BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM
--------------------------------------
GIÁO TRÌNH
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
(Dùng chung cho sinh viên các ngành đào tạo)
Tác giả: GVC.TS Chu Thị Hậu
Trưởng Khoa Văn thư- Hành chính
Hà Nội, năm 2020
1
MỤC LỤC
Chương 1:.......................................................................................................9
KỸ NĂNG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH................9
1.1. Một số khái niệm và tác dụng của các thể loại văn bản hành chính............10
1.2. Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản...............................................18
1.3. Những yêu cầu về nội dung của văn bản......................................................21
1.3.1. Nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền..............................................21
1.3.2. Văn bản quản lý nhà nước được ban hành phải hướng tới mục đích nhất
định..................................................................................................................22
1.3.3. Một văn bản có tính khoa học...............................................................22
1.3.4. Tính khả thi...........................................................................................23
1.4. Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ văn bản................................................23
1.5. Yêu cầu về bố cục văn bản...........................................................................25
1.5.1 Phần mở đầu...........................................................................................25
1.5.2 Phần nội dung.........................................................................................25
1.5.3. Phần kết luận.........................................................................................26
1.6. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính......................................................26
1.6.1. Phân công nhiệm vụ..............................................................................26
1.6.2. Duyệt bản thảo văn bản.........................................................................26
1.6.3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành...............................................27
1.6.4. Ký ban hành văn bản.............................................................................27
1.6.5. Làm các thủ tục phát hành.....................................................................28
1.7. Yêu cầu về hình thức văn bản......................................................................30
1.7.1. Khái niệm thể thức văn bản...................................................................30
1.7.2. Kỹ thuật trình bày văn bản....................................................................30
1.7.3. Các thành phần thể thức chính..............................................................30
1.7.3.1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ...................................................................30
1.7.3.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.........................................30
1.7.3.3. Số, ký hiệu của văn bản..................................................................31
2
1.7.3.4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản........................................32
1.7.3 5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản..........................................32
1.7.3.6. Nội dung văn bản...........................................................................33
1.7.3.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền....................34
1.7.3.8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức..............................................35
1.7.3.9. Nơi nhận.........................................................................................36
1.7.4. Các thành phần thể thức khác................................................................37
1.7.4.1. Phụ lục............................................................................................37
1.7.4.2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành...37
1.7.4.3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành........38
1.7.4.4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số
điện thoại; số Fax........................................................................................38
1.7.5. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính.....................38
1.7.5.1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức.........................................38
1.7.5.2. Sơ đồ...............................................................................................40
1.7.6. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản sang định dạng điện tử
.........................................................................................................................41
1.7.6.1. Hình thức sao..................................................................................41
1.7.6.2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa.......................................................41
1.7.6.3. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng
điện tử..........................................................................................................41
1.7.7. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản sang định dạng giấy...41
1.7.7.1. Thể thức bản sao sang định dạng giấy...........................................41
1.7.7.2. Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy.............................41
1.7.7. 3. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy
.....................................................................................................................42
1.8. Mẫu trình bày văn bản hành chính, phụ lục và bản sao văn bản..................43
1.8.1 Mẫu trình bày văn bản hành chính.........................................................43
1.8.2 Mẫu trình bày phụ lục văn bản...............................................................43
1.8.3 Mẫu trình bày bản sao văn bản...............................................................43
3
Chương 2:............................................................................................................79
KỸ NĂNG QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN............................................79
2.1. Khái niệm, nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản..................................79
2.1.1. Một số khái niệm...................................................................................79
2.1.2.Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản..............................................80
2.2 Trình tự quản lý văn bản đi...........................................................................80
2.2.1.Cấp số, thời gian ban hành văn bản (Trách nhiệm của Văn thư cơ quan)
.........................................................................................................................80
2.2.2 Đăng ký văn bản đi (Trách nhiệm của Văn thư cơ quan)......................80
2.2.2.1. Đăng ký văn bản bằng sổ...............................................................80
2.2.3 .Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức
độ khẩn (Trách nhiệm của Văn thư cơ quan)..................................................82
2.2.4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi (Trách nhiệm của
Văn thư cơ quan).............................................................................................82
2.2.5 Lưu văn bản đi........................................................................................83
2.3. Trình tự quản lý văn bản đến........................................................................85
2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến (Trách nhiệm của Văn thư cơ quan)................85
2.3.1.1. Đối với văn bản giấy......................................................................86
2.3.1.2. Đối với văn bản điện tử..................................................................87
2.3.2. Đăng ký văn bản đến (Trách nhiệm của Văn thư cơ quan)...................87
2.3.2.1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác
các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin
đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được
đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của
pháp luật......................................................................................................87
2.3.2.2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời
gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản
điện tử..........................................................................................................87
2.3.2.3. Đăng ký văn bản bằng sổ hoặc bằng Hệ thống..............................87
4
2.3.2.4. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước...........................................................................................90
2.3. 3. Trình, chuyển giao văn bản đến (Trách nhiệm của Văn thư cơ quan). 90
2.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến................90
Chương 3:............................................................................................................97
KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU............................97
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN...............................................................................97
3.1. Lập hồ sơ......................................................................................................97
3.1.1. Khái niệm, vị trí, tác dụng của lập hồ sơ..............................................97
3.1.1.1 Một số khái niệm.............................................................................97
3.1.1.2. Vị trí của việc lập hồ sơ..................................................................98
3.1.1.3. Tác dụng của việc lập hồ sơ...........................................................98
3.1.2. Yêu cầu của việc lập hồ sơ....................................................................98
3.1.2.1. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.......................98
3.1.2.2. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị
pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc........................98
3.1.3 Phương pháp lập hồ sơ...............................................................................99
3.1.3.1. Phương pháp lập danh mục hồ sơ..................................................99
3.1.3.2. Phương pháp lập hồ sơ giấy (Phương pháp truyền thống)...........104
3.1.3.3. Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan..................................................112
3.1.3.3. Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan......................113
3.2. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan..............................................115
3.2.1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan..........................115
3.2.2. Thủ tục nộp lưu...................................................................................115
3.2.3. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
.......................................................................................................................115
5