Hệ thống thông tin kế toán - Chương 5 Chu trình kinh doanh, chu trình doanh thu

Ch

ng 5

ươ Chu trình kinh doanh Chu trình doanh thu

M c tiêu

ụ

ế

t các ho t đ ng trong chu trình dòng di chuy n d li u trong chu ữ ệ

ạ ộ ể

s d ng

• Nh n bi ậ • Mô t ả trình ộ

ừ ử ụ

ử

ạ

• N i dung các ch ng t ứ • Quy trình x lý th công và máy tính ủ • Các lo i báo cáo trong chu trình doanh thu • R i ro và các th t c ki m soát trong chu

ủ ụ

ể

ủ trình

Các s ki n kinh t ự ệ

ế

Chu trình tiêu thụ

Chu trình tài chính

Chu trình cung c pấ

Chu trình s n ả xu tấ

Báo cáo tài chính

Chu trình kinh doanh

ự ệ cùng liên quan đ n 1 n i dung

ộ

ế

Chu trình kinh doanh hay còn g i ọ

ế

và

ễ

ự

v M t ộ chu iỗ các s ki n c a quá trình SXKD  ủ là chu trình k toán vCác ho t đ ng trong chu trình di n ra theo trình t ạ ộ đ c l p l i ượ ặ ạ Bao g m:ồ

ả

– Chu trình doanh thu – Chu trình chi phí – Chu trình s n xu t ấ – Chu trình nhân sự – Chu trình tài chính

M i liên h gi a các chu trình k toán

ệ ữ

ố

ế

Sản phẩm

ả

Chu trình s n xu t ấ NVL, NC -> SP hoàn thành

Chu trình doanh thu Bán hàng –> Thu ti nề

Dữ liệu

Tiền

NVL

ệ ố

ổ ậ

H th ng ghi s -l p báo cáo

Dữ liệu

Chu trình tài chính Nh n ti n – Chi ti n

ề

ậ

Chu trình chi phí Mua hàng – tr ti n ả ề

Tiền

Chu trình nhân sự Tuy n d ng – Tr l ng ả ươ ụ

ể

Nhân công

Các ho t đ ng trong chu trình doanh thu

ạ ộ

ứ

ấ ủ

ệ

ả

ợ ng xuyên ườ ệ ế

ụ ử

ụ

ị

th nh t c a HTTTKT là h tr v Ch c năng ỗ ợ ứ cho vi c th c hi n các ho t đ ng kinh ạ ộ ệ ự ệ doanh trong m t doanh nghi p. ệ ộ v Chu trình doanh thu là m t t p h p các ộ ậ nghi p v kinh doanh x y ra th và các x lý thông tin liên quan đ n vi c bán hàng hay cung c p d ch v cho khách ấ hàng và thu ti n thanh toán. ề

Chu trình doanh thu

• Là các s ki n, ho t đ ng liên quan đ n quá trình

ự ệ

ế bán hàng, cung c p d ch v và thu ti n

ạ ộ ị

ụ

ề

ấ

Ngân hàng

Khách hàng

S cái, l p ậ ổ báo cáo

Hãng v n t i ậ ả

Chu trình doanh thu

H th ng ệ ố ngươ l

S đ dòng d ữ ơ ồ li u khái quát ệ c a chu trình ủ doanh thu

Chu trình chi phí

Chu trình s n xu t ấ ả 7

ữ ệ

ấ

S đ dòng d li u c p 1 ơ ồ c a chu trình doanh thu ủ

HT l

ngươ

ặ

XL Đ t hàng 1.0

Chu trình chi phí

Chu trình s n xu t ấ ả

Khách hàng

Giao hàng 2.0

Hãng v n t i ậ ả

Ngân hàng

L p hóa ậ đ nơ 3.0

Thu ti nề 4.0

HT s cái ổ

Các ho t đ ng trong chu trình doanh thu

ạ ộ

S a l e s O r d e r

C r e d i t / C u s t o m e r S e r v i c e

R E V E N U E C Y C L E ( S U B S Y S T E M )

C a s h R e c e i p t s / C o l l e c t i o n s 6

S h i p p i n g

B i l l i n g / A c c o u n t s R e c e i v a b l e 4 / 5

Các ho t đ ng trong chu trình doanh thu

ạ ộ

ử

ặ

Các ho t đ ng trong chu trình doanh thu? ạ ộ 1. X lý đ n đ t hàng ơ 2. Giao hàng ho c th c hi n d ch v cho ự

ụ

ệ

ặ

ị

khách hàng

ả

ậ

3. Phát hành hoá đ n và ghi nh n ph i thu. 4. Thu ti n.ề

Journal Vouchers/Entries How do we get them?

• Billing Department prepares a journal voucher: Accounts Receivable

DR

Sales

CR

•

Inventory Control Dept. prepares a journal voucher:

Cost of Goods Sold

DR

Inventory

CR

• Cash Receipts prepares a journal voucher: DR Cash

Accounts Receivable

CR

Revenue Cycle Databases

• Other Files

• Master files

– shipping and price data

reference file

– customer master file – accounts receivable master

file

– credit reference file (may

– merchandise inventory

not be needed)

master file

– salesperson file (may be

• Transaction and Open

Document Files – sales order transaction file

a master file) – Sales history file – cash receipts history file – accounts receivable

• open sales order transaction file

reports file

– sales invoice transaction file – cash receipts transaction file

X lý đ n đ t hàng

ử

ơ

ặ

t c các ho t đ ng liên

ồ

ướ

ệ

ử

ạ ộ ơ

ế ế ị

ặ ử ụ

ầ

ế

v B c này bao g m t ấ ả quan đ n vi c chào hàng và x lý đ n đ t hàng. v Quy t đ nh chính và thông tin c n s d ng: - Quy t đ nh liên quan đ n chính sách tín d ng, bao g m vi c phê chu n tín d ng.

ế ị ồ

ụ

ẩ

ng hàng trong kho và tình các b ph n ộ ừ

ậ

ệ - Thông tin v l ề ượ tr ng tín d ng c a khách hàng t ủ ụ ki m soát hàng t n kho và phòng k toán. ồ

ạ ể

ế

X lý đ n đ t hàng

ử

ơ

ặ

Ch c năng x lý đ n hàng liên quan đ n ba

ế

ử ứ ho t đ ng chính sau đây:

i yêu c u mua hàng t

ầ

1. Tr l 2. Ki m tra và phê chu n tín d ng 3. Đ i chi u l

khách hàng ừ ụ ẩ ng hàng t n kho

ế ượ

ồ

ạ ộ ả ờ ể ố

X lý đ n đ t hàng

ử

ơ

ặ

, s và th t c:

ừ ổ

ặ

ượ

ậ ể

ơ c chuy n đ n phòng kinh ế

c tính b ng tay. ằ

ượ

ổ

ẩ

Ch ng t ủ ụ ứ § Đ i di n bán hàng ghi nh n đ n đ t hàng. ệ ạ § Đ n đ t hàng đ ặ ơ doanh. § Ki m soát t ng đ ể § S TK khách hàng, mã nhân viên bán hàng, ố mã s n ph m, s l ố ượ đ ỗ ậ

ng, ngày giao hàng ả c nh p cho m i nghi p v bán hàng .

ượ

ụ

ệ

Ho t đ ng x lý đ t hàng ử

ạ ộ

ặ

T ch i ố

ừ

HTK, KH

Khách hàng

C

h

ấ

p

Ki m ể tra HTK 1.1

n

h

ậ

n

Ki m tra ể n KHợ 1.2

L nh ệ BH

BP giao hàng

L p ậ l nh BH ệ 1.3

LBH (Phi u đóng gói) ế

B ph n kho ậ

ộ

LBH (Phi u xu t) ế

ấ

BP l p hóa đ n

BP Mua hàng

ậ

Phi u yêu c u hàng

ế

ầ

L nh bán hàng

ệ

X lý đ n đ t hàng

ử

ơ

ặ

ả

ằ

ệ

ồ

ấ

ủ ươ

ệ

v Ki m tra và s a ch a nh m đ m b o vi c ể ử ữ c chính xác. nh p li u đ ượ ệ ậ v H th ng ki m tra hàng t n kho xem có ể ệ ố đ hàng cung c p cho các đ n hàng đã đ c duy t hay không? v Phát hành các ch ng t

n i b ừ ộ ộ

ứ

ệ

L nh bán hàng Phi u đóng gói Phi u xu t kho

ế ế

ấ

Các d li u khi nh p đ n đ t hàng

ữ ệ

ơ

ậ

ặ

Sample

Liên:1

L NH BÁN HÀNG

Ệ

ố

Đ a ch giao hàng:

ị

ỉ

S : 2344 Mã KH Khách hàng:…. Đ a ch : ỉ

ị

Ngày

Số ĐĐH

Người bán

Người giao

Đkhoản TT

Mã

Tên hàng

SL đặt

Giá bán

Thành tiền

hàng

xuất

giao

Toshiba

PC001

100

10.000.000

1.000.000.000

deskpro

Thuế GTGT 10%

100.000.000

Tổng cộng

1.100.000.000

Quy trình x lý ĐĐH th công

ử

ủ

Khách hàng

BP x lý ĐĐH

ử

ĐĐH

Xét duy t ệ và l p ậ LBH

ĐĐH

LBH

LBH 5 liên ĐĐH

ĐĐHĐĐH ĐĐH

BP giao hàng

BP l p hóa đ n

ậ

Kho hàng

Quy trình x lý ĐĐH b ng máy

ử

ằ

Khách hàng

ĐĐH

Thông báo l

iỗ

Nh p ậ ĐĐH

T p tin ậ KH, HTK

ĐĐH

Ghi nh n ậ & in LBH

T p tin ậ đ n đ t ặ ơ hàng

LBH

PXK

Thông báo

Kho hàng

Khách hàng

Giao hàng

Nhân viên giao hàng

b ph n kho có trách

ở ộ

ậ

t đ n

ệ

ấ ơ

nhi m xu t kho hàng hoá, hoàn t ấ hàng cho khách hàng.

ầ ng th c v n chuy n. ậ

ươ

ứ

ể

Quy t đ nh và thông tin c n dùng: ế ị § Xác đ nh ph ị – Nh n hàng ậ – Chuy n th ng ẳ ể

Giao hàng

l nh bán

c xu t giao ấ

, s và th t c: ừ ổ ấ ượ

ừ ệ ượ ế

ấ

ượ

ể

ậ

c xu t giao. Phi u xu t

ể ượ

ế

ấ

c s d ng đ ghi th kho. ể ố ả ể

ế

ớ ố ượ

Ch ng t ủ ụ ứ c in ra t § Phi u xu t kho đ ượ ế c duy t, hàng đ hàng đã đ ệ cho khách hàng; sau đó, phi u xu t kho đ c s d ng đ xác nh n và ki m tra ử ụ các m t hàng đ ặ kho đ ẻ ử ụ ượ c đ i chi u § K t qu ki m kê kho s đ ẽ ượ ế ng trên các phi u xu t kho, th v i s l ẻ ấ ế kho, b ng kê nh p xu t t n. ấ ồ ả

