Đề án tốt nghiệp: Đổi mới quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:86

Thêm vào BST

Báo xấu

1
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề án "Đổi mới quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh" được hoàn thành với mục tiêu nhằm đánh giá thực trạng về quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận để đánh giá những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế nhằm phát huy các ưu điểm và khắc phục các nhược điểm; đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề án tốt nghiệp: Đổi mới quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN HOÀNG KIM TUYỀN ĐỔI MỚI QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 8, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG Thành phố Hồ Chí Minh, Năm 2024
BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN HOÀNG KIM TUYỀN ĐỔI MỚI QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 8, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG MÃ SỐ: 8 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Thành phố Hồ Chí Minh, Năm 2024
LỜI CAM ĐOAN Tác giả cam đoan đề án này là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả dưới sự hướng dẫn của Tiến sĩ Nguyễn Mạnh Cường. Các kết quả nghiên cứu của tác giả, số liệu, dữ liệu, thông tin được tác giả trình bày trong đề án này là chính xác, trung thực, khách quan, có trích dẫn nguồn gốc rõ ràng và là sự đúc kết từ việc nghiên cứu, tích luỹ kinh nghiệm thực tiễn. Những kết quả nghiên cứu của đề án là sản phẩm khoa học lý luận thực tiễn về văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8. Đề án được trình bày theo đúng các quy định hướng dẫn của Học viện Hành chính Quốc gia về cách thức trình bày đề án. Tác giả xin chịu trách nhiệm về kết quả nghiên cứu của mình. Tác giả đề án Nguyễn Hoàng Kim Tuyền
LỜI CẢM ƠN Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Quý thầy cô, giảng viên, học viên Học viện, đến lãnh đạo, đồng nghiệp tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 8, Ủy ban nhân dân Phường 14, Quận 8 đã tạo điều kiện, hỗ trợ để tôi vừa hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn được giao vừa thực hiện đề án cao học này. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và trân trọng nhất đến Ban Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, Phòng quản lý đào tạo sau đại học, các giảng viên Học viện đã giảng dạy và đào tạo tôi để tôi có thể hoàn thành quá trình học tập, nghiên cứu tại Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh. Gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Tiến sĩ Nguyễn Mạnh Cường, người hướng dẫn khoa học đã tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến vô cùng quý báu và có giá trị, hỗ trợ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề án này. Ủy ban nhân dân Quận 8, Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 8, Phòng Nội vụ Quận 8, Ủy ban nhân dân Phường 14, Quận 8 đã tạo điều kiện, hỗ trợ cung cấp số liệu, các thông tin, thực hiện khảo sát đóng góp vào việc thu thập thông tin của tôi vào đề án. Và cuối cùng, cùng với sự nỗ lực của bản thân mong muốn hoàn thành việc nghiên cứu đề án có thể truyền tải các nội dung trong đề án mang tính khoa học trên phương diện lý luận và còn có thể ứng dụng vào thực tiễn. Vì vậy tác giả đề án mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp và đánh giá của Hội đồng để đề án được hoàn thiện hơn. Tác giả Đề án Nguyễn Hoàng Kim Tuyền
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ đầy đủ Cụm từ viết tắt Cơ quan nhà nước CQNN Cơ quan hành chính nhà nước CQHCNN Cán bộ, công chức CBCC Ủy ban nhân dân UBND Thành phố Hồ Chí Minh TPHCM
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Hình 1.1. Mô hình 5W, 2H, 2C Hình 1.2. Khung năng lực lãnh đạo, quản lý hành chính công Việt Nam Bảng biểu 2.1: Tổ chức bộ máy UBND Quận 8 Bảng biểu 2.2: Tổ chức bộ máy Văn phòng UBND Quận 8 Bảng biểu 2.3: Tổ chức bộ máy Văn phòng UBND Quận 8 Bảng biểu 2.4: Thống kê tình hình đội ngũ Văn phòng UBND Quận 8 Bảng biểu 2.5: Thống kê trình độ lý luận chính trị đội ngũ Văn phòng UBND Quận 8 Bảng biểu 2.6: Thống kê trình độ ngoại ngữ đội ngũ Văn phòng UBND Quận 8 Bảng biểu 2.7: Thống kê trình độ tin học đội ngũ Văn phòng UBND Quận 8 Bảng biểu 2.8: Thống kê tình hình ngạch cán bộ, công chức Văn phòng UBND Quận 8 Bảng biểu 2.9: Thống kê ngạch cán bộ, công chức Văn phòng UBND Quận 8 Bảng biểu 2.10: Thống kê về trình độ chuyên môn đội ngũ Văn phòng UBND Quận 8 Bảng biểu 2.11: Thống kê về trình độ chuyên môn đội ngũ Văn phòng UBND Quận 8 Bảng biểu 2.12: Dự ước tỷ lệ trình độ chuyên môn đội ngũ Văn phòng UBND Quận 8 giai đoạn 2025 – 2030 Bảng biểu 2.13: Dự ước tỷ lệ trình độ lý luận chính trị đội ngũ Văn phòng UBND Quận 8 giai đoạn 2025 – 2030
MỤC LỤC TRANG BÌA LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH VẼ MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 1. Lý do xây dựng Đề án ..................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................... 2 2.1 Nghiên cứu về lí luận ................................................................................... 2 2.2 Nghiên cứu về thực tiễn ............................................................................... 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề án ....................................................... 4 4. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề án .................................................................... 5 6. Hiệu quả/lợi ích của đề án ứng dụng trong thực tiễn ................................. 5 7. Kết cấu của đề án ............................................................................................ 6 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 8, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ......... 7 1.1. Khái niệm về văn phòng .............................................................................. 7 1.1.1. Khái niệm văn phòng theo nghĩa rộng ..................................................... 7 1.1.2. Khái niệm văn phòng theo nghĩa hẹp....................................................... 7 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng......................................................... 7 1.2.1. Chức năng của Văn phòng ....................................................................... 7 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng ......................................................................... 9 1.3. Nội dung quản trị văn phòng .................................................................... 10 1.3.1. Khái niệm quản trị văn phòng và đổi mới quản trị văn phòng............... 10 1.3.2. Các chức năng quản trị văn phòng ......................................................... 11 1.3.2.1. Chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng ............................. 11 1.3.2.2. Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng................................... 14 1.3.2.3. Chức năng lãnh đạo trong quản trị văn phòng ................................. 15
1.3.2.4. Chức năng kiểm tra trong quản trị văn phòng ................................. 18 1.3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến đổi mới quản trị văn phòng ......................... 19 Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 8, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ............................... 22 2.1. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh ....................... 22 2.1.1. Chức năng của Văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh ........................................................................................... 22 2.1.2. Nhiệm vụ của Văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh .................................................................................................. 22 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh ................................................................................................... 23 2.2. Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh .................................................................................. 27 2.2.1. Chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng ................................... 27 2.2.2. Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng ......................................... 