5 bí quyết ứng xử thông minh
với những phản hồi tiêu cực -
Giao tiếp thành công bắt đầu
từ một nụ cười mê hoặc
bật mí cho bạn đọc bí quyết ứng xử tự tin làm chủ tình thế khi nhận được những
phản hồi tiêu cực từ khách hàng, bạn bè, người thân thay vì vội vàng chối bỏ …
Tạm dừng – không phản ứng
Lúc nhận được những phản hồi tiêu cực thì thông thường chúng ta sẽ có phản ứng
phòng vệ, và những cách nói đầu tiên là: “ không, không phải như vậy..”, “bạn
nhầm rồi…”, “không, đó là vì…”
Tuy nhiên, không có gì là nghiêm trọng trước những lời phản hồi tiêu cực, bạn có
thể chọn cho mình những phản ứng và thái độ khác nhau.
Bất cứ khi nào nhận được một phản hồi tiêu cực, đừng nên phản ứng ngay lập tức.
Nếu đó là một cuộc trò chuyện,hãy dừng lại vài giây để xử lý các thông tin phản
hồi trong tâm trí của bạn. Nếu đó là một thông tin liên lạc không cần xử lý gấp,
chẳng hạn như qua email hay một câu bình luận tại blog của hãy để nó ở đó trong
một vài ngày trong khi dành thời gian suy nghĩ. Khi đọc cùng một thông điệp phản
hồi vào các thời điểm khác nhau, nó gợi lên suy nghĩ và cảm xúc khác nhau. Do
đó, suy nghĩ thông điệp phản hồi vào các thời điểm khác nhau và liên kết những
cảm xúc sẽ giúp bạn phản hồi thích hợp hơn. Đôi khi việc giải thích một lời nhận
xét hiểu sai về bạn vào lúc khác giúp bạn xem xét chúng từ một góc độ khác.
Hiểu những gì được quan tâm
Mỗi phản hồi, có thể là tích cực và cũng có thể là tiêu cực, đến từ nhiều hình thức
khác nhau, có người nói, có người hành động.
Sử dụng lắng nghe chủ động và hiểu ý người đó muốn nhắm tới. Bạn có thể tham
khảo một số câu hỏi như:
Tại sao anh ta quan tâm đến điều đó? Vấn đề ở đây là gì?
Tại sao anh / cô ấy phản ứng theo cách này?
Bạn đã làm gì hay nói gì khiến cô ấy phản ứng như thế?
Viết ra những câu trả lời để bạn có thể đánh giá chúng trong bước 3.
Đôi khi, những người đưa ra các ý kiến phản hồi có thể không hiểu ý bạn muốn thể
hiện. Họ chỉ có thể nói rằng “Tôi nghĩ rằng báo cáo này chưa tốt lắm ‘hoặc’ Tôi
không thích cách cô nói như vậy”, mà không đưa ra lý do. Điều này không có
nghĩa là bạn nên bỏ qua những thông tin phản hồi. Bạn hỏi thêm những lý do cụ
thể.
Có một mẹo nhỏ để hiểu hơn về nhận định của người khác là đặt mình trong vị trí
của họ. Hãy tưởng tượng bạn là họ và suy nghĩ về việc bạn cảm thấy như thế nào.
Điều này sẽ làm cho bạn biết được lý do tại sao họ ấy nhận xét như vậy.
Đánh giá nếu thông tin phản hồi là đúng
Đánh giá thông tin phản hồi khách quan. Bạn có đồng ý về các thông tin phản hồi?
Cho dù có bất kỳ sự thật nào đằng sau nó, và điều này sẽ là một viễn cảnh thay thế
những suy nghĩ trong đầu bạn?
Đôi khi thật khó đón nhận một cách khách quan. Tuy nhiên đó là cách hiệu quả
nếu bạn muốn cải thiện mình không ngừng. Bạn có thể hỏi họ: đánh giá tổng thể về
sự kiện, Những gì họ nghĩ về những vấn đề bạn quan tâm. Nếu đó là bạn bè của
bạn, họ sẽ sẵn sàng lắng nghe và giúp bạn đánh giá. Bên cạnh đó, mỗi người có
một quan điểm độc nhất vô nhị của riêng mình để giúp bạn cải tiến.
Thông thường khi nhận được thông tin phản hồi tiêu cực, bạn nên chuyện với một
số người bạn tốt của bạn và lắng nghe các thông tin phản hồi từ họ. Đó là cơ hổi để
đón nhận những thông điệp khách quan.
Hồi âm tích cực
Người khác đã dành thời gian để chia sẻ phản hồi với bạn, bạn nên sắp xếp thời
gian để trả lời. Bạn có thể tham khảo cách trả lời như sau:
- Nhắc lại điều bạn và người đó quan tâm (điều được phản hồi)
- Hãy để người đó biết quan điểm của bạn, cho dù bạn đồng ý hay không đồng ý,
và lý do tại sao
- Tạo một không gian mở để thảo luận
- Đồng ý về kết luận và các bước tiếp theo để tiến về phía trước. Đôi khi có những
điều không thể thỏa thuận, bạn hãy cho thấy quan điểm của mình và tôn trọng góc
nhìn của người kia.
- Cảm ơn những phản hồi của họ.
- Thừa nhận những phản hồi tiêu cực là một điều tích cực
Việc nhận được những phản hồi không tốt không hẳn là xấu vì điều đó cho thấy
rằng có những người muốn bạn trở nên tốt hơn. Như Randy Pausch từng nói: Các
nhà phê bình “ là những người cho bạn thấy họ vẫn còn quan tâm đến bạn”. Nếu
không quan tâm đến bạn họ sẽ không đưa ra những góp ý cho bạn.
Những phản hồi tiêu cực giúp bạn có cơ hội trưởng thành hơn. Cho dù bạn ở giai
đoạn nào trong cuộc sống, tất cả chúng ta, ai cũng có những tiềm năng chưa được
khai phá và những phản hồi tiêu cực có thể giúp bạn tìm ra chững tiềm năng đó từ