BAÛN CHÖÙC NAÊNG, NHIEÄM VUÏ
VAØ MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC PHOØNG TOÅ CHÖÙC HAØNH
CHAÙNH
I - MUÏC ÑÍCH:
-Ñaûm baûo cho caùc boä phaän, caù nhaân trong Coâng ty thöïc hieän ñuùng chöùc naêng nhieäm
vu ñaït hieäu quaû trong coâng vieäc.
-Caùc boä phaän thöïc hieän ñuùng nhieäm vuï traùnh choàng cheùo, ñoã loãi.
-Ñaûm baûo tuyeån duïng vaø xaây döïng ñoäi nguõ CBCNV theo yeâu caàu, chieán löôïc cuûa
Coâng ty.
II – PHAÏM VI:
AÙp duïng cho Phoøng Toå chöùc Haønh chaùnh Coâng ty
III – NOÄI DUNG:
1. Sô ñoà toå chöùc:
2. Chöùc naêng:
-Chaáp haønh vaø toå chöùc thöïc hieän caùc chuû tröông, qui ñònh, chæ thò cuûa Ban Toång Giaùm
ñoác (BTGÑ).
-Nghieân cöùu, soaïn thaûo vaø trình duyeät caùc qui ñònh aùp duïng trong Coâng ty.
-Nghieân cöùu vaø naém vöûng qui ñònh phaùùp luaät lieân quan ñeán hoaït ñoäng cuûa Coâng ty, ñaûm
baûo cho hoaït ñoäng cuûa Coâng ty luoân phuø hôïp phaùp luaät.
-Kieåm tra vieäc thöïc hieän noäi qui cuûa caùc boä phaän vaø caù nhaân trong toaøn Coâng ty.
-Toå chöùc vaø phoái hôïp vôùi caùc ñôn vò khaùc thöïc hieän quaûn lyù nhaân söï, tuyeån duïng, ñaøo
taïo vaø taùi ñaøo taïo
Page 1 of 10
Tröôûng phoøng
Phoù phoøng
Löông Cheá
ñoä
QLNS
Y
teá
Laùi
xe
Baûo
veä
Ban An toaøn
Söùc khoeû
Vaên
thö
-Phuïc vuï caùc coâng taùc haønh chaùnh ñeå BTGÑ thuaän tieän trong chæ ñaïo –
ñieàu haønh, phuïc vuï haønh chaùnh ñeå caùc boä phaän khaùc coù ñieàu kieän
hoaït ñoäng toát.
-Quaûn lyù vieäc söû duïng vaø baûo veä caùc loaïi taøi saûn cuûa Coâng ty.
-Tham möu ñeà xuaát cho Laõnh ñaïo ñeå xöû lyù caùc vaán ñeà thuoäc laõnh vöïc
Toå chöùc-Haønh chaùnh-Nhaân söï.
-Hoã trôï Boä phaän khaùc trong vieäc quaûn lyù nhaân söï vaø laø caàu noái giöûa
BTGÑ vaø Ngöôøi lao ñoäng trong Coâng ty.
-Tham gia xaây döïng Heä thoáng Quaûn lyù chaát löôïng, Heä thoáng Quaûn lyù
Moâi tröôøng vaø Traùch nhieäm Xaõ hoäi taïi Coâng ty.
3. Nhieäm vuï:
-Baûo veä lôïi ích hôïp phaùp cuûa Coâng ty vaø cuûa ngöôøi lao ñoäng.
-Toå chöùc thöïc hieän caùc Quyeát ñònh, Quy ñònh cuûa BTGÑ.
-Baùo caùo ñaày ñuû, kòp thôøi vaø trung thöïc tình hình dieãn bieán vaø keát quaû coâng vieäc khi
thöïc hieän
nhieäm vuï BTGÑ giao.
-Chòu traùch nhieäm veà keát quaû coâng vieäc do Phoøng thöïc hieän.