31 2.2.3. Chức năng lãnh đạo trong quản trị văn phòng ....................................... 35 2.2.4. Chức năng kiểm tra trong quản trị văn phòng........................................ 36 2.3. Đánh giá thực trạng quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8 ............................................................................................................................. 37 2.3.1. Ưu điểm.................................................................................................. 37 2.3.2. Hạn chế................................................................................................... 41 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ........................................................... 43 Chương 3: GIẢI PHÁP, LỘ TRÌNH VÀ NGUỒN LỰC THỰC HIỆN ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 8, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ...................................................... 45 3.1. Các giải pháp và lộ trình đổi mới quản trị văn phòng .......................... 45 3.1.1. Đổi mới về tư duy, nhận thức và phương pháp quản trị văn phòng ... 45 3.1.2. Chuyển đổi số trong đổi mới quản trị văn phòng................................... 46 3.1.3. Sử dụng các công cụ quản trị và ứng dụng những thành tựu khoa học, công nghệ tiên tiến, hiện đại vào đổi mới hoạt động quản trị văn phòng ........ 52 3.2. Các nguồn lực thực hiện đổi mới hoạt động quản trị văn phòng ......... 55
3.2.1. Nguồn nhân lực ...................................................................................... 55 3.2.2. Kinh phí cho văn phòng và quản trị văn phòng ..................................... 56 3.2.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị cho văn phòng và quản trị văn phòng .. 59 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 61 PHỤ LỤC
MỞ ĐẦU 1. Lý do xây dựng Đề án Quản trị văn phòng là trách nhiệm và biện pháp của nhà quản trị (người đứng đầu cơ quan hoặc người được ủy quyền) trong việc quản lý, điều hành và thực hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các hoạt động của văn phòng để đạt được những mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Xuất phát từ thực tế khách quan, mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 8 nói riêng đều hướng tới một mục tiêu hiện đại hoá công tác văn phòng và hoạt động quản trị văn phòng chuyên nghiệp, hiệu quả là điều kiện, yếu tố góp phần cho hoạt động quản trị văn phòng được đồng bộ, hoạt động mang tính hiệu quả cao; nâng cao năng lực quản lí, hiệu lực hiệu quả quản lí, điều hành. Dưới tác động của cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, nền kinh tế số - xã hội số, của xu thế toàn cầu hóa, quốc tế hóa và những kết quả mới của khoa học quản lý, việc hiện đại hóa văn phòng đang xuất hiện như một xu thế lớn, có ảnh hưởng tới quản trị văn phòng hiện nay và trong tương lai. Vì vậy, việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn quản trị văn phòng là một đòi hỏi cấp bách và quan niệm quản trị văn phòng phải tự nhận thức, thay đổi tư duy, xây dựng và tổ chức văn phòng theo mẫu của văn phòng hiện đại và vận dụng phương pháp quản lý, điều hành một cách khoa học nhằm thực hiện hiệu quả, hiệu lực các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra của Văn phòng. Văn phòng có vai trò quan trọng trong đổi mới hoạt động quản trị để hội nhập quốc tế hiện nay nhằm có được sự đổi mới phù hợp đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số, chính quyền điện tử, chính quyền số hiện nay. Muốn đạt được mục tiêu đề ra thì chúng ta phải quản trị một cách khoa học, hợp lý các nhà quản trị phải thực hiện các chức năng quản lý cơ quan của mình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Để quản trị một cách khoa học nhằm đạt được mục tiêu đề ra nhà quản trị cần xác định phạm vi hoạch định, tổ chức trong cơ cấu tổ chức của văn phòng; nhân sự văn phòng; Chương trình, Kế hoạch công tác; hệ thống thông tin phục vụ hoạt động quản lí; cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, văn phòng; tài chính cho hoạt động của văn phòng; công tác văn thư, lưu trữ.
