Giáo trình Tin học văn phòng trình độ A

GIÁO TRÌNH GIÁO TRÌNH

TIN HỌC VĂN PHÒNG

Ọ

TRÌNH ĐỘ A TRÌNH ĐỘ A

BIÊN SOẠN TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU

Tài liệu lưu hành nội bộ

Ệ Ệ

CHƯƠNG I CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ TIN HỌC GIỚI THIỆU VỀ TIN HỌC VÀVÀVÀ VÀ CÁC KHÁI NIỆM VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CÁC KHÁI NIỆM VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ***

BIÊN SOẠN TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU

I. Máy tính điện tử?

II. Hệ đếm và đơn vị đo lường thông tin

1. Dữ liệu và thông tin 1 Dữ liệu và thông tin

(cid:131) Những sự kiện rời rạc và không có cấu trúc và ý nghĩa rõ

ràng

(cid:131) Phải được xử lý trở thành thông tin có cấu trúc và ý nghĩa ử lý ở hà h hô Phải đ ó ấ à ý hĩ ú i

2. Xử lý dữ kiện: Máy tính xử lý dữ kiện 2 Xử lý dữ kiện: Máy tính xử lý dữ kiện

(cid:131) Dữ kiện vào (Nhập liệu)

(cid:131) Dữ kiện ra (Xuất liệu)

3. Khái niệm về chương trình được lưu trữ lưu trữ

y ệ g ệ ý ị

Primary Primary Memory

Output ev ce Device

Input Device Device

Processor (CPU) (CPU)

Secondary memory

Máy tính điện tử là thiết bị xử lý dữ kiện thành thông tin dưới dạng điều khiển của một chương trình lưu trữ bên trong nóg a) Các thành phần cơ bản của hệ thống máy tính

ứ

h điệ

Là t à bộ á

ể

ố

Phần cứng: Là toàn bộ các mạch điện, linh kiện,… li h kiệ Phầ các thành phần cấu tạo nên máy tính bao gồm: • CPU (Central Processing Unit): trung tâm xử lý, nó quyết định đến tốc độ hoạt động của máy tính. nó quyết định đến tốc độ hoạt động của máy tính • Mainboard: Là bảng mạch chính trong máy tính, là cầu nối giữa các thiết bị thành một thể thống ế ầ nhất.

• Bộ nhớ: có 2 loại bộ nhớ • Bộ nhớ: có 2 loại bộ nhớ - Bộ nhớ chính (BNC): là nơi chứa chương trình

và dữ liệu khi máy tính hoạt động

+ Rom chứa các thông số vế máy tính + Rom chứa các thông số vế máy tính + Ram tương tự như BNC nhưng khi máy

ấ

ngưng hoạt động thì dữ liệu trong nó sẽ mất đi. - Bộ nhớ phụ: là các thiết bị lưu trữ như Flopply Bộ nhớ phụ: là các thiết bị lưu trữ như Flopply Disk, Hard Disk, CD ROM,…)

Một vài linh kiện Một vài linh kiện

• Thiết bị nhập: • Thiết bị nhập:

- Bàn phím (Keyboard)là thiết bị nhập xuất cơ bản chứa các ký tự a->z, A->Z, 0->9, … A Z 0 9 á ký t

ấ ồ

- Chuột (Mouse) các thao tác trên chuột: Click, Double click, Right Click, Drag (ấn phím và giữ trái đồng thời di chuyển chuột một đoạn).

- Máy quét hình (Scanner) hoạt động như máy photocopy

• Thiết bị xuất: Thiết bị xuất:

- Màn hình (Monitor): xuất dữ liệu ra màn hình

- Máy in (Printer): dùng in văn bản ra giấy. ấ

b. Phần Mềm

- Là các thành phần trừu tượng như thuật toán, các lệnh Là các thành phần trừu tượng như thuật toán các lệnh chi tiết để thực hiện một công việc nào đó

- Thuật toán được thể hiện trên máy tính gọi ể là chương

trình.

- Các chương trình game, ứng dụng văn phòng, …

* Các phần mền này được cài đặt vào máy trên hệ điều * Các phần mền này được cài đặt vào máy trên hệ điều

hành WINDOWS hoặc DOS, … .

ệ ạ g ụ g g

ạ g ệ y

ệ - Hệ đếm là các dạng số liệu mà khi người sử dụng đưa vào máy, máy nhận và xử lý theo 1 yêu cầu nào đó, máy lưu trữ dữ liệu ở 1 dạng cố định nào đó theo yêu cầu của ị người sử dụng (thông thường là theo mã nhị phân).

- Bảng đơn vị đo lường ta sử dụng bảng mã ASCII theo Bảng đơn vị đo lường ta sử dụng bảng mã ASCII theo tiêu chuẩn quốc tế của hãng Microsoft Windows.

1. Heä Caùc Baûng Maõ Cuûa Maùy Tính

Bả ã thậ hâ (D i

Gồ từ 0 1

• a. Bảng mã thập phân (Decimal) l) • - Gồm từ : 0, 1, …, 9 . • b. Bảng mã nhị phân (Binary) Gồm từ : 0 và 1. • - Gồm từ : 0 và 1 • c. Bảng mã Bát phân (Octal) • - Gồm từ : 0, 1, …, 7. 7 • d. Bảng mã thập lục phân (Hexadecimal) • - Gồm từ : 0, 1, …, 9, A, B, C, D, E, F.

Chuyển đổi từ thập phân sang nhị phân

y p p p (

Lấy số Thập phân chia lần lược cho 2 (luôn cập nhật kết quả phép chia), chia cho đến khi nào kết quả = 0 thì dừng. Viết ngược dãy số dư là số nhị phân cần tìm.

( (X)10 => (ai)2 với các ai là các bít nhị phân. i ( i)2 )10

Tương tự cho các hệ bát phân và thập lục phân. Tương tự cho các hệ bát phân và thập lục phân.

Ví dụ: Số 12(10) = ?(2). Dùng phép chia cho 2 liên tiếp, ta có một loạt các số dư như sau:

Chuyển đổi từ nhị phân sang thập phân

Lấy từng bít nhị phân từ thấp đến cao (từ phải sang traí) nhân lần lược với 2 lũy thừa tăng dần từ 0 -> n. Tổng tất cả các tích đó là số thập phân cần tìm.

a0*20 + a1*21 + + a *2n => kết quả a0 2 + a1 2 + … + an 2 => kết quả

Ví dụ:

thứ t à ô

Theo ví dụ trên và công thức ta có: Th ó í d t ê 1*20 + 0*21 + 1*22 + 1*23 = 13

g Đơn Vị Đo Lường

ị

- 1 byte = 8 bit 1 bit lưu trữ 2 giá trị 0 hoặc 1 - 1 bit lưu trữ 2 giá trị 0 hoặc 1 - 1 byte lưu trữ được 28 = 256 trạng thái - 1 KB = 210 byte = 1024 byte - 1 MB = 210 KB = 1024 KB - 1 MB = 2 KB = 1024 KB - 1 GB = 210 MB = 1024 MB

CHƯƠNG 2 HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 7

BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU

I. GiỚI THIỆU:

Ệ

g ọ ệ

• Là thế hệ hệ điều hành kế tiếp của dòng họ hệ điều hành

ệ ệ Microsoft Windows • Được phát triển bởi hãng phần mềm Microsoft dành cho Được phát triển bởi hãng phần mềm Microsoft dành cho các loại máy tính cá nhân, bao gồm máy tính để bàn, xách tay, Tablet PC, netbook và các máy tính trung tâm phương tiện (media center PC) cho gia đình hoặc doanh nghiệp,

ợ

• Được phát hành trên toàn thế giới vào ngày 22/10/2009 • Có khả năng hỗ trợ tiếp xúc đa điểm

Màn Hình Windows 7

Các Đối Tượng Trên Màn Hình Wi dWindows

a. Màn hình Desktop là toàn bộ nền màn hình.

b. Các Icon chuẩn của Windows(My computer, User, b Các Icon chuẩn của Windows(My computer User

Network, Control Panel, Recycle Bin)

c. Các Icon Shortcut của các chương trình ứng dụng t ì h ứ h á d Sh t t ủ

Cá I của Windows (MS WORD,…)

d. Thanh Taskbar nơi hiển thị các tên các chương trình

được mở. ợ

e. Một số ứng dụng của người sử dụng.

f. Nút lệnh Start.

à á đối t á Nế đã bị

đối t hồi t ầ h h

• Recycle Bin: là nơi lưu trữ tạm thời các tập tin và các đối tượng đã bị xoá. Nếu tậ ti muốn phục hồi các đối tượng đã bị xóa, b bạn chọn đối tượng cần phục hồi trong cửa sổ Recycle Bin, sau đó R_Click/ R tRestore.

g g y

g . Network hệ thống máy tính trong mạng máy tính cục bộ (LAN)

• Folder - thư mục lưu trữ dữ liệu

ợ g

• Shortcuts: biểu tượng tắt giúp bạn truy y g p ạ nhập nhanh chương trình ứng dụng

ợ g y p

• Biểu tượng My Computer: chức thông g tin hệ thống máy tính hiện hành

Nút max Nút min Nút đóng

2. Một Số Thao Tác Trên Máy Tính (dùng chuột – mouse): (dùng chuột mouse):

Nút Left mouse là nút dùng cho ngón trỏ (bàn

tay phải).

Nút Right mouse là nút dùng cho ngón kế

Right

ngón trỏ (bàn tay phải).

left

Click (nhấp) chuột: Là nhấn phím trái của

chuột => chọn lựa 1 đối tượng.

Double click (nhấp kép) chuột: => mở một đối ố

ấ

tượng.

d d

Drag and drop (rê và thả) chuột: nghĩa là click D là li k ( ê à hả) h ộ trái chuột vào 1 đối tượng giữ chuột và di chuyển đối tượng đó đến 1 vị trí khác trên chuyển đối tượng đó đến 1 vị trí khác trên màn hình (desktop).

3. Kết Thúc Làm Việc Với Máy Tính: 3. Kết Thúc Làm Việc Với Máy Tính:

ọ (

- Click vào nút Start trên thanh Taskbar -> Chọn (click) ) Shut down trên Start Menu Hoặc:ặ - Sử dụng tổ hợp phím ALT + F4

Cửa Sổ My Computer Cửa Sổ My Computer

II. THANH TÁC VỤ TASKBAR II. THANH TÁC VỤ TASKBAR

1. Thẻ Taskbar: - Cách mở thẻ: Click chuột phải trên thanh Taskbar -> Properties + Lock the taskbar: cho hiển thị h hiể thị + L k th t kb thanh Start.

+ Auto-hide the taskbar: chế độ + Auto hide the taskbar: chế độ tự động của hệ thống Windows. + Use small Icon: Thu nhỏ Icon

trên thẻ Taskbar

+ Taskbar On Screen: Vị trí của

thẻ Taskbar trên màn hình thẻ Taskbar trên màn hình

+ Taskbar Buttons: Gom, ẩn hiện các chương trình trên thanh Taskbar

- Lệnh Customize… : Cho hiệu chỉnh trên thanh taskbar với các biểu tượng hệ thống của máy hiện taskbar với các biểu tượng hệ thống của máy hiện hành.

Chú ý: Chú ý: - Nếu thay đổi các thuộc tính (properties) chọn Apply-

>ok>ok.

- Nếu không thay đổi chọn Cancel.

(cid:131) Cho phép phương thức hiển thị (cid:131) Cho phép phương thức hiển thị

của thanh lệnh Start.

ệ

ài đặt thê

hé

(cid:131) Nút lệnh Customize: cho phép p xác lập biểu tượng cho hệ thống. (cid:131) Cho phép cài đặt thêm và gỡ à ỡ Ch bỏ những ứng dụng trên Windows

(cid:131) Power Button action: Cài đặt

hoạt động của nút nguồn

* Chú ý: - Nếu thay đổi các thuộc tính chọn Apply->Ok Apply >Ok - Nếu không thay đổi chọn Cancel.

2. Thẻ Start Menu:

3. NÚT LỆNH START

ắ

S ut do

d P i t

A. Thanh Start Lệnh Hiển thị nút lệnh và thư mục: áy + Shut down: Tắt máy + Search: Tìm kiếm thông tin nhanh + Help and support + Help and support + Default Program + Devices and Printers + D i + Control Panel + Computer + Music, Pictures, Documents + User’s Account

B. Lệnh Run: B Lệ h R Dùng để chạy một chương trình có trong hệ thống. + Cách mở: Bấm tổ hợp phím Windows ( ) + R + Cá h ở Bấ tổ h ) + R hí Wi d (

C. Lệnh Search: C Lệnh Search:

Khi muốn tìm kiếm một Folder – File trong hệ thống Khi muốn tìm kiếm một Folder File trong hệ thống, lệnh này hỗ trợ rất nhanh cho người sử dụng trong quá trình tìm kiếm dữ liệu.

Bước 1: Start -> Search Program and Files Bước 2: Nhập tên dữ liệu cần tìm Bước 3: Bấm Enter

ào c c

Khi bạn muốn xem chi tiết kết quả dữ ệu, bạ quả dữ liệu, bạn vào click See More Results

D. Lệnh Program:

Khi các chương trình ứng dụng đã được cài đặt (Setup) trong hệ thống mày tính thì các chương trình trong thực đơn (Menu) Program này sẽ hiển thị trong thực đơn (Menu) Program này sẽ hiển thị thế để chạy 1 CTƯD ta có thể vào thực Files. Vì ạy đơn này để chạy chương trình. y E. Lệnh Document:

ụ g ạ

ập

(

tốt khi dữ liệ đ

à là khô

ệ ) Khi người sử dụng tạo ra các tập tin (chứa dữ liệu) và lưu tập tin đó 1 cách tự động thì các tậo tin này sẽ nằm trong thư mục MY DOCUMENT, tuy nhiên điều này là không tốt khi dữ liệu được tạo ra từ nhiều từ hiề chương trình khác nhau vì nó rất khó quản lý dữ liệu.

F. Lệnh Help and Support:

Hệ điều hành WINDOWS cung cấp cho người sử dụng những tính năng trợ giúp cho người sử dụng những tính năng trợ giúp cho người sử dụng khi cần thiết (tất cả những gì bạn cần biết điều có sẵn trong chức năng này). biết điều có sẵn trong chức năng này).

4. LÀM VIỆC TRÊN DESKTOP

Ệ

yp

A. QUẢN LÝ DESKTOP a. Sắp xếp dữ liệu - Arrange Icons Cách thực hiện: Click Chuột phải trên màn hình -> Sort by: + Name: sắp xếp theo tên p + Item Type: sắp xếp theo kiểu data được tạo. + Size: sắp xếp theo kích thước Size: sắp xếp theo kích thước của files Date Modified: sắp xếp theo + Date Modified: sắp xếp theo ngày giờ được tạo..

b. Làm tươi màn hình – Refresh

Chức năng này cho phép Chức năng này cho phép người sử dụng làm tươi (làm sạch màn hình) màn hình. sạch màn hình) màn hình

Có hai cách: g p + Dùng phím F5 + Click chuột phải lên màn

hình Refresh hình -> Refresh

B. Personalize thuộc tính thay đổi màn hình Desktop

ổ

Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi người sử dụng thay đổi nền màn hình, độ phân giải màn hình, chế độ giải màn hình chế độ màu,... . Để khởi động cửa sổ này ta thực hiện cửa sổ này ta thực hiện như sau: Double Right (trên nền Double Right (trên nền Desktop) -> Personalize

a. Thay đổi nền màn hình:

y

- Chọn - Chọn thẻ thẻ (Tab) Desktop (Tab) Desktop

Background

ụ g ( - Browse -> Chọn thư mục chứa - Browse -> Chọn thư mục chứa ảnh -> Select ảnh -> Save Change (Hủy tác vụ ấn Cancel

y - Picture Position: Vị trí ảnh - Change Picture Every: Change Picture Every: Thay đổi hình ảnh sau x phút (chọn nhiều hình ảnh) (chọn nhiều hình ảnh)

b. Tạo chế độ bảo vệ màn hình Screen Saver: Screen Saver:

Chọn thẻ (tab) Screen saver. - Chọn thẻ (tab) Screen saver.

-> Chọn màn

- Screen Saver hình bạn muốn hình bạn muốn

- Bấm Apply -> Ok để chọn hoặc

bấm cancel hủy thao tác bấm cancel hủy thao tác

• Wait: Thời gian chờ trước khi

chuyển qua screen saver h ể

• Setting: Hiệu chỉnh màu sắc, kiểu

chữ hiển thị trên screen saver ể

• Preview: Xem trước khi chọnọ

c. Thay đổi chế độ màu và độ phân giải của màn hình. à hì h

iải ủ

hâ

- Double Right -> Screen Solution -> hiện ra bảng sau Double Right > Screen Solution > hiện ra bảng sau

- Display: Chọn màn - Display: Chọn màn hình - Resolution: Hiệu - Resolution: Hiệu chỉnh độ phân giải - Orientation: Điều - Orientation: Điều chỉnh định hướng

ọ C. Các Tùy Chọn Trên Cửa Sổ

y

Các nút lệnh thông thường - OK: thực hiện theo lệnh - Close: giữ lại các thông số đã chọn và đóng - Cancel (hay nhấn phím Esc): không thực hiện lệnh và đóng - Apply: áp dụng các thông số đã chọn. - Set as Default: đặt mặc f định theo các thông số đã hchọn.

III. XỬ LÝ FOLDER VÀ FILE TRÊN DESKTOP: FILE TRÊN DESKTOP

A. THƯ MỤC- FOLDER:

y g

p Thư mục là nơi lưu giữ các tập tin theo một chủ đề nào đó theo ý người sử dụng. Đây là biện ý g pháp giúp ta quản lý được tập tin, dễ dàng tìm kiếm chúng khi cần truy xuất. Các tập tin có liên quan với nhau có thể được xếp trong cùng một thư mục.

1. Tạo (New) Folder (Dùng Mouse): 1 Tạo (New) Folder (Dùng Mouse):

Bước 1: Di chuyển con trỏ trên Desktop (vùng trống). Bước 1: Di chuyển con trỏ trên Desktop (vùng trống) Bước 2: Kích Right Mouse -> New -> Folder Bước 3: Nhập tên Folder cần tạo vào + Enter Bước 3: Nhập tên Folder cần tạo vào + Enter

Chú ý: Nếu không nhập tên cho Folder thì tên mặc định Chú ý Nế khô ặ đị h h F ld hậ tê thì tê

là New Folder.

2. Đổi Tên Folder (Rename):

hệ thố

ổ ằ

Cho phép đổi tên 1 thư mực đã có trong hệ thống. ó t Bước 1: Chọn Click vào Folder cần đổi tên (bằng mouse) ầ Bước 2: Kích Right Mouse chọn Rename. enter Bước 3: Nhập tên mới + enter Bước 3: Nhập tên mới

Khô đ

Chú ý: - Không được sử dụng Chú ý ử d trùng tên với folder đã có sẵn.

3. Copy – Paste Folder – sao chép:

Hai lệnh này thông thường luôn Hai lệnh này thông thường luôn đi kèm với nhau trong quá trình ệ p sao chép dữ liệu.

Bước 1: Chọn Folder cần copy Bước 1: Chọn Folder cần copy

(mouse)

Bước 2: Kích Right-> Copy Bước 2: Kích Right-> Copy

trí chứa data

ể ề

g ệ

ệ

Bước 3: Chọn vị (mouse) (mouse) Bước 4: Kích Right-> Paste. Chú ý: - Để chọn nhiều data rời nhau dùng kết hợp với phím Ctrl trong qúa trình chọn. Để chọn tất cả dùng Ctrl + A để chọn. Tương ứng với cặp lệnh này là cặp lệnh Cut – Paste. Nhưng lệnh này y ệ không tạo ra bản sao mà di chuyển luôn dữ liệu đến 1 nơi mới trong hệ g ệ thống.

4. Xóa Folder:

Chức năng này cho phép xóa 1 hoặc nhiều dữ liệu đước lựu chọn (option). Bước 1: Chọn folder cần xóa. Bước 2: Kích left mouse Bước 2: Kích left mouse - > delete + enter Bước 3: Chọn Yes khi hộp Bước 3: Chọn Yes khi hộp thoại nhắc nhở xuất hiện.

B. TẬP TIN – FILES

Ậ

Chức Năng: Cho phép người sử dụng tạo mới, lưu files, hiệu chỉnh, và xóa files, … .

Thông thường Files được tạo ra và chứa trong các Folder giúp cho người sử dụng quản lý tốt hơn Folder, giúp cho người sử dụng quản lý tốt hơn. Trong bất kỳ cửa sổ nào của môi trường Windows cũng như trên màn hình Desktop, hệ điều hành cũng như trên màn hình Desktop hệ điều hành Windows đều cho phép người sử dụng tạo ra các Files (cũng như Folder đã nói trong phần Folder) Files (cũng như Folder, đã nói trong phần Folder). Files luôn chứa dữ liệu (ý nghĩa của người tạo ra).

1. Tạo File(s):

Trên màn hình Desktop hoặc trong vùng hiển thị thông tin trong vùng hiển thị thông tin của 1 cửa sổ (My computer) Bước 1: File -> New -> Text Bước 1: File -> New -> Text ->

(Click Right

Document New -> Text Document))

Bước 2: Nhập tên (name) cho

File cần tạo + enter.

O

Bước 3: Kích Right (mouse) vào biểu tượng của File tạo -> Open vừa được (double click left).

Bước 4: Nhập nội dung cho B ớ 4 Nhậ

ội d

h

file.

Bước 5: Lưu File và Đóng File:

hí

- Khi đã nhập nội dung cho file đã trong màn hình soạn thảo xong, đang hiện hành: - Chọn File -> Save (Save as nếu chưa có tên) hoặc ấn tổ hợp phím h ó tê ) h ặ ấ tổ h Ctrl + S. - Khi đã lưu file rồi ta nên đóng màn Khi đã lưu file rồi ta nên đóng màn hình soạn thảo hiện hành (nếu không s.thảo tiếp). không s.thảo tiếp). Chọn File -> Exit hoặc ấn Alt + F4.

( ) 2. Hiệu Chỉnh File(s):

ệ

ộ ợ ạ , g

ụ g Khi một File đã được tạo sẵn, người sử dụng muốn hiệu chỉnh hoặc ghi thêm nội dung vào file đó ta thực hiện: ự ệ

Chọn File cần hiệu chỉnh. Chọn File cần hiệu chỉnh Kích Right(mouse)-> Open (Double Click_Left). ếTiến hành thêm hoặc hiệu chỉnh nội dung cho phù hợp với yêu cầu. Lưu lại những thay đổi: Ấn Ctrl + S và đóng File lại sau khi hiệu chỉnh hoàn tất. ệ

Các thao tác Copy – Cut – Paste – y Rename và Delete:

Các thao tác trên ta xử lý như trên thư mục.

Hãy xem đây là phần bài tập Hãy xem đây là phần bài tập

ộ

ệ

C. Thuộc Tính Dữ Liệu • Khi dữ liệu được tạo ra, dữ liệu đó sẽ có các thông số về nó gồm: Tên, Kiểu, Kích thước, thuộc thông số về nó gồm: Tên Kiểu Kích thước thuộc tổ chức (path) nào trong hệ thống máy, và các tính chất khác, … . chất khác

h h t ê t khô

• Ở đây chúng ta chỉ nghiên cứu và ứng dụng nhanh trên các thuộc tính đó chứ chúng ta không á th ộ tí h đó hứ hú nhất thiết phải tìm hiểu phương thức hoạt động của chúng. ủ hú

• Điều quan trọng là thuộc tính sẽ cho chúng ta biết dữ liệu đó được tạo ra như thế nào và được tạo bằng chương trình ứng dụng nào.

Click Right Mouse => Properties

Những Chức Năng Chính Trong Thẻ General T l Thẻ G

Type : Cho ta biết đây là thư mục hay tập tin • Type : Cho ta biết đây là thư mục hay tập tin • Location : Cho biết đường dẫn chứa dữ liệu đang

xử lý.ý

• Size : cho biết kích thước của tập tin ( = 0 nếu là

thư mục)

• Contains: cho biết trong thư mục đó có chứa bao ế

t nhiêu thư mục con và tập tin. à C dữ liệ

• Create : cho biết thời gian và ngày tạo ra dữ liệu à t h biết thời i • Attributes : thuộc tính của dữ liệu: • Read-only : Chỉ cho phép đọc dữ liệu, không cho Chỉ h hé đ khô h l

R d dữ liệ thay đổi nội dung cũng như cấm xoá.

• Hidden : Thuộc tính ẩn (không hiển thị lên màn • Hidden : Thuộc tính ẩn (không hiển thị lên màn

hình).

Thiết Lập Thuộc Tính Ẩn Thiết Lập Thuộc Tính Ẩn

Ần cấp 1: • Trong cửa sổ trên chúng ta chọn vào hộp Check

box có tên tương ứng là Hiden.

• Chọn Apply. Chọn Ok. • Chọn Ok ⇒Thư mục đã được đặt thuộc tính ẩn và mờ đi. Ẩ ấ 2 (khô Ẩn cấp 2: (không hiển thị lên màn hình) à hì h) hiể thị lê • Trong cửa số chứa thư mục này ta chọn Tools • Chọn Folder Option ta có hình sau

• Chọn thẻ View • Chọn thẻ View • Trong vùng Advanced Settings • Chọn Hidden files and Folder • Chọn Do not Show Hidden Files and Folder • bước 5: Chọn Apply -> Ok => Ok.

Phục Hồi Thuộc Tính Ẩn Phục Hồi Thuộc Tính Ẩn

vùng Advanced

Hiển thị mờ: Hiển thị mờ: Trong cửa sổ bên: • Chọn thẻ View • Chọn thẻ View • Trong Settings Settings • Chọn Hidden files and Folder Folder • Chọn Show Hidden Files and Folder and Folder • Chọn Apply -> Ok => Ok.

Hiển thị bình thường: Hiển thị bình thường:

à biể

Kí h • Kích phải vào biểu hải tượng mờ của thư mục.

Ok • Chọn Properties. • Hủy bỏ chế độ Hiden. • Chọn Apply => Ok =>

Chọn Apply Ok.

IV. LÀM ViỆC TRONG CÁC CỬA SỔ CỬA SỔ

i t 2 ử ổ là M C

ổ à điể hữ đồ t

E t t

• Hệ điều hành Windows cung cấp cho người sử dụng 2 giao diện cửa sổ là My Computer và à diệ d Windows Explore. Giữ 2 h i ử • Giữa 2 hai cửa sổ này có những điểm tương đồng ó nhau. Vì thế tôi sẽ trình bày những tính năng giống nhau của 2 cửa sổ trên. nhau của 2 cửa sổ trên Mở Cửa Sổ My Computer: Cá h 1 Ch Cách 1: Chọn Icon My Computer + Enter. M C I Cách 2: Click Right => Icon My Computer =>

OOpen.

Cách 3: Double Click vào Icon My Computer

My Computer

Mở Cửa Sổ Windows Explore: Cách 1: Click Right=> Icon My Computer => Cách 1: Click Right=> Icon My Computer =>

Explore

Cách 2: Start => Programs => Accessories =>

Windows Explore

Cách 3: Click Right => Start => Explore Các Cách 4: Dùng tổ hợp phím Windows + E ù g tổ ợp p do s

Điểm khác nhau là cửa sổ Windows Explore là vùng hiển thị thông tin được chia ra 2 vùng: - Vùng hiển thị cây thư mục (hệ thống cấu trúc). - Vùng hiển thị thông tin của thư mục hiện hành.

WINDOWS EXPLORE

1. Giới Thiệu Về Cửa Sổ

A. Thanh tiêu đề:

út Mi M

Cho biết tên và biểu tượng cửa sổ của thư • Cho biết tên và biểu tượng cửa sổ của thư mục (tập tin) đang được mở (hiện hành). • Các nút Min, Max - Avg, Close. A Cá • Tên chương trình ứng dụng nếu là tập tin.

g ụ g

ập

ự B. Thanh Thực Đơn Lệnh

ệ

, py, , ,

File: Create Shortcut, Delete, Rename, Properties, Close, New, ... . Edit: Undo, Copy, Cut, Paste, Select All, … , Tools: Hỗ trợ cho các chức năng điều khiển hệ thống và thiết lập các thuộc tính cho dữ liệu thống và thiết lập các thuộc tính cho dữ liệu trong hệ thống. Help: Các trợ giúp của windows. Help: Các trợ giúp của windows

Cô g Cụ ổ ợ C. Thanh Công Cụ Hổ Trợ C

a

ị

Chứa các Icon lệnh tắt giúp người sử dụng linh hoạt hơn Chứa các Icon lệnh tắt giúp người sử dụng linh hoạt hơn trong thao tác. Để dùng chức năng lệnh nào trên thanh lệnh bạn chỉ việc Click chuột vào biểu tượng của lệnh đó. lệnh bạn chỉ việc Click chuột vào biểu tượng của lệnh đó. Nếu không chọn thì Click lại 1 lần nửa thì chức năng đó sẽ bị hủy. y Người sử dụng có thể cho hiển thị các thanh công cụ khác khi cần sử dụng.ụ g

D. Thanh Địa Chỉ:

Giúp người sử dụng biết vị trí của thư mục hiện hành. Nếu thanh công cụ này không hiển thị ta vào

E. Vùng Hiển Thị Thông Tin: E Vùng Hiển Thị Thông Tin:

y g ụ

g g y

ị Vùng này sẽ hiển thị tất cả các thư mục con (Subfolder) và các tập tin của thư mục hiện hành. Vùng này thông tin dữ liệu có thể hiển thị theo từng kiểu khác nhau tùy vào kiểu hiển thị.

Đôi khi bạn cần phải chọn nút Show thì thông tin mới Đôi khi bạn cần phải chọn nút Show thì thông tin mới hiển thị.

2. Sắp Xếp Dữ Liệu ( -> Name, Type, Size, S

Arrange Icon (by) ) Modified hay Auto arrange.

3. Hiển Thị Dữ Liệu:

Để chọn các dạng hiện thị dữ liệu trong cửa sổ My Computer ta chọn (Icons, Lists, sổ My Computer ta chọn (Icons Lists Details, Tiles, Thumbnails).

Bạn có nhìn thấy biểu tượng Icon View trên thanh công cụ:

4. Xử Lý Dữ Liệu: Folder – Files: 4 Xử Lý Dữ Liệu: Folder – Files:

Các thao tác: Tạo, đổi tên, sao chép, cắt dán, xóa và ếthiết lập thuộc tính cho dữ liệu được thực hiện tương ứng như trên màn hình (Desktop).

Ngoài phương pháp ở trên ta có thể sử dụng các Ngoài phương pháp ở trên ta có thể sử dụng các chức năng lệnh trong thẻ lệnh File, Edit, View,… (hãy xem đây như là phần bài tập). xem đây như là phần bài tập)

V. SHORTCUT -BIỂU TƯỢNG TẮT

S O CU

U ƯỢ G

1. Chức Năng Và Ý Nghĩa: 1 Chức Năng Và Ý Nghĩa: • Cho phép người sử dụng khởi động các chương trình

•

ời ử d i ý” h ê t ẽ “ d

• ằ ể

ứng dụng nhanh nhất. ứng dụng nhanh nhất Thông thường trong quá trình cài đặt các chương trình ứng dụng sẽ “gợi ý” cho người sử dụng nên tạo t ì h ứ các Shortcut. Tuy nhiên ta cũng có thể tạo ra các Shortcut bằng nhiều phương pháp khác nhau.

2. Các Phương Pháp Tạo:

a. Từ tập tin chương trình “chạy” ứng dụng ta tạo t ì h “ h ” ứ d h t t

Từ tậ ti trực tiếp.

ằ

g p p g p b. Tạo bằng phương pháp thủ công. c. Tạo bằng phương pháp kích và kéo thả.

Chú ý: Trong các phương pháp trên tôi chỉ trình bày Chú ý: Trong các phương pháp trên tôi chỉ trình bày

phương pháp thủ công để tạo Shortcut.

Tạo Bằng Phương Pháp Thủ Công Tạo Bằng Phương Pháp Thủ Công

Bước 1: Kích Right (mouse) -> New -> Shortcut B ớ 1 Kí h Ri ht ( t > Sh t ) > N

Cửa sổ sau xuất hiện

ập ọ ạ

Bước 2: Chọn lệnh Browse (Tìm đường dẫn): Bước 3: Chọn tên tập tin tạo Shortcut. Bước 4: Chọn OK -> Next -> Finish.

VI. CỬA SỔ CONTROL PANEL

Start -> Control Panel Hoặc: Double click biểu tượng trên màn hình

• Cửa sổ Control Panel hiển thị tất cả thông tin của hệ thống máy tính gồm phần cứng và phần của hệ thống máy tính gồm phần cứng và phần mền. Tuy nhiên trong của sổ này chúng ta chỉ nghiên cứu một số chức năng thường được sử nghiên cứu một số chức năng thường được sử dụng trong văn phòng

• Tuy nhiên mỗi HĐH Windows sẽ có những dạng hiển thị tương ứng, nhưng các tính năng thì hiển thị tương ứng nhưng các tính năng thì không có gì thay đổi.

Ở đây tôi sẽ giới thiệu cho các bạn 1 số các chức

năng lệnh thường sử dụng. năng lệnh thường sử dụng

A. MOUSE:

- Hardware Sound

-> and Devices and Printers -> Mouse Devices and Printers > Mouse chọn Right – left

- Buttons: _handerd h d d

- Double_click speed: chỉnh tốc

độ. ọ ợ g - Chọn biểu tượng cho mouse:

Pointers -> Option. Dạng đặc biệt: Pointers Options - Dạng đặc biệt: Pointers Options lập những lựa chọn - - Để thiết

>Apply ->OK >Apply >OK

B. KEYBOARD: B. KEYBOARD:

- Double (Left) Vào Biểu Tượng Keyboard

(Right+Open) p

- Cursor Blink Rate: Tốc độ hiển thị của con trỏ t ỏ Bli k R t Tố độ hiể thị ủ

- Thẻ Speed: - Repeat Delay: Tốc độ hiển thị ký tự (long – short). - Repeat Rate: Tốc độ hiển thị giữa các ký tự (Slow- Repeat Rate: Tốc độ hiển thị giữa các ký tự (Slow fast). C (none – fast).

Hoặc chọn biểu tượng bên để mở đối tượng Mouse ể ể ố

Phần cứng của bàn phím Phần cứng của bàn phím

Xử lý tốc độ

Tốt độ nháy con trỏ

C. DATE/TIME: C. DATE/TIME:

- Double (Left) Vào Biểu Tượng Date and Time

(Right+Open) (Right+Open)

- Cửa sổ Date/Time properties xuất hiện. - Ta có thể hiệu chỉnh Date And Time theo yêu cầu thực tế. Để hiệu chỉnh giá trị nào ta chỉ việc kích chuột vào vị trí đó và thay đổi nội dung cho kích chuột vào vị trí đó và thay đổi nội dung cho phù hợp với yêu cầu thực tế. - Khi cài đặt hoàn chỉnh chọn Apply -> Ok. Khi cài đặt hoàn chỉnh chọn Apply > Ok - Ngược lại chọn Cancel.

Hoặc chọn biểu tượng bên để mở đối tượng Mouse để ở đối t M

D. REGIONAL OPTION: D. REGIONAL OPTION:

- Double (Left) Vào Biểu Tượng Regional Option

(Right + Open) (Ri ht O )

kiể tiề tệ ti à

thiết lậ th á thô

- Chức năng này cung cho phép người sử dụng hiệu hỉ h kiể hiể thị ố liệ chỉnh kiểu hiển thị số liệu, kiểu tiền tệ, time và ngày à tháng năm trong hệ thống. - Ơ đây các thông số này đã được thiết lập theo hệ hệ ố à đã đ Ơ đâ thống dữ liệu Windows. Để thay đổi chức năng nào bạn chỉ việc cho chức năng đó và tiến hành hiệu bạn chỉ việc cho chức năng đó và tiến hành hiệu chỉnh cho phù hợp với yêu cầu.

Hoặc chọn biểu tương bên Hoặc chọn biểu tương bên để mở đối tượng Mouse

(cid:131) Hiệu chỉnh kiểu hiển thị ngày tháng năm: thị à thá ă

(cid:131) Chọn lớp date. (cid:131) Chọn

yy), ạ

ợ g g

vùng Short date format => thiết lập kiểu hiện thị ( (mm/dd /yy),… bạn nhập trực tiếp vào vùng này cũng được. y (cid:131) Có thể chọn trong date date Long Long

vùng vùng format.

E. CÀI ĐẶT HOẶC GỞ BỎ MỘT CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG

Ở• Ở chức năng này cho phép người sử dụng cài đặt các phần mềm ứng dụng trong hệ thống và các thiết bị phần cứng trong hệ thống máy. ầ ố

ế y

• Tuy nhiên nếu như khi cần cài 1 phần mền vào máy thì nhất thiết không phải sử dụng chức năng này.

• Đối với thiết bị phần cứng thì khi ta gắn thiết bị phần cứng vào hệ thống thì HĐH sẽ tự nhận thiết bị phần cứng vào hệ thống thì HĐH sẽ tự nhận thiết bị đó.

VII. CÁC CHƯƠNG TRÌNH ƯNG DỤNG TRÊN WINDOWS DỤNG TRÊN WINDOWS

T ft Wi d hệ điề hà h Mi ó

ẽ ó ẵ t t ì h à ó T hiê h

• Trong hệ điều hành Microsoft Windows có một số ột ố chương trình ứng dụng khi ta tiến hành cài đặt máy thì á các chương trình này sẽ có sẵn trong nó. Tuy nhiên một số chương trình khi cần sử dụng thì người sử dụng phải tiến hành cài đặt vào. d hải tiế hà h ài đặt à

q y Các chương trình có sẵn trong máy thông thường là do MS đã mua bản quyền

1. CHƯƠNG TRÌNH TRỢ GIÚP GÕ TIẾNG VIỆT (VIETKEY – UNIKEY)

h ời

ế

(cid:131) Là chương trình hỗ t trợ cho người sử ử dụng soạn thảo văn bản bằng chữ Việt. bả bằ hữ Việt (cid:131) Phương Pháp Thực Hiện Gõ (kết hợp vùng phím ký tự số):

1 2 2 3 4 4 5 6 7 8 9

: Dấu sắc : Dấu huyền : Dấu huyền : Dấu hỏi : Dấu ngã : Dấu ngã : Dấu nặng : Dấu ô và â : Dấu ư và ơ : Dấu ă : Dấu đ. Cách gõ ta nhập ký tự trước sau đó gõ dấu ký tự dấu liền sau Tuy nhiên bạn có thể chọn chế độ gõ dấu tự liền sau. Tuy nhiên bạn có thể chọn chế độ gõ dấu tự động trong cửa sổ thì qui tắt trên không cần thiết ) (hoặc chế độ gõ dấu nhanh). ộ g ( ặ

2. Paint (Chương trình vẽ hình )

Start -> All Program -> Paint

Hoặc: Bấm tổ hợp phím Windows( )+ R > Bấm Mspaint )+ R -> Bấm Mspaint Bấm tổ hợp phím Windows(

Select

Fill With Color

Magnifiter

Brush

Text

Curve

Polygon P l

Rounded Rectangle

• Free-From Select • Eraser/ Color Erases • Pock Color • Pencil • Airbrush • Line • Rectangle l R t • Ellipse • Các kích thước đường • Các kích thước đường kẽ.

Tools Box: chứa các công cụ vẽ. (View -> Tools Box)

Thanh color: cung cấp các mẫu màu (View ->

ó thể hối Edit C l à tù đó b

Color Box) Color Box) • màu của nét vẽ • màu nền hình vẽ ề hì h ẽ • Khi bạn có nhu cầu về màu sắc bạn vào Menu - > Edit Color. Sau đó bạn có thể phối màu tùy S chọn cho hình vẽ tương ứng. ầ à M ó h ắ b ề

màu của nét vẽ màu nền hình vẽ ề

Khi bạn có nhu cầu về màu sắc bạn vào Menu -> Khi b à Edit Color. Sau đó bạn có thể phối màu tùy chọn cho hình vẽ tương ứng. chọn cho hình vẽ tương ứng

Thanh lệnh Image: cung cấp các phương pháp xoay các phương pháp xoay chuyển hình vẽ (menu Image) Image)

- Select: Lựa chọn hình - Crop: Cắt hình Resize: Chỉnh kích cỡ hình - Resize: Chỉnh kích cỡ hình - Rotate: Xoay hình

3. Notepad

Start -> All program -> NotePad

a. Thanh tiêu đề (document Wordpad): Cho a. Thanh tiêu đề (document – Wordpad): Cho

biết tên của tập tin đang mở.

b. Thanh thực đơn lệnh (menu bar) : Các chức b. Thanh thực đơn lệnh (menu bar) : Các chức

năng lệnh của hệ thống.

cô g cụ Các c ức ă g ứ g dụ g c. Các thanh công cụ: Các chức năng ứng dụng c Các t a

nhanh trong quá trình soạn thảo văn bản.

d. Vùng soạn thảo văn bản: cho phép nhập ký tự. ập ý ự p p g ạ

Phương pháp tạo văn bản bằng chương trình Phương pháp tạo văn bản bằng chương trình NotePad. (cid:131) Khởi động chương trình Notepad (cid:131) Khởi động chương trình Notepad (cid:131) Chọn kiểu gõ chữ: vào Format -> Font -> VNI-

Times (kích thước chữ, màu chữ,… ) Times (kích thước chữ màu chữ )

(cid:131) Nhập văn bản (nội dung văn bản) (cid:131) Hiệu chỉnh văn bản (…) (cid:131) Hiệu chỉnh văn bản ( ) (cid:131) Lưu văn bản lại:vào File -> Save => nhập tên tập tin vào ô File Name chọn nơi lưu trữ trong vùng tin vào ô File Name, chọn nơi lưu trữ trong vùng Save In.

(cid:131) Đóng tập tin (chương trình Notepad): vào File -> (cid:131) Đóng tập tin (chương trình Notepad): vào File >

Exit.

Ă

Ả

CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 2013 MICROSOFT WORD 2013

BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU

BÀI 1: GIỚI THIỆU MÀN HÌNH MS WORD WORD

1. Giới Thiệu: 1. Giới Thiệu:

- Đây là ứng dụng do hãng Microsoft xây dựng

ạy

và chạy trên nền HĐH Windows.

- Là ứng dụng nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office dùng để soạn thảo, hiệu chỉnh Microsoft Office dùng để soạn thảo hiệu chỉnh văn bản .

2. Các cách khởi động ứng dụng:

All Cách 1: Start -> All Cách 1: Start Program -> Microsoft Office 2013 -> Word 2013 Offi 2013 > W d 2013

Cách 2: Click Double vào biểu tượng shortcut trên Desktop hoặc thanh taskbar shortcut trên Desktop hoặc thanh taskbar

100

Cách 3: Bấm tổ hợp phím Windows ( ) + R -> Bấm ) + R > Bấm Windows ( Winword

3. Màn hình làm việc của Word 2013 3. Màn hình làm việc của Word 2013

101

• A: Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác • A: Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác

nhanh (Save, undo, repeat,...)

• B: Office Buttons: Chưa các lệnh thao tác với tệp Layout, Insert, Design,

(File, Home, Page References, Mailings, View, Add-Ins, PDF) C: Thanh Ribbon: Chứa các lệnh thao tác với • C: Thanh Ribbon: Chứa các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau. khác nhau

• D: Thanh thước (Ruler): Đặt tab, paragraph cho văn

bản bả

102

• E: Vùng soạn thảo văn bản: cho phép nhập

nội dung văn bản. g

ộ

• F: Thanh Cuộn: Dùng để di chuyển văn bản

lên, xuống; sang trái hoặc sang phải. lên xuống; sang trái hoặc sang phải

• G: Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản (chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,...) trăm hiển thị, trang hiện tại,...)

103

3. Một Số Lệnh Thường Dùng Trong MS W dWord. ệ

104

a. Thanh Menu Lệnh File:

• New: (Ctrl + N) Cho phép tạo mới một file văn bản mới. • Open: (Ctrl + O) Cho phép mở 1 file văn bản đã có sẳn trong hệ

ẳ

thống..

• Save: (Ctrl + S) Cho phép lưu 1 file văn bản (…). • Save As: Lưu ở một địa chỉ khác • Page setup: Cho phép thiết lập kích cỡ trang văn bản. ế • Print: (Ctrl + P) Cho phép hiệu chỉnh trang văn bản trước khi in ra

iấgiấy.

• Share: Chia sẻ văn bản qua email, fax • Export: Tạo một văn bản có định dạng PDF/XPS hoặc có thể thay ó đị h d

PDF/XPS h ặ

ột ă bả

ó thể th

t T

E đổi định dạng file một văn bản

• Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình • Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình

105

b. Thanh Menu Home Lệnh:

ệ

ClipBoard: • Cut: (Ctrl + X) Cho phép di chuyển hẳn một đoạn văn bản

ể

ẳ

được chọn.

• Copy

: (Ctrl + C) Cho phép sao (tạo bản sao) một đoạn văn

bản đã được chọn.

• Paste

: (Ctrl + P) Cho phép chép một đoạn văn bản đã

được thực hiện lệnh cut hoặt copy.

• Format Painter: Áp dụng kiểu định dạng tương tự cho các

106

đoạn văn bản khác nhau liệu.

FONT (CTRL + D): Font chữ - Hiệu chỉnh font chữ, cỡ chữ, màu chữ - Tạo hiệu ứng cho chữ Bold (in đậm);

Italic (in nghiêng);

) Underline (gạch chân) (gạ

PARAGRAPH: Căn lề, phân đoạn - Căn lề trái (left); phải (right) căn giữa (middle) căn đều (justify) Căn lề trái (left); phải (right), căn giữa (middle), căn đều (justify) - Bullet: Tạo ký tự đầu dòng - Numbering: Đánh số đầu dòng Numbering: Đánh số đầu dòng

107

STYLES: Các kiểu định dạng

EDITING: Các chức năng tiện ích khi chỉnh sửa văn bản • •

: (Ctrl + F) Cho phép tìm kiếm trong văn bản 1 từ ộ

•

Select all: (Ctrl A) Cho phép chọn toàn bộ văn bản. Select all: (Ctrl + A) Cho phép chọn toàn bộ văn bản. Find ặ hoặc một câu văn bản nào đó. Replace: (Ctrl + H) Cho phép tìm và thay thế một từ hoặc một câu văn trong văn bản bằng một từ hoặc câu văn khác.

108

c. Thanh lệnh insert

P

ới à

Chè th

- Page: Chèn them trang mới vào văn bản hiện thời ă bả hiệ thời - Table: Các lệnh liên quan đến bảng (Chèn và hiệu chỉnh bảng) Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa (hình ảnh, biểu Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa (hình ảnh biểu - đồ, biểu tượng,…) - Header and Footer: Chèn thuộc tính ở đầu hoặc cuối trang Header and Footer: Chèn thuộc tính ở đầu hoặc cuối trang văn bản

ý ự

ệ

(

, - Text: Các lệnh liên quan đến chèn ký tự Text(Textbox, WordArt,

q chữ ký, thời gian…)

- Symbols: Chèn ký tự đặt biệt (symbol) hoặc các phương trình

(Equation)

109

d. Thanh lệnh Design

Lệnh liên quan đến mẫu văn bản được trình bày theo bố cục Lệ h liê ă bả đ

t ì h bà th

bố

đế

ẫ

nào đó

110

e. Thanh lệnh Page Layout

ế

ố

g

p

Chứa các lệnh liên quan đến bố cục văn bản ả - Page Setup: Thiết lập định dạng trang in - Paragraph: Các lệnh thao tác với đoạn văn bản: căn lề trái phải (Indent), và hiệu chỉnh khoảng cách các lề trái phải (Indent) và hiệu chỉnh khoảng cách các dòng trong văn bản (Spacing) - Arrange: Lệnh sắp xếp đối tượng trên văn bản Arrange: Lệnh sắp xếp đối tượng trên văn bản

111

f. Thanh lệnh References

ế

Chứa các nhóm lệnh liên quan đến một số thủ ố ủ g

thuật đặt biệt cho văn bản như đánh mục tự động, tạo ghi chú cho văn bản…

112

g. Thanh lệnh Mailing

ế

113

Chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc tạo một phong bì thư, một biểu mẫu cho việc trộn văn bản

h. Thanh lệnh Review

ế

114

Chứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác như kiểm tra ngữ pháp cho văn bản , tạo ghi chú, so sánh nội dung văn bản… ả

g. Thanh Menu View Lệnh

lệ h hiể

hó Chứ á Chứa các nhóm lệnh hiển thị hị Views : • Show : • Zoom : • • Window:

Chế độ hiển thị văn bản Tùy chọn hiển thị một số thanh panel Phóng to, thu nhỏ màn hình văn bản Chứa các lệnh hiển thị tùy chọn nhiều

văn bản

• Macros :

Các lệnh về Marcos

115

4. Các Thao Tác Cơ Bản Trong Quá Trình Nhập Văn Bản Trong Quá Trình Nhập Văn Bản

ầ ố

• Bạn cần phân biệt nhóm phím ký tự số và nhóm phím số. Vì chúng sẽ tác động đến phương cách nhập văn bản của các bạn. nhập ăn bản của các bạn

• Có một số phím có 2 mẫu ký tụ: để lấy ký tụ “phía

trên” bạn kết hợp ấn phím SHIFT với phím đó. trên” bạn kết hợp ấn phím SHIFT với phím đó

116

• Chuyển ký tự hoa sang thường và ngược lại ấn phím Caps Lock, bạn cũng có thễ ấn phím SHIFT để thực Caps Lock bạn cũng có thễ ấn phím SHIFT để thực hiện cách nhập này. • Di chuyển về cuối dòng ấn phím END. Di chuyển về cuối dòng ấn phím END

Di chuyển về đầu dòng ấn phím HOME. • Di chuyển về đầu dòng ấn phím HOME

• Về đầu 1 trang ấn phím Page UP (Page Down).

• Về cuối văn bản ấn Ctrl + END (Ctrl + HOME).

ị t í ầ tô khối ấ

t ỏ đế

• Di chuyển con trỏ đến vị trí cần tô khối ấn phím SHIFT hí SHIFT Di h ể + các phím mũi tên để di chuyển hoặc dùng chuộc kích và kéo rê để tô đoạn văn bản.

ể

Viết ký tự chân: (H2O) Thực hiện như sau ấn phím • Viết ký tự chân: (H2O) Thực hiện như sau ấn phím CTRL + “=”, ấn lại 1 lần nửa để thoát.

117

• Viết ký tự mũ: • Viết ký tự mũ: (x2) Thực hiện như sau ấn phím CTRL + (x2) Thực hiện như sau ấn phím CTRL +

SHIFT+ “=”, ấn lại 1 lần nửa để thoát.

• Phím Insert là phím chèn ký tự vào vị trí con trỏ đang hiển

thị, bạn có thể ấn lại phím này một lần nửa để thoát chế đọ thị b ử để th át hế đ ó thể ấ l i hí ột lầ à

chèn.

• Khi đèn Num Lock không sáng thì bạn không thể dùng

phím số được bạn phải ấn phím Num Lock cho đèn sáng ấ ố

118

lên. lên

BÀI 2: ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢNBẢN

I. ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN I. ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN

Ạ Ạ

Ị Ị

Công việc đầu tiên của một người soạn thảo văn bản là sa khi khởi động ch ơng trình ứng d ng MS Word là phải sau khi khởi động chương trình ứng dụng MS Word là phải chọn kích thước của trang văn bản.

Trên thanh lệnh Menu File chọn Page Layout -> xem

119

mục page setup

1. Thẻ Paper:p

Si hiê b

h ầ

ầ ế

120

• Chọn trang giấy. • Chọn trang giấy • Chọn kích thước trang giấy t trong vùng Size. Tuy nhiên bạn ù T lại kích thước có thể thay đổi cho phù hợp với yêu cầu với chỉ ới hỉ ới ê hù h số Width(rộng) và Height(cao). • Nếu cần thay đổi hoặc chọn lựa ổ 1 số trang có kích thước đặc ếbiết thì chọn trong vùng Paper Source (nếu không bạn bỏ qua việc này).

2. Thẻ Margins: 2 Thẻ Margins:

ấ ầ

g p

A. Margins: Căn lề cho văn bản – Top: đầu trang giấy. – Bottom cuối trang giấy. – Left: lề trái. – Right lề phải. – Gutter: phần đế trang giấy g ự (nếu là sách) tương tự ) ( Gutter position.

p p

121

B. Orientation: Cho phép chọn ọ trang giấy đứng hay ngang tuy theo trang văn bản.

) II. KIỂU GÕ (FONT)

(

122

1. Font: HOME -> FONT => màn hình xuất hiện HOME > FONT > à hì h ất hiệ

bản.

• Font: Cho chọn kiểu gõ. • Styte: Chọn kiểu hiển thị. • Size: Chọn kích thước ký tự • Font Color: Chọn màu ký tự. • Underline: Chọn các loại đường kkẻ cho ký tự. • Underline Color: Chọn màu cho đường kẻ. • Superscript và Subscript: Viết chữ liên trên và liền dưới g • Effect: các hiệu ứng khác cho các ký tự.

123

a. Thẻ Font: Ta thực hiện thiết lập các giá trị cho phù hợp với yêu cầu của văn

b. Thẻ Advanced : b. Thẻ Advanced :

Character Spacing:Cho phép hiệu chỉnh khoảng

cách giữa các ký tự cách giữa các ký tự. c. Thẻ Text Effects:

Dùng các hiệu ứng cho dòng ký tự theo các mẫu có sẵn của chương trình MS Word.

*Chú ý:

- Chọn Default -> Ok nếu thiết lập. Chọn Default > Ok nếu thiết lập - Chọn Cancel nếu không thiết lập.

124

) III. KÍCH THƯỚC TRANG GIẤY (RULER)

(

t đã h hiê t iấ t

• Khi bạn đã chọn trang giấy xong, tuy nhiên trong quá trình á t ì h Khi b soạn thảo bạn có thể thay đổi kích thước trong giấy theo yêu cầu của từng văn bản. Ở đây chúng ta sử dụng công yêu cầu của từng văn bản Ở đây chúng ta sử dụng công cụ RULER để thay đổi trực tiếp trên văn bản.

• View -> Ruler => thanh công cụ này sẽ hiển thị trên màn • View > Ruler => thanh công cụ này sẽ hiển thị trên màn

125

hình.

a. Left Indent: Cho phép dịch chuyển nguyên a Left Indent: Cho phép dịch chuyển nguyên

đoạn văn sang trái hay sang phải đối với lề văn

g p

ạ

bản tính từ đầu dòng

b. Hanging Indent: Cho phép dịch chuyển

những dòng tiếp theo trong đoạn văn sang trái t ái t

tiế th

hữ

dò

hay sang phải đối với lề văn bản. hay sang phải đối với lề văn bản.

126

c.

First Line Indent: Cho phép dịch chuyển dòng đầu

ể

ầ

(first) của đoạn văn sang trái hay sang phải đối với lề văn

bản.

d. Right Indent: Cho phép dịch chuyển nguyên đoạn văn d Right Indent: Cho phép dịch chuyển nguyên đoạn văn

sang trái hay sang phải đối với lề văn bản tính từ cuối dòng.

Hình trên cho chúng ta thấy kích thước của thanh công cụ

ủ

ấ

hiển thị theo đơn vị đo lường inch, chúng ta dó thể thay đổi

sang dạng centimeter như sau:

127

• Vào Tools -> Option -> màn hình xuất hiện, chọn ệ , p ọ

thẻ General. Trong hộp (List box) danh sách Measurement • Trong hộp (List box) danh sách Measurement Units chọn Centimeters. Lúc này dạng hiển thị sẽ là kiểu Centimeters. là kiểu Centimeters

* Chú ý: 1 inch tương đương 2.46 Centimeters , cho dù bạn 2 46 C ti 1 i h t đ t

128

h dù b chọn kiểu hiển thị loại nào đi nữa thì kích thước của trang văn bản cũng sẽ không thay đổi. t đổi ă bả ẽ khô th ũ

BÀI 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (FORMAT) (FORMAT)

I. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN: I ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN: 1. Paragraph:

HOME ->Paragraph =>xuất hiện cửa sổ. =>xuất hiện cửa sổ

129

g a. Thẻ Indents and Spacing:

p

• Alignment: Chức

năng canh lề đối với năng canh lề đối với đoạn văn bản. – Left : canh lề trái Left : canh lề trái – Right: canh lề phải – Center: canh giữa Justify: canh hai lề. – Justify: canh hai lề.

130

g y ặ ( ,

• Outline level: một số đoạn văn mẫu. • Indentation: Cho phép hiệu chỉnh khoảng cách nguyên đoạn văn với g ) lề văn bản (Left, hoặc Right). ạ Trong vùng Special cho phép chọn dòng đầu đoạn văn hay những dòng trong đoạn văn. ạ g g y

g • Spacing: Cho phép canh khoảng cách giữa các đoạn

vănvăn. – Before: khoảng cách với đoạn văn trước – After: khoảng cách với đoạn văn sau. á h ới đ kh ả Aft ă

• Line spacing: khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

131

văn.

2. Bullets/Numbering HOME -> PARAGRAPH -> Bullets/Numbering

132

a. Thẻ Bulleted: Thẻ B ll t d

133

b. Thẻ Numbering: g

Định Dạng Kiểu Hiển Thị Mới

ạ g

ị

134

II. KẺ KHUNG VÀ TÔ NỀN (BORDERS AND SHADING) AND SHADING)

135

HOME -> PARAGRAPH - > Borders And Shading

1. THẺ BORDERS:

ọ • Setting: Cho chọn loại khung kẻ

g

ạ

(không viền, có viền, đổ bóng,… • Style: Cho chọn loại đường kẻ. • Color: Cho chọn màu đường kẻ. • Width: Cho chọn kích thước đường

kẻ.

kẻ ới ă bả

• Apply to: Chọn Option (Paragraph) để thiết lập đường kẻ với văn bản để thiết lậ đ ờ • Preview: Cho phép hủy bỏ 1 hoặc tất cả các cạnh của đường kẻ khung cả các cạnh của đường kẻ khung bằng 4 nút lệnh quanh nó

136

2. THẺ PAGE BORDER:

• Tương tự như Border nhưng cho phép tạo đường kẻ

p p ạ

g ự

khung cho toàn bộ trang văn bản.

137

3. THẺ SHADING Fill: Chứa các loại màu Fill: Chứa các loại màu (more color). Patternt (Style): Chế độ Patternt (Style): Chế độ màu. More Color: Nếu lựa More Color: Nếu lựa chọn thêm các màu mới.

III. COLUMNS, DROP CAP VÀ PHÍM TABTAB

1. Văn Bản Columns (cột báo):

Nhập văn bản (nội dung) Nhập văn bản (nội dung) Tô khối văn bản (tô vừa đủ).

PAGE LAYOUT -> Columns PAGE LAYOUT > Columns => cửa sổ xuất hiện:

138

– Presents: Cho phép chọn số cột

– Line Between: Đường kẻ giữa các Đ ờ

kẻ iữ á

B t

trong văn bản (hoặc chọn trong hộp trong văn bản (hoặc chọn trong hộp Number of columns). – Number of columns: Tùy chọn số Number of columns: Tùy chọn số cột – Width and Spacing: Thay đổi Width and Spacing: Thay đổi khoảng cách giữa các cột. – Equal columns width: Chế độ tự Eq al col mns idth Chế độ t động bằng nhau giữa các cột. Li cột.

khi thiết lậ

139

Chọn OK sau khi thiết lập các Ch OK thông tin trên

g) 2. Drop Cap (ký tự sổ dòng): p ( ý ự

p

kiể ký t F

140

Thực hiện nhập văn bản, rồi đặt con Thực hiện nhập văn bản rồi đặt con trỏ ở đầu dòng nơi ký tự cần tạo Drop capcap. • INSERT -> TEXT -> DROP CAP • Position: Chọn mẫu cần hiển thị. • Position: Chọn mẫu cần hiển thị • Options: • Font: Chọn kiểu ký tự. t Ch • Lines To Drop: Số dòng hiển thị • Distance From Text: Khoảng cách giữa ký tự Drop Cap và các ký tự tiếp. tiế

3. Phím Tab:

Click double (hai lần) lên thước

ầ

141

ạ g p (

Tab Stop Position: Nhập size cho bước nhảy. • Tab Stop Position: Nhập size cho bước nhảy • Default Tab Stops: Bước nhảy mặc định. • Alignment: Chiều của bước nhảy (Left, Center, Alignment: Chiều của bước nhảy (Left, Center, Right, Decimal, Bar). • Leader: Dạng hiển thị của phím tab (nếu có). ) ị • Set: Khi muốn thiết lập bước nhảy (ta nhập size vào

vùng tab stop position và chọn set).

• Clear (clear All): Dùng xoá (xoá hết) những bước

ế nhảy đã được định nghĩa trước đó

Phím Tab

142

IV. LỆNH BREAK:

Khi bạn cần tạo các ngắt trang Khi bạn cần tạo các ngắt trang hay ngắt cột thì chức năng này cho phép chúng ta làm việc này. phép chúng ta làm việc này

Break break: (cid:131)Page Break: tạo ngắt trang (cid:131)Page Break: tạo ngắt trang (cid:131)Column Break: tạo ngắt cột (cid:131)Text Wrapping Break: Tạo i k T B

th B

143

T t W ngắt giữa ký tự vào hình ảnh. Section Break Types: thực hiện S ti hiệ k T cho các trang ở gần vị trí con trỏ.

ÀBÀI 4: TABLE – PICTURE – WORDART TABLE PICTURE WORDART THANH CÔNG CỤ DRAWING - THANH CÔNG CỤ DRAWING - EQUATION

Q

144

I. TABLE (Bảng): I. TABLE (Bảng):

1. Tạo Bảng: Chọn vị trí cần tạo: (cid:131) Insert -> Table -> Insert table =>

cửa sổ hiển thị i T bl

f b N ố dò hậ

(cid:131) Table size: (cid:131) Number of columns: nhập số cột. (cid:131) Number of rows: nhập số dòng. (cid:131) Autofit behavior (kích thước) Cho phép thiết lập các tính năng cho kích phép thiết lập các tính năng cho kích thước của hàng và cột trong bảng. Bảng được tạo sẽ hiển thị trên màn Bảng được tạo sẽ hiển thị trên màn

145

hình.

2. Hiệu Chỉnh Table: 2 Hiệu Chỉnh Table:

Bạn lấy thanh cộng cụ Tables Tools

DESIGN: Table Style Options: Hiệu chỉnh bảng - Table Style Options: Hiệu chỉnh bảng - Table Style: Chọn kiểu bảng - Border: Vẻ borders, hiệu chỉnh màu, kiểu, kích thước borer… - Border: Vẻ borders hiệu chỉnh màu kiểu kích thước borer

146

2. Hiệu Chỉnh Table: 2 Hiệu Chỉnh Table:

LAYOUT: Table: Hiệu chỉnh thuộc tính bảng (Table Properties); Xem chế - Table: Hiệu chỉnh thuộc tính bảng (Table Properties); Xem chế độ Gridlines (View Gridlines); chọn cột, dòng, toàn bảng (select)

g - Draw: Vẽ thêm hoặc xóa đi các border của bảng ặ - Row and Column: Thêm hàng hoặc cột - Merge: Hủy cạnh của hàng hoặc cột.

y ạ

g

ặ

ộ

Chú Ý: Để sử dụng phím Tab trong Table, ta cần kết Chú Ý: Để sử dụng phím Tab trong Table, ta cần kết

147

hợp với phím ấn Ctrl trước khi ấn phím Tab.

) II. PICTURE (Chèn Hình): (

1. Chèn Hình:

148

Để chèn một hình ảnh ta thực hiện như sau: Chọn vi trí (Khung kẻ sẵn) chứa hình. • Chọn vi trí (Khung kẻ sẵn) chứa hình • Insert -> Illustrations -> Picture • Chọn đường dẫn đến file thư mục -> Bấm Insert để chọn th dẫ đế fil t để h Bấ I đ ờ Ch

2. Hiệu Chỉnh Hình Ảnh: 2. Hiệu Chỉnh Hình Ảnh:

149

- Adjust: Thẻ hiệu chỉnh (màu sắc, độ sang,…) - Picture Styles: Thẻ chỉnh kiểu hình ảnh, tạo border Arrange: Sắp xếp vị trí hình ảnh trên trang văn bản - Arrange: Sắp xếp vị trí hình ảnh trên trang văn bản - Size: Hiệu chỉnh kích cỡ hình ảnh

Adjust Adjust

ể

ổ

150

- Color: Chuyển đổi màu cho hình ảnh ổ - Corrections: Hiệu chỉnh độ sáng cho ảnh - Artistic Effects: Tạo hiệu ứng cho ảnh - Compress pictures: Nén ảnh - Change Picture: Thay đổi ảnh khác - Reset Picture: Phục hồi ảnh về trạng thái ban đầu

Picture Styles

151

Dùng để thiết kế khung ảnh cho hình ảnh Dùng để thiết kế khung ảnh cho hình ảnh

Arrange Arrange

Position: Vị trí hình ảnh trong văn bảng - Position: Vị trí hình ảnh trong văn bảng + Mục In line with Text là vị trí bạn đầu của hình ảnh của hình ảnh + Các mục With Text Wrapping: Cho

152

phép thiết lập các vị trí mô tả như hình phép thiết lập các vị trí mô tả như hình minh họa (đầu trang, cuối trang, giữa trang,…) trang )

Arrange Arrange

- Wrap Text: Thiết lập vị trí của hình ảnh

ầ

ế

153

ế so với ký tự text trong văn bản + Mục In line with Text là vị trí bạn đầu của hình ảnh + Các mục khác: Cho phép thiết lập các vị trí mô tả như hình minh họa (Chữ bao quanh (square), hình trên chữ ( In front of Text), hình dưới chữ (Behind Text).

Arrange Arrange

ể

ố

154

- Bring forward: Hiển thị hình ảnh trên hình ảnh khác - Bring backward: Hiển thị hình ảnh dưới hình ảnh khác - Align: Căn chỉnh lề cho một hoặc nhiều hình một lúc - Group: Nhóm các ảnh lại cùng một hệ thống - Rotate: Xoay ảnh

III. WORDART (dòng văn bản nghệ thuật): th ật)

1. Chèn Dòng Văn Bản Wordart: 1 Chèn Dòng Văn Bản Wordart:

Insert -> Wordart

155

2. Hiệu Chỉnh Dòng WordArt: 2 Hiệu Chỉnh Dòng WordArt:

Insert Shapes : Chèn thêm hình Shapes Styles : Hiệu chỉnh nền, viền và bóng cho chữ Shapes Styles : Hiệu chỉnh nền viền và bóng cho chữ WordArt Styles : Chọn kiểu chữ WordArt Text Đị h d T t Arrange Size Si

: Định dạng chữ hữ : Điều chỉnh vị trí chữ WordArt : Định dạng kích cỡ cho WordArt kí h ỡ h W dA t

Đị h d

156

WordArt Style WordArt Style

Hiệu chỉnh thuộc tính của WordArt - 1: Quick Styles: Thay đổi ểkiểu chữ nghệ thuật mà không cần quay lại Tab Insert

- 2: Text Fill: Hiệu chỉnh màu

cho thân chữ

- 3: Text Outline: Thiết lập ế

màu cho viền chữ ổ - 4: Text Effect: Bổ sung hiệu

157

ứng cho chữ WortArt

QU O ( c oso t quat o 3 0) V. EQUATION (Microsoft Equation 3.0)

158

Insert -> Equation -> Insert new Equation q q

Bài 5: CÁC CHỨC NĂNG HỔ TRỢ KHÁC CÁC CHỨC NĂNG HỔ TRỢ KHÁC

I. HEADER AND FOOTER: I HEADER AND FOOTER: Insert - > Header and Footer

159

Header Header Footer Page Number : Đánh số thứ tự trang P N : Chèn thêm thuộc tính ở đầu trang : Chèn thêm thuộc tính ở đầu trang : Chèn thêm thuộc tính ở cuối trang t Đá h ố thứ t b

CHƯƠNG 4 CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL MICROSOFT EXCEL

BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGÔ LÊ MẠNH HIẾU

BÀI 1: GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

Ệ

I. GIỚI THIỆU: I GIỚI THIỆU:

và chạy trên nền HĐH Windows. và chạy trên nền HĐH Windows.

để thiết lậ

ft Offi

dù

- Là ứng dụng nằm trong bộ phần mềm Mi Microsoft Office dùng để thiết lập các bảng á bả tính, tính toán, thống kê, trích lọc… dữ liệu .

1. Giới Thiệu: - Đây là ứng dụng do hãng Microsoft xây dựng

2. Các cách khởi động ứng dụng:

All Cách 1: Start -> All Cách 1: Start Program -> Microsoft Office 2013 -> Excel 2013 Offi l 2013

2013 > E

162

Cách 2: Click Double vào biểu tượng shortcut trên Desktop hoặc thanh taskbar shortcut trên Desktop hoặc thanh taskbar

163

Cách 3: Bấm tổ hợp phím Windows ( ) + R -> Bấm ) + R > Bấm Windows ( excel

Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh • Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh (Save, undo, repeat,...)

• Office Buttons: Chưa các lệnh thao tác với tệp (File, • Office Buttons: Chưa các lệnh thao tác với tệp (File Insert, Page Layout, Formulas, Data, View,

Home, PDF)PDF)

thà h á khá hâ hó hú đ

• Thanh Ribbon: Chứa các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác hi t ì h nhau.

• Thanh thước (Ruler): Đặt tab, paragraph cho văn bản

• Vùng chứa dữ liệu (thông tin và số liệu) được

65536 dò

)

ị

• Ô (cell): là giao giữa hàng và cột có địa chỉ xác

chia theo 65536 dòng và 256 cột. à 256 ột hi ộ g ( định. Vùng (Range): Là gồm nhiều ô chứa data liên • Vùng (Range): Là gồm nhiều ô chứa data liên tiếp.

• Sheet (trang bảng tính): mặc định gồm 3 sheet, • Sheet (trang bảng tính): mặc định gồm 3 sheet ->

ta chọn:

Insert

để tạo thêm Sheet WordSheet. WordSheet

3. Một Số Lệnh Thường Dùng Trong MS Excel. E l ệ a. Thanh Menu Lệnh File:

166

• New: (Ctrl + N) Cho phép tạo mới một file bảng tính mới. • Open: (Ctrl + O) Cho phép mở 1 file bảng tính đã có sẳn trong hệ

ẳ

thống..

ế

• Save: (Ctrl + S) Cho phép lưu 1 file bảng tính (…). • Save As: Lưu ở một địa chỉ khác • Page setup: Cho phép thiết lập kích cỡ trang cho bảng tính. • Print: (Ctrl + P) Cho phép hiệu chỉnh trang bảng tính trước khi in ra

iấgiấy.

• Share: Chia sẻ bảng tính qua email, fax • Export: Tạo một bảng tính có định dạng PDF/XPS hoặc có thể thay ột bả

PDF/XPS h ặ

tí h ó đị h d

ó thể th

t T

E đổi định dạng file một bảng tính

• Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình • Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình

167

b. Thanh Menu Home Lệnh:

ệ

ClipBoard: ClipBoard: • Cut: (Ctrl + X) Cho phép di chuyển hẳn một đoạn văn bản

được chọn. được chọn

• Copy

: (Ctrl + C) Cho phép sao (tạo bản sao) một đoạn văn

bản đã được chọn. bản đã được chọn

• Paste

: (Ctrl + P) Cho phép chép một đoạn văn bản đã

được thực hiện lệnh cut hoặt copy. được thực hiện lệnh cut hoặt copy

• Format Painter: Áp dụng kiểu định dạng tương tự cho các

đoạn văn bản khác nhau liệu. đoạn văn bản khác nhau liệu

168

FONT (CTRL + D): Font chữ FONT (CTRL + D): Font chữ - Hiệu chỉnh font chữ, cỡ chữ, màu chữ - Tạo hiệu ứng cho chữ Bold (in đậm); đậ ) h

hữ B ld (i

hiệ ứ

Italic (in nghiêng); It )

hiê

T Underline (gạch chân) Aligment: Căn lề. t Că lề Ali - Căn lề trái (left); phải (right), căn giữa (middle), căn đều

(justify), canh trên, dưới, trung tâm (j

d ới

h ê

if )

- Wrap Text: Ngắt dòng - Merge and centre: Hủy cạnh của các hang, cột đồng thời canh

169

giữa

Number Hiệu chỉnh liên quan đến số: số thập phân, phần trăm,… Hiệu chỉnh liên quan đến số: số thập phân phần trăm Styles: Chọn kiểu bản Cell: Thêm0 (insert) hoặc xóa (delete) các dòng/cột Cell Thêm0 (insert) hoặc óa (delete) các dòng/cột

170

t

hé

EDITING: Các chức năng tiện ích khi chỉnh sửa văn bản • t à bộ ă bả •

h ll (Ct l A) Ch : (Ctrl + F) Cho phép tìm kiếm trong văn bản 1 từ

•

Select all: (Ctrl + A) Cho phép chọn toàn bộ văn bản. S l Find hoặc một câu văn bản nào đó. hoặc một câu văn bản nào đó Replace: (Ctrl + H) Cho phép tìm và thay thế một từ hoặc một câu văn trong văn bản bằng một từ hoặc câu văn một câu văn trong văn bản bằng một từ hoặc câu văn khác. Auto Sum: Tính tổng cột/hàng tự động Auto Sum: Tính tổng cột/hàng tự động

•

171

c. Thanh lệnh insert

(Chè

à hiệ

T bl Cá lệ h liê - Table: Các lệnh liên quan đến bảng (Chèn và hiệu chỉnh bảng) hỉ h bả ) đế bả Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa (hình ảnh, biểu - đồ, biểu tượng,…) đồ biểu tượng ) - Chart: Chèn biểu đồ - Filters: Filters: - Text: Các lệnh liên quan đến chèn ký tự Text(Textbox, WordArt,

ý,

); chữ ký, thời gian…); header and footer

- Symbols: Chèn ký tự đặt biệt (symbol) hoặc các phương trình

(Equation)

172

d. Thanh lệnh Page Layout

ố

ế

Chứa các lệnh liên quan đến bố cục văn bản ả - Themes: Thiết lập chủ đề cho bảng tính p - Page Setup: Thiết lập định dạng trang in Scale to fit: Hiệu chỉnh độ rộng của các dòng/cột - Scale to fit: Hiệu chỉnh độ rộng của các dòng/cột - Arrange: Lệnh sắp xếp đối tượng trên văn bản

173

e. Một số thanh khác e Một số thanh khác

Thanh Formulas: Chứa thông tin các hàm (function)

Thanh Data: Các thao tác liên quan đến dữ liệu

e. Một số thanh khác e Một số thanh khác

Thanh Review: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến kiểm tra ngữ pháp, ghi chú, thiết lập bảo vệ… , g p p, g ập ệ

Thanh Menu View Lệnh

lệ h hiể

hó Chứ á Chứa các nhóm lệnh hiển thị hị Views : • Show : • Zoom : • • Window:

Chế độ hiển thị văn bản Tùy chọn hiển thị một số thanh panel Phóng to, thu nhỏ màn hình văn bản Chứa các lệnh hiển thị tùy chọn nhiều

văn bản

• Macros :

Các lệnh về Marcos

176

III. THANH LỆNH FORMAT CELLS: III. THANH LỆNH FORMAT CELLS:

Click chuột phải -> Format Cell 1. Number: Cho phép định dạng dữ liệu là số. 1. Number: Cho phép định dạng dữ liệu là số.

+ General: Dữ liệu mặc định. + Number: Dữ liệu là số (decimal phace, Use 1000 + Number: Dữ liệu là số (decimal phace Use 1000 Separator “,”)

Currency (Accounting): Dữ Currency (Accounting): Dữ

liệu ngoại tệ.

Date (Time): Dữ liệu ngày Date (Time): Dữ liệu ngày

Percentage : Dữ liệu theo tỷ ữ ệu t eo tỷ

tháng. e ce tage lệ %.

Text: Chuyển kiểu số liệu ệ y

sang ký tự số.

p p g

Custom: Cho phép người sử dụng tự thiết lập các kiểu dữ liệu số theo yêu cầu cụ ểthể (vùng Type)

A. Phương Pháp Hiệu Chỉnh Số: A. Phương Pháp Hiệu Chỉnh Số:

ố

ầ

ế là t ò đế hà

hâ

• Chọn vùng cần hiển thị dạng số liệu. ể Chọn thẻ Number > Chọn lớp Number • Chọn thẻ Number -> Chọn lớp Number • Trong vùng Decimal Place nhập số chữ số phần thập phân nếu làm tròn đến hàng đơn vị thì số thậ ị thì ố đó là 0.

• Nếu chọn Use 1000 Separator(,) dùng cho kiểu

dữ liệu là tiền tệ => Ok dữ liệu là tiền tệ => Ok

B. Phương Pháp Hiệu Chỉnh Ngày Tháng Năm: Thá

Nă

• Khi cần thay đổi dạng hiển thị ngày tháng năm ta

ệ

thực hiện như sau: g

ị ạ g g y

• Chọn vùng cần hiển thị dạng ngày tháng năm cần

ọ thay đổi. • Chọn thẻ Number -> Chọn lớp Date -> Chọn lớp Chọn thẻ Number -> Chọn lớp Date -> Chọn lớp Custom • Trong vùng Type nhập dạng hiển thị ví dụ: Trong vùng Type nhập dạng hiển thị ví dụ: dd/mm/yy => Ok.

C. Phương Pháp Hiển Thị Kiểu VND:

ọ

• Chọn vùng cần hiển thị dạng tiền VND. tiề VND ầ hiể thị d y • Chọn thẻ Number -> Chọn Currency ọ (Accounting) -> Chọn lớp Custom • Trong vùng Type nhập định dạng sau: Trong vùng Type nhập định dạng sau: #,###,###,## [$VND] => Ok. (mỗi dấu # thay thế 1 ký tự số).

ố

ế

2. Alignment – Canh Lề:

g

2. Alignment Canh Lề: 2. Alignment – Canh Lề:

( ) • Horizontal: Canh ký tự trong ô (cell) ý •

g Vertical: Canh ký tự trong ô (cell) khi các ô chịu tác động Merge and Center. Text Control: Điều khiển Merge and Center Text Control: Điều khiển Merge and Center

• • Orientation: Chỉnh độ xoay của ký tự. Chú ý: Khi nhiều ô (Cells) bị tác động bởi chức năng Chú ý: Khi nhiều ô (Cells) bị tác động bởi chức năng

Merge, các bạn phải vào thẻ lệnh này để huỷ bằng cách chọn vào Text Control -> Merge Cells. cách chọn vào Text Control > Merge Cells

ý ự 3. Font - kiểu ký tự:

IV. MỘT SỐ KHÁI NIỆM KHÁC

Ộ

Ệ

1. Kiểu dữ liệu: Một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu. 1 Kiểu dữ liệu: Một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu

(cid:131) Kiểu số: Mặc định nằm bên phải của ô. (cid:131) Kiểu ký tự: Nằm bên trái của ô. (cid:131) Kiểu công thức: Luôn bắt đầu là dấu bằng (“=“) (“ “)

ô

ỗ

ố

p p

(

thứ L ô bắt đầ là dấ bằ Kiể sau đó là địa chỉ của ô hoặc số liệu trực tiếp, đồng thời chứa các toán tử: +, -, *, /, & (nối chuỗi), và ) các phép so sánh (…).

• Dữ liệu thông thường chứa trong các ô (cell) gọi là địa chỉ tương

2. Địa chỉ:

đối.đối.

• Trong công thức tồn tại địa chỉ tuyệt đối mục đích nhằm giữ

nguyên địa chỉ của các ô chứa dữ liệu. nguyên địa chỉ của các ô chứa dữ liệu

• Ký hiệu địa chỉ tuyệt đối là $.

•

Ví dụ: $A$3 + B3. Như vậy khi bạn copy công thức thì địa chỉ A3 Ví d $A$3 B3 Nh hỉ A3

thứ thì đị

ậ khi b

sẽ không thay đổi vị trí (cũng có nghĩa là giá trị của địa chỉ này không

thay đổi).

ập

đó, sau đó copy giá trị xuống các ô tiếp theo ta có kết quả.

3. Điền số thứ tự: Bạn nhập 2 ô liên tiếp số 1 và số 2, tô khối 2 ô ự ạ

BÀI 2: CÁC HÀM CƠ BẢN (FUNCTION)

Cú Pháp Chung: = Function_Name(các tham biến của hàm). Cú Pháp Chung: = Function Name(các tham biến của hàm) 1. Hàm ABS (trị tuyệt đối): Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị tuyệt đối của 1 số. Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị tuyệt đối của 1 số Cú pháp: ABS(Number) Hoặc: ABS(địa chỉ ô chứa dữ liệu) Hoặc: ABS(địa chỉ ô chứa dữ liệu) Ví dụ: 10 + ABS(-5.5) Kq là 15.5. 2. Hàm INT: 2 Hàm INT: Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị nguyên của 1 số. Cú pháp: INT(Number) Cú pháp: INT(Number) Hoặc: INT(địa chỉ ô chứa dữ liệu) Ví dụ: INT(5.25) Kq là 5. )

ụ

(

3. Hàm MOD:

Ý nghĩa: Trả về giá trị phần dư của phép chia (chia lấy dư).

Cú pháp: MOD(Number , Divisor) Cú pháp: MOD(Number , Divisor)

Ví dụ: MOD(7 , 3) Kq là 1.

4. Hàm ROUND: 4 Hàm ROUND:

Ý nghĩa: Trả về giá trị đã được làm tròn của 1 số.

Cú pháp: ROUND(Number , Num_Digits)

Tính chất của hàm này như sau:

• Ví dụ: ROUND( 5.255 , 1) Kq là 5.3

(

•

) ROUND(1255, -2) kết quả là 1200.

5. Hàm SQRT: Ý nghĩa: Trả về giá trị căn bậc 2 của 1 số. Ý nghĩa: Trả về giá trị căn bậc 2 của 1 số Cú pháp: SQRT(Number) )

(

p p Hoặc: SQRT (địa chỉ ô nhớ chứa dữ liệu)

Ví dụ: SQRT(25) Kq là 5 Ví d SQRT(25) K là 5

BÀI 3: CÁC HÀM THỐNG KÊ THỐNG KÊ

1. Hàm AVERAGE: 1. Hàm AVERAGE: Ý nghĩa: Trả về giá trị trung bình của các số. Cú pháp: AVERAGE(Num1, Num2, …) ) (

,

p p Hoặc AVERAGE(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)

Ví dụ: AVERAGE( 5 , 2 , 6 , 7) Kq là 5. 2. Hàm COUNT: Ý nghĩa: Trả về số phần tử kiểu số. Cú pháp: COUNT(Value1, Value2 ,…)

Hoặc COUNT(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)

Ví dụ: COUNT( 5,2,3,1) Kq là 4.

3. Hàm COUNTA: 3. Hàm COUNTA: Ý nghĩa: Trả về số phần tử khác rỗng. Cú pháp: COUNTA(Value1,Value2,…) Cú pháp: COUNTA(Value1,Value2,…)

Hoặc COUNTA(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)

Ví dụ: COUNT( 5, 2 , a , 1 , ab ) Kq là 5. Ví dụ: COUNT( 5, 2 , ”a” , 1 , ”ab”) Kq là 5.

4. Hàm MAX: 4. Hàm MAX: Ý nghĩa: Trả về giá trị lớn nhất của các số. Cú pháp: MAX(Num1 , Num2 , …) Cú pháp: MAX(Num1 , Num2 , …)

Hoặc MAX(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)

Ví dụ: MAX( 5,2,3,1) Kq là 5. Ví dụ: MAX( 5,2,3,1) Kq là 5.

5. Hàm MIN: 5 Hàm MIN: Ý nghĩa: Trả về giá trị nhỏ nhất của các số. Cú pháp: MIN(Num1,Num2, …) ) Cú pháp: MIN(Num1 Num2

Hoặc MIN(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)

ổ

Ví dụ: MIN( 5 , 2, 3 , 1) Kq là 1. Ví d MIN( 5 2 3 1) Kq là 1 6. Hàm SUM: Ý Ý nghĩa: Trả về giá trị tổng của các số. ố ề Cú pháp: SUM(Num1,Num2, …)

Hoặc SUM(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối)

Ví dụ: SUM( 5 , 2 , 3 , 1) Kq là 11.

TEXT(V l F

7. Hàm TEXT: 7 Hà TEXT Ý nghĩa: Đổi số thành chuỗi ký tự số . Cú há Cú pháp: TEXT(Value , Format_text). t) t t Ví dụ: TEXT(1234.25,”##,###.###”) Kq là “1,234.25” là chuỗi ký tự số. K là “1 234 25” là h ỗi ký t ố

8 Hà VALUE 8. Hàm VALUE: Ý nghĩa: Đổi 1 chuỗi ký tự số thành số. Cú pháp: VALUE(Text). Ví dụ: TEXT(“1234.25”) Kq là 1234.25.

BÀI 4: CÁC HÀM LOGIC VÀ BÀI 4 CÁC HÀM LOGIC VÀ ĐIỀU KIỆN (STRUCTURE) ĐIỀU KIỆN (STRUCTURE)

I. CÁC HÀM LOGIC: I. CÁC HÀM LOGIC:

Đúng và kết quả là SAI (FALSE) khi chỉ cần tồn tại 1 biểu thức sai. Đúng và kết quả là SAI (FALSE) khi chỉ cần tồn tại 1 biểu thức sai.

1. Hàm AND: 1 Hà AND Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị Đúng (TRUE) khi tất cả các biểu thức

Cú pháp: AND(Logical1 , Logical2 , …) Ví dụ: AND(3>5 , 2+5<6 ) Kq là True.

(TRUE) khi hỉ ầ 1 biể thứ Đú

2. Hàm OR: Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị Đúng (TRUE) khi chỉ cần 1 biểu thức Đúng Ý

hĩ Hà t ả ề iá t ị Đú

và kết quả là SAI (FALSE) tất cả các biểu thức sai. p p

g

(

,

Cú pháp: OR(Logical1 , Logical2 , …) ) g Ví dụ: OR(3>5 , 7>6) Kq là True.

II. CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN- STRUCTURE (IF):

1. Hàm IF:

Ý nghĩa: Trả về giá trị True nếu biểu thức điều Ý nghĩa: Trả về giá trị True nếu biểu thức điều kiện True ngược lại cho giá trị Fasle. Cú pháp: Cú há

( og ca _te t , a _ ue , a _ as e) IF(Logical text , Val True , Val Fasle).

Ví dụ: IF(A1>=5, ”Đạt” , ”K_Đạt” )

Kết qủa là nếu giá trị ở ô: A1 >= 5 thì “đạt” ế ế 5 thì K_đạt . Ngược lại giá trị ở ô: A1 < 5 thì “K đạt”. Ngược lại giá trị ở ô: A1

Dạng mở rộng của biểu thức IF như sau: • Dạng mở rộng của biểu thức IF như sau:

_ ,

IF(Logical_text1 , Val_True1 , IF(Logical_text2 , ) Val_True2 , … , Val_FasleN)…) ) _ , • Ví dụ: Xếp loại cho học sinh dựa vào kết quả học tập

Nếu điểm >9 là “xuất sắc”, nếu điểm >=7 là “khá”, nếu

ể ế

điểm >= 5 là “Trung bình”, ngược lại là “yếu”. Ta có câu lệnh sau: if(di = if(diem > 9 ,”xuat sac”,if(diem>=7 , “Kha”, if (diem >=5 > 5 > 7 “Kh ” if (di > 9 ” ” if(di t

,” Trung binh”,”yeu”))) • Chú ý: Có bao nhiêu biểu thức IF thì có bấy nhiêu dấu • Chú ý: Có bao nhiêu biểu thức IF thì có bấy nhiêu dấu

đóng ngoặc.

100

7

200

14

300

21

2. Hàm SUMIF: 2 Hàm SUMIF:

400

18 Ý nghĩa: Trả về giá trị Tổng của những dòng Ý nghĩa: Trả về giá trị Tổng của những dòng được chọn của vùng Sum_Range, những dòng này được chọn ứng với những dòng của vùng Range có gía trị thoả điều kiện Criteria.

ề

Cú pháp: SUMIF(Range , Criteria ,

Sum_Range). Sum Range)

Ví dụ: cho bảng số liệu sau: Ví dụ: cho bảng số liệu sau:

Ta có hàm SUMIF(A1:B4,">200",B1:B4) q

Kết qủa là 39

3. Hàm COUNTIF: 3 Hàm COUNTIF:

Ý nghĩa: Trả về giá trị đếm được trong vùng Range thoả điều kiện Criteria. Cú pháp: COUNTIF(Range , Criteria). Cú pháp: COUNTIF(Range Criteria) Ví dụ: Theo bảng số liệu trên:

COUNTIF(A1:A4,”>160”) Kq là 3.

BÀI 5: CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỔI BÀI 5: CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỔI

1. Hàm LEFT

Ý nghĩa: Hàm trả về số các ký tự bên trái của chuỗi được xử

lý.

Cú pháp: LEFT(text , n) Với n là số ký tự được lấy từ bên trái. y ý Ví dụ: LEFT(“tinhoc”,2) kết qủa là “ti” ý ự Chú ý: giá trị trả là luôn là 1 chuỗi ký tự;

ị ý g 2. Hàm RIGHT:

ý ự Ý Nghĩa: Hàm trả về số các ký tự bên phải của chuỗi ký tự

ý ự

g

được lấy.

Cú pháp: RIGHT(text , n) Với n là số ký tự được lấy từ bên phải. Ví dụ: RIGHT(“CV032” , 3) KQ là “032”.

3. Hàm MID:

Ýnghĩa: Hàm trả về số các ký tự (m) từ vị trí n của chuỗi ký tự ban đầu. Cú pháp: MID(text, n , m) Ví dụ: MID(“THONGTIN”, 2 , 3) kết quả là “ONG” Lấy từ vị trí thứ 2 , lấy 3 ký tự của chuỗi ban đầu. ầ ấ ỗ ấ

4. Hàm UPPER:

ỗ

Ý Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự chữ hoa. ề Cú pháp: UPPER(text) Ví dụ: UPPER(“tinhoc”) KQ là “TINHOC” Chú ý: giá trị trả về vẫn là chữ hoa dù chuỗi ký tự hiện thời là ký tự hoa là ký t h

5. Hàm LOWER:

ề

Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự chữ thường đối với chuỗi ký tự ban đầu. Cú pháp: LOWER(text) Ví dụ: LOWER(“TINHOC”) KQ là “tinhoc” Chú ý: giá trị trả về vẫn là chữ thường dù chuỗi ký tự hiện thời là ký tự thường. 6. Hàm PROPER: 6 Hà PROPER

Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự chữ hoa đầu mỗi từ đối với chuỗi ký tự ban đầu. chuỗi ký tự ban đầu Cú pháp: PROPER(text) Ví dụ: PROPER(“tin hoc”) KQ là “Tin Hoc” PROPER(“ti h ”) KQ là “Ti H ” Ví d

7. Hàm TRIM:

g g g ý

ý Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự không chứa ký tự trắng ở đầu và cuối chuỗi.

Cú pháp: TRIM(text)

Ví dụ: TRIM(“ tin hoc ”) KQ là “tin hoc” Chú ý: Hàm này không xử lý ký tự trắng ở giữa chuỗi ký tự.

BÀI 6: CÁC HÀM TÌM KIẾM

1 Hàm VLOOKUP – Hàm Tìm Kiếm Theo Cột: tì đ

hĩ T ả ề iá t ị L k

bả

( ậ g

ặ

)

ị

Ý nghĩa: Trả về giá trị Lookup trong bảng, tìm được tại dòng Ý t i dò t nào sẽ trả về giá trị ở dòng đó tại cột thứ n, với biểu thức chính xác m (nhận giá trị 0 hoặc 1). Cú pháp:

VLOOKUP(Lookup_Val , Lookup_Table , Col , Logical). VLOOKUP(Lookup Val Lookup Table Col Logical)

Lookup_Val : Là giá trị dò tìm Lookup_Table: Là bảng (vùng) dò tìm có địa chỉ tuyệt đối. Lookup Table: Là bảng (vùng) dò tìm có địa chỉ tuyệt đối Col : Là cột (n) trong vùng dò tìm mà giá trị ở đó kết quả nhận được. được Logical: là biểu thức logic nếu là 0 là fasle ngược lại 1 là True. True.

Ví dụ: Cho bảng số liệu sau: Ví dụ: Cho bảng số liệu sau:

1 B B A

C C 2

D D 3

2 2

B B

5 5

7 7

3 4 4

C D D

7 2 2

1 9 9

Ô F1 = Vlookup(“C”, $B$1:$D$4 , 2 , 0) Ô F1 (“C” $B$1 $D$4 2 0) Vl k

Kết quả là 7. là “A” từ B1 tì ù

Giá trị dó tìm là “A” , tìm trong vùng từ B1 -> D4, số Giá t ị dó tì D4 ố t cột sẽ nhận giá trị là cột 2 trong vùng dò tìm, tìm chính xác tuyệt đối. ệt đối hí h á t

2. Hàm HLOOKUP: 2 Hàm HLOOKUP:

ặ

)

ị

Ý nghĩa: Trả về giá trị Lookup trong bảng, tìm được tại cột nào Ý nghĩa: Trả về giá trị Lookup trong bảng tìm được tại cột nào sẽ trả về giá trị ở cột đó tại dòng thứ n, với biểu thức chính xác ( ậ g m (nhận giá trị 0 hoặc 1). Cú pháp:

HLOOKUP(Lookup_Val ,Lookup_Table , Row , Logical). HLOOKUP(Lookup Val ,Lookup Table , Row , Logical).

ợ

ậ

Lookup_Val : Là giá trị dò tìm Table: Là vùng dò tìm có địa chỉ tuyệt đối. Table: Là vùng dò tìm có địa chỉ tuyệt đối. Row : Là dòng (n) trong vùng dò tìm mà giá trị ở đó kết quả nhận được. Logical: là biểu thức logic nếu là 0 là fasle ngược lại 1 là True.

Ví dụ: cho bảng số liệu sau Ví dụ: cho bảng số liệu sau

1 A

B

C

D

2 3 3

2 2

7 7

1 1

9 9

Ô F1 = HLOOKUP( B , $B$1:$E$3 , 2, 0) Ô F1 = HLOOKUP("B" $B$1:$E$3 2 0) Giá trị dò tìm là “B”, tìm trong vùng từ B1 -> D3, số dòng kết quả trả về là 2 tìm chính xác tuyệt đối. dòng kết quả trả về là 2 tìm chính xác tuyệt đối

3. Hàm Xếp Hạng RANK: 3. Hàm Xếp Hạng RANK:

á h ế h là ù l ô

Ý nghĩa: Hàm trả về thứ hạng của 1 số trong vùng so Ý nghĩa: Hàm trả về thứ hạng của 1 số trong vùng so sánh xếp hạng. Cú pháp: RANK(Value , Range , Logic) Cú pháp: RANK(Value Range Logic) Value là giá trị dùng so sánh xếp hạng. Range là vùng so sánh xếp hạng luôn có trị tuyệt đối. R ó t ị t ệt đối Logic là biểu thức yêu cầu tính xếp hạng. Là 0 nếu xếp hạng tăng dần thuận. Là 1 nếu xếp hạng tăng dần nghịch g p g g

E

A

B

C

D

6.5 6

7 8 8

2 2

9 9

1 1

2 2

=RANK(B2,$B$2:$F$2,0) =RANK(B2 $B$2:$F$2 0)

Ví dụ: Ô A2 = RANK(B2, $B$2 : $F$2 , 0) Kết quả là 4.

BÀI 6: CƠ SỞ DỮ LIỆU HÀM TÌM KIẾM TRÊN BẢNG HÀM TÌM KIẾM TRÊN BẢNG

I. CÁC KHÁI NIỆM: I CÁC KHÁI NIỆM 1. Trường dữ liệu Field: Là 1 cột trong bảng số liệu, 1. Trường dữ liệu Field: Là 1 cột trong bảng số liệu,

mỗi cột chỉ chứa 1 loại dữ liệu.

g

ệ

g 2. Vùng Database: Là vùng chứa số liệu có tối thiểu từ 2 hàng (hoặc 2 cột) trở lên, hàng đầu chứa vùng tiêu đề, các hàng còn lại chứa dữ liệu. vùng tiêu đề các hàng còn lại chứa dữ liệu

3. Vùng Criteria: Là vùng tiêu chuẩn chứa điệu kiện để tìm

)

(

ề

ố

ề

ể

kiếm, xóa hay rút trích. Ít nhất có 2 ô (Cells): ô chứa tiêu đề và ô chứa điều kiện (có 1 số trường hợp điều kiện là 1 biểu thức trực tiếp). Gồm các loại điều kiện sau: - Vùng điều kiện số chỉ chứa số trực tiếp. Vùng điều kiện số chỉ chứa số trực tiếp - Vùng điều kiện Chuỗi chứa ký tự. - Vùng điều kiện so sách (> >= Vùng điều kiện so sách (>,> ,…). ) - Vùng điều kiện công thức chứa (+,-, …). - Vùng liên kết điều kiện là chứa các phép toán cùng với các Vùng liên kết điều kiện là chứa các phép toán cùng với các biểu thức AND, OR.

4. Vùng Extract: Là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng Database thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng này ùng Database thỏa điề kiện của ùng tiê ch ẩn Vùng nà sau khi thực hiện có dòng tiêu đề giống dòng tiêu đề của vùng cơ sở dữ liệu, đồng thời chỉ áp dụng cho việc rút trích.

p ụ g

ệ

II. TẠO VÙNG TIÊU CHUẨN II. TẠO VÙNG TIÊU CHUẨN

Trên vùng trống bạn chọn 1 ô (Cell) nhập tiêu đề Trên vùng trống bạn chọn 1 ô (Cell) nhập tiêu đề điều kiện, ô phía dưới nhập dấu bằng và xây dựng điều kiện theo yêu cầu bài toán:

ầ

ề

= IF(< biểu thức điều kiện > , TRUE, FALSE) hoặc làlà ) = IF(< biểu thức điều kiện > , 0 , 1)

ệ

(

,

III. CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU DATABASE: DATABASE:

1. Hàm DSUM: 1 Hà DSUM

Ý nghĩa: Hàm này tính tổng trên cột Field của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria. Cú pháp: DSUM(Database,Field,Criteria) Cho bảng số liệu sau: Cho bảng số liệu sau:

Xem công thức hàm DSUM Xem công thức hàm DSUM

lươ Tí h tổ ười ó ố

” G2 G3)

Ví dụ: Tính tổng lương những người có số con = 2 Ví d 2 hữ trong vùng CSDL từ A1 -> E7. Ta có công thức sau: DSUM(A1:E7, ”luong” , G2:G3) DSUM(A1 E7 ”l KQ là 12500

2. Hàm DMAX: 2 Hàm DMAX: Ý nghĩa: Hàm này tìm giá trị lớn nhất trên cột

ộ

Field của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria. điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria. Cú pháp: DMAX(Database,Field,Criteria) Ví dụ: Theo bảng số liệu trên tìm mức lương cao ố nhất trong vùng A1 -> E7, trên cột lương, thoả g điều kiện số con là 2.

• DMAX(A1:E7, luong ,G2:G3) KQ là 5200 • DMAX(A1:E7 ”luong” G2:G3) KQ là 5200

3. Hàm DMIN: 3 Hà DMIN g Ý nghĩa: Hàm này tìm giá trị nhỏ nhất trên cột

g

ộ

ị

ệ

Field của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria. g Cú pháp: DMIN(Database,Field,Criteria) Ví dụ: Theo bảng số liệu trên tìm mức lương thấp Ví dụ: Theo bảng số liệu trên tìm mức lương thấp nhất trong vùng A1 -> E7, trên cột lương , thoả điều kiện số con là 2. điều kiện số con là 2

DMIN(A1:E7,”luong”,G2:G3)

KQ là 4800

4. Hàm DCOUNT: 4 Hàm DCOUNT: Ý nghĩa: Hàm này đếm số phần tử kiểu số trên cột Field của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria.

Cú pháp: DCOUNT(Database,Field,Criteria) Cú pháp: DCOUNT(Database Field Criteria) Ví dụ: Theo bảng số liệu trên đếm số người trên cột “So Con trong vùng A1 -> E7 thoả điều kiện số con là 2. Con” trong vùng A1 > E7 thoả điều kiện số con là 2

DCOUNT(A1:E7,”so con”,G2:G3) KQ là 3. KQ là 3

5. Hàm DCOUNTA: Ý nghĩa: Hàm này đếm số phần tử khác rỗng trên cột Field Ý nghĩa: Hàm này đếm số phần tử khác rỗng trên cột Field của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria. vùng tiêu chuẩn Criteria

ố liệ t ê đé tất ả ố ời t ê bả

Cú pháp: DCOUNTA(Database,Field,Criteria) Ví dụ: Theo bảng số liệu trên đém tất cả số người trên cột Ví d Th ột “So Con” trong vùng A1 -> E7 thoả điều kiện số con là 2.

DCOUNTA(A1:E7,”so con”,G2:G3) KQ là 3.

6. Hàm DAVERAGE: 6 Hàm DAVERAGE: Ý nghĩa: Hàm này tính giá trị trung bình các phần tử khác rỗng trên cột Field của vùng Database tại những dòng rỗng trên cột Field của vùng Database tại những dòng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria. Cú pháp: DAVERAGE(Database,Field,Criteria)

Ví dụ: Theo bảng số liệu trên tìm giá trị trung bình trên cột “So Con” trong vùng A1 -> E7 thoả điều kiện số con là 2. “S C ” t là 2 E7 th ả điề kiệ ù

ố A1 DAVERAGE (A1:E7,”so con”,G2:G3) KQ là 2.

III. HÀM TÌM KIẾM TRÊN BẢNG

1. Hàm MATCH – Hàm Tìm Vị Trí: 1 Hàm MATCH Hàm Tìm Vị Trí: Ý nghĩa: Hàm này trả về vị trí trên hàng (hoặc cột)

khi tìm.

Cú Pháp: MATCH(Lookup_value , Array, Logic) Cú Pháp: MATCH(Lookup value Array Logic) Lookup_Value là giá trị tìm kiếm. Array là vùng dò tìm luôn có trị tuyệt đối. Logic là biểu thức luôn nhận giá trị là 0 Logic là biểu thức luôn nhận giá trị là 0

Cho bảng số liệu sau Cho bảng số liệu sau

A

B

C

E

F

G

D

1 TPHCM

C

LA

U VTAU

BRIA

G NHTRANG

G TG

2 TPHCM

80

1

40

120

100

170 3 LA

40

1

160

140

130 4 TG

1

80

40

200

180

90 5 VTAU

200

120

160

1

20

290 6 BRIA 6 BRIA

180 180

100 100

140 140

20 20

1 1

270 270

7 NHTRANG

80

170

130

290

170

1 , $ $ $ $ ,

(

)

ị

Cho biết “VTAU” năm ở vị trí nào trong vùng từ B1 -> G1, MATCH(“VTAU”, $B$1:$G$1, 0) kết quả là vị trí 4

2. Hàm INDEX- Hàm Tìm Kiếm Trên Bảng Hai Chiều: H i Chiề

Ý nghĩa: Hàm này trả về giá trị tìm thấy trong bảng dò tìm, giá trị nằm ở giao điểm của hảng và cột tương ứng,

Cú pháp: INDEX(Lookup_Range, Row_number, Cú á (

Col_number)

Lookup_ Range: Là vùng mà dữ liệu sẽ trả về (bảng dò tìm) Lookup Range: Là vùng mà dữ liệu sẽ trả về (bảng dò tìm) Row_number: Là chỉ số cột tương ứng trong bảng dò tìm. Col_number: Là chỉ số hàng tương ứng trong bảng dò tìm. Col number: Là chỉ số hàng tương ứng trong bảng dò tìm

t b b à C l ố ủ hà INDEX là R

k R M t h(L A k l

iữ á đị d h t l )

* Chú ý: Thông thường ta dùng 2 hàm MATCH cho 2 đối số của hàm INDEX là Row_number và Col_number, tương ứng có dạng như sau: INDEX(L INDEX(Lookup_Range, Match(Lookup_value , Array, Logic), Match(Lookup_value , Array, Logic) ) Ví dụ: Tìm khoảng cách (cự ly) giữa các địa danh trong Ví d Tì á h ( kh ả bảng số liệu trên: =INDEX($B$2:$H$8,MATCH("TG",$B$3:$B$8,0),MATCH( INDEX($B$2 $H$8 MATCH("TG" $B$3 $B$8 0) MATCH( "LA",$C$2:$H$2,0)) kết quả là 40. kết quả là 40

À

Á

Ă

BÀI 7: CÁC HÀM NGÀY THÁNG NĂM VÀ À À GIỜ PHÚT GIÂY GIỜ PHÚT GIÂY

I. HÀM VỀ NGÀY THÁNG NĂM:

1. Hàm DAY:

Ý nghĩa: Hàm cho biết giá trị tương ứng là ngày Cú pháp: DAY(number) Cú pháp: DAY(number) Hoặc DAY( dd/mm/yyyy) Ví dụ: DAY(2005/10/20) kết quả là: 20 Ví d DAY(2005/10/20) kết ả là 20

2. Hàm DATE:

Ý nghĩa: Hàm cho biết các giá trị tương ứng của ngày tháng năm Cú pháp: DATE(dd / mm / yyyy) Ví dụ: DATE(2005/10/20) kết quả là: 20 / 10 / 2005. ụ q ) (

ế

( p p

ế

3. Hàm MONTH Ý nghĩa: Hàm cho biết giá trị tương ứng là tháng Ý ) Cú pháp: MONTH(number) Hoặc MONTH( dd/mm/yyyy) Ví dụ: MONTH(2005/10/20) kết quả là: 10 Ví dụ: MONTH(2005/10/20) kết quả là: 10 4. Hàm YEAR: Ý Ý nghĩa: Hàm cho biết giá trị tương ứng là năm Cú pháp: YEAR(number) Hoặc YEAR( dd/mm/yyyy) Ví dụ: YEAR(2005/10/20) kết quả là: 2005 Ví dụ: YEAR(2005/10/20) kết quả là: 2005

p p (

5. Hàm WEEKDAY Ý nghĩa: Hàm cho biết ngày thứ mấy trong tuần; ) Cú pháp: WEEKDAY(number) Hoặc WEEKDAY( dd/mm/yyyy) Ví dụ: WEEKDAY(06/30/2006) kết quả là: 6 Ví dụ: WEEKDAY(06/30/2006) kết quả là: 6

ể

Chú ý: Một số bài toán ta lấy ngày trừ đi ngày thì kết quả là 1 số dạng ngày, ta cần chuyển về dạng số bằng cách chuyển thành NUMBER trong thẻ lệnh FORMAT- > CELLS.

II. HÀM VỀ THỜI GIAN II. HÀM VỀ THỜI GIAN

1. Hàm HOUR

Ý nghĩa: Hàm cho biết giờ tương ứng của 1 số.

Cú pháp: HOUR(number) Cú pháp: HOUR(number)

Hoặc HOUR(hh:mm:ss)

Ví dụ: HOUR(14:25:30) kết quả là: 14

2. Hàm MINUTE 2 Hàm MINUTE

Ý nghĩa: Hàm cho biết phút tương ứng của 1 số.

Cú pháp: MINUTE(number)

Hoặc MINUTE(hh:mm:ss) Hoặc MINUTE(hh:mm:ss)

Ví dụ: MINUTE(14:25:30) kết quả là: 25

ặ

(

3. Hàm SECOND Ý nghĩa: Hàm cho biết giấy tương ứng của 1 số. Cú pháp: SECOND(number) Cú há SECOND( b ) ) Hoặc SECOND(hh:mm:ss) Ví dụ: SECOND(14:25:30) kết quả là: 30

BÀI 8: XỬ LÝ DỮ LIỆU BÀI 8: XỬ LÝ DỮ LIỆU

I. SẮP XẾP DỮ LIỆU: I SẮP XẾP DỮ LIỆU: - Sau khi bài toán đã được tính toán xong. Ta cần sắp xếp

dữ liệu sao cho phù hợp với yêu cầu bài toán. dữ liệu sao cho phù hợp với yêu cầu bài toán

Và DATA SORT ử ổ ất hiệ

- Tô khôi vùng dữ liệu cần sắp xếp gồm thanh tiên đề. - Vào DATA -> SORT => xuất hiện cửa sổ sau: - Trong SORT BY chọn cột cần sắp xếp (ưu tiên1) - Chọn kiểu sắp xếp (Acsending –tăng, Descending –giảm)

theo yêu cầu.

Chọn Header row - Tương tự cho các cột khác trong vùng THEN BY. Chọn Ok. - Chọn Header row -> Chọn Ok.

II. LỌC DỮ LIỆU FILTER: II. LỌC DỮ LIỆU – FILTER:

ầ

ề

Để rút trích (lọc) dữ liệu theo 1 điều kiện nào đó thông thường bạn phải tạo vùng điều kiện trước (đã giới thiệu ở phần điều kiện). Điều kiện có thể tồn tại trên nhiều ô nhưng phải liện tiếp nhau. tiế

1. Lọc tự động – Auto Filter:

- Phương pháp này rất dễ sử dụng:

- Tô khối vùng dữ liệu cần lọc Tô khối vùng dữ liệu cần lọc.

- Data -> Filter -> AutoFilter => màn hình có dạng như

hình trên. hình trên

đó à h ứ á

- Muốn lọc trường (Field) nào bạn chọn vào tiêu đề của trường đó, và chọn các giá trị tương ứng, copy và à iá t ị t t ờ Paste Special kết quả đó đến vị trí mới hoặc in ra giấy.

- Vào lại Data -> Filter -> AutoFilter => thoát khỏi chế độ ế

lọc.

2. Advanced Filter: Lọc có điều kiện. 2. Advanced Filter: Lọc có điều kiện.

- Tuy nhiên một số bài toán yeu cầu ta phải thực há l

ó điề kiệ Thì t

hiệ bă hiện băng phương pháp lọc có điều kiện. Thì ta sẽ ẽ thực hiện như sau:

- Xây dựng vùng điều kiện (xem phần điều kiện) có

ít nhất là 2 ô (cells) ít nhất là 2 ô (cells)

- Tô khối vùng dữ liệu cần lọc - Data -> Filter -> Advanced Filter

A t Filt

iố

Trong vùng Action: Filter the list, in-place: (gần giống AutoFilter) Filt ) ( ầ l th li t i Copy to another location:

ố

ầ

List range: Vùng số liệu cần lọc. Criterria range: Vùng điều kiện. Copy to: Vùng dữ liệu sẽ hiển thị.

ể

ù C13

â d

Trong hình bên ta lọc tất cà những người trong vùng A4 -> F12 có MÃDL là “VT” (điều kiện được xây dựng trong vùng C13 -> MÃDL là “VT” (điề kiệ đ C14, dữ liễu sau khi lọc chứa ở vùng A25 về sau.

Chú ý: Chú ý:

Tất cả địa chỉ là địa chỉ tuyệt đối. Có thể dùng chuộc hoặc nhập địa chỉ trực tiếp hậ đị Có thể dù

h ộ h ặ

hỉ t

tiế

III. CỐ ĐỊNH HÀNG CỘT: III. CỐ ĐỊNH HÀNG – CỘT:

hiệ Ch

ố đị h h

hỉ ố hà

(1 2

) ầ

1. Cố định hàng: à

Thực hiện: Chọn vào chỉ số hàng (1, 2, ….) cần cố định, chọn Th Windows ->Freeze Panes. Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows -> Unfreeze Panes. y

ọ

ỷ

2. Cố định cột:

P

Thực hiện: Kích chuộc vào chỉ số cột (A, B< …) cần cố định, chọn Windows ->Freeze Panes. F Wi d Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows -> Unfreeze Panes

ị

ộ

3. Cố Định Hàng – Cột: 3 Cố Định Hàng Cột:

Cố định cả hàng và cột cùng lúc ta chỉ việc chọn giao điểm của hàng và cột cần cố định. Thực hiện: Kích chuộc vào chỉ số cột cần cố định, chọn Windows - >Freeze Panes. Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows -> Unfreeze Panes Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows > Unfreeze Panes

- Ẩn hàng (cột) cùng lúc ta chỉ việc chọn chỉ số hàng (chỉ số Ẩn hàng (cột) cùng lúc ta chỉ việc chọn chỉ số hàng (chỉ số cột) cần ẩn.

- Thực hiện: Kích chuộc vào chỉ số cột (hàng) cần cố định, - Thực hiện: Kích chuộc vào chỉ số cột (hàng) cần cố định

chọn Windows ->Hide. Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows

IV. ẨN HÀNG VÀ CỘT:

UnHide. - Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows -> UnHide.

Khi bạn cần lấy dữ liệu giữa các SHEET, bạn hãy thực hiện - Khi bạn cần lấy dữ liệu giữa các SHEET bạn hãy thực hiện phương thức copy và patse Special thì dữ liệu sẽ không thay đổi.

- Còn khi bạn thực hiện tính toán giữa các SHEET thì công

thức chung có dạng nhu sau:

V. LÀM VIỆC GIỮA CÁC SHEET:

- = NAMESHEET1 ! ĐỊA CHỈ + NAMESHEET2 ! ĐỊA CHỈ Ỉ Ỉ

BÀI 9: CHART - BIỂU ĐỒ

1. Chức năng: Cho phép người sử dụng thiết lập các 1 Chức năng: Cho phép người sử dụng thiết lập các biểu đồ nhằm phân tích tình hoạt động của cơ quan (tổ chức) tốt nhất. Các dạng biểu đồ sau: chức) tốt nhất Các dạng biểu đồ sau:

ể

Column : Biểu đồ Cột * Column : Biểu đồ Cột : Biểu đồ Khối * Bar : Biểu đồ Đường kẻ * Line kẻ Biể đồ Đ ờ * Li : Biểu đồ Hình tròn * Pie : Biểu đồ Hàm số * XY ố ồ : Biểu đồ Miền, … . * Area

2. Các bước tạo biểu đồ: Bước 1: Chọn bảng cần tạo biểu đồ Bước 1: Chọn bảng cần tạo biểu đồ Bước 2: Insert -> Chart -> Chọn biểu đồ thích hợp (cột,

tròn, đường,…)

Bước 3: Click OK để hoàn tất