Bảy lỗi giao tiếp phổ biến của các
nhà quản lý
Những lỗi có thể khiến các nhà quản lý không thể kiểm soát
được công việc của mình nữa.
Giao tiếp tốt trong công sở có lợi cho tất cả mọi người. Ảnh:
teamsugar.com
1. Đưa ra các tuyên bố gây tranh cãi trước khi thực hiện
công tác tư tưởng
Bất kỳ khi nào đưa ra các quyết định có nguy cơ gây tranh cãi,
bạn đều không tránh khỏi những lời xì xào, lo lắng thậm chí
chống đối từ nội bộ tổ chức của mình. Chính vì vậy, thay vì nhanh
chóng đưa ra các tuyên bố gây tranh cãi với toàn bộ nhóm, bạn
hãy thử chỉ đề cập vấn đề với từng người một. Từ đó, bạn sẽ biết
ai phản đối và vì sao họ phản đối.
Thông thường, các quyết định mang tính cải tổ như: tái cơ cấu,
thay đổi mục tiêu và quyết định đề bạt các vị trí chủ chốt bao giờ
cũng gặp nhiều sóng gió hơn cả. Chúng làm xáo trộn tổ chức, mà
sự xáo trộn tất yếu dẫn đến lo lắng.
Để dập tắt mọi mối nghi ngại trong tổ chức, sao bạn không thử trò
chuyện cởi mở cùng một người khác. Bạn cần hiểu rằng vấn đề
mấu chốt chính là: "Cuộc cải tổ này đòi hỏi tổ chức của bạn phải
thực hiện những điều khác biệt và điều này không khỏi khiến mọi
người e sợ”. Khi đã gọi tên được vấn đề rồi, bạn sẽ tìm ra cách
giải quyết trúng vấn đề nếu đặt ra cho mình ba câu hỏi:
- Liệu người khác có băn khoăn về tương lai? Vậy hãy chia sẻ
với họ cách gỡ rối.
- Liệu việc tái cơ cấu có làm nguy hại đến dự án nào đó không?
Hãy chia sẻ những kế hoạch để giúp nó đứng vững.
- Hãy bộc lộ rằng bạn đã hiểu rõ kế hoạch, luôn ghi nhớ rằng bạn
có thể bộc lộ cảm xúc qua cử chỉ tốt hơn qua lời nói. Phải đảm
bảo rằng những gì bạn bộc lộ thể hiện mối bận tâm và sự cảm
thông.
2. Nói dối
Trong lúc trò chuyện, đôi khi, bạn buộc phải giữ bí mật với một số
chuyện nhưng hãy cẩn trọng về cách giữ bí mật. Nếu để người
khác nhận thấy bạn đang nói dối thì chắc chắn bạn sẽ không còn
cơ hội thứ hai để lấy lại niềm tin nơi họ.
Khi được hỏi về những vấn đề tối mật hoặc nhạy cảm, thay vì nói
dối, tại sao bạn không thử nói “thực lòng xin lỗi nhưng hiện giờ tôi
không được phép bình luận về vấn đề này” hay “lúc này, tôi chưa
thể trả lời bạn đầy đủ về vấn đề này”. Tôn chỉ này phải đặc biệt
nhất quán.
Warren Buffet không bao giờ bàn luận về các khoản đầu tư của
mình thậm chí với cả các cổ đông. Kết quả là, sự im lặng của ông
đối với một thương vụ cụ thể nào đó đã giúp ông giữ bí mật đến
thời điểm cuối cùng.
3. Quên đi tầm ảnh hưởng của quyền lực
Ở cương vị lãnh đạo, tôi dám chắc đã nhiều lần bạn chỉ thực sự
biết đến tính nghiêm trọng của vấn đề khi sự đã rồi. Càng ở vị trí
cao thì bạn càng ít có cơ hội được lắng nghe những lời chân thực
về sự nghiêm trọng của vấn đề. Lẽ thường tình: trước khi báo
cáo cấp trên về một rắc rối xảy đến, cấp dưới thường cố ý làm
nhẹ đi tính nghiêm trọng của vấn đề. Để biết được những đánh
giá chân thực, bạn phải tích cực tìm ra tin xấu. Đón nhận nó. Và
khi nó xảy đến, hãy tỏ rõ thiện chí của bạn.
Ngược lại, các thông điệp lại thường được thổi phồng khi nó
được truyền từ cấp trên xuống cấp dưới. Nếu bạn trông có vẻ
khó nhọc trong suốt buổi thuyết trình thì mọi người sẽ ngầm hiểu
bạn ghét buổi thuyết trình này (hay thậm chí tệ hơn là không ưa
gì người diễn thuyết). Khi bạn mắc lỗi thì không cấp dưới nào
dám bắt lỗi bạn trong khi những lời nói bông đùa của bạn đôi khi
lại khiến họ phải nghĩ ngợi nhiều điều.
Giả dụ, giám đốc điều hành nói bâng quơ, “nếu chủ nhật không
đến đây thì thứ hai cậu đến cũng chẳng sao”. Câu nói bông đùa
này khiến cấp dưới của anh ta bối rối. Họ nói “rõ ràng, ông ấy
đang nói đùa, nhưng mà, cũng chẳng dám chắc…”