Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:132

Thêm vào BST

Báo xấu

17
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) được biên soạn dùng cho chương trình dạy nghề Văn thư hành chính đáp ứng cho hệ đào tạo Trung cấp. Giáo trình được chia thành 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: Microsoft Excel for Windows; tổng quát về Microsoft Excel; tạo bảng tính Microsoft Excel; sửa bảng tính Microsoft Excel; làm việc với các đối tượng đồ họa và Macro; làm việc với Cơ sở dữ liệu Excel; trình bày trang và in bảng tính;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BÀI 7: MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC CỦA WORD Mã bài: MĐ12.I.07 Mục tiêu: - Truy cập đươc vào Internet từ Word và tạo cho mình một trang Web. - Bảo mật được tài liệu . - Lựa chọn được thông số thích hợp và thiết lập chế độ làm việc cho Word. - Thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị trong học tập. Nội dung chính: 1. Tạo trang Web 1.1. Sử dụng Word truy cập Internet Để có thể sử dụng tiếp, người dùng cần đăng nhập tài khoản Microsoft cá nhân, hoặc có thể tạo tài khoản Microsoft mới nếu chưa có. Nhấn Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft. Tiếp đến, nhập các thông tin tài khoản cá nhân để sử dụng. Bước 2: 128
Khi đăng nhập thành công, chúng ta sẽ được truy cập vào giao diện của Word Online. Để mở trang văn bản mới soạn thảo nội dung, nhấn Tài liệu trống mới. Bước 3: Dưới đây là giao diện chính trang nhập và chỉnh sửa nội dung trên Word Online. Các công cụ, tính năng soạn thảo, chỉnh sửa xuất hiện bên trên và tương tự như với phiên bản Word Office. Điều này giúp người dùng thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng. Bước 4: Công việc tiếp theo đó nhập nội dung, lựa chọn cỡ chữ, định dạng chữ,.... tùy theo nhu cầu soạn thảo của người dùng. Bước 5: 129
Ngoài ra, Word Online cũng có tính năng cho phép chèn hình ảnh vào trong nội dung văn bản, nhưng cách làm đơn giản hơn so với bản Word Office. Khi nhấp vào tab Chèn, chúng ta sẽ thấy có 2 kiểu chèn hình ảnh minh họa khác nhau, gồm Hình ảnh tải lên từ máy tính. Nhấn Chọn tệp để tải hình ảnh và nhấn Chèn để chèn vào nội dung. Hoặc sử dụng hình ảnh trực tuyến tại Ảnh trực tuyến. Bạn có thể tìm kiếm ảnh tải từ Bing hoặc sử dụng ảnh có trong OneDrive. Bên cạnh đó, chúng ta cũng có thể Sao chép hình ảnh từ trên mạng và sau đó nhấn Dán vào nội dung tài liệu là được. Hình ảnh trong văn bản có thể thay đổi kích thước, di chuyển vị trí, thay đổi góc độ hình ảnh. 130
Bước 6: Sau khi đã hoàn thành xong việc nhập nội dung, chèn dữ liệu và chỉnh sửa, chúng ta nhập tên cho tài liệu. Tài liệu sẽ được tự động lưu vào OneDrive ngay khi chúng ta bắt đầu nhập nội dung. Điều này sẽ hạn chế được việc mất nội dung văn bản, khi máy tính gặp vấn đề. Bước 7: Trong quá trình làm việc, bạn có thể chat với bạn bè trên Skype dễ dàng khi click vào biểu tượng Skype ở bên trên giao diện. Bước 8: Cuối cùng, để tài tài liệu này xuống máy tính, chúng ta nhấn chọn Tệp > Lưu như sau đó chọn lựa Tải xuống bản sao để tải xuống máy, hoặc Tải thành bản sao lên tài khoản OneDrive cá nhân. 131
Bước 9: Trong trường hợp nếu bạn muốn tải văn bản từ máy tính để chỉnh sửa trên Word Online, nhấn chọn vào nút OneDrive bên trên. Sau khi chuyển sang giao diện tài khoản OneDrive, nhấn Tải lên rồi chọn tiếp tệp Bước 10: Ngay sau đó, chúng ta sẽ nhìn thấy tài liệu vừa tải lên xuất hiện trong giao diện của OneDrive, click chuột vào file đó để tiến hành chỉnh sửa trên Word Online. Cuối cùng, bạn cũng sử dụng những công cụ mà Word Online cung cấp để thay đổi nội dung, bố cục cho tài liệu theo nhu cầu. 1.2. Tạo trang Web Cách tạo trang web bằng Google Sites Bước 1: Thiết lập trang web Google Sites Bắt đầu xây dựng trang web Google Sites bằng cách truy cập vào trang chủ Google Sites, sau đó nhấp vào nút màu xanh có nội dung "Create Site”. Trên trang tiếp theo, điền một số nội dung sau. 132
1. Nhập tên website, không nên chỉ để tên của bạn, hãy đặt một cái tên độc đáo khiến mọi người ai cũng muốn xem. 2. Địa chỉ URL: để tên địa chỉ dễ nhớ để mọi người có thể tìm thấy dễ dàng ngay cả khi họ không bookmark. 3. Mô tả trang web: nói một chút về bản thân và trang web. Mô tả cho những người đến trang web, họ sẽ thấy và xem những gì. 4. Nội dung dành cho người trưởng thành? Nếu trang web chứa nội dung dành cho người lớn thì bạn cần phải nhấp vào tùy chọn này. 5. Những ai có thể xem trang web: Để trang web ở chế độ công khai hay chỉ cấp phép cho một số người nhất định. Bước 2: Chọn theme cho trang web Google Sites Google Sites cung cấp một số theme để người dùng có thể cá nhân hóa website của họ. Theme này sẽ thêm màu sắc và cá tính vào trang web. Bạn nên 133
chọn theme theo chủ đề của trang web. Một số theme của Googe Site chỉ có màu sắc không có hình ảnh. Ngoài ra nó còn cung cấp một số theme khác phù hợp cho các trang web dành cho trẻ em như theme đám mây và cỏ, theme lấp lánh, v.v… Hy vọng rằng, Google sẽ thêm một số theme trong tương lai để tăng trải nghiệm người dùng. Bước 3: Bắt đầu trang web Google Sites đầu tiên Sau khi chọn theme và thiết lập trang web Google Sites, đến lúc bắt đầu xây dựng trang chủ bằng cách nhấp vào “Edit Page”. Đặt tên cho trang chủ và sau đó giải thích cho độc giả về trang web, họ sẽ thấy những gì và bạn sẽ cung cấp cho họ những gi trên trang web của mình. Bạn có thể thay đổi văn bản trên trang web với một số công cụ trên thanh công cụ Google Sites như: - Thay đổi kiểu phông chữ - Thay đổi kích thước phông chữ - Bôi đậm, in nghiêng hoặc gạch chân văn bản - Thay đổi màu chữ - Đánh dấu văn bản - Thêm liên kết trên Web - Thêm danh sách đánh số hoặc gạch đầu dòng - Lùi lề - Căn phải, sang trái hoặc căn giữa Khi thiết lập thay đối, nhấp vào "Save" để lưu lại. Để xem trang web hiển thị như thế nào chỉ cần sao chép địa chỉ web, đăng xuất khỏi Google và dán địa chỉ và thanh, sau đó nhấn Enter trên bàn phím. Vậy là bạn đã tạo trang web Google Sites của riêng mình. 1.3. Thực hành - Thao tác trên máy tính các bước tạo trang Web 2. Bảo vệ tài liệu 2.1. Bảo vệ khi mở tệp tài liệu - Sau khi soạn thảo văn bản xong, bạn Save -> Tools -> Click vào đó sẽ xổ ra 1 menu, chọn General Options: 134
Nhập pass cái thứ nhất là để mở file. Sau đó sẽ hiện ra 1 bảng thông báo xác nhận lại mật mã, và chỉ cần gõ lại pass. 2.2. Bảo vệ khi sửa đổi nội dung - Sau khi soạn thảo văn bản xong, bạn Save -> Tools -> Click vào đó sẽ xổ ra 1 menu, chọn General Options: 135
Nhập pass cái thứ 2 để chống chỉnh sửa (nhập cả 2 cũng được). Sau đó sẽ hiện ra 1 bảng thông báo xác nhận lại mật mã, và chỉ cần gõ lại pass. 2.3. Thực hành - Thao tác trên máy bảo vệ tài liệu 3. Thiết lập hệ thống và chế độ làm việc của Microsoft Word 3.1. Làm việc với các thanh cụng cụ - Với thanh ribbon có 3 thành phần chính: Tab, Group (nhóm) và Command (lệnh). 1 Tab gồm nhiều Group, 1 Group là tập hợp gồm nhiều Command như trong hình dưới 136
Các Command trong Group hiển thị trên Ribbon là các command chính. Muốn dùng các command khác trong group ta click vào mũi tên góc dưới bên phải của từng group (Dialog Box Laucher) như hình trên. Trong thanh Ribbon cơ bản có 8 thẻ (tab) chính: File, Home, Insert, page Layout, References, Mailings, Review, View. (Đối với word 2007 không có thẻ File) Thẻ ngữ cảnh (contexual tab): Không xuất hiện khi soạn thảo bình thường, thẻ này chỉ xuất hiện khi chọn một đối tượng nào đó. Như khi bạn cho 1 hình vẽ, 1 picture, hay 1 bảng. Khi đó ta có thể chỉnh sửa đối tượng đó trong thẻ này. Thẻ này xuất hiện trên Ribbon với tên Format. 3.2. Thiết lập các thông số cho môi trường làm việc (Hộp thoại Options) 3.3. Thực hành - Thiết lập hệ thống và chế độ làm việc của Microsoft Word 137
PHẦN II: MICROSOFT EXCEL FOR WINDOWS BÀI 1: TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT EXCEL MĐ12.II.01 Mục tiêu: - Trình bày được những nét tổng quát về công dụng của Excel và biết so sánh với Word để thực hiện các thao tác được nhanh chóng. - Làm thay đổi được thành phần cơ bản của cửa sổ phục vụ làm việc cho phù hợp. - Thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị trong học tập. Nội dung chính: 1. Tổng quát về Microsoft Excel 1.1. Giới thiệu chung về Microsfot Excel Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng. 1.2. Các tính năng mới trong Microsoft Excel - Chức năng Backstage View + Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010. + Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn. 138
+ Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, cho phép bạn sửa tài liệu, kích cỡ file.. - Thêm tính năng Sparkline + Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell. + Sparkline là cách hữu ích để thêm một yếu tố trực quan nhanh và gọn. - Tính năng Slicers + Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 nó thể giúp bạn giải thích dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn dữ liệu. 139
+ Ví dụ, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có thể nhanh chóng tìm thấy những thông tin có liên quan Khi dữ liệu trong bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer sẽ tự động được cập nhật. - Định dạng dữ liệu có điều kiện + Chức năng conditional format mới bao gồm nhiề kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất .. với chỉ 1 cú click chuột + Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện như sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn: - Kiểu đánh giá sàng lọc: + Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính: - Highlight Cells Rules: + Làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau). + Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính. Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất. - Kiểu đánh giá hiển thị mức độ: + Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp. + Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra 140
và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules. + Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình sẽ tự động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính. Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng. Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets. Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này lại rất mất thời gian. Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa như Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This Table(chỉ xóa trong bảng đang xử lý). Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel. - PivotTables và PivotCharts + Giống như PivotTables, PivotCharts cũng được thực hiện một cách dễ dàng trong giao diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc lọc được cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây. 2. Khởi động Microsoft Excel 2.1. Khởi động Excel trước, mở file bảng tính sau - Bước 1 - Nhấp vào nút Start 141
- Bước 2 - Nhấp vào tùy chọn All Program - Tất cả chương trình từ menu. - Bước 3 - Tìm kiếm Microsoft Office từ menu phụ và nhấp vào nó. - Bước 4 - Tìm kiếm Microsoft Excel 2010 từ menu phụ và nhấp vào nó. 142
- Điều này sẽ khởi chạy ứng dụng Microsoft Excel 2010 và bạn sẽ thấy cửa sổ excel sau đây. 2.2. Khởi động Excel đồng thời mở file bảng tính - Kích đúp chuột vào file bảng tính 2.3. Thực hành - Học sinh mở bảng tính excel 3. Các thành phần trong cửa sổ Excel - Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,… - Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … - Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. - Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. - Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… - Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. - View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, … - Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office - > Excel Options -> Popular -> Chọn Show Developer tab in the Ribbon. - Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… 4. Một số thuật ngữ thường dùng - Workbook: Một workbook chính là 1 file Excel để tính toán, vẽ đồ thị, lưu trữ dữ liệu… Một workbook có thể chứa nhiều sheet, worksheet, char sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính. 143
- Worksheet: Còn được gọi là sheet hoặc bảng tính, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Nó bao gồm các cột và hàng, giao của cột và hàng được gọi là ô chứa dữ liệu, phép tính hoặc công thức phục vụ cho việc tính toán. Một worksheet là 1 thành phần tạo nên workbook. Excel 2013 chứa 16,384 cột và 1,048,576 dòng. - Chart Sheet: Thực chất là 1 sheet trong workbook nó chỉ khác là 1 sheet chứa đồ thị. Trường hợp bạn muốn xem từng đồ thị riêng rẽ thì đây là lựa chọn hợp lý. - Sheet tabs: Là nơi hiển thị tên các sheet, nó nằm ở góc trái dưới cửa sổ của workbook. Di chuyển qua lại giữa các sheet bằng cách nhấp chuột vào tên sheet trên thành sheet tabs. 5. Thao tác thực hiện lệnh 5.1. Bằng bảng tác vụ (Task Panel) - Tool | Options | Views + Startup Task Pane: Hiện khung chứa các công việc thông thường liên quan đến tạo Workbook, Sherach, Clipboard, Insert Clip Art bên cạnh phải màn hình. 5.2. Bằng menu ngữ cảnh (Context) - Cách sử dụng menu Trợ giúp ngữ cảnh trong Excel 2010 - Context Help in Excel 2010 - MS Excel cung cấp trợ giúp theo ngữ cảnh trên chuột. Để xem trợ giúp theo ngữ cảnh cho một tùy chọn Menu cụ thể, hãy di chuột qua tùy chọn này một vài giây. Sau đó, bạn có thể thấy Trợ giúp theo ngữ cảnh như bên dưới. 144
5.3. Bằng thanh dụng cụ (Standard Toolbars) - Thanh Standard + Cung cấp các thao tác mở, ghi, tạo project hay cửa sổ và để nhập dữ liệu(import) dạng ASCII. Nó cũng cung cấp các thao tác chung đối với cửa sổ như là thao tác in, thao tác nhân đôi, làm tươi các cửa sổ. Thanh công cụ này cung cấp các nút để mở cửa sổ Project Explorer, cửa sổ Result Log, cửa sổ Script và cửa sổ Code Builder. Nó cũng cung cấp một nút lệnh tùy chọn chương trình và một nút lệnh để thêm cột vào worksheet. 5.4. Bằng chuột - Di chuyển chuột đến Microsoft Excel kích chuột vào biểu tượng 5.5. Bằng bàn phím Cách các phím được sắp xếp Các phím trên bàn phím của bạn có thể được chia thành một số nhóm dựa trên chức năng: - Nhập các phím (chữ và số). Các phím này bao gồm cùng chữ cái, số, dấu câu và phím biểu tượng được tìm thấy trên máy chữ truyền thống. - Các phím kiểm soát. Các phím này được sử dụng độc lập hoặc kết hợp với các phím khác để thực hiện một số tác vụ nhất định. Các phím điều khiển được sử dụng thường xuyên nhất là Ctrl, Alt, phím logo Windows và Esc. - Các phím chức năng. Các phím chức năng được sử dụng để thực hiện các tác vụ cụ thể. Chúng được ghi nhãn là F1, F2, F3, v.v. cho tới F12. Chức năng các phím này khác nhau giữa các chương trình. - Các phím điều hướng. Các phím này được sử dụng để di chuyển xung quanh trong tài liệu hoặc trang web và chỉnh sửa văn bản. Chúng bao gồm các phím mũi tên, Home, End, Page Up, Page Down, Delete và Insert. - Bàn phím số. Bàn phím số thuận tiện cho việc nhập số nhanh. Các phím được nhóm lại với nhau trong một khối như một máy tính tay thông thường hoặc máy tính cộng. 6. Sử dụng sự trợ giúp - Để nhận thêm trợ giúp với MS Excel từ Microsoft, bạn có thể nhấn F1 hoặc bằng File - Tệp → Help - Trợ giúp → Support - Hỗ trợ → Microsoft Office Help - Trợ giúp Microsoft Office 145
- Trong này chứa tất tần tật những chức năng hay cách sử dụng hàm - Function của Excel. Cần tìm hiểu tính năng nào chỉ việc gõ từ khoá, nhấn enter để tìm kiếm. 7. Thoát khỏi Microsoft Excel - Thoát khỏi Excel Thao tác: Nhấp chuột vào nút X ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. 146
BÀI 2: TẠO BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL Mã bài: MĐ12.II.02 Mục tiêu: - Mở được tệp bảng tính mới và nhập, hiệu chỉnh dữ liệu trong bảng tính. - Thực hiện thành thạo các phép tính và biết sử dụng những hàm thông dụng - Thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị trong học tập. Nội dung chính: 1. Mở tập bảng tính mới 1.1. Mở tệp bảng tính mới Mở Bảng tính OpenDocument trong Excel - Bấm Tệp > Mở > Máy tính > Duyệt. - Để chỉ xem các tệp được lưu ở định dạng OpenDocument, trong danh sách loại tệp (kế bên hộp Tên tệp), bấm Bảng tính OpenDocument (*.ods). - Bấm tệp mà bạn muốn mở rồi sau đó bấm Mở. 1.2. Di chuyển giữa các tệp bảng tính và trong bảng tính - Cách Di Chuyển Qua Lại Giữa Các Bảng Tính, Worksheet Trong Excel + Để di chuyển qua lại giữa các bảng tính hoặc tab trong Excel, cách nhanh nhất là sử dụng bàn phím. Chỉ cần nhấn và giữ phím Ctrl, đồng thời nhấn phím PgUp hoặc PgDn để di chuyển từ phải sang trái hoặc trái sang phải. 1.3. Đóng một tệp bảng tính - Vào thực đơn File\Close hoặc chọn biểu tượng Τ trên màn hình. 1.4. Mở tệp bảng tính có sẵn - Vào thực đơn File\Open hoặc biểu tượng trên thanh Standard Toolbar và chọn tệp cần mở 1.5. Tìm kiếm tệp bảng tính - Bước 1: Bạn vào tab Home -> ở cuối thanh công cụ phía bên phải sẽ thấy phần Editing -> bạn chọn biểu tượng hình kính lúp Find & Select ->rồi chọn Find (hoặc bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F) 147