H NG D NƯỚ Ẫ
CH NH LÝ TÀI LI U HÀNH CHÍNHỈ Ệ
(Ban hành theo Công văn s 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 c aố ủ
C c Văn th và L u tr nhà n c)ụ ư ư ữ ướ
I. H NG D N CHUNG ƯỚ Ẫ
1. Đ i t ng và ph m vi áp d ngố ượ ạ ụ
- H ng d n này đ c áp d ng đ ch nh lý các phông ho c kh i tài li u hànhướ ẫ ượ ụ ể ỉ ặ ố ệ
chính ti ng Vi t đ c hình thành trong quá trình ho t đ ng c a các c quan nhà n c,ế ệ ượ ạ ộ ủ ơ ướ
t ch c chính tr -xã h i, t ch c xã h i, t ch c xã h i-ngh nghi p, t ch c kinh t ,ổ ứ ị ộ ổ ứ ộ ổ ứ ộ ề ệ ổ ứ ế
đ n v vũ trang nhân dân (sau đây g i chung là c quan, t ch c) t i l u tr l ch s cácơ ị ọ ơ ổ ứ ạ ư ữ ị ử
c p và l u tr hi n hành c a các c quan, t ch c.ấ ư ữ ệ ủ ơ ổ ứ
- Khi ch nh lý tài li u hành chính ti ng Pháp thu c th i kỳ Pháp thu c Vi tỉ ệ ế ộ ờ ộ ở ệ
Nam và Đông D ng, tài li u khoa h c và công ngh , tài li u xây d ng c b n, tài li uươ ệ ọ ệ ệ ự ơ ả ệ
xu t x cá nhân, có th v n d ng H ng d n này nh ng c n đ c b sung cho phùấ ứ ể ậ ụ ướ ẫ ư ầ ượ ổ
h p v i đ c thù c a m i lo i hình tài li u. ợ ớ ặ ủ ỗ ạ ệ
- Tài li u phim, nh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh và tài li uệ ả ệ
trên các v t mang tin khác không thu c ph m vi áp d ng c a H ng d n này. ậ ộ ạ ụ ủ ướ ẫ
2. Khái ni m, m c đích, yêu c u ch nh lýệ ụ ầ ỉ
a) Khái ni m:ệ
Ch nh lý tài li u là t ch c l i tài li u theo m t ph ng án phân lo i khoa h c,ỉ ệ ổ ứ ạ ệ ộ ươ ạ ọ
trong đó ti n hành ch nh s a hoàn thi n, ph c h i ho c l p m i h s ; xác đ nh giá tr ;ế ỉ ử ệ ụ ồ ặ ậ ớ ồ ơ ị ị
h th ng hoá h s , tài li u và làm các công c tra c u đ i v i phông ho c kh i tài li uệ ố ồ ơ ệ ụ ứ ố ớ ặ ố ệ
đ a ra ch nh lý.ư ỉ
b) M c đích:ụ
- T ch c s p x p h s , tài li u c a phông ho c kh i tài li u đ a ra ch nh lýổ ứ ắ ế ồ ơ ệ ủ ặ ố ệ ư ỉ
m t cách khoa h c t o đi u ki n thu n l i cho công tác qu n lý, b o qu n và khai thác,ộ ọ ạ ề ệ ậ ợ ả ả ả
s d ng tài li u;ử ụ ệ
- Lo i ra nh ng tài li u h t giá tr đ tiêu hu , qua đó, góp ph n nâng cao hi uạ ữ ệ ế ị ể ỷ ầ ệ
qu s d ng kho tàng và trang thi t b , ph ng ti n b o qu n.ả ử ụ ế ị ươ ệ ả ả
c) Yêu c u: ầ
Tuỳ theo đi u ki n c th c a t ng c quan, t ch c (kinh phí, th i gian, nhânề ệ ụ ể ủ ừ ơ ổ ứ ờ
l c, trình đ cán b , c s v t ch t) và tình hình kh i tài li u đ a ra ch nh lý (m c đự ộ ộ ơ ở ậ ấ ố ệ ư ỉ ứ ộ
