1
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐN ngày tháng năm
của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng nghề Trà Vinh
Trà Vinh, năm 2020
(Lưu hành nội bộ)
2
LỜI GIỚI THIỆU
Hiện nay, lập hồ sơ là một trong những công việc thường xuyên và có vị trí rất
quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác lập hồ sơ
giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan, đơn vị và cán bộ chuyên môn
giải quyết công việc ; nâng cao chất lượng, hiệu suất làm việc, tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác lưu trữ trong việc bảo quản, tổ chức và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu khi
cần.
Giáo trình thực hành lập hồ sơ ra đời giúp cho học sinh - sinh viên ôn lại kiến thức khi
học mô đun lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Đồng thời tại mô đun này các
bạn sẽ được tiếp xúc thực hành lập hồ sơ và tìm hiểu quá trình lập hồ sơ tại các cơ quan,
tổ chức trên địa bàn.
Bố cục của giáo trình gồm 4 nội dung thực hành lập hồ sơ công việc, lập hồ sơ đối với
văn bản tài liệu dời lẻ, sắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ và biên mục hồ sơ. Được
chia làm 4 bài:
Bài 1: Thực hành lập hồ sơ công việc
Bài 2: Thực hành lập hồ sơ đối với văn bản, tài liệu rời lẻ
Bài 3: Sắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ
Bài 4: Biên mục hồ sơ
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Ban biên
soạn rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn học sinh
sinh viên để giáo trình được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Trà Vinh, ngày…..........tháng…........... năm 2022
Tham gia biên soạn
Chủ biên: ThS. Nguyễn Khánh Tâm
3
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU ........................................................................................................ 2
BÀI 1: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC ....................................................... 6
1. Lập hồ sơ công việc.................................................................................................................... 6
1.1. Xác định hồ sơ phải lập ....................................................................................................... 6
1.2 Thu thập cập nhật tài liệu vào hồ sơ ...................................................................................... 6
2. Lập hồ sơ nguyên tắc .................................................................................................................23
2.1. Xác định hồ sơ cần lập ........................................................................................................23
2.2. Thu thập cập nhật văn bản vào hồ sơ. ..................................................................................23
D. CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP ........................................................................ 28
E.TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 29
BÀI 2: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ ĐỒI VỚI VĂN BẢN RỜI LẺ ........................... 31
1. Dự kiến hồ sơ cần lập ................................................................................................................31
1.1. Thu thập thông tin ..............................................................................................................31
1.2. Xác định hồ sơ cần lập ........................................................................................................33
1.3. Viết thông tin liên phiếu .....................................................................................................35
2. Lựa chọn tài liệu đưa vào hồ sơ .................................................................................................42
2.1. Cơ sở lựa chọn....................................................................................................................42
2.2. Các loại phông lựa chọn tài liệu ..........................................................................................42
3. Kiểm tra văn bản, tại liệu trong hồ sơ ........................................................................................44
3.1. Thu thập bổ sung ................................................................................................................44
3.2. Loại văn bản trùng, không có giá trị. ...................................................................................45
4. Phân chia đơn vị bảo quản và dự kiến tiêu đề hồ sơ ...................................................................45
4.1. Phân chia đơn vị bảo quản ..................................................................................................45
4.2. Dự kiến tiêu đề hồ sơ ..........................................................................................................46
D. CÂU HỎI ÔN TẬP .............................................................................................. 47
E.TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 47
BÀI 3: THỰC HÀNH SẮP XẾP VĂN BẢN TRONG HỒ SƠ, TÀI LIỆU ................ 48
1. Sắp xếp hồ sơ hội nghị ..............................................................................................................48
2. Sắp xếp hồ sơ theo vấn đề, sự việc. ............................................................................................48
2.1. Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật ......................................................................48
2.2. Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch .............................................................................49
3. Sắp xếp hồ sơ lập theo các đặc trưng tên loại văn bản ................................................................49
4. Sắp xếp hồ sơ lập theo các đặc trưng tác giả văn bản .................................................................49
5. Sắp xếp hồ sơ lập theo vần chữ cái ABC ...................................................................................49
4
6. Sắp xếp hồ sơ lập theo thứ tự số của văn bản .............................................................................49
7. Sắp xếp các loại hồ sơ khác .......................................................................................................49
7.1. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác........................................................................49
7.2. Hồ sơ thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch .........................................................................49
7.3. Hồ sơ về việc nâng lương ...................................................................................................50
7.4. Hồ sơ đoàn ra (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế.............................................50
D. CÂU HỎI ÔN TẬP .............................................................................................. 50
E.TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 50
BÀI 4: THỰC HÀNH BIÊN MỤC HỒ SƠ ............................................................... 51
1. Biên mục bên trong ...................................................................................................................51
1.1. Đánh số tờ ..........................................................................................................................51
1.2. Ghi mục lục văn bản ...........................................................................................................51
1.3. Viết chứng từ kết thúc ........................................................................................................52
2. Biên mục bên ngoài (viết bìa hồ sơ) ...........................................................................................53
D. CÂU HỎI ÔN TẬP: ............................................................................................. 65
E. TÀI LIỆU THAM KHẢO: .................................................................................... 65
5
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC
Tên môn học: Thực hành lập hồ sơ
Mã môn học: MHTH19
Vị trí, tính chất của môn học:
- Vị trí: môn học thực hành lập hồ sơ là môn học chính trong chương trình đào tạo nghề
văn thư hành chính, môn học này được thực hiện khi đã học các môn quản lý văn bản
đến, văn bản đi, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, trước mô đun thực tập tốt
nghiệp;
- Tính chất: môn học thực hành lập hồ sơ là môn học đào tạo bắt buộc.
Mục tiêu môn học:
- Về kiến thức:
+ Lập tương đối thành thạo văn bản, tài liệu tồn đọng rời lẻ.
+ Viết đúng các thành phần tiêu đề hồ sơ
+ Hướng dẫn được cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ
- Về kỹ năng:
+ Thành thạo biên mục bên trong, bên ngoài.
+ Kiểm tra, đánh giá được chất lượng lập hồ sơ tại các cơ quan trực thuộc
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thái độ đúng đắn trong học tập và có trách
nhiệm với nghề.
Nội dung của môn học: