Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin: Chương 3 - PGS.TS. Hà Quang Thụy

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN

CHƯƠNG 3. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN HTTT và QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG TỔ CHỨC

PGS. TS. HÀ QUANG THỤY HÀ NỘI 01-2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1

Nội dung

1. Vòng đời dự án 2. Quản lý dự án trong tổ chức

2

1. Vòng đời dự án

 Khái niệm vòng đời dự án

nhau của dự án

 Vòng đời: Life cycle  Khái niệm: Là tập các giai đoạn liên tiếp và đôi khi chồng chéo

 việc quản lý và nhu cầu kiểm tra của tổ chức hoặc các tổ chức có liên

quan đến dự án

“Bước” dự án

 “Giai đoan” (cid:0)  bản chất của dự án và khu vực áp dụng của dự án  Là khác nhau theo các dự án khác nhau, khác nhau theo các tổ chức

khác nhau

 Tên gọi và số lượng “giai đoạn” do:

của người sử dụng công nghệ

 Vòng đời được xác định: các khía cạnh “đơn nhất” của tổ chức ,

 Đặc trưng vòng đời dự án

3

 Đặc trưng khung nhìn: Cấu trúc chung (khung nhìn mức cao): (i) Khởi đầu dự án, (ii) Công tác tổ chức và chuẩn bị, (iii) Thực hiện dự án, (iv) Kết thúc dự án. Khung nhìn mức cao tạo thuận lợi cho “truyền thông dự án”, tránh sa vào chi tiết

 Vòng đời cung cấp một khung cơ bản cho quản lý dự án

Vòng đời dự án: Đặc trưng tài nguyên

 Tài nguyên (Chi phí và nhân lực)

4

 Chi phí và mức nguồn nhân lực thấp lúc khởi đầu, cao lên khi công việc được thực hiện và giảm một cách đáng kể khi dự án đi vào giai đoạn kết thúc

Vòng đời dự án: Đặc trưng ảnh hưởng

 Ảnh hưởng của nhà đầu tư, những rủi ro và tính không chắc chắn là rất lớn ở lúc bắt đầu dự án. Những nhân tố này giảm dần trong vòng đời của dự án

đến việc hoàn thành

5

 Chi phí thay đổi và hiệu chỉnh lỗi tăng đáng kể khi dự án tiến dần

Giai đoạn trong vòng đời dự án

phần trong vòng đời dự án”.

 Dự án, quản lý dự án có bản chất giai đoạn: “giai đoạn là một

thực hiện và dễ kiểm tra, giám sat

 Phân chia giai đoạn nhằm dễ quản lý, dễ lập kế hoạch, dễ

 Giai đoạn “kế tiếp nhau”: Phần cuối của mỗi giai đoạn là phần chuyển

giao

 Công việc trong tâm giai đoạn này khác biệt giai đoạn khác  Sự chuyển giao đầu tiên của một giai đoạn đòi hỏi sự kiểm tra nhiều hơn để chắc chắn thành công. Kiểm tra thêm được tiến hành song mang tính nhắc lại

6

 Số giai đoạn, sự cần thiết của giai đoạn, mức độ kiểm soát giai đoạn được quy định bởi phạm vi (kích cỡ), độ phức tạp, khả năng tác động lên dự án.  Đặc trưng của “giai đoạn”

Về cách thức giai đoạn của dự án

 Không có cách cấu trúc giai đoạn lý tưởng cho dự án

vẫn khác biệt

 Thông thường: sử dụng cấu trúc tham khảo  Các dự án trong cùng một ngành công nghiệp, cùng một tổ chức

 Có cấu trúc chuẩn hóa dự án (như quy định) hoặc không chuẩn hóa mà mỗi dự án sẽ tùy bản chất của dự án và quản lý dự án & đội dự án lựa chọn.

chọn

 Ví dụ

 Tính đa phương án: đề xuất một số phương án và sau đó lựa

một đội dự án khác chia hai hai đoạn..

7

 “Việc xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi một dự án”: hoặc tiền dự án, hoặc đưa vào pha đầu tiên, hoặc một dự án độc lập.  Cùng một mức dự án: đội dự án này có thể chia một giai đoạn,

Quản lý dự án xuyên suốt vòng đời

 Tiếp cận quản lý dự án

hành dự án

 Tiếp cận quản lý dự án nên được mô tả trong kế hoạch điều

trình hay tổ chức

 Quản lý dự án phải phù hợp với khung cảnh rộng hơn chương

tổ chức quản lý dự án.

 Vai trò của cấu trúc giai đoạn

 Quản lý dự án & đội dự án phải xác định phương pháp thích hợp

xác định xem liệu dự án có nên tiếp tục vào giai đoạn tiếp không ?

  phát hiện và sửa chữa những lỗi, xem xét chi phí có nên coi dự án là

được thực hiện tốt không ?

8

 “Chi để trị”  Cung cấp cơ sở cho việc kiểm tra đánh giá  Xác định được input và output cho mỗi giai đoạn  Hai công việc điển hình

Tổ chức giai đoạn: dự án 1 giai đoạn

mạng viễn thông

9

 Dự án chỉ có một giai đoạn  Một tiếp cận dự án một giai đoạn quản lý việc lắp đặt một

Quan hệ các giai đoạn: kế tiếp

quan hệ chồng lấp.

 Dự án nhiều giai đoạn: các giai đoạn có quan hệ kế tiếp và

 Quan hệ kế tiếp, một giai đoạn bắt đầu khi một giai đoạn trước nó đã hoàn thành. Bản chất từng bước một của cách tiếp cận này làm giảm độ không chắc chắn, nhưng loại bỏ những tuỳ chọn để giảm thời gian.

động, loại bỏ chất thải/làm sạch; tạo cảnh quan mới.

10

 Ví dụ tiếp cận làm sạch miền chất thải nguy hiểm: ngừng hoạt

Quan hệ giai đoạn: chồng lấp

 Dự án gồm các giai đoạn chồng lấp: một giai đoạn bắt đầu trước khi hoàn thành giai đoạn trước nó. Đôi khi được áp dụng với kỹ thuật “ép lịch trình” (sự điều chỉnh nhanh). có thể gia tăng mối rủi ro và có thể dẫn đến kết quả phải làm lại.

thiết kế; giai đoạn/pha xây dựng

11

 Tiếp cận tiềm năng xây dựng một nhà máy mới: Giai đoạn/pha

Quan hệ giai đoạn: tương tác

12

 chỉ một giai đoạn được lập kế hoạch tại thời điểm đã cho bất kỳ và việc lập kế hoạch cho giai đoạn kế tiếp đang được thực hiện khi đang tiến triển công việc trên giai đoạn hiện hành và thực hiện việc chuyển giao. Cách tiếp cận này rất hữu ích chủ yếu trong môi trường không xác định, không chắc chắn hoặc có biến đổi nhanh như trong việc nghiên cứu, nhưng nó có thể giảm khả năng cung cấp kế hoạch dài hạn. Mục tiêu khi ấy được quản lý bởi sự lớn mạnh của sản phẩm được giao liên tục và những đòi hỏi ưu tiên cho việc giảm tới mức cực tiểu các rủi ro của dự án và tối đa hoá giá trị kinh doanh của sản phẩm. Nó cũng có thể bắt tất cả các thành viên của đội dự án (người thiết kế, người phát triển,…) luôn phải sẵn sàng suốt quá trình dự án hoặc ít nhất, cũng là cho hai giai đoạn kế tiếp nhau.

Vòng đời dự án và vòng đời sản phẩm

số dự án. Khi có nhiều dự án: chương trình.

 Một sản phẩm có thể được hoàn thành từ một dự án hoặc một

 Vòng đời sản phẩm là một tập các pha liên tục theo lệ thường.  Vòng đời dự án xảy ra trong một hoặc nhiều pha của vòng đời sản phẩm: Một vòng đời sản phẩm có thể có một số vòng đời dự án: dự án tạo sản phẩm mới, dự án cải tiến sản phẩm  Quan niệm cũ phân biệt sản phẩm với dịch vụ. Khoa học dịch vụ coi đơn vị kinh tế là dịch vụ, sản phẩm hàng hóa là cơ chế mang sản phẩm dịch vụ.

13

 Vòng đời dự án cho sản phẩm mới là pha đầu tiên vòng đời sản phẩm. Vòng đời dự án cải tiến sản phẩm là pha con trong vòng đời sản phẩm

2. Quản lý dự án trong tổ chức

 Thực hiện công việc trong một tổ chức

tiêu

 Tổ chức hoàn thành các công việc để đạt được một tập các mục

án

 Các đặc trưng giống nhau

 Hai loại công việc: thường xuyên (điều hành tác nghiệp) và dự

hoạch chiến lược

 Các điểm khác nhau

 Được thực hiện bởi các cá nhân trong tổ chức  Giới hạn bởi các áp lực, sức ép về nguồn lực  Được lập kế hoạch, thi hành, giám sát và kiểm tra  Được thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức hoặc kế

vụ/kết quả có tính lặp đi lặp lại <> Một dự án một lần

 Tác nghiệp đang tiến hành và sản xuất ra các sản phẩm/dịch

và các cơ hội) là tạm thời, có thời điểm kết thúc

14

 Tác nghiệp luôn tiếp diễn và duy trì mãi mãi <> Dự án (đội dự án

Mối quan hệ giữa dự án và tác nghiệp

 Dự án tác động tới tác nghiệp

tiêu dự án vào thực tế hoạt động tác nghiệp

 Dự án thành công bổ sung vào tác nghiệp: được tích hợp mục

sản xuất và bán

 Làm thay đổi hay đóng góp vào hoạt động tác nghiệp:  Dự án tạo sản phẩm/dịch vụ mới được bổ sung vào dây chuyền

việc

 Lắp đặt sản phẩm/dịch vụ mới đòi hỏi thực hiện liên tục công

 Tác nghiệp hỗ trợ dự án

 Nâng cao trình độ nhân viên, làm phong phú văn hóa tổ chức,

án

 Môi trường tác nghiệp hỗ trợ môi trường miền ứng dụng cho dự

15

 Tương tác giữa Ban tác nghiệp với quản lý & đội dự án  Thu nhận thông tin môi trường từ tác nghiệp  Bổ sung nguồn nhân lực cho dự án

Nhà đầu tư

 Khái niệm

 Người hoặc những tổ chức (khách hàng, người tài trợ, người tổ chức thực hiện hoặc công chúng) là những người có liên quan đến dự án mà sự quan tâm của họ có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới thực hiện và hoàn thành dự án

16

 Nhà đầu tư bên trong và nhà đầu tư bên ngoài  Phạm vi xác định nhà đầu tư

Nhà đầu tư: khách hàng/người sử dụng

 Khái niệm

 Ví dụ

 Khách hàng/người sử dụng là những người hoặc những tổ chức sẽ sử dụng các sản phẩm hoặc các dịch vụ hoặc các kết quả. Khách hàng/người sử dụng, có thể là người bên trong hoặc ngoài tổ chức thực hiện dự án. Cũng có thể có lớp người sử dụng phức tạp

 khách hàng của sản phẩm dược phẩm có thể là các bác sỹ - người kê đơn, là những bệnh nhân - người sử dụng, và có thể là người bảo hiểm tức là người trả tiền thuốc

nghĩa với nhau

 một số phạm vi ứng dụng, khách hàng và người sử dụng đồng

17

 phạm vi khác, khách hàng lại là thực thể giành được sản phẩm của dự án, và người sử dụng là người sử dụng trực tiếp sản phẩm

Nhà đầu tư: người tài trợ

 Khái niệm

tiền mặt hoặc các dạng khác, cho dự án

 người hoặc một nhóm người cung cấp nguồn tài chính, ở dạng

 Vai trò

 Khi dự án lần đầu tiên hình thành, người tài trợ là người hỗ trợ cho dự án. Việc này bao gồm việc làm người phát ngôn cho vị trí quản lý cấp cao hơn nhằm tập hợp sự hỗ trợ xuyên suốt cả tổ chức và đề cao những lợi ích mà dự án sẽ mang lại

cho đến khi có uỷ quyền chính thức

 dẫn dắt dự án thông qua sự cam kết hoặc quá trình lựa chọn

từ lúc đầu dự án

 vai trò đáng kể trong việc phát triển mục tiêu và đặc quyền ngay

dần vai trò của mình

 kiểm soát của người quản lý dự án, người tài trợ thường tăng

18

 Người tài trợ cũng có thể dính vào những vấn đề quan trọng khác như thay đổi về mục đích, xem xét lại giai đoạn cuối, và những quyết định về thuận lợi và khó khăn khi gặp rủi ro cao

Nhà đầu tư: quản lý danh mục và chương trình

 Người quản lý chương trình

 Người quản lý chương trình chịu trách nhiệm về việc quản lý các dự án có liên quan bằng cách phối hợp với nhau nhằm thu được các lợi ích và kiểm soát những yếu tố khác xuất phát từ việc quản lý các dự án riêng biệt. Những người quản lý chương trình kết hợp với những người quản lý từng dự án để cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn cho từng dự án riêng biệt

án

 Người quản lý danh mục

19

 Cung cấp thông tin môi trường ngoài dự án/chương trình tới dự

 chịu trách nhiệm lãnh đạo tập hợp các dự án hoặc các chương trình ở bậc cao mà chúng có hoặc không phụ thuộc lẫn nhau  Cung cấp thông tin môi trường ngoài chương trình tới dự án  (Ban) xem xét danh mục là những ban thường được thành lập từ những người thực hiện dự án, những người này hoạt động như là nhóm lựa chọn của dự án: xem xét mỗi một dự án về tiền lãi của vốn đầu tư, giá trị của dự án, những rủi ro đi cùng dự án, và thuộc tính khác của dự án.

Nhà đầu tư: Ban quản lý dự án

 Khái niệm

 là một cơ cấu tổ chức hoặc một thực thể được trao những trách nhiệm khác nhau liên quan tới việc quản lý tập trung vào sự phối hợp quản lý của những dự án dưới quyền

 Trách nhiệm có thể có

 Có thể là nhà tài trợ  Trách nhiệm của ban dự án có thể liệt kê từ việc cung cấp các chức năng hỗ trợ quản lý dự án đến việc chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp dự án

luận, và các mẫu hướng dẫn

 Các dịch vụ hỗ trợ hành chính như chính sách, phương pháp

dụng các công cụ như thế nào

 Đào tạo, cố vấn và huấn luyện người quản lý dự án  Hỗ trợ dự án, hướng dẫn và đào tạo việc quản lý dự án và sử

án, nhà tài trợ, người quản lý và nhà đầu tư cho dự án.

20

 Phân bổ các nguồn lực, nhân lực của dự án  Là trung tâm thông tin liên lạc giữa những người quản lý các dự

Nhà đầu tư: Người quản lý dự án

 Khái niệm

nhằm đạt được các mục đích của dự án

 Là người chịu trách nhiệm cá nhân tổ chức thực hiện dự án

từ nhãn quan bao quát

 Có khả năng hiểu được các chi tiết của dự án, nhưng lại quản lý

 Trách nhiệm có thể có

 Đòi hỏi tính năng động, phán quyết đúng đắn, bản lĩnh lãnh đạo tốt, kỹ năng thương lượng và sự hiểu biết tốt về công tác quản lý dự án

liên quan

 Phát triển kế hoạch quản lý dự án và các thành phần khác có

chính dự án

21

 Duy trì dự án trong giới hạn về thời gian và ngân sách.  Xác định rõ, theo dõi và trả lời về rủi ro  Cung cấp các báo cáo chính xác và đúng hạn  thông tin liên lạc với nhà đầu tư, nhà tài trợ, đội thực hiện dự án.  chiếm vị trí trung tâm của các tương tác giữa nhà đầu tư và

Nhà đầu tư: Đội dự án và khác

 Đội dự án

viên khác của đội, những người thực hiện các công việc  Không có người không liên quan đến việc quản lý dự án  cá nhân từ những nhóm khác nhau có hiểu biết về các chủ đề riêng biệt hoặc với các kỹ năng đặc biệt để thực hiện dự án.

 Quản lý chức năng

 Quản lý thực hiện

 Người bán hàng/đối tác kinh doanh

22

 gồm người quản lý dự án, nhóm quản lý dự án và những thành

Yếu tố văn hóa và quy trình tổ chức tới dự án

 Chuẩn văn hóa của tổ chức

 Bao gồm văn hóa và phong cách của tổ chức.  sự hiểu biết chung về việc làm thế nào để tiếp cận lợi ích công việc, những biện pháp gì được xem xét để đạt được lợi ích công việc, và ai là người có ảnh hưởng trong việc làm giảm nhẹ công việc

có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thực hiện các mục tiêu

 văn hóa và phong cách là nhân tố môi trường của doanh nhiệp

 Chia sẻ quan điểm, giá trị, chuẩn mực, niềm tin và những mong ước  Chính sách, phương pháp và các qui trình  Quan điểm về mối quan hệ quyền lực  Ý thức làm việc và giờ giấc làm việc

 văn hoá riêng biểu lộ nhiều cách ảnh hưởng

23

 người quản lý dự án nên hiểu phong cách và văn hoá của tổ chức khác nhau. Ví dụ, một số trường hợp, một người có vị trí cao trong tổ chức nhưng lại không có thực quyền

Kiểu tổ chức theo mức độ quản lý dự án

Ma trận

Cổ điển

Tổ chức dự án

Yếu

Mạnh

Cấu trúc của tổ chức Đặc trưng dự án

Trung bình

lực

hoặc

Giới hạn

tới

Ít không

Thấp/Vừa phải

Vừa phải /Cao

Cao tất cả

Ít/ Không

Giới hạn

tới

Thấp/Vừa phải Hỗ hợp

lý

lý

lý

thời

thời

tác

thời

thời

thời

Quyền của người quản lý dự án Tính sẵn sàng về nguồn lực Người điều khiển nguồn kinh phí của dự án Vai trò của người quản lý dự án viên Nhân nghiệp dự án

Người quản chức lý năng Bán gian Bán gian

Người quản chức năng Bán gian Bán gian

Toàn bộ thời gian Bán gian

Vừa phải /Cao Người quản dự án Toàn bộ thời gian Toàn bộ thời gian

Cao tất cả Người quản dự án Toàn bộ thời gian Toàn bộ thời gian

24

Tài sản quy trình

 Khái niệm

 Là tất cả các phương thức có liên quan đến quy trình từ tất cả các tổ chức liên quan trong dự án, được sử dụng nhằm đạt được thành công của dự án

 Quy trình và hướng dẫn

 (i) các kế hoạch, chính sách, qui trình thực hiện, và những hướng dẫn; (ii) cơ sở tri thức của tổ chức như các bài giảng và những thông tin lịch sử

 Các qui trình chuẩn của tổ chức như các chuẩn mực, chính sách (về an toàn, về sức khoẻ, về đạo đức, về quản lý dự án), chuẩn sản xuất và vòng đời của dự án, các chính sách về chất lượng, các qui trình (qui trình kiểm toán, mục tiêu cải thiện, bản liệt kê các danh mục kiểm tra, việc xác định qui trình chuẩn hoá được sử dụng trong tổ chức)

25

 Các hướng dẫn chuẩn hoá, hướng dẫn làm việc, việc đưa ra các tiêu chuẩn ước lượng, và việc thực hiện các tiêu chuẩn đo lường.

