ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: NHẬP MÔN CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
CON DẤU
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số:…………/QĐ-CĐN, ngày … tháng … năm 20…
của Hiệu trưởng trường cao đẳng nghề Trà Vinh
Trà Vinh, năm 20…
(Lưu hành nội bộ)
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu
lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Con dấu là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của văn bản và hiệu lực thi hành
văn bản của các cơ quan tổ chức từ Trung ương đến địa phương.
Con dấu là thành phần biểu thị vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy của Nhà
nước là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tổ chức nhân danh mình thực
hiện các hoạt động giao dịch trao đổi với các cơ quan tổ chức cá nhân khác.
Con dấu là thành phần quan trọng giúp các cơ quan tổ chức tránh được tình trạng
giả mạo giấy tờ của các cơ quan để tránh các hành vi vi phạm pháp luật. Chính vì vậy
mà việc quản lý và bảo quản con dấu là hết sức quan trọng.
Cuốn sách giáo trình nhập môn công tác văn thư và quản lý và sử dụng con dấu
đề cập đến việc quy định của chính phủ trong việc cấp phát bảo quản và sử dụng con
dấu tại các cơ quan tổ chức phải được thực thi theo đúng quy định của pháp luật.
Giáo trình bao gồm 8 chương:
- Chương 1: Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu đối với công tác văn thư
- Chương 2: Nội dung công tác văn thư
- Chương 3: Tổ chức quản lý, đào tào và trách nhiệm công tác văn thư
- Chương 4: Vị trí, tầm quan trọng của con dấu.
- Chương 5: Phân loại mẫu, các loại dấu
- Chương 6: Thẩm quyền quản lí con dấu trong cơ quan, tổ chức
- Chương 7: Sử dụng và bảo quản con dấu
- Chương 8: Thủ tục khắc dấu, đổi dấu, kiểm tra và xử phạt
Môn học đề cập đến nhiều quy định ban hành của Nhà nước trong việc quản lý
và sử dụng con dấu, mang tính chất cập nhật các thông tin quy định của Nhà nước. Vì
thế mà cuốn giáo trình không thể tránh khỏi các sai sót, khiếm khuyết. Rất mong được
sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn sinh viên để cuốn giáo trình ngày một
được hoàn thiện hơn.
Chân thành cảm ơn!
Trà Vinh, ngày … tháng … năm ….
Tham gia biên soạn
Chủ biên: ThS. Nguyễn Thanh Trí
MỤC LỤC
TRANG
BÀI 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN
THƯ ............................................................................................................................ 2
A. Giới thiệu: .............................................................................................................. 2
B. Mục tiêu:................................................................................................................. 2
C. Nội dung bài giảng: ................................................................................................. 2
2.1. Công tác văn thư ................................................................................................... 2
2.2. Công tác lưu trữ .................................................................................................... 3
4.1. Nhanh chóng ........................................................................................................ 4
4.2. Chính xác ............................................................................................................. 4
4.3. Bí mật ................................................................................................................... 4
4.4. Hiện đại ............................................................................................................... 4
D. Câu hỏi ôn tập - Bài tập .......................................................................................... 5
E. Tài liệu tham khảo................................................................................................... 5
BÀI 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ .............................................................. 7
A. Giới thiệu: .............................................................................................................. 7
B. Mục tiêu:................................................................................................................. 7
C. Nội dung bài giảng: ................................................................................................. 7
1.1. Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; .................................................................. 8
1.2. Xử lý thông tin; .................................................................................................... 8
1.3. Thảo văn bản. ....................................................................................................... 8
1.4. Trình duyệt bản thảo ............................................................................................. 8
1.5. Đánh máy, nhân bản ............................................................................................. 8
2.1. Quản lý văn bản đến ........................................................................................... 11
2.2. Tổ chức quản lý văn bản đi. ................................................................................ 17
3.1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với công tác lập
hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành ......................................................... 24
3.2. Lập hồ sơ ............................................................................................................ 25
3.3. Nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức ...................................... 26
D. Câu hỏi ôn tập - Bài tập ........................................................................................ 30
E. Tài liệu tham khảo................................................................................................. 30
BÀI 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TẠO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC VĂN
THƯ .......................................................................................................................... 32
A. Giới thiệu: ............................................................................................................ 32
B. Mục tiêu:............................................................................................................... 32
C. Nội dung bài giảng: ............................................................................................... 32
1.1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư .................................................. 32
1.2. Các cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư. ............ 33
2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan ...................................................................... 34
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính ............................. 34
2.3. Trách nhiệm của công chức viên chức trong cơ quan với công tác văn thư. ........ 35
2.4. Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan. ........................................ 35
3.1. Yêu cầu đối với cán bộ văn thư chuyên trách ...................................................... 36
3.2. Các cơ sở đào tạo ................................................................................................ 38
D. Câu hỏi ôn tập - Bài tập ........................................................................................ 38
E. Tài liệu tham khảo................................................................................................. 39
BÀI 4: VỊ TRÍ, TẦM QUAN TRỌNG CỦA CON DẤU........................................... 40
A. Giới thiệu: ............................................................................................................ 40
B. Mục tiêu:............................................................................................................... 40
C. Nội dung bài giảng: ............................................................................................... 40
D. Câu hỏi ôn tập - Bài tập ........................................................................................ 41
E. Tài liệu tham khảo................................................................................................. 41
BÀI 5: PHÂN LOẠI MẪU CÁC LOẠI CON DẤU TRONG CƠ QUAN ................. 43
TỔ CHỨC ................................................................................................................. 43
A. Giới thiệu: ............................................................................................................ 43
B. Mục tiêu:............................................................................................................... 43
C. Nội dung bài giảng: ............................................................................................... 43
1.1. Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy. ................................... 43
1.2. Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu không có hình Quốc huy ........................ 44
2.1. Cơ quan sử dụng dấu hình tròn ........................................................................... 44
2.2. Cơ quan sử dụng dấu hình chữ nhật .................................................................... 44
3.1. Con dấu của cơ quan chuyên môn ....................................................................... 48
3.2. Con dấu của các tổ chức sự nghiệp ..................................................................... 49
4.1. Con cấu các tổ chức kinh tế trong nước .............................................................. 55
4.2. Con dấu các tổ chức kinh tế hoạt động phụ thuộc, hạch toán nội bộ ................... 56
4.3 Dấu các tổ chức sự nghiệp trực thuộc doanh nghiệp nhà nước có đường kính 34 mm
.................................................................................................................................. 56
5.1 Dấu nổi. ............................................................................................................... 57
5.2. Dấu thu nhỏ. ....................................................................................................... 58
5.3. Dấu biểu trưng. ................................................................................................... 58
D. Câu hỏi ôn tập - Bài tập ........................................................................................ 58
E. Tài liệu tham khảo................................................................................................. 58
BÀI 6: THẨM QUYỀN QUẢN LÝ CON DẤU, QUẢN LÝ CON DẤU TRONG CƠ
QUAN ....................................................................................................................... 60
A. Giới thiệu: ............................................................................................................ 60
B. Mục tiêu:............................................................................................................... 60
C. Nội dung bài giảng: ............................................................................................... 60
1.1. Thẩm quyền của cơ quan cấp Bộ, cơ quan ngang bộ ........................................... 60
1.2. Thẩm quyền của cơ quan cấp tỉnh ....................................................................... 61