-Chaáp haønh caùc quyeát ñònh khen thöôûng, kyû luaät cuûa BTGÑ ñoái vôùi keát quaû coâng vieäc
cuûa Phoøng.
-Phuïc vuï toát nhaát caùc ñieàu kieän phaùp lyù haønh chaùnh, haäu caàn, an sinh ñeå saûn xuaát thoâng
suoát.
-Cuøng vôùi Coâng ñoaøn trao ñoåi, dung hoaø caùc lôïi ích giöûa caù nhaân vôùi caù nhaân, giöûa caù
nhaân vôùi toå chöùc.
-Löu giöõ, baûo maät taøi lieäu, baûo veä taøi saûn Coâng ty.
-Thuï lyù vaø coá vaán Ban Giaùm ñoác veà boài thöôøng thieät haïi khi xaûy ra toån thaát veà taøi saûn
cuûa Coâng ty.
-Söûa chöûa kòp thôøi nhöõng sai soùt trong quaù trình thöïc hieän nhieäm vuï.
-Toång hôïp yù kieán cuûa moïi boä phaän vaø caù nhaân trong Coâng ty ñeå tham möu cho Ban GÑ
trong coâng taùc quaûn lyù.
-Tham möu xaây döïng cô caáu toå chöùc, boä maùy ñieàu haønh cuûa Coâng ty.
-Xaây döïng heä thoáng caùc qui cheá, qui trình, qui ñònh cho Coâng ty vaø quaûn lyù vieäc chaáp
haønh caùc noäi qui ñoù.
-Xaây döïng, toå chöùc, quaûn lyù vaø phaùt trieån nguoàn nhaân löïc.
-Xaây döïng vaø thöïc hieän caùc cheá ñoä chính saùch ñoái vôùi ngöôøi lao ñoäng.
-Quaûn lyù vaø caûi tieán coâng taùc haønh chaùnh trong Coâng ty.
-Xaây döïng, toå chöùc vaø quaûn lyù heä thoáng thoâng tin.
-Phuïc vuï haønh chaùnh, phuïc vuï moät soá maët haäu caàn cho saûn xuaát kinh doanh.
-Laøm caàu noái giöûa Laõnh ñaïo Coâng ty vaø taäp theå ngöôøi lao ñoäng.
-Xöû lyù toát caùc maâu thuaån noäi boä trong taäp theå CBCNV, gìn giöû ñoaøn keát vaø kyû luaät
trong Coâng ty.
-Xaây döïng moâi tröôøng laøm vieäc vaên minh, hieän ñaïiï.
-Baûo veä con ngöôøi, quaûn lyù vaø baûo veä taøi saûn cuûa Coâng ty.
-Toå chöùc, phoái hôïp vaø hoå trôï caùc boä phaän khaùc ñeå thöïc hieän caùc coâng taùc ñaëc bieät do
Ban Giaùm ñoác phaân coâng.
-Thöïc hieän caùc coâng taùc phaùp lyù cô baûn, baûo veä lôïi ích phaùp lyù cho Coâng ty, giöõ caùc
hoà sô phaùp lyù cuûa Coâng ty.
-Phoái hôïp vôùi caùc ñôn vò khaùc baûo veä baûn quyeàn nhaõn hieäu haøng hoùa, kieåu daùng coâng
nghieäp, xuaát xöù, phaùt minh, saùng cheá… cuûa Coâng ty.
-Caäp nhaät, phoå bieán caùc qui ñònh luaät phaùp, tö vaán phaùp luaät cho BTGÑ.
-Xaây döïng, gìn giöû vaø phaùt trieãn moái quan heä toát vôùi caùc cô quan quaûn lyù Nhaø nöôùc.
-Lieân heä vôùi caùc cô quan, ñôn vò beân ngoaøi veà cheá ñoä chính saùch cho ngöôøi lao ñoäng.
Page 2 of 10
-Xaây döïng, gìn giöû vaø phaùt trieãn moái quan heä toát vôùi coäng ñoàng xaõ
hoäi xung quanh.
-Toå chöùc leå taân, tieáp khaùch haøng, ñoái taùc trong, ngoaøi nöôùc. Xaây döïng
phong caùch laøm vieäc chuyeân nghieäp, töøng böôùc xaây döïng vaên hoùa
rieâng cuûa Coâng ty taïo ñieàu kieän phuïc vuï toát nhaát cho khaùch haøng.
-Toå chöùc thu thaäp, phaân tích, xöû lyù, löu tröû vaø phoå bieán caùc thoâng tin
kinh teá, xaõ hoäi, thöông maïi, phaùp luaät, coâng ngheä vaø kòp thôøi baùo caùo
BTGÑ ñeå coù quyeát ñònh kòp thôøi.
4. MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC:
4.1 Tröôûng phoøng:
a> Traùch nhieäm:
-Tham möu cho BTGÑ xaây döïng coù tính chaát chieán löôïc boä maùy toå chöùc hoaït ñoäng cuûa
coâng ty.
-Thieát laäp xaây döïng quy cheá löông cho töøng ñôn vò theo moâ hình saûn xuaát.
-Vaän ñoäng, höôùng daãn CBCNV chaáp haønh nghieâm tuùc caùc quy ñònh, noäi quy cuûa coâng ty
ñeà ra.
-Tham gia phoå bieán vaên baûn phaùp luaät, xöû lyù vieäc vi phaïm kyû luaät trong coâng ty.
-Ñaûm baûo tuyeät ñoái veà an toaøn saûn xuaát.
-Baûo quaûn toát taøi saûn cuûa coâng ty vaø ñaûm baûo cuoâc soáng oån ñònh cho CBCNV.
-Tham gia xaây döïng, thöïc hieän caùc Heä thoáng quaûn lyù trong toaøn cty (nhö ISO 9000, SA 8000)
−Toå chöùc cho CBCNV hoïc taäp luaät lao ñoäng, luaät coâng ñoaøn, PCCC, Veä sinh coâng nghieäp,
an toaøn lao ñoäng ….
-Xaây döïng ñeà aùn tuyeån duïng lao ñoäng theo yeâu caàu saûn xuaát.
-Tham möu cho BTGÑ ñaêng kyù nhaõn hieäu cho coâng ty.
-Toå chöùc leã taân, tieáp khaùch haøng trong vaø ngoaøi nöôùc.
-Xaây döïng, löu tröõ hoà sô CBCNV trong toaøn coâng ty.
-Laøm caàu noái xaây döïng moái ñoaøn keát giöõa CBCNV vaø ngöôøi söû duïng lao ñoäng vaø ngöôøi
lao ñoäng.
-Tieáp nhaän ñôn khieáu kieän, xöû lyù nhöõng CBCNV vi phaïm theo luaät lao ñoäng
-Xaây döïng maïng löôùi baûo veä, coâng taùc PCCC, an ninh traät tö trong moâi tröôøng hoaït ñoäng
cuûa coâng ty.
b> Quyeàn haïn:
-Giaûi quyeát hoaëc khoâng giaûi quyeát caùc ñeà xuaát cuûa caùc caù nhaân hay boä phaän khaùc döïa
treân noäi qui, qui ñònh Coâng ty vaø phaùp luaät hieän haønh.
-Ñöôïc quyeàn thöøa leänh TGÑ coâng ty xöû lyù nhöõng CBCNV vi phaïm noäi quy trong coâng ty
nhöng phaûi baûo ñaûm chaáp haønh ñuùng luaät lao ñoäng.
-Ñöôïc quyeàn kieåm tra chaát vaán caùc Tröôûng phoøng vaø giaùm ñoác xí nghieäp Deät – Nhuoäm –
May – theâu neáu phaùt sinh ra nhöõng vaán ñeà coù lieân quan ñeán söï thieät haïi cuûa coâng ty.
