Đề án tốt nghiệp Quản lý công: Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - thành phố Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:71

Thêm vào BST

Báo xấu

12
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - thành phố Hà Nội" nhằm khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư và thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai giai đoạn 2019-2022; Đề xuất một số giải pháp đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề án tốt nghiệp Quản lý công: Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HOÀNG TÙNG ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI - THÀNH PHỐ HÀ NỘI ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, 8/2024
BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HOÀNG TÙNG ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI - THÀNH PHỐ HÀ NỘI ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG MÃ SỐ 8 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. TRẦN THỊ LOAN Hà Nội, tháng 8 năm 2024
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề án : “Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - thành phố Hà Nội” là bao gồm các nghiên cứu của cá nhân tôi trực tiếp thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Trần Thị Loan, Phó trưởng khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Học Viện Hành chính Quốc gia. Tôi xin cam đoan những số liệu và nội dung được sử dụng trong Đề án đều có căn cứ và trích dẫn nguồn đầy đủ. Học viên Hoàng Tùng
LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc Học viện, các thầy, cô giáo và các bạn học viên lớp cao học HC27. B1 của Học viện Hành chính Quốc gia đã tạo điều kiện, giúp đỡ tôi hoàn thành Đề án thạc sĩ này. Tôi xin trân trọng cảm ơn TS. Trần Thị Loan, Phó trưởng khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Học Viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình thực hiện nghiên cứu và hoàn thành Đề án thạc sĩ: “Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - Thành phố Hà Nội”. Xin cảm ơn Ban giám đốc, cán bộ, nhân viên phòng Tổ chức Hành chính Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi thu thập, thống kê những số liệu cần thiết phục vụ cho Đề án; Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn bè, đồng nghiệp và gia đình đã khuyến khích, động viên và hỗ trợ tôi hoàn thành Đề án. Qua thời gian thực hiện Đề án, tôi đã có cơ hội được giao lưu, trao đổi, học tập trong môi trường làm việc và nghiên cứu khoa học chân chính, chuyên nghiệp; Điều đó đã giúp tôi có thêm nhiều kinh nghiệm, mở rộng thêm kiến thức hiểu biết nhỏ bé của mình để qua đó nghiên cứu, tìm tòi cho đưa ra các giải pháp của Đề án hoàn thiện hơn và áp dụng vào thực tiễn công tác văn thư lưu trữ được tốt hơn. Xin chân thành cảm ơn./. Học viên Hoàng Tùng
DANH MỤC BẢNG Biểu đồ: Các hạng chức danh nghề nghiệp của Bệnh viện………………….23 Bảng 1: Thống kê trình độ chuyên môn của CBVC-NLĐ bệnh viện……….24 Bảng 2: Thống kê độ tuổi và giới tính của CBVC-NLĐ Bệnh viện………...24 Hình. Sơ đồ tổ chức Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai………………………….19
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 3 LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 4 MỤC LỤC ........................................................................................................ 6 PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do lựa chọn Đề án........................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................... 4 3. Mục tiêu nghiên cứu ......................................................................................... 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu........................................................................................ 5 5. Đối tượng nghiên cứu ....................................................................................... 6 6. Phạm vi nghiên cứu .......................................................................................... 6 7. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 6 7.1. Phương pháp luận .......................................................................................... 6 7.2. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................. 7 8. Hiệu quả (lợi ích) của đề án:............................................................................ 7 9. Cấu trúc của Đề án:.......................................................................................... 8 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ ........................................................................................................ 9 1.1. Một số khái niệm ............................................................................................ 9 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư ..................................................................... 9 1.1.2. Khái niệm về tổ chức, quản lý công tác văn thư ........................................... 9 1.2. Vai trò của công tác văn thư ....................................................................... 10 1.2.1. Vai trò của công tác văn thư ....................................................................... 10 1.2.2. Vai trò của tổ chức, quản lý công tác văn thư ............................................ 11 1.3. Nội dung tổ chức, quản lý công tác văn thư .............................................. 12 1.3.1. Nội dung cơ bản .......................................................................................... 12 1.3.2. Nội dung cụ thể ........................................................................................... 13 1.4. Trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư .................................................................................................................. 14 1.4.1.Trách nhiệm của Giám đốc Bệnh viện ......................................................... 14 1.4.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính ............................... 14
1.4.3. Trách nhiệm của Lãnh đạo các khoa, phòng, đơn nguyên khác ................ 14 1.4.4. Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn: ........................................................ 15 1.4.5. Trách nhiệm của văn thư Bệnh viện ........................................................... 15 Tiểu kết Chương I ......................................................................................... 16 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI ....................................... 17 2.1. Khái quát về Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - Thành phố Hà Nội............. 17 2.1.1. Lịch sử hình thành: ..................................................................................... 17 2.1.2. Vị trí của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ...................................................... 17 2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ........................ 18 2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ...................................... 20 2.1.5. Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ của các khoa, phòng thuộc Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai Hòe Nhai .................................................................................. 21 2.1.6. Bố trí nhân sự của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ....................................... 23 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai ............... 26 2.3. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ....................................................................................................................... 27 2.3.1. Thực trạng ban hành văn bản về công tác văn thư: .................................. 27 2.3.2. Thực trạng tổ chức bộ máy và nhân sự của công tác văn thư .................... 28 2.3.3. Thực trạng cơ sở vật chất và trang thiết bị ................................................ 28 2.3.4. Thực trạng công tác tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư.................... 29 2.3.5. Bố trí nguồn kinh phí cho công tác văn thư................................................ 29 2.3.6. Quản lý về nghiệp vụ và nghiên cứu khoa học ........................................... 30 2.3.7. Công tác thanh kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm ................................ 30 2.4. Nhận xét, đánh giá: ...................................................................................... 31 2.4.1. Ưu điểm: ..................................................................................................... 31 2.4.2. Những tồn tại hạn chế: ............................................................................... 32 2.4.3. Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế .............................................................. 34 Tiểu kết Chương 2 ......................................................................................... 36 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỔI MỚI TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI..................................................................................................... 37
3.1. Quan điểm, mục tiêu, giải pháp chung về đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ..................................................... 37 3.2. Giải pháp cụ thể đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ................................................................................................ 39 3.2.1. Đổi mới về hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư...................................................................................................................... 39 3.2.2. Giải pháp đổi mới về quản lý, điều hành công tác văn thư ....................... 40 3.2.3. Giải pháp tăng cường bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức văn thư ...................................................................................................... 40 3.2.4. Giải pháp đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, bổ sung kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư ...................................................................... 