I. Đặt Vấn Đề
Thông thường khi bạn có 1 mẫu thư mời, bảng điểm, hơp... Bạn thường làm thủ công
sẽ phải photo nguyên vài chục cái đơn rồi điền tay từng thông tin dữ liệu vào. Hoặc
nếu trên máy thì gõ từng cái một cũng rất mất thời gian, đôi khi còn bị lỗi, sai sót.
Sử dụng tính năng Mail Merge trong Word rất hữu ích đối với người dùng. Tính
năng này đã giúp cho công việc soạn thảo văn bản để gửi thư mời được rút ngắn đi
đáng kể. Giúp tự động trộn thư, chèn một danh sách vào một mẫu tin cố định như thư
mời, bảng điểm... cho nhiều người một cách hiệu quả nhất, nhanh nhất và tiết kiệm
được rất nhiều thời gian so với cách truyền thống.
BÀI 09: MAIL MERGE
II. Cách Trộn Thư Trong Word Bằng Tính Năng Mail Merge
1. Yêu Cầu:
Bạn chỉ cần 1 file Word chứa nội dung thư mời làm cái khung và 1 file chứa danh
sách những người được mời (đơn cử file Excel), dữ liệu trong danh sách trong Excel
sẽ được điền 1 cách tự động.
Đặc biệt lúc tạo file danh sách thì không được để trống 1 dòng nào phía trên hay phía
dưới table cả. Nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu trống. Ví dụ:
BÀI 09: MAIL MERGE
2. Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word
Bước 1: Tại văn bản Word cần trộn thư, click vào tab Mailings Start Mail Merge
Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở các bước thực hiện.
BÀI 09: MAIL MERGE
2. Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word
Bước 2: Tại hộp thoại Mail Merge click chọn Letter và click Next: Starting document
trong mục Step 1 of 6 để bắt đầu quá trình trộn thư mời.
BÀI 09: MAIL MERGE
2. Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word
Bước 3: Tại câu hỏi How do you want to set up your letters?, các bạn tích vào ô Use
the current document. Sau đó click chọn Next: Select recipients.
BÀI 09: MAIL MERGE