-Tham gia cuøng caùc tröôûng ñôn vò xaây döïng boä maùy bao goàm caùc chöùc danh, löông, bieân
cheá nhaân söï ñaûm baûo tính goïn nheï hieäu quaû.
-Ñöôïc quyeàn aùp duïng moät soá bieän phaùp töùc thôøi nhaèm ñaûm baûo lôïi ích cuûa coâng ty vaø
ngöôøi lao ñoäng.
-Kyù moät soá giaáy tôø haønh chaùnh ñöôïc BTGÑ cho pheùp.
-Thöøa uyû nhieäm cuûa BTGÑ truyeàn ñaït nhöõng chuû tröông, chæ thò cuûa hoäi ñoàng thaønh
vieân, nhaø nöôùc ñeå CBCNV am hieåu vaø thöïc hieän.
-Phoái hôïp vôùi coâng ñoaøn cô sôû xaây döïng caùc phong traøo vaên theå myõ, phong traøo thi ñua
taêng naêng suaát chaát löôïng.
-Haøng naêm giuùp BTGÑ coù keá hoaïch toång keát thi ñua khen thöôûng ñoái vôùi caùc ñôn vò, caù
nhaân trong coâng ty.
Page 3 of 10
-Yeâu caàu moïi boä phaän trong Coâng ty baùo caùo, thuyeát minh, cung caáp döõ
lieäu chính thöùc ñeå Phoøng hoaøn thaønh nhieäm vuï do BTGÑ giao.
-Aùp duïng caùc bieän phaùp töùc thôøi ñeå ñeà phoøng vaø ngaên chaän ngay caùc
vuï vieäc coù theå gaây ra haäu quaû nghieâm troïng laøm thieät haïi ñeán lôïi ích
cuûa Coâng ty hoaëc cuûa ngöôøi lao ñoäng.
-Xöû lyù caùc sai phaïm cuûa CBCNV caên cöù noäi qui Coâng ty vaø phaùp luaät
Nhaø nöôùc.
-Kyù, sao y moät soá giaáy tôø haønh chaùnh ñöôïc Ban TGÑ cho pheùp.
-Taïm thôøi ñình chæ coâng taùc ñoái vôùi CBCNV theo uûy nhieäm cuûa BTGÑ khi
thaáy coù daáu hieäu vi phaïm ngieâm troïng noäi qui, qui ñònh cuûa Coâng ty nhö
khoâng chaáp haønh Leänh ñieàu ñoäng, aên caép, gaây roái traät töï, phaïm toäi
hình söï, saùch ñoäng, loâi keùo CBCNV laøm ñieàu sai traùi, gaây thieät haïi veà
ngöôøi vaø cuûa cho Coâng ty v.v...
-Kyù giaáy tôø cho CBCNV ra ngoaøi.
-Kyù caùc thoâng baùo.
-Thöøa uûy nhieäm cuûa BTGÑ truyeàn ñaït caùc chæ ñaïo, chæ thò ñeán caùc boä
phaän, toå chöùc phoái hôïp ñieàu khieån caùc boä phaän thöïc hieän theo ñuùng
noäi dung chæ ñaïo, chæ thò BTGÑ.
-Laäp Keá hoaïch veà haønh chaùnh nhaân söï vaø trình Phoù Toång Giaùm ñoác
noäi chính duyeät.
-Ñaøo taïo cho nhaân vieân trong phoøng caùc chuû tröông cuûa BTGÑ Coâng ty.
-Thöïc hieän caùc coâng vieäc khaùc do Toång Giaùm ñoác, Phoù Toång Giaùm ñoác
noäi chính giao.
c>Baùo caùo vaø uûy quyeàn:
-Baùo caùo tröïc tieáp coâng vieäc cho Phoù Toång Giaùm ñoác noäi chính.
