Bài giảng Tin học văn phòng: Chương 2 - Hoàng Thanh Hòa (CĐ Kinh tế đối ngoại)

Giáo viên: Hoàng Thanh Hòa

hthoa@cofer.edu.vn

• Mục tiêu: - Sử dụng cơ bản Email (Gmail) - Hiểu khi nào thì To, CC và Bcc - Ích lợi tầm quan trọng của Subject - Sắp xếp thư theo từng Label (Folder) - Chắn lọc thư : nhận dạng thư và xử lý các loại thư một

cách tự động

- Tùy chọn trong Setting và khám phá mới trong Labs - Sử dụng tốt phần mềm Microsoft Outlook

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 2

Mỗi ngày có 193.3 tỷ Email được gửi đi trên thế giới

Với số lượng email của các doanh nghiệp chiếm 108.7 tỷ Email

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 3

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 4

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 5

• Gmail : cung cấp dịch vụ mail miễn phí • An toàn : cao, tin cậy • Tốc độ : nhanh, ổn định • Các dịch vụ: tuyệt vời. Dựa vào nền Gmail, có thể đăng

ký nhiều dịch vụ khác như: - Google driver - Picasa, Videos - Google site…

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 6

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 7

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 8

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 9

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 10

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 11

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 12

• Nhãn:

Là Folder trong hộp thư, dùng để chứa các thư đã

chọn lọc. • Nguyên tắc sử dụng:

- Tạo Label - Vào hộp thư, đánh dấu chọn thư - Bấm vào mục “Nhãn”, chọn nhãn để di chuyển - Bấm vào “Lưu trữ” để di chuyển thực sự vào nhãn

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 13

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 14

1. Nhập thông tin: Tên nhãn 2. Chọn vị trí của nhãn

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 15

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 16

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 17

• Tìm mail theo tên nhãn:

- label:unread - label:inbox - label:send

• Tìm thư có file đính kèm:

- has:attachment

• Tìm thư theo tiêu đề: - subject:facebook

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 18

• Tìm mail theo kích cỡ:

- size:5M - larger:5M - smaller:5M

• Tìm thư theo thời gian:

- after:2014/01/01 - before:2014/01/01

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 19

• Tìm mail theo các thông số cơ bản:

- to:Hoa Truong - from:Hoa Truong - from:Hoa Truong cc:Hang Tran • Tìm tập tin theo tên và định dạng:

- filename:.mp3 - filename:baigiang.docx

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 20

• Ý nghĩa:

- Nhận dạng thư, xử lý thư

• Nhận dạng 1 thư tới, qua các yếu tố:

- From - To - Subject - Nội dung

• Xử lý thư:

To: Người gởi có dc cố định như : bạn bè, công ty, Có subject đặc trưng dể nhận dạng như Hi!, Mình có nhiều dc khác nhau cần xử lý, như: các forum, ngân hàng KT12A, Tram!!, OkiYes, RocknRoll Một dc teo@yahoo.ca dùng đăng ký chứng khoán Người gởi mà dc thay đổi thường xuyên: quảng Một dc ty@yahoo.fr dùng giao dịch ngân hàng cáo, quấy rối

Có chứa một từ/cụm từ đặc biệt như: “sale off”, “giảm giá”, “bỏ qua rất uổng”….

- Move to Label (*) - Delete - Forwarding

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 21

Lọc thư : nhận dạng thư đến thông qua 1 trong 4 yếu tố đã nêu : From, To, Subject, Body text, nhận dạng xong, xử lý thư đã nhận dạng bằng cách : di chuyển, xóa, thông báo…, đánh dấu hoặc chuyển tiếp thư

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 22

Thư gởi tới từ các email này sẽ…

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 23

Di chuyển thư vào label Bộ môn KHCB

Kết thúc

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 24

Thư đã gửi, hối hận có kịp không?

Bạn có khoảng 10s kể từ khi bấm nút GỬI

Thư sẽ được thu hồi, yên tâm nhé, lần sao đừng bộp chộp nữa!

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 25

• Ý nghĩa:

- Thường xuyên trao đổi với nhóm người này ( 200

khách hàng, 50 nhân viên, 100 SV…)

- Gửi thư cho nhóm: nhập vào trong mục To: chỉ duy

nhất một tên nhóm K.HANG

- Kết quả : 200 khách hàng sẽ nhận thư - Yêu cầu: phải thiết lập danh bạ, từ đó mới lập danh

sách nhóm nhỏ

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 26

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 27

Tạo địa chỉ liên hệ mới

Thêm vào nhóm mới

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 28

2. Chọn nhóm

1. Đánh dấu chọn số liên lạc

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 29

• Vào mục Soạn thư • Mục Tới : gõ vào ký tự đầu tiên của nhóm • Chọn nhóm

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 30

• Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miển là có hổ trợ POP3

• Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể nhận thư từ Yahoo,

mà không cần chuyển qua Yahoo Mail

• Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 31

1. Chọn: Cài đặt

2. Chọn: tài khoản và nhập

3. Chọn: Thêm tài khoản thư POP3

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 32

1. Nhập email

2. Nhập username và pass

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 33

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 34

• Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không

phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miễn là có hổ trợ POP3)

• Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể gởi thư từ Yahoo

mà không cần chuyển qua Yahoo Mail

• Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 35

1. Chọn thêm địa chỉ email

2. Đánh địa chỉ Email khác

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 36

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 37

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 38

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 39

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 40

• Giới thiệu:

- Là trình duyệt mail đi kèm với bộ Microsoft Office. - Cho phép check mail ở trạng thái offline, tích hợp

nhiều tính năng hữu ích.

- Cho phép check cùng lúc nhiều loại email khác nhau.

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 41

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 42

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 43

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 44

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 45

Điền tên người dùng

Tài khoản Email

Chọn giao thức POP3

Pop.gmail.com

smtp.gmail.com

Tên email

Mật khẩu

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 46

Chọn cổng SMTP là 587

Chọn TLS

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 47

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 48

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 49

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 50

• Máy chủ thư đến (POP3) : pop.mail.yahoo.com • Cổng thư đến (với SSL): 995 • Máy chủ thư đi (SMTP): smtp.mail.yahoo.com • Cổng thư đi (với TLS): 25 • Bật TLS cho máy chủ SMTP gửi đi. • Địa chỉ email: (user@domain.com) • Mật khẩu: Mật khẩu Yahoo Mail

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 51

• Phải đăng xuất/sign out • Kiểm tra có ai dùng mail của mình không • Chọn đăng xuất hoàn toàn, mọi nơi • Di chuyển xuống cuối đáy màn hình

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 52

Nên sử dụng Email khi nào? - Nội dung liên lạc cần lưu trữ lại - Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại

- Nội dung trả lời không có tính tức thì - Nội dung Email phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau - Nội dung Email không đòi hỏi tranh luận trực tiếp

hthoa@cofer.edu.vn

Trang 53