phân lo i, l p h s ) mà th c hi n ch nh lý hoàn ch nh ho c m t s công đo n c a quyạ ậ ồ ơ ự ệ ỉ ỉ ặ ộ ố ạ ủ
trình ch nh lý (ch nh lý s b ).ỉ ỉ ơ ộ
Tài li u sau khi ch nh lý hoàn ch nh ph i đ t đ c các yêu c u sau:ệ ỉ ỉ ả ạ ượ ầ
- Phân lo i và l p thành h s hoàn ch nh;ạ ậ ồ ơ ỉ
- Xác đ nh th i h n b o qu n cho h s , tài li u đ i v i l u tr hi n hành; xácị ờ ạ ả ả ồ ơ ệ ố ớ ư ữ ệ
đ nh tài li u c n b o qu n vĩnh vi n và tài li u h t giá tr c n lo i ra đ tiêu hu đ iị ệ ầ ả ả ễ ệ ế ị ầ ạ ể ỷ ố
v i l u tr l ch s ;ớ ư ữ ị ử
- H th ng hoá h s , tài li u;ệ ố ồ ơ ệ
- L p các công c tra c u: m c l c h s , tài li u; c s d li u và công c traậ ụ ứ ụ ụ ồ ơ ệ ơ ở ữ ệ ụ
c u khác ph c v cho vi c qu n lý, tra c u s d ng;ứ ụ ụ ệ ả ứ ử ụ
- L p danh m c tài li u h t giá tr lo i ra đ tiêu hu .ậ ụ ệ ế ị ạ ể ỷ
3. Nguyên t c ch nh lý:ắ ỉ
- Không phân tán phông l u tr . Tài li u c a t ng đ n v hình thành phông ph iư ữ ệ ủ ừ ơ ị ả
đ c ch nh lý và s p x p riêng bi t;ượ ỉ ắ ế ệ
- Khi phân lo i, l p h s (ch nh s a hoàn thi n, ph c h i ho c l p m i h s ),ạ ậ ồ ơ ỉ ử ệ ụ ồ ặ ậ ớ ồ ơ
ph i tôn tr ng s hình thành tài li u theo trình t theo dõi, gi i quy t công vi c. ả ọ ự ệ ự ả ế ệ
- Tài li u sau khi ch nh lý ph i ph n ánh đ c các ho t đ ng c a c quan, tệ ỉ ả ả ượ ạ ộ ủ ơ ổ
ch c hình thành tài li u; s liên h lôgíc và l ch s c a tài li u.ứ ệ ự ệ ị ử ủ ệ
II. CHU N B CH NH LÝ Ẩ Ị Ỉ
1. Giao nh n tài li u ậ ệ
- Đ i v i nh ng l u tr l ch s và l u tr hi n hành có b ph n qu n lý khoố ớ ữ ư ữ ị ử ư ữ ệ ộ ậ ả
riêng và b ph n ch nh lý tài li u riêng thì khi xu t tài li u ra kh i kho đ ch nh lý ph iộ ậ ỉ ệ ấ ệ ỏ ể ỉ ả
ti n hành giao nh n tài li u. S l ng tài li u giao nh n đ c tính b ng mét giá; riêngế ậ ệ ố ượ ệ ậ ượ ằ
đ i v i các phông ho c kh i tài li u đã đ c l p h s s b , ph i ghi rõ s l ng c p,ố ớ ặ ố ệ ượ ậ ồ ơ ơ ộ ả ố ượ ặ
h p và s l ng h s ho c đ n v b o qu n. ộ ố ượ ồ ơ ặ ơ ị ả ả
- Vi c giao nh n tài li u ph i đ c l p thành biên b n theo m u đính kèm (Phệ ậ ệ ả ượ ậ ả ẫ ụ
l c 1).ụ
2. V sinh s b và v n chuy n tài li u v đ a đi m ch nh lý ệ ơ ộ ậ ể ệ ề ị ể ỉ
Đ h n ch tác h i do b i b n t tài li u gây ra đ i v i ng i th c hi n, tr cể ạ ế ạ ụ ẩ ừ ệ ố ớ ườ ự ệ ướ
khi ch nh lý c n ti n hành v sinh s b tài li u b ng cách dùng các lo i ch i lông thíchỉ ầ ế ệ ơ ộ ệ ằ ạ ổ
h p đ quét, ch i b i b n trên c p, h p ho c bao gói tài li u, sau đó đ n t ng t p tàiợ ể ả ụ ẩ ặ ộ ặ ệ ế ừ ậ
li u. ệ
Khi v sinh và v n chuy n tài li u c n l u ý tránh làm xáo tr n tr t t s p x pệ ậ ể ệ ầ ư ộ ậ ự ắ ế
các c p, h p ho c bao gói tài li u cũng nh các h s hay các t p tài li u trong m iặ ộ ặ ệ ư ồ ơ ậ ệ ỗ
c p, h p ho c bao gói; đ ng th i, không làm h h i tài li u.ặ ộ ặ ồ ờ ư ạ ệ
3. Kh o sát tài li uả ệ
a) M c đíchụ, yêu c u ầ
- M c đích c a vi c kh o sát tài li u là nh m thu th p thông tin c n thi tụ ủ ệ ả ệ ằ ậ ầ ế v tìnhề
hình c a phông ho c kh i tài li u đ a ra ch nh lý,ủ ặ ố ệ ư ỉ làm c s cho vi c biên so n các vănơ ở ệ ạ
b n h ng d n ch nh lý; l p k ho ch và ti n hành s u t m, thu th p nh ng tài li uả ướ ẫ ỉ ậ ế ạ ế ư ầ ậ ữ ệ
ch y u còn thi u đ b sung cho phông và th c hi n ch nh lý tài li u đ t yêu c uủ ế ế ể ổ ự ệ ỉ ệ ạ ầ
nghi p v đ t ra.ệ ụ ặ
- Yêu c u kh o sát tài li u là ph i xác đ nh rõ nh ng v n đ sau:ầ ả ệ ả ị ữ ấ ề
+ Tên phông; gi i h n th i gian: th i gian s m nh t và mu n nh t c a tài li uớ ạ ờ ờ ớ ấ ộ ấ ủ ệ
trong phông ho c kh i tài li u đ a ra ch nh lý;ặ ố ệ ư ỉ
+ Kh i l ng tài li u đ a ra ch nh lý: s mét giá; s c p, gói tài li u và s l ngố ượ ệ ư ỉ ố ố ặ ệ ố ượ
h s , đ n v b o qu n (đ i v i tài li u đã đ c l p h s s b );ồ ơ ơ ị ả ả ố ớ ệ ượ ậ ồ ơ ơ ộ
+ Thành ph n tài li u: tài li u hành chính bao g m nh ng lo i văn b n, gi y tầ ệ ệ ồ ữ ạ ả ấ ờ
ch y u gì; ngoài ra, trong phông ho c kh i tài li u đ a ra ch nh lý còn có nh ng lo i tàiủ ế ặ ố ệ ư ỉ ữ ạ
li u gì (tài li u k thu t, phim nh ghi âm...); … ệ ệ ỹ ậ ả
+ N i dung c a tài li u: tài li u c a nh ng đ n v hay thu c v nh ng m t ho tộ ủ ệ ệ ủ ữ ơ ị ộ ề ữ ặ ạ
đ ng nào; nh ng lĩnh v c, v n đ ch y u và s ki n quan tr ng trong ho t đ ng c aộ ữ ự ấ ề ủ ế ự ệ ọ ạ ộ ủ
c quan, đ n v hình thành phông đ c ph n ánh trong tài li u;ơ ơ ị ượ ả ệ
+ Tình tr ng c a phông ho c kh i tài li u đ a ra ch nh lý: ạ ủ ặ ố ệ ư ỉ
M c đ thi u đ c a phông ho c kh i tài li u;ứ ộ ế ủ ủ ặ ố ệ
M c đ x lý v nghi p v : phân lo i l p h s , xác đ nh giá tr …;ứ ộ ử ề ệ ụ ạ ậ ồ ơ ị ị
Tình tr ng v t lý c a phông ho c kh i tài li u;ạ ậ ủ ặ ố ệ
+ Tình tr ng công c th ng kê, tra c u.ạ ụ ố ứ
b) Trình t ti n hành:ự ế
B c 1:ướ Nghiên c u biên b n, m c l c h s , tài li u giao n p t đ n v , cáứ ả ụ ụ ồ ơ ệ ộ ừ ơ ị
