TIN HỌC VĂN PHÒNG Bài 8: THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH VỚI EXCEL
1
Nội dung chính
1. Giới thiệu Microsoft Excel 2. Các thao tác với tệp tin và bảng tính 3. Xử lý dữ liệu trong bảng tính
2
1. Giới thiệu Microsoft Excel
(cid:73) Phần mềm xử lý bảng tính, nằm trong bộ MS Office
• tính toán, phân tích dữ liệu • lập bảng biểu báo cáo, quản lý danh sách • vẽ đồ thị và các sơ đồ • tự động hoá công việc bằng các macro
(cid:73) Các tính năng chính :
• kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel
trên màn
hình hay thanh tác vụ
• kích chọn Start → All Program → Microsoft Office →
Microsoft Excel 2010
• mở một tệp Excel đã soạn thảo
3
(cid:73) Khởi động Excel :
Màn hình làm việc của Excel
4
Cấu trúc của bảng tính
(cid:73) Workbook : là một tập tin chứa tất cả các dữ liệu mà người dùng excel làm việc, gồm tập hợp các bảng tính (sheet), đồ thị, macro. . . có liên hệ với nhau
(cid:73) Sheet : một lưới các ô (cell), dùng để nhập dữ liệu, tính
toán, tạo biểu mẫu. . ., gồm tối đa 16.384 cột và 1.048.576 dòng với Excel 2010
(cid:73) Các cột được đánh thứ tự theo chữ (A, B,. . ., Z, AA,
AB,. . .), các dòng được đánh số từ 1
(cid:73) Cell : một ô để điền dữ liệu, được xác định bằng cột và
dòng chứa ô đó
5
Cấu trúc của bảng tính
• giữ chuột từ ô đầu tiên, kéo đến ô cuối cùng rồi thả chuột • dùng phím shift kết hợp với các mũi tên di chuyển
6
(cid:73) Vùng : tập hợp các ô kề nhau, được xác định bởi toạ độ ô đầu (thường ở góc trên bên trái) và toạ độ ô cuối (thường ở góc dưới bên phải), ví dụ A2 : B5 (cid:73) Chọn vùng :
2. Các thao tác với tệp tin và bảng tính
Các thao tác với tệp tin tương tự như trong Word
(cid:73) Lưu tệp :
File → Save ; phím tắt Ctrl+S ;
hoặc nhấn nút Save
(cid:73) Lưu tệp với tên khác : (cid:73) Tạo tệp mới : (cid:73) Mở một tệp đã có :
trên thanh công cụ nhanh File → Save as File → New ; Ctrl+N File → Open ; Ctrl+O
(cid:73) Đóng tệp đang mở :
File → Close ; nút Close
; File → Exit hoặc Alt+F4
7
Các thao tác với bảng tính
• giúp ta đồng thời thấy những phần khác
nhau của bảng tính
• vào View → Window, chọn Freeze Panes
8
(cid:73) Kích chuột phải vào tên của sheet, chọn mục tương ứng để chèn sheet, xoá, đổi tên, di chuyển/sao chép, đặt chế độ bảo vệ, tô màu tên, ẩn/hiện, chọn tất cả (cid:73) Tách bảng tính
Di chuyển trong bảng tính
(cid:73) các phím mũi tên di chuyển giữa các ô (cid:73) Tab/Shift+Tab : sang ô bên phải/trái (cid:73) Home : đưa con trỏ về đầu dòng (cột A) (cid:73) Ctrl+Home/Ctrl+End : đưa con trỏ về đầu sheet (ô
A1)/cuối sheet (ô có chứa dữ liệu sau cùng)
9
(cid:73) PageUp/PageDown : đến màn hình phía trước/sau (cid:73) Alt+PgUp/Alt+PgDn : sang trái/phải một màn hình (cid:73) Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn : chuyển đến sheet phía trước/sau (cid:73) F5 : mở hộp thoại Go to (di chuyển nhanh đến ô/vùng)
3. Xử lý dữ liệu trong bảng tính Các kiểu dữ liệu
(cid:73) Dạng văn bản (Text) (cid:73) Dạng số (Number) : số nguyên, số thực, số âm,
số dương, số phần trăm (Percentage)
10
(cid:73) Dạng ngày (Date), giờ (Time) (cid:73) Dạng tiền tệ (Currency) (cid:73) Dạng logic : True hoặc False
Nhập, sửa, xoá dữ liệu
(cid:73) Nhập liệu : đưa con trỏ đến ô cần nhập để gõ dữ liệu, kết
thúc việc nhập bằng Enter hoặc Tab
(cid:73) Sửa dữ liệu đã có : nhấn đúp chuột vào ô hoặc ấn F2, nên sửa trong thanh công thức rồi ấn Enter để sửa hoặc Esc để huỷ các sửa đổi
(cid:73) Xoá dữ liệu : nhấp chuột phải vào ô/vùng cần xoá, chọn
Clear Contents
11
(cid:73) Cắt, dán dữ liệu
Sao chép dữ liệu
(cid:73) Nhấp chuột phải vào ô/vùng cần copy, chọn Copy (cid:73) Nhấp chuột phải vào ô/đầu vùng cần sao chép ra, chọn
trong Paste Options hoặc Paste Special
(cid:73) Dán đặc biệt : cho phép chỉ dán công thức hay giá trị,
định dạng, chú thích, độ rộng cột. . .
12
Định dạng dữ liệu
(cid:73) Có thể để Excel tự động định dạng hoặc ta chỉ ra kiểu dữ liệu : nhấp chuột phải vào ô/vùng cần định dạng, chọn Format Cells
13
(cid:73) Căn lề, sửa font, tô màu, kẻ khung. . .
Thao tác trên dòng, cột
Dùng chuột phải hoặc sử dụng ribbon
(cid:73) Chèn, xoá dòng/cột (cid:73) Thay đổi kích thước : chọn dòng/cột cần làm, vào Home → Cells → Format, chọn Row Height hoặc Column Width
(cid:73) Ẩn dòng/cột : vào Home → Cells → Format, chọn Hide
& Unhide
(cid:73) Nhóm các dòng/cột : chọn các dòng/cột cần làm, vào
Data → Outline, chọn Group
14
Thao tác trên ô
Dùng chuột phải hoặc sử dụng ribbon
(cid:73) Chèn, xoá ô (cid:73) Đặt tên cho ô/vùng : gõ tên vào mục Tên, hoặc vào Formulas → Defined Names, chọn Define Name
(cid:73) Merge : vào Home → Alignment, chọn Merge & Center (cid:73) Ghi chú cho ô : vào Review → Comments, chọn
New Comment
15
(cid:73) Bảo vệ ô : vào Home → Cells → Format, chọn Lock Cell
Tính năng Auto Fill
(cid:73) Dùng để điền cả loạt dữ liệu giống nhau hoặc dữ liệu thay
đổi theo quy luật
(cid:73) Cách 1 : nhập giá trị vào ô đầu tiên, cho con trỏ lại gần
góc dưới phải của ô để hiện ra dấu +, kéo chuột đến vị trí mong muốn. Thay đổi kiểu fill : ấn nút Auto Fill Options.
(cid:73) Cách 2 : nhập giá trị vào ô đầu tiên, vào Home →
Editing, chọn Fill
16
Công thức toán học cơ bản
17
