Khoá luận tốt nghiệp: Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:78

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khoá luận "Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS" được hoàn thành với mục tiêu nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác hiện đại hóa văn phòng và tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS từ đó đưa ra các giải pháp giúp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, thành phố Hà Nội trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TS. LÂM THU HẰNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN TRUNG HOÀNG Mã số sinh viên : 2005QTVC026 Khóa : 2020 - 2024 Lớp : ĐH Quản trị Văn phòng 20C HÀ NỘI - NĂM 2024
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận này là công trình nghiên cứu, khảo sát của riêng em dưới sự hướng dẫn của TS. Lâm Thu Hằng. Các nội dung trong khóa luận nghiên cứu, khảo sát, số liệu và kết quả được trong đề này đều là trung thực. Trong khóa luận em còn sử dụng một số số liệu của tác giả khác, tất cả đều có trích dẫn và chú thích rõ ràng. Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng của mình trong quá trình thực hiện khóa luận này. Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2024 Sinh viên Nguyễn Trung Hoàng
LỜI CẢM ƠN Trong thời gian hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS”. Ngoài sự nỗ lực hết mình của bản thân em còn nhận được rất nhiều lời động viên sự giúp đỡ từ gia đình, bạn bè và thầy cô và các cá nhân, tập thể khác Trước hết, cho phép em được gửi lời tới các thầy, cô giảng viên trong Khoa Lưu Trữ học và Quản trị văn phòng lời cảm ơn chân thành sâu sắc. Đặc biệt hơn hết em xin được gửi lời cảm ơn và biết ơn tới Cô TS. Lâm Thu Hằng, người đã tận tâm, động viên, dành rất nhiều thời gian, quan tâm và hướng dẫn em trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp. Ngoài ra, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ tập thể đội ngũ nhân sự trong Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, đặc biệt là chị Thái Thị Hoàng Hải và anh Đoàn Văn Tài đã trực tiếp quan tâm, hướng dẫn em tại công ty. Cuối cùng, em xin chân thành gửi lời cảm ơn ban lãnh đạo của trong công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi đã tiếp nhận sinh viên vào thực tập để cho em có được những kiến thức thực tế cần thiết khi tốt nghiệp. Em xin trân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2024 Sinh viên thực hiện Nguyễn Trung Hoàng
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Tên đầy đủ BGĐ Ban Giám đốc CBNV Cán bộ nhân viên CBQL Cán bộ quản lý
DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2. 1 Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS ........................... 21 Hình 2. 2. Bên trong Văn phòng Công ty Cổ phần SAVIS ................................ 34 Hình 2. 3. Nhân viên hưởng ứng phong trào “Văn phòng xanh” ....................... 35 Hình 2. 4. Phòng họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ ....................................... 38 Hình 2. 5. Giao diện phần mềm quản lý công việc Jira ...................................... 42 Hình 2. 6. Giao diện phần mềm quản trị nhân sự iHR........................................ 43 Hình 2. 7. Giao diện Hệ thống Website Portal.................................................... 44 DANH MỤC BẢNG Bảng 2. 1. Thông tin CBNV làm việc tại phòng Hành chính - Nhân sự ............ 22 Bảng 2. 2. Mức độ của các yếu tố ảnh hưởng đến cách bài trí văn phòng ......... 32 Bảng 2. 3. Bảng thống kê trang thiết bị của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS năm 2023 ............................................................................................................. 36 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2. 1. Trình độ học vấn của đội ngũ CBNV trong Phòng Hành chính nhân sự ................................................................................................................ 24 Biểu đồ 2. 2. Mức độ quan tâm của Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự trong công tác văn phòng .............................................................................................. 25 Biểu đồ 2. 3. Nhu cầu đào tạo thêm về kỹ năng của CBNV trong phòng Hành chính - nhân sự .................................................................................................... 28 Biểu đồ 2. 4. Tần suất tổ chức các lớp đào tạo bồi dưỡng, tập huấn về công tác văn phòng tại công ty .......................................................................................... 28 Biểu đồ 2. 5. Mức độ hiệu quả của cách bài trí mô hình văn phòng hiện tại ở Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS .................................................................. 34 Biểu đồ 2. 6. Đánh giá về tình trạng cơ sở vật chất tại công ty .......................... 35 Biểu đồ 2. 7. Đánh giá về điều kiện trang thiết bị tại công ty............................. 37 Biểu đồ 2. 8. Đánh giá mức độ hiệu quả của các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng....................................................................................................... 44
MỤC LỤC MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................. 2 3. Tổng quan tình hình nghiên cứu.................................................................... 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 5 5. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 5 6. Kết cấu của khóa luận..................................................................................... 6 PHẦN NỘI DUNG .............................................................................................. 7 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG .................................................................................... 7 1.1. Một số khái niệm về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng .................... 7 1.1.1. Khái niệm văn phòng ................................................................................. 7 1.1.2. Khái niệm công tác văn phòng .................................................................. 8 1.1.3. Khái niệm Hiện đại hóa ............................................................................. 9 1.1.4. Khái niệm Công tác hiện đại hóa văn phòng ......................................... 10 1.2. Tầm quan trọng của công tác hiện đại hóa văn phòng........................... 11 1.3. Nguyên tắc và yêu cầu trong công tác hiện đại hóa văn phòng ............. 12 1.3.1. Nguyên tắc của công tác hiện đại hóa văn phòng .................................. 13 1.3.2. Yêu cầu của công tác hiện đại hóa văn phòng ....................................... 14 1.4. Nội dung của công tác hiện đại hóa văn phòng ....................................... 16 1.4.1. Về đội ngũ nhân sự làm việc trong văn phòng ....................................... 16 1.4.2. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng ................................... 16 1.4.3. Về các quy trình nghiệp vụ văn phòng.................................................... 17 1.4.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của văn phòng .................................................................................................................. 18 Tiểu kết Chương 1 ............................................................................................. 18
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ............................................................................................................................. 20 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS ................................. 20 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển .............................................................. 20 2.1.2. Cơ cấu tổ chức .......................................................................................... 21 2.1.3. Khái quát về phòng Hành chính - Nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS ........................................................................................................ 22 2.2. Thực tế công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS ........................................................................................................ 24 2.2.1 Về con người làm việc trong văn phòng .................................................. 24 2.2.2. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng ............................................. 31 2.2.3. Về các quy trình nghiệp vụ ...................................................................... 38 2.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của văn phòng .................................................................................................................. 41 2.3. Nhận xét chung về tình hình công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS .......................................................................... 