nhân vào l u tr đ n m đ c thông tin ban đ u v tài li u. ư ữ ể ắ ượ ầ ề ệ
B c 2:ướ Tr c ti p xem xét kh i tài li u. N u có nhi u ng i cùng tham gia thìự ế ố ệ ế ề ườ
phân công m i ng i kh o sát m t ph n.ỗ ườ ả ộ ầ
B c 3:ướ T p h p thông tin và vi t báo cáo k t qu kh o sát theo Đ c ng biênậ ợ ế ế ả ả ề ươ
so n đính kèm (Ph l c 2).ạ ụ ụ
4. Thu th p, b sung tài li uậ ổ ệ
Qua kh o sát tài li u, n u phát hi n thành ph n tài li u c a phông còn thi u, c nả ệ ế ệ ầ ệ ủ ế ầ
ti n hành thu th p, b sung tr c khi th c hi n ch nh lý. Ph m vi và thành ph n tài li uế ậ ổ ướ ự ệ ỉ ạ ầ ệ
c n thu th p, b sung đ c xác đ nh căn c các y u t sau:ầ ậ ổ ượ ị ứ ế ố
- M c đích, yêu c u và ph m vi gi i h n tài li u đ a ra ch nh lý;ụ ầ ạ ớ ạ ệ ư ỉ
- Báo cáo k t qu kh o sát tài li u;ế ả ả ệ
- Ch c năng, nhi m v c a c quan, t ch c - đ n v hình thành phông, c a cácứ ệ ụ ủ ơ ổ ứ ơ ị ủ
đ n v , b ph n và nhi m v c a các cá nhân liên quan;ơ ị ộ ậ ệ ụ ủ
- S đăng ký văn b n đi, đ n;ổ ả ế
- Biên b n giao nh n tài li u c a các đ n v , b ph n và cá nhân (n u có).ả ậ ệ ủ ơ ị ộ ậ ế
Ngu n b sung tài li u t : th tr ng c quan, đ n v ; các đ n v , cá nhân đ cồ ổ ệ ừ ủ ưở ơ ơ ị ơ ị ượ
giao gi i quy t công vi c; nh ng ng i đã ngh h u ho c chuy n công tác; c quan, tả ế ệ ữ ườ ỉ ư ặ ể ơ ổ
ch c c p trên ho c c quan, t ch c tr c thu c...ứ ấ ặ ơ ổ ứ ự ộ
5. Biên so n các văn b n h ng d n ch nh lý và l p k ho ch ch nh lý ạ ả ướ ẫ ỉ ậ ế ạ ỉ
5.1. Biên so n b n l ch s đ n v hình thành phông và l ch s phôngạ ả ị ử ơ ị ị ử
L ch s đ n v hình thành phôngị ử ơ ị là b n tóm t t l ch s v t ch c và ho t đ ngả ắ ị ử ề ổ ứ ạ ộ
c a đ n v hình thành phông ho c kh i tài li u. ủ ơ ị ặ ố ệ
L ch s phôngị ử là b n tóm t t tình hình, đ c đi m c a phông tài li u.ả ắ ặ ể ủ ệ
- B n l ch s đ n v hình thành phông và l ch s phông ph i đ c biên so n chiả ị ử ơ ị ị ử ả ượ ạ
ti t, đ y đ khi t ch c ch nh lý l n đ u; nh ng l n ch nh lý sau ch c n b sung thôngế ầ ủ ổ ứ ỉ ầ ầ ữ ầ ỉ ỉ ầ ổ
tin v s thay đ i trong t ch c và ho t đ ng c a đ n v hình thành phông và v kh iề ự ổ ổ ứ ạ ộ ủ ơ ị ề ố
tài li u đ a ra ch nh lý nh m m c đích: ệ ư ỉ ằ ụ
+ Làm căn c cho vi c xây d ng k ho ch ch nh lý phù h p;ứ ệ ự ế ạ ỉ ợ
+ Làm căn c cho vi c biên so n các văn b n h ng d n nghi p v c th trongứ ệ ạ ả ướ ẫ ệ ụ ụ ể