ậ

Giao hàng

, ghi chép và trình t

ừ

ự ử

Ch ng t ứ § L nh BH nh n t ậ ừ ệ § Phi u giao hàng có th nh n t

x lý BP bán hàng (BPBH) BPBH ậ ừ

ế

ho c do BP giao hàng l p

ặ

§ Phi u xu t kho nh n t ấ

ế

ể ậ BP kho (sau ậ ừ

khi xu t hàng) ấ ặ ơ

ậ

ồ

ể ậ

ặ i l p

§ V n đ n (ho c h p đ ng v n chuy n) ợ do BP giao hàng l p ho c hóa đ n v n ậ chuy n do hãng v n t ậ ả ậ

ể

Ho t đ ng xu t kho và giao hàng

ạ ộ

ấ

ế

ấ

(LBH) Phi u xu t

BP x lý ử ĐĐH

(

Ki m tra ể hàng xu t ấ 2.1

Ghi nh n ậ hàng xu tấ 2.2

)

ấ

ế

P h i

Hãng v n ậ chuy n, ể khách hàng

Đ i chi u ế ố c giao tr ướ

Phi u đóng gói, ế v n đ n

ậ

L p phi u ế ậ giao hàng 2.4

hàng 2.3

ế

u gia

o h à

Phi u giao hàng

ế

BP l p ậ HĐ nơ

Quy trình x lý th công ử

ủ

PB giao hàng

Kho hàng

BP x lý ĐĐH

ử

PXK

Phi uế đóng gói

ậ

ế

Ki m tra và ể ghi nh n ậ hàng xu tấ

Phi uế đóng gói

L p phi u giao hàng, v n đ n

ậ

V n đ n

ậ

PXK

V n đ n

ậ

PGH

PXK

i, Hãng v n t ậ ả Khách hàng

ậ

BP l p hóa đ n 26

Quy trình x lý b ng máy ử

ằ

Kho hàng

PXK

T p tin ậ HTK

Thông báo l

iỗ

Nh p d li u ữ ệ ậ liên quan

T p tin ậ đ n đ t ặ ơ hàng

T p tin ậ giao hàng

PXK

Ghi nh n & in ct

ậ GHừ

PGH

V n đ n

ậ

Phi u GH ế

V n đ n ơ ậ V n đ n ơ ậ

BP l p hóa đ n

ậ

Khách hàng

L p hoá đ n và ghi nh n doanh thu

ơ

ậ

ạ

ự

ệ ơ

t tài kho n khách hàng.

Hai ho t đ ng đ ạ ộ ề ậ

ả

ầ

§.

t và

ế ử ụ ị

ả ộ

ế

ề

ầ

§.

c ghi nh n tăng lên ph i phù h p v i tình

ượ

ậ

ả

ớ

ợ

c th c hi n trong giai đo n này là: ượ Tính ti n và l p hoá đ n cho khách hàng. ậ Ghi nh n ph i thu vào chi ti ả Quy t đ nh và thông tin c n s d ng: ế ị Thông tin v hàng bán, tr giá, thu ph i n p, … là các thông tin c n thi ế c t y u cho m t hoá đ n chính xác. ộ ố ế N ph i thu c a khách hàng đ ủ ợ hình công n hi n t

i c a khách hàng.

ợ ệ ạ ủ

L p hoá đ n và ghi nh n doanh thu

ơ

ậ

ở

ơ ố ề ươ

ng th c thanh toán nào. ượ ậ

ộ ả

ụ

ệ

ố ư ợ ệ

v Hoá đ n bán hàng thông báo cho khách hàng s ti n ph i tr và thanh toán đâu, ả ả theo ph ứ c l p đ tóm v M t b ng kê hàng tháng đ ể t các nghi p v phát sinh trong tháng và t ắ thông báo cho khách hàng s d n hi n hành.

Ho t đ ng l p hóa đ n, theo dõi n

ạ ộ

ơ

ậ

ợ

D li u KH

ữ ệ

L nh BH ệ

BP x lý ử ĐĐH

L p hóa ậ đ nơ 3.1

Hóa đ n & ơ TB tr ti n ả ề

u g i a o P X K

ế P h i h à n g ,

BP giao hàng

N ph i thu KH ả

ợ

Khách hàng ợ m n ả gi ừ Ct

út u h hi b T n D G á to

Theo dõi nợ 3.3

t ế Ghi chi ti HTK/Gv nố 3.2

ị

ả

ạ

TB hàng b tr l i

G h i

H th ng ệ ố s cái ổ

t o á n n h g i m ả

c á c b ú t ỉ đ c h

BP nh n ậ hàng

Hàng t n kho ồ

M t s d li u khi ghi nh n hóa đ n

ộ ố ữ ệ

ơ

ậ

Quy trình x lý th công ử

ủ

K toán kho

ế

Ktoán BH (BP l p hóa đ n)

ơ

ậ

PXK

BP giao hàng

BP x lý ĐĐH

ử

LBH

PXK

PGH

Ghi s ổ chi ti t ế HTK

ậ

ể

NKBH

Ki m tra, l p hóa đ n,ghi ơ nh t kí BH

ậ

S CT ổ HTK

B-2

đ nh

PGH

LBH

PXK

A-2

Hóa đ nơ Hóa đ nơ Hóa đ nơ

ừ ị kho nả

B-2

Khách hàng

ủ

K toán t ng h p

ổ

ợ

ế

Quy trình x lý th công ử K toán ph i thu ế

ả

B-2

A-2

BP xét duy tệ

ỉ

đ nh

Hóa đ nơ

NKBH

đi u ch nh ừ ề gi m nả

ợ

ừ ị kho nả

ổ

S CT khách hàng

Ghi s ổ cái TK

Ghi s ổ chi ti t ế n Pthu ợ

ỉ

Hóa đ nơ

đ nh

đi u ch nh ừ ề gi m nả

ợ

NKBH

S cái ổ

ừ ị kho nả

S ố cái

Quy trình x lý b ng máy ử

ằ

BP giao hàng

PGH

T p tin ậ khách hàng, HTK

Thông báo l

iỗ

Nh p d li u ữ ệ ậ liên quan

T p tin ậ đ n đ t ặ ơ hàng

T p tin ậ giao hàng

ậ

PGH

Ghi nh n & in hóa đ nơ

T p tin ậ hóa đ nơ

ậ

Hóa đ nơ Hóa đ nơ

T p tin ghi nh t ậ kí

T p tin ậ ph i ả thu KH

Khách hàng 34

M t s d li u khi nh p ch ng t

ộ ố ữ ệ

ứ

ậ

ừ ề

đi u ch nh giàm ỉ

Ho t đ ng l p hóa đ n, theo dõi n

ạ ộ

ơ

ậ

ợ

ệ ố

ậ

• Các h th ng l p hóa đ n ơ – L p sau (Post-billing): ỉ ậ

ậ

ầ

ậ

Ch l p hóa đ n khi nh n đ y đ ủ

các ch ng t

ừ

– L p tr ậ

ử

L p hóa đ n (nh ng ch a g i) ượ

ậ

ấ

ơ (open-invoice

ừ ự ệ

ợ ề

ả

ơ ch ng minh hàng đã xu t ấ ứ c (Pre-billing): ậ c ch p nh n sau khi l nh bán hàng đ • Các h th ng theo dõi n ợ t theo t ng hóa đ n method): T t c các s ki n làm tăng, gi m n đ u chi ti ế ừ

ứ ướ ệ ệ ố – Theo dõi chi ti ế ấ ả t t ng ch ng t ứ

ừ

ỉ

dõi trên s d t ng h p c a t ng đ i t

– Theo dõi theo s dố ư (Balance-forward method): Ch theo ủ ừ

ng ph i thu ả

ố ư ổ

ố ượ

ợ

Thu ti nề

ng tham gia vào quy trình x lý

ử

v Các đ i t ố ượ nghi p v : ụ ệ

ỹ

ủ

- Th qu , thu ngân, ngân hàng - K toán ph i thu, k toán t ng h p

ế

ả

ổ

ợ

Thu ti nề

ầ

ế ị

ả

ề

ấ ắ ế

ả

ể ậ ậ ượ

ề

ậ

ả

ượ ợ

ả ẽ

ế ả

Quy t đ nh chính và thông tin c n s ử d ng:ụ § Gi m thi u kh năng m t c p ti n m t ặ ả § B ph n l p hoá đ n và k toán ph i thu ơ ộ c ti p c n ti n thu do bán hàng không đ ế hay do khách hàng thanh toán § K toán ph i thu ph i xác đ nh đ ị c s ghi gi m n cho kho n ti n thu đ ả ượ ề khách hàng nào, cho hoá đ n nào.

Thu ti nề

ử

c thu, nh p qu hay chuy n vào

ể

ậ

ỹ

ỹ ậ

ượ

ổ

Ch ng t , s k toán, và quy trình x lý ứ ừ ổ ế nghi p v : ụ ệ § Ti n đ ượ ề ngân hàng. § Ghi s qu , l p b ng kê v ti n thu đ c ề ề ả trong ngày, th hi n đ y đ các d li u v ề ữ ệ ủ ầ ể ệ hoá đ n, s ti n th c thu, …

ố ề

ự

Ho t đ ng thu ti n

ạ ộ

ề

Ti n, séc + ề TB tr ti nả ề

Khách hàng

ế

L p ch ng ậ ứ t thanh ừ toán 4.1

Phi u thu + ế TB tr ti nả ề

Xác nh n ậ thanh toán 4.2

n ề p ti ộ

Ghi gi m ả n ph i ả ợ thu 4.3

y n ấ Gi

Ngân hàng

H th ng ệ ố s cái ổ

N ph i thu KH ả

ợ

M t s d li u khi nh p thanh toán cho hóa đ n

ộ ố ữ ệ

ơ

ậ

Quy trình x lý th công ử

ủ

K toán ti n

ề

ế

Th quủ

ỹ

Phi u ế thu

L p ậ phi u ế thu

Xác nh n ậ ghi sổ

Ghi nh t kíậ

S ổ quỹ

Phi u ế thu

ế

NK Thu ti nề

Phi u ế thu

K toán công nợ

K toán t ng h p ổ

ế

ợ

KH 42

Quy trình x lý b ng máy ử

ằ

Khách hàng

ậ

TB tr ti n

ả ề

T p tin khách hàng

Thông báo l

iỗ

Nh p d li u ữ ệ ậ liên quan

T p tin ậ ph i ả thu KH

In phi u thu ế

TB tr ti n

ả ề

ậ

Phi u thu ế

Hóa đ nơ Phi u thu ế

T p tin ghi nh t ậ kí

Khách hàng

Th quủ

ỹ

Mô hình d li u minh h a (REA)

ữ ệ

ọ

Resource

Agent

Event

n

ệ

n

L nh BH 1

1

Hàng hóa

n

1 1 PXu tấ 1 1

Tkho nả n

n

1 Nviên 1

n

GGHàng 1 1 Hóa đ nơ 1 n

n

PThu

Báo cáo c a chu trình doanh thu

ủ

– Báo cáo chi ti – Báo cáo n ph i thu theo t ng th i h n n

v Nhóm báo cáo theo dõi khách hàng t t ng khách hàng ế ừ ả

ờ ạ

ừ

ợ

v Nhóm báo cáo theo dõi bán hàng

t bán hàng

ế

– Báo cáo chi ti – Báo cáo phân tích bán hàng theo khu v c, m t ặ hàng, nhân viên, khách hàng…theo th i gian

ự ờ

v Các báo cáo ho t đ ng

ạ ộ

ủ

ầ

– Th i gian x lý yêu c u c a khách hàng – Hi u qu c a các kho n chi qu ng cáo, khuy n ả

ử ả ủ

ế

ả

ờ ệ mãi…

Báo cáo c a chu trình doanh thu

ủ

Ho t đ ng ạ ộ

ả

ạ ộ

B ng kê các ho t đ ng/s ự ki n trong kỳ

ệ

Phân tích các ho t đ ng theo ạ ộ ng/ngu n l c liên quan đ i t ố ượ

ồ ự

ế

ừ

B ng kê bán hàng ả T ngày…đ n… ế SHĐ Ngày KH Giá trị 001 12/3 ABC 1,000 002…

Báo cáo bán hàng theo KH T ngày…đ n… KH SHĐ Ngày Giá trị ABC 001 12/3 1,000 002 15/3 3,000 EFG 023 20/3 4,000

ạ ộ

ả

Báo cáo các ho t đ ng theo khách hàng, nhân viên, hàng hóa…

Các b ng kê đ n hàng, bán ơ hàng, xu t kho, giao hàng, ấ thu ti nề

Báo cáo c a chu trình doanh thu (tt)

ủ

Các đ i ố

ng/ngu n l c

t ượ

ồ ự

Báo cáo tình tr ng các đ i ố

Danh sách các đ i ố ng/ngu n l c s d ng ử ụ ồ ự

ượ

ạ ng/ngu n l c ồ ự

ượ

Danh m c hàng t n kho

ụ

ồ

ể

ồ

ị

Kho Mã HH Tên ĐVT Đi m ĐH 1 PC-03 B Cái 90 2 PC-04 C Cái 10

B ng kê hàng t n kho ả Ngày:… Kho Mã HH SLt n Giá tr A PC-03 100 1,000,000 A PC-04 50 500,000

ả

ư ợ

Các b ng kê hàng hóa, khách hàng, nhân viên BH…

Báo cáo tình hình hàng t n kho, d n khách ồ hàng, phân tích tu i n …ổ ợ

EDP

Göûi haøng

Baùn haøng

2 Baét ñaàu

4 Le änh BH

Ñaët haøng

2 Le änh baùn haøng

KH

Chö ông trình göûi haøng. v Tìm kie ám DL ÑH

Chöông trình xöû lyù Ñ.Haøng. v Kie åm tra ÑH. v Kie åm tra baùn

chö a xöû lyù.

chòu.

v The âm maåu tin gö ûi

v Theâm maåu tin ÑH

ÑH chöa xöû lyù(Le änh baùn haøng chöa thö ïc hie än)

haøng.

chö a xö û lyù.

v In giaáy gö ûi haøng.

v In leänh baùn haøng.

Ñe ám haøng, so saùnh vôùi chö ùng töø.

Nhaäp ÑH

Nhaäp DL gö ûi haøng

Ñaët haøng

2 í

5 Le änh BH

N

í

ùi a c

4 Giaáy GH

o h k àn o t

3 ùn a b ù a i g T T

h n h c T T

å o S h n h c T T

g øn a h ûi ö g T T

3 g øn a h h ùc a h k

g øn a h h n h c T T

2 N

2

1 Giaáy GH

3 Leänh BH

1

2 Khaùch haøng

Baùo caùo töø choái baùn chòu

Vaän taûi

1 KH

Tín duïng

Kho haøng

Laäp hoaù ñôn

1

3 Chö ông trình laäp hoaù ñôn v Truy caäp DL ÑH ñö ôïc göûi

haøng.

3

2 g øn a h

v Theâm maåu tin TT baùn

Le änh BH

ù a o h T T

2 Le änh BH

ùn a b n ô ñ

3 Chöông trình caäp nhaät TT chính v Caäp nhaät TT chính. v In nhaät kyù baùn haøng. v In nghieäp vuï ghi soå

haøng

Giaáy GH

caùi.

v In hoaù ñôn.

Ñoái chieáu, so saùnh chö ùng tö ø

Xuaát kho, chuyeån BP gö ûi haøng

Nhaät kyù baùn haøng

3 Soå caùi

Giaáy GH

Laäp hoaù ñôn

Le änh BH2

2 Leänh BH

N

Phaûi thu

2

3 N

2 1 Hoaù ñôn

KH

Automating the Revenue Cycle

• Authorizations and data access can be performed

through computer screens.

• There is a decrease in the amount of paper. • The manual journals and ledgers are changed to

•

disk or tape transaction and master files. Input is still typically from a hard copy document and goes through one or more computerized processes.

• Processes store data in electronic files (the tape or disk) or prepare data in the form of a hardcopy report.

Automating the Revenue Cycle

• Revenue cycle programs can include:

–

formatted screens for collecting data

– edit checks on the data entered

–

instructions for processing and storing the data

– security procedures (passwords or user IDs) – steps for generating and displaying output • To understand files, you must consider the record design

and layout.

• The documents and the files used as input sources must contain the data necessary to generate the output reports.

Computer-Based Accounting Systems

• CBAS technology can be viewed as a

continuum with two extremes: – automation - use technology to improve

efficiency and effectiveness

– reengineering – use technology to

restructure business processes and firm organization

Example: Automated Batch Sales

Reengineering Sales Order Processing Using Real-Time Technology • Manual procedures and physical documents are

replaced by interactive computer terminals.

• Real time input and output occurs, with some master

files still being updated using batches. – Real-time - entry of customer order, printout of stock release,

packing slip and bill of lading; update of credit file, inventory file, and open sales orders file

– Batch - printout of invoice, update of closed sales order (journal),

accounts receivable and general ledger control account

Real-time Sales Order

Advantages of Real-Time Processing

• Shortens the cash cycle of the firm by

reducing the time between the order date and billing date

• Better inventory management which can lead

to a competitive advantage

• Fewer clerical errors, reducing incorrect

items being shipped and bill discrepancies

• Reduces the amount of expensive paper

documents and their storage costs

Reengineered Cash Receipts

• The mail room is a frequent target for

reengineering.

• Companies send their customers preprinted

envelopes and remittance advices.

• Upon receipt, these envelopes are scanned to

provides a control procedure against theft.

• Machines are open the envelopes, scan remittance

advices and checks, and separate the checks.

• Artificial intelligence may be used to read

handwriting, such as remittance amounts and signatures.

Automated Cash Receipts

Point-of-Sale Systems

• Point of sale systems are used extensively in

retail establishments. – Customers pick the inventory from the shelves and

take them to a cashier.

• The clerk scans the universal product code

(UPC). The POS system is connected to an inventory file, where the price and description are retrieved. – The inventory levels are updated and reorder needs

can immediately be detected.

Point-of-Sale Systems

•

• The system computes the amount due. Payment is either cash, check, ATM or credit card in most cases. – No accounts receivables If checks, ATM or credit cards are used, an on-line link to receive approval is necessary.

• At the end of the day or a cashier’s shift, the money and receipts in the drawer are reconciled to the internal cash register tape or a printout from the computer’s database. – Cash over and under must be recorded

Computerized POS

Reengineering Using EDI

• EDI helps to expedite transactions. • The customer’s computer:

– determines that inventory is needed – selects a supplier with whom the business has a

formal business agreement

– dials the supplier’s computer and places the

order

• The exchange is completely automated. – No human intervention or management

EDI System

Company A

Company B Sales Order System

Purchases System

Application Software

Direct Connection

EDI Translation Software EDI Translation Software

Communications Software Communications Software

Other Mailbox

VAN

Company A’s mailbox Company B’s mailbox

Other Mailbox

Reengineering Using the Internet

• Typically, no formal business agreements

exist as they do in EDI.

• Most orders are made with credit cards. • Mainly done with e-mail systems, and thus

a turnaround time is necessary

–

Intelligent agents are needed to eliminate this time lag.

• Security and control over data is a concern

with Internet transactions.

CBAS Control Considerations

• Authorization - in real-time systems,

authorizations are automated – Programmed decision rules must be closely

monitored.

• Segregation of Functions - consolidation

of tasks by the computer is common – Protect the computer programs – Coding, processing, and maintenance should

be separated.

CBAS Control Considerations

• Supervision - in POS systems, the cash register’s internal tape or database is an added form of supervision

• Access Control - magnetic records are

vulnerable to both authorized and unauthorized exposure and should be protected – Must have limited file accessibility – Must safeguard and monitor computer programs

CBAS Control Considerations

• Accounting Records - rest on reliability and security of

stored digitalized data – Accountants should be skeptical about the accuracy of

hard-copy printouts.

– Backups - the system needs to ensure that backups

of all files are continuously kept

•

Independent Verification – consolidating accounting tasks under one computer program can remove traditional independent verification controls. To counter this problem: – perform batch control balancing after each run – produce management reports and summaries for end

users to review

ộ ố ủ

ườ

ng g p & c ch ki m ơ

ế ể

ặ

M t s r i ro th ng ng soát t ứ ươ

•

ề

ượ

ả

ả ề

c ti n (do khách ư

ề

ị

ụ

ứ

ế

Bán hàng nh ng không thu đ ư hàng không có kh năng tr ti n hay có ti n nh ng không ch u tr ) ả + Đánh giá uy tín + Duy t h n m c tín d ng ệ ạ + Phân tích tu i nổ ợ + N u bán hàng l n đ u ầ ầ • Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chi

t ch u

ế

ấ

+ Phê duy t giá bán ệ + C p nh t giá m i ớ ậ

ậ

ộ ố ủ

ườ

ng g p & c ch ki m ơ

ế ể

ặ

M t s r i ro th ng ng soát t ứ ươ

•

ồ

ậ

ướ

c khi ch p nh n ấ

ọ

ồ

•

ẩ

ấ

ệ

ẩ

ế

ặ

ố

Giao hàng trễ + Ki m tra t n kho tr ể đ n hàng + Theo dõi đ n đ t hàng t n đ ng ặ Giao hàng sai quy cách, ph m ch t, s ố ngượ l + Khách hàng ký duy t m u hàng + Đ i chi u đ n đ t hàng + Khách hàng ký bao bì giao nh n hàng

ậ

ộ ố ủ

ườ

ng g p & c ch ki m ơ

ế ể

ặ

M t s r i ro th ng ng soát t ứ ươ

•

ặ

ế

ơ ơ

•

ụ

ố

ị ạ ế

ố

Phát hành hoá đ n sai + Phê duy t hoá đ n ệ + Đ i chi u hoá đ n v i đ n đ t hàng và phi u ớ ơ ế ố xu t kho ấ Ti n bán hàng b l m d ng : ề + Đ nh kỳ đ i chi u công n ợ ị + Th + Ng

ố ư i ghi chép thu ti n

ng xuyên đ i chi u s d ngân hàng ế i thu ti n khác ng ề ườ

ườ ườ

ụ bán hàng đi u chuy n v KT ghi

ề • Sai sót trong ghi chép nghi p vệ ừ

ứ

ề

ể

ề

ớ ố

ấ

ồ

+ Các ch ng t chép + Đ i chi u s bán hàng v i s xu t hàng t n kho ố + Đ i chi u s thu ti n v i b ng kê ngân hàng ố

ớ ả

ế ế

ố ố

ề

Ki m soát trong chu trình doanh thu

ể

ụ

ể

M c tiêu ki m soát • Ki m soát nghi p v : Ki m soát quá trình th c hi n ể

ự

ệ

ể

ạ ộ

ạ ộ ệ

ề ượ

ệ ề

c xét duy t ệ c th c hi n đúng đ i ố

ệ

ụ các ho t đ ng trong chu trình doanh thu – T t c các ho t đ ng trong chu trình đ u đ ượ – T t c các nghi p v xét duy t đ u đ ự ụ ng khách hàng, hàng hóa liên quan

ấ ả ấ ả ượ ả

ệ

ề

ạ ộ

ệ

ả

ể

ạ ộ

ợ ệ

– B o v hàng hóa, ti n trong chu trình – Các ho t đ ng h u hi u và hi u qu ữ • Ki m soát ghi nh n, x lý thông tin ậ ệ ệ

ạ ộ

ậ ậ

ệ ử – Ghi chép, nh p li u đ y đ n i dung các ho t đ ng h p l ủ ộ ầ – Ghi chép, nh p li u chính xác các ho t đ ng – C p nh t thông tin đúng khách hàng, hàng hóa

ậ

Các ho t đ ng ki m soát

ạ ộ

ể

Rủi ro

Ảnh hưởng

Thủ tục KS

Click icon to add table

Hoạt động xử lý đơn đặt hàng

Chấp nhận đơn hàng từ

Ko thu nợ được

Tách biệt chức năng xét

KH không có khả năng

Lỗ do nợ khó đòi

duyệt và bán hàng

thanh toán

Cập nhật chính xác số dư

Chấp nhận bán mặt

Hợp đồng không

Lập danh mục hàng hóa

hàng cty không có khả

được thực hiện

để bán

năng cung cấp

Ảnh hưởng đến uy

Theo dõi chính xác tình

tín cty

trạng hàng hóa

Ghi nhận sai thông tin

Bán sai hàng hóa

Ghi nhận yêu cầu của KH

hàng hóa, khách hàng

Giao sai khách

bằng chứng từ

hàng

Kiểm soát nhập liệu

Các ho t đ ng ki m soát

ạ ộ

ể

Rủi ro

Ảnh hưởng

Thủ tục KS

Click icon to add table Hoạt động xuất kho – giao hàng

Xuất kho, giao hàng

Mất hàng

Yêu cầu phải có LBH

không được xét duyệt

Tách biệt xét duyệt, bán

hàng, thủ kho, giao hàng

Xuất kho, giao hàng sai

Không đáp ứng yêu

Đối chiếu với phiếu kho,

mặt hàng, số lượng

cầu của KH

phiếu đóng gói, phiếu

giao hàng

Giao hàng sai địa điểm,

Giao hàng trễ, phát

Đối chiếu phiếu giao

thời gian

sinh chi phí VC

hàng, vận đơn với LBH

Mất hàng trong quá trình

Mất tài sản

Kiểm soát truy cập

xuất kho, giao hàng

Ghi nhận đầy đủ thông tin

các cá nhân liên quan

Kiểm kê hàng tồn kho

Các ho t đ ng ki m soát

ạ ộ

ể

Rủi ro

Ảnh hưởng

Thủ tục KS

Click icon to add table Hoạt động lập hóa đơn theo dõi nợ

Lập hóa đơn cho nghiệp

Mất hàng, tiền

Đối chiếu LBH, PXK, PGH

vụ bán hàng không hợp

khi lập hđơn

lệ

Tạo DS khách hàng hợp

lệ

Không lập hóa đơn cho

Không ghi nhận

Tách biệt giao hàng và lập

hàng hóa đã giao KH

doanh thu, phải thu

hóa đơn

Đánh số ctừ GH, vận đơn

Đối chiếu định kì vận đơn

và HĐ

Thông tin hóa đơn sai

KH không chấp

Đối chiếu, sử dụng dữ liệu

(SL, mặt hàng, KH…)

nhận thanh toán

của LBH, PXK, PGH

Dthu, phải thu bị sai

Kiểm soát nhập liệu

Ghi nhận, cập nhật sai

Nhầm lẫn trong thu

Đối chiếu tổng hợp và chi

nợ phải thu (số tiền, tên

hồi nợ

tiết

KH..

Mất tiền bán hàng

Đối chiếu định kì với KH

Các ho t đ ng ki m soát

ạ ộ

ể

Rủi ro

Ảnh hưởng

Thủ tục KS

Hoạt động Thu tiền Click icon to add table Tham ô tiền, gian lận

Mất tài sản

Tách biệt chức năng thủ

lapping

Đánh giá sai nợ

quỹ, xét duyệt và phải thu

phải thu

Thanh toán qua NH (hạn

chế giao dịch tiền)

Kiểm kê quỹ

Không ghi nhận hoặc

Đánh giá sai nợ

Đối chiếu nợ định kì với KH

ghi nhiều lần nghiệp vụ

phải thu,

Theo dõi nợ từng hóa đơn

thanh toán của KH

Ảnh hưởng đến KH

Kiểm soát nhập liệu

Ghi nhận thanh toán

Đánh giá sai TK

Đối chiếu TB trả tiền với ctừ

không đúng hóa đơn,

tiền, nợ phải thu KH

thanh toán

khách hàng, số tiền,

Đối chiếu nợ định kì với KH

TK…

Kiểm soát nhập liệu 74

Xóa nợ, giảm nợ không

Mất tài sản (giảm

Tách biệt xét duyệt và theo

được xét duyệt

nợ phải thu)

dõi nợ phải thu

Lập các ctừ điều chỉnh

Ki m soát nh p li u

ệ

ể

ậ

Tên chứng từ / dữ Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu liệu nhập

Click icon to add table Chọn

Đơn đặt hàng của Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số

KH DS hạn đủ dấu định động liệu học lý

X

x

Số ĐĐH

X

x

Ngày đặt hàng

X

x

Ngày giao hàng

X

Mã KH

X

Tên KH

X

Địa chỉ KH

X

Nhân viên BH

X

Mã hàng

X

Tên hàng

X

Số lượng

x

Đơn giá

X

x

Thành tiền

Ki m soát nh p li u

ệ

ể

ậ

Click icon to add table

Tên chứng từ / dữ Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu liệu nhập

Lệnh bán hàng Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số

DS hạn đủ dấu định động liệu học lý

X X X Số lệnh BH

X X X X X Ngày

X X X Số ĐĐH

X X Mã KH

X X Tên KH

X X Địa chỉ KH

X X Mã hàng

X X Tên hàng

X X X X X Số lượng

X X X Đơn giá

X 76 X X X Thành tiền

Ki m soát nh p li u

ệ

ể

ậ

Tên chứng từ / dữ Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu liệu nhập

Click icon to add table Phiếu giao hàng Chọn

Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số

DS hạn đủ dấu định động liệu học lý

X Số phiếu X X

X X Ngày giao X X

Số lệnh BH X X

Mã KH X X

Tên KH X X

Địa chỉ KH X X

Đơn vị vận tải X

Mã hàng X X

Tên hàng X X

Số lượng đặt X X X

Số lượng giao X X X

Ki m soát nh p li u

ệ

ể

ậ

Tên chứng từ / dữ Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu liệu nhập

Click icon to add table Chọn

Phiếu xuất kho Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số

DS lý hạn đủ dấu định động liệu học

Số phiếu X X X

Ngày xuất X X X X

Mã kho X X

Tên kho X X

Số lệnh BH X X

Người xuất X X

Người nhận X X

Mã hàng X X X

Tên hàng X X

Số lượng đặt X X X X X

Số lượng xuất X X X X

Giá xuất X X X X

Ki m soát nh p li u

ệ

ể

ậ

Tên chứng từ / dữ Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu liệu nhập

Click icon to add table Chọn

Phiếu xuất kho Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số

DS lý hạn đủ dấu định động liệu học

Tài khoản nợ X X X X

Tài khoản có X X X X

X X Thành tiền X X

Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ

liệu nhập

Hóa đơn BH Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số

DS lý hạn đủ dấu định động liệu học

Số Hóa đơn X X X

Ngày Hóa đơn X X X X

Số lệnh BH X X

Khách hàng X X

Địa chỉ X X

Ki m soát nh p li u

ệ

ể

ậ

Click icon to add table

Tên chứng từ / dữ Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu liệu nhập

Hóa đơn BH Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số

DS lý hạn đủ dấu định động liệu học

Số phiếu xuất X X

Điều khoản TT X X X

Ngày ttoán X X X X

Mã hàng X X

Tên hàng X X

Số lượng X X

Đơn giá X X X X

Thành tiền X X X

TK nợ/có X X X X

Thuế VAT X X X X 80

Tổng cộng X X

Ki m soát nh p li u

ệ

ể

ậ

Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ Click icon to add table liệu nhập

Phiếu thu Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số

DS hạn đủ dấu định động liệu học lý

Số phiếu thu X X X

Ngày chứng từ X X X X X

KH ttoán X X

Người nhận X X X

Số hóa đơn X X X

Số tiền nợ X X

Số tiền ttoán X X X X X

TK nợ/có X X X

Mã chi tiết X X

Tổng cộng X X X X

Bài t p 1ậ

t đ h n ch các

ể

ủ ụ

ộ ộ

ế ể ạ

ế

ậ

Các th t c ki m soát n i b nào c n thi ầ r i ro trong Chu trình doanh thu sau: ủ • a. Ghi nh n bán hàng sai KH do nh p sai mã KH • b. M t kho n bán ch u cho 1 khách hàng có 1 kho n n 4

ả

ợ

ộ

ị

i không có

ụ

ệ

ả ạ

ả tháng ch a thanh toán ệ

ự

• c. Th c hi n ghi nh n 1 nghi p v hàng tr l ậ ề

ự