BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM
GIÁO TRÌNH
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ
(Dùng cho sinh viên ngành Văn thư- Hành chính)
Tác giả: GVC.TS Chu Thị Hậu
Trưởng Khoa Văn thư- Hành chính
Hà Nội, năm 2020
1
MỤC LỤC
Chương 1:.....................................................................................................10
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ...............................10
1.1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư.................................10
1.1.1. Khái niệm..............................................................................................10
1.1.2. Nội dung................................................................................................10
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư................................................................10
1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư............................................................11
1.2.1. Vị trí của công tác văn thư....................................................................11
1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư................................................................11
1.3. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ
chức.....................................................................................................................12
1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan...................................................12
1.3.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng Hành chính). 13
1.3.3. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị.......................................................14
1.3.4. Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức.....................................14
1.3.5. Trách nhiệm của văn thư cơ quan.........................................................14
1.3.5.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến.............................14
1.3.5.2. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi................................15
1.3.5.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..15
1.3.5.4. Đối với việc quản lý, sử dụng con dấu và lưu giữ khóa bí mật của
cơ quan........................................................................................................15
1.3.5.5. Đối với những công việc khác có liên quan...................................15
2.1. Tổ chức quản lý công tác văn thư................................................................15
2.1.1. Quản lý nhà nước về công tác văn thư..................................................15
2.1.1.1. Nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư...........................16
2.1.1.2. Cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư.............................16
2.1.2. Tổ chức quản lý công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức...................17
2.1.3. Hình thức tổ chức văn thư.....................................................................18
2.1.3.1. Hình thức văn thư tập trung............................................................18
2.1.3.2. Hình thức văn thư hỗn hợp.............................................................18
2.1.4. Biên chế và chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ đối với người
làm văn thư cơ quan........................................................................................18
2.1.4.1. Biên chế văn thư cơ quan...............................................................18
2.1.4.2. Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ đối với người làm văn thư cơ
quan.............................................................................................................18
Chương 2:............................................................................................................22
SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH..................................22
2.1 Một số khái niệm và tác dụng của các thể loại văn bản hành chính.............22
2.2. Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản
.............................................31
2.3 Những yêu cầu về nội dung của văn bản
.....................................................35
2.3.1
Nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền...............................................35
2
2.3.2
Văn bản quản lý nhà nước được ban hành phải hướng tới mục đích nhất
định..................................................................................................................35
2.3.3
Một văn bản có tính khoa học................................................................36
2.3.4
Tính khả thi............................................................................................36
2.4. Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ văn bản
..............................................36
2.5 Yêu cầu về bố cục văn bản
..........................................................................39
2.5.1 Phần mở đầu
..........................................................................................39
2.5.2 Phần nội dung
........................................................................................39
2.5.3 Phần kết luận
.........................................................................................39
2.6. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính......................................................39
2.6.1. Phân công nhiệm vụ..............................................................................39
2.6.2. Duyệt bản thảo văn bản.........................................................................40
2.6.3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành...............................................40
2.6.4. Ký ban hành văn bản.............................................................................40
2.6.5 Làm các thủ tục phát hành:.....................................................................41
2.7. Yêu cầu về hình thức văn bản
.....................................................................42
2.7.1. Thể thức văn bản...................................................................................42
2.7.2. Kỹ thuật trình bày văn bản....................................................................43
2.7.3 Các thành phần thể thức chính...............................................................43
2.7.3.1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ...................................................................43
2.7.3.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.........................................43
2.7.3.3. Số, ký hiệu của văn bản..................................................................44
2.7.3 4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản........................................45
2.7.3 5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản..........................................45
2.7.3 6. Nội dung văn bản...........................................................................45
2.7.3 7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền....................47
2.7.3 8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức..............................................48
2.7.3 9. Nơi nhận.........................................................................................49
2.7.4 Các thành phần thể thức khác.................................................................50
2.7.4.1. Phụ lục............................................................................................50
2.7.4.2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành...50
2.7.4.3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành........51
2.7.4.4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số
điện thoại; số Fax........................................................................................51
2.7.5. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính.....................51
2.7.5.1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức.........................................51
2.8. Mẫu trình bày văn bản hành chính, phụ lục và bản sao văn bản..................56
2.8.1 Mẫu trình bày văn bản hành chính.........................................................56
2.8.2 Mẫu trình bày phụ lục văn bản...............................................................56
2.8.3 Mẫu trình bày bản sao văn bản...............................................................56
Chương 3:............................................................................................................88
QUY TRÌNH QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN........................................88
3.1. Khái niệm, nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản..................................88
3.1.1. Một số khái niệm...................................................................................88
3
3.1.2. Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản.............................................89
3.2. Trình tự quản lý văn bản đi..........................................................................89
3.2.1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.......................................................89
3.2.2. Đăng ký văn bản‚đi................................................................................90
3.2.2.1. Đăng ký văn bản bằng sổ...............................................................90
3.2.3. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức
độ khẩn............................................................................................................97
3.2.4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi...............................98
3.2.5. Lưu văn bản đi.......................................................................................98
33.3. Trình tự quản lý văn bản đến....................................................................102
3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến.........................................................................102
3.3.1.1. Đối với văn bản giấy....................................................................102
3.3.1.2. Đối với văn bản điện tử................................................................103
3.3.2. Đăng ký văn bản đến...........................................................................103
3.3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến..........................................................106
3.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến..............106
Chương 4:..........................................................................................................114
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU..............................................114
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN.............................................................................114
4.1. Lập hồ sơ....................................................................................................114
4.1.1. Khái niệm, vị trí, tác dụng của lập hồ sơ............................................114
4.1.1.1 Một số khái niệm...........................................................................114
4.1.1.2. Vị trí của việc lập hồ sơ................................................................115
4.1.1.3. Tác dụng của việc lập hồ sơ.........................................................115
4.1.2. Yêu cầu của việc lập hồ sơ..................................................................115
4.1.2.1. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.....................115
4.1.2.2. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị
pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc......................115
4.1.3. Phương pháp lập hồ sơ........................................................................116
4.1.3.1. Phương pháp lập danh mục hồ sơ................................................116
4.1.3.2. Phương pháp lập hồ sơ giấy (Phương pháp truyền thống)...........121
4.1.3.3. Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan..................................................129
4.1.3.3. Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan......................130
4.2. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan...............................................132
4.2.1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.........................132
4.2.2. Thủ tục nộp lưu...................................................................................132
4.2.3. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
.......................................................................................................................132
Chương 5:..........................................................................................................140
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ.....................................................................140
4
5.1 Khái niệm và vai trò của con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong hoạt động
của cơ quan, tổ chức..........................................................................................140
5.1.1 Một số khái niệm..................................................................................140
5.1.2. Vai trò của con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức.................................................................................................141
5.2. Các loại dấu................................................................................................142
5.3. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật..................................................145
5.3.1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ
quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức
theo quy định.................................................................................................145
5.3.2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm..........................................................145
5.3.3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và
khóa bí mật....................................................................................................145
5.4. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật..................................................146
5.4.1. Sử dụng con dấu..................................................................................146
5.4.2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật.........................................................147
5.4.2.1. Thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật sau khi chứng thư số hết hạn sử
dụng hoặc chứng thư số bị thu hồi............................................................147
5.4.2.2. Quy trình thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật....................................147
5.4.2.3. Cấp chứng thư số sau khi chứng thư số cũ hết hạn hoặc chứng thư
số bị thu hồi...............................................................................................147
5.4.2.4. Khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật...............................................147
5.5. Bảo quản con dấu.......................................................................................148
5.6. Thời hạn sử dụng và nơi sản xuất con dấu.................................................148
5.7. Kiểm tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực quản lý và sử dụng con dấu.....149
5.7.1. Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu..........................................149
5.7.1.1. Hình thức kiểm tra........................................................................149
5.7.1.2. Thẩm quyền‚kiểm tra....................................................................149
5.7.1.3. Cơ quan có‚thẩm quyền‚kiểm tra có trách nhiệm xây dựng kế
hoạch‚kiểm tra‚việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, chức
danh nhà nước trước khi tổ chức thực hiện việc kiểm tra.........................149
5.7.1.4. Cơ quan,‚tổ chức, chức danh nhà nước được‚kiểm tra‚phải‚chuẩn‚bị
đầy đủ các nội dung kiểm tra đã được thông báo và bố trí người có‚thẩm
quyền, trách nhiệm để‚làm việc với người có trách nhiệm‚kiểm tra‚khi nhận
được thông báo về việc kiểm tra con dấu..................................................149
5.7.1.5. Việc kiểm tra định kỳ, đột xuất về quản lý và sử dụng con dấu phải
lập biên bản‚kiểm tra‚về việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định.150
5.7.2. Xử lý vi phạm trong lĩnh vực quản lý và sử dụng con dấu.................150
5