Đề cương ôn tập học phần Công tác văn thư lưu trữ

Chia sẻ: Nguyễn Đức Mạnh | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:144

Thêm vào BST

Báo xấu

111
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề cương ôn tập học phần Công tác văn thư lưu trữ gồm các nội dung chính như sau: những vấn đề chung về công tác văn thư; tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư; những vấn đề chung về tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ và công tác lưu trữ; tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề cương ôn tập học phần Công tác văn thư lưu trữ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN HIỆU HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠI TỈNH QUẢNG NAM ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Họ và tên sinh viên: Nguyễn Đức Mạnh Mã số sinh viên: 2105QLNH-19 Lớp khóa: 2105QLNH-K21 Quảng Nam, 2024
LỜI MỞ ĐẦU Kính chào mọi người! Nếu mọi người thực sự cần hãy cứ sử dụng tài liệu này làm tài liệu tham khảo nhé! Do kiến thức của mình còn hạn chế, nên đôi khi đề cương không thể tránh những sai sót, nên đề cương chỉ mang tính chất tham khảo. Mình rất mong mọi người có thể đóng góp ý kiến, nhằm giúp mình có thể bổ sung kiến thức và hoàn thiện đề cương hơn. (Zalo:0935498242) Trân trọng và cảm ơn mọi người rất nhiều! “Khó khăn nhất là quyết định hành động; phần còn lại chỉ đơn thuần là sự kiên trì.” - Amelia Earhart -
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ (Tổng số: 06 giờ, lý thuyết: 04 giờ, thảo luận – bài tập:02 giờ ) 1.1. Khái niệm, nội dung công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ, thư tín. Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn. Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan. Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Khái niệm công tác văn thư được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Trong cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội Chủ nghĩa xuất bản bằng tiếng Nga năm 1982, "Делопроизводство" được dịch sang tiếng Việt là công tác văn thư, được giải thích là: Toàn bộ công việc về văn bản hóa (lập văn bản) trong hoạt động quản lý của các cơ quan và các công việc để tổ chức văn bản trong các cơ quan đó. Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn, được xuất bản bằng tiếng Anh tại Munchen, NewYork, London, Paris năm 1988, “Records management” được dịch là công tác văn thư. Records management được giải thích như sau: Quản lý văn bản là một lĩnh vực quản lý hành chính tổng hợp liên quan đến sự đạt được tính kinh tế và hiệu quả trong việc tạo ra, duy trì, sử dụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vòng đời của văn bản). Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong văn bản quy phạm pháp luật. Một định nghĩa đang được sử dụng trong công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư lưu trữ ở nước ta được nêu trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đỉnh Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005. Theo đó, “công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban 4
hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”. Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011, công tác văn thư được định nghĩa là: “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”. Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” được đề cập trong các tài liệu trong nước và ngoài nước. Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng về nội hàm đều giải thích công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản và con dấu trong cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu tại điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020: “Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bị mật trong công tác văn thư” Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) 1.1.2. Nội dung công tác văn thư 1.1.2.1. Soạn thảo, ban hành văn bản - Xác định mục đích, giới hạn, giải quyết văn bản (chuyên viên, cán bộ). - Xác định nội dung. - Xác định tên loại. - Thu thập, xử lý thông tin. - Soạn thảo văn bản. - Soạn và duyệt văn bản (chuyên viên, thủ trưởng). - Đánh máy (nhân viên đánh máy), in ấn, sao chụp văn bản. - Ký, ban hành văn bản (thủ trưởng). 1.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản - Quản lý văn bản đi. (Văn thư cơ quan) + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày. + Ghi số, ngày /tháng/ năm. 5
+ Trình ký. + Đăng ký văn bản. + Chuyển giao văn bản. + Lưu văn bản. - Quản lý và giải quyết văn bản đến: + Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại sơ bộ. + Đăng ký văn bản đến. + Chuyển giao văn bản đến (Văn thư). + Giải quyết theo dõi (nội dung: thủ trưởng; thời gian giải quyết: văn thư), đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. - Lập hồ sơ (tất cả những người có liên quan đến công văn giấy tờ) và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (tất cả những người có hồ sơ). 1.1.2.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan - Lập danh mục hồ sơ. - Lập hồ sơ. - Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 1.1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu - Các loại con dấu. - Bảo quản con dấu: các loại con dấu của cơ quan, tổ chức. - Sử dụng con dấu đúng quy định hiện hành của nhà nước và của cơ quan (Cơ quan văn thư) 1.2. Vị trí, ý nghĩa 1.2.1. Vị trí của công tác văn thư - Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý. - Là nội dung quan trọng trong hoạt động của các cơ quan: Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. - Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, tổ chức. 6
- Mọi người trong cơ quan đều liên quan đến công tác văn thư. Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thu gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. 1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư a) Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thông tin. Trong đó, nguồn thông tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất là nguồn thông tin bằng văn bản. Hoạt động quản lý của cơ quan cũng như quá trình giải quyết các công việc hàng ngày đều phải dựa trên văn bản. Thông tin trong văn bản càng chính xác thì việc giải quyết các công việc càng hiệu quả. Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: là nguồn đầu vào, sau khi ban hành, để tra cứu, căn cứ pháp lý về trách nhiệm chủ trì, giải quyết công việc, tiến độ công việc như thế nào. - Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày…. - Trong hoạt động quản lý của các cơ quan từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên, giải quyết những công việc cụ thể nói chung đều phải dựa trên các nguồn thông tin có liên quan. Ví dụ: để soạn thảo một báo cáo tổng hợp công tác năm của cơ quan, và cán bộ được phân công dự thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông tin khác nhau  Cho nên công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Mà thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của một cơ quan có thể gồm nhiều hình thức và được cung cấp bởi các nguồn khác nhau như: 7
+ Văn bản quản lý do các cơ quan cấp trên cấp dưới và các cơ quan khác gửi tới. + Đơn thư của cán bộ quần chúng nhân dân gửi tới để khiếu nại tố cáo về trách nhiệm. + Thông tin được lãnh đạo cán bộ công chức cơ quan ghi chép tổng hợp qua điều tra khảo sát thực tế hoặc qua các hội nghị chuyên đề, …. Trong các nguồn thông tin trên, nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý, là thông tin chủ yếu và chính xác nhất vì chúng liên hệ chặt chẽ với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý. Nguồn thông tin văn bản này để đến được các lãnh đạo cán bộ công chức đều phải có các khâu xử lý của công tác văn thư như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, tiếp nhận văn bản, chuyển giao, giải quyết văn bản, …  Điều này chứng tỏ công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. b) Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ * Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác: Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanh chóng, chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết chính xác có đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lại hiệu suất công việc cao. Ngược lại nếu các công việc nói trên thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc. - Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý, …. thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ kịp thời và chính sách hoạt động quản lý của cơ quan sau đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất của công tác của cơ quan - Ngược lại nếu một trong các câu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt thì ít hiểu sao bị ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. * Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước: 8
Bí mật của Đảng và nhà nước là những thông tin có nội dung quan trọng mà cơ quan không công bố hoặc chưa công bố nhưng nếu bị tiết lộ sẽ gây tác hại đến hoạt động chỉ đạo, hoạt động quản lý. Việc bảo vệ bí mật nhà nước và lý và cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư vì phần lớn các thông tin thuộc luật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan. Ví dụ các công ty và tài nguyên khoáng sản của đất nước đều được phản ánh trong các tài liệu về thăm dò, điều tra khoáng sản các ngành Địa chất; các thông tin thuộc bí mật Quốc Phòng như: chiến lược phòng thủ của đất nước; kế hoạch chế tạo vũ khí, …. cũng đều được phản ánh trong tài liệu của các cơ quan hữu quan. Nếu được bảo vệ các tài liệu công văn chứa đựng bí mật Nhà nước được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ chặt chẽ và được tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn thư thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật Đảng không bị rò rỉ ra ngoài. * Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ Làm tốt công tác văn thư cũng giúp phần giảm được bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn bản không phù hợp thực tế, trái với quy định của pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn bản để làm những việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, cơ quan. Tệ nạn quan liêu thường hình thành trong các cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát, tức ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức khác về truyền thống thông tin là chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật điện và hiệu quả cao hơn. Tác phong làm việc quan liêu sẽ dẫn đến lạm phát giấy tờ ngược lại lạm phát Giấy tờ là biểu hiện của chủ nghĩa quan liêu. Cho nên chừng nào còn Nhà nước, còn sử dụng văn bản làm phương tiện phục vụ cho hoạt động quản lý thì tệ nạn này còn có thể phải sinh tồn tại và phát triển. Chính vì vậy nếu công tác văn thư lưu trữ được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đối với việc phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ. Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là chuyển giao văn bản giấy tờ, truyền lại các thông tin về quản lý được cơ quan đến người có 9
trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời, soạn thảo và ban hành các quyết định chính xác phù hợp với thực tiễn có khả năng thực thi, … Trong thời đại công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi vào công tác hành chính văn phòng của các cơ quan sẽ được hiện đại hóa thông qua các mạng internet, các website thông tin về quản lý từ trên xuống, từ dưới lên sẽ được truyền đạt một cách nhanh chóng, ý kiến nguyện vọng của quá trình nhân dân sẽ được chuyển đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết một cách kịp thời. Đó chính là yếu tố quan trọng góp phần làm giảm bớt không mất giấy tờ ngăn ngừa và hạn chế tệ nạn quan liêu trong các cơ quan. c) Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. VD: Quản lý hợp đồng: Khi công ty ABC ký kết một hợp đồng với một đối tác, phòng văn thư sẽ lưu trữ bản sao hợp đồng này. Điều này đảm bảo rằng công ty có thể tham khảo lại hợp đồng nếu cần thiết trong tương lai. Chứng cứ về hợp đồng bao gồm cả bản gốc và các bản sao liên quan ví dụ như biên bản đàm phán, phiếu đề xuất và các tài liệu khác liên quan. d) Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh. Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia là hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. 10
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư 1.3.1. Nhanh chóng Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, tổ chức do vậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, xử lý các thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc xử lý nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết công việc chậm sẽ làm giảm hiệu quả công việc, thậm chí có thể gây ảnh hưởng tiêu cực cho cơ quan, tổ chức. 1.3.2. Chính xác Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản vì vậy công tác văn thư phải đòi hỏi yêu cầu chính xác. Thông tin chính xác thì hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao và ngược lại. Yêu cầu chính xác đối với công tác văn thư bao gồm: - Về mặt nội dung: Nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành, không được trái với hiến pháp, pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành. Các số liệu, dẫn chứng trong văn bản phải chuẩn xác, chứng cứ rõ ràng. - Về mặt thể thức: Văn bản phải được trình bày theo đúng quy định cùa nhà nước. Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ. Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. - Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: Việc đánh máy, in ấn các văn bản phải chính xác không được sai sót. Đăng ký, bao gói, chuyển giao phải chính xác tránh nhầm lẫn và phải tuân thủ đúng chế độ quy định của Nhà nước và quy chế của cơ quan về công tác văn thư. + Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản. + Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư. VD: Trong hoạt động ban hành văn bản và soạn thảo văn bản QPPL cần đảm bảo 11
1.3.3. Bí mật Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ vàn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định của cơ quan, tổ chức. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội. Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào phải luôn luôn thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước (BVBMNN) để bảo vệ những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế,… các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung bên cạnh đó, trên không gian mạng, các thế lực thù địch cũng không ngừng gia tăng các hoạt động chống phá Việt Nam. Luật Bảo vệ bí mật nhà nước được Quốc hội khóa XIV. một số quy định liên quan đến lập, thẩm định, ban hành danh mục bí mật nhà nước, thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước, gia hạn thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2019. Tại Điều 5 về các hành vi bị nghiêm cấm, Luật quy định: “Soạn thảo, lưu giữ tài liệu có chứa nội dung bí mật nhà nước trên máy tính hoặc thiết bị khác đã kết nối hoặc đang kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp lưu giữ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật về cơ yếu (khoản 5); Truyền đưa bí mật nhà nước trên phương tiện thông tin, viễn thông trái với quy định của pháp luật về cơ yếu (khoản 6). Các văn bản quy định về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước như: Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước,.. Ngoài ra, còn có 1 số luật, nghị định được ban hành nhằm bảo vệ bí mật 12
nhà nước trên các cổng thông tin điện tử như: Luật An ninh mạng 2018, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, Chỉ thị số 14/CT-TTg. 1.3.4. Hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư. Ngày nay, trước sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, là hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, công tác văn thư đòi hỏi phải từng bước hiện đại hóa. Hiện đại hóa trong công tác văn thư chính là ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản đồng thời đưa các trang thiết bị hiện đại vào sử dụng trong công tác văn thư. Bên cạnh đó, để việc hiện đại hóa công tác văn thư đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hội, cán bộ, công chức, viên chức nói chung, cán bộ văn thư nói riêng cần được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và nâng cao trình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu thế hiện đại. Bên cạnh đó, Chính phủ cũng quyết tâm triển khai xây dựng Chính phủ điện tử, Chính quyền điện tử các cấp. Trong đó, nhiệm vụ bảo đảm an toàn thông tin được Chính phủ hết sức đề cao. Để thể chế hóa đầy đủ, kịp thời các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực ban hành văn bản. 1.4. Trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác Văn thư tại cơ quan, tổ chức 1.4.1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan - Trách nhiệm chung: Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. 13
Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan không có Văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình. - Những nhiệm vụ cụ thể: Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết văn bản đó. Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) của cơ quan ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng. Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc khác như: Xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc. 1.4.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không có Văn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau: - Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng; - Ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành; - Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan; 14
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi đi; - Tổ chức việc đánh máy văn bản đi; - Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình. 1.4.3. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức Ưong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị. Cụ thể là: - Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị; - Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị; - Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan; - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao. 1.4.4. Trách nhiệm của công chức, viên chức Tất cả công chức, viên chức của cơ quan phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình. Cụ thể là: - Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cán bộ phụ trách đơn vị; - Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình; - Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan; - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu; - Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ quan. 1.4.5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư cơ quan * Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến: - Tiếp nhận văn bản đến; - Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; 15
- Trình văn bản đến; - Đăng ký văn bản đến; - Chuyển giao văn bản đến; - Giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi việc giải quyết văn bản đến. * Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi: - Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng...; - Đóng dấu văn bản đi; - Đăng ký văn bản đi; - Chuyển giao văn bản đi; - Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu; - Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; - Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản. * Đổi với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng Phòng Hành chính) làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục; - Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; - Thu thập, quản lý hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; - Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan. * Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan - Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng, dấu chức danh) và các loại con dấu khác; - Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan. * Đổi với những công việc khác có liên quan Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tùy theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh 16
máy, trực điện thoại, một số công việc trong văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc. 17
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ (Tổng số: 09 giờ, lý thuyết: 06, thảo luận – bài tập: 01, thực hành: 02 ) 2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 2.1.1. Nguyên tắc soạn thảo văn bản a. Tập trung Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm. b. Nhanh chóng, kịp thời Tổ chức quản lý văn bản là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời gian, công sức làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức. Đó là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ năng, trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan. Nguyên tắc tổ chức quản lý nhanh chóng, kịp thời được thể hiện qua các nội dung: Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh chỏng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Hạn 18
chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ dẫn đến tình trạng giải quyết công chậm việc, nhỡ việc làm giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức. Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đang được áp dụng tại rất nhiều cơ quan, tổ chức. Điều này giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức. c. Chính xác Đây là một nguyên tắc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Thứ nhất: Phải chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá trình đăng ký, nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến... không được để sai sót, nhầm lẫn. Thứ hai: Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản. Nguyên tắc này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn được pháp luật và cơ quan quy định. Thứ ba: Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: Mỗi cá nhân trong cơ quan khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực mình phụ trách. Như vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng chính sách. Trong trường hợp các cá nhân không dựa vào các quy định mà chi dựa vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể gây ảnh hưởng đến uy tín cùa cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của cán bộ, công chức, viên chức và quần chúng nhân dân... d. An toàn, bí mật e. Đảm bảo quy trình 2.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản 2.1.2.1. Soạn thảo văn bản 1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. 19
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. 3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. 4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao. 2.1.2.2. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. 2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. 2.1.2.3. Nhân bản Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. 2.1.2.4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đửng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. 2. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. 2.1.2.5. Ký văn bản 1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm 20