45 2.3.1 Ưu điểm...................................................................................................... 45 2.3.2 Hạn chế ...................................................................................................... 46 2.3.3 Nguyên nhân của hạn chế ........................................................................ 47 Tiểu kết Chương 2 ............................................................................................. 48 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS ................................................................................................... 49 3.1 Phương hướng hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS trong giai đoạn hiện nay ...................................................................... 49 3.1.1. Đẩy mạnh đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác văn phòng 49 3.1.2. Đổi mới các trang thiết bị văn phòng đã cũ trong văn phòng ............... 49 3.1.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng... 50
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS................................................................ 50 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo trong công tác văn phòng....................... 50 3.2.2 Một số giải pháp với toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty ............... 51 3.2.3. Bố trí nơi làm việc khoa học hợp lý......................................................... 52 3.2.4. Xây dựng chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho công tác hiện đại hóa văn phòng............................................................................................................ 54 Tiểu kết Chương 3 ............................................................................................. 54 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 56 MỤC LỤC THAM KHẢO ............................................................................... 57 DANH MỤC PHỤ LỤC.................................................................................... 59
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Bước vào thế kỷ XXI, đứng trước những yêu cầu đổi mới của xu thế toàn cầu hóa, chuyển đổi số, phát triển đa dạng các ngành nghề như khoa học - kỹ thuật, công nghệ thông tin, tự động hóa, tiến tới hình thành một nền kinh tế tri thức, hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng mỗi lĩnh vực, ngành nghề cần có sự thay đổi để hòa vào xu thế đang phát triển đấy. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều chọn cho mình phương thức hoạt động riêng phù hợp với sự phát triển của xã hội. Không nằm ngoài sự phát triển ấy, văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức cũng cần được nhanh chóng chuyển đổi từ văn phòng hoạt động theo phương thức truyền thống sang văn phòng hiện đại. Trong bối cảnh công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ kết hợp với quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu cùng sự gia tăng của các doanh nghiệp trong nước. Để bắt kịp xu thế đấy các cơ quan, tổ chức dần chú trọng tới việc chuyển đổi loại hình văn phòng cũ trở thành văn phòng hiện đại quá trình này đang được thực hiện một cách nhanh chóng, mạnh mẽ hầu hết ở các cơ quan, doanh nghiệp đã giúp cải thiện năng suất lao động, đem lại hiệu quả trong công việc bởi vì các nhiệm vụ văn phòng đã được áp dụng các kỹ năng phương pháp mới kết hợp với ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là ứng dụng các phần mềm quản lý công việc, quản lý văn bản, văn phòng điện tử...vào hoạt động của văn phòng. Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS đã hoạt động hơn 20 năm với đội ngũ lãnh đạo có định hướng phát triển phù hợp với thời đại, giàu kinh nghiệm quản lý doanh nghiệp cũng đã nhận thức được để đáp ứng xu thế và tăng tính cạnh tranh cho công ty trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, trước hết công ty cần tiến hành công tác hiện đại hóa văn phòng nên quá trình này tại công ty đã được khuyến khích và triển khai trong nhiều năm qua. Tuy nhiên, quá trình đó vẫn còn nhiều mặt hạn chế cần phải được nghiên cứu và có giải pháp kịp thời. Vì vậy tôi đã lựa chọn đề tài: “Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình với mục đích nghiên cứu các cơ sở lý luận về hiện đại hóa văn phòng và thực trạng 1
công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng thực hiện công tác này. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu: Dựa trên việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác hiện đại hóa văn phòng và tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS từ đó đưa ra các giải pháp giúp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, thành phố Hà Nội trong thời gian tới. - Nhiệm vụ: Trоng bài khóa luận này, tác giả thực hiện một số nhiệm vụ sau: Thứ nhất, tìm hiểu tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về hiện đại hóa văn phòng và những lý luận có liên quаn như các yếu tố thúc đẩy công tác hiện đại hóa trong cơ quan, tổ chức... Thứ hai, khảо sát, thu thập thông tin, phân tích, đánh giá thực trạng các vấn đề liên quаn đến công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, từ đó đưа rа được ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại củа những hạn chế đó. Thứ ba, đưа rа phương hướng và một giải pháp để nâng cao công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. 3. Tổng quan tình hình nghiên cứu Công tác hiện đại hóa văn phòng là một trong những khía cạnh hàng đầu góp phần phát triển tổ chức, doanh nghiệp, vấn đề hiện đại hóa văn phòng thu hút rất nhiều tác giả nghiên cứu khoa học về vấn đề này với một số công trình, đề tài nghiên cứu như:  Nhóm các sách và giáо trình: Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Thành Độ (2012), NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Trong cuốn giáo trình nội dung hiện đại hóa văn phòng được tác giả hệ thống hóa cơ sở những vấn đề về hiện đại hóa văn phòng. Cuốn giáo trình này đã cung cấp các nội dung về hiện đại hóa văn phòng nhưng chưa nhắc đến nội dung về con người làm việc trong văn phòng. 2
Giáo trình lý luận về Quản trị văn phòng của tác giả Vũ Thị Phụng (2021), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội. Nội dung của giáo trình tập trung chủ yếu vào việc tổng hợp các kết quả nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng cho tới thời điểm hiện tại, đồng nhóm thời tác giả cũng chia sẻ một số quan điểm, cách tiếp cận mới về văn phòng và quản trị văn phòng. Quản trị văn phòng của tác giả Văn Tất Thu (2020), NXB Bách khoa Hà Nội. Trong nội dung của cuốn giáo trình này tác giả đã chỉ rõ những vấn đề chung về văn phòng và quản trị văn phòng. Quản trị nguồn nhân lực văn phòng, tổ chức bộ máy văn phòng,... thông qua các nội dung trên tác giả khẳng định quản trị văn phòng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, doanh nghiệp. Giáo trình Quản trị văn phòng của Nghiêm Kỳ Hồng và các cộng sự, NXB Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 2015. Cuốn sách này trình bày những vấn đề cơ bản về văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan, tổ chức; thực hiện chương trình, kế hoạch công tác trong cơ quan, tổ chức...  Các bài viết, tạp chí Nguyễn Mạnh Cường (2013), “Chương trình văn phòng xanh - Xu hướng mới của các văn phòng tại Việt Nam”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước. Trong bài viết này, tác giả đã giới thiệu và đưa ra những lợi ích; đồng thời, chia sẻ kinh nghiệm về nội dung triển khai thực hiện “Chương trình văn phòng xanh” tại một số cơ quan, tổ chức. Đây là một trong những nội dung hữu ích giúp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại một số cơ quan, tổ chức. Tạ Thị Nhật Lệ (2023), “Hiện đại hóa văn phòng gắn với chuyển đổi số”, Kỷ yếu hội thảo khoa học văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số. Trong bài viết này tác giả đã giới thiệu khái quát về chuyển đổi số và hiện đại hóa văn phòng. Trên cơ sở mối quan hệ giữa chuyển đổi số và hiện đại hóa văn phòng, tác giả đã phân tích 3 yếu tố cốt lõi của hiện đại hóa văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số. Qua đó, bài viết góp phần hoàn thiện lý luận và góc nhìn về hiện đại hóa văn phòng trong bối ảnh chuyển đổi số nói riêng và công tác quản trị văn phòng nói chung. 3
Hà Diệu Linh, Trần Ngọc Thái Sơn (2023), “Văn phòng điện tử - Xu thế chuyển đổi số trong quản trị văn phòng hiện đại”. Trong bài viết này nhóm tác giả đã diễn giải về cách hoạt động của văn phòng điện tử và so sánh, đánh giá những hạn chế nhất định của hình thức hoạt động của văn phòng truyền thống, từ thực tiễn và sự khác biệt của văn phòng điện tử so với mô hình quản trị cũ theo xu thế chuyển đổi số trong quản trị văn phòng hiện đại.  Nhóm khóa luận, nghiên cứu của sinh viên các trường đại học: Bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền (2022), “Hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia). Qua bài nghiên cứu tác giả đã nêu lên những cơ sở lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng. Bên cạnh đó tác giả đã làm rõ được các yếu tố quyết định đến hiện đại hóa văn phòng và đưa ra được hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015. Bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hoa (2017), “Khảo sát, đánh giá thực hiện đại hóa văn phòng tại CTCP Sông Đà 10 - Tổng Công ty Sông Đà”, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia). Tác giả khảo sát thực trạng hiện đại hóa văn phòng ở một doanh nghiệp kinh tế theo các nội dung là: Các nghiệp vụ hành chính và cách bài trí công sở khoa học hiện đại; cơ sở vật chất và trang thiết bị; cán bộ nhân viên văn phòng; chủ trương thực hiện hiện đại hóa văn phòng. Bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đặng Nguyệt Ánh (2017), “Nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội”, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia). Khóa luận của tác giả trình bày cơ sở lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng và thực trạng của công tác hiện đại hóa văn phòng tại một cơ quan hành chính nhà nước. Tác giả cũng đã làm rõ hiện đại hóa văn phòng theo bốn khía cạnh: Tổ chức các nghiệp vụ hành chính; đội ngũ nhân sự làm việc trong văn phòng; bài trí, thiết kế văn phòng theo hướng hiện đại hóa và trang thiết bị cơ sở vật chất trong văn phòng. Dựa trên các công trình, nghiên cứu và bài viết đã được đề cập trước đó, đề tài của tôi tập trung vào việc phản ánh thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, đồng thời sẽ phân tích các ưu điểm và hạn chế, chỉ ra nguyên nhân của hạn chế tại nơi đây và đề xuất một số giải 4
pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Công tác hiện đại hóa văn phòng - Phạm vi nghiên cứu: Về nội dung: Tác giả tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận đồng thời phân tích, đánh giá thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. Tác giả cũng đề xuất phương hướng, một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại doanh nghiệp. Về không gian: Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. Về thời gian: Từ năm 2018 cho đến năm 2022. Ngày 21/8/2018 Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS đã ban hành công văn số 1791/2018/CV-SAVIS về thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp. Công ty đã thay đổi tên gọi cũ Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ SAVIS Việt Nam sang tên mới Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS và đồng thời công ty cũng thay đổi địa chỉ làm việc sang Tòa nhà Việt Á, quận Cầu Giấy. Chính vì vậy, tác giả lựa chọn thời gian nghiên cứu từ năm 2018 cho đến 2022 nhằm mục đích đánh giá những thành tựu và hạn chế của công tác hiện đại hóa văn phòng sau khi Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS thay đổi tên doanh nghiệp. 5. Phương pháp nghiên cứu Để có được các số liệu khoa học và thực tiễn, góp phần trả lời cho câu hỏi nghiên cứu và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, trong khóa luận tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp đọc nghiên cứu tài liệu: Tác giả tiến hành thu thập và nghiên cứu, phân tích thông tin từ những tài liệu nội bộ cơ quan cung cấp, giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, các cuốn sách và bài báo liên quan tới công tác hiện đại hóa văn phòng. - Phương pháp khảo sát, điều tra bảng hỏi: Tác giả tiến hành phát phiếu điều tra đối với cán bộ, nhân viên, người lao động đang làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. Thông qua hệ thống câu hỏi trên phiếu điều tra, tác giả 5
thu thập những số liệu thực tế về nhận định, quan điểm và các đánh giá của cán bộ, nhân viên về công tác hiện đại hóa văn phòng. - Phương pháp quan sát, mô tả: Tác giả quan sát các hoạt động của nhân sự trong công ty, lề lối tác phong làm việc cũng như quan sát các trang thiết bị sử dụng trong văn phòng và không gian làm việc để từ đó có góc nhìn chính xác về thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng của công ty; - Phương pháp phân tích tổng hợp được tác giả vận dụng phân tích lý luận vào thực tiễn với mục đích làm sáng tỏ sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả của công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. 6. Kết cấu của khóa luận Ngoài những phần mở đầu, kết luận, khóa luận được chia làm 03 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác hiện đại hóa văn phòng. Trong chương một, tác giả khái quát về một số khái niệm, vai trò, tầm quan trọng và nguyên tắc của việc công tác hiện đại hóa văn phòng. Chương 2. Thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. Tác giả trình bày, thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng trên bốn góc độ về con người làm việc trong văn phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, các quy trình nghiệp vụ và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của văn phòng. Từ đó, đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế và chỉ ra những nguyên nhân của hạn chế đó. Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. Từ thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại chương hai, tác giả đưa ra phương hướng, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả cho việc công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, thành phố Hà Nội. 6
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng Theo Từ điển Tiếng Việt do Văn Tân chủ biên (1997) Văn phòng là một bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan [13, tr.847]. Khi tìm hiểu về khái niệm văn phòng đã có rất nhiều sách, giáo trình đã đưa ra những cách tiếp cận khác nhau. Theo cách hiểu đơn giản, văn phòng là một địa địa diểm làm việc trong cơ quan, doanh nghiệp. Khi nhắc đến công việc văn phòng, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến sổ sách, văn bản, giấy tờ. Trước đây, văn phòng thường được coi như một nơi thực hiện các công việc hành chính đơn giản liên quan đến hồ sơ, văn bản và giấy tờ, mang tính chất phục vụ và hậu cần. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ 4.0 đứng trước yêu cầu đổi mới từ quá trình hội nhập, văn phòng đã dần lấy lại vị thế của mình trong xã hội. Ngày nay văn phòng không chỉ nhắc tới là nơi đảm bảo hậu cần và phục vụ, mà còn được nhìn nhận với vai trò quan trọng trong công tác tham mưu - tổng hợp cho lãnh đạo. Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005) trong bài viết Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai. Từ góc độ nghiên cứu khoa học tổ chức, tác giả đưa ra cách hiểu văn phòng theo hai nghĩa sau [16, tr.15]: Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, dưới sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. 7
Theo tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (2015) trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng, khi bàn về khái niệm văn phòng tác giả cho rằng [8, tr.6]: Văn phòng là một bộ phận trong cơ quan, tổ chức là nơi mà cơ quan, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại hoặc một nhà chính trị nhất định (thị trưởng, nghị viên, luật sư...), đây là cách hiểu theo nghĩa hẹp. Văn phòng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo trong việc tổ chức và quản lý điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức đồng thời là trung tâm tiếp nhận, phân loại, xử lý nhận thông tin phục vụ cho công tác chỉ, điều hành của người người đứng đầu cơ quan tổ chức, đây là cách hiểu theo nghĩa rộng. Theo cuốn “Lý luận về quản trị văn phòng” do tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên (2021), nhóm tác giả cho rằng: Văn phòng đóng vai trò là bộ máy giúp việc, tham mưu trực tiếp cho người đứng đầu cơ quan tổ chức, có nhiệm vụ: tìm kiếm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động điều hành, quản lý; tổ chức triển khai và theo dõi phân tích kết quả thực hiện những quyết định, quy định của cơ quan tổ chức đã ban hành và kịp thời tham mưu cho lãnh đạo về các phương án giải quyết những vấn đề đặt ra trong thực tiễn. Đây là cách hiểu theo nghĩa rộng [12, tr.28] Văn phòng là một bộ phận trong một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo: kiểm soát thủ tục hành chính, đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc, thực hiện cách nghi thức lễ tân trong quan hệ đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Đây là cách hiểu theo nghĩa hẹp [12, tr.34] Tóm lại, có rất nhiều định nghĩa về văn phòng, nhưng qua quá trình tìm hiểu và tham khảo tôi xin mạnh dạn đưa ra cách hiểu cá nhân mình về văn phòng: Văn phòng là bộ phận quan trọng trong cơ quan tổ chức, có chức năng tham mưu - tổng hợp và đảm bảo hậu cần. Văn phòng giúp cho các công việc của cơ quan, tổ chức được vận hành thống nhất theo một trình tự khoa học nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách hiệu quả. 1.1.2. Khái niệm công tác văn phòng Trong cuốn Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005), tác giả cho rằng: Công tác văn phòng là một bộ phận hoạt động trong cơ 8
quan, tổ chức với nhiệm vụ quản lý và sử thông tin, dữ liệu để duy trì sự hoạt động của cơ quan, tổ chức đó nhằm đạt được mục đích mong muốn. [15, tr.12] Theo quan điểm của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (2014) trong cuốn “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và Lưu trữ học” tác giả cho rằng: Công tác văn phòng bao gồm các hoạt động như tham mưu, tổng hợp thu thập và xử lý thông tin để phục cho cho việc quản lý và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng của cơ quan, tổ chức thực hiện trong một địa điểm nhất định với những nhân sự làm công tác văn phòng chuyên trách có bằng cấp đào tạo về ngành quản trị văn phòng, có nhiệm vụ, quyền hạn và quy định đối với chức danh công chức, chuyên viên văn phòng. [7, tr.5] Trong đề tài Khóa luận: “Hiện đại hóa văn phòng tại công ty cổ phần MOG Việt Nam” của tác giả Lê Thị Mỹ Duyên (2020) - Sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viên Hành chính Quốc gia) đưa ra khái niệm công tác văn phòng như sau: “Công tác văn phòng là việc tổng hợp các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng phục vụ trực tiếp cho các hoạt động hằng ngày của tổ chức đảm bảo công tác của cơ quan, tổ chức.” [4, tr.10] Theo những cách hiểu trên là quan điểm cá nhân của mỗi tác giả ở nhiều góc nhìn khác nhau, bằng sự tìm hiểu và tham khảo tôi xin mạnh dạn đưa ra cách hiểu của cá nhân mình về công tác văn phòng như sau: Công tác văn phòng là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các công việc như thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức giúp cho hoạt động của lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. 1.1.3. Khái niệm Hiện đại hóa Theo Từ điển Tiếng Việt (2003) do Hoàng Phê chủ biên nhóm tác giả cho rằng: Hiện đại hóa là con người làm những công việc mang tính chất mới của thời đại ngày nay, những việc đó cần sử dụng tới trang thiết bị hiện đại. [11, tr.438]. Theo cách hiểu của đề tài khóa luận “Hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền (2022), sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính 9
Quốc gia), tác giả cho rằng: Hiện đại hóa là một quá trình đổi mới toàn diện, đó là việc kế thừa những mặt tốt của truyền thống áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại để phát huy những cái mới nhằm đáp ứng nhu cầu của con người. [10, tr.16] Công nghiệp hóa, hiện đại hóa là quá trình thay đổi cơ bản, toàn diện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, các dịch vụ quản lý xã hội - kinh tế từ việc sử dụng lao động bằng tay chân là chủ yếu sang sử dụng phổ biến lao động trí thức cùng với công nghệ hiện đại, phương pháp hiệu quả dựa trên sự phát triển của khoa học công nghệ và quá trình công nghiệp hóa tạo ra năng suất lao động cao. Có thể hiểu bản chất của công nghiệp hóa, hiện đại hóa là sự thay đổi lao động thủ công không phù hợp với thời đại thành lực lượng lao động biết sử dụng kỹ thuật tiên tiến, hiện đại để đạt được năng suất cao trong việc lao động. Từ cách hiểu trên, ta thấy hiện đại hóa mang tính xu thế cập nhật đồng bộ những thành tựu khoa học - kỹ thuật vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội vào kinh tế. Tóm lại, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hiện đại hóa nhưng trong đề tài này tác giả đồng tình theo cách hiểu cùng với bài khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần MOG Việt Nam” của tác giả Lê Thị Mỹ Duyên (2020), sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là học viện Hành chính Quốc gia), hiện đại hóa được hiểu như sau Hiện đại hóa là quá trình đổi mới trên nền tảng cũ nhằm ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất để đem lại kết quả cao hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn cho quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài của mình. 1.1.4. Khái niệm Công tác hiện đại hóa văn phòng Hiện đại hóa ngày nay là xu hướng chung trong tất cả các lĩnh vực và ngành nghề, văn phòng cũng không nằm ngoài dòng chảy xu hướng đó. Theo cách hiểu của đề tài khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Ủy ban chứng khoán nhà nước” của tác giả Uông Thị Hạnh (2017), Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia) tác giả cho rằng Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng công nghệ thông tin, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các quy trình, nghiệp vụ văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, xây dựng đội ngũ nhân sự văn phòng có tri thức nhằm giảm thiểu sức lao động con người, tiết 10
kiệm được thời gian, duy trì được năng suất, phát huy hiệu quả của văn phòng [5; tr.10]. Theo cách hiểu của đề tài khóa luận “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Viện hàn lâm Khoa học và Xã hội Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Huyền (2018), Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia) tác giả cho rằng Công tác hiện đại hóa văn phòng là việc ứng dụng khoa học máy tính, công nghệ thông tin vào các quy trình nghiệp vụ trong văn phòng, mục đích làm giảm sức lao động của con người, loại bỏ được những thủ tục hành chính rườm rà, rút ngắn được thời gian thực hiện công việc và nâng cao năng suất lao động và phát huy hiệu quả công việc trong văn phòng. [9; tr.19] Dựa trên các công trình nghiên đã nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng các tác giả, dưới cách hiểu của bản thân, cá nhân tôi mạnh dạn đưa ra định nghĩa công tác hiện đại hóa văn phòng như sau: Công tác hiện hóa văn phòng được hiểu là áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến kết hợp với ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động của văn phòng nhằm đạt được hiệu quả công việc tốt nhất. 1.2. Tầm quan trọng của công tác hiện đại hóa văn phòng Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng chính đó là chức năng đảm bảo hậu cần và tham mưu tổng hợp. Từ việc phân tích chức năng, vai trò, nhiệm vụ ta có thể khẳng định hoạt động của văn phòng có tác động ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động cơ quan, doanh nghiệp. Nhanh chóng tiến hành công tác hiện đại hóa văn phòng, đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh sẽ giúp đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh và hoạt động hiệu quả. Tầm quan trọng của công tác hiện đại hóa văn phòng được thể hiện qua những mặt sau: - Công tác hiện đại hóa văn phòng là cơ sở để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức: Văn phòng được coi là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của cơ quan doanh nghiệp. Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin, đảm bảo các yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của từng cơ quan, doanh nghiệp. Người đứng đầu cơ quan, doanh 11
nghiệp muốn hoạt động của cơ quan mình thuận lợi, có tiền đề phát triển bền vững thì cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn cho bộ máy văn phòng ,trang thiết bị vật chất trong văn phòng, xây dựng đội ngũ nhân viên vững mạnh, tích cực từng bước thực hiện công tác hiện đại hóa văn phòng. - Nhà quản lý sẽ giảm bớt áp lực khi công tác hiện đại hóa văn phòng được áp dụng một cách hiệu quả: Cùng với sự đổi mới của phương thức quản lý, trang thiết bị văn phòng, nghiệp vụ văn phòng sẽ tạo được sự năng động, loại bỏ dần sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý, góp phần tạo chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường cho cơ quan, doanh nghiệp. Hoạt động văn phòng kết hợp với ứng dụng công nghệ hiện đại sẽ ngày càng nâng cao năng suất lao động của toàn thể cán bộ, nhân viên và chất lượng công việc. Việc tăng năng suất lao động trong cơ quan tổ chức, giúp nhà quản trị tránh khỏi các công việc hành chính không cần thiết, đồng thời tạo điều kiện để nhân viên trong văn phòng thể hiện được tính sáng tạo. Điều này cho phép các nhà quản trị tập trung vào kế hoạch và tìm kiếm các phương pháp tối ưu để điều hành công việc đạt kết quả cao nhất. - Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng: Trước đây, khi khoa học và công nghệ chưa được chú trọng và chưa được áp dụng nhiều trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, trang thiết bị văn phòng là những máy móc đơn giản, cồng kềnh như máy đánh chữ và bàn tính bằng tay. Ngày nay hầu hết các công việc trong văn phòng đều được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý văn phòng, máy vi tính, điện thoại thông minh và các thiết bị hiện đại điều này góp phần vào việc giảm bớt sức lao động và tăng hiệu quả công việc. 1.3. Nguyên tắc và yêu cầu trong công tác hiện đại hóa văn phòng Để tiến hành hiện đại hóa văn phòng một cách hiệu quả và lâu dài, nhà quản trị cần chú trọng, tuân thủ các nguyên tắc và yêu cầu của công tác hiện đại hóa văn phòng. 12