Giáo trình Tin học cơ sở: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:93

Thêm vào BST

Báo xấu

13
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nội dung phần 1, Giáo trình Tin học cơ sở: Phần 2 cung cấp cho người đọc những kiến thức như: Sử dụng bảng tính microsoft excel 2010; trình chiếu microsoft powerpoint 2010; mạng cơ bản và internet;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Tin học cơ sở: Phần 2

CHƯƠNG 4. SỬ DỤNG BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 2010 1. Giới thiệu về phần mềm bảng tính Phần mềm bảng tính là một chương trình chuyên dụng giúp người dùng ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng, phần mềm bảng tính đặc biệt phù hợp cho công tác kế toán, văn phòng với các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau: • Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp • Tổ chức lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán… • Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới • Có kèm theo các biểu đồ và hình vẽ minh họa… Phần mềm xử lý bảng tính được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là Microsoft Excel. Ngoài ra, còn có một số phần mềm bảng tính khác như: OpenOffice Calc, Apple Numbers, Google Sheets… Các phần mềm bảng tính tuỳ theo công ty phát triển có thể khác nhau về giao diện và một số chức năng, cũng như quá trình thực thi thao tác song đại đa số chúng đều có chung các chức năng sau: • Tự động lặp lại các giá trị, tiêu đề, công thức Trong một bảng tính, thường có một số dữ liệu và công thức được lặp đi lặp lại nhiều lần, phần mềm bảng tính thường có các công cụ cho phép sao chép và tạo nhanh những phần lặp này. • Tự động tính lại Giá trị của các ô chứa công thức (trong trường hợp trong công thức này có sử dụng dữ liệu của các ô khác trong bảng tính) sẽ được tính lại khi có bất kì sự thay đổi nào đối với các ô được đề cập đến trong công thức tính toán. • Thư viện hàm Để nâng cao hiệu quả (nhanh, dễ dùng, tiện lợi), nhanh chóng, phần mềm bảng tính thường có một thư viện hàm rất phong phú, hữu ích bao gồm tất cả những công thức tính toán thường dùng. Thư viện hàm còn hỗ trợ cho người dùng chức năng truy gọi nhanh, giúp hạn chế tối đa lỗi chính tả, sai câu lệnh trong việc gọi các hàm tính toán. • Macro Ngoài ra, phần mềm bảng tính còn cho phép định nghĩa các chuỗi công việc thành từng macro lưu lại, để sau đó mỗi khi cần thiết có thể gọi thực hiện macro thay cho việc phải gọi thực hiện lần lượt từng công việc. Điều này giảm thiểu thời gian thiết kế bảng tính. 82
• Bảng tính mẫu Với mục đích tăng cường khả năng hỗ trợ thiết kế bảng tính, phần mềm bảng tính còn tạo sẵn một số bảng tính mẫu. Người dùng sau khi xác định công việc của mình, nếu không muốn tạo bảng tính mới có thể chọn một trong các bảng tính mẫu có sẵn. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo riêng những bảng tính mẫu mới, để khi lặp lại công việc tương tự sẽ không phải bắt đầu từ đầu công việc thiết kế bảng tính, thay vào đó chỉ cần chọn bảng tính mẫu cho là thích hợp. • Liên kết Đối với các bảng tính có kích thước thật lớn, sẽ tốt hơn nếu chúng ta chia cắt nó thành nhiều bảng tính khác nhau. Vấn đề đặt ra là làm sao có thể nhóm các bảng tính con này thành một bảng tính lớn duy nhất, vì chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, truy vấn lẫn nhau. Với khả năng liên kết nhiều bảng tính với nhau, mỗi sự thay đổi trong một bảng tính sẽ tạo ra sự thay đổi tương ứng trong các bảng tính còn lại. • Chức năng cơ sở dữ liệu Để đáp ứng công việc tổng hợp, so sánh, tính toán, truy vấn có điều kiện các dữ liệu lưu trong bảng tính, các phần mềm bảng tính hỗ trợ thực hiện một số chức năng thao tác dữ liệu cơ bản như sắp xếp, gom nhóm, tìm kiếm, … • Đồ thị - biểu đồ Với con người nói chung, văn bản là công cụ truyền thông tin có hiệu quả thấp nhất. Bằng hình ảnh, thông tin sẽ được truyền tải nhanh hơn đến bộ não con người. Chẳng thế mà ngay trong việc học ngoại ngữ, học từ vựng bằng hình ảnh hiệu quả hơn nhiều so với việc đọc những dòng chữ vô cảm. Chính vì thế, để nâng cao khả năng thể hiện thông tin, phần mềm bảng tính đã tích hợp chức năng tạo biểu đồ, cho phép tạo một số loại đồ thị-biểu đồ thông dụng từ các số liệu trên bảng tính. Biểu đồ cho phép người sử dụng có cái nhìn trực quan về mối quan hệ tiềm ẩn giữa các số liệu trong bảng. 2. Sử dụng phần mềm Microsoft Excel 2010 2.1. Giới thiệu phần mềm và giao diện phần mềm Microsoft Excel 2010 Microsoft Office Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới. Excel là chương trình bảng tính có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê ... 2.1.1. Khởi động và thoát phần mềm 2.1.1.1. Khởi động Microsoft Excel 2010 Cách 1: Chọn Start\All Programs\Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2010. 83
Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2010 trên màn hình nền. Hình 4.1 Biểu tượng chương trình Excel 2010 2.1.1.2. Thoát khỏi Microsoft Excel 2010 Cách 1: Nhấn nút Cách 2: Chọn File\Exit Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 2.1.2. Giới thiệu giao diện làm việc của Microsoft Excel 2010 Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một tập bảng tính (Workbook). Trong một tập bảng tính có rất nhiều bảng tính (Worksheet hay Sheet). Một bảng tính gồm có tối đa 1.048.576 (2^20) dòng (Row) được đánh chỉ số theo số thứ tự 1, 2, 3, … và 16384 (2^14) cột (Column) được đánh chỉ số theo chữ cái A, B, C… ổ Hình 4.2 Cửa sổ chương trình Excel Theo mặc định, mỗi lần tạo tệp tin mới thì Excel tạo 3 bảng tính trống có tên mặc định là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Sau này người dùng có thể chèn thêm các bảng tính mới và tên mặc định của các bảng tính mới được thêm lần lượt là Sheet4, Sheet5,… 84
Ô (Cell): Ô của bảng tính là giao của một cột và một dòng. Ô trên bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau. VD: Địa chỉ ô đầu tiên là A1. Hình 4.3 Địa chỉ ô được chọn trong hình là A1 Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có các thành phần chính sau: Hình 4.4 Giao diện chương trình Excel 2010 • Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin... • Thanh Ribbon: cung cấp các tính năng, công cụ thường xuyên sử dụng trong quá trình làm việc với Excel. • Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị địa chỉ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của ô. • Đường viền ngang: Ghi địa chỉ (chỉ số, tên) cột bắt đầu từ trái sang phải sử dụng các chữ cái A, B, C, ... • Đường viền dọc: Ghi địa chỉ (chỉ số, tên) dòng bắt đầu từ trên xuống sử dụng các số 1, 2, 3, ... • Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị những ô bị che khuất. 85
