LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
Trình bày: TS.GVC. Lưu Trường Văn
2. Khái niệm • Hoạch định dự án là một phần của quản lý dự án mà liên quan đến việc sử dụng các tiến độ để lập kế hoạch và sau đó báo cáo tiến trình thực hiện dự án cho các bên tham gia dự án (Harold Kerzner (2003). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling (8th Ed. ed.). Wiley. ISBN 0- and Controlling (8th Ed. ed.). Wiley. ISBN 0- 471-22577-0)
• Hoạch định dự án là một công việc chuyên
nghiệp
(cid:1) Các cá nhân có liên quan đến dự án nên
tham gia vào quá trình lập kế hoạch dự án
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2
Định nghĩa
• Lập kế hoạch dự án là chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó công việc đó
• Lập kế hoạch dự án là một công việc khó.
Tại sao?
Lập kế hoạch dự án và quy trình thực hiện dự án
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 4
Trình tự lập kế hoạch dự án
1. Xác lập mục tiêu: Ai làm gì? Khi nào 2. Phát triển kế hoạch: Lập WBS 3. Xây dựng sơ đồ kế hoạch: Quan hệ giữa các
công việc công việc
4. Lập tiến độ: Bắt đầu? Kết thúc? Các mốc quan
trọng (milestone)
5. Dự toán chi phí, phân bổ nguồn lực: Cần bao
nhiêu tiền?
6. Báo cáo
Nội dung của kế hoạch dự án
A. Tổng quan chung về dự án B. Các mục tiêu dự án C. Vấn đề kỹ thuật và quản trị D. Tiến độ dự án D. Tiến độ dự án E. Nguồn lực và ngân sách dự án F. Nhân sự dự án G. Vấn đề hợp đồng dự án H. Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án
WBS
Xác định WBS của dự án
• Cô caáu phaân chia coâng vieäc laø moät coâng cuï daïng ñoà thò nhaùnh caây hay bieåu ñeà muïc nhaèm toå chöùc, xaùc laäp, theå hieän caùc coâng taùc caàn thöïc hieän.
• Cô caáu phaân chia coâng vieäc là một hệ thống thứ bậc mà trong đó các phần tử lớn hơn được phân chia thành mà trong đó các phần tử lớn hơn được phân chia thành các phần tử nhỏ hơn
• Đơn vị nhỏ nhất của WBS là gói công việc (Work
Package • Quan nieäm:
– Ñeå quaûn lyù ñöôïc toaøn boä döï aùn thì phaûi quaûn lyù ñöôïc
töøng phaàn của döï aùn
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 8
Ví dụ về WBS (English)
9 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn
WBS của một dự án phần mềm
Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU) 10
WBS của 1 dự án di chuyển văn phòng
Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU) 11
VíVí ddụụ vvềề WBS WBS ccủủaa ddựự ánán eLearning eLearning
Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU) 12
KEÁ HOAÏCH HOÄI NGHÒ
CHÖÔNG TRÌNH
VÒ TRÍ
TIEÁP THÒ
BROCHURE
TAØI LIEÄU
CHUÛ ÑEÀ
NGAØY
Ñaêng kyù
Nôi
DANH SAÙCH
NGÖÔØI THUYEÁT TRÌNH
THIEÁT KEÁ BROCHURE
NHAÄN ÑÖÔÏC CAÙC TAØI LIEÄU
DANH MUÏC THÖ TÍN LIEÂN LAÏC
CAÙC THIEÁT BÒ CAÀN THIEÁT
WBS CUÛA DÖÏ AÙN HOÄI NGHÒ WBS CUÛA DÖÏ AÙN HOÄI NGHÒ
Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU) 13
WBS của 1 dự án xây dựng
Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU) 14
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 15
WBS – daïng bieåu ñeà muïc
1.0.0 Nhaø A
1.1.0 Keát caáu
1.1.1 Khung 1.1.2 Moùng ` 1.2.0 Heä thoáng ñieän ` 1.2.0 Heä thoáng ñieän 1.2.1 Ñöôøng daây 1.2.2 Thieát bò 1.3.0 Heä thoáng nöôùc
1.3.1 Heä thoáng caáp nöôùc 1.3.2 Heä thoáng thoaùt nöôùc
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 16
WBS – muïc ñích söû duïng
• WBS là công cụ cơ bản để xác định các công việc
và trình tự thực hiện các công việc của dự án • Xaùc ñònh caùc coâng vieäc caàn thöïc hieän, ñònh roõ
nhöõng chuyeân moân caàn thieát, hoã trôï cho vieäc löïa nhöõng chuyeân moân caàn thieát, hoã trôï cho vieäc löïa choïn thaønh vieân döï aùn, thieát laäp cô sôû ñeå laäp tieán ñoä
• Laø phöông tieän lieân keát caùc coâng vieäc laïi vôùi
nhau moät caùch hieäu quaû, ñaûm baûo khoâng boû soùt hay truøng laép
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 17
QUY MOÂ CUÛA WP QUY MOÂ CUÛA WP
Moãi goùi coâng vieäc neân laø : 1. Coù theå quaûn lyù
– Quyeàn löïc cuï theå vaø traùch nhieäm cuï theå coù theå
ñöôïc phaân coâng
2. Ñoäc laäp 2. Ñoäc laäp
– Vôùi söï toái thieåu cuûa nhöõng caùi chung hoaëc söï phuï
thuoäc vôùi caùc phaàn töû khaùc
3. Coù theå ño löôøng
– Coù theå ño löôøng tieán trình.
