bộ phận phụ trách mua hàng). Việc mua

hàng phải được thực hiện theo những quy trình cụ thể, đảm bảo tính minh bạch về tài

chính, đáp ứng các yêu cầu về mặt tổ chức cũng như tính pháp lý.

Quy trình mua hàng đóng vai trò đáp ứng nhu cầu vật tư của các bộ phận bên trong

một doanh nghiệp. Qui trình mua hàng có thể là: mua nguyên vật liệu đáp ứng cho

nhu cầu sản xuất; thuê các dịch vụ bảo trì, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở hạ tầng; nhập

các vật tư mang tính thương mại (Trading goods). Chẳng hạn công ty GBI cần nhập

các sản phẩm như áo thun, chai nước để làm quà tặng cho khách hàng khi mua sản

phẩm là xe đạp thể thao do công ty sản xuất.

Quy trình mua hàng còn được đề cập bởi các thuật ngữ: buying process,

requisition-to-pay process. Thuật ngữ requisition-to-pay thể hiện qui trình mua hàng

thường được bắt đầu bởi việc xuất hiện nhu cầu mua sắm bên trong doanh nghiệp

(purchase requisitions), sau đó các nhu cầu này được phê duyệt và cuối cùng là doanh

nghiệp hoàn tất khâu thanh toán cho nhà cung cấp (payment).

Qui trình mua hàng nói chung được phân loại dưới dạng hai mô hình: B2C (Business

to Customers) và B2B (Business to Business) .

Mô hình B2C đề cập đến những tình huống mua hàng xuất phát từ nhu cầu của

từng cá nhân (khách hàng). Chẳng hạn khách hàng đến mua sắm tại một siêu thị,

Bài giảng ERP

Chương 4

khách hàng mua sắm trực tuyến trên một trang thương mại điện tử và sau đó thanh

toán bằng thẻ tín dụng, ví điện tử, …

Mô hình B2B xuất hiện khi nhu cầu mua sắm là của doanh nghiệp, và nhu cầu

này tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến một mục tiêu kinh doanh nào đó của doanh

nghiệp (business requirements). Quy trình B2B đòi hỏi tính nghiệp vụ chặt chẽ hơn

và phải đáp ứng các yêu cầu theo qui định của pháp luật. Có nhiều yếu tố và thuật

ngữ nghiệp vụ liên quan đến qui trình B2B.

2. Quy trình nghiệp vụ mua hàng

2.1. Quy trình cơ bản

Quy trình mua hàng thường bắt đầu khi một bộ phận trong công ty thể hiện nhu

cầu của mình thông qua việc tạo ra một phiếu đề xuất mua hàng (Purchase

requisition). Phiếu đề xuất này sau khi được phê duyệt sẽ chuyển sang cho bộ phận

phụ trách mua hàng. Bộ phận này tiến hành qui trình mua hàng, lựa chọn nhà cung

cấp và gửi đơn đặt hàng (Purchase order) cho nhà cung cấp. Sau khi hàng được giao

tới, bộ phận kho tiến hành thủ tục nhập kho, kiểm tra danh mục hàng được đóng gói

(Packing list) và tạo phiếu nhập kho (Goods receipt document) để xác nhận việc nhập

hàng. Tiếp theo, bộ phận kế toán tiếp nhận hóa đơn (Vendor invoice) từ nhà cung cấp

và thực hiện thủ tục thanh toán và lưu lại chứng từ thanh toán (Vendor payment).

Hình 4-1. Quy trình mua hàng cơ bản

Bài giảng ERP

Chương 4

2.2. Chứng từ và dòng dữ liệu

Hình 4-1 cũng chỉ ra các transaction documents thông dụng có trong quy trình

mua hàng như:

§ Purchase requisition

§ Purchase order

§ Packing list

§ Goods receipt document

§ Vendor Invoice

§ Vendor Payment

Những chứng từ và dữ liệu chi tiết trong từng chứng từ sẽ được trình bày bên

dưới. Lưu ý, phần này chưa đề cập đến cách thức triển khai trên ES, chủ yếu giúp

người đọc nắm nghiệp vụ, chứng từ và dữ liệu liên quan.

2.2.1. Purchase requisition

Hình 4-2. Minh họa về purchase requisition

Bài giảng ERP

Chương 4

Purchase requisition, gọi tắt là requisition, thể hiện nhu cầu mua hàng của một

bộ phận nào đó trong công ty. Hình 4-2 trình bày một minh họa cho một requisition

của công ty Super Skateboard Builders.

Vùng thông tin (1) cho biết ngày tạo lập của requisition (Request date), ngày

cần được giao hàng (requested delivery date), người đề nghị mua sắm là D.

Bloomburg (requester name và requester extenstion), và nơi hàng cần được giao đến

(delivery location).

Vùng thông tin (2) thể hiện danh mục vật tư cần mua và số lượng.

Vùng thông tin (4) là chữ ký xác nhận của người đề nghị (dòng thứ nhất).

Các vùng thông tin (3), (4) (dòng thứ hai) và (5) được điền vào sau khi bộ phận

phụ trách mua hàng (Purchasing department) thực hiện nghiệp vụ mua hàng thông

qua việc tạo và gửi đơn đặt hàng (Purchase order) cho nhà cung cấp. Khi đó, vùng

(5) thể hiện mã đơn đặt hàng; vùng (3) cho biết thông tin tổng quát về đơn đặt hàng:

nhà cung cấp (Vendor), ngày đặt hàng (PO date), ngày cần được giao hàng (requested

date), điều khoản F.O.B (Free on Board) trong bộ quy tắc về điều khoản thương mại

quốc tế (incoterms), phương thức thanh toán (payment terms); vùng (4) (dòng thứ

hai) là chữ ký xác nhận của người phụ trách mua hàng;

2.2.2. Purchase order

Purchase order (PO) thể hiện một đề nghị mua hàng, còn gọi là đơn đặt hàng,

mà bên mua, đóng vai trò là khách hàng, gửi cho bên bán, đóng vai trò nhà cung cấp.

Trong mô hình B2B, cả bên mua lẫn bên bán đều là các doanh nghiệp, do đó

quy trình mua hàng thường xuất hiện giai đoạn hỏi giá (mời thầu, request for

quotation) và lựa chọn nhà cung cấp (đấu thầu). Bên mua cần phải trả lời trước cổ

đông công ty về các quyết định mua hàng từ nhà cung cấp nào với mức giá nào. Sau

khi đã lựa chọn nhà cung cấp, bên mua gửi cho bên bán Purchase order, như một lời

cam kết về việc mua hàng: mua vật tư gì, số lượng bao nhiêu, các điều kiện về giá

(pricing conditions hay terms of pricing), các điều kiện về giao nhận (delivery terms),

các điều khoản thanh toán (payment terms). Thông thường, cùng với PO, trước đó

giữa bên mua và bên bán đã có thể có các văn bản mang tính pháp lý khác như: hợp

đồng mua bán (purchase and sale contract), thỏa thuận (agreement) hay biên bản ghi

Bài giảng ERP

Chương 4

nhớ (memorandum of understanding), và bản báo giá (quotation) mà bên bán đã từng

gửi cho bên mua trước đây.

Hình 4-3 trình bày một ví dụ về purchase order tương ứng với purchase

requisition ở Hình 4-2.

Hình 4-3. Minh họa về Purchase order

Trong Hình 4-3:

Vùng thông tin (1) và (2) thể hiện các thông tin về giao nhận và thanh toán: địa

chỉ nhận hàng (ship to), mã đơn đặt hàng (purchase order #), ngày đặt hàng (purchase

date), ngày cần giao hàng (delivery date), hình thức giao hàng (Shipped VIA), điều

khoản F.O.B point, điều khoản thanh toán (payment terms).

Bài giảng ERP

Chương 4

Vùng (3) thể hiện danh mục hàng được đặt và các thông tin về giá, thuế (sales

tax), phí (shipping & handling). Mã vật tư (Material #) và mô tả (material description)

trong bảng là mã và mô tả trong hệ thống ERP của bên mua. Mã này hoàn toàn có thể

khác với mã trong hệ thống của bên bán.

Vùng (4) là ngày và chữ ký xác nhận của người gửi đơn. Vùng (5) là thông tin

tiêu đề của đơn đặt hàng: mã đơn (trong hệ thống phía bên mua), mô tả về bên mua.

2.2.3. Packing List

Packing list là chứng từ giao nhận (delivery document) mà bên bán gửi kèm với

các kiện hàng được giao. Packing list thường chứa các thông tin về: thông tin trong

Purchase order trước đó (trừ thông tin về giá), danh mục hàng thực tế có trong kiện

hàng, ngày hàng được đóng gói (packed date) và chuyển đi (shipped date), nhân viên

phụ trách đơn hàng, trọng lượng và số lượng trong từng kiện hàng.

Trong mô hình B2B, có thể có trường hợp bên bán không phụ trách việc giao

hàng mà do một bên thứ ba thực hiện (thậm chí hàng có thể không được chuyển đi từ

kho của bên bán), và bên thứ ba không được phép biết các thông tin về giá giữa bên

mua và bên bán. Hình 4-4 thể hiện một minh họa về Packing list trong ngữ cảnh ví

dụ tương ứng với Hình 4-2 và Hình 4-3.

Trong Hình 4-4:

Vùng thông tin (1) thể hiện thông tin về bên giao hàng.

Vùng thông tin (2) thể hiện thông tin về quá trình đặt hàng trước đó giữa bên

mua và bên bán: Ngày đặt hàng (order date), người đại diện bên mua (customer

contact, customer number), mã PO trước đó (customer PO #), mã của Packing list

(order number) và ngày đơn hàng được xử lý (date filled), người phụ trách đóng gói

(packed by), kiểm tra (checked by), ngày hàng được giao (ship date), đại diện phía

bên bán (sales rep), phương thức giao hàng (Shipped VIA).

Vùng thông tin (3) cho biết địa chỉ giao hàng (ship to) và nơi sẽ nhận hóa đơn

thanh toán (bill to).

Vùng thông tin (4) thể hiện danh mục hàng được giao, trọng lượng (unit weight),

đơn vị (unit type), số lượng đặt hàng (order quantity), số lượng giao thực tế (ship

quantity), số lượng chưa được giao (backorder quantity), trọng lượng tổng (weight và

total shipment weight).

Bài giảng ERP

Chương 4

Hình 4-4. Minh họa về Packing list

2.2.4. Goods receipt document

Khi hàng được giao tới kho của bên mua, người phụ trách kho của bên mua lấy

thông tin về mã Purchase order có trong Packing list để truy xuất lại Purchase order

mà bên mua đã gửi trước đây để so khớp các thông tin. Người phụ trách tiến hành tạo

chứng từ nhập kho Goods receipt document để xác nhận việc nhập kho: số lượng thực

tế nhập sau khi kiểm tra, số lượng phải trả lại vì không đạt chất lượng, … Chứng từ

này sau đó cũng được gửi đến bộ phận kế toán để ghi nhận vào các tài khoản kế toán.

Hình 4-5 thể hiện một minh họa về Goods receipt document trong ngữ cảnh ví

dụ tương ứng với Hình 4-2, Hình 4-3 và Hình 4-4.

Bài giảng ERP

Chương 4

Hình 4-5. Minh họa về Goods receipt document

Trong Hình 4-5:

Vùng thông tin (1) thể hiện thông tin về tiêu đề của chứng từ, mã chứng từ

(receipt#).

Vùng thông tin (2) cho biết ngày nhập kho (receipt date), mã PO tương ứng (PO

number), mã nhà cung cấp (vendor number) và tên (vendor name) trong hệ thống

ERP của bên mua.

Vùng thông tin (3) trình bày danh mục hàng nhập kho thực tế sau kiểm tra, cụ

thể với các thông tin: mã hàng (material #) và mô tả (description), đơn vị (unit type),

số lượng đã đặt hàng (quantity ordered), số lượng nhận thực tế (quantity received),

số lượng chưa được giao (backorder quantity). Khác với vùng (4) trong Packing list,

mã hàng và mô tả trong Goods receipt document là mã và mô tả trong hệ thống ERP

của bên mua (trong Packing list là của bên bán).

Bài giảng ERP

Chương 4

Cuối cùng, vùng thông tin (4) thể hiện chữ ký xác nhận của người phụ trách

nhập hàng.

2.2.5. Vendor invoice

Sau khi hàng đã được giao (có thể cùng lúc hoặc trước tùy vào điều khoản thanh

toán), bộ phận kế toán của bên mua tiếp nhận hóa đơn (Vendor invoice) do phía bên

bán gửi đến. Lúc này, để kiểm tra tính hợp lệ của Vendor invoice, kế toán của bên

mua sẽ tiến hành truy lục lại các Purchase order và Goods receipt document đã có

trước đó để so khớp các thông tin tạo nên giá trị thể hiện trên Invoice. Khi tất cả thông

tin đều phù hợp, và tùy vào điều khoản thời hạn thanh toán, kế toán của bên mua mới

được thực hiện việc thanh toán cho bên bán. Quá trình này được gọi là nghiệp vụ so

khớp 3 bước (three-way matching).

Hình 4-6 thể hiện một minh họa về Vendor invoice trong ngữ cảnh ví dụ tương

ứng với hình 4-2, 4-3, 4-4 và 4-5.

Bài giảng ERP

Chương 4

Hình 4-6. Minh họa về Vendor invoice

Trong Hình 4-6:

Vùng thông tin (1) thể hiện thông tin về bên gửi Invoice (bên bán): Mã invoice

(invoice #), ngày tạo (invoice date), mã khách hàng (customer id) trong hệ thống ERP

của bên bán, thông tin bên nhận hàng (ship to), thông tin bên nhận hóa đơn và thanh

toán (bill to).

Vùng thông tin (2) nhắc lại các thông tin trước đó: ngày nhận của đơn hàng

(date), mã Purchase order của bên mua đã gửi cho bên bán (your order #), mã Sales

order của bên bán (our order #), điều khoản FOB incoterm, hình thức giao hàng (Ship

VIA) và thời hạn thanh toán (Terms).

Vùng thông tin (3) thể hiện danh mục và giá trị các mặt hàng đã giao, thông tin

ở đây cần được so khớp với thông tin về giá trong Purchase order trước đó mà bên

Bài giảng ERP

Chương 4

mua đã gửi cho bên bán. Mục balance due cho biết giá trị tổng cộng cuối cùng của

invoice mà bên nhận invoice cần thanh toán.

Vùng thông tin (4) cho biết thông tin về cách thức và địa chỉ nhận thanh toán.

2.2.6. Vendor payment

Như đã đề cập ở phần trên, kế toán của bên mua chỉ thực hiện bước thanh toán

sau khi đã thực hiện nghiệp vụ three-way match, so khớp Vendor invoice với

Purchase order và Goods receipt document. Sau khi đã thanh toán, bên mua sẽ thông

báo cho bên bán biết bằng cách gửi chứng từ chuyển khoản hoặc gửi trở lại Vendor

invoice với bút phê đã thanh toán (trường hợp sử dụng check) như ở vùng (5) trong

Hình 4-6. Một số trường hợp, sau khi đã nhận thanh toán, bên bán có thể gửi trở lại

cho bên mua một chứng từ biên nhận (biên lai thanh toán) [6].

2.3. Luồng thông tin

2.3.1. Thông tin cấp độ cá thể (Instance-Level Information)

Tương tự như quy trình bán hàng, trong một quy trình mua hàng cụ thể, nhà

quản lý cần theo dõi trạng thái của chứng từ khởi động quy trình là Purchase

requisition. Trạng thái này cũng phản ánh toàn bộ quy trình mua hàng. Cho biết quy

trình đã được xử lý đến giai đoạn nào? Đã kết thúc hay chưa? Các câu hỏi được đặt

ra như: Purchase requisition đã được phê duyệt? Purchase order đã được gửi đi?

Hàng đã được nhập về kho khi nào và như thế nào? Vender invoice đã được kiểm tra

và thanh toán?

Trong ngữ cảnh minh họa ở trên, sau khi David gửi purchase requisition cho

người phụ trách mua hàng là Martha (Hình 4-2), David cần biết đơn đề nghị của mình

đang được xử lý đến giai đoạn nào sau vài ngày. Liệu nhu cầu của mình có kịp đáp

ứng để phục vụ công việc đang thực hiện (chẳng hạn đang chờ nguyên vật liệu để sản

xuất)? David sẽ gọi cho Martha và cung cấp cho Martha mã purchase requisition (mã

3754, ở Hình 4-2). Martha truy lục lại purchase requisition mà mình đang nắm giữ,

và nếu vùng thông tin (5) đã có mã purchase order nghĩa là PO đã được gửi đi cho

nhà cung cấp (Hình 4-2).

Tình huống khác, nếu nhà cung cấp gọi đến và cần biết tại sao vendor invoice

của mình chưa được thanh toán, người chuyên trách sẽ gọi Shana và cung cấp mã

purchase order. Shana khi đó sẽ truy lục lại các chứng từ liên quan là purchase order,

Bài giảng ERP

Chương 4

goods receipt và vendor invoice để tra cứu và phản hồi nguyên nhân chưa thực hiện

payment (chẳng hạn nguyên nhân có thể là do hàng nhập kho trong goods receipt

chưa đủ so với purchase order và vendor invoice).

Các thao tác kiểm tra thông tin như ở trên sẽ đòi hỏi rất nhiều thời gian nếu thực

hiện ở môi trường không được tự động hóa bằng tin học. Ngoài ra luồng thông tin có

thể chậm trễ dẫn đến trì trệ toàn bộ quy trình. Chẳng hạn, nếu người quản lý kho sau

khi nhập kho và tạo goods receipt document nhưng lại quên gửi chứng từ này cho bộ

phận kế toán, khi đó bộ phận kế toán sẽ không thể thanh toán do không thực hiện

được nghiệp vụ three-way match.

2.3.2. Thông tin cấp độ quy trình (Process-Level Information)

Ở góc độ quản lý, nhà quản lý cần phân tích và đánh giá về thời gian cũng như

tính hiệu quả của các quy trình mua hàng cụ thể đã được thực hiện. Từ đó đánh giá

tính hiệu quả của quy trình tổng thể, và có thể cải thiện hoặc thay đổi để quy trình trở

nên hiệu quả hơn.

Dữ liệu từ các quy trình cụ thể đã thực hiện sẽ được hệ thống ERP thu thập tự

động vào cơ sở dữ liệu và được phân tích định kỳ (hàng tuần, hay hàng tháng, hàng

quý). Từ đó chuyển đổi thành các thông tin mà nhà quản lý có thể quan tâm như:

- Các nhà cung cấp thường được giao dịch, tỷ lệ đáp ứng tốt thời gian giao hàng

của từng nhà cung cấp.

- Vật tư nào thường được nhập và nhập từ nhà cung cấp nào.

- Thời gian nhập hàng trung bình của từng vật tư ứng với từng nhà cung cấp.

Nếu không có hệ thống ERP, việc thu tập thông tin cấp độ quy trình thường sẽ

rất khó khăn và không thể đầy đủ. Ngay cả khi doanh nghiệp sử dụng các công cụ

bảng tính hay phần mềm xử lý đơn thuần cũng rất khó quản lý vì đặc điểm của quy

trình là tính tích hợp giữa nhiều phòng ban (mua hàng, kế toán, kho) và nhiều loại

chứng từ với cấp độ bảo mật thông tin khác nhau.

2.4. Tác động tài chính

Bảng 4-1 bên dưới tổng hợp sự ảnh hưởng của từng bước trong quy trình mua

hàng đến kế toán tài chính.

100

Bài giảng ERP

Chương 4

Bảng 4-1. Sự tác động tài chính trong từng bước của quy trình mua hàng

Nghiệp vụ Ảnh hưởng tài khoản Ảnh hưởng tài khoản

trong Income Statement trong Balance Sheet

Tạo purchase requisition Không Không

Tạo và gửi Request for Không Không

Quotation

Nhận Quotation, đánh giá Không Không

và lựa chọn nhà cung cấp

Tạo Purchase order Không Không

Nhập hàng về kho, tạo Không Tăng tài khoản kho vật tư và

Goods receipt document tăng khoản phải trả nhà cung

cấp

Inventory +

Accounts Payable +

Kiểm tra 3 bước, Thanh Không Giảm tài khoản phải trả nhà

toán cung cấp và giảm tiền

mặt/hoặc tài khoản ngân

hàng

Accounts Payable –

Cash/Bank –

Xem xét bảng trên ta thấy chỉ một số các nghiệp vụ ảnh hưởng đến tài chính còn

các nghiệp vụ còn lại thì không bởi chúng không phát sinh ra bất kỳ sự trao đổi giá

trị tài chính nào. Nhắc lại rằng ở Chương 3, chúng ta đã biết tác động tài chính chỉ

xảy ra khi có sự thay đổi về giá trị của các tài khoản. Trong quy trình mua hàng cơ

bản được trình bày ở trên, tác động tài chính chỉ xảy ra kể từ khi bên mua nhận được

hàng từ bên bán (do điều khoản F.O.B trong purchase order là destination nên chủ

thể của hàng hóa được chuyển cho bên mua khi bên mua đã nhận hàng). Khi đó, tài

khoản kho sẽ tăng khoản giá trị tương ứng giá trị trong goods receipt document. Đồng

thời, tài khoản phải trả nhà cung cấp sẽ tăng lên giá trị tương ứng để tạo sự cân bằng.

Tiếp theo, khi bên mua đã thực hiện thanh toán cho bên bán, tài khoản tiền mặt của

101

Bài giảng ERP

Chương 4

bên mua sẽ ghi nhận giảm tương ứng với khoản đã thanh toán và tài khoản phải trả

nhà cung cấp được giảm trở lại lại khoản đã tăng trước đó.

3. Vai trò của ES trong quy trình mua hàng

Phần ở trên đã trình bày một số vấn đề xảy ra khi thực hiện quy trình mua hàng

trong môi trường thủ công và nhu cầu quản lý thông tin xuyên suốt các quy trình,

phần này sẽ cho thấy ES hỗ trợ như thế nào trong việc thực hiện quy trình mua hàng.

3.1. Thực thi quy trình

ES đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ thực hiện quy trình mua hàng ở

nhiều phương diện.

Trước tiên, ES giúp tạo ra các chứng từ như purchase requisition, purchase

order, … một cách thuận tiện và nhanh chóng. Toàn bộ các chứng từ được lưu lại

trong hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung. Chứng từ sau có thể được điền sẵn các thông

tin từ chứng từ trước đó. Chẳng hạn, khi tạo purchase order, chỉ cần cung cấp mã

purchase requisition thì danh mục mặt hàng cần mua và các thông tin khác được điền

sẵn vào biểu mẫu tạo purchase order.

Tiếp theo, ES cung cấp cơ chế liên lạc, truyền thông tin nhanh chóng giữa các

nhân viên tác nghiệp ở các phòng ban khác nhau. Chẳng hạn, ngay sau khi purchase

requistion được tạo, một thông điệp sẽ được tự động gửi đến bộ phận mua hàng. Bộ

phận mua hàng có thể tổng hợp thông tin từ nhiều purchase requisition cùng lúc, cho

phép xử lý các nghiệp vụ nhanh hơn và chính xác hơn.

Hình 4-7 minh họa tổng thể vai trò hỗ trợ của ES đối với quy trình mua hàng.

102

Bài giảng ERP

Chương 4

Hình 4-7. Vai trò của ES đối với quy trình mua hàng

Sau đây là mô tả các nhân viên sử dụng ES như thế nào để hoàn thành từng

bước trong quy trình mua hàng.

3.1.1. Tạo Purchase requisition

ES giúp cho việc tạo Purchase requisition trở nên nhanh chóng hơn nhờ việc

phát sinh tự động các thông tin cần thiết đã có sẵn trên biểu mẫu tạo. Chẳng hạn, các

thông tin như ngày tạo, người tạo, … có thể được phát sinh sẵn căn cứ vào ngày giờ

của hệ thống và tài khoản nhân viên đang đăng nhập. Các thông tin như mô tả về vật

tư có thể được phát sinh khi nhân viên nhập mã vật tư hoặc sử dụng các chức năng

tìm kiếm, bộ lọc. Người nhân viên cũng có thể tạo chứng từ dựa trên các thông tin

của một purchase requisition đã tạo trước đó.

Trong ngữ cảnh minh họa với công ty SSB, giả sử David được phân công theo

dõi tình trạng tồn kho của các vật tư. David có trách nhiệm phải nhanh chóng phát

hiện những vật tư nào đang bị thiếu hụt để đề xuất nhập hàng kịp thời. Vùng (1) trong

Hình 4-7 minh họa việc David sử dụng ES để trích lục các báo cáo về trữ lượng tồn

103

Bài giảng ERP

Chương 4

kho và phát sinh tự động dữ liệu cho purchase requisition cho các vật tư bị thiếu hụt

khi sử dụng phần mềm để tạo purchase requisition.

Hình 4-8. Chức năng tạo Purchase requisition

Hình 4-8 minh họa màn hình tạo purchase requisition trong hệ thống SAP ERP.

Trong hình này, đầu tiên, David thực hiện chức năng tìm kiếm và chọn 4 vật tư cần

đề xuất mua (vùng 1). Phần mềm có thể tự động phát sinh dữ liệu về: mô tả vật tư, số

lượng (căn cứ vào thiết lập ngưỡng an toàn cho từng vật tư trong kho trước đó), đơn

giá, ngày cần được giao, … Tiếp theo đó, David sẽ lựa chọn nhà cung cấp từ các tư

vấn của phần mềm về danh mục các nhà cung cấp tiềm năng (vùng 2): giá cả, lịch sử

mua hàng trước đây, khả năng giao hàng nhanh, …

Trong một hệ thống ES, chức năng tạo purchase requisition có thể được kích

hoạt hoàn toàn tự động tùy vào thiết lập của David: nếu trữ lượng tồn kho của một

vật tư giảm xuống một ngưỡng an toàn cho trước thì hệ thống tự động gửi mail cảnh

báo cho David và tự phát sinh purchase requisition cho vật tư này.

104

Bài giảng ERP

Chương 4

3.1.2. Tạo Purchase order

Nếu không có ES, Martha, người phụ trách bộ phận mua hàng, cần phải kiểm

tra hộp thư thường xuyên để kịp biết các purchase requisition được gửi đến. Với ES,

Martha được cập nhật ngay lập tức về các purchase requisition gửi đến mỗi khi đăng

nhập vào hệ thống hoặc một thông điệp có thể được gửi đến Martha qua email.

Hình 4-9 minh họa tình huống Martha sử dụng phần mềm của ES để tạo

purchase order. Vùng (1) trong Hình 4-9 cho thấy có 4 purchase requisition tương

ứng với 4 vật tư cần mua. Martha đã thực hiện chọn cả 4 và chuyển dữ liệu sang

purchase order đang tạo (vùng 2). Martha cũng chọn nhà cung cấp phù hợp (vùng 3).

Phần mềm tự động chuyển các dữ liệu cần thiết từ cơ sở dữ liệu nhà cung cấp và các

purchase requisition trước đó vào purchase order đang tạo. Martha chỉ kiểm tra và

xác nhận hoàn tất việc tạo. Mã purchase order được tự động phát sinh và lưu vào hệ

thống cơ sở dữ liệu chung, ghi nhận rằng Martha là người tạo ra purchase order này.

Hình 4-9.Chức năng tạo purchase order

Cũng như purchase requisition, tùy theo hệ thống ES, purchase order cũng có

thể được cấu hình để phát sinh tự động dưới một điều kiện nào đó. Và purchase order

chỉ cần sự xác nhận của trưởng bộ phận là toàn bộ quy trình mua hàng sau đó sẽ được

kích hoạt.

105

Bài giảng ERP

Chương 4

3.1.3. Nhập hàng vào kho

Khi hàng về kho, Tim, người quản lý kho, kiểm tra packing list và có được mã

purchase order ở bước trước đó, từ đó truy cập hệ thống cơ sở dữ liệu chung để truy

lục lại purchase order (Hình 4-7, vùng 3).

Sau khi đã kiểm tra hàng và packing list, purchase order, Tim tiếp tục sử dụng

ES để tạo goods receipt document để xác nhận việc nhập kho. Hình 4-10 minh họa

màn hình tạo goods receipt.

Hình 4-10. Chức năng tạo Goods Receipt

Hình 4-10 cho thấy Tim chỉ cần nhập vào hệ thống purchase order tương ứng

(vùng 1), khi đó phần mềm sẽ tự động trích lục toàn bộ các thông tin ra biểu mẫu

(vùng 2). Tim chỉ cần kiểm tra và điều chỉnh các thông tin cho khớp với thực nhận.

Vùng (3) cho thấy Tim đã lựa chọn khu vực trong kho sẽ tiếp nhận hàng hóa. Sau

cùng, Tim xác nhận, ES tự động tạo ra goods receipt document với mã chứng từ được

tự động phát sinh và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu chung (vùng 3, Hình 4-7).

3.1.4. Nhận vendor invoice và thanh toán

Thông thường, trong vòng vài ngày sau khi gửi hàng đi, nhà cung cấp sẽ gửi

hóa đơn cho bên mua. Khi nhận được invoice, kế toán bên mua phải thực hiện quy

trình kiểm tra 3 bước, so khớp thông tin trên invoice với purchase order và goods

receipt document. Việc kiểm tra này là rất quan trọng trước khi thực hiện chuyển tiền

thanh toán nên không được có sơ sót. Với ES, việc kiểm tra trở nên an toàn và nhanh

106

Bài giảng ERP

Chương 4

chóng hơn vì tất cả chứng từ đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung. Đây cũng

là một trong những vai trò quan trọng của ES (Hình 4-7, vùng 4).

Trong ngữ cảnh minh họa với công ty SSB, kế toán viên Shana trước tiên đăng

nhập vào ES, thực hiện chức năng tạo và kiểm tra vendor invoice như trong Hình

4-11.

Hình 4-11. Chức năng tạo và kiểm tra vendor invoice

Đầu tiên, Shana nhập vào giá trị của invoice nhận được từ vendor (vùng 1), mã

purchase order (vùng 2) tương ứng. Ngay lập tức, phần mềm truy lục và hiển thị ra

thông tin về nhà cung cấp (vùng 3), danh mục mặt hàng và số lượng đã mua (vùng

4). Shana cần kiểm tra giá trị đã nhập vào khớp với tổng giá trị của purchase order,

sau đó thực hiện thao tác xác nhận để phần mềm phát sinh mã invoice và lưu lại

invoice đã tạo vào cơ sở dữ liệu trung tâm. Trong quá trình này, ES đã tự động thực

hiện thao tác kiểm tra theo quy trình 3 bước mà Shana không phải thực hiện. Nếu có

sai sót, phần mềm sẽ tự động cảnh báo và không cho Shana thực hiện tạo invoice.

107

Bài giảng ERP

Chương 4

Việc kiểm tra theo quy trình 3 bước nếu được thực hiện một cách thủ công sẽ

trở nên khó khăn hơn nhiều khi điều khoản thanh toán hay điều khoản về giá của quy

trình mua hàng trở nên phức tạp. Chẳng hạn, nếu điều khoản thanh toán là 1%10/Net

30, nghĩa là bên mua cần thanh toán trong vòng 30 ngày (nếu quá sẽ phải chịu phạt

theo lãi suất đã ghi trên hợp đồng mua bán), và nếu thanh toán trong vòng 10 ngày

thì được chiết khấu 1%, khi đó nếu làm thủ công kế toán viên cần phải tính toán thời

điểm thanh toán và cộng trừ các khoản để so khớp.

Tiếp theo quy trình, Shana thực hiện thanh toán theo invoice cho bên bán. Shana

cũng đăng nhập vào ES để thực hiện nghiệp vụ này một cách nhanh chóng như trong

Hình 4-12.

Hình 4-12. Chức năng thanh toán (1)

Ở vùng (1), Shana nhập vào giá trị thanh toán và số tài khoản cash/bank account.

Vùng (2) là mã nhà cung cấp, cũng là tiểu khoản trong tài khoản phải trả. Sau đó, ES

sẽ truy lục và thể hiện các invoice liên quan đến nhà cung cấp này mà chưa được

108

Bài giảng ERP

Chương 4

thanh toán (các open item ứng với tiểu khoản) như trong vùng (1) và (2) của Hình

4-13.

Hình 4-13. Chức năng thanh toán (2)

Tiếp theo, Shana cần kiểm tra giá trị sẽ thanh toán khớp với giá trị invoice, và

sau đó xác nhận với hệ thống. Tùy theo mức độ cấu hình tự động của ES, hệ thống

có thể tự động kết nối với tài khoản ngân hàng điện tử (internet banking) và thực hiện

chuyển khoản tự động cho nhà cung cấp.

3.2. Thu thập và lưu trữ dữ liệu

Cũng như ở quy trình bán hàng, ES cũng thực hiện thu thập và lưu trữ tất cả dữ

liệu được phát sinh trong từng bước quy trình khác nhau, và quá trình này diễn ra

hoàn toàn tự động, và cho phép những nhân viên tại những bước có liên quan được

phép truy cập và sử dụng. Việc phân quyền và chia sẻ dữ liệu không chỉ giúp quy

trình được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn mà còn là thông tin quan trọng để

người quản lý có thể thực hiện các thao tác kiểm soát và phân tích quy trình sau này.

Phần tiếp theo sẽ thảo luận chi tiết hơn về vai trò này của ES trong quy trình mua

hàng đã trình bày ở trên.

109

Bài giảng ERP

Chương 4

3.3. Kiểm soát quy trình

3.3.1. Thông tin cấp độ cá thể

Trong một quy trình mua hàng cụ thể, ở góc độ nhu cầu kiểm soát quy trình,

nhà quản lý thường gặp các tình huống phải kiểm tra như: Liệu purchase order đã

được tạo? Hàng đã được giao? Tại sao chưa thanh toán hay thanh toán thất bại? …

Trong ngữ cảnh ví dụ minh họa ở trên, ta đặt tình huống David, người thực hiện

đề nghị mua hàng, cần kiểm tra hàng đã về kho chưa, khi nào hay tại sao chưa về.

Nếu không có ES, David cần kiểm tra khá nhiều thông tin một cách thủ công và phải

trực tiếp liên hệ với các nhân viên ở bộ phận kho, mua hàng và kế toán.

Với ES, David chỉ cần đăng nhập vào hệ thống và nhập mã chứng từ để mở lại

purchase requisition đã tạo trước đây và xem tình trạng của chứng từ này. Trong

trường hợp quên mã, David có thể dễ dàng tìm lại chứng từ thông qua chức năng tìm

kiểm của phần mềm: tìm theo ngày tạo lập, vật tư liên quan, nhà cung cấp, …

Hình 4-14 thể hiện giao diện của một chứng từ purchase requisition khi được

truy lục như trong trường hợp của David.

Hình 4-14. Truy lục lại một purchase requisition

110

Bài giảng ERP

Chương 4

Trong Hình 4-14, vùng thông tin (1) thể hiện mã purchase requisition và vùng

(2) cho biết vật tư đang được yêu cầu mua. Thông tin ở vùng (3) cho thấy bộ phận

mua hàng đã tạo và gửi purchase order để đặt mua vật tư này. Cột Purch. Doc cho

biết mã của purchase order. Đồng thời, các thông tin về Goods receipt và Invoice

receipt cho thấy vật tư cũng đã nhập về kho (với số lượng 50) và invoice cũng đã

được xử lý.

