Microsoft Excel 2016
Slide 1 / 95
Nội dung
1. Tổng quan về MS Excel 2016
2. Định dạng bảng tính
3. Công thức và hàm
4. Các thao tác với dữ liệu
5. Đồ thị trong excel
6. Định trang và In ấn
Slide 2 / 95
1. Tổng quản về MS Excel
o Khởi tạo MS Excel
o Mở bảng tính đã có
o Ghi bảng tính
o Con trỏ trong Excel
o Di chuyển trong bảng tính
o Nhập dữ liệu
o Sao chép dữ liệu
Slide 3 / 95
o Di chuyển dữ liệu
o Thêm&bớt Hàng/Cột/ô
o Điều chỉnh độ rộng/cao
o Ẩn/Hiện cột và hàng
o Các thao tác với Sheet
1.1 Khởi tạo MS Excel
o Mở MS Excel
Ø Kích đúp vào biểu tượng Excel
Ø Các thành phần trong cửa sổ Excel
Thanh tiêu đề
Thanh menu Thanh ribbon Thanh công th cứ
ộ H p tên Vùng so n ạ th oả
Sheet tab
Slide 4 / 95
Thanh tr tượ
1.1 Khởi tạo MS Excel (tt)
o Các Tab chính
Slide 5 / 95
1.1 Khởi tạo MS Excel (tt)
o Tạo bảng tính mới
Ø Cách 1: Nhấn vào biểu tượng New trên
thanh công cụ
Ø Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N
Ø Cách 3: Vào menu Chọn File -> New -> New blank
Slide 6 / 95
1.2 Mở bảng tính đã có
o Mở bảng tính đã có (Open)
Ø Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên
toolbar
Ø Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
Ø Cách 3: Vào menu File/Open
ở ọ ệ ầ 2. Ch n t p c n m
ọ ứ ệ ơ 1. Ch n n i ch a t p ấ 3. Nh n nút open
Slide 7 / 95
ử ổ C a s Open
1.3 Ghi bảng tính
o Ghi bảng tính (Save)
Ø Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar
Ø Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
Lưu ý:
Nếu tệp đã được ghi từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ
ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save as, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save
Slide 8 / 95
Ø Cách 3: Vào menu chọn File -> Save
1.4 Hiện hành & Con trỏ trong Excel
o Bảng tính hiện hành (sheet):
Là bảng tính hiện tại đang được thao tác
o Ô hiện hành:
Ø Là ô đang được thao tác: A1, B5,…
Ø Thay đổi ô hiện hành: Nhấn chuột vào ô
hoặc sử dụng phím mũi tên
o Nhận dạng con trỏ:
Ø Con trỏ ô: Xác định ô nào đang thao tác – có
Slide 9 / 95
viền đậm bao quanh
Ø Con trỏ soạn thảo: Hình thang đứng màu đen,
nhấp nháy xác định vị trí nhập liệu cho ô
Ø Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc
vào vị trí của nó trên trang
1.5 Di chuyển trong bảng tính
Ø Tab: Di chuyển con trỏ sang phải một cột
Ø Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới
và kết thúc nhập dữ liệu
Ø Chuyển sang ô phía trái, phải, trên,
dưới ô hiện tại
Ø Ctrl+home: Chuyển con trỏ về ô A1
Slide 10 / 95
o Các phím thường dùng
1.6 Nhập liệu & Sửa
o Nhập dữ liệu
Ø Chuyển con trỏ tới ô cần nhập
Ø Delete, Backspace để xóa ký tự