-Khi vaéng maët thì uyû quyeàn laïi cho Phoù Tröôûng Phoøng thöïc hieän.
d>Tieâu chuaån:
-Kieán thöùc: Toát nghieäp Ñaïi hoïc..
-Kyõ naêng: Vi tính vaên phoøng, Tieáng Anh thaønh thaïo (trình ñoä C).
-Ñaõ qua moät soá khoùa hoïc veà quaûn trò nhaân söï, quaûn trò haønh chaùnh
vaên phoøng.
-Phaåm chaát ñaïo ñöùc trung thöïc, duõng caûm, nhieät tình coâng taùc, saùng taïo
trong coâng vieäc.
4.2 Phoù Tröôûng phoøng:
a> Traùch nhieäm:
-Thöïc hieän caùc nhieäm vuï theo söï phaân coâng thöôøng xuyeân cuûa Tröôûng phoøng.
-Thöïc hieän nhieäm vuï theo söï uyû quyeàn cuûa Tröôûng phoøng.
-Cung caáp caùc thoâng tin, giaûi phaùp xöû lyù chuyeân moân nghieäp vuï, ñeà xuaát yù kieán vôùi
caáp Tröôûng theo ñuùng chöùc naêng nhieäm vuï cuûa phoøng.
-Quaûn lyù hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän: Toå laùi xe, Toå baûo veä, Traïm Y teá, Ban An toaøn vaø
Söùc khoeû theo qui ñònh cuûa Coâng ty.
-Tröïc tieáp giaûi quyeát caùc vaán ñeà lieân quan ñeán vieäc thöïc hieän SA 8000 theo qui ñònh cuûa
Coâng ty.
-Phoái hôïp coâng taùc vôùi caùc Phoøng khaùc trong Coâng ty.
-Tham gia quaûn lyù ñieàu haønh lao ñoäng trong phoøng.
b> Quyeàn haïn:
-Quyeát ñònh trong nhöõng lónh vöïc maø Tröôûng phoøng uyû quyeàn.
-Kyù leänh ñieàu xe taûi phuïc vuï cho saûn xuaát.
-Ñieàu haønh hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän: Toå laùi xe, Toå baûo veä, Traïm Y teá, Ban An toaøn
vaø Söùc khoeû
c> Baùo caùo vaø uûy quyeàn:
-Baùo caùo moïi coâng vieäc ñang thöïc hieän cho Tröôûng phoøng. Tröôøng hôïp Tröôûng phoøng uyû
quyeàn thì baùo caùo tröïc tieáp cho Phoù Toång Giaùm ñoác noäi chính.
Page 4 of 10
-Trong tröôøng hôïp vaéng maët thì baøn giao laïi cho Tröôûng phoøng ñeå phaân
coâng coâng vieäc cho caùc nhaân vieân trong phoøng.
d>Tieâu chuaån:
-Kieán thöùc: Toát nghieäp ñaïi hoïc, ñaõ qua caùc khoùa hoïc veà quaûn trò nhaân
söï.
-Kyõ naêng: Hieåu roõ cô caáu toå chöùc cuûa Coâng ty, caùc qui ñònh chung cuûa
Nhaø nöôùc veà Doanh nghieäp, coù kinh nghieäp ôû vò trí töông ñöông ít nhaát 2
naêm, coù khaû naêng giao tieáp, vieát vaên baûn baèng tieáng Anh (trình ñoä C),
thaønh thaïo vi tính vaên phoøng.
-Phaåm chaát ñaïo ñöùc: trung thöïc, duõng caûm, nhieät tình coâng taùc.
4.3 Caùn söï tieàn löông:
a> Traùch nhieäm:
-Thöïc hieän vieäc kieåm tra xeáp baäc löông, ñieàu chænh möùc löông theo ñuùng qui ñònh cuûa coâng
ty.
-Tham gia nghieân cöùu vaø toå chöùc thöïc hieän phöông phaùp hình thöùc traû löông, thöôûng, phuï
caáp laøm vieäc taïi Coâng ty.
