1
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO
LƯU TRỮ CƠ QUAN
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐN ngày tháng năm
của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng nghề Trà Vinh
Trà Vinh, năm 2020
(Lưu hành nội bộ)
2
LỜI GIỚI THIỆU
Trong công tác văn thư lưu trữ thì lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
cũng là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng. Nắm vững kiến thức về nghiệp vụ lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức đi
vào nề nếp, nâng cao hiệu quả công tác, tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin,
tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ trong cơ quan, tổ chức.
Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sẽ cũng cấp các kiến thức
liên quan tới việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ giúp cho người học có thể hiểu một cách
cụ thể cũng như có thể vận dụng được kiến thức vào thực tiễn.
Bố cục của giáo trình được xây dựng gồm 5 nội dung chính:
Bài 1: Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ
Bài 2: Yêu cầu về lập hồ sơ
Bài 3: Phương pháp lập hồ sơ
Bài 4: Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan
Bài 5: Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Ban biên
soạn rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn học sinh
sinh viên để giáo trình được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Trà Vinh, ngày…..........tháng…........... năm 2022
Tham gia biên soạn
Chủ biên: ThS. Nguyễn Khánh Tâm
3
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU ........................................................................................................ 2
BÀI 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ ......................... 6
1. Khái niệm của hồ sơ ................................................................................................................... 6
2. Khái niệm về lập hồ sơ ............................................................................................................... 6
3. Vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ ............................................................................................... 6
3.1. Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ công chức .......................................... 7
3.2. Giúp cơ quan đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ ............................................................. 7
3.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ......................................................................... 7
C. CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................. 8
E. TÀI LIỆU THAM KHẢO: ...................................................................................... 8
BÀI 2: YÊU CẦU VỀ LẬP HỒ SƠ .......................................................................... 10
1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ .................................10
2. Văn bản thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh trình tự diễn biến
của sự việc hay trình tự giải quyết công việc..................................................................................11
3. Các văn bản , tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều ...........................11
D. CÂU HỎI ÔN TẬP: ............................................................................................. 12
E. TÀI LIỆU THAM KHẢO: .................................................................................... 13
BÀI 3: PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ ...................................................................... 14
1. Lập hồ sơ công việc...................................................................................................................14
1.1. Khái niệm, đặc điểm, tác dụng, yêu cầu ..............................................................................14
1.2. Phương pháp lập hồ sơ........................................................................................................14
1.3. Xác định hồ sơ cần lập ........................................................................................................16
1.4. Mở hồ sơ ............................................................................................................................16
1.5.Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ.
.................................................................................................................................................17
1.6. Kết thúc và biên mục hồ sơ .................................................................................................19
2. Lập hồ sơ nguyên tắc .................................................................................................................32
2.1. Khái niệm, đặc điểm, tác dụng, yêu cầu ..............................................................................32
2.2. Phương pháp lập hồ sơ........................................................................................................33
2.3. Xác định hồ sơ cần lập ........................................................................................................33
2.4. Mở hồ sơ ............................................................................................................................33
2.5. Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ
.................................................................................................................................................34
2.6. Kết thúc và biên mục hồ sơ .................................................................................................34
4
3. Lập hồ sơ nhân sự .....................................................................................................................35
3.1. Khái niệm, vị trí và tác dụng của hồ sơ nhân sự...................................................................35
3.2. Phương pháp lập hồ sơ........................................................................................................35
3.3. Quản lý và sử dụng hồ sơ nhân sự .......................................................................................35
D. CÂU HỎI ÔN TẬP .............................................................................................. 35
E. TÀI LIỆU THAM KHẢO: .................................................................................... 35
BÀI 4: TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN ................................................ 37
1. Những quy định của Nhà nước về lập hồ sơ ...............................................................................37
1.1. Các văn bản quy phạm pháp luật .........................................................................................37
1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ ......................................................................................37
2. Trách nhiệm lập hồ sơ ...............................................................................................................38
2.1. Đối với thủ trưởng cơ quan .................................................................................................38
2.2. Đối với Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính .................................................38
2.3. Đối với trưởng đơn vị .........................................................................................................39
2.4. Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ .............................................................................39
2.5. Trách nhiệm của cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn ..........................................................39
D. CÂU HỎI ÔN TẬP .............................................................................................. 40
E. TÀI LIỆU THAM KHẢO: .................................................................................... 40
BÀI 5: GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN ....................... 41
1. Những quy định của nhà nước về giao nộp tài liệu .....................................................................41
1.1. Mục đích, ý nghĩa ...............................................................................................................41
2. Tổ chức giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ......................................................................................42
2.1.Trách nhiệm tổ chức giao nộp ..............................................................................................42
2.2. Chuẩn bị giao nộp ...............................................................................................................43
2.3. Tổ chức giao nộp ................................................................................................................43
C. CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................... 45
E. TÀI LIỆU THAM KHẢO: .................................................................................... 45
PHỤ LỤC THAM KHẢO ......................................................................................... 46
5
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC
Tên môn học: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Mã môn học: MHTH16
Vị trí, tính chất của môn học:
- Vị trí: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là môn học nghiệp vụ chính
và quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, môn học này chỉ
giảng dạy khi đã học các môn Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nhập môn công
tác văn thư, Quản lý văn bản đến, văn bản đi.
- Tính chất: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là môn học bắt buộc.
Mục tiêu môn học:
- Về kiến thức:
+ Giải thích được khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa của việc lập hồ sơ;
+ Trình bày được yêu cầu về hồ sơ lưu.
- Về kỹ năng:
+ Phân định được hồ sơ và sắp xếp hồ sơ
+ Mở và lập được hồ sơ;
+ Thực hiện thành thạo các thao tác nghiệp vụ trong lập hồ sơ;
- Về năng lực tự chủ trách nhiệm:
+Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc.
+Tuân thủ các quy định do cơ quan nhà nước ban hành
Nội dung của môn học: