Bí quyết quản lý khách mời ổn định trong
sự kiện
Xác định số lượng khách tham gia
Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của
khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên
yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc
gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự
kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ
chức sẽ đảm nhận luôn phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ
có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và
trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng
để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được
gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.
Điều tiết tốt việc check in
Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với
các PGs làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có
sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên
sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những
nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG
đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình
trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn
check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh/lấy thông tin, bàn cài
hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách
mời.
Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn
Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc
những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự
trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách
hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách
hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn
giản. Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không
gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện
thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để
bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết
kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia
các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra
cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự
cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.
Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự
Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo
lắng về an ninh sau sự kiện. Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà
nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để
không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là
phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau
lưng chuyền quà lên trên và trao tận tay cho khách mời.
Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một
vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự
đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất
phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có
mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra
ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi
ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi
xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.