Nếu cần quan tâm chi tiết hơn, David có thể click vào mã purchase order

(4500000049 ở vùng 3), phần mềm sẽ tự động truy lục và trình bày lịch sử đặt hàng

(purchase order history) của vật tư này như trong Hình 4-15.

Hình 4-15. Lịch sử mua hàng

Vùng thông tin (1) trong Hình 4-15 cho thấy nhân viên tên Martha là người tạo

purchase order. Các thông tin về mã của goods receipt document và invoice receipt

thể hiện trong vùng (2). Nếu tiếp tục click vào các mã này, David tiếp tục được xem

chi tiết về các chứng từ tiếp theo. Thao tác này trong ES được gọi là “Drill down”, và

là tính năng rất hữu ích của ES, khi David muốn truy lục lại toàn bộ thông tin liên

quan đến quy trình đã/đang thực hiện.

3.3.2. Thông tin cấp độ quy trình tổng thể

Cũng như ở quy trình bán hàng và những quy trình khác, nhà quản lý cũng cần

phải thường xuyên đánh giá về tính hiệu quả của quy trình mua hàng theo định kỳ

hàng tuần, hàng tháng, hàng quý,… Tất cả nhu cầu này đều có thể được giải đáp thông

qua hệ thống các báo cáo tương tác mạnh mẽ của ES.

111

Bài giảng ERP

Chương 4

Hình 4-16 minh họa một báo cáo tổng kết về các quy trình mua hàng của một

sản phẩm do ES trích xuất tự động. Vùng (1) trong báo cáo cho thấy có 7 đơn mua

hàng được thực hiện trong tháng một đặt mua sản phẩm này, trong đó giá trị trung

bình của mỗi đơn hàng là gần 3000 USD. Vùng (2) trình bày một số thông tin chi tiết

của các đơn hàng, và vùng (3) là đồ thị phân tích về tình trạng đặt mua từ các nhà

cung cấp.

Các báo cáo thể hiện sự tương tác drill-down khi nhà quản lý click vào các vùng

trên báo cáo, các thông tin chi tiết sẽ hiện ra tương ứng. Với khả năng drill-down, nhà

quản lý có thể quan sát tất cả các chiều thông tin, từ tổng quát đến hết sức chi tiết, gói

gọn trong một biểu mẫu.

Hình 4-16. Báo cáo phân tích quy trình mua hàng

112

Bài giảng ERP

Chương 4

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Sự khác nhau giữa mô hình B2C và B2B?

2. Trình bày tổng quát về qui trình mua hàng: các bước và vai trò của mỗi bước.

3. Trình bày vắn tắt về các chứng từ xuất hiện trong quá trình mua hàng.

4. Giải thích về khái niệm: khả năng drill-down trong các báo cáo của ES.

5. Như thế nào là quy trình kiểm tra ba bước trước khi kế toán bên mua thực hiện

thanh toán cho nhà cung cấp. Xác định các chứng từ có liên quan. Trình bày

vai trò của ES trong việc tự động hóa quy trình kiểm tra này.

6. Trình bày về tác động tài chính của quy trình mua hàng: Bắt đầu tác động từ

bước nào và tác động lên các tài khoản như thế nào?

7. Giải thích các thuật ngữ sau:

a. Free-on-board

b. Payment terms

c. Quantity discount

d. Backordered quantity

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Quy trình mua hàng được mô tả trong chương này ở dạng đơn giản. Dựa trên

kinh nghiệm của anh/chị hoặc khảo sát tại công ty, hãy xác định và mô tả một

quy trình mua hàng phức tạp hơn về mặt vật lý, chứng từ và luồng dữ liệu.

Những chức năng nào trong tổ chức sẽ tham gia vào quy trình này.

2. Chương này cung cấp một số ví dụ về thông tin cấp độ cá thể (Instance-Level

Information) và cấp độ quy trình tổng thể (Process-Level Information). Xác

định thêm hai ví dụ về từng loại thông tin và giải thích dữ liệu nào cần thiết để

phát sinh thông tin này.

3. Xác định một số vấn đề chính liên quan đến một quy trình mua hàng thủ công,

dựa trên giấy tờ. ES loại bỏ hoặc giảm sự tác động của những vấn đề này như

thế nào?

4. Tình huống: Bên bán không nhận được thanh toán từ bên mua sau một thời

gian đã giao hàng và giao hóa đơn. Đại diện bên bán than phiền về vấn đề với

người quản lý của bên mua. Với vai trò là người quản lý, anh/chị phải tiến

hành rà soát quy trình như thế nào để xác định vấn đề?

113

Bài giảng ERP

Chương 4

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Biểu đồ sau đây thể hiện qui trình

a. Bán hàng (fulfillment/sales process)

b. Mua hàng (procurement/buying process)

c. Nhập kho (inventory process)

d. Sản xuất (production process)

2. Bước cuối cùng của quy trình mua hàng?

a. Invoice

b. Purchase Requisition

c. Payment

d. Purchase Order

3. Nhóm tài liệu nào sau đây là các transaction data tạo ra từ qui trình mua hàng

procure-to-pay?

a. Customer inquiry, Quotation, Sales order, Outbound delivery

document, Packing list, Goods issue, Invoice, Confirmation of

Payment.

b. Purchase requisition, Request for quotation, Quotation, Purchase order,

Goods receipt, Packing list, Invoice, Confirmation of payment.

c. Purchase requisition, planned order, production order, goods receipt,

goods issue.

d. Không có nhóm nào đúng.

4. Trong qui trình mua hàng procure-to-pay, khi GBI nhận được invoice từ nhà

cung cấp, trước khi thực hiện thanh toán kế toán của GBI cần phải kiểm tra sự

khớp nhau của các tài liệu: (gọi là qui trình kiểm tra 3 bước)

a. Quotation, Inquiry, Invoice

114

Bài giảng ERP

Chương 4

b. Sales order, Outbound delivery document, Invoice, Confirmation of

payment

c. Invoice, Goods receipt, confirmation of payment

d. Invoice, Goods receipt, Purchase order

5. Bước nào trong quy trình mua hàng tác động tài chính?

a. Purchase requisition

b. Purchase order

c. Goods receipt document

d. Tất cả đều đúng

115

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

THỰC HÀNH HỆ THỐNG

1. Minh hoạ trên hệ thống SalesUp ERP của GESO

GESO (Công ty TNHH Giải Pháp Doanh Nghiệp Toàn Cầu) được thành lập

năm 2010, là một trong những công ty cung cấp giải pháp phần mềm quản lý hiếm

hoi trên thế giới, nhắm vào các doanh nghiệp tầm trung ở Việt Nam với mong muốn

tạo đột phá từ việc ứng dụng các công cụ quản lý tiên tiến.

Rất nhiều doanh nghiệp Việt trong ngành hàng tiêu dùng, dược phẩm, mỹ phẩm,

đặc biệt là những doanh nghiệp tầm trung ý thức được tầm quan trọng của việc ứng

dụng những công cụ quản lý. Tuy nhiên, thách thức cho họ là tìm được những giải

pháp vừa thõa mãn được tính đặc thù của ngành hàng và chi phí đầu tư ở mức chấp

nhận được.

Các phần mềm quản lý nước ngoài trong nhiều trường hợp khó tìm thấy sự

tương thích với đặc thù kinh doanh Việt Nam. Hơn nữa, chi phí cao là rào cản lớn

cho các doanh nghiệp này.

Nhận thấy nhu cầu rất chính đáng của doanh nghiệp, GESO đã phát triển công

cụ hỗ trợ phân phối SalesUp DMS và SalesUp ERP – hiện được xem là tiên tiến nhất

hiện nay. Đây là công cụ được phát triển dựa trên suy nghĩ, ước muốn của những

người quản lý, điều hành tại các doanh nghiệp Việt Nam.

Nhóm nghiên cứu và phát triển của GESO đã dành hơn 3 năm để phát triển

SalesUp. Nhóm nghiên cứu này được dẫn dắt bởi 2 người đồng sáng lập, có học vị

tiến sĩ – một ở Việt Nam và một ở Silicon Valley, California (Mỹ)

Người ở Việt Nam là anh Phan Công Chính, một trong những chuyên gia CNTT

hiếm hoi, được đào tạo bài bản, đồng thời đi chuyên sâu vào lãnh vực phát triển các

công cụ quản lý. Tốt nghiệp tiến sĩ tại Đức (về CNTT) năm 2006, Ông Chính về nước

và trở thành Giám đốc IT của công ty ICP (X-Men), trực tiếp phối hợp thực hiện

thành công SAP. Hơn thế nữa, Ông Chính đã trực tiếp tham gia phát triển kênh phân

phối ICP cùng với bộ phận kinh doanh. Đây là cơ sở cho việc phát triển SalesUp sau

này mà ICP trở thành khách hàng đầu tiên sử dụng.1

1 Nguồn: theo http://geso.us

116

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

1.1. Cấu hình hệ thống

- Cấu hình hệ thống theo mô hình doanh nghiệp giả định.

- Nhập dữ liệu nền liên quan

o Dữ liệu nền sản phẩm (material master)

o Dữ liệu nền khách hàng (customer master)

o Dữ liệu nền bảng giá (pricing conditions)

o Dữ liệu nền nhà cung cấp (vendor master)

- Khai chương trình khuyến mãi

o Khai các tiêu chí để khách hàng được hưởng khuyến mãi

o Khai điều kiện khuyến mãi

o Khai trả khuyến mãi

1.2. Quy trình bán hàng cơ bản trên hệ thống SalesUp ERP

Lưu ý: Trong quá trình thực hành giảng viên sẽ cung cấp tài liệu hướng dẫn thực

hành chi tiết

117

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

a. Đơn hàng bán

Ý nghĩa: ghi nhận tất cả các loại đơn hàng bán phát sinh trong thực tế giữa công ty

với khách hàng.

Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường dẫn: Quản lý bán hàng > Chức năng >

Đơn hàng bán, màn hình hiển thị như hình ảnh bên dưới:

Tìm kiếm

Để tìm kiếm đơn hàng bán đã tạo, dựa vào một số tiêu chí tìm kiếm như sau:

- Khách hàng: nhập tên khách hàng của đơn hàng bán cần tìm kiếm

- Từ ngày – đến ngày: nhập khoảng thời gian đã tạo đơn hàng

- Trạng thái: lọc theo trạng thái đơn đặt hàng

- Mã chứng từ: tìm theo số đơn hàng đã tạo.

- Bấm vào biểu tượng để tìm theo các tiêu chí đã chọn.

- Bấm vào biểu tượng để tiếp tục tìm kiếm cho các đối tượng

khác.

Tạo mới

- Cách 1: upload bảng giá từ file excel theo template

§ Lưu ý: lưu file ở định dạng Excel 2003,

§ Cột mã kho (Cột A): lấy mã theo kho xuất hàng được khai báo tại menu

Dữ liệu nền > Kho vận > khai báo kho

§ Cột Mã chi nhánh/công ty: lấy theo mã chi nhánh/công ty khai báo trên hệ

thống:

o 001: công ty FC

o FC1: chi nhánh Hà Nội

118

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

o FC2: chi nhánh Long An

o FC3: Chi nhánh Khánh Hòa

§ Cột ngày: sau khi nhập ngày tháng sử dụng chức năng format text của excel

chỉnh về định dạng text

§ Cột số SO: mã số đơn hàng – ghi chú (lưu ý: 1 đơn hàng tương đương 1 số

SO)

§ Cột mã khách hàng/tên khách hàng: lấy mã, tên khách hàng đã khai báo

trên ERP

§ Mã sản phẩm, tên sản phẩm: lấy mã sản phẩm và tên sản phẩm bán đã khai

báo trên ERP

§ Bán: ghi số lượng bán ra tương ứng với từng sản phẩm

§ Giá VC (đối với BEV): nhập loại giá A hoặc giá B tương ứng với từng đơn

hàng

§ Giá hoá đơn: nhập giá bán cho từng sản phẩm

§ Đơn Khuyến mãi (cột L): Loại đơn hàng bán: để trống; Nếu là loại đơn

hàng khuyến mãi: ghi 1=> khi đó hệ thống sẽ tự tick vào ô đơn hàng khuyến

mãi có hoá đơn tài chính => hệ thống tự mặc định giá = 0

§ Click vào biểu tượng để chọn tập tin cần upload đơn hàng bán từ

máy tính sau đó bấm hệ thống sẽ tự động upload các đơn

hàng lên hệ thống, và báo “ import thành công”

§ Người dùng vào từng đơn hàng cập nhật, áp khuyến mại nếu có, lưu và

chốt thông tin đơn hàng.

- Cách 2: bấm vào biểu tượng , màn hình hiển thị như hình bên

dưới:

119

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

§ Ngày đơn hàng: nhập ngày thực tế trên đơn hàng.

§ Ngày đề nghị giao: nhập ngày đề nghị giao hàng

§ Đơn vị kinh doanh: chọn đơn vị kinh doanh cho đơn hàng cần tạo mới.

§ Khách hàng: nhập tìm theo tên hoặc mã khách hàng, hệ thống hiển thị danh

sách khách hàng tương ứng theo tiêu chí người dùng nhập.

§ Kênh: chọn kênh cho khách hàng.

§ Kho: Chọn kho đặt hàng cho đơn hàng.

o Chiết khấu thương mại: nhập số tiền chiết khấu thương mại của đơn hàng.

o Ghi chú: Nhập các ghi chú (nếu có) cho đơn hàng

o Nhập thông tin sản phẩm bán hàng:

+ Mã sản phẩm: nhập tìm theo tên hoặc mã sản phẩm, hệ thống hiển thị

danh sách sản phẩm theo tiêu chí nhập của người dùng. Chọn sản phẩm

cần bán cho.

+ Tên & đơn vị tính của sản phẩm: hiển thị tự động theo thông tin sản

phẩm

+ Số lượng: nhập số lượng cần bán trong đơn hàng, hệ thống tự lấy đơn

giá trong bảng giá bán và tính thành tiền.

để lưu lại đơn hàng vừa mới o Sau khi hoàn tất, bấm vào biểu tượng

tạo.

b. Chức năng Lưu và Áp Khuyến mãi:

Ý nghĩa: dựa vào các chương trình Khuyến mãi đã khai báo, hệ thống kiểm tra các

sản phẩm thỏa các chương trình khuyến mãi đã khai báo và tự động tính trả khuyến

mãi cho đơn hàng.

120

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

Cách thực hiện: sau khi tạo mới đơn hàng, bấm vào biểu tượng

để hệ thống kiểm tra và áp khuyến mãi cho khách hàng.

Chỉnh sửa & xóa

- Nhấp vào biểu tượng để chỉnh sửa lại thông tin trong đơn hàng.

- Nếu đơn hàng không còn chỉnh sửa, bấm vào biểu tượng để chốt đơn

hàng, đơn hàng lúc này được chuyển sang bước tiếp theo (chờ duyệt).

Nhấp vào biểu tượng để xóa đơn hàng bán đã tạo ở trạng thái chưa chốt.

c. Duyệt đơn hàng

Ý nghĩa: là chức năng cấp quản lý xác nhận và kiểm tra lại các thông tin trong đơn

hàng trước khi xuất kho.

Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường dẫn: Quản lý bán hàng > Chức năng >

Duyệt đơn hàng, màn hình hiển thị như hình ảnh dưới:

Tìm kiếm

Để tìm kiếm đơn hàng đã duyệt, dựa vào một số tiêu chí tìm kiếm như sau:

- Từ ngày - Đến ngày: nhập khoảng thời gian cần tìm đơn hàng đã duyệt.

- Đối tượng: tìm kheo mã hoặc tên khách hàng

- Loại đơn hàng: lọc tìm theo loại đơn hàng cần duyệt

- Người tạo: nhập tìm theo người tạo đơn hàng.

- Bấm vào biểu tượng để tìm theo các tiêu chí đã chọn.

- Bấm vào biểu tượng để tiếp tục tìm kiếm cho các đối

tượng khác.

Duyệt đơn hàng

121

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Bấm vào biểu tượng để xem thông tin chi tiết trong đơn hàng, màn hình

hiển thị như hình ảnh bên dưới:

- Bấm vào biểu tượng (pop-up) để xem lại thông tin công nợ, công nợ vỏ

két, tổng tấn/khối, tồn kho sản phẩm đạt % hạn sử dụng

- Bấm vào biểu tượng để duyệt đơn hàng.

d. Xuất kho

Ý nghĩa: xuất kho cho khách hàng theo các đơn hàng đã duyệt.

Cách thực hiện: sau khi duyệt hoá đơn tài chính, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu xuất

kho nằm chờ. Vào Quản lý bán hàng > Chức năng > Xuất kho màn hình hiển thị như

hình ảnh bên dưới:

Tìm kiếm

Để tìm kiếm phiếu xuất kho đã tạo, dựa vào một số Tiêu chí tìm kiếm như sau:

- Từ ngày - Đến ngày: nhập khoảng thời gian cần tìm phiếu xuất kho

122

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Số xuất kho: tìm theo số phiếu xuất kho

- Số hóa đơn: tìm phiếu xuất kho theo số hóa đơn.

- Trạng thái: lọc theo trạng thái của phiếu xuất kho.

- Bấm vào biểu tượng để tìm theo các tiêu chí đã chọn.

- Bấm vào biểu tượng để tiếp tục tìm kiếm cho các đối tượng

khác.

Tạo mới

Để tạo mới xuất kho, nhấp vào biểu tượng , màn hình hiển thị như

hình bên dưới:

- Ngày xuất kho: chọn ngày xuất kho cho khách hàng

- Nội dung xuất kho: chọn nội dung xuất tương ứng (Xuất bán cho khách

hàng)

- Khách hàng: chọn khách hàng cần làm phiếu xuất kho

- Số chứng từ hoá đơn: chọn số đơn hàng bán cần xuất kho

- Kho xuất: hệ thống mặc định kho xuất tương ứng với đơn hàng của khách

hàng.

- Bấm vào biểu tượng pop-up chọn lô xuất, hệ thống đề xuất lấy theo ngày

hết hạn gần nhất để xuất trước, tuy nhiên người dùng được quyền lựa chọn

và thay đổi.

123

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Ghi chú: Nhập vào thông tin ghi chú cho phiếu xuất kho (nếu có)

- Bấm vào biểu tượng để lưu lại thông tin PXK.

Chỉnh sửa/Xóa và chốt

- Bấm vào biểu tượng để chỉnh sửa thông tin, bấm vào biểu tượng để

lưu lại thông tin mới chỉnh sửa.

- Nếu PXK không còn chỉnh sửa, bấm vào biểu tượng để chốt PXK.

- Nhấp vào biểu tượng để xóa PXK ở trạng thái chưa chốt.

Định khoản xuất kho

- Định khoản giá vốn hàng bán

Nợ Tk 632xxx : giá xuất kho

Có Tk 15xx dưới mã sản phẩm: Gía xuất kho

Note: đối với loại hàng hóa là thành phẩm và hàng hóa, định khoản xuất kho

đưa vào tài khoản 632xx, với những loại hàng hóa còn lại định khoản vào tài

khoản 81180000

- Đối với đơn hàng có xuất bù, định khoản xuất bù

Nợ - Lưu KM

chi phí

Có

e. Xuất hóa đơn tài chính (HĐTC)

Ý nghĩa: Xuất HĐTC dùng ghi nhận doanh thu và công nợ cho khách hàng theo đơn

hàng bán đã được duyệt.

Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường dẫn: Quản lý bán hàng > Chức năng >

Xuất HĐTC, màn hình hiển thị như hình ảnh bên dưới:

124

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

Tìm kiếm

Để tìm kiếm HĐTC đã tạo, dựa vào một số tiêu chí tìm kiếm như sau:

- Từ ngày - Đến ngày: nhập khoảng thời gian cần tìm HĐTC

- Khách hàng: tìm theo tên KH.

- Số HĐ: tìm kiếm theo số HĐTC đã tạo.

- Đơn đặt hàng: tìm theo mã đơn đặt hàng đã xuất HĐTC

- Trạng thái: lọc theo trạng thái HĐTC đã tạo.

- Bấm vào biểu tượng để tìm theo các tiêu chí đã chọn.

- Bấm vào biểu tượng để tiếp tục tìm kiếm cho các đối tượng

khác.

Tạo mới

Sau khi chốt xuất kho, hệ thống sẽ tự động tạo HĐTC, nhấp vào hóa đơn màn

hình hiển thị hình ảnh bên dưới:

- Kiểm tra thông tin HĐTC, bấm vào biểu tượng để lưu lại thông tin

HĐTC.

Chỉnh sửa/Chốt/Xóa

- Nhấp vào biểu tượng để chỉnh sửa thông tin, bấm vào biểu tượng để

lưu lại thông tin đã chỉnh sửa.

- Hoá đơn tài chính không còn chỉnh sửa, bấm vào biểu tượng để chốt

hoá đơn tài chính

125

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Nhấp vào biểu tượng để xóa hoá đơn tài chính, chỉ xóa hoá đơn tài

chính ở trạng thái chưa chốt.

- Nhấp vào biểu tượng để in hoá đơn tài chính.

Đinh khoản kế toán

Hóa đơn tài chính sau khi chốt hệ thống tự động định khoản:

- Nợ TK 131 bên dưới Mã khách hàng : Tiền hàng

Có 511 ( tài khoản doanh thu theo loại sản phẩm): tiền hàng

- Nợ TK 131 bên dưới Mã khách hàng: Tiền thuế

Có TK 33311000 đầu ra nội đia: tiền thuế

Nếu có chiết khấu 1 dòng trên hóa đơn:

- Nợ TK chiết khấu theo loại sản phẩm

Có TK 131 bên dưới mã khách hàng

Note: Đối với loại hàng hóa là thành phẩm và hàng hóa, định khoản xuất kho đưa

vào tài khoản 632xx, với những loại hàng hóa còn lại định khoản vào tài khoản

71180000

126

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

1.3. Quy trình mua hàng cơ bản trên hệ thống SalesUp ERP

1.3.1. Quy trình mua trong nước

a. Đơn mua hàng

Ý nghĩa: Để mua hàng hóa cần phải lập đơn mua hàng gửi đến nhà cung cấp

Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường dẫn: Quản lý mua hàng > Mua hàng trong

nước > Đơn mua hàng, màn hình hiển thị như hình ảnh bên dưới:

127

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

b. Duyệt đơn mua hàng

Vào left menu Quản lý mua hàng > Mua hàng trong nước > Duyệt Đơn mua hàng

- Duyệt đơn mua hàng theo Chính sách duyệt được khai trên dữ liệu nền

- Click nút tác vụ để duyệt đơn mua hàng.

c. Nhận hàng

Ý Nghĩa: Theo dõi nhận hàng làm tăng kho hàng bán công ty

Cách thực hiện: Vào chức năng theo đường dẫn: Quản lý mua hàng > Mua hàng

trong nước > Nhận hàng, màn hình chức năng sẽ như hình này:

d. Hóa đơn nhà cung cấp

Ý nghĩa: Nhập thông tin của hoá đơn nhà cung cấp

Cách thực hiện: Vào chức năng theo đường dẫn Quản lý mua hàng > Mua hàng

trong nước > Hóa đơn nhà cung cấp:

128

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

e. Kiểm định chất lượng

Ý nghĩa: Kiểm định chất lượng sản phẩm mua về trước khi nhập kho. Mỗi phiếu

kiểm định sẽ kiểm định cho từng vị trí trong phiếu nhận hàng.

Cách thực hiện:

Sau khi Nhận hàng: nếu sản phẩm nào có bắt buộc kiểm định (Khai trên dữ liệu nền

sản phẩm) thì hệ thống sẽ tự động tạo một phiếu kiểm định nằm chờ

Nhấn vào biểu tượng để kiểm tra thông tin bên trong. Sau khi kiểm tra xong nhấn

nút để duyệt kiểm định cho phiếu kiểm định chất lượng đó.

129

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

f. Chuyển kho

Sau khi duyệt kiểm định, hệ thống sẽ tự động tạo 1 phiếu chuyển kho chuyển hàng

đạt từ kho Chờ xử lý sang kho Tồn trữ. Phiếu chuyển kho sẽ nằm ở menu Quản lý

tồn kho > Chức năng > Chuyển kho như hình bên dưới:

Nhấn vào nút để kiểm tra và chỉnh sửa thông tin bên trong phiếu. Và nhấn nút

để chốt phiếu chuyển kho.

g. Nhập kho

Sau khi chốt phiếu Chuyển kho, hệ thống cũng sẽ tự động tạo 1 phiếu Nhập kho nằm

chờ để thủ kho có thể nhận hàng đạt từ kho chờ xử lý chuyển sang. Và phiếu nhập

kho sẽ nằm ở menu Quản lý tồn kho > Chức năng > Nhập kho:

130

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

Nhấn nút để nhập kho, màn hình sẽ hiện như bên dưới:

Sau khi kiểm tra lại thông tin, nhấn nút để hoàn tất nghiệp vụ nhập kho.

131

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

1.3.2. Quy trình mua nhập khẩu

a. Đơn mua hàng

Ý nghĩa: Để mua hàng hóa cần phải lập đơn mua hàng gửi đến nhà cung cấp

Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường dẫn: Quản lý mua hàng > Mua hàng nhập

khẩu > Đơn mua hàng, màn hình hiển thị như hình ảnh bên dưới:

132

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

b. Duyệt đơn mua hàng

Vào left menu Quản lý mua hàng > Mua hàng Nhập khẩu > Duyệt Đơn mua hàng

- Duyệt đơn mua hàng theo Chính sách duyệt được khai trên dữ liệu nền

- Click nút tác vụ để duyệt đơn mua hàng.

c. Nhận hàng

Ý Nghĩa: Nhận hàng về kho của công ty

Cách thực hiện: Vào chức năng theo đường dẫn: Quản lý mua hàng > Mua hàng

nhập khẩu > Nhận hàng, màn hình chức năng như hình bên dưới:

d. Hóa đơn nhà cung cấp

Ý Nghĩa: Nhập thông tin của hoá đơn nhà cung cấp

Cách thực hiện: Vào chức năng theo đường dẫn: Quản lý mua hàng> Mua hàng

nhập khẩu> Hóa đơn nhà cung cấp, màn hình hiện lên như sau:

133

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

Tìm kiếm

- Ngày ghi nhận: tìm theo ngày ghi nhận công nợ của hóa đơn.

- Số chứng từ: lọc theo số chứng từ của hóa đơn

- Số hóa đơn: Tìm theo số hóa đơn nhà cung cấp

- Số PO: Tìm theo số PO

- Người tạo: Tìm theo tên user người tạo

- Nhà cung cấp: Tìm theo tên hoặc Mã của nhà cung cấp

- Trạng thái: tìm theo trạng thái của hóa đơn Chờ xác nhận, Đã xác nhận,

Đã xóa, Đã duyệt, Đã hủy….

Tạo mới

- Chọn nhà cung cấp cần tạo hóa đơn

- Chọn nhận hàng cần tạo hóa đơn ở popup Chọn nhận hàng

- Nhập tỉ giá cho hóa đơn

- Nhập các thông tin của hóa đơn như Mẫu hóa đơn, số hoá đơn, kí hiệu

hóa đơn, ngày hóa đơn.

134

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Sau khi đã điền đầy đủ thông tin hóa đơn nhấn nút để lưu lại hóa

đơn.

Chỉnh sửa, chốt và xóa

- Hóa đơn nhà cung cấp ở trạng thái chưa chốt mới được chỉnh sửa và xóa,

nhấn vào biểu tượng để chỉnh sửa hoá đơn nhà cung cấp.

- Sau khi kiểm tra lại lần nữa thấy thông tin đã chính xác thì nhấn nút chốt

để hoàn tất nghiệp vụ.

- Sau khi khai hoá đơn nhà cung cấp, bước tiếp theo là khai Thuế nhập

khẩu cho Hoá đơn vừa tạo. Để thực hiện vào chức năng theo đường dẫn:

Quản lý mua hàng > Mua hàng nhập khẩu > Thuế nhập khẩu, màn hình

chức năng như hình bên dưới:

Định khoản sau khi chốt thuế nhập khẩu:

Nợ TK 15xxxx< tài khoản dưới mã sản phẩm> : Tiền thuế nhập khẩu

Có TK 33330000: Tiền thuế nhập khẩu

Nợ Tk 1331200: Tiền Thuế VAT nhập khẩu

Có TK 3331200: Tiền Thuế VAT nhập khẩu

Duyệt hóa đơn NCC

- Quản lý công nợ -> công nợ phải trả -> duyệt hóa đơn nhà cung cấp: nhấn

nút duyệt để hóa đơn nhà cung cấp. Hóa đơn sau khi được duyệt

phát sinh định khoản

- Nợ Tk 33888100 (lưu mã đối tượng khác của nhà cung cấp): tiền hàng

135

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

Có Tk 33112000: Tiền hàng

- Nợ Tk 13312000: Tiền thuế

Có Tk 33112000: tiền thuế

e. Kiểm định chất lượng

Ý nghĩa: Kiểm định chất lượng sản phẩm mua về trước khi nhập kho. Mỗi phiếu

kiểm định sẽ kiểm định cho từng vị trí trong phiếu nhận hàng.

Cách thực hiện:

- Sau khi Nhận hàng: nếu sản phẩm nào có bắt buộc kiểm định (Khai trên dữ liệu

nền sản phẩm) thì hệ thống sẽ tự động tạo một phiếu kiểm định nằm chờ

- Nhấn vào biểu tượng để kiểm tra thông tin bên trong. Sau khi kiểm tra xong

nhấn nút để duyệt kiểm định cho phiếu kiểm định chất

lượng đó.

136

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

f. Chuyển kho

- Sau khi duyệt kiểm định, hệ thống sẽ tự động tạo 1 phiếu chuyển kho chuyển hàng

đạt từ kho Chờ xử lý sang kho Tồn trữ. Phiếu chuyển kho sẽ nằm ở menu Quản

lý tồn kho > Chức năng > Chuyển kho như hình bên dưới:

- Nhấn vào nút để kiểm tra và chỉnh sửa thông tin bên trong phiếu. Và nhấn

nút để chốt phiếu chuyển kho.

g. Nhập kho

- Sau khi chốt phiếu Chuyển kho, hệ thống cũng sẽ tự động tạo 1 phiếu Nhập kho

nằm chờ để thủ kho có thể nhận hàng đạt từ kho chờ xử lý chuyển sang. Và phiếu

nhập kho sẽ nằm ở menu Quản lý tồn kho > Chức năng > Nhập kho:

137

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Nhấn nút để nhập kho, màn hình sẽ hiện như bên dưới:

- Sau khi kiểm tra lại thông tin, nhấn nút để hoàn tất nghiệp vụ nhập kho.

138

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

1.3.3. Quy trình mua tài sản cố định/chi phí dịch vụ (TSCĐ/CPDV)

a. Đề nghị mua hàng

Ý nghĩa: Phòng kế hoạch sẽ làm đề nghị mua hàng để yêu cầu cấp trên cấp thêm

TSCĐ, công cụ dụng cụ hoặc vật tư phục vụ cho hoạt động của các phòng ban công

ty.

Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường dẫn: Quản lý mua hàng => Mua

VT/CPDV/TSCĐ/CCDC (vật tư, chi phí dịch vụ, tài sản cố định, công cụ dụng cụ)

=> Đề nghị mua hàng, màn hình hiển thị như hình ảnh bên dưới:

139

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

Tìm kiếm:

Để tìm kiếm lại các Đề nghị mua hàng đã tạo, dựa vào 1 số tiêu chí tìm kiếm

như sau:

- Từ ngày – đến ngày: theo khoảng thời gian tạo Đề nghị mua hàng.

- Đơn vị thực hiện: tìm phòng ban đã tạo Đề nghị mua hàng (Phòng kế

hoạch,..).

- Loại hàng hóa: tìm theo loại hàng hóa của Đề nghị mua hàng: CCDC,

TSCĐ, CPDV,…

- Trạng thái: tìm trạng thái của Đề nghị mua hàng: Chưa chốt, Đã chốt, Đã

duyệt,…

- Người tạo: lọc theo user dã tạo Đề nghị mua hàng

- Mã Sản phẩm: tìm theo mã sản phẩm trong Đề nghị mua hàng

- Số Đề nghị mua hàng: Tìm theo Số chứng từ Đề nghị mua hàng

Tạo mới:

Để tạo mới một Đề nghị mua hàng, bấm vào biểu tượng màn hình

hiển thị như hình ảnh bên dưới:

140

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Ngày đề nghị: chọn ngày làm Đề nghị mua hàng

- Đơn vị thực hiện: chọn phòng ban tạo Đề nghị mua hàng.

- Loại hàng hóa: Chọn loại hàng hóa muốn làm Đề nghị mua hàng: TSCĐ,

CCDC,..

- Ghi chú: Nhập ghi chú cho Đề nghị mua hàng vừa tạo

- Công văn được ký: chọn tệp đính kèm (Công văn đã ký của Đề nghị mua

hàng này)

- Nhập mã hoặc tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, đơn vị tính,…

- Bấm vào biểu tượng để lưu Đề nghị mua hàng vừa tạo.

Chỉnh sửa, xóa và chốt:

- Người dùng chỉ có thể chỉnh sửa và xóa đối với những Đề nghị mua hàng

ở trạng thái Chưa chốt.

- Bấm vào biểu tượng để chỉnh sửa lại Đề nghị mua hàng đã tạo.

- Sau khi kiểm tra thông tin đã đúng, bấm vào biểu tượng để chốt Đề

nghị mua hàng.

b. Tìm Nhà Cung Cấp.

Ý nghĩa:Tìm kiếm những nhà cung cấp có uy tín, chất lượng và giá cả phù

hợp.

Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường dẫn Quản lý mua hàng> Mua hàng

VT/CPDV/TSCĐ/CCDC> Tìm nhà cung cấp, màn hình hiện ra như hình bên

dưới:

141

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

Tìm kiếm:

- Số đề nghị mua hàng: tìm theo số Đề nghị mua hàng đã tạo.

- Trạng thái: Tìm theo trạng thái của tìm nhà cung cấp (chưa chốt, đã chốt)

Tạo mới:

- Bấm để tạo mới tìm kiếm nhà cung cấp, mà hình sẽ hiện thị

như hình bên dưới:

- Chọn đề nghị mua hàng muốn tìm nhà cung cấp

- Nhập diễn giải: lý do,…

- Tìm theo đề nghị mua hàng: Nếu không muốn chọn nhà cung cấp cho từng

sản phẩm thì tick chọn ô này => chọn nhà cung cấp cho cả tất cả sản phẩm

của Đề nghị mua hàng.

- Bấm vào biểu tượng để lưu tìm nhà cung cấp vừa tạo.

c. Dự toán vật tư

Ý nghĩa: Lựa chọn nhà cung cấp có mức giá và chất lượng phù hợp nhất.

142

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường dẫn Quản lý mua hàng > Mua hàng

VT/CPDV/TSCĐ/CCDC > Dự toán vật tư, màn hình hiển thị như hình ảnh

bên dưới:

Tìm kiếm :

- Từ ngày – đến ngày: tìm theo khoảng thời gian của những phiếu dự toán

đã tạo.

- Loại hàng hóa: lọc theo loại hàng hóa: sản phẩm nhập kho, TSCĐ,...

- Đơn vị thực hiện: Phòng ban thực hiện Đề nghị mua hàng.