2 Trên những cơ sở đó nên tác giả đã quyết định chọn đề tài: “Đổi mới quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh” làm Đề án Thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Quản trị văn phòng trong việc quản lý, điều hành và thực hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các hoạt động văn phòng của nhà quản trị là nội dung mang tính khoa học được nghiên cứu từ nhiều góc độ khác nhau: 2.1 Nghiên cứu về lí luận Nghiên cứu về lí luận có rất nhiều đề tài nghiên cứu của các tác giả: - Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012). Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội. - Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. - Phạm Hưng (1995), Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB Chính trị Quốc gia. - Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng (1996), Sách chuyên khảo Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng. - Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng (1996), Văn phòng hiện đại và Nghiệp vụ hành chính Văn phòng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh. - Lê Văn In (chủ biên) (1996), Sách chuyên khảo Quản trị văn phòng doanh nghiệp. - Mikehavey (2003), Cao Xuân Đỗ dịch, Giáo trình Quản trị hành chính Văn phòng, NXB Thống kê. - Harold Koontz, Cyril O’Donnel và Heinz Weihrich (1999) Những vấn đề cốt yếu của quản lí, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, trang 87. - Hoàng Phê (chủ biên): Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng. - Nguyễn Văn Chiều, Nguyễn Anh Thư, Vũ Thị Cẩm Thanh (2016) Tập bài giảng kỹ năng quản lí, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. Cuốn sách này đưa ra lí luận chung về hoạt động quản lí và những kỹ năng quản lí cơ bản. Trong đó, liên quan tới đề
3 án là nội dung lập kế hoạch có liên quan tới chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng. - Vũ Thị Phụng và nhóm tác giả (2021), Giáo trình lí luận về quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội. Đây là cuốn giáo trình khá toàn diện, đề cập đến các lí luận và các nội dung của quản trị văn phòng. Các công trình nói trên không chỉ cung cấp hệ thống lí luận chung về quản trị văn phòng mà còn hệ thống hoá lí luận chung về quản lí nhà nước, các học thuyết quản lý; Một số cuốn sách trên làm rõ về những nội dung: khái niệm, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các chức năng của quản trị văn phòng,…trong đó tập trung vào nghiệp vụ hành chính văn phòng. Tuy nhiên, chỉ có cuốn Giáo trình lí luận về Quản trị văn phòng do tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên đề cập chuyên sâu tới các nội dung quản trị văn phòng. 2.2 Nghiên cứu về thực tiễn - Nguyễn Mạnh Cường (2022), Quan điểm và cách tiếp cận về văn phòng và quản trị văn phòng, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực Quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu chuẩn đầu ra và công tác kiểm định chất lượng giáo dục đại học. Bài viết này có liên quan tới các lí luận cơ bản về nội hàm của văn phòng, quản trị văn phòng, các chức năng của quản trị văn phòng. - Nguyễn Mạnh Cường, Lâm Thu Hằng (đồng chủ biên) và các cộng sự, (2022), Lí luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động của văn phòng cấp Bộ (Sách chuyên khảo). NXB Đà Nẵng. Cuốn sách này đưa ra lí luận chung về lí luận, thực tiễn về vấn đề tổ chức (tổ chức bộ máy và tổ chức công việc trong văn phòng). Trong đó, liên quan tới đề án là nội dung chức năng hoạch định và chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng. - Vũ Thị Phụng (2023), Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng - Vai trò, cơ hội, thách thức và trách nhiệm, Kỷ yếu hội thảo khoa học Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia, Thành phố Hồ Chí Minh. - Tài liệu Tọa đàm khoa học “Hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số” của Khoa lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Học việc Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh. Cuốn kỷ yếu
4 này có nhiều bài viết của các chuyên gia, nhà khoa học, nhà quản lí. Trong đó, đề cập tới nhiều khía cạnh khác nhau về hiện đại hóa công tác văn phòng. - Luận văn Thạc sĩ :“Chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội”, của tác giả Vũ Thị Hoa (năm 2017). Công trình nghiên cứu này đã nghiên cứu rất rõ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng; phân tích từng nhiệm vụ của văn phòng, cách thức tổ chức hoạt động của văn phòng, công trình mang tính ứng dụng cao. Tuy nhiên, trong thời điểm đó, tác giả chưa chú trọng đi sâu vào phần giải pháp ứng dụng công nghệ, các phương pháp chuyển đổi số góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng và Ủy ban nhân dân quận. - Luận văn Thạc sĩ :“Hiệu quả công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh”, của tác giả Phạm Trần Hồng Hạnh (năm 2023). Công trình nghiên cứu này cách thức, nội dung nghiên cứu tương tự như Luận văn của tác giả Vũ Thị Hoa. Đồng thời 2 Luận văn này chưa nghiên cứu lý luận về chức năng quản trị của văn phòng. Do đó, Đề án sẽ kế thừa các kết quả nghiên cứu của những công trình nghiên cứu trước đây, đặc biệt là có những kết quả nghiên cứu về phương diện thực tiễn cả lý luận. Trên địa bàn Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh cho đến nay chưa có công trình nghiên cứu chính thức nào về nội dung này. Vì vậy việc lựa chọn đề án của tác giả là phù hợp, đảm bảo không có sự trùng lắp. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề án - Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là công tác quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh. - Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi không gian: Đề án tập trung tìm hiểu, nghiên cứu đổi mới quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh. + Phạm vi thời gian: Số liệu và thông tin thu thập từ năm 2022 đến năm 2024.