Ø Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập
Ø Esc: Kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập
Ø Enter: Để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết
thúc việc nhập ô đó
o Chỉnh sửa dữ liệu:
Ø Nhấn đúp vào ô muốn chỉnh sửa
Slide 11 / 95
Ø Thực hiện tao tác chỉnh sửa
Ø Nhấn Enter để kết thúc
1.7 Sao chép dữ liệu
o Sao chép dữ liệu
Ø Chọn các ô muốn sao
chép
Ø Nhấn nút Copy hoặc nhấn
tổ hợp phím Ctrl+C
Ø Chuyển con trỏ đến ô bên trái của vùng định sao chép
Ø Nhấn nút Paste hoặc nhấn
tổ hợp phím Ctrl + V
Slide 12 / 95
Ø Thực hiện tương tự khi sao chép các ô sang bảng tính
khác
ữ ệ Thao tác copy d li u
1.8 Di chuyển & xóa dữ liệu (tt)
o Di chuyển các ô
Ø Chọn các ô muốn di chuyển
Ø Nhấn nút Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X
tới
Ø Chuyển ô con trỏ ô đến ô trái trên vùng định chuyển
o Xóa các ô
Ø Nhấn nút Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V
Ø Chọn ô cần xóa
Slide 13 / 95
Ø Nhấn phím Delete
Ø Hoặc trên thanh menu chính
1.9 Thêm&bớt Hàng/Cột/ô
o Thêm bớt ô, dòng, cột
• Chọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nó
• Trên thanh tiêu đề hàng (1,2,3,…) kích chuột phải
chọn Insert/delete
• Hoặc trên thanh menu chọn Insert/delete
Ø Thêm/ bớt dòng
• Chọn cột muốn chèn mới bên trái nó
• Kích chuột phải -> insert /delete
Slide 14 / 95
• Hoặc trên thanh menu chọn Insert/delete
Ø Thêm/bớt cột
1.9 Thêm&bớt Hàng/Cột/ô (tt)
o Thêm ô:
Ø Chọn ô muốn thêm mới bên cạnh nó
Ø Kích chuột phải ->insert
• Chọn Shift cells right: Chèn ô trống và đẩy ô hiện
tại sang phải
• Chọn Shift cells down: Chèn ô trống và đẩy ô hiện
tại xuống dưới
• Chọn Entire row: Chèn 1 dòng mới lên trên
• Chọn Entire columns: chèn 1 cột mới sang trái
Slide 15 / 95
Ø Xuất hiện hộp thoại
1.9 Thêm&bớt Hàng/Cột/ô (tt)
o Xóa vùng:
Ø Chọn vùng muốn xóa
o Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng
Ø Thay đổi chiều rộng cột
• Chuyển con trỏ vào cạnh phải của tiêu đề cột, biểu
tượng có dạng
• Nhấn và kéo di chuyển xuống dưới lên trên để
tăng giảm độ cao dòng
Slide 16 / 95
Ø Chọn Delete
1.10 Điều chỉnh độ rộng hàng & cao cột
o Điều chỉnh tự động độ rộng cột
o Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột
• Nhấp đúp chuột vào cạnh phải của cột
• Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau
• Chọn Columns -> Width
• Nhập độ rộng vào hộp Columns width
Slide 17 / 95
• Nhấn OK
1.11 Ẩn/Hiện hàng & cột
o Ẩn hiện cột
• Chọn các cột muốn ẩn
• Kích chuột phải -> Hide
Ø Ẩn cột
• Chọn cột chứa các cột đang bị ẩn
• Kích chuột phải -> Unhide
o Làm tương tự đối với hàng
Slide 18 / 95
Ø Hiện cột
1.12 Các thao tác với sheet
o Chèn thêm worksheet mới
§ Chọn biểu tượng trong hình bên
§ Hoặc dùng tổ hợp phím
insert sheet
Slide 19 / 95
§ Hoặc nhóm Home -> đến nhóm Cells -> Insert ->
1.12 Các thao tác với sheet (tt)
o Đổi tên / Xóa sheet
ổ
Ø Đ i tên sheet
Ø Xóa sheet
Slide 20 / 95
1.12 Các thao tác với sheet (tt)
o Sắp xếp thứ tự các worksheet
Slide 21 / 95
1.12 Các thao tác với sheet (tt)
o Sao chép worksheet
Slide 22 / 95
1.12 Các thao tác với sheet (tt)
o Đổi màu cho sheet tab
Kích chuột phải vào sheet tab cần đổi màu -> Tab color -> chọn màu cần đổi
Slide 23 / 95
2. Định dạng bảng tính
o Font chữ
o Căn lề
o Đóng khung
o Trộn ô
o Xuống hàng (Wrap text)
o Định dạng dữ liệu (nội dung)
o
Tách dữ liệu
Slide 24 / 95
2.1 Font chữ
o Định dạng font chữ
Slide 25 / 95
2.2 Căn lề
o Định dạng căn lề
Slide 26 / 95
2.3 Đóng khung
o Thay đổi khung (đường viền):
Ø Chọn ô hoặc vùng muốn
thay đổi đường viền
Ø Nhấn chuột vào hình tam giác trong nút border trên thanh menu
Ø Chọn more border
Slide 27 / 95
2.3 Đóng khung (tt)
o Chi tiết trong thẻ border
ụ Áp d ng cho ườ đ
ề ng vi n bên trong
ể ọ Ch n ki u ẳ ườ ng th ng đ ố ạ mu n t o
ế ậ ặ Ho c thi t l p tùy ý cho các vi nề
ề ọ Ch n màu vi n
Slide 28 / 95
ườ ụ Áp d ng cho ề ng vi n ngoài đ
2.4 Trộn ô
o Trộn nhiều ô thành một ô:
Ø Chọn các ô muốn trộn
Ø Nhấn nút Merge and Center trên thanh menu
Ø Hoặc vào:
• Fomat cells -> chọn thẻ Aligement
• Nhấn chọn Merge cells
Slide 29 / 95
• Nhấn OK
2.5 Xuống dòng (Wrap text)
o Đặt thuộc tính Wrap text cho ô
Ø Cho phép hiển thị dữ liệu bằng nhiều dòng
Ø Đầu tiên chọn ô hoặc vùng ô muốn thiết lập
• Trên thanh menu chon Wrap text
Slide 30 / 95
2.6 Định dạng dữ liệu (tt)
o Danh sách các kiểu dữ liệu
Ø General: Dạng chung
Ø Number: Dạng số
Ø Currency: Dạng tiền tệ
Ø Date: Dạng ngày tháng
Ø Time: Dạng thời gian
Ø Text: Dạng văn bản
Ø Custom: Người dùng tự định nghĩa
Slide 31 / 95
2.6 Định dạng dữ liệu (tt)
o Số thực
Ø Chọn ô chứa số thực cần
định dạng
Ø Chọn thẻ Format (kích
chuột phải vào vùng cần định dạng)
• Chọn Number trong danh
sách Category
– Decimal place: số chữ số
phần thập phân
– Use 1000 Separator (,):
Slide 32 / 95
Chọn dấu ngăn cách phần
nghìn
– Nhấn OK để kết thúc
2.6 Định dạng dữ liệu (tt)
o Dạng ngày tháng
Ø Khi mặc định là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy
hoặc mm/dd/yy)
Ø Chọn ô ngày tháng muốn định dạng
Ø Kích chuột phải chọn Fomat cells
Ø Chọn thẻ Number -> Custom
• Sau đó nhập kiểu định dạng mới trong hộp type, Ví
dụ dd/mm/yyyy
• Nhấn OK để kết thúc
Slide 33 / 95 Chú ý: khi nhập dữ liệu ngày phải theo định dạng của máy
tính hiện hành.
2.6 Định dạng dữ liệu (tt)
o Dạng tiền tệ
Ø Chọn ô muốn định dạng
Ø Kích chuột phải chọn Fomat cell -> Number -> Custom
• Trong ô Type đánh mẫu
#,##0[$VND]
– Chữ VND có thể đánh tùy biến
– #.##0 là phần định dạng số. Ta
có thể định dạng 1 hoặc 2 số sau dấu “,” là #,##0.0 hoặc #,##0.00
Slide 34 / 95
• Nhấn OK để kết thúc
2.6 Định dạng dữ liệu (tt)
o Dạng phần trăm
Ø Chọn ô cần định dạng
cells
Ø Kích chuột phải chọn Fomat
Percentage
• Decimal place: Số chữ số
phần thập phân
• Nhấn OK để kết thúc
Slide 35 / 95
Ø Trong Fomat cells chọn
2.6 Định dạng dữ liệu (tt)
Ngoài các thao tác trên ta cũng có thể dùng thanh công cụ có sẵn trên menu để định dạng
ọ ể
ể Ch n ki u hi n thị
Thêm d u ấ ngăn cách hàng nghìn
ề ệ ể Ki u ti n t ể ỷ ệ l
Slide 36 / 95
Ki u t % ậ Tăng gi m ả ị ố ệ s hi n th sau d u ấ th p phân
3. Công thức và hàm
o Tạo lập công thức
o Các loại địa chỉ
o Cấu trúc hàm
o Các hàm thông dụng
Slide 37 / 95
3.1 Tạo lập công thức
o Tạo công thức số học
đơn giản
Ø Luôn gõ dấu “=” trước
công thức. Ví dụ: =6+7
Ø Nhấn Enter để kết
thúc
Thanh Formula
Ø Nội dung công thức được hiển thị trên thanh Formula
Slide 38 / 95
Ø Sử dung dấu “()” để thay đổi độ ưu tiên
của các phép toán
trong công thức
Công th cứ
3.1 Tạo lập công thức (tt)
o Các thành phần cơ bản của công thức
ỉ ị Đ a ch ô Toán tử Hàm
=2000*IF(A1=<1,1000,C3)
ấ ằ D u b ng
Slide 39 / 95
Tr sị ố
3.1 Tạo lập công thức (tt)
o Các phép toán số học và so sánh
Ø Cộng : +
Ø Trừ: -
Ø Nhân: *
Ø Chia: /
Ø Mũ: ^
Ø Lớn hơn: >
Ø Nhỏ hơn: <
Slide 40 / 95
Ø Lớn hơn hoặc bằng: >=
Ø Nhỏ hơn hoặc bằng: <=
Ø Khác: <>
3.1 Tạo lập công thức (tt)
o Phân biệt “ô” và “vùng”
§ Tiêu đề cột
§ Số thứ tự dòng
§ Ví dụ: B11
Ø Địa chỉ một ô trong excel được xác định bởi
§ Địa chỉ của ô ở góc bên trái của vùng + dấu “:” + địa chỉ
ô bên phải của vùng
§ Ví dụ: F4:F9
Slide 41 / 95
Ø Một vùng trong bảng tính được xác định bằng
3.1 Tạo lập công thức (tt)
o Ví dụ về “ô” và “vùng”
Slide 42 / 95
Ô C10 Vùng E2:E10
3.1 Tạo lập công thức (tt)
o
Sao chép công thức
Ø Nhấn chuột vào ô muốn sao chép
Ø Đặt con trỏ vào góc phải bên dưới ô
màu đen nét đơn
Ø Biểu tượng chuột chuyển thành biểu tượng dấu thập
thức
Slide 43 / 95
Ø Nhấn chuột trái và kéo đến vị trí cần áp dụng công
3.1 Tạo lập công thức (tt)
o Một số lỗi hay gặp
Ø ####: Không đủ độ rộng của ô để hiển thị
Ø #VALUE!: Dữ liệu không đúng theo yêu cầu
của công thức
Ø #DIV/0!: chia cho gias trij 0
Ø #NAME?: Không xác định được vị trí trong
công thức
Ø #N/A: Không có dữ liệu để tính toán
Ø #NUM!: Dữ liệu không đúng kiểu số
Slide 44 / 95
Sửa lại cho phù hợp yêu cầu
3.2 Các loại địa chỉ
o Địa chỉ tương đối
Ø Là loại địa chỉ sử dụng trong công thức hoặc hàm mà khi sao chép công thức hoặc hàm đó thì địa chỉ này tự động thay đổi
Ø Ví dụ:
§ Tại ô A3 có CT =C1+D1
§ Copy công thức ô A3 xuống A4 thì công thức thay
đổi thành =C2+D2
Slide 45 / 95
3.2 Các loại địa chỉ (tt)
o Địa chỉ tuyệt đối
Ø Không thay đổi khi sao chép công thức
Ø Có thêm các ký tự $ trược phần địa chỉ cột hoặc dòng
Ø Ví dụ: $A$1, $A$1:$B$5,…
Ví dụ:
ể ử ụ
ệ ố
ỉ
ị
Khi copy sang ô A4 CT ạ T i ô A3 có CT =$C$1+$D$1 =$C$1+$D$1
cướ c t ộ
ẫ v n là ấ $ vào tr
ấ
Đ s d ng đ a ch tuy t đ i ta thêm d u và hàng ho c ặ nh n F4
Slide 46 / 95
3.2 Các loại địa chỉ (tt)
o Địa chỉ hỗn hợp
khi sao chép công thức chỉ 1 phần bị thay đổi
Ø Đây là loại địa chỉ kết hợp cả tương đối và tuyệt đối,
Tại ô A3 có công thức =C$1+$D1
Copy công thức sang ô A3 sang ô A4 công thức này là =C$1+$D2
Slide 47 / 95
Để sử dụng địa chỉ hỗn hợp ta thêm dấu $ vào trước
cột hoặc hàng (có thể nhấn phím F4 nhiều lần)
Ø Ví dụ:
3.2 Các loại địa chỉ (tt)
o Tên miền (tên vùng dữ liệu)
Ø Tên miền là nhãn được gán cho một hoặc nhiều ô
Ø Các ô có thể định vị ở bất kỳ Sheet nào trong Workbook
Ø Tên miền gồm các ô có thể liền kề nhau hoặc nằm ở vị trí rời
nhau
Ø Có thể chọn tên miền trong hộp Name Box
Ví dụ: Ta gán vùng $B$22:$C$26 là CongTy
Slide 48 / 95 o Chú ý: khi copy công thức có dùng tên miền thì tên miền
sẽ không thay đổi địa chỉ
3.2 Các loại địa chỉ (tt)
o Cách tạo tên miền dữ liệu
•
ự
ề Tên mi n ko ứ ượ c ch a đ ố ả kho ng tr ng dài ố i đa 255 ký t t
ặ Đ t tên mi nề
•
ắ
ớ
ạ
ề Ph m vi tên mi n
ề
ề Tên mi n ng n ễ ọ g n d nh mô ả t đúng ý nghĩa cho mi n dl
ị
ề ỉ Đ a ch mi n ặ đang đ t tên
Slide 49 / 95
3.2 Các loại địa chỉ (tt)
o Quản lý các tên miền
Slide 50 / 95
3.2 Các loại địa chỉ (tt)
o Sử dụng tên miền:
Ø Trong khi gõ công thức hoặc hàm nếu dùng tên miền trong công
thức hoặc hàm có thể thực hiện theo hình dưới:
Ø Nếu nhớ tên có thể gõ trực tiếp vào công thức
Slide 51 / 95
3.3 Cấu trúc hàm
o Giới thiệu
Ø
• Giá trị kiểu số,xâu…
• Địa chỉ ô hoặc vùng ô
• 1 hàm khác
o Nhập hàm
Ø Đối số có thể là
Ø Gõ trực tiếp vào ô theo dạng
=(đối số 1, đối số 2,…)
Slide 52 / 95
3.4 Các hàm thông dụng
Hàm cơ bản
• SUM
– Cú pháp:
Sum(number1,number2,…)
– Tính tổn của các giá trị số trong danh sách, hoặc mảng số
– Ví dụ: Sum(6,7,8,9)=37,
Sum(A1:B7),…
Slide 53 / 95
• AVERAGE
– Trả lại giá trị trung bình
cộng của các số trong danh
sách
– Cú pháp
AVERAGE(number1,
number2,…)
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• MAX
– Trả lại số lớn nhất trong
danh sách
– Cú pháp:
MAX(number1,number2, …)
– Ví dụ:
MAX(10,20,30,15,2,3)=3 0
Slide 54 / 95
• MIN
– Trả lại số nhỏ nhất trong
danh sách
– Cú pháp:
MIN(number1,number2,
…)
– Ví dụ:
MIN(10,20,15,30,2,3)=2
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• ROUND
– Làm tròn đến một số thập phân nhất định
• Cú pháp ROUND(number, num_digits)
• Ví dụ: Round(2.5678,2)=2.57
Slide 55 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• COUNT
– Đếm những ô chứa dữ liệu là số trong vùng
– Cú pháp:
COUNT(Value1, Value2, …)
• COUNTA
– Đếm những ô chứa dữ
liệu trong vùng
Slide 56 / 95
– Cú pháp:
COUNTA(Value1, Value2,
…)
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• RANK
– RANK(number, ref [,order])
– Trả về thứ hạng của number trong ref với
order là cách xếp hạng
thứ tự giảm
• Nếu order là 0 hoặc bỏ qua thì ref được hiểu là có ả ị Chú ý: Ph i tr tuy t đ i vùng ref
• Nếu order <>0 thì ref sẽ có thứ tự tăng
• Ví dụ:
Slide 57 / 95
ệ ố
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
•
IF
– Cú pháp:
IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
– Trả về giá trị
value_if_true nếu biểu thức logical_test đúng ngược lại trả về giá trị value_if_false
Slide 58 / 95
– Ví dụ: IF(A1>=5, “Đậu”,
“Trượt”)
– Chú ý: Có thể sử dụng
hàm IF lồng nhau
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• SUMIF
– Cú pháp: SUMIF(range, criteria, sum_range)
– Hàm tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện
• Range: Vùng điều kiện sẽ được so sánh
• Criteria: Chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ “10”, “>=20”
• Sum_range: vùng được tính tổng. Các ô trong
vùng này sẽ được tính tổng nếu các ô tương ứng trong vùng range thỏa mãn điều kiện. Nếu không có sum_range thì vùng range sẽ được tính
• Ví dụ:
Slide 59 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• COUNTIF
– COUNTIF(range, criteria)
– Đếm các ô thỏa mãn điều kiện criteria trong
vùng range
• Range là vùng điều kiện sẽ được so sánh
• Criteria: là chuỗi mô tả điều kiện
Slide 60 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• SUMIFS
– SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2,…)
– Hàm tính tổng có từ 2 điều kiện trở lên
• Sum_range: vùng cần tính tổng
• Criteria_range1: vùng chứa điều kiện 1
• Criteria1: chuỗi mô tả điều kiện 1
• Criteria_range2: vùng chứa điều kiện 2
• Criteria2: vùng chứa điều kiện 2
Slide 61 / 95
• …
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• COUNTIFS
– COUNTIFS(criteria_range1, criteria1,
criteria_range2, criteria2,…)
– Hàm đếm từ 2 điều kiện trở lên
• Criteria_range1: vùng chứa điều kiện 1
• Criteria1: chuỗi mô tả điều kiện 1
• Criteria_range2: Vùng chứa điều kiện 2
• Criteria2: chuỗi mô tả điều kiện 2
• …
Slide 62 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• AND
– AND(logical1, logical2,…)
– Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các điều kiện là
TRUE, ngược lại trả lại FALSE
• Lưu ý: Các biểu thức logical phải có đầy đủ cả 2 vế, và không được lớn hơn 2 vế trong 1 biểu thức
Slide 63 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• OR
– OR(logical1, logical2,…)
– Trả về giá trị FALSE nếu tất cả các biểu thức
điều kiện sai, ngược lại trả về TRUE
Slide 64 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
Hàm tìm kiếm
• VLOOKUP
– VLOOKUP(lookup_value, table_array,
col_index_num, range_lookup)
– Tìm giá trị lookup_value trong cột trái nhất của bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup và trả về vị trí tương ứng trong cột thứ col_index_num
Slide 65 / 95
• Range_lookup = 1: Tìm tương đối, danh sách các giá trị cần dò tìm của bảng table_array pahir sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu không tìm thấy sẽ
trả về giá trị lớn nhất nhwung vẫn nhỏ hơn
lookup_value
• Range_lookup = 0: tìm chính xác. Nếu ko tìm thấy
sẽ trả về lỗi
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• Ví dụ:
Lưu ý: Phải trị tuyệt đối bảng phụ cần lấy
Slide 66 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• HLOOKUP
– HLOOKUP(lookup_value, table_array,
row_col_index, range_lookup)
– Tìm giá trị lookup_value trong dòng trên cùng
của bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về giá trị tương ứng trong dòng thứ row_index_num (nếu tìm thấy)
– Ý nghĩa các đối số giống như hàm vlookup
Slide 67 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• Ví dụ:
Slide 68 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
Các hàm xử lý chuỗi (text)
• LEFT
– LEFT(text, num_chars)
– Trả về num_chars ký tự bên trái chuỗi text
• RIGHT
– RIGHT(text, num_chars)
Slide 69 / 95
– Trả về num_chars ký tự bên phải chuỗi
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• MID
– MID(text,start_num, num_chars)
– Trả về chuỗi có độ dài num_chars bắt đầu từ
vị trí start_num của chuỗi text
•
INT
– Trả về số nguyên lớn nhất không vượt quá
number
Slide 70 / 95
– INT(number)
• VALUE
– VALUE(text)
• Chuyển chuỗi có dạng số thành trị số
• Ví dụ: =VALUE(“123”)+2 -> 125
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
Các hàm cơ sở dữ liệu (database)
– Các hàm cơ sở dữ liệu (CSDL) mang tính
chất thống kê những mẫu tin trong CSDL có trường thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn đã được thiết lập trước.
• Cú pháp chung:
=tên hàm(database, field, criteria)
– Database: Địa chỉ vùng CSDL
– Field: cột cần tính toán
– Criteria: địa chỉ vùng điều kiện
Slide 71 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• Các hàm CSDL
– DSUM
– DAVERAGE
– DMAX
– DMIN
– DCOUNT
– DCOUNTA
Slide 72 / 95
3.4 Các hàm thông dụng (tt)
• Ví dụ: Với hàm DSUM
Slide 73 / 95
Đi u ề ki nệ
Chú ý: Phải lập điều kiên ra bên ngoài như
hình
4. Thao tác dữ liệu
o Sắp xếp dữ liệu
o Lọc dữ liệu
o Rút trích dữ liệu
o Kiểm tra dữ liệu
Slide 74 / 95
4.1. Sắp xếp
o Sắp xếp bảng tính theo các cột
Ø Bôi đen bảng cần sắp xếp
Ø Vào Data -> Sort
Thêm cột cần sắp xếp
Chọn cột cần sắp xếp
Chọn giá tri sắp xếp
Slide 75 / 95
Chọn chiêu sắp xếp
4.2 Lọc dữ liệu
o Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter)
ệ ọ ươ ứ ề Ch n đi u ki n l c t ng ng
– Dùng để lọc các mẫu tin thỏa mãn những tiêu chuẩn nào đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu. Kết quả chỉ hiển thị những mẫu tin thỏa mãn còn ọ lại những mẫu tin khác tạm thời sẽ bị che đi
– Thực hiện:
• Chọn vùng CSDL
• -> Tab Data -> Filter
–
Slide 76 / 95
4.3 Rút trích dữ liệu
o Lọc dữ liệu nâng cao
Ø Trích ra các mẫu tin theo các điều kiện chỉ Kết quả được định trong vùng điều kiện được tạo trước đặt ở vị trí khác
Ø Thực hiện:
• Tạo điều kiện gồm ít nhất 2 hàng
– 1: Tiêu đề chứa cột mà điều kiện thuộc
Vị trí copy tới
– 2: giá trị điều kiện thuộc cột
• Bước 2: Vào Data -> advanced
Chọn địa chỉ vùng CSDL
– Khi đó xuất hiện hộp thoại
Slide 77 / 95
Chọn địa chỉ vùng điều kiện
4.3 Rút trích dữ liệu (tt)
o Ví dụ: Trích ra danh sách thông tin của
người có địa chỉ ở Hà Nội
1
2
Slide 78 / 95
3
5. Charts – Biểu đồ
o Các loại biểu đồ
Ø Biểu đồ cột – Columns: Sử dụng các cột
dọc để biểu diễn số liệu, thường sử dụng để
§ So sánh các đại lượng
§ Hoặc so sánh sự biến động của 1 đối
tượng
Ø Biểu đồ đường – Line: Sử dụng để biểu
diễn xu hướng theo thời gian
Ø Biểu đồ tròn – Pie: sự dụng để so sánh giữa tỷ lệ các thành phần của 1 đối tượng
Slide 79 / 95
5.1 Cách chèn Chart
o Bôi đen vùng dữ liệu của biểu đồ (nếu là các cột cách xa nhau thì giữ phím Ctrl)
o Chọn Tab Insert -> Chọn kiểu trong nhóm
Chart
Slide 80 / 95
ồ ầ ể ạ ọ ẽ Ch n d ng bi u đ c n v
5.2 Các thành phần trên Chart
Chart Area
Chart Title ề ể Tiêu đ bi u đồ Plot Area
Data Label
Vertical Axis Title ụ ọ Tên tr c d c
Vertical Axis ụ ọ Tr c d c
Legend Chú thích
ả
