ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: THỰC HÀNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Kèm theo quyết định số /QĐ-CĐN ngày / / của hiệu trưởng trường Cao đẳng
Nghề Trà Vinh
Trà Vinh, năm 2020
(Lưu hành nội bộ)
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu
lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất
nước, các thông tin ngày càng phát triển như vũ bão thì công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi
phải có một số kiến thức nhất định về chuyên môn nghiệp vụ nhằm xử lý tốt các văn
bản chứa các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả.
Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo các hệ đào tạo trong ngành Văn thư
Hành chính và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các tác giả đã chọn
lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình quản lý văn bản,
có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của
trường.
Về bố cục giáo trình có 3 nội dung chính gồm các nội dung sau.
Bài 1: Khái niệm và nguyên tắc chung về quản lý và giải quyết văn bản
Bài 2: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Bài 3: Quản lý văn bản đi
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng
những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết
nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn
quan tâm để giáo trình được hoàn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn!
Trà Vinh, ngày tháng năm 2020
Tham gia biên soạn
Chủ biên: Phạm Thị Thu Hồng
Thành viên: Nguyễn Thị Phương Lan
Thành viên: Nguyễn Thị Dung
MỤC LỤC TRANG
TUYÊN BỐ BẢNG QUYỀN
LỜI GIỚI THIỆU
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC .......................................................................................... 6
NỘI DUNG MÔN HỌC .............................................................................................. 3
BÀI 1: KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN
BẢN ............................................................................................................................ 3
A. Giới thiệu .............................................................................................................. 3
B. Mục tiêu................................................................................................................ 3
C. Nội dung bài ........................................................................................................... 3
1. Khái niệm ................................................................................................................................ 3
1.1. Văn bản đến .................................................................................................... 3
1.2. Văn bản đi ...................................................................................................... 3
1.3. Văn bản giấy tờ nội bộ .................................................................................... 3
1.4. Đăng ký văn bản ............................................................................................. 4
2.Yêu cầu, nguyên tắc chung về quản lý và giải quyết văn bản ........................................ 4
2.1. Nguyên tắc tập trung ....................................................................................... 4
2.2. Nguyên tắc nhanh chóng kịp thời ..................................................................... 4
2.3. Nguyên tắc bí mật............................................................................................. 4
2.4. Nguyên tắc đảm bảo quy trình ........................................................................ 4
2.5. Nguyên tắc thống nhất .................................................................................... 4
2.6. Nguyên tắc an toàn ......................................................................................... 5
2.7. Nguyên tắc chính xác ...................................................................................... 5
D. Câu hỏi ôn tập: ....................................................................................................... 5
E. Tài liệu tham khảo................................................................................................... 5
BÀI 2: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ....................... 6
A. Giới thiệu .............................................................................................................. 6
B. Mục tiêu................................................................................................................ 6
C. Nội dung bài ........................................................................................................... 6
1. Tiếp nhận văn bản đến ......................................................................................................... 6
1.1. Tiếp nhận văn bản đến .................................................................................... 6
1.2. Kiểm tra, phân loại bì văn bản đến .................................................................. 6
1.3. Bóc bì văn bản đến ......................................................................................... 7
1.4. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến .............................................................. 7
2.Đăng ký văn bản đến .............................................................................................................. 8
2.1. Lập sổ đăng ký văn bản đến và phương pháp đăng ký ..................................... 9
2.2. Lập sổ đăng ký đơn thư ................................................................................. 11
3.Trình và chuyển giao văn bản đến ..................................................................................... 12
3.1. Trình văn bản đến ......................................................................................... 12
3.2. Làm thủ tục sao văn bản đến ......................................................................... 13
3.3. Chuyển giao văn bản đến .............................................................................. 13
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ...................................... 14
4.1. Giải quyết văn bản đến ................................................................................. 14
4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến .............................................. 15
D. Câu hỏi ôn tập/thảo luận ....................................................................................... 16
E. Tài liệu tham khảo................................................................................................. 16
BÀI 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI............................................................................. 18
A. Giới thiệu ............................................................................................................ 18
B. Mục tiêu.............................................................................................................. 18
C. Nội dung bài ......................................................................................................... 18
1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng của văn bản 18
1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản ........................... 18
1.2. Ghi số và ngày, tháng văn bản ...................................................................... 20
1.3. Thực hành kiểm tra thể thức và phát hiện văn bản sai thể thức ....................... 24
2. Đóng dấu cơ quan, dấu khẩn, mật ................................................................................... 25
2.1. Đóng dấu cơ quan ......................................................................................... 25
2.2. Đóng dấu độ khẩn, mật ................................................................................. 25
2.3. Thực hành đóng dấu văn bản ........................................................................ 26
3. Đăng ký văn bản đi .............................................................................................................. 26
3.1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ .......................................................................... 26
3.2. Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản 28
3.3. Thực hành đăng ký văn bản đi trên sổ đăng ký văn bản đi .............................. 28
4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi quá trình chuyển phát văn bản đi ................... 29
4.1. Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi .............................................................. 29
4.2. Chuyển phát văn bản đi ................................................................................. 31
4.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi ........................................................... 32
4.4. Thực hành ...................................................................................................... 33
5. Lưu văn bản đi ...................................................................................................................... 33
5.1 Sắp xếp bản lưu ............................................................................................... 33
5.2. Bảo quản văn bản lưu ................................................................................... 33
5.3. Phục vụ nghiên cứu văn bản lưu ................................................................... 34
D. Câu hỏi ôn tâp/thảo luận ...................................................................................... 37
E. Tài liệu tham khảo................................................................................................. 37