ch nh lý nh : h ng d n phân lo i, l p h s ; h ng d n xác đ nh giá tr tài li u vàỉ ư ướ ẫ ạ ậ ồ ơ ướ ẫ ị ị ệ
ph ng án phân lo i tài li u; ươ ạ ệ
+ Giúp cho nh ng ng i tham gia th c hi n ch nh lý n m b t m t cách khái quátữ ườ ự ệ ỉ ắ ắ ộ
v l ch s và ho t đ ng c a đ n v hình thành phông và v tình hình c a phông ho cề ị ử ạ ộ ủ ơ ị ề ủ ặ
kh i tài li u đ a ra ch nh lý.ố ệ ư ỉ
- Khi biên so n các văn b n này, c n tham kh o t li u liên quan v đ n v vàạ ả ầ ả ư ệ ề ơ ị
v phông tài li u sau:ề ệ
+ Các văn b n quy ph m pháp lu t và các văn b n khác v vi c thành l p, chiaả ạ ậ ả ề ệ ậ
tách, sáp nh p…; quy đ nh ch c năng, nhi m v , quy n h n và c c u t ch c c a đ nậ ị ứ ệ ụ ề ạ ơ ấ ổ ứ ủ ơ
v hình thành phông và các đ n v c u thành; ị ơ ị ấ
+ Các văn b n quy đ nh v quan h , l l i làm vi c và ch đ công tác văn thả ị ề ệ ề ố ệ ế ộ ư
c a đ n v hình thành phông;ủ ơ ị
+ Các biên b n giao nh n tài li u; m c l c h s , tài li u n p l u; s sách th ngả ậ ệ ụ ụ ồ ơ ệ ộ ư ổ ố
kê tài li u và s đăng ký văn b n đi, đ n;ệ ổ ả ế
+ Báo cáo k t qu kh o sát tài li u;ế ả ả ệ
+ Các t li u khác có liên quan.ư ệ
- Ngoài ra, có th thu th p thông tin c n thi t t các cán b , công ch c, viên ch cể ậ ầ ế ừ ộ ứ ứ
trong c quan, đ n v .ơ ơ ị
B n l ch s đ n v hình thành phông và l ch s phông có th biên so n riêng ho cả ị ử ơ ị ị ử ể ạ ặ
g p làm m t, bao g m 2 ph n v i nh ng n i dung c th theo Đ c ng biên so n đínhộ ộ ồ ầ ớ ữ ộ ụ ể ề ươ ạ
kèm (Ph l c 3).ụ ụ
5.2. Biên so n b n h ng d n phân lo i, l p h sạ ả ướ ẫ ạ ậ ồ ơ
H ng d n phân lo i, l p h s ướ ẫ ạ ậ ồ ơ là b n h ng d n phân chia tài li u c a phôngả ướ ẫ ệ ủ
ho c kh i tài li u đ a ra ch nh lý thành các nhóm l n, nhóm v a, nhóm nh theo m tặ ố ệ ư ỉ ớ ừ ỏ ộ
ph ng án phân lo i nh t đ nh và ph ng pháp l p h s ; đ c dùng làm căn c đươ ạ ấ ị ươ ậ ồ ơ ượ ứ ể
nh ng ng i tham gia ch nh lý th c hi n vi c phân lo i tài li u, l p h s và h th ngữ ườ ỉ ự ệ ệ ạ ệ ậ ồ ơ ệ ố
hoá h s toàn phông đ c th ng nh t. ồ ơ ượ ố ấ
Ph ng án phân lo i tài li uươ ạ ệ là b n d ki n phân chia tài li u thành các nhóm vàả ự ế ệ
tr t t s p x p các nhóm tài li u c a phông.ậ ự ắ ế ệ ủ
N i dung b n h ng d n phân lo i, l p h sộ ả ướ ẫ ạ ậ ồ ơ
B n h ng d n phân lo i, l p h s bao g m 2 ph n chính: h ng d n phânả ướ ẫ ạ ậ ồ ơ ồ ầ ướ ẫ
lo i tài li u và h ng d n l p h s (Đ c ng biên so n đính kèm - Ph l c 4)ạ ệ ướ ẫ ậ ồ ơ ề ươ ạ ụ ụ
