MICROSOFT MICROSOFT ACCESS 2010 ACCESS 2010
1
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH:
Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010 Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010
Chương 1
Thiết kế và cài đặt Cơ Sở Dữ Liệu Thiết kế và cài đặt Cơ Sở Dữ Liệu
Chương 2
Làm việc với Bảng (Table) Làm việc với Bảng (Table)
Chương 3
Truy vấn dữ liệu ( Query) Truy vấn dữ liệu ( Query)
Chương 4
Thiết kế biểu mẫu ( Form) Thiết kế biểu mẫu ( Form)
Chương 5
Thiết kế báo cáo ( Report) Thiết kế báo cáo ( Report)
Chương 6
Thiết kế Macro Thiết kế Macro
Chương 7
Lập trình Module Lập trình Module
Chương 8
2
TR
ƯỜ
NG Đ I H C KINH DOANH VÀ CÔNG NGH HÀ N I Ộ
Ạ Ọ
Ệ
KHOA CÔNG NGH THÔNG TIN
Ệ
Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010 Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010
Chương 1
1. Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL
2. Giới thiệu Access 2010
8. Giao diện người dùng
3. Khởi động chương trình
Access Access
7. Quản lý CSDL
4. Các thành phần của Access 6. Cách tạo CSDL trong Access
3
5. Các đối tượng chính trong Access
Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010 Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010
Ch
ng 1
ươ
1.1 Giới thiệu Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access
Ứng Dụng của Access?
Access là gì?
Databas e (Cơ Sơ Dữ Liệu)
A
c
c
e
s
s là
m gì?
1.1.1 Access là gì:
Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS Relational
Database Management System) và là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do
hãng Microsoft giữ bản quyền.
4
1.1.2 Access làm những gì:
Access cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh chóng và
dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng.
Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một
1.1.3 Những ứng dụng của Access:
cách có tổ chức trên máy tính, tạo ra các ứng dụng mà không cần lập trình.
Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu
Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa
và nhỏ.
Dùng để quản lý dữ liệu cho phép người dùng đăng nhập vào rồi xem, tìm
kiếm, sửa, xóa, chia sẻ... Tạo các ứng dụng về quản lý mà không cần phải là
một nhà phát triển.
VD: Quản lý Sinh Viên, Quản Lý Bán Hàng, Quản Lý Nhân Viên...
5
1.1.3 Những ứng dụng của Access:
QUẢN LÝ THƯ VIỆN
QUẢN LÝ NHÀ HÀNG
6
QUẢN LÝ SINH VIÊN
QUẢN LÝ HỌC VIÊN
1.1.4 Cơ sở dữ liệu (CSDL):
4. Cơ sở dữ liệu(Database) là gì?
Tìm hiểu?
Cơ sở dữ liệu Access( CSDL) là 1 tập hợp các dữ liệu về 1 “tổ chức” nào đó (ví dụ dữ
liệu Sinh Viên) được lưu giữ trong máy tính, được nhiều người sử dụng và được tổ chức
theo mô hình dữ liệu.
Các tiêu chuẩn của 1 Cơ sở dữ liệu: Không có sự dư thừa thông tin.
Phản ánh đúng đắn hoạt động của tổ chức
Đảm bảo an toàn dữ liệu (vì được nhiều người sử dụng)
Có sự độc lập giữa CSDL và các chương trình để đảm bảo cho việc bảo trì
Hiệu quả sử dụng tốt: khai thác trên các máy khác nhau cho kết
quả như nhau.
7
1.1.5 Hệ quản trị CSDL:
?
?
?
5. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là gì?
Đặt ra câu hỏi?
?
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( Database Management System DBMS),
là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu.
Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau, ngoài Access còn có:
MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2, Infomix...
8
1.2 Giới thiệu Microsoft Access 2010
1.2.1 Lịch sử phát triển:
9
1.2.2 Access 2010 có gì mới?
Các lệnh được bố trí trên các tab ở phía bên trái của màn hình, và mỗi tab chứa
một nhóm các lệnh có liên quan. Các thao tác sử dụng ít đi, đơn giản hơn so với
phiên bản trước
Giao diện của Access 2010 cũng đã thay đổi khá là thân thiện với người sử
dụng. Cửa sổ Danh mục chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ
Database.
Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất cả các lệnh áp dụng cho toàn bộ
cơ sở dữ liệu, như là thu gọn và sửa chữa, hoặc các lệnh từ menu File.
10
1.3 Khởi động Access 2010
Khởi động chương trình MS Access bằng một trong hai cách sau:
1. Start > (All) Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2010.
Cửa sổ chương trình MS Access 2010
11
2. Click đúp chuột trái vào biểu tượng MS Access 2010 trên Desktop.
1.4 Các thành phần trong cửa sổ khởi động
1.4.1 Thanh Quick Access
Thanh Quick Access: hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh
Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo, …
Chú ý: Thanh Quick Access chỉ hiển thị khi bạn đang mở một Cơ sở dữ liệu
(CSDL) bất kỳ.
12
1.4.1 Thanh Quick Access
Bên phải của Quick Access chứa nút Customize , giúp bạn chỉ định các nút lệnh
hiển thị trên thanh Quick Access,
Nhấp vào Show Below the Ribbon : Để
hiển thị Thanh Quick Access dưới Ribbon.
( Hình 3)
13
1.4.1 Thanh Quick Access
Muốn thêm, xóa, nút lệnh vào Quick Access : File/option/ Quick Access toobar
Nh p Add đ thêm
ể
ấ
ấ
Nh p Remove đ ể xóa
Nh p OK ấ đ l uể ư
( Hình 2)
14
1.4.2 Vùng làm việc:
1
1. Khung bên trái gồm các lệnh
trong tab File
2
2. Khung giữa chứa các loại tập tin cơ
3
sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới.
3. Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị
trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo
mới cơ sơ dữ liệu.
.
Là một cửa sổ được chia thành 3 khung:
15
1.4.3 Thanh Ribbon:
Dưới thanh tiêu đề, Thanh dài hiển thị các nút lệnh Home, Create... được gọi là
Ribbon
Ribbon được chia thành từng Thu nhỏ kích thước của Ribbon bằngcách click nút
nhóm khác nhau Minimize The Ribbon
Mỗi nhóm hiển thị tiêu đề con
bên dưới mỗi nhóm
Để thiết lập thuộc tính mỗi
nhóm nhấp vào
16
1.4.4 Cửa sổ Properties:
Cửa sổ Properties giúp bạn có thể hiệu chỉnh thuộc tính của đối tượng, tùy theo đối
tượng đang được chọn mà cửa sổ thuộc tính sẽ chứa những thuộc tính tương ứng
của đối tượng đó.
Cửa sổ Properties được chia thành năm
nhóm: Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối
tượng
Data: Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu
của đối tượng.
Event: Gồm các sự kiện (event) của đối
tượng.
Other: Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo
hệ thống menu, toolbars,…
All: Gồm tất cả các thuộc tính trong bốn
nhóm trên.
17
1.4.5 Thanh Navigation Pane
Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu.
Từ khung Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form, Report,
Macro, hoặc Module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối
tượng.
Thanh Navigation Pane khi bị ẩn:
18
1.5 Các đối tượng chính trong Access 2010
Table (Bảng)
Module (Lập trình) Query (Truy vấn)
ACCESS (Cơ sở dữ liệu)
Macro (Tập lệnh)
Form (Biểu mẫu)
Report (Báo cáo)
19
Module
Macro
Query
Table
Form
Repo rt
1.5.1 Table (Bảng)
Table: Là đối tượng dùng để lưu dữ liệu. Một bảng bao gồm cột và hàng
Cột hay còn gọi là trường (Field)
Hàng hay còn gọi là bản ghi (Record)
VD: Quan sát bảng Khách Hàng dưới đây:
20
Bảng có 5 trường: Mã KH, Tên công ty, Địa Chỉ, Thành phố, SĐT.
Module
Macro
Query
Table
Form
Repo rt
1.5.2 Query (Truy vấn)
Query: là công cụ được sử dụng để trích rút dữ liệu theo những điều kiện được xác
định, tập dữ liệu trích rút cũng có dạng bảng biểu.
VD: Quan sát truy vấn dưới đây:
Truy vấn trên trích rút ra thông tin các sản phẩm theo Mã KH.
21
Module
Macro
Query
Table
Form
Repo rt
1.5.3 Form ( Biểu mẫu)
Form: Là đối tượng thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu giúp xây dựng các thành
phần giao tiếp giữa người sử dụng với chương trình.
VD: Quan sát Form dưới đây:
22
Module
Macro
Query
Table
Form
Repo rt
1.5.4 Report ( Báo cáo)
Report: Là công cụ được sử dụng để tạo báo cáo dữ liệu được lấy từ các bảng
(Table) hoặc từ truy vấn (Queries).
VD: Quan sát Report dưới đây:
23
Module
Macro
Query
Table
Form
Repo rt
1.5.5 Macro ( Tập lệnh)
Marco: Là đối tượng định nghĩa một hoặc nhiều hành động (thao tác) mà Access sẽ thực hiện một lần khi chạy.
VD: Quan sát Macro dưới đây:
24
Module
Macro
Query
Table
Form
Repo rt
1.5.6 Lập trình Module
Module: Là ngôn ngữ lập trình hoạt động theo các sự kiện, trên nguyên tắc của lập
trình cấu trúc, nhằm xây dựng các ứng dụng một cách linh hoạt trên nền các đối
tượng của Access.
VD: Quan sát Module dưới đây:
25
1.6 Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Access 2010
1.6.1 Tạo một cơ sở dữ liệu rỗng (Blank Database)
Thực hiện:
Menu File > New > Blank Database > Create
File name: nhập tên cho Cơ Sở Dữ
Liệu
Đuôi mở rộng của Access 2010
là .accdb
Nếu không chỉ định đường dẫn thì
CSDL được lưu mặc định vào thư
mục Document
Để chỉ định thư mục lưu ta chọn
Brows và nhấp vào Create để tạo
26
CSDL
1.6.2 Tạo một cơ sở dữ liệu theo mẫu (Template)
Thực hiện:
Tại cửa sổ khởi động/ New/Sample Template/CSDL có sẵn/Create
Trong khung File name nhập
tên CSDL.
Click vào nút Brows để chỉ
định vị trí lưu tệp tin
Click vào Create để tạo
CSDL.
27
1.7 Quản lý Cơ Sở Dữ Liệu Access 2010
1.7.1 Recent
Recent: hiển thị danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu được mở gần nhất.
Số tập tin hiển thị trong danh sách này mặc định là 9
Có thể thay đổi bằng các cách sau:
Tại cửa sổ làm việc của Acces, chọn
tab File.
Chọn Options/Client Settings
Trong mục Display, thay đổi giá trị
của thuộc tính “Show This Number of
Recent Documents”
Nhập số bản ghi muốn hiển thị
28
1.7.2 Mở một cơ sở dữ liệu (Open)
Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Tại cửa sổ khởi động chọn File/Open.../chọn tệp tin cở sở cần mở/Open
Cách 2: nhấp double click vào tệp CSDL cần mở
Open: mở CSDL mặc định bình
thường.
Open Read Only: mở CSDL ở
chế độ chỉ đọc, không chỉnh sửa.
Open Exclusive: mở chế độ bảo
mật.
Open Exclusive Read Only: chế
độ chỉ đọc và bảo mật.
29
1.7.3 Thoát khỏi cơ sở dữ liệu (Exit)
Để đóng một cơ sở dữ liệu đang chạy ta thực hiện cách sau:
Tại cửa sổ khởi động , File > Close Database
Để đóng chương trình Access ta thực hiện cách sau:
Tại cửa sổ khởi động, File > Exit (Alt+F4) hoặc ấn nút (X)
30
1.7.4 Thu gọn và chỉnh sửa CSDL (Compact & Repair)
Khi tạo thêm đối tượng trong cơ sở dữ liệu thì dung lượng của tập tin cơ sở dữ liệu
sẽ tăng lên, khi xóa một đối tượng thì vùng nhớ của nó sẽ rỗng, nhưng không sử
dụng được.
Chức năng Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ bị rỗng, làm
cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại.
Cách thực hiện:
Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa
Chọn Menu File
Click nút Compact & Repair Database
31
1.7.5 Xuất dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export)
Có thể xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel, Word,
Pdf…
Cách thực hiện: Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác.
Chọn tab External Data.
Trong nhóm công cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất dữ liệu:
Excel, Text file, XML file, Word, Access…
Click nút Browse… chỉ định vị trí xuất dữ liệu.
Click OK hoàn tất việc export dữ liệu.
32
1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import)
Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, Access, …vào
cơ sở dữ liệu hiện hành.
Cách thực hiện: Chọn tab External Data Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép dữ liệu. Lần lượt làm theo các bước hướng dẫn của Access:
33
1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import)
a. Nhập dữ liệu từ Excel vào Access (Import)
Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab External Data, click nút Excel trong
nhóm lệnh Import & Link
Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Excel)> Open>
OK, sau đó thực hiện theo các bước hướng dẫn của Access:
+ Chọn sheet chứa dữ liệu cần chép > Next.
+ Chọn dòng làm tiêu đề cho bảng > Next.
+ Chỉ định thuộc tính cho các field > Next.
Let Access add primary key: Access tự tạo khóa.
Chose my own primary key: Bạn chỉ định khóa.
No primary key: Không tạo khóa
+ Chọn cách tạo khóa cho bảng:
+ Nhập tên cho bảng > Finish
+ Access hiển thị thông báo cho biết hoàn tất quá trình import
một file Excel thành một bảng trong Access
34
1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import)
Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, Access, …vào
cơ sở dữ liệu hiện hành.
b. Nhập dữ liệu từ Access vào CSDL hiện hành:
Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab External Data, click nút Access
trong nhóm lệnh Import & Link
Chọn tập tin Access chứa dữ liệu cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin
Access) >Open.
Chọn tùy chọn “Import table, query, form, report, macro and modules into the
current database”để chỉ định vị trí lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hiện hành
>OK
Trong cửa sổ Import object, chọn đối tượng cần chép. Có thể chọn nhiều đồng
thời đối tượng hoặc chọn tất cả bằng cách click nút Select All>OK. 35
1.7.7 Bảo Mật trong Access 2010 (Password)
a. Tạo mật khẩu bảo mật CSDL:
Cách thực hiện:
+ Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách: FileOpen Open Exclusive.
+ Nhập Password 2 lần , OK
+ Chọn tab File, Chọn lệnh Info Click nút set Database Password
36
1.7.7 Bảo Mật trong Access 2010 (Password)
b. Gỡ bỏ mật khẩu trong CSDL:
Cách thực hiện:
+ Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách: FileOpen Open Exclusive.
ọ ệ + Chọn tab File, ch n l nh Info-Click nút UnSet DatabasePassword.
+ Nhập Password để gỡ bỏ , OK
.
37
1.8 Giao diện người dùng trong Access 2010
1.8.1 Tạo mới một đối tượng:
Click tab Create trên thanh Ribbon.
Trong nhóm công cụ của từng đối tượng,chọn cách tạo tương ứng
1.8.2 Thiết kế lại một đối tượng:
Nếu đối tượng đang đóng:
+ Click phải trên đối tượng cần thiết kế lại.
+ Chọn Design view.
Nếu đối tượng đang mở
+ Click nút Design View
1.8.3 Xem nội dung trình bày của một đối tượng:
Nếu đối tượng đang mở ở chế độ Design View
+ Click nút View.
Nếu đối tượng đang đóng:
+ Click phải trên tên đối tượng cần xem.
+ Chọn Open.
38
1.8.4 Xóa một đối tượng
Click phải chuột trên đối tượng cần xóa,
Chọn mục delete trên Menu Popup.
Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete. Hoặc nút trên thanh công cụ.
1.8.5 Đổi tên đối tượng:
Click phải chuột trên đối tượng, chọn rename,
Hoặc nhấn F2
Nhập tên mới.
1.8.6 Sao chép một đối tượng:
Click phải chuột lên thành viên cần chép
Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard.
Click nút Paste trên thanh Menu để chép vào cửa sổ database.
Nhập tên cho đối tượng sao chép.
Đối với kiểu đối tượng Table, ta có thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép
+ Structure only: Sao chép cấu trúc
39
+ Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu
1.8.7 Chức năng Link
Chức năng Link trong Acces để duy trì mối liên kết với dữ liệu nguồn. Nếu dữ liệu
nguồn thay đổi thì dữ liệu trong bảng liên kết sẽ thay đổi theo và ngược lại.
Cách thực hiện:
Tương tự như chức năng Import, nhưng trong cửa sổ Get External Data, ta chọn tùy
chọn “Link to data source by creating a link table” Chọn bảng muốn link OK
1.8.8 Chọn giao diện người dùng trong Access 2010:
Access 2010, bạn có sự lựa chọn của việc sử dụng các giao diện truyền thống
hoặc loại giao diện mới có dạng các tab.
40
1.8.9 Tabbed Documents
Tabbed Documents là giao diện lý tưởng cho người dùng làm việc với nhiều hơn
một đối tượng tại một thời điểm.
Trong giao diện này form và report không thể nằm trên đầu trang của một khác
và người dùng có thể xem tất cả các điều khiển trên một đối tượng giao diện người
dùng mà không cần phải di chuyển một đối tượng trong đường đi.
41
1.8.10 Overlapping Windows
Overlapping Windows có lợi thế hơn. Do sự đa dạng của việc thiết lập thuộc
tính BorderStyle và khả năng loại bỏ các nút Min, Max, và Close.
Với giao diện Overlapping Windows, bạn có thể dễ dàng buộc người dùng tương
tác với một form tại một thời điểm.
42
1.8.11 Chuyển từ giao diện Tabbed Documents sang Overlapping
Windows
Chuyển sang dạng Overlapping Windows ta thực hiện như sau:
Trong cửa sổ làm việc của Access,
chọn tab File chọn lệnh Options.
Trong cửa sổ Access options, chọn
Current Database.
Trong mục Document Window
Options Chọn Overlapping
WindowsOK
Thoát khỏi Access và khởi động
lại.