• Thanh trạng thái: Ở dưới đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản. Trạng thái soạn thảo có thể là: Ready (đang sẵn sàng làm việc), Enter (đang nhập dữ liệu hay công thức), Pointer (đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ), Edit (đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại). • Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) là phần lớn nhất dùng để nhập dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị… • Sheet tab: chứa tên các sheet trong workbook và các nút lệnh làm việc với các sheet. 2.2. Các thao tác cơ bản 2.2.1. Các thao tác cơ bản với tập bảng tính (Workbook) 2.2.1.1. Tạo mới tập bảng tính • Chọn biểu tượng: • Ấn tổ hợp phím: Ctrl + N • Chọn File\New 2.2.1.2. Lưu tập bảng tính • Chọn biểu tượng: • Ấn tổ hợp phím: Ctrl + S • Chọn File\Save 2.2.1.3. Đóng tập bảng tính • Chọn biểu tượng: • Ấn tổ hợp phím: Ctrl + W • Chọn File\Close 2.2.1.4. Mở tập bảng tính • Chọn biểu tượng: • Ấn tổ hợp phím: Ctrl + O • Chọn File\Open 2.2.1.5. Bảo vệ tập bảng tính a. Bảo vệ worksheet Đặt chế độ bảo vệ worksheet: chọn Review\Nhóm Changes\Protect Sheet. 86
Lưu ý rằng việc cung cấp mật khẩu là tùy thuộc vào người thiết lập. Nếu nhập mật khẩu thì mật khẩu này được dùng để mở worksheet. Người dùng cũng có thể chọn những tùy chọn khác nhau để bảo vệ worksheet. Giả sử có ai đó muốn kiểm tra tùy chọn Format Cells, thì khi đó Excel sẽ không cho phép việc định dạng ô vì người dùng đã tích vào lựa chọn này khi thiết lập bảo vệ worksheet. Hình 4.5 Bảo vệ Worksheet trong Excel 2010 Gỡ bảo vệ Worksheet: chọn Review\Nhóm Changes\Unprotect sheet. Nếu các sheet được bảo vệ với mật khẩu, người dùng phải nhớ mật khẩu để nhập vào. b. Bảo vệ Workbook Excel cung cấp 3 cách để bảo vệ một workbook: Yêu cầu mật khẩu để mở workbook; Ngăn cản việc thêm, xóa, ẩn… các sheet; Ngăn cản việc thay đổi kích thước hay vị trí của các cửa sổ. • Đặt mật khẩu để mở một workbook Excel cho phép người dùng bảo vệ một workbook bằng mật khẩu. Sau khi thiết đặt mật khẩu, bất cứ ai muốn mở workbook đều cần phải nhập mật khẩu. Các bước đặt mật khẩu cho workbook: o Chọn File\Info\Protect Workbook\Encrypt With Password\hộp thoại Encrypt Document xuất hiện. o Nhập mật khẩu và nhấn OK. o Nhập mật khẩu lần nữa và nhấn OK. 87
o Lưu Workbook. Để gỡ bỏ mật khẩu từ một workbook, người dùng thực hiện các bước tương tự như trên. Tuy nhiên, trong bước 2, người dùng sẽ xóa mật khẩu đã có đi. Hình 4.6 Đặt mật khẩu bảo vệ Workbook trong Excel 2010 • Bảo vệ cấu trúc và các cửa sổ của Workbook Để ngăn cản ai đó thực hiện các thao tác nào đó trong một workbook, bạn có thể thiết lập bảo vệ cấu trúc và các cửa sổ workbook. Khi một workbook đã được bảo vệ theo cách này, sẽ không ai có thể thêm, xóa, ẩn… các sheet và không cho phép việc thay đổi kích cỡ và vị trí của các cửa sổ. Các bước thực hiện: o Chọn Review\Nhóm Changes\Protect Workbook hoặc chọn File\Info\ Protect Workbook\Protect Workbook Structure, xuất hiện hộp thoại Protect Structure and Windows. o Chọn Structure hoặc Windows (có thể chọn cả hai để đồng thời bảo vệ cả cấu trúc và cửa sổ workbook). o Nhập mật khẩu (không bắt buộc). o Nhấn OK. 88
Hình 4.7 Bảo vệ cấu trúc và các cửa sổ của Workbook trong Excel 2010 2.2.2. Các thao tác cơ bản với bảng tính (Worksheet hoặc Sheet) 2.2.2.1. Các thao tác soạn thảo cơ bản trên bảng tính a. Các thao tác chọn,hủy chọn • Chọn một ô: Để chọn một ô, chúng ta chỉ cần kích chuột vào ô đó. • Chọn khối ô liên tục: Nhấn giữ đồng thời kéo chuột trên những ô cần chọn. Trong trường hợp này địa chỉ vùng ô được viết theo khuôn dạng (địa chỉ ô trên cùng bên trái:địa chỉ ô dưới cùng bên phải), tách nhau bởi dấu hai chấm “:” VD: Chọn vùng ô (A1:D6) Hình 4.8 Chọn vùng ô liên tục • Chọn các ô rời rạc: o Đầu tiên chọn một ô hoặc một khối ô liên tục hình chữ nhật. o Giữ phím Ctrl trong khi chọn ô hoặc khối ô tiếp theo. o Thả phím Ctrl khi kết thúc. Lưu ý: Chúng ta có thể nhanh chóng thay đổi vùng chọn bằng cách kích chuột một lần nữa trên các ô đã chọn để hủy chọn mà không cần phải làm lại từ đầu. 89
• Chọn một cột: Để chọn một cột, chúng ta kích chuột vào tên cột có trên đường viền ngang. • Chọn dãy cột liền kề nhau: Nhấn giữ đồng thời kéo chuột trên phần tên các cột cần chọn ở trên đường viền ngang. • Chọn dãy cột rời rạc o Trước tiên chúng ta chọn cột hoặc dãy cột liền nhau. o Giữ phím Ctrl trong khi chọn dãy cột tiếp theo. o Sau khi lựa chọn xong thì thả phím Ctrl. Hình 4.9 Chọn dãy cột rời rạc A, C, D, E, G • Chọn một dòng Để chọn một dòng, chúng ta kích chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc. • Chọn dãy dòng liền kề nhau: Nhấn giữ đồng thời kéo chuột trên phần tên các dòng cần chọn ở trên đường viền dọc. Hình 4.10 Chọn dãy dòng liền kề 4,5,6 • Chọn dãy dòng rời rạc o Trước tiên chúng ta chọn dòng hoặc dãy dòng liền nhau o Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta kích chuột chọn số thứ tự dòng hoặc dãy dòng tiếp theo, thả phím Ctrl khi kết thúc việc chọn dòng. • Chọn toàn bộ bảng tính Cách 1: Kích chuột vào ô giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc. 90
Hình 4.11 Cách chọn toàn bộ bảng tính Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A b. Nhập, chỉnh sửa dữ liệu • Nhập dữ liệu Dữ liệu một ô của bảng tính sau khi nhập sẽ được chương trình tự động phân loại và đưa về một trong các kiểu dữ liệu sau: Kiểu số (Number), kiểu văn bản (Text), kiểu logic, kiểu mã lỗi (Error) o Kiểu số: Khi nhập dữ liệu số vào ô → số được căn sang phải. Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự cho phép đó là: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ( ) , / $ + - o Dữ liệu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số. Kiểu nhập ngày tháng được hệ điều hành qui định trong mục Regional Setting đặt trong cửa sổ Control Panel của hệ điều hành. Khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng phải chú ý là máy của người dùng đang đặt theo định dạng mm/dd/yyyy hay là dd/mm/yyyy. o Kiểu văn bản: Khi nhập dữ liệu vào ô → dữ liệu được căn sang trái. Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự, kí tự số hoặc là khoảng trống và các kí tự không phải là số. Trong quá trình nhập dữ liệu, người dùng có thể sử dụng một số phím tắt giúp tăng tốc độ nhập dữ liệu: o Delete, Backspace để xóa ký tự. o Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập. o Esc: Kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập. o Enter: Để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập ô đó. • Chỉnh sửa dữ liệu Có 3 cách để chỉnh sửa dữ liệu trong ô Cách 1: Kích đúp chuột vào ô muốn chỉnh sửa để chuyển ô sang trạng thái soạn thảo khi đó có thể chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc. Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sửa sau đó nhấn phím F2 khi đó ta sẽ thấy con trỏ chuột nhấp nháy, chỉnh sửa dữ liệu rồi nhấn phím Enter để kết thúc. Cách 3: Di chuyển chuột lên thanh Formula Bar sau đó nháy chuột vào vị trí cần chỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc. 91
c. Sao chép, di chuyển, xóa dữ liệu • Sao chép dữ liệu o Chọn các ô muốn sao chép o Nhấn nút Copy hoặc nhấn Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải\Copy o Nháy chuột tại vị trí cần sao chép đến o Nhấn nút Paste hoặc nhấn Ctrl + V hoặc nhấn chuột phải\Paste Thao tác sao chép một ô trong Excel không chỉ bao gồm sao chép nội dung, định dạng của ô đó. Chúng ta có thể thấy Excel cung cấp khá nhiều lựa chọn khi dán một ô đã sao chép: Paste – Sao chép tất cả (nội dung, định dạng…) Formulas – Sao chép công thức Formulas & Number formating – Sao chép công thức và định dạng số Keep Source Formating – Giữ nguyên định dạng ban đầu No borders – Không sao chép đường viền Values – Sao chép giá trị Values and number formating – Sao chép giá trị và định dạng số Formating – Sao chép định dạng Hình 4.12 Lựa chọn khi dán một ô đã sao chép o Thực hiện tương tự khi sao chép các ô sang bảng tính khác • Sao chép tới các ô liền kề cùng dòng\cột: o Di chuột tới góc dưới bên phải vùng chọn tới khi chuột chuyển thành dấu cộng (+). o Nhấn giữ đồng thời kéo rê chuột để sao chép tới các ô liên tiếp cùng hàng (cột). 92
• Di chuyển dữ liệu o Chọn các ô chứa dữ liệu cần di chuyển o Nhấn nút Cut hoặc nhấn Ctrl + X hoặc nhấn chuột phải\Cut o Nháy chuột tại vị trí cần di chuyển đến o Nhấn nút Paste hoặc nhấn Ctrl + V hoặc nhấn chuột phải\Paste • Xóa dữ liệu o Chọn ô cần xóa dữ liệu o Nhấn phím Delete d. Sắp xếp dữ liệu • Chọn miền dữ liệu cần sắp xếp • Chọn thẻ Data\Sort • Thiết lập một số tùy chọn sắp xếp trong hộp thoại Sort: Hình 4.13 Hộp thoại Sort o Sort by: chọn cột dùng làm khóa sắp xếp chính (Then by: chọn cột dùng làm khóa sắp xếp phụ trong trường hợp giá trị của khóa sắp xếp chính trùng nhau ) o Sort on: Các ô đã chọn sẽ được sắp xếp theo Values (giá trị các ô trong cột được chọn ở Sort by, Then by), Cell color (màu ô), Font color (màu chữ), Cell icon (biểu tượng được chèn vào ô). o Order: quy luật sắp xếp (từ A→Z hoặc từ Z→A đối với dữ liệu kiểu chuỗi kí tự (text), từ nhỏ đến lớn hoặc từ lớn đến nhỏ đối với dữ liệu kiểu số,…) o My data has headers: nếu miền dữ liệu đã chọn ở bước đầu tiên có chứa tiêu đề các cột thì người dùng tích vào ô vuông trước lựa chọn này 93
Ngoài ra người dùng có thể: bổ sung thêm khóa sắp xếp (Add Level), xóa khóa sắp xếp (Delete Level), cũng như thiết đặt một số tùy chọn khác (Options…) • Nhấn OK 2.2.2.2. Chèn bảng tính Khi tạo bảng tính thì mặc định có 3 sheet, tuy nhiên người dùng có thể chèn thêm nhiều sheet mới, sử dụng một trong các cách sau: Cách 1: Chọn thẻ Home\Cells\Insert\Insert sheet Cách 2: Ấn tổ hợp phím: Shift + F11 Cách 3: Sử dụng biểu tượng Insert Worksheet trên Sheet tab. 2.2.2.3. Đổi tên bảng tính Để dễ quản lý nội dung có trên các sheet, chúng ta nên đổi tên các sheet cho phù hợp với nội dung chứa trong sheet. Tên sheet có thể chứa dấu cách, chữ cái, chữ số, dấu gạch dưới. Thực hiện các bước sau để đổi tên sheet: • Nhấn phải chuột vào tên sheet muốn thay đổi • Chọn Rename • Gõ tên mới rồi nhấn Enter 2.2.2.4. Sao chép, di chuyển bảng tính Có thể sao chép một hoặc nhiều trang bảng tính sang vị trí mới hoặc sang bảng tính khác. Để sao chép sheet trong cùng workbook chúng ta thực hiện các bước sau: • Chọn các sheet cần sao chép. Có thể nhấn giữ phím Shift để chọn nhiều sheet liền kề hoặc nhấn giữ phím Ctrl để chọn các sheet rời rạc. • Chọn thẻ Home\Cells\Format\Move or Copy Sheet… hoặc kích chuột phải vào vùng sheet được chọn và sau đó chọn lệnh Move or Copy…Trong hộp thoại Move or Copy thiết lập các tùy chọn sau: o To book: chọn workbook đích o Before sheet: vị trí đặt sheet sau khi sao chép. o Create a copy: Tích chọn nếu muốn thực hiện sao chép sheet (nếu là di chuyển sheet thì không tích vào ô Create a copy) • Nhấn nút OK để hoàn thành việc sao chép 2.2.2.5. Xóa bảng tính Để xóa một sheet ta nhấn phải chuột vào tên sheet muốn xóa, chọn lệnh Delete. 94
Hình 4.14 Thao tác xóa bảng tính Sheet1 Trong trường hợp trang bảng tính đang chứa dữ liệu Excel sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu người dùng khẳng định việc hủy bỏ. Nhấn nút Delete để thực hiện việc xóa hoặc nhấn nút Cancel để hủy thao tác xóa. Hình 4.15 Hộp thoại xác nhận việc xóa sheet 2.2.2.6. Ẩn, hiện bảng tính • Ẩn bảng tính Cách 1: Kích chuột phải vào tên bảng tính cần ẩn trên sheet tab\chọn Hide Cách 2: Kích chọn bảng tính cần ẩn trên sheet tab\chọn thẻ Home\nhóm Cells \Format\Hide & Unhide\Hide Sheet. • Hiện bảng tính Cách 1: Kích chuột phải vào tên một bảng tính bất kỳ trên sheet tab\chọn Unhide…\chọn bảng tính cần hiện\OK Cách 2: chọn thẻ Home\nhóm Cells\Format\Hide & Unhide\Unhide Sheet…\ chọn bảng tính cần hiện\OK 2.2.3. Các thao tác cơ bản với ô (cell), dòng (row), cột (column) 2.2.3.1. Chèn ô, dòng, cột • Chèn ô o Chọn vị trí cần chèn (Bôi đen số ô cần chèn) o Chọn Home\Cells\Insert\Insert Cells… hoặc kích phải chuột vào phần ô đã bôi đen\chọn Insert… 95
o Trong hộp thoại Insert, chọn một trong các lựa chọn sau: Shift cells right (Chèn ô sang bên trái các ô đang chọn), Shift cells down (Chèn ô lên bên trên các ô đang chọn), Entire row (Chèn nguyên dòng lên trên dòng chứa ô đang chọn), Entire Column (Chèn nguyên cột sang bên trái cột chứa ô đang chọn). Hình 4.16 Các lựa chọn khi chèn ô o Nhấn OK • Chèn dòng o Chọn vị trí mốn thêm dòng (bôi đen một hoặc một số dòng bằng số lượng dòng muốn thêm). o Chọn Home\Cells\Insert\Insert sheet Rows hoặc kích phải chuột vào phần tên dòng đã bôi đen\chọn Insert VD: Muốn chèn 3 dòng vào vị trí trên dòng 6, ta bôi đen 3 dòng số 7, 8, 9 sau đó chọn thẻ Home\Nhóm Cells\Insert\Insert sheet Rows hoặc kích phải chuột ở phần tên dòng đã bôi đen rồi chọn Insert, ta sẽ được 3 dòng mới tại vị trí phía trên dòng 6. Hình 4.17 Ví dụ chèn dòng bằng cách kích phải chuột • Chèn cột o Chọn vị trí muốn thêm cột (bôi đen một hoặc một số cột bằng số lượng cột muốn thêm). o Chọn Home\Cells\Insert\Insert sheet Columns hoặc kích phải chuột vào phần tên cột đã bôi đen\chọn Insert VD: Muốn chèn 2 cột vào bên trái cột Chức vụ trong bảng ở hình bên dưới, ta bôi đen 2 cột D và E sau đó chọn thẻ Home\Nhóm Cells\Insert\Insert sheet Columns hoặc kích phải chuột ở phần tên dòng đã bôi đen rồi chọn Insert, ta sẽ được 2 cột mới nằm ở bên trái cột Chức vụ. 96
Hình 4.18 Ví dụ chèn cột bằng cách kích phải chuột 2.2.3.2. Các thao tác xóa ô, dòng, cột • Xóa ô o Chọn các ô cần xóa o Chọn Home\Cells\Delete\Delete Cells… hoặc kích phải chuột vào phần ô đã bôi đen\chọn Delete… o Trong hộp thoại Insert, chọn một trong các lựa chọn sau: Shift cells left (xóa các ô đang chọn, rồi đẩy các ô phía bên phải sang), Shift cells up (xóa các ô đang chọn , rồi đẩy các ô phía bên dưới lên), Entire row (xóa nguyên dòng chứa ô đang chọn), Entire Column (xóa nguyên cột chứa ô đang chọn). Hình 4.19 Các lựa chọn khi xóa ô o Nhấn OK • Xóa dòng o Chọn một hoặc nhiều dòng muốn xóa. o Chọn Home\Cells\Delete\Delete sheet Rows hoặc kích phải chuột vào phần tên dòng đã chọn\Delete • Xóa cột o Chọn một hoặc nhiều cột muốn xóa. o Chọn Home\Cells\Delete\Delete sheet Columns hoặc kích phải chuột vào phần tên cột đã chọn\Delete 2.2.3.3. Thay đổi chiều cao dòng, độ rộng cột • Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng • Chọn Home\Cells\Format\Chọn lệnh phù hợp: o Row Height… Đặt chiều cao của dòng 97
o AutoFit Row Height: Tự động căn chỉnh chiều cao dòng phù hợp với nội dung o Column Width… Đặt độ rộng cột o AutoFit Column Width: tự động căn chỉnh độ rộng cột phù hợp với nội dung. o Default Width… Đặt lại độ rộng mặc định cho cột của cả worksheet hay workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào thì đặt chuột phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào thì đặt chuột bên dưới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng. 2.2.3.4. Ẩn|hiện ẩn dòng, cột • Ẩn|Hiện ẩn cột o Chọn các cột muốn ẩn o Kích chuột phải vào phần tên cột đã chọn→ Hide (ẩn) | Unhide (hiện) hoặc Home\Cells\Format\Hide&Unhide\Hide Columns (ẩn) | Unhide Columns (hiện) • Ẩn|Hiện ẩn dòng o Chọn các dòng muốn ẩn o Kích chuột phải vào phần tên dòng đã chọn→ Hide (ẩn) | Unhide (hiện) hoặc Home\Cells\Format\Hide&Unhide\Hide Rows (ẩn) | Unhide Rows (hiện) 2.2.4. Định dạng ô 2.2.4.1. Định dạng dữ liệu trong ô Chúng ta có thể thay đổi cách hiển thị dữ liệu một ô bằng thao tác định dạng. Thao tác định dạng không làm thay đổi giá trị của dữ liệu chứa trong ô. Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn dữ liệu trong ô gồm: General: Dạng chung do Excel qui định sau khi nhập dữ liệu vào ô. Number: Dạng số. Currency: Dạng tiền tệ. Date: Dạng ngày tháng. Time: Dạng thời gian. Text: Dạng văn bản. Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa theo các qui định mà Excel hỗ trợ. 98
a. Định dạng dữ liệu số • Chọn ô có chứa dữ liệu số • Chọn thẻ Home\Cells\Format\Format Cells... \Number • Chọn mục Number trong nhóm định dạng Category, tích chọn vào ô Use 1000 Separator (,) (sử dụng dấu chấm để ngăn cách phần nghìn). Chúng ta có thể thấy giá trị của ô được định dạng sẽ hiển thị ở mục Sample. • Nhấn nút OK để kết thúc. Hình 4.20 Định dạng dữ liệu kiểu số b. Định dạng dữ liệu theo dạng ngày tháng Excel cho phép người dùng tùy chỉnh việc hiển thị dữ liệu ngày tháng trong bảng tính theo các khuôn dạng khác nhau như: ngày/tháng/năm, tháng/ngày/năm,... Để hiển thị dữ liệu ngày tháng theo khuôn dạng ngày/tháng/năm (với ngày, tháng hiển thị hai chữ số và năm hiển thị bốn chữ số. Ví dụ: 02/12/2017). Ta thực hiện theo các bước sau: • Chọn những ô chứa dữ liệu ngày tháng. • Chọn thẻ Home\Cells\Format\Format Cells... \Number\Custom • Ở ô Type nhập chuỗi kí tự dd/mm/yyyy • Nhấn nút OK để kết thúc. 99
Hình 4.21 Định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng c. Định dạng dữ liệu dạng tiền tệ • Chọn những ô có chứa dữ liệu dạng tiền tệ • Chọn thẻ Home\Cells\Format\Format Cells... \Number\Custom • Ở ô Type nhập dãy kí tự #,##0 [$VNĐ] • Nhấn nút OK để kết thúc. Hình 4.22 Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ d. Định dạng dữ liệu kiểu phần trăm Trong một vài trường hợp, người sử dụng muốn biểu diễn một số dưới dạng phần trăm. Ví dụ: 0,98 sẽ được hiển thị 98% thì chúng ta thực hiện như sau: • Chọn ô có chứa dữ liệu muốn hiển thị dưới dạng phần trăm. • Chọn thẻ Home\Cells\Format\Format Cells... \Number\Percentage hoặc nhấn chuột vào nút trong nhóm chức năng Number của thẻ Home. 2.2.4.2. Định dạng viền, nền cho ô, vùng ô 100
a. Định dạng viền cho ô, vùng ô Cách 1: Sử dụng nút trong nhóm chức năng Font của thẻ Home. Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells để tạo đường viền ô hay vùng ô theo yêu cầu phức tạp hơn. • Chọn ô, vùng ô cần kẻ đường viền • Chọn thẻ Home/Cells/Format/Format Cells... xuất hiện hộp thoại Format Cells. • Trong thẻ Border, kích chọn kiểu dáng đường viền ở phần Line Style (đường viền mảnh, đậm, đường viền đôi, đứt quãng…), chọn màu đường viền ở phần Line Color. • Trong khung Presets có 3 kiểu tạo đường viền o None: Không tạo đường viền o Outline: Kẻ nhanh đường viền ngoài o Inside: Kẻ nhanh đường viền trong vùng ô • Trong thẻ Border, Excel còn cho phép người dùng tự vẽ đường viền bằng cách nhấn vào một trong 8 nút (ngang, dọc, chéo) nằm xung quanh mẫu ô. Đây cũng là công cụ dùng để xóa bỏ đường viền đã có trước. Hình 4.23 Tạo đường viền cho bảng b. Định dạng nền cho ô, vùng ô Để thay đổi màu nền trước tiên người dùng phải chọn ô hoặc vùng muốn thay đổi màu nền. Sau đó thực hiện theo một trong hai cách sau: Cách 1: Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh nút lệnh trong nhóm chức năng Font của thẻ Home và chọn màu phù hợp. Cách 2: Sử dụng hộp thoại để định dạng 101