HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
PHÂN HIỆU HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠI TỈNH QUẢNG NAM
ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP
HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
Họ và tên sinh viên: Nguyễn Đức Mạnh
Mã số sinh viên: 2105QLNH-19
Lớp khóa: 2105QLNH-K21
Quảng Nam, 2024
LỜI MỞ ĐẦU
Kính chào mọi người!
Nếu mọi người thực sự cần hãy cứ sử dụng tài liệu này làm tài liệu tham
khảo nhé!
Do kiến thức của mình còn hạn chế, nên đôi khi đề cương không thể tránh
những sai sót, nên đề cương chỉ mang tính chất tham khảo.
Mình rất mong mọi người có thể đóng góp ý kiến, nhằm giúp mình có thể
bổ sung kiến thức và hoàn thiện đề cương hơn. (Zalo:0935498242)
Trân trọng và cảm ơn mọi người rất nhiều!
“Khó khăn nhất là quyết định hành động; phần còn lại chỉ đơn thuần là sự kiên trì.”
- Amelia Earhart -
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1:
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
(Tổng số: 06 giờ, lý thuyết: 04 giờ, thảo luận – bài tập:02 giờ )
1.1. Khái niệm, nội dung công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ, thư tín. Thuật
ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ
biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phương tiện quan
trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả
công tác của cơ quan.
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản
lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Khái niệm công tác văn thư được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Trong
cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội Chủ nghĩa xuất bản bằng tiếng
Nga năm 1982, "Делопроизводство" được dịch sang tiếng Việt là công tác văn thư, được
giải thích là: Toàn bộ công việc về văn bản hóa (lập văn bản) trong hoạt động quản lý của
các cơ quan và các công việc để tổ chức văn bản trong các cơ quan đó.
Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn, được xuất bản
bằng tiếng Anh tại Munchen, NewYork, London, Paris năm 1988, “Records management”
được dịch là công tác văn thư. Records management được giải thích như sau: Quản lý văn
bản là một lĩnh vực quản lý hành chính tổng hợp liên quan đến sự đạt được tính kinh tế và
hiệu quả trong việc tạo ra, duy trì, sử dụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vòng đời của
văn bản).
Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong hoạt động
quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong văn bản quy phạm
pháp luật. Một định nghĩa đang được sử dụng trong công tác giảng dạy cho chuyên ngành
văn thư lưu trữ ở nước ta được nêu trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”
của tác giả Vương Đỉnh Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005. Theo đó,
“công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban
4
hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”. Trong cuốn Từ điển giải
thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông
tin, năm 2011, công tác văn thư được định nghĩa là: “toàn bộ các quy trình quản lý nhà
nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”.
Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” được đề cập trong các tài liệu trong nước và
ngoài nước. Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng về nội hàm đều
giải thích công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản và con dấu trong cơ quan, tổ
chức. Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu tại điều 1 Nghị định
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020: “Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ký ban hành văn
bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và
sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bị mật trong công tác văn thư”
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức
kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là cơ quan,
tổ chức)
1.1.2. Nội dung công tác văn thư
1.1.2.1. Soạn thảo, ban hành văn bản
- Xác định mục đích, giới hạn, giải quyết văn bản (chuyên viên, cán bộ).
- Xác định nội dung.
- Xác định tên loại.
- Thu thập, xử lý thông tin.
- Soạn thảo văn bản.
- Soạn và duyệt văn bản (chuyên viên, thủ trưởng).
- Đánh máy (nhân viên đánh máy), in ấn, sao chụp văn bản.
- Ký, ban hành văn bản (thủ trưởng).
1.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý văn bản đi. (Văn thư cơ quan)
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày.
+ Ghi số, ngày /tháng/ năm.
5
