BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI
Ban biên soạn:
1. Chủ biên: Th.S. Tạ Tường Vi
Th.S. Nguyễn Thanh Huyền
2. Thành viên: Th.S. Nguyễn Hữu Bình
Th.S. Bùi Thị Hồng Dung
Th.S. Nguyễn Nam Thắng
BÀI GIẢNG
TIN HỌC CƠ BẢN 2
(Dùng cho trình độ đại học)
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
Hà Nội, 2021
Bài giảng Tin học cơ bản II
3
LỜI NÓI ĐẦU
Tin học cơ bản 2 là học phần được giảng dạy cho sinh viên tất cả các ngành
không phải Công nghệ thông tin tại trường Đại học Lao động Xã hội. Mục tiêu của
học phần là trang bị cho sinh viên kiến thức và kỹ năng làm việc với cơ sở dữ liệu trên
nền tảng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Microsoft Access là hệ quản
trị cơ sở dữ liệu quan hệ (relational database management system) cho phép phát triển
nhanh những giải pháp lưu trữ và quản lý thông tin (RAD – Rapid Application
Development), thuận lợi để phát triển các hệ thống quản trị thông tin dành cho các
doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp
lớn.
Nhằm mục đích phục vụ cho việc giảng dạy và học tập học phần Tin học cơ bản
2 trong Trường Đại học Lao động Xã hội, nhóm tác giả chúng tôi biên soạn bài giảng
này để giới thiệu phiên bản Microsoft Access 2016, kế thừa và phát huy các nội dung
của Microsoft Access phiên bản 2010.
Bài giảng này bao gồm 05 chương và 03 phụ lục:
Chương 1: Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Chương 2: Bảng dữ liệu (table)
Chương 3: Truy vấn (Query)
Chương 4: Mẫu biểu (Form)
Chương 5: Báo biểu (Report)
Phụ lục 1: danh mục các bảng biểu.
Phụ lục 2: danh mục các hình vẽ.
Phụ lục 3: đáp án cho phần câu hỏi trắc nghiệm và hướng dẫn trả lời câu hỏi ôn
tập chương.
Để biên soạn cuốn bài giảng này, chúng tôi đã kết hợp kiến thức và kinh nghiệm
giảng dạy của mình nhằm giúp sinh viên có thể dễ dàng nắm bắt được kiến thức môn
học. Mặc dù rất cố gắng trong quá trình biên soạn, nhưng chắc chắn không thể tránh
khỏi một số thiếu sót, vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn
đọc để bài giảng ngày càng hoàn thiện hơn.
Hà Nội, 12/2021
BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI
Bài giảng Tin học cơ bản II
4
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................2
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT
ACCESS .........................................................................................................................8
1.1. KHÁI NIỆM ...........................................................................................................8
1.2. GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS 2016 .......................................................8
1.3. BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI MICROSOFT ACCESS ......................................10
1.3.1. Khởi động Microsoft Access ...............................................................................10
1.3.2. Giao diện ban đầu ................................................................................................11
1.3.3. Các mẫu có sẵn (Templates) trong Access 2016 .................................................13
1.3.4. Một số tùy chỉnh định dạng ................................................................................13
1.4. LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS .........................15
1.4.1. Tạo cơ sở dữ liệu mới .........................................................................................15
1.4.2. Mở một cơ sở dữ liệu đã có sẵn ..........................................................................17
1.4.3. Lưu CSDL hiện hành với phiên bản Access khác ...............................................20
1.4.4. Giao diện làm việc ..............................................................................................21
1.4.5. Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu Access ..........................................................23
1.4.6. Import các đối tượng trong CSDL .......................................................................27
1.4.7. Đóng một cơ sở dữ liệu đang mở và thoát khỏi Access ......................................28
CÂU HỎI ÔN TẬP ......................................................................................................29
CHƯƠNG 2: BẢNG DỮ LIỆU (TABLE) ............................................................32
Đặc biệt là qui trình xây dựng một CSDL Access ....................................................32
2.1. KHÁI NIỆM ..........................................................................................................32
2.1.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong Microsoft Access .................................................32
2.1.2. Bảng dữ liệu .........................................................................................................34
2.1.3. Liên kết giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu .........................................................37
2.2. TẠO BẢNG ...........................................................................................................39
2.2.1. Tạo bảng bằng phương pháp Datasheet view ......................................................39
2.2.2. Tạo bảng bằng phương pháp Design view ..........................................................42
2.2.3. Sử dụng LOOKUP WIZARD .............................................................................56
2.2.4 Qui trình tạo bảng .................................................................................................59
2.3. THAO TÁC TRÊN BẢNG ..................................................................................59
2.3.1. Hiệu chỉnh một bảng ...........................................................................................59
2.3.2. Thao tác với dữ liệu bảng ....................................................................................65
2.4. IN ẤN BẢNG ........................................................................................................73
A. CÂU HỎI ÔN TẬP .................................................................................................74
B. BÀI TẬP CỦNG CỐ KIẾN THỨC ......................................................................78
Bài giảng Tin học cơ bản II
5
CHƯƠNG 3. TRUY VẤN (QUERY) .........................................................................81
3.1. KHÁI NIỆM ..........................................................................................................81
3.1.1. Truy vấn ...............................................................................................................81
3.1.2. Các loại truy vấn ..................................................................................................81
3.2 TRUY VẤN LỰA CHỌN (SELECT QUERY) ..................................................82
3.2.1 Tạo Simple query .................................................................................................82
3.2.2. Tạo Select query bằng Design view ....................................................................84
3.2.3 Các thành phần trong cửa sổ thiết kế truy vấn .....................................................87
3.2.4 Các thao tác trong cửa sổ thiết kế truy vấn ..........................................................87
3.2.5 Cách nhập biểu thức điều kiện .............................................................................89
3.2.6 Sắp xếp và lọc dữ liệu trong truy vấn ...................................................................91
3.2.7 Tạo trường tính toán trong truy vấn .....................................................................95
3.3 TRUY VẤN TỔNG (TOTAL QUERY) ..............................................................97
3.3.1. Cách tạo Total query ...........................................................................................98
3.3.2 Các tùy chọn trên dòng Total ...............................................................................99
3.4 TRUY VẤN CHÉO (CROSSTAB QUERY) .......................................................99
3.4.1 Tạo Crosstab query bằng Query Wizard ........................................................... 100
3.4.2 Tạo Crosstab query bằng Design view .............................................................. 103
3.5 TRUY VẤN HÀNH ĐỘNG (ACTION QUERY) ............................................ 105
3.5.1 Truy vấn tạo bảng (Make-Table query) ............................................................ 105
3.5.2 Truy vấn cập nhật (Update query) ..................................................................... 107
3.5.3 Truy vấn bổ sung bản ghi (Append query) ........................................................ 108
3.5.4. Truy vấn xóa bản ghi (Delete query) ................................................................ 111
CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................... 113
BÀI TẬP CỦNG CỐ KIẾN THỨC ........................................................................ 116
CHƯƠNG 4. BIỂU MẪU (FORM) ......................................................................... 120
4.1 GIỚI THIỆU VỀ BIỂU MẪU ........................................................................... 120
4.1.1 Khái niệm về biểu mẫu ...................................................................................... 120
4.1.2 Công dụng của biểu mẫu ................................................................................... 120
4.1.3 Kết cấu của biểu mẫu ........................................................................................ 120
4.2 THIẾT KẾ BIỂU MẪU ..................................................................................... 121
4.2.1 Thiết kế biểu mẫu dùng nút lệnh Form (Single Form) ...................................... 122
4.2.2 Thiết kế biểu mẫu dùng Form Wizard ............................................................. 122
4.2.3. Thiết kế biểu mẫu dùng Form Design .............................................................. 124
4.3 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ BIỂU MẪU ........................................................... 126
4.3.1. Form View ........................................................................................................ 126
4.3.2. Layout View .................................................................................................... 126
Bài giảng Tin học cơ bản II
6
4.3.3. Design View .................................................................................................... 126
4.4. CÁC THAO TÁC TRÊN BIỂU MẪU ............................................................. 127
4.4.1. Tìm kiếm và chỉnh sửa một bản ghi (Record) .................................................. 127
4.4.2. Thêm mới một bản ghi (Record) ...................................................................... 128
4.4.3. Xóa một bản ghi (Record) ................................................................................ 128
4.4.4. Lọc dữ liệu trên Form ....................................................................................... 128
4.5 CHỈNH SỬA VÀ TRÌNH BÀY BIỂU MẪU ................................................... 129
4.5.1 Chèn các điều khiển thuộc nhóm lệnh Controls vào Form ............................... 129
4.5.2. Các loại Form Control ...................................................................................... 130
4.5.3. Tinh chỉnh Form (chế độ Design View). .......................................................... 132
4.5.4. Cách tạo các control có hỗ trợ của chức năng Wizard ..................................... 136
4.6. BIỂU MẪU VÀ CÁC BẢNG LIÊN KẾT ....................................................... 142
4.6.1. Subform Control ............................................................................................... 142
4.6.2. Tab Control ....................................................................................................... 145
4.6.4. Liên kết đến dữ liệu quan hệ (Link to Related Data) ....................................... 148
CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................... 151
BÀI TẬP CỦNG CỐ KIẾN THỨC ........................................................................ 152
CHƯƠNG 5. BÁO BIỂU (REPORT) ..................................................................... 157
5.1. TỔNG QUAN VỀ BÁO BIỂU.......................................................................... 157
5.1.1. Khái niệm ......................................................................................................... 157
5.1.2. Các loại báo biểu .............................................................................................. 157
5.1.3 Các chế độ hiển thị báo biểu .............................................................................. 158
5.2. THIẾT KẾ BÁO BIỂU ..................................................................................... 158
5.2.1 Cấu trúc báo biểu ............................................................................................... 158
5.2.2. Môi trường làm việc ......................................................................................... 160
5.2.3. Thiết kế báo biểu .............................................................................................. 160
5.3. HIỆU CHỈNH BÁO BIỂU Ở CHẾ ĐỘ DESIGN VIEW .............................. 171
5.3.1. Chèn một số điều khiển thuộc nhóm lệnh Controls vào Report ....................... 171
5.3.2. Các loại Report Control .................................................................................... 171
5.3.3. Đưa các trường còn thiếu vào Report ............................................................... 173
5.3.4. Các thao tác chỉnh sửa điều khiển (Control) .................................................... 174
5.3.5. Định dạng Report ............................................................................................. 176
5.3.6. Dùng các định dạng có sẵn Themes ................................................................. 179
5.4. TẠO BÁO BIỂU CÓ PHÂN NHÓM ............................................................... 180
5.4.1. Sử dụng Total Query ........................................................................................ 180
5.4.2.Report Grouping ................................................................................................ 182
5.4.3.Tạo Report có phân nhóm bằng wizard ............................................................. 184