a) Ph n 1. H ng d n phân lo i tài li u ầ ướ ẫ ạ ệ
N i dung c a ph n này bao g m ph ng án phân lo i tài li u và nh ng h ngộ ủ ầ ồ ươ ạ ệ ữ ướ
d n c th trong quá trình phân chia tài li u c a phông ho c kh i tài li u đ a ra ch nh lýẫ ụ ể ệ ủ ặ ố ệ ư ỉ
thành các nhóm l n, nhóm v a, nhóm nh hay đ a tài li u vào các nhóm thích h p. ớ ừ ỏ ư ệ ợ
- Vi c l a ch n và xây d ng ph ng án phân lo i tài li u đ i v i phông ho cệ ự ọ ự ươ ạ ệ ố ớ ặ
kh i tài li u đ a ra ch nh lý đ c ti n hành trên c s v n d ng các nguyên t c,ố ệ ư ỉ ượ ế ơ ở ậ ụ ắ
ph ng pháp phân lo i tài li u phông l u tr vào tình hình th c t c a phông ho c kh iươ ạ ệ ư ữ ự ế ủ ặ ố
tài li u, qua vi c nghiên c u b n l ch s đ n v hình thành phông và l ch s phông vàệ ệ ứ ả ị ử ơ ị ị ử
báo cáo k t qu kh o sát tài li u; đ ng th i, căn c yêu c u t ch c, s p x p và khaiế ả ả ệ ồ ờ ứ ầ ổ ứ ắ ế
thác s d ng tài li u sau này. Tuỳ thu c t ng phông ho c kh i tài li u c th , có thử ụ ệ ộ ừ ặ ố ệ ụ ể ể
l a ch n m t trong nh ng ph ng án phân lo i tài li u sau:ự ọ ộ ữ ươ ạ ệ
+ Ph ng án “c c u t ch c - th i gian”: áp d ng đ i v i tài li u c a đ n vươ ơ ấ ổ ứ ờ ụ ố ớ ệ ủ ơ ị
hình thành phông có c c u t ch c và ch c năng, nhi m v c a các đ n v , b ph nơ ấ ổ ứ ứ ệ ụ ủ ơ ị ộ ậ
t ng đ i rõ ràng, n đ nh; ươ ố ổ ị
+ Ph ng án “th i gian - c c u t ch c”: áp d ng đ i v i tài li u c a đ n vươ ờ ơ ấ ổ ứ ụ ố ớ ệ ủ ơ ị
hình thành phông có c c u t ch c hay thay đ i;ơ ấ ổ ứ ổ
+ Ph ng án “m t ho t đ ng - th i gian”: áp d ng đ i v i tài li u c a đ n vươ ặ ạ ộ ờ ụ ố ớ ệ ủ ơ ị
hình thành phông có c c u t ch c hay thay đ i nh ng có ch c năng, nhi m v t ngơ ấ ổ ứ ổ ư ứ ệ ụ ươ
đ i n đ nh;ố ổ ị
+ Ph ng án “th i gian - m t ho t đ ng”: áp d ng đ i v i tài li u c a đ n vươ ờ ặ ạ ộ ụ ố ớ ệ ủ ơ ị
hình thành phông có c c u t ch c và ch c năng, nhi m v hay thay đ i, không rõ ràngơ ấ ổ ứ ứ ệ ụ ổ
ho c đ i v i tài li u c a các đ n v hình thành phông ho t đ ng theo nhi m kỳ;ặ ố ớ ệ ủ ơ ị ạ ộ ệ
+ Ph ng án “v n đ - th i gian” và “th i gian - v n đ ”: áp d ng đ i v i tàiươ ấ ề ờ ờ ấ ề ụ ố ớ
li u c a đ n v hình thành phông nh , có ít tài li u; đ i v i tài li u phông l u tr cáệ ủ ơ ị ỏ ệ ố ớ ệ ư ữ
nhân và các s u t p tài li u l u tr .ư ậ ệ ư ữ
- Theo ph ng án phân lo i đã l a ch n, các nhóm l n, nhóm v a và nhóