1
BỘ LAO ĐỘNG THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIỆT MỸ
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: TỔ CHC SKIỆN
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐVM ngày ..… tháng ....... năm……..
của Trường Cao đẳng Việt Mỹ)
Thành phố Hồ Chí Minh, năm …
(Lưu hành nội b)
2
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu y thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng
nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành
mạnh sẽ bị nghiêm cm.
3
LỜI GIỚI THIỆU
Trong bối cảnh ngành công nghiệp dịch vụ giải trí không ngừng phát triển, tổ chức sự
kiện ngày càng khẳng định vai trò quan trọng như một lĩnh vực chuyên môn vừa mang tính
sáng tạo, vừa đòi hỏi knăng quản điều phối hiệu quả. Tnhững hội nghị chuyên đề,
lễ khai trương, triển lãm thương mại cho đến các lhội văn hóa, mỗi sự kiện đều một
hội để truyền tải thông điệp, xây dựng hình ảnh tạo giá trị kết nối giữa con người, t
chc và cộng đồng.
Môn học Tổ chức sự kiện được đưa vào chương trình đào tạo nhằm cung cấp cho người
học những kiến thức nền tảng và kỹ năng thực tiễn về quy trình tổ chức một sự kiện chuyên
nghiệp. Qua môn học này, sinh viên sẽ hiểu được cách thức lập kế hoạch, phân công nhân
sự, kiểm soát ngân sách, truyền thông cho sự kiện đánh giá hiệu quả sau sự kiện. Bên
cạnh thuyết, môn học cũng chú trọng rèn luyện duy sáng tạo, khnăng ứng biến
làm việc nhóm – những phẩm chất thiết yếu của một người làm nghề tổ chc sự kiện.
Giáo trình này được biên soạn dựa trên chương trình đào tạo của ngành Quản trị Khách sạn,
kết hợp với thực tiễn nghề nghiệp trong c quốc tế. Trong quá trình biên soạn, tác giả
đã tham khảo nhiều nguồn tài liệu chuyên ngành cập nhật các xu ớng tổ chức sự kiện
hiện đại nhm đảm bảo tính ứng dụng cao và phù hợp vi bi cảnh đào tạo hiện nay.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ từ khoa, bộ môn các đồng nghiệp đã đóng
góp ý kiến chuyên môn, cũng như các chuyên gia, doanh nghip trong ngành sự kiện đã
chia sẻ kinh nghiệm thc tiễn quý báu.
Hy vọng giáo trình sẽ tài liệu học tập hữu ích, truyền cảm hứng và góp phần đồng hành
cùng người học trên con đường trở thành những người làm nghề sự kiện chuyên nghiệp
có trách nhim với cộng đồng.
TpHCM, ngày……tháng……năm………
Ban biên soạn
KHOA QUẢN TRỊ
4
MỤC LỤC
Chương 1. Khái quát hot động tổ chc sự kiện ................................................................ 7
1. Mục đích tchc sự kiện ............................................................................................. 7
2. Những yếu tố tác động đến hoạt đng tổ chc sự kiện .............................................. 12
3. Quy trình tổ chc sự kiện ........................................................................................... 15
4. Phân loại skiện ........................................................................................................ 16
Chương 2: Giai đoạn giao dịch khách hàng...................................................................... 20
1. Công tác khảo sát nhu cầu của khách hàng và thu thập thông tin. ............................. 20
2. Lập dự toán ngân sách ................................................................................................ 22
3. Đàm phán và thỏa thuận chương trình với khách hàng ............................................. 24
4. Thc hành: .................................................................................................................. 26
Chương 3: Giai đoạn chuẩn bị sự kiện ............................................................................. 28
1. Xây dựng kế hoạch chi tiết ......................................................................................... 28
2. Xây dựng dự toán chi tiết ........................................................................................... 34
3. Thống nhất và ký hợp đồng ........................................................................................ 36
4. Phân công thực hiện ................................................................................................... 38
5. Kiểm tra lần cuối công tác chuẩn bị ........................................................................... 39
6. Thc hành: Xây dựng kế hoạch chi tiết cho một sự kiện. .......................................... 40
Chương 4. Giai đoạn xúc tiến thc hiện sự kiện .............................................................. 42
1. Đón tiếp ...................................................................................................................... 42
2. Khai mạc .................................................................................................................... 45
3. Phc vụ ....................................................................................................................... 47
4. Đảm bảo an toàn - an ninh ......................................................................................... 51
5. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện. ............................... 52
6. Bế mạc ........................................................................................................................ 52
7. Truyền thông: trước, trong và sau sự kiện ................................................................. 53
8. Thc hành: Truyền thông cho một sự kiện cụ th ...................................................... 54
Chương 5. Tổng kết đánh giá sự kiện ............................................................................... 55
5
1. Thanh quyết toán ........................................................................................................ 55
2. Đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm ............................................................................ 56
3. Thc hành: Đánh giá mt sự kiện cụ thể đã diễn ra. .................................................. 57
Tài liệu cần tham kho: .......................................................................................................... 59