ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số:…………/QĐ-CĐN, ngày … tháng … năm 20…
của Hiệu trưởng trường cao đẳng nghề Trà Vinh
Trà Vinh, năm 20…
(Lưu hành nội bộ)
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu
lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Trong công tác văn phòng nói chung, để truyền đạt các thông tin có hiệu lực và
hiệu quả cần phải sử dụng các hình thức văn bản quản lý khác nhau. Văn bản quản lý
được các cơ quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo ngành Kế toán và thay mới cho
các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các tác giả đã chọn lọc những thông tin mới,
các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình, có kế thừa và tham khảo nội dung của
các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của trường.
Nội dung cơ bản của giáo trình gồm 5 bài như sau:
- Bài 1: Những quy định chung về văn bản
- Bài 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Bài 3: Văn bản quy phạm pháp luật
- Bài 4: Văn bản hành chính
- Bài 5: Văn bản hợp đồng
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng
những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết
nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn
quan tâm để giáo trình được hoàn thiện.
Xin chân thành cảm ơn!
Trà Vinh, ngày….tháng…năm……
Tham gia biên soạn:
Chủ biên: ThS Huỳnh Thị Tuyết Linh
ThS Nguyễn Thanh Trí
MỤC LỤC
TRANG
BÀI 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN ............................................... 2
A. Giới thiệu ................................................................................................................ 2
B. Mục tiêu .................................................................................................................. 2
C. Nội dung bài giảng .................................................................................................. 2
1. Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB) .................................................................... 2
1.1. Khái niệm ............................................................................................................. 2
1.2. Đặc điểm............................................................................................................... 2
2. Văn bản quản lý nhà nước ........................................................................................ 3
2.1. Khái niệm ............................................................................................................. 3
2.2. Đặc điểm............................................................................................................... 3
3. Phân loại văn bản ..................................................................................................... 3
3.1. Theo hiệu lực pháp lý ............................................................................................ 3
3.2. Theo tính chất sử dụng .......................................................................................... 4
3.3. Theo nội dung ....................................................................................................... 4
3.4. Theo nguồn gốc văn bản ....................................................................................... 4
3.5. Theo phạm vi sử dụng ........................................................................................... 4
4. Chức năng của văn bản ............................................................................................ 5
4.1. Chức năng thông tin .............................................................................................. 5
4.2. Chức năng pháp lý ................................................................................................ 5
4.3. Chức năng quản lý và điều hành ........................................................................... 6
4.4. Chức năng văn hoá xã hội ..................................................................................... 6
4.5. Chức năng thống kê .............................................................................................. 6
4.6. Chức năng sử liệu ................................................................................................. 6
5. Yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản ......................................................... 6
5.1. Yêu cầu về hình thức ............................................................................................ 6
5.2. Yêu cầu về nội dung ............................................................................................. 7
5.3. Yêu cầu về thời gian ............................................................................................. 7
5.4. Yêu cầu về ngôn ngữ văn phong ........................................................................... 7
6. Vai trò, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản.............................................................. 8
6.1. Vai trò ................................................................................................................... 8
6.2. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản ....................................................................... 8
7. Quy trình soạn thảo văn bản ..................................................................................... 9
D. Câu hỏi thảo luận và ôn tập ..................................................................................... 9
E. Tài liệu tham khảo: .................................................................................................. 9
BÀI 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN ....................... 11
A. Giới thiệu .............................................................................................................. 11
B. Mục tiêu ................................................................................................................ 11
C. Nội dung bài giảng ................................................................................................ 11
1. Thể thức của văn bản ............................................................................................. 11
1.1. Khái niệm thể thức văn bản ................................................................................. 11
1.2. Các thành phần thể thức của văn bản .................................................................. 11
1.3. Tác dụng của thể thức văn bản ............................................................................ 11
2. Kỹ thuật trình bày văn bản ..................................................................................... 12
2.1. Phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản ................ 12
2.2. Các thành phần thể thức văn bản ......................................................................... 12
2.2.1. Quốc hiệu, têu ngữ ........................................................................................... 12
2.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ............................................................ 13
2.2.3. Số, ký hiệu của văn bản .................................................................................... 14
2.2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản .............................................. 15
2.2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản....................................................... 17
2.2.6. Nội dung văn bản ............................................................................................. 17
2.2.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ...................... 19
2.2.8. Dấu của cơ quan, tổ chức ................................................................................. 22
2.2.9. Nơi nhận .......................................................................................................... 22
2.2.10. Các thành phần thể thức khác ......................................................................... 23
D. Câu hỏi thảo luận và ôn tập: .................................................................................. 26
E. Tài liệu tham khảo: ................................................................................................ 26
BÀI 3: VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ......................................................... 28
A. Giới thiệu .............................................................................................................. 28
B. Mục tiêu ................................................................................................................ 28
C. Nội dung bài giảng ................................................................................................ 28
1. Khái niệm và đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) .......................... 28
1.1. Khái niệm ........................................................................................................... 28
1.2. Đặc điểm............................................................................................................. 28
2. Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản QPPL ....................................................... 29
2.1. Văn bản là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức 29
2.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý, điều hành hoạt động . 29
2.3. Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo .......... 29
2.4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật................................................. 29
3. Yêu cầu về nội dung, hình thức văn bản QPPL ...................................................... 29