- Người tạo: Nguời tạo dự toán vật tư

- Trạng thái tìm theo trạng thái của dự toán Vật Tư

- Mã sản phẩm: tìm theo mã sản phẩm bên trong dự toán vật tư

- Mã dự toán vật tư: tìm theo số Mã dự toán vật tư

Tạo mới

- Bấm nút để tạo mới Dự toán vật tư, màn hình sẽ hiện ra như

hình bên dưới

143

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Đề nghị mua hàng: Chọn Đề nghị mua hàng muốn làm dự toán vật tư, sau

đó hệ thống sẽ tự load ra tất cả các thông tin của Đề nghị mua hàng như

trên hình.

- Nhập thuế VAT

- Đối với mua CCDC: đơn giá sẽ được load từ dữ liệu nền Duyệt Nhà cung

cấp

- Đối với CPDV/TSCĐ: đơn giá tự nhập tay vào

- Bấm vào biểu tượng để lưu dự toán vật tư vừa tạo.

Chỉnh sửa/chốt/xóa:

- Vào biểu tượng để xem lại thông tin của dự toán vật tư. Sau khi kiểm

tra dự toán đã đúng yêu cầu thì bấm nút để chốt dự toán vật tư.

Duyệt dự toán vật tư:

- Dự toán sau khi được chốt thì trên màn hình của người được phân quyền

duyệt sẽ hiện lên nút chốt duyệt , sau khi xem xét thông tin của dự

toán vật tư và thấy nó đã đảm bảo yêu cầu thì tiến hành chốt duyệt, khi đó

sẽ hiện lên màn nút chuyển , bấm nút này màn hình sẽ hiện ra màn

hình chọn như bên dưới:

144

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Tại đây người duyệt dự toán sẽ tiến hành chọn từng nhà cung cấp cho mỗi

mặt hàng cần mua. Sau khi lưu lại thì hệ thống tự động sinh ra PO mua

hàng tương ứng: Nếu chọn một nhà cung cấp cho tất cả sản phẩm thì sẽ

sinh ra một PO duy nhất còn nếu chọn cho mỗi sản phẩm mỗi nhà cung

cấp khác nhau thì sẽ sinh ra số lượng PO tương ứng với số nhà cung cấp

được chọn.

d. Đơn mua hàng

Ý nghĩa: là chứng từ đặt mua hàng hóa gửi cho nhà cung cấp.

145

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

Tiêu chí tìm kiếm:

- Từ ngày – đến ngày: tìm theo khoảng thời gian đơn hàng.

- Đơn vị thực hiện: lọc theo Phòng ban thực hiện.

- Mã và tên nhà cung cấp: tìm theo mã và tên nhà cung cấp

- Số đơn hàng: tìm theo số đơn hàng đã tạo.

e. Duyệt đơn mua hàng

Vào left menu Quản lý mua hàng > Mua hàng VT/CPDV/TSCĐ/CCDC >

Duyệt Đơn mua hàng, để duyệt đơn mua hàng.

- Duyệt đơn mua hàng theo Chính sách duyệt được khai trên dữ liệu nền

- Click nút tác vụ để duyệt đơn mua hàng.

f. Nhận hàng

Bước nhận hàng chỉ áp dụng đối với loại mua CCDC.

Tìm kiếm

- Từ ngày đến ngày: tìm theo khoảng thời gian làm nhận hàng.

- Đơn vị thực hiện: Lọc theo tên phòng ban thực hiện.

- Mã đơn mua hàng: Tìm theo số PO

- Mã nhận hàng: tìm theo mã của nhận hàng.

- Số hóa đơn: Tìm theo số hóa đơn nhà cung cấp

- Người tạo: Tìm theo tên user người tạo

- Nhà cung cấp/khách hàng: Tìm theo tên hoặc Mã của nhà cung cấp

146

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Trạng thái: tìm theo trạng thái của nhận hàng: Chưa chốt, Đã chốt, đã

xóa,…

Cách thực hiện

- Sau khi bấm nút chuyển ở chức năng hoá đơn nhà cung cấp thì

giao diện nhận hàng sẽ như hình bên dưới:

- Chọn đơn vị thực hiện: phòng ban thực hiện

§ Nếu là CCDC thì sẽ phải nhập thông tin của lô hàng: số lượng, số lô và

hạn dùng.

- Bấm vào biểu tượng để lưu nhận hàng vừa tạo.

Chỉnh sửa, chốt và xóa.

- Nhận hàng ở trạng thái chưa chốt mới được chỉnh sửa và xóa, bấm vào

biểu tượng để chỉnh sửa nhận hàng.

- Sau khi kiểm tra lại lần nữa thấy thông tin đã chính xác thì nhấn nút

chốt để hoàn tất nghiệp vụ nhận hàng. Đối với CCDC thì nó sẽ

147

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

làm tăng kho nhận còn đối với TSCĐ và CPDV nó chỉ như là xác nhận

đã nhận được hàng.

g. Hóa đơn Nhà Cung Cấp:

Ý nghĩa: Nhập thông tin hóa đơn của nhà cung cấp

Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường dẫn Quản lý mua hàng >Mua hàng

VT/CPDV/TSCĐ/CCDC > Hóa đơn nhà cung cấp, màn hình sẽ hiển thị như bên

dưới:

Tìm kiếm:

- Ngày ghi nhận: tìm theo ngày ghi nhận công nợ của hóa đơn.

- Số chứng từ: lọc theo số chứng từ của hóa đơn

- Số hóa đơn: Tìm theo số hóa đơn nhà cung cấp

- Số PO: Tìm theo số PO

- Người tạo: Tìm theo tên user người tạo

- Nhà cung cấp: Tìm theo tên or Mã của nhà cung cấp

- Trạng thái: tìm theo trạng thái của hóa đơn Chờ xác nhận, Đã xác nhận,

Đã xóa, Đã duyệt, Đã hủy….

Tạo mới

v Đối với mua CCDC: Vô left menu Quản lý mua hàng > Mua VT/ CPDV/

TSCĐ/ CCDC > Hóa đơn VT/CCDC:

- Nhấn nút để tạo mới hoá đơn nhà cung cấp

148

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp ứng với nhận hàng cần tạo hóa đơn

- Số nhận hàng: chọn số nhận hàng cần làm hóa đơn.

- Nhập Kí hiệu hóa đơn – Mẫu hóa đơn – Số hóa đơn – Ngày hóa đơn

- Bấm vào biểu tượng để lưu hoá đơn nhà cung cấp vừa tạo

v Đối với mua CCDC: Vô left menu Quản lý mua hàng > Mua VT/ CPDV/

TSCĐ/ CCDC > Hóa đơn nhà cung cấp (TSCD):

- Nhấn nút để tạo mới hoá đơn nhà cung cấp .

- Nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp ứng với PO cần tạo hóa đơn

- Số PO: chọn PO cần làm hóa đơn.

- Nhập Kí hiệu hóa đơn – Mẫu hóa đơn – Số hóa đơn – Ngày hóa đơn

- Bấm vào biểu tượng để lưu hoá đơn nhà cung cấp vừa tạo

149

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

Chỉnh sửa, xóa và chốt:

- Hóa đơn ở trạng thái chưa chốt mới được chỉnh sửa và xóa, bấm vào

biểu tượng để chỉnh sửa hoá đơn nhà cung cấp.

- Sau khi kiểm tra lại lần nữa thấy thông tin đã chính xác thì nhấn nút

để chốt hóa đơn.

1.4. Bài tập thực hành

1.4.1. Bài tập về quy trình bán hàng

a. Tạo mới khách hàng với những điều kiện sau:

- Mã khách hàng: lấy mã số sinh viên

- Tên khách hàng: đặt theo cấu trúc “Hộ kinh doanh + Tên sinh viên”

- Địa chỉ giao hàng:

+ Mã số SV chẵn: Ba Đình, Hà Nội

+ Mã số SV lẻ: Quận 1, TP Hồ Chí Minh

- Tỉnh/Thành phố:

+ Mã số SV chẵn: Hà Nội

+ Mã số SV lẻ: Hồ Chí Minh

- Quận/Huyện:

+ Mã số SV chẵn: Ba Đình

+ Mã số SV lẻ: Quận 1

- Địa chỉ xuất hóa đơn: lấy Địa chỉ giao hàng

- Người đại diện: lấy tên sinh viên

- Mã số thuế: lấy mã số sinh viên

- Tên xuất hóa đơn: lấy Tên khách hàng

- Điện thoại, FAX, Email, CMND: lấy thông tin cá nhân của sinh viên (thông

tin nào ko có thì để trống)

- Hoạt động: tick hoạt động

- Khu vực:

+ Mã số SV chẵn: Miền Bắc 1

+ Mã số SV lẻ: HCM 1

- Bảng giá áp dụng:

+ Mã số SV chẵn: Bảng giá “MT TOÀN QUỐC-tăng- GOC”

150

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

+ Mã số SV lẻ: Bảng giá “THỰC PHẢM VIỆT”

- Kênh bán hàng:

+ Mã số SV chẵn: Kênh hiện đại

+ Mã số SV lẻ: Kênh truyền thống

- Tài khoản: 13111000 – Phải thu khách hàng trong nước

- Hạn mức nợ: 20.000.000VNĐ (nhập vô pm nhập theo dạng số 20000000)

- Đơn vị kinh doanh: ABC

- Số ngày nợ: 15 ngày (nhập vô pm nhập theo dạng số 15)

- Loại khách hàng:

+ Mã số SV chẵn: Đại lý

+ Mã số SV lẻ: Nhà phân phối

- Nhóm Khách hàng: Nhóm KH AEON

- Khu vực giao hàng: lấy theo Quận/Huyện của khách hàng

b. Thực hiện quy trình bán hàng cho đơn hàng sau:

- Ngày đơn hàng:

+ Mã số SV chẵn: ngày 13/06/2018

+ Mã số SV lẻ: ngày 14/06/2018

- Khách hàng: chọn khách hàng mà sv đã tạo

- Kho đặt: Thành phẩm 118

- Bảng giá: hệ thống sẽ tự load lên sv ko cần chọn.

- Nhãn hàng: Nhãn hàng 001

- Nhập sản phẩm bán:

+ 1122530066 - Thành phẩm nội địa 39676: số lượng 15

+ 1111010001 - Thành phẩm nội địa 39505: số lượng 10

- Lưu và áp khuyến mãi:

+ Mã số SV chẵn: Chọn CTKM có mã –tên “CTKM0001-Chương trình

khuyến mãi 001”

+ Mã số SV lẻ: Chọn CTKM có mã –tên “CTKM0002-Chương trình khuyến

mãi 002”

- Lưu đơn hàng

- Sau đó làm tiếp các bước của quy trình bán hàng.

151

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

1.4.2. Bài tập về quy trình mua hàng

a. Tạo mới nhà cung cấp với những điều kiện sau:

- Mã nhà cung cấp: lấy mã số sinh viên

- Tên tên nhà cung cấp: đặt theo cấu trúc “Nhà cung cấp + Tên sinh viên”

- Địa chỉ nhà cung cấp:

+ Mã số SV chẵn: Ba Đình, Hà Nội

+ Mã số SV lẻ: Quận 1, TP Hồ Chí Minh

- Mã số thuế: lấy mã số sinh viên

- Điện thoại nhà cung cấp, Tên người liên hệ, Điện thoại người liên hệ, Email

người liên hệ: lấy theo thông tin của sinh viên (thông tin nào không có thì để

trống)

- Loại nhà cung cấp: chọn Nhà cung cấp nhập khẩu

- Tài khoản ghi nhận công nợ: 33112000 – Phải trả cho nhà cung cấp nước

ngoài

- Đơn vị kinh doanh: chọn ABC

- Lưu lại những thông tin đã nhập => Duyệt nhà cung cấp vừa tạo

b. Tạo Duyệt giá NCC

- Nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp sinh viền vừa tạo

- Từ ngày 01/06/2018

- Đến ngày: 30/06/2018

- Mã sản phẩm:

+ 1122530088 - Thành phẩm nội địa 39698: giá mua 12

+ 1122530089 - Thành phẩm nội địa 39699: giá mua 20

- Lưu lại thông tin đã tạo

- Chốt bảng giá vừa tạo

c. Tạo đơn mua hàng:

- Ngày mua hàng: Ngày 09/06/2018

- Mã nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp sinh viên vừa tạo

- Đơn vị thực hiện:

+ Mã số SV chẵn: chọn Khối BOD

+ Mã số SV lẻ: chọn BP FA

152

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Ghi chú: Nhập Mã số sv – Tên sv

- Nhập sản phẩm mua hàng:

+ 1122530088 - Thành phẩm nội địa 39698: số lượng 20

+ 1122530089 - Thành phẩm nội địa 39699: số lượng 30

- Lưu đơn mua hàng => Chốt đơn mua hàng

d. Duyệt đơn mua hàng

e. Nhận hàng:

- Ngày chứng từ: chọn ngày chứng từ bằng ngày của đơn mua hàng

- Kho chờ xử lý và Kho nhận: cho Kho thành phẩm

- Diễn giải – Ghi chú: nhập MSSV – Tên sv

- Nhập thông tin lô – ngày sản xuất – ngày hết hạn của sản phẩm nhập kho

+ Lô: nhập theo cấu trúc “4 số cuối của MSSV_001”

+ Ngày sản xuất: ngày 01/03/2018

- Lưu thông tin phiếu nhận hàng => Chốt phiếu nhận hàng

f. Thực hiện quy trình kiểm định chất lượng

g. Cập nhật hóa đơn nhà cung cấp

- Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp chọn trên đơn mua hàng

- Ngày ghi nhận: 10/06/2018

- Mẫu hóa đơn: MKT

- Số hóa đơn: nhập theo cấu trúc “4 số cuối của MSSV + 001”

- Ký hiệu hóa đơn: 2 số đầu của MSSV

- Ngày hóa đơn: chọn bằng Ngày ghi nhận

- Diễn giải chứng từ: MSSV – Tên

- Nhập số lượng hóa đơn

Lưu hóa đơn => Chốt hóa đơn => Duyệt hóa đơn

2. Bài tập trên hệ thống SAP ERP hoặc openERP

Sinh viên sẽ cấu hình hệ thống dựa trên mô hình doanh nghiệp GBI giả định đã được

đề cập trong các chương trước. Trên hệ thống này, giảng viên sẽ cung cấp hệ thống

các case study, bài tập trong từng chương. Sinh viên sẽ thực hiện theo từng bước

trong case study để nắm được cách thức sử dụng hệ thống và sau đó làm bài tập. Do

153

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

các case study trên hệ thống cung cấp cho sinh viên bằng tiếng Anh nên tác giả không

đưa vào đây.

Bài tập

1. Kho MI00 (Miami) của công ty GBI đang thiếu mặt hàng Repair Kit (mã

RKIT1###). Tạo phiếu mua hàng (Purchase Order) cho mặt hàng trên với số

lượng là 100, đơn giá 17 USD. Mua từ nhà cung cấp Rapids Nuts n Bolts (mã

108###) và nhận hàng 2 lần. Các thông tin được cho như sau:

- Ngày chuyển hàng (Delivery date): sau ngày hiện tại 1 tuần

- Bộ phận bán hàng (Purchase Organization): US00

- Nhóm bán hàng (Purchase Group): N00

- Mã công ty con (Company Code): US00

- Vị trí lưu kho (Storage Location): TG00

- Ngày nhập kho lần đầu: sau ngày hiện tại 1 tuần (nhận 50 đơn vị sản phẩm)

- Ngày nhập kho lần hai: sau lần đầu 1 tuần ((nhận 50 đơn vị sản phẩm)

- Nhập số 111ddmmyy (ddmmyy: ngày tháng năm hiện tại) vào cột Reqmt No.

2. Tạo 2 phiếu nhập kho (Goods Receipt) tương ứng với 02 lần nhận hàng.

3. Tạo 2 hóa đơn nhận từ nhà cung cấp (Invoice Receipt from Vendor) có số tiền

tương ứng với hai chứng từ nhập kho. Cho các thông tin sau:

- Loại thuế (Tax code): XI

- Ghi chú (Text) cho 2 hóa đơn: INVOICE 01ddmmyy-### và INVOICE

02ddmmyy-###

- Mã Jurisdiction (Jurisd. Code): TX0000000

4. Tạo 1 phiếu thanh toán tổng số tiền của 2 hóa đơn từ nhà cung cấp (Payment to

vendor). Tài khoản ngân hàng: 100000.

5. Hiển thị lịch sử các chứng từ của phiếu mua hàng (Purchase order history), chụp

và dán vào Word. Tìm số chứng từ của phiếu thanh toán và chụp bút toán định

khoản cho nghiệp vụ này.

6. Tạo phiếu bán hàng (Sales order) cho khách hàng Motown Bikes (mã 8###) bao

gồm các sản phẩm sau:

- Repair Kit (mã RKIT1###) vừa mua: 20 đơn vị sản phẩm

154

Bài giảng ERP

Thực hành hệ thống

- Xe đạp màu đen (DXTR1###): 5 đơn vị sản phẩm, có vị trí lưu kho (storage

location) là FG00

Cho các thông tin sau:

- Đơn vị kinh doanh (Sales Organization): UE00

- Kênh bán hàng (Distribution Chanel): WH

- Phân loại sản phẩm (Division): lựa chọn tùy thuộc vào các sản phẩm bán

- Nhập số 111ddmmyy (ddmmyy: ngày tháng năm hiện tại) cho ô PO number

- Ngày yêu cầu giao hàng (Req.deliv.date): sau ngày hiện tại 1 tuần

- Kho giao hàng (Deliver.Plant): MI00

7. Tạo phiếu giao hàng (Goods Issue) cho đơn hàng vừa tạo. Vị trí gửi hàng

(Shipping point) là MI00.

8. Tạo hóa đơn khách hàng (Invoice for Customer). Bỏ qua các bước nhập thông số

in ấn.

9. Tạo chứng từ cho khoản thanh toán hóa đơn trên của khách hàng (Receipt of

Customer Payment). Tài khoản ngân hàng: 100000.

10. Hiển thị các chứng từ của phiếu bán hàng (Display document flow), chụp và dán

vào Word. Tìm số chứng từ của phiếu thanh toán và chụp bút toán định khoản

cho nghiệp vụ này.

155

PHỤ LỤC

Bảng cân đối kế toán theo thông tư 200

Mẫu số B 01 – DN Đơn vị báo cáo:……………….... Địa chỉ:………………………….

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Tại ngày ... tháng ... năm ...(1) (Áp dụng cho doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục)

TÀI SẢN

Đơn vị tính:............. Số cuối Thuyết năm minh (3) 4 3

Số đầu năm (3) 5

A - TÀI SẢN NGẮN HẠN

Mã số 2 100

110 111 112

I. Tiền và các khoản tương đương tiền 1. Tiền 2. Các khoản tương đương tiền II. Đầu tư tài chính ngắn hạn 1. Chứng khoán kinh doanh 2. Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh (*) 120 121 122 (…) (…)

3. Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn III. Các khoản phải thu ngắn hạn 123 130

1. Phải thu ngắn hạn của khách hàng 131

2. Trả trước cho người bán ngắn hạn 132

133 134 135 136 137 139

3. Phải thu nội bộ ngắn hạn 4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 5. Phải thu về cho vay ngắn hạn 6. Phải thu ngắn hạn khác 7. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (*) 8. Tài sản thiếu chờ xử lý IV. Hàng tồn kho 1. Hàng tồn kho 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 140 141 149 (…) (…)

- xv -

V. Tài sản ngắn hạn khác 1. Chi phí trả trước ngắn hạn 2. Thuế GTGT được khấu trừ 3. Thuế và các khoản khác phải thu Nhà nước 4. Giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ 5. Tài sản ngắn hạn khác 150 151 152 153 154 155 200 B - TÀI SẢN DÀI HẠN

210 211 212 213 214 215 216 219 (...) (...)

220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 (…) (…) (…) (…) (…) (…)

(…) (…)

I. Các khoản phải thu dài hạn 1. Phải thu dài hạn của khách hàng 2. Trả trước cho người bán dài hạn 3. Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc 4. Phải thu nội bộ dài hạn 5. Phải thu về cho vay dài hạn 6. Phải thu dài hạn khác 7. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (*) II. Tài sản cố định 1. Tài sản cố định hữu hình - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 2. Tài sản cố định thuê tài chính - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 3. Tài sản cố định vô hình - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) III. Bất động sản đầu tư - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) IV. Tài sản dở dang dài hạn 1. Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang dài hạn 2. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang V. Đầu tư tài chính dài hạn 1. Đầu tư vào công ty con 2. Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết 3. Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 4. Dự phòng đầu tư tài chính dài hạn (*) 5. Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn VI. Tài sản dài hạn khác 1. Chi phí trả trước dài hạn 2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 230 231 232 240 241 242 250 251 252 253 254 255 260 261 262 (…) (…)

- xvi -

3. Thiết bị, vật tư, phụ tùng thay thế dài hạn 4. Tài sản dài hạn khác

263 268 270

TỔNG CỘNG TÀI SẢN (270 = 100 + 200)

C - NỢ PHẢI TRẢ 300

310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324

330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341 342 343

I. Nợ ngắn hạn 1. Phải trả người bán ngắn hạn 2. Người mua trả tiền trước ngắn hạn 3. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 4. Phải trả người lao động 5. Chi phí phải trả ngắn hạn 6. Phải trả nội bộ ngắn hạn 7. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 8. Doanh thu chưa thực hiện ngắn hạn 9. Phải trả ngắn hạn khác 10. Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn 11. Dự phòng phải trả ngắn hạn 12. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 13. Quỹ bình ổn giá 14. Giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ II. Nợ dài hạn 1. Phải trả người bán dài hạn 2. Người mua trả tiền trước dài hạn 3. Chi phí phải trả dài hạn 4. Phải trả nội bộ về vốn kinh doanh 5. Phải trả nội bộ dài hạn 6. Doanh thu chưa thực hiện dài hạn 7. Phải trả dài hạn khác 8. Vay và nợ thuê tài chính dài hạn 9. Trái phiếu chuyển đổi 10. Cổ phiếu ưu đãi 11. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 12. Dự phòng phải trả dài hạn 13. Quỹ phát triển khoa học và công nghệ

D - VỐN CHỦ SỞ HỮU

I. Vốn chủ sở hữu 1. Vốn góp của chủ sở hữu 400 410 411

- xvii -

- Cổ phiếu phổ thông có quyền biểu quyết - Cổ phiếu ưu đãi 2. Thặng dư vốn cổ phần 3. Quyền chọn chuyển đổi trái phiếu 4. Vốn khác của chủ sở hữu 5. Cổ phiếu quỹ (*) 6. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 7. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 411a 411b 412 413 414 415 416 417 (...) (...)

418 419 420 421 421a 421b 422

8. Quỹ đầu tư phát triển 9. Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp 10. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 11. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối - LNST chưa phân phối lũy kế đến cuối kỳ trước - LNST chưa phân phối kỳ này 12. Nguồn vốn đầu tư XDCB II. Nguồn kinh phí và quỹ khác 1. Nguồn kinh phí 2. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

430 431 432 440

TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN (440 = 300 + 400) Lập, ngày ... tháng ... năm ...

Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) - Số chứng chỉ hành nghề; - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán

Ghi chú:

(1) Những chỉ tiêu không có số liệu được miễn trình bày nhưng không được đánh

lại “Mã số” chỉ tiêu. (2) Số liệu trong các chỉ tiêu có dấu (*) được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn (...).

(3) Đối với doanh nghiệp có kỳ kế toán năm là năm dương lịch (X) thì “Số cuối năm“ có thể ghi là “31.12.X“; “Số đầu năm“ có thể ghi là “01.01.X“. (4) Đối với người lập biểu là các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- xviii -