5 4. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề án - Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của Đề án là đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh. - Nhiệm vụ của Đề án Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, Đề án đề ra 03 nhiệm vụ nghiên cứu sau đây: Một là, hệ thống hóa cơ sở khoa học về công tác quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận. Hai là, đánh giá thực trạng về quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận để đánh giá những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế nhằm phát huy các ưu điểm và khắc phục các nhược điểm. Ba là, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm hiểu công trình nghiên cứu liên quan dưới dạng tài liệu chuyên khảo, tham khảo, giáo trình, đề tài khoa học nghiên cứu. - Phương pháp phân tích tài liệu thứ cấp: tác giả lựa chọn các thông tin, các số liệu, minh chứng, các nội dung có tính thời sự, cấp thiết trong các giai đoạn khác nhau từ các báo cáo và tài liệu liên quan đến Quận 8, tài liệu từ Ủy ban nhân dân Thành phố phục vụ cho việc nghiên cứu. Bên cạnh đó, Đề án còn sử dụng các phương pháp như: Phương pháp thu thập thông tin, tổng hợp, thống kê, phân tích và phương pháp quan sát. 6. Hiệu quả/lợi ích của đề án ứng dụng trong thực tiễn Về thực tiễn, Đề án đánh giá thực trạng về công tác quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận nhằm chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, phân tích nguyên nhân nhằm phát huy các ưu điểm và khắc phục các nhược điểm của công tác quản trị văn phòng. Trên cơ sở đó, Đề án đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh. Mặc dù đây là đề tài nghiên cứu trên phạm vi Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh, tuy nhiên những giải pháp của Đề
6 án đưa ra vẫn có thể áp dụng cho hoạt động đổi mới quản trị văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước; mặt khác, Đề án còn là nguồn tài liệu tham khảo cho những công trình nghiên cứu tiếp theo có liên quan đến đề tài này. 7. Kết cấu của đề án Đề án có kết cấu gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh. Chương 2: Thực trạng về quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh. Chương 3: Giải pháp, lộ trình và nguồn lực thực hiện đổi mới hoạt động quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh.