41 3.2.5. Giải pháp xây dựng và hoàn thiện chương trình phần mềm quản lý văn thư...................................................................................................................... 42 3.2.6. Giải pháp tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư ............... 43 3.3. Kế hoạch thực hiện Đề án Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai – Thành phố Hà Nội .................................... 43 3.4. Dự kiến kinh phí triển khai thực hiện Đề án............................................. 45 3.5. Thành lập Ban thực hiện đề án: ................................................................. 48 KẾT LUẬN .................................................................................................... 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 52 II. TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT ............................................ 54 III. KẾT LUẬN....................................................................................... 56 IV. KHUYẾN NGHỊ .............................................................................. 57 III. KẾT LUẬN....................................................................................... 61 IV. KHUYẾN NGHỊ .............................................................................. 63
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn Đề án Trong thời đại ngày nay, việc sử dụng các loại văn bản và tài liệu là phương tiện quan trọng để ghi chép và truyền tải thông tin đến các nhà lãnh đạo và quản lý. Điều này nhằm phục vụ cho công tác chỉ đạo và điều hành nhiệm vụ tại các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, và tổ chức kinh tế, trở thành một hoạt động thường xuyên, liên tục và không ngừng diễn ra. Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp đều có cách tổ chức bộ máy hoạt động riêng biệt để phù hợp với yêu cầu và mục tiêu phát triển. Trong hệ thống quản lý văn bản hành chính của nước ta, có thể thấy rằng công tác văn thư đóng vai trò thiết yếu và không thể tách rời; Văn thư là hoạt động nghiệp vụ quan trọng được thực hiện thường xuyên ở các cơ quan, đơn vị và có đóng góp phần lớn trong việc nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động từ cấp Bộ, Vụ, Cục trung ương cho Sở, Ban, ngành địa phương. Nhìn chung, trong mọi cơ quan, tổ chức hay đơn vị sự nghiệp, văn bản và giấy tờ luôn đóng vai trò quan trọng như cầu nối giữa các cơ quan, tổ chức và đơn vị, khoa, phòng với nhau. Mỗi văn bản, giấy tờ được tập trung quản lý, khai thác, tra cứu và sử dụng hiệu quả thông qua bộ phận văn thư. Do đó có thể thấy rằng công việc của bộ phận văn thư là một trong những nhiệm vụ then chốt được hoàn thành bởi các cơ quan, đơn vị hay tổ chức để hỗ trợ việc cung cấp thông tin đầy đủ cho quá trình quản lý điều hành cơ quan, tổ chức; từ đó, đảm bảo rằng các thông tin, chủ trương và đường lối của Đảng và Nhà nước được triển khai thực hiện một cách chính xác, hiệu quả và ổn định. Từ trước đến nay, công tác văn thư vẫn luôn được mặc định là hoạt động nghiệp vụ không thể thiếu của bộ máy quản lý hành chính và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hành chính văn phòng, có tác động trực tiếp tới hoạt động 1
quản lý của một cơ quan, tổ chức, đơn vị. Hơn nữa, công tác văn thư như là một khâu thiết yếu trong guồng máy giúp việc cho các cấp lãnh đạo để chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Như vậy, có thể khẳng định tầm quan trọng của công tác Văn thư còn được thể hiện rõ trong mọi lĩnh vực của hoạt động xã hội, góp phần không nhỏ vào sự phát triển kinh tế của đất nước. Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp đảm bảo rằng các quyết định chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý được đưa ra kịp thời và chính xác, từ đó giúp các cơ quan, tổ chức hoạt động hiệu quả theo chế độ và duy trì bí mật của Đảng và Nhà nước. Đồng thời, cũng hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ và phòng ngừa việc sử dụng văn bản Nhà nước để tiến hành những việc làm không đúng pháp luật. Ngoài ra, công tác Văn thư cũng góp phần khuyến khích sự phát triển kinh tế và bảo vệ lợi ích của mỗi quốc gia. Qua các yếu tố đã nêu trên, một lần nữa càng khẳng định công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với hầu hết cán bộ, viên chức người lao động trong các cơ quan, tổ chức hiện nay. Ngoài ra, công tác văn thư cũng có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử hướng tới Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số trong thời đại 4.0 hiện nay. Ngày 03/06/2020, tại Quyết định số 749/QĐ-TTg, Chính phủ phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025 định hướng đến năm 2030 “Việt Nam trở thành quốc gia số, ổn định và thịnh vượng, tiên phong thử nghiệm các công nghệ và mô hình mới; đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phương thức sống, làm việc của người dân, phát triển môi trường số an toàn, nhân văn, rộng khắp”. Do đó, có thể nói yêu cầu đổi mới chuyển đổi số trong công tác văn thư là một điều tất yếu. 2
Có thể khẳng định, thời gian qua, công tác văn thư hoạt động nền nếp, hiệu quả đã góp phần không nhỏ giúp ngành Y tế gặt hái thành công trong sự nghiệp chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân. Đặc biệt, công tác văn thư trong ngành Y tế nói chung và tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai nói riêng là một phần hoạt động quản lý nhà nước phục vụ công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân, phục vụ truyền đạt thông tin giải quyết có hiệu quả nhiều nội dung cấp thiết như dịch bệnh, tai biến chuyên môn, ngộ độc thực phẩm… Do công tác văn thư luôn đòi hỏi yêu cầu về tính nhanh chóng và chính xác ở mức độ cao. Tuy nhiên, tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai thì còn có nhiều bất cập nhất là trong công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho nhân viên văn thư và các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý của các đơn vị phòng ban nghiệp vụ. Hơn nữa việc phổ biến, quán triệt các văn bản pháp luật về văn thư, bảo vệ bí mật nhà nước tại Bệnh viện còn yếu và chưa được thực hiện thường xuyên. Nhất là việc tập huấn hướng dẫn kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, thực hành lập hồ sơ công việc, kỹ năng và thực hành soạn thảo văn bản, kỹ năng và thực hành về sử dụng công nghệ thông tin trong văn thư … Hơn nữa, việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn thư, ban hành các văn bản quy phạm để thể chế hóa công tác văn thư cũng chưa được chú trọng. Hiện nay trong hoạt động của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai, phòng Tổ chức Hành chính là bộ phận chịu trách nhiệm chính việc thực hiện, triển khai và quản lý công tác văn thư. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, hiện nay công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Bệnh viện vẫn còn có những khó khăn, trở ngại cần được khắc phục và cần được tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh, bổ sung. Một trong số đó là cần cải tiến phương thức tổ chức quản lý, nhân lực, trang thiết bị trong công tác văn thư cho đúng quy định và phù hợp hơn với thực tế tại Bệnh viện. Do vậy, việc thực hiện đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư hiện nay của Bệnh viện là đòi hỏi bức thiết. 3
Với những định hướng, mục tiêu mang tầm chiến lược chuyển đổi số quốc gia được đưa ra ở trên, nhằm phát huy đạt được các mục tiêu tổ chức quản lý công tác văn thư, trong quá trình thực tập tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai, kết hợp với những kiến thức lý luận, lý thuyết, em đã thực hiện nghiên cứu Đề án “Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai”. 2. Lịch sử nghiên cứu Trong thời gian qua, việc nghiên cứu tổ chức, quản lý công tác văn thư đã được công bố và được đề cập khá nhiều qua các công trình nghiên cứu, Đề án, khóa luận tốt nghiệp: - “Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Đăng Việt, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn năm 2014 với nội dung:“ Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội”. Luận văn đã đưa ra các nghiên cứu và đánh giá thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại các công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội, mặt khác các công ty này có chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền khác với các đơn vị sự nghiệp công lập như bệnh viện đa khoa Hòe Nhai. - “Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Hà, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2017 với nội dung “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế”. Đây là luận văn thực hiện đổi mới tổ chức tại cơ quan quản lý nhà nước là Văn phòng Bộ Y tế, khác với đơn vị sự nghiệp công lập chuyên môn như tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai. 4
- “Luận văn Thạc sĩ của Dương Thị Hoa tại Học viện Hành chính Quốc gia năm 2018, với nội dung “Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương”. - “Luận văn Thạc sĩ của Trần Hà Tâm “Hiện đại hóa công tác văn thư tại bệnh viện Châm cứu Trung ương” Học viện Hành chính Quốc gia năm 2023”. Luận văn chủ yếu đưa ra giải pháp áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, chưa có nội dung đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư. Các Đề án, khóa luận về công tác văn thư lưu trữ đề cập ở trên đã giúp cho Học viên có thêm những kiến thức, nội dung tham khảo liên quan đến công tác văn thư; Ngoài việc là tài liệu tham khảo nó còn là cơ sở thực tế để so sánh được hoạt động văn thư tại các cơ quan khác để từ đó, Học viên đưa ra những nhận định đánh giá đúng đắn, khách quan nhất. Đồng thời cũng là cơ sở để đưa ra phương hướng giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại phục vụ cho mục đích nghiên cứu của đề án của mình. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại bệnh viện Hòe Nhai thành phố Hà Nội. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nhiệm vụ 1: Nghiên cứu và làm rõ một số vấn đề lý luận về tổ chức và quản lý công tác văn thư. - Nhiệm vụ 2: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư và thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai giai đoạn 2019-2022. - Nhiệm vụ 3: Nhận xét, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai. 5
- Nhiệm vụ 4: Đề xuất một số giải pháp đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai. 5. Đối tượng nghiên cứu - Tìm hiểu khảo sát hoạt động quản lý, tổ chức công tác văn thư của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai: + Phân tích thực trạng công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai để thấy được những thành tựu đã đạt được và những hạn chế của việc triển khai thực hiện quản lý, tổ chức công tác văn thư từ đó tìm ra nguyên nhân của những điểm hạn chế, những tồn tại trong công tác văn thư. + Đưa ra những đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển nâng cao chất lượng tổ chức, quản lý công tác văn thư để hoạt động này ngày càng được hiệu quả và phát triển hơn. 6. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của Đề án này là công tác tổ chức, quản lý văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng và phần nào đó giúp Phòng Tổ chức Hành chính của Bệnh viện nâng cao hiệu quả hoạt động của văn thư nói riêng và phát triển hơn công tác quản lý điều hành của Bệnh viện nói chung. - Về nội dung: Hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư - Về không gian: Tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - Thành phố Hà Nội. - Về thời gian: Đề án nghiên cứu giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2022 7. Phương pháp nghiên cứu 7.1. Phương pháp luận - Đề án này nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử mà nền tảng là Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh; trong quá trình nghiên cứu, Học viên luôn bám 6
sát chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư. 7.2. Phương pháp nghiên cứu + Phương pháp khảo cứu tài liệu: Tìm hiểu các tài liệu trong nước về công tác văn thư lưu trữ. + Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn sâu người làm công tác văn thư là Trưởng, phó phòng Tổ chức Hành chính, nhân viên văn thư hành chính, nhân viên phụ trách công tác hành chính của các khoa, phòng tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai. Trong đó tìm hiểu quan điểm, nhận thức của từng bộ phận cán bộ lãnh đạo cũng như người làm chuyên môn nghiệp vụ đang làm việc tại Bệnh viện về tầm quan trọng, ý nghĩa thiết thực của công tác văn thư đối với công tác quản lý điều hành chung như thế nào. + Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp: Dựa trên các hồ sơ, số liệu và dữ liệu thu thập được, Học viên đã phân tích kỹ lưỡng, đánh giá cẩn thận, xem xét tỉ mỉ trên các khía cạnh khoa học quản lý, từ đó Học viên tổng hợp lại để đưa ra những số liệu thống kê, báo cáo, kết luận, đề xuất phù hợp với thực tiễn. + Phương pháp tổng hợp và phân tích định lượng: Trên cơ sở văn bản, tài liệu tham khảo và các số liệu, thông tin thu thập được, Học viên sẽ thực hiện phân tích, đánh giá, xem xét trên khía cạnh khoa học quản lý. Qua đó tổng hợp lại để có những kết luận và đề xuất giải pháp trong việc đổi mới tổ chức quản lý, nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai. 8. Hiệu quả (lợi ích) của đề án: - Ý nghĩa lý luận: qua việc thực hiện nghiên cứu Đề án đã bổ sung thêm kiến thức, lý luận về tổ chức quản lý công tác văn thư dưới góc nhìn của khoa học của chuyên ngành quản lý công. 7
- Ý nghĩa thực tiễn: + Đề án là cơ sở để áp dụng các giải pháp đổi mới nâng cao chất lượng nhiệm vụ tổ chức, quản lý công tác văn thư tại bệnh viện Hòe Nhai cũng như các bệnh viện cùng cấp trong thời gian tới. 9. Cấu trúc của Đề án: Đề án gồm phần mở đầu, phần kết luận và có 3 chương, cụ thể như sau: Chương I: Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý công tác văn thư Chương II: Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai Chương III: Giải pháp và lộ trình thực hiện đổi mới tổ chức quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai 8
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư “Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư” (Trích Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020). Công tác văn thư là một đơn vị cấu thành không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào; Nó cũng là hoạt động nhằm giúp chuyển tải các thông tin, chỉ đạo từ cấp quản lý đến các đơn vị, cá nhân, tổ chức liên quan một cách chính xác và kịp thời. Điều này đảm bảo rằng công tác chỉ đạo, điều hành mọi nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị đều được thực hiện đúng tiến độ và theo đúng hướng dẫn, bao gồm tất cả những công việc như soạn thảo và phát hành văn bản, tổ chức quản lý các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước. - Bất cứ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào muốn vận hành, hoạt động đều cần có khâu tiếp nhận, xử lý thông tin; mà khâu này chỉ được tiếp nhận, truyền đạt thông qua bộ phận văn thư. Vì thế, văn thư cơ quan luôn là bộ phận tối quan trọng để thực hiện một số nhiệm vụ thuộc công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. 1.1.2. Khái niệm về tổ chức, quản lý công tác văn thư 1.1.2.1 Khái niệm về tổ chức Tổ chức là một quá trình xác định những công việc cần phải làm và cách thức giao nhiệm vụ cho từng khoa, phòng, đơn vị hay cá nhân thực hiện các công việc đó, từ đó nó tạo ra mối quan hệ liên kết trong nội bộ một cơ quan, 9
đơn vị. tổ chức là một trong những bước rất quan trọng giúp cho người lãnh đạo thực hiện mục tiêu chung. 1.1.2.2. Khái niệm về quản lý Quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, có mục đích, có định hướng, có kế hoạch của các cấp quản lý lên các các đối tượng quản lý để chỉ đạo, điều hành, tạo ra mối liên kết các yếu tố khác nhau tham gia vào hoạt động chung của cơ quan đơn vị thành một chỉnh thể thống nhất, giúp cho việc điều phối hoạt động của các khâu một cách phù hợp, đúng quy định nhằm đạt đến một mục tiêu xác định trong điều kiện thay đổi của môi trường. 1.1.2.3. Tổ chức, quản lý công tác văn thư Tổ chức, quản lý công tác văn thư là tổng thể các hoạt động và biện pháp của Nhà nước (hay của cấp quản lý) và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có văn bản, tài liệu để triển khai thực hiện trên cơ sở pháp lý, cơ sở khoa học và nhằm đảm bảo an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu, hồ sơ. 1.2. Vai trò của công tác văn thư 1.2.1. Vai trò của công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của Bệnh viện nói riêng và hoạt động quản lý của nhà nước của các cơ quan, tổ chức nói chung. Thông tin càng chính xác, đầy đủ và được cung cấp kịp thời thì hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức càng đạt hiệu quả cao. Công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, giúp giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ đó, thời gian và sức lực của nhân viên được tiết kiệm, trong khi vẫn đảm bảo lượng thông tin đầy đủ theo yêu cầu. Công tác văn thư giúp lưu giữ đầy đủ các chứng cứ, tài liệu chứng minh về quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức kèm theo là trách nhiệm của những 10
cá nhân có liên quan. Các văn bản, tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ của văn thư sẽ là những căn cứ pháp lý minh chứng cho tính chân thực và minh bạch của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Nó cũng góp bảo vệ người đứng đầu trước pháp luật. Công tác văn thư cũng tạo điều kiện cho việc làm tốt công tác lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu được tạo ra từ công tác văn thư nếu đầy đủ và chính xác sẽ góp phần giúp công tác lưu trữ được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Khi các hồ sơ được nộp lưu vào hệ thống lưu trữ cơ quan, quá trình tìm kiếm và truy xuất thông tin sẽ trở lên dễ dàng hơn. Ngược lại công tác văn thư được thực hiện không tốt, không đảm bảo số lượng và chất lượng hồ sơ, tài liệu ngay từ đầu, sẽ gây ra những khó khăn và sai sót trong công tác lưu trữ về sau. Điều này có thể dẫn đến việc thất lạc những thông tin quan trọng hoặc gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin cần thiết. Như vậy, có thể thấy, hoạt động của công tác văn thư có liên quan rất lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chung của cả cơ quan, đơn vị. Nếu làm tốt công tác văn thư, sẽ góp phần giúp việc quản lý, điều hành của cơ quan đạt được chất lượng, hiệu quả như mong muốn và ngược lại. 1.2.2. Vai trò của tổ chức, quản lý công tác văn thư Thứ nhất: Tổ chức quản lý tốt công tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo công tác quản lý điều hành của cơ quan, đơn vị được thông suốt; Thứ hai: Giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị giải quyết, xử lý nhanh chóng và đưa ra các quyết định đáp ứng được các mục tiêu nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan. Từ đó, cũng giúp cấp lãnh đạo có thể theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ, công chức, viên chức dưới quyền triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao, đảm bảo mục tiêu, năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. 11
Thứ ba: Tổ chức, quản lý công tác văn thư khoa học sẽ tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Giúp cho việc lưu giữ những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát của cơ quan cấp trên khi có yêu cầu. - Thứ tư: Tổ chức, quản lý tốt công tác văn thư có vai trò to lớn trong việc bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc các bí mật của nhà nước, của quốc gia. Bí mật nhà nước nói chung và bí mật của một cơ quan, tổ chức nói riêng luôn được đảm bảo nghiêm ngặt bởi công tác văn thư. Hầu hết các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đều được thể chế hóa bằng văn bản và được quản lý chặt chẽ trong quá trình thực hiện công tác văn thư; Các tài liệu chứa thông tin bí mật được quản lý theo quy trình nghiêm ngặt, bao gồm việc phân loại, lưu trữ và bảo mật. Điều này ngăn ngừa nguy cơ mất mát, đảm bảo an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn các thông tin quan trọng không bị lộ ra ngoài. Như vậy có thể nói vai trò của việc tổ chức, quản lý công tác văn thư là vô cùng quan trọng trong toàn bộ các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; Nếu mỗi cơ quan, tổ chức đều có nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư thì có thể đề ra những chính sách, quy trình thực hiện phù hợp nhằm đưa công tác văn thư đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, đơn vị. 1.3. Nội dung tổ chức, quản lý công tác văn thư 1.3.1. Nội dung cơ bản Tổ chức, quản lý công tác văn thư là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức. Theo điều 34 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư như sau: Một là, xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; 12