CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Chia sẻ: Nguyễn Lệ Nhung | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:48

Thêm vào BST

Báo xấu

1.082
lượt xem 207
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Công tác tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.Yêu cầu là phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ. Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ. Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu. Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT 1. Khái niệm 2. Ý nghĩa, tác dụng 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1.Khái niệm • Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2. Ý nghĩa, tác dụng • Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ • Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu • Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT • Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ. • Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung. • Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả. • Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ 1. Mục lục hồ sơ 2. Các bộ thẻ tra tìm 3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữ 4. Bản sơ yếu TLLT 5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung TLLT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1. Mục lục hồ sơ a. T¸c dông: Môc lôc hå s¬ giíi thiÖu thµnh phÇn, néi dung, chØ dÉn ®Þa chØ cña tµi liÖu. Thèng kª sè lîng hå s¬ Híng dÉn s¾p xÕp khoa häc HS Cè ®Þnh ph¬ng ¸n ph©n lo¹i TL Nh vËy môc lôc hå s¬ võa lµ c«ng cô dïng ®Ó tra t×m, võa ®Ó thèng kª, võa ®Ó qu¶n lÝ tµi Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 liÖu lu tr÷. Vì vậy, nó là CC chủ
b. C¸c lo¹i môc lôc hå s¬: Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña 01 ph«ng lu tr÷ Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng lu tr÷ theo thêi gian. Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng lu tr÷ theo c¬ cÊu tổ chức. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
c. Ph¬ng ph¸p lËp MLHS §èi víi nh÷ng PLT cã khèi lîng TL Ýt ® îc chØnh lý 1 lÇn th× lËp 01 MLHS §èi víi nh÷ng PLT cã khèi lîng TL nhiÒu, chØnh lý thµnh nhiÒu ®ît, th× mçi ®ît ®îc lËp thµnh 1 MLHS §èi víi nh÷ng §VHTP cßn ®ang ho¹t ®éng cã CCTC æn ®Þnh th× lËp MLHS cho tõng ®¬n vÞ tổ chức. NÕu phßng, kho lu tr÷ nµo cã khèi l îng TL mà độ mËt t¬ng ®èi lín th× cã thÓ lËp thµnh MLHS riªng Trong c¸c PLT nÕu cã các lo¹i h×nh TL kh¸c nhau => mçi lo¹i h×nh ®îc lËp thµnh MLHS riªng Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
* Lu ý Trong trêng hîp 1 ph«ng LT ®∙ ®îc lËp MLHS råi, nhng sau ®ã có 1 sè HS,TL cÇn bæ sung th× sÏ xö lý nh sau: + NÕu TL víi sè lîng Ýt th× cã thÓ bæ sung ®»ng sau môc lôc ®∙ lËp vµ ghi chó thªm ở phần “Chứng từ kết thúc của ML” + Nếu sè lîng HS nhiÒu vµ cã néi dung quan träng th× lËp MLHS míi Môc lôc hå s¬ chØ lËp riªng cho tõng ph«ng LT, 1 quyÓn MLHS kh«ng cho phÐp thèng kª TL cña nhiÒu ph«ng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
d. CÊu t¹o môc lôc hå s¬: gåm 2 phÇn • PhÇn 1: phÇn b¶n kª tiªu ®Ò hå s¬ Ví dụ: MLHS của UBND xã Q.Thắng ( Giai đoạn I: 2000-2005) Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Cặ p Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va Số TH Ghi hộ p sơ KT tờ BQ chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) I. Khối tổng hợp O1 01 Tập Báo cáo và phương 30/12/20 50 VV hướng công tác năm (2000- 00 2005) 30/12/20 05 II. Khối nội chính 05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt 1/1/— 68 LD I .Năm 2000 1/4/2000 III. Khối Nông - Lâm - Ngư 10 100 Tập văn bản V/V phát triển 15/1— 159 LD trồng cây CN lâu năm . Năm 31/12/20 2004 04 Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Cặ p Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số TH Ghi hộp sơ tờ BQ chú IV. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản 15 150 Hồ sơ V/V XD h thống k 2/4/— 19 LD mương. Năm 2002 15/11/2002 5 V. Khối phân phối lưu thông 20 200 Tập văn bản V/V thu 1/1- 45 LD thuế . Năm 2005 31/12/2005 VI. Khối Văn - Xã 25 250 Tập Báo cáo V/V XD”Làng 5/6— 75 LD VH”. Năm 2003 8/10/2003 Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
* PhÇn 2: C«ng cô tra cøu của MLHS gåm: Tê nhan ®Ò: ( Cßn gäi lµ tê ®Çu cña b¶n môc lôc) gåm: + Tªn kho lu tr÷: + Tªn ph«ng LT: + Sè ph«ng: + Sè môc lôc: Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Lời nãi ®Çu Bản thèng kª ch÷ viÕt t¾t Bản chØ dÉn Mục lục của mục lục PhÇn tæng kÕt môc lôc Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2. C¸c bé thÎ tra t×m tµi liÖu l u tr÷ a. Kh¸i niÖm C¸c bé thÎ lµ 1 lo¹i c«ng cô tra cøu th«ng tin vÒ tµi liÖu LT, ®îc ph©n lo¹i theo ngµnh ho¹t ®éng x∙ héi, chuyªn ®Ò, sù vËt, thêi gian, ®Þa d, t¸c gi¶… Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
b. T¸c dông Dïng ®Ó giíi thiÖu thµnh phÇn vµ néi dung tµi liÖu lu tr÷ . Mçi bé thÎ cã thÓ giíi thiÖu vÒ mét ph«ng lu tr÷, mét sè ph«ng lu tr÷, 1 kho lu tr÷ hoÆc toµn bé tµi liÖu cña ph«ng lu tr÷ Quèc gia. ViÖc giíi thiÖu thµnh phÇn vµ néi dung tµi liÖu kh«ng phô thuéc vµo thêi gian s¶n sinh tµi liÖu, ph¬ng ¸n ph©n lo¹i TL cña tõng ph«ng còng nh ranh giíi gi÷a c¸c ph«ng LT. (Sự khác nhau với MLHS- Tính ưu việt của bộ thẻ) C¸c bé thÎ gi¶i ®¸p nhanh chãng nh÷ng c©u hái vµ nh÷ng yªu cÇu cña ®éc gi¶ t×m hiÓu vÒ néi dung cña tµi liÖu lu tr÷. C¸c bé thÎ dïng ®Ó chØ râ ®Þa chØ cña Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 tõng hå s¬ b¶o qu¶n trong kho lu tr÷.
c. C¸c lo¹i bé thÎ • Bé thÎ hÖ thèng • Bé thÎ sù vËt Chuyªn ®Ò • Bé thÎ sù vËt • Bé thÎ thêi gian Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
* Bé thÎ hÖ thèng Kh¸i niÖm: Bé thÎ hÖ thèng lµ c«ng cô tra t×m tµi liÖu lu tr÷ trong ®ã c¸c th«ng tin ®îc ph©n lo¹i theo ®Æc trng cña ngµnh ho¹t ®éng XH T¸c dông: Cã kh¶ n¨ng giíi thiÖu néi dung tµi liÖu lu tr÷ kh«ng chØ trong ph¹m vi 1 ph«ng, 1 kho lu tr÷ c¬ quan, cña 1 trung t©m lu tr÷ Quèc gia, mà có thể giới thiệu nd TLLT của toµn bé ph«ng lu tr÷ Quèc gia. Yªu cÇu: Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin vµ hÖ thèng ký hiÖu Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 ph¶i thèng nhÊt gi÷a c¸c trung
Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin: theo tõng ngµnh ho¹t ®éng x∙ héi. Th«ng tin ®îc chia ra thµnh nhiÒu phÇn lín nhÊt, kh¸i qu¸t nhÊt. C¸c phÇn chñ yÕu ®îc s¾p xÕp theo trËt tù logic. Nh÷ng vÊn ®Ò cã tÝnh chÊt tæng hîp s¾p xÕp tríc ( phÇn nµy liªn quan ®Õn tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng x∙ héi). Nh÷ng phÇn cã tÝnh chÊt ®éc lËp th× xÕp sau - HÖ thèng ký hiÖu: Trong ph¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin HÖ thèng ký hiÖu có thể theo h×nh thøc thËp ph©n (từ 0-9), hoặc bách phân (từ 00- 99)- hçn hîp ch÷ vµ sè. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997