7 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 8, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 1.1. Khái niệm về văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng theo nghĩa rộng Có rất nhiều quan điểm đưa ra về thuật ngữ này, kể đến như: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan; thực hiện chức năng hậu cần đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật, điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là bộ máy quản lý hành chính, trung tâm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, tổ chức triển khai các quyết định quản lý, tổng kết tình hình, phát hiện vấn đề và tham mưu cho lãnh đạo cách giải quyết các vấn đề đặt ra từ thực tiễn [6]. 1.1.2. Khái niệm văn phòng theo nghĩa hẹp Văn phòng là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật có trụ sở, địa điểm làm việc. Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan và giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lí hành chính. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1.2.1. Chức năng của Văn phòng Văn phòng UBND quận là cơ quan hạt nhân, tham mưu, giúp việc cho UBND quận thẩm định, đề xuất những giải pháp, định hướng, dự báo mang tính bao quát, tổng thể về việc QLNN trong tất cả các lĩnh vực, đa ngành triển khai của các cơ quan chuyên môn, các CQNN nhằm cụ thể hoá để thực hiện trong các lĩnh vực về: Kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh,…góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở. Đồng thời, Văn phòng thực hiện hai chức năng chính:
8 - Chức năng tham mưu, tổng hợp: Nghiên cứu, đề xuất các vấn đề liên quan đến việc tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. - Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần: Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị... phục vụ hoạt động của cơ quan. Ngoài ra, Văn phòng thực hiện một số chức năng khác như: - Chức năng đại diện: Thực hiện các nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền của lãnh đạo cơ quan. Cụ thể: - Chức năng tham mưu, tổng hợp Văn phòng nghiên cứu, đề xuất các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; tham mưu cho lãnh đạo ban hành các quyết định, lãnh đạo, quản lý của cơ quan; giúp lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động chung của cơ quan làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, mọi đơn vị tổ chức trong cơ quan chạy đều, vận hành trôi chảy được nhanh chóng, thông suốt, hiệu quả; thực hiện công tác tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo. - Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần Hoạt động của cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như: bố trí, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trang thiết bị; quản lý tài sản, kinh phí; chăm lo về phương tiện, điều kiện làm việc và cung ứng một số dịch vụ khác. - Chức năng đại diện Ngoài thực hiện các nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền của lãnh đạo cơ quan trong công tác chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành hoạt động của UBND. Văn phòng còn được trao quyền thực hiện nhiệm vụ truyền đạt ý kiến chỉ đạo; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc cơ quan chuyên môn khác việc thực hiện chỉ đạo; đồng thời được chủ động về phương pháp quản lý, phương pháp thực hiện nhiệm vụ được giao nhằm tham mưu, giúp lãnh đạo cơ quan ra quyết định quản lý hiệu lực, hiệu quả; đánh giá kết quả thực thực thi công vụ của cơ quan chuyên môn khác.
9 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Văn phòng là hạt nhân, tham mưu, giúp việc cho UBND quận: Tổng hợp cho UBND về: Hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các CQNN ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của UBND quận; thực hiện chức năng QLNN về công tác dân tộc. UBND quận là CQNN ở quận, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức chính quyền đô thị tại TPHCM theo quy định của Nghị quyết số 131/2021/NQ-CP và theo phân cấp, ủy quyền của UBND, Chủ tịch UBND Thành phố; UBND quận làm việc theo chế độ Thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc tập trung. Song song, chế độ làm việc và trách nhiệm Thủ trưởng của Chánh Văn phòng: Có trách nhiệm báo cáo với UBND, Chủ tịch UBND quận và sở quản lý ngành, lĩnh vực về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình; báo cáo công tác trước UBND quận khi được yêu cầu; phối hợp với người đứng đầu cơ quan chuyên môn khác, các tổ chức chính trị - xã hội quận giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Cách tiếp cận này đã khẳng định địa vị pháp lý vị trí và vai trò của Văn phòng UBND quận. Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật có thể khái quát như sau: Văn phòng UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận tham mưu, giúp việc cho UBND quận, Chủ tịch UBND quận trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành công việc, hoạt động của UBND, chịu trách nhiệm cá nhân và cùng với tập thể UBND về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình, hoạt động của UBND trước UBND, Chủ tịch UBND quận và chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND TPHCM.
10 1.3. Nội dung quản trị văn phòng 1.3.1. Khái niệm quản trị văn phòng và đổi mới quản trị văn phòng Quản trị văn phòng là trách nhiệm và biện pháp của nhà quản trị (người đứng đầu cơ quan hoặc người được ủy quyền) trong việc quản lý, điều hành và thực hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các hoạt động của văn phòng để đạt được những mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Thuật ngữ “Quản trị” được sử dụng khá phổ biến trong CQHCNN trong giai đoạn hiện nay. Thuật ngữ “Quản trị và Quản lý” là hai khái niệm đều định nghĩa cho hoạt động điều hành và phát triển tổ chức. Một số khái niệm Quản lý, như sau: Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối hoạt động của tổ chức để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực hiện có. Song song, Quản trị trong CQHCNN nói chung là hoạt động chuyên biệt trong việc quản lý, điều hành và hoạch định chính sách mang tầm chiến lược; giúp nhà quản trị đơn giản hóa thủ tục trong quá trình điều hành, tối ưu hoá quy trình, phương pháp quản trị, thực hiện chức năng quản trị để xác định mục tiêu phát triển tổ chức. Đổi mới quản trị văn phòng: Đổi mới thường được hiểu là việc tạo ra hoặc ứng dụng các thành tựu, giải pháp kỹ thuật, công nghệ, giải pháp quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động của cá nhân, tổ chức nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lượng và giá trị sản phẩm hàng hoá, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội. Đổi mới là thay cái cũ (hay làm cho cái cũ) thành cái mới tốt hơn, đáp ứng yêu cầu của sự phát triển. Như vậy, đổi mới là một phương thức phát triển, luôn chứa đựng sự thay đổi – phát triển cả về chất và lượng, cả về nội dung và hình thức cả về cấu trúc và cơ chế vận hành. Đổi mới quản trị văn phòng là bước thay đổi về tư duy nhận thức, phương pháp, quy trình và cách thức quản trị văn phòng nhằm bảo đảm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thông suốt và đạt hiệu quả cao. Nói một cách ngắn gọn, đổi mới quản trị văn phòng là việc đổi mới tư duy, nhận thức, đổi mới phương pháp, quy trình quản trị nhằm thực
11 hiện tốt nhất chức năng nhiệm vụ của văn phòng, bảo đảm cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, hiệu quả [13]. 1.3.2. Các chức năng quản trị văn phòng Hoạt động quản trị rất đa dạng và phức tạp trong một tổ chức nhưng các hoạt động này có thể được phân định và nhóm lại thành các lĩnh vực hoạt động chuyên biệt hay hoạt động chức năng và phân công cho cá nhân, bộ phận có chuyên môn phù hợp đảm nhận. Đây chính là quá trình phân công, chuyên môn hoá hoạt động quản trị hình thành nên một quy trình gọi là chức năng vận hành quản trị. Qua đó, chức năng quản trị văn phòng là hoạt động chuyên biệt trong việc quản lý, điều hành và hoạch định chính sách mang tầm chiến lược và định hướng cho tổ chức xác định mục tiêu chung mang tầm chiến lược bằng việc tối ưu hoá quy trình, phương pháp quản trị để vận hành tổ chức thông qua bốn chức năng quản trị như sau: 1.3.2.1. Chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng Hoạch định là chức năng đầu tiên trong hoạt động quản trị nói chung nhằm giúp nhà quản trị thiết lập mục tiêu, xác định phương pháp thực hiện thông qua việc phân tích các nguồn lực và khả năng thực hiện của tổ chức trong một thời điểm nhất định. Như vậy, bản chất của hoạch định trong quản trị văn phòng là định hướng chiến lược, xác định mục tiêu và lập kế hoạch thực thi. Chức năng hoạch định là chức năng đầu tiên trong quản trị nhằm giúp nhà quản trị xây dựng chiến lược để đạt được mục tiêu đề ra. Trước hết, thiết lập mục tiêu cần đạt được tại một thời điểm trong tương lai. Sau đó, tiến hành phân tích khả năng thực hiện thông qua việc phân tích các nguồn lực hiện có và khả năng của tổ chức liên quan đến yêu cầu đã dự đoán. Từ đó, lập kế hoạch thực hiện hoàn thành mục tiêu. Trong quản trị văn phòng, hoạch định được phân loại theo nhiều cách khác nhau: - Theo tiêu chí thời gian: Hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn, hoạch định dài hạn; - Theo cấp quản trị tiến hành hoạch định: Hoạch định tổng quát, hoạch định cấp độ bộ phận;