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 18
Lập WBS
• Để có WBS cho dự án, chúng ta có thể:
– Dùng WBS của các dự án tương tự rồi duyệt lại để phù hợp với dự án của chúng ta. Đây là cách phổ biến và hiệu quả mà những người làm QLDA thường hay sử dụng
– Sử dụng ý kiến chuyên gia để phát triển 1 WBS của dự – Sử dụng ý kiến chuyên gia để phát triển 1 WBS của dự
án hiện tại.
– Dựa vào kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm
của các thành viên Ban Quản lý dự án
– Dựa vào sự phán đoán, chuyên môn, kinh nghiệm của
bản thân
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 19
Khi lập WBS cần ghi nhớ các nội dung sau
• Dùng kiểu phân chia hợp lý cho dự án của chúng ta • WBS không nhất thiết phải đối xứng • Mỗi ô là sự tổng kết của những ô bên dưới • Các ô có cấp độ thấp nhất (không phân chia nữa) được
gọi là các gói công việc) gọi là các gói công việc)
• Ô trên cùng nhất phải trình bày dự án hoàn thành • Từng thành viên ban QLDA phải có liên quan đến
WBS
• Sau khi hoàn thành, chúng ta nên trình duyệt WBS lên
chủ đầu tư/khách hàng
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 20
Nguyên lý 1: Định nghĩa một cách rõ ràng mục đích của dự án (project goal)
• Bắt đầu tại kết thúc và thực hiện phân tích
ngược để xác định quy mô.
• Giám đốc dự án (GĐDA), các thành viên Ban
QLDA, người sử dụng tham gia định nghĩa quy QLDA, người sử dụng tham gia định nghĩa quy mô.
• Lập đi lập lại … Có phải bạn muốn cái này?
21 TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM
Nguyên lý 2: Xác định các mục tiêu dự án (project objectives)
• Phân bổ các mục tiêu dự án cho các thành viên
• Thường xuyên nhắc nhở cái gì đang cố gắng ng xuyên nh c nh cái gì đang c g ng
của Ban QLDA Th để hoàn thành
• Nên là SMART: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound
22 TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM
Nguyên lý 3: Thiết lập mốc kiểm tra, các công tác, các quan hệ & các ước lượng thời gian
• Phát triển một kế hoạch thực hiện (an action plan) • Hãy hỏi các câu hỏi: “cái gì nếu…” & “cái gì có thể sai
lầm” lầm”
• Đừng đánh mất tầm nhìn của mục đích dự án • Thiết lập những nguồn lực cần thiết – Thời gian, thông tin, con người ...
23 TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM
Nguyên lý 4: Tạo ra tiến độ dự án dạng đồ họa
• Tiến độ ngang (GANTT Chart)
– Tiến độ ngang với các công tác, bắt đầu/kết
thúc, thời gian hoàn thành, v.v…
• Sơ đồ PERT (PERT Chart)
– Sơ đồ khối mà trưng bày thứ tự và quan hệ có
liên quan.
24 TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM
Nguyên lý 5: Quan tâm khía cạnh con người
• Hiểu rõ triển vọng của những người khác • Cởi mở để học từ mọi người • Bài học kinh nghiệm (Lessons learned) • Bài học kinh nghiệm (Lessons learned)
25 TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM
CẢM ƠN SỰ THEO DÕI CỦA CẢM ƠN SỰ THEO DÕI CỦA CÁC BẠN!
26
