BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM
_______________________
GIÁO TRÌNH
NGHIỆP VỤ LƯU TR
(Dùng cho Ngành Văn thư – Hành chính)
Hà Nội, 2020
Tác giả: TS. Chu Thị Hậu
Trưởng Khoa Văn thư –
Hành chính
1
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................8
CHƯƠNG 1:........................................................................................................10
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ
VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP............................................................................10
1. Tài liệu lưu trữ.................................................................................................10
1.1. Khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ......................................................10
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ......................................................................10
1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ.................................................................11
1.1.2.1. Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, có giá trị về nhiều
phương diện.................................................................................................11
1.1.2.2. Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao, thường là bản chính, bản gốc
.....................................................................................................................12
1.1.2.3. Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng................................12
1.2. Các loại tài liệu lưu trữ.................................................................................13
1.2.1. Tài liệu giấy...............................................................................................13
1.2.2. Tài liệu nghe - nhìn...............................................................................14
1.2.3. Tài liệu điện tử......................................................................................14
1.3. Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.........15
1.3.1. Phục vụ hoạt động quản lý....................................................................15
1.3.2. Phục vụ nhu cầu giải quyết công việc chuyên môn của công chức, viên
chức, nhân viên trong cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp...............................16
1.3.3. Phục vụ nghiên cứu khoa học................................................................16
1.3.4. Phục vụ việc biên soạn lịch sử cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.......17
1.3.5. Phục vụ công tác giáo dục truyền thống................................................17
2. Phông lưu trữ...................................................................................................18
2.1. Các loại phông lưu trữ..................................................................................18
2.2. Phông lưu trữ cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.........................................18
2.2.1. Khái niệm..............................................................................................18
2.2.2. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp..19
3. Công tác lưu trữ...............................................................................................19
3.1. Khái niệm.....................................................................................................19
3.2. Nhiệm vụ......................................................................................................19
4. Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.......19
4.1. Nội dung quản lý..........................................................................................20
4.1.1 Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về công tác lưu
trữ....................................................................................................................20
4.1.2. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ...23
4.1.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.........................................................25
4.1.4. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ của cơ quan, tổ
chức và doanh nghiệp......................................................................................25
2
4.1.5. Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức và doanh nghiệp........................................................................27
4.1.6. Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức và doanh
nghiệp..............................................................................................................27
4.2. Trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức và doanh
nghiệp..................................................................................................................28
4.2.1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp...........28
4.2.2. Trách nhiệm của chánh Văn phòng (trưởng phòng Hành chính)..........28
4.2.3. Trách nhiệm của trưởng đơn vị, bộ phận trong cơ quan, tổ chức và
doanh nghiệp...................................................................................................28
4.2.4. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.................29
CHƯƠNG 2.........................................................................................................30
THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ..........................30
1. Thu thập tài liệu...............................................................................................30
1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa thu thập tài liệu.............................................30
1.1.1. Khái niệm..............................................................................................30
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa thu thập tài liệu........................................................30
1.2. Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan, tổ chức.....30
1.2.1. Nguồn tài liệu cần thu thập....................................................................30
1.2.2. Thành phần tài liệu cần thu thập...........................................................31
1.3. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ..........................................................31
1.4. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trong công tác thu thập
tài liệu vào lưu trữ...............................................................................................31
1.4.1. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.................31
1.4.2. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan,
tổ chức và doanh nghiệp..................................................................................32
2. Xác định giá trị tài liệu....................................................................................32
2.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu...................32
2.1.1. Khái niệm..............................................................................................32
2.1.2. Mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu...............................32
2.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.........................................................33
2.2.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu...............................................33
2.2.2. Tiêu chuẩn tác giả..................................................................................34
2.2.3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, tổ chức hình thành phông........................34
2.2.4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin..........................................................36
2.2.4.1. Đối với loại trùng lặp thông tin thứ nhất (tài liệu trùng thừa)........36
2.2.4.2. Đối với loại trùng lặp thông tin thứ hai (tài liệu có thông tin bao
hàm trong tài liệu khác)...............................................................................37
2.2.5. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu............................38
2.2.6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ.........38
2.2.7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu................................................39
2.3. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức và
doanh nghiệp.......................................................................................................39
3
2.3.1. Các giai đoạn chủ yếu của công tác xác định giá trị tài liệu.................39
2.3.1.1. Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư............................39
2.3.1.2. Xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ cơ quan................................40
2.3.1.3. Xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ lịch sử..................................41
2.3.2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu...........................................................42
2.3.2.1. Khái niệm......................................................................................42
2.3.2.2. Nhiệm vụ của hội đồng xác định giá trị tài liệu.............................42
2.3.2.3. Thành phần của hội đồng xác định giá trị tài liệu..........................42
2.3.2.4. Lề lối làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu....................42
2.3.3. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.............................................42
2.3.4. Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị.....................................................43
CHƯƠNG 3.........................................................................................................45
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN, TỔ CHỨC................45
VÀ DOANH NGHIỆP........................................................................................45
1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ................45
1.1. Khái niệm.....................................................................................................45
1.2. Mục đích, ý nghĩa.........................................................................................45
1.3. Yêu cầu.........................................................................................................45
1.4. Nguyên tắc....................................................................................................45
2. Quy trình chỉnh lý tài liệu................................................................................45
2.1 Chuẩn bị chỉnh lý..........................................................................................46
2.1.1. Giao, nhận tài liệu.................................................................................46
2.1.1.1 Mục đích..........................................................................................46
2.1.1.2. Yêu cầu...........................................................................................46
2.1.2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý...................46
2.1.2.1. Mục đích.........................................................................................46
2.1.2.2. Yêu cầu...........................................................................................46
2.1.3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu.............................................................................46
2.1.3.1. Mục đích.........................................................................................46
2.1.3.2. Yêu cầu...........................................................................................46
2.1.4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý........................47
2.1.4.1. Khảo sát tài liệu..............................................................................47
2.1.4.2. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý....................................48
2.2. Thực hiện chỉnh lý........................................................................................54
2.2.1. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.........................................54
2.2.1.1. Trường hợp tài liệu đã được lập hồ sơ...........................................54
2.2.1.2. Trường hợp tài liệu chưa được lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ, bó gói)...54
2.2.2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị
tài liệu theo Hướng dẫn lập hồ sơ....................................................................54
2.2.2.1. Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ..............................54
2.2.2.2. Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ
nhưng chưa đạt yêu cầu...............................................................................54
2.2.3. Biên mục phiếu tin................................................................................55
2.2.3.1. Hướng dẫn chung...........................................................................55
4
2.2.3.2. Hướng dẫn cụ thể...........................................................................55
2.2.4. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin.............59
2.2.5. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại.................................59
2.2.6. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.........................................................59
2.2.7. Biên mục hồ sơ......................................................................................59
2.2.8. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ...........................................59
2.2.9. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa
hồ sơ................................................................................................................60
2.2.10. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa
hồ sơ................................................................................................................60
2.2.11. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).....................................................................60
2.2.12. Viết và dán nhãn hộp (cặp)..................................................................60
2.2.13. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.....................................60
2.2.14. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý.......................................................60
2.3. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.....................................................61
2.3.1. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu...........................................................61
2.3.2. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin................................................61
2.3.3. Lập mục lục hồ sơ.................................................................................61
2.3.3.1. Khái niệm.......................................................................................61
2.3.3.2. Tác dụng của mục lục hồ sơ...........................................................62
2.3.3.3. Cấu tạo của mục lục hồ sơ..............................................................62
2.3.3.4. Nội dung công việc lập mục lục hồ sơ...........................................62
2.4. Xử lý tài liệu loại..........................................................................................63
2.5. Kết thúc chỉnh lý..........................................................................................63
2.5.1. Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý...........................................63
2.5.2. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý:..............................................................63
2.5.2.1. Những kết quả đạt được:................................................................63
2.5.2.2. Nhận xét, đánh giá:.........................................................................64
2.5.3. Tổ chức họp rút kinh nghiệm................................................................64
CHƯƠNG 4:........................................................................................................65
THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ....................................................................65
1. Khái niệm, mục đích, nguyên tắc của công cụ thống kê.................................65
1.1. Khái niệm.....................................................................................................65
1.2. Mục đích của việc thống kê..........................................................................66
1.3. Yêu cầu của việc thống kê............................................................................66
1.4. Nguyên tắc của việc thống kê.......................................................................66
1.5. Đơn vị thống kê............................................................................................67
2. Nội dung và phương pháp thống kê................................................................67
2.1. Các loại sổ sách thống kê tài liệu lưu trữ hành chính bao gồm:...................68
2.2. Thống kê các loại tài liệu chuyên môn.........................................................72
CHƯƠNG 5:........................................................................................................75
BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ....................................................................75
1.1. Khái niệm.....................................................................................................75
1.2. Mục đích, ý nghĩa.........................................................................................75
5