Tài sản quy trình

 Quy trình và hướng dẫn

trình của dự án, và các mẫu hợp đồng)

 Các mẫu biểu (về những rủi ro, cấu trúc công việc, sơ đồ lịch

 Các hướng dẫn và tiêu chuẩn cho việc thay đổi bộ qui trình chuẩn của tổ chức nhằm đáp ứng đầy đủ những nhu cầu đặc biệt của dự án

 Các trang thiết bị thông tin liên lạc của tổ chức (về sự sẵn sàng công nghệ thông tin liên lạc, cho phép thông tin liên lạc đa phương tiện, chính sách lưu trữ các sổ sách ghi chép, các trang thiết bị bảo mật)

kiểm toán dự án, đánh giá dự án, đánh giá sản phẩm)

 Những hướng dẫn hoặc các trang thiết bị kết thúc dự án (về

26

 Các qui trình kiểm tra tài chính (thời gian báo cáo, việc chi tiêu và xem xét việc chi tiêu, các mã kế toán, các điều khoản hợp đồng chuẩn)

Quy trình và hướng dẫn

 Quy trình và hướng dẫn

 Những thủ tục quản lý đúng và sai để xác định việc kiểm tra đúng và sai, phân biệt và giải pháp đúng và sai, và các hoạt động khác có liên quan

 Thay đổi thủ tục kiểm tra bao gồm các bước mà theo đó các chuẩn, chính sách, kế hoạch và thủ tục chính thức của công ty - hoặc các văn bản dự án - sẽ được thay đổi, và có bao nhiêu những thay đổi sẽ được thông qua và có giá trị.

định và những ảnh hưởng

 Những thủ tục kiểm tra rủi ro, gồm phạm trù rủi ro, khả năng xác

hạn trong công việc

27

 Những thủ tục được ưu tiên, được thông qua và những quyền

Cơ sở tri thức quy trình

liệu đo các qui trình và sản phẩm

 Cơ sở dữ liệu đo qui trình được dùng để thu thập và tạo ra dữ

 Hồ sơ dự án (qui mô, chi phí, lịch trình và vạch gianh giới đo đạc, lịch công tác, sơ đồ kế hoạch làm việc, ghi nhận rủi ro, kế hoạch thực hiện khi gặp rủi ro, xác định ảnh hưởng của rủi ro)  Thông tin lịch sử (các tài liệu và hồ sơ dự án, tất cả những thông tin và văn bản về kết thúc dự án, thông tin về cả kết quả của quyết định lựa chọn dự án trước đó lẫn thông tin thực hiện dự án, thông tin từ nỗ lực quản lý rủi ro)

tra, cách giải quyết, và kết quả của các hoạt động khác.

 Các cơ sở dữ liệu quản lý kết quả đúng và sai, thông tin kiểm

chi phí, ngân sách và chi phí phụ trội của dự án.

28

 Căn cứ hiểu biết quản lý gồm các các quy định quản lý chính thức, các chính sách, các thủ tục và bất kỳ văn bản dự án nào  Các cơ sở dữ liệu tài chính gồm các thông tin như giờ làm việc,

Vai trò quan trọng của quy trình tổ chức

Độ đo chủ yếu

Tỷ lệ giá / thu nhập

Các yếu tố thành công then chốt (CSFs) Hình ảnh trong các thị trường tài chính Danh tiếng công nghệ với khách hàng Sự thành công trong thị trường

Dự đoán độ rủi ro trong hồ sơ và hợp đồng chủ chốt

Số dư lợi nhuận theo công việc

Tỷ lệ đơn đặt hàng của khách hàng / giá tỷ lệ, Kết quả phỏng vấn “nhận thức” khách hàng Sự thay đổi thị phần (hàm lượng chất xám của sản phẩm), Độ tăng trưởng thị phần của công ty Số năm kinh nghiệm của công ty theo các sản phẩm tương tự Khách hàng "mới" hoặc "cũ" Quan hệ khách hàng trước đây Ranh giới lợi nhuận bỏ thầu là tỷ lệ công việc tương tự trong cùng dòng sản phẩm Sự đổi mới, sự vắng mặt không lý do Giá công việc, tỉ lệ dự toán /thực tế

29

Tinh thần công ty Hiệu suất dự toán theo công việc chính yếu