-Tröïc tieáp nhaän caùc yeáu toá ñaàu vaøo phuïc vuï cho coâng taùc tính löông, tính toaùn, nhaäp ñôn
giaù tieàn löông, soá löôïng saûn phaåm, thôøi gian laøm vieäc, laäp ra baûng löông chi tieát, baûng
toång quyõ löông, tham gia vaøo vieäc traû löông cho CBCNV toaøn Coâng ty.
-Giaûi quyeát trong phaïm vi cho pheùp caùc vöôùng maéc, khieáu naïi cuûa ngöôøi lao ñoäng veà chính
saùch, cheá ñoä, tieàn löông, thöôûng, phuï caáp lieân quan ñeán lónh vöïc phuï traùch.
-Laäp baùo caùo tieàn löông ñònh kyø theo qui ñònh cuûa Coâng ty.
-Laäp baùo caùo laøm theâm giôø haøng thaùng cho Ban Toång Giaùm ñoác Coâng ty, phoái hôïp cuøng
Boä phaän keá hoaïch thöïc hieän keá hoaïch giaûm giôø.
-Toå chöùc coâng taùc thoáng keâ tieàn löông thu nhaäp, nhu caàu cô baûn cuûa CBCNV coâng ty, ñieàu
tra vaø xaùc ñònh möùc löông toái thieåu theo qui ñònh Coâng ty vaø trình Ban Toång Giaùm ñoác
duyeät.
b> Quyeàn haïn:
-Giaûi quyeát khieáu naïi veà löông trong phaïm vi cho pheùp.
-Laäp baûng löông, keá hoaïch traû löông, baùo caùo laøm theâm giôø trình Tröôûng phoøng xemxeùt,
xöû lyù.
c> Baùo caùo vaø uûy quyeàn:
-Baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng phoøng, tröôøng hôïp Tröôûng phoøng vaéng maët thì baùo caùo
cho Phoù phoøng.
-Ñöôïc uyû quyeàn cho caùc nhaân vieân trong Phoøng giaûi quyeát thay nhöng phaûi baùo cho Tröôûng
phoøng bieát ñeå theo doõi.
d> Tieâu chuaån:
-Kieán thöùc: Toát nghieäp trung caáp lao ñoäng tieàn löông hoaëc töông ñöông vaø ñaõ qua lôùp boài
döôõng chuyeân moân nghieäp vuï.
-Kyõ naêng: Naém vöõng qui ñònh phaùp veà luaät lao ñoäng, cheá ñoä chính saùch tieàn löông hieän
haønh cuûa Doanh nghieäp, qui ñònh cuï theå cuûa Coâng ty, heä thoáng nghaønh ngheà, tieâu chuaån
caáp baäc coâng nhaân; naém ñöôïc nguyeân lyù noäi dung vaø phöông phaùp toå chöùc thöïc hieän
cheá ñoä traû coâng, tieàn thöôûng phuï caáp.
-Phaåm chaát ñaïo ñöùc: trung thöïc.
4.4 Nhaân vieân quaûn lyù nhaân söï:
a> Traùch nhieäm:
-Quaûn lyù hoà sô, lyù lòch cuûa CBCNV toaøn Coâng ty.
-Quaûn lyù vieäc ñaøo taïo trong toaøn coâng ty.
-Theo doõi vieäc thöïc hieän chính saùch, qui ñònh cuûa Coâng ty vôùi lao ñoäng chöa thaønh nieân
-Thöïc hieän coâng taùc tuyeån duïng, ñieàu ñoäng nhaân söï, theo doõi soá löôïng CBCNV Coâng ty
nghæ vieäc.
-Ñaùnh giaù, phaân tích tình hình chaát löôïng, soá löông ñoäi nguõ CBCNV laäp caùc baùo caùo ñònh
kyø, ñoät xuaát theo yeâu caàu cuï theå cuûa Ban Toång Giaùm ñoác.
Page 5 of 10