Data Table ữ ệ B ng d li u
Data Series
ụ
Horizontal Axis Tr c ngang
Slide 81 / 95
5.3 Thay đổi vùng dữ liệu cho Chart
ử ữ ỉ Ch nh s a d li uệ
ữ ệ
Tên d li u
Vùng giá trị
Slide 82 / 95
5.4 Thay đổi dạng Chart
1
ọ
Ch n Change Chart Type
2
3
ọ
ạ ồ ị ớ Ch n lo i đ th m i
Slide 83 / 95
5.5 Thay đổi gốc tọa độ
ả
ộ
1 Kích chu t ph i vào tr c t a ụ ọ
độ
ọ
2 Ch n Fomat Axis
3
ọ
ị ố ọ ộ
ậ
4 T i ạ Minimum Ch n Fixed, nh p giá tr g c t a đ
Slide 84 / 95
5.5 Thay đổi gốc tọa độ (tt)
Slide 85 / 95
5.6 Thay đổi bước nhảy cho trục
ả
ộ
1 Kích chu t ph i vào tr c t a ụ ọ
độ
ọ
2 Ch n Fomat Axis
3
ọ ỗ ạ
4 T i ạ Major unit Ch n Fixed, ị ử s a giá tr tăng m i v ch
Slide 86 / 95
ổ ộ
ụ
ừ
5.6 Thay đổi bước nhảy cho trục (TT) 10 sang 20
o Ví d : Thay đ i đ tăng t
Slide 87 / 95
5.7 Cách vẽ đồ thị 2 trục tung
Ngoài cách biểu diễn 1 trục ta có thể vẽ 2 trục tung để biểu diễn 2 loại dữ liệu khác nhau trên cùng 1 đồ thị.
Ví dụ: vẽ biểu đồ nhiệt độ và độ ẩm của các thành phố
Slide 88 / 95
5.7 Cách vẽ đồ thị 2 trục tung (tt) Muốn thêm 1 trục tung bên phải biểu diễn độ ẩm của các thành phố ta làm như sau:
ộ
ễ ượ
ể
ộ Kích chu t ph i vào c t bi u di n l
ả ư ng m a
1
3
ọ
Ch n Secondary Axis
ọ
Ch n Fomat Data Series
2
Slide 89 / 95
5.7 Cách vẽ đồ thị 2 trục tung (tt)
K t ế quả
4
ọ ạ
ể ồ
ụ
ứ
tr c tung th 2
5 Ch n d ng bi u đ cho
ọ
Ch n Change Chart Type
Slide 90 / 95
6. Thiết lập trang và in ấn
o Thiết lập trang in
Ø Margin: canh lề trang giấy
• Top: lề trên
• Boottom: lề dưới
• Left: lề trái
• Right: Phải
• Header: khoảng cách cho vùng đầu trang
• Footer: Khoảng cách cho vùng chân trang
Slide 91 / 95
6. Thiết lập trang và in ấn (tt)
o Hộp thoại thiết lập trang
In lặp lại tiêu đề
Hướng in, cỡ giấy ...
Lề, Trang
Slide 92 / 95
Đầu trang/Cuối trang
6. Thiết lập trang và in ấn (tt)
• Portrait: in theo chiều dài giấy
• Landscape: In theo chiều ngang của giấy
Ø Orientation: để thay đổi hướng trang in
Ø Size: chọn khổ giấy như A1,A2,A3,A4
Ø Print area: Thiết lập vùng in
Ø Background: Thiết lập hình nền trang
Slide 93 / 95
Ø Print title: In tiêu đề
6. Thiết lập trang và in ấn (tt)
Ø Các tùy chọn in
•
In co giản vào 1 trang hoặc nhiều trang
•
In lặp lại tiêu đề
• Căn chỉnh vào giữa trang
Slide 94 / 95
Thiết lập trang và in ấn (tt)
Slide 95 / 95
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại, bạn chọn đánh số trang ở bên trái, ở giữa hoặc bên phải.
Slide 96 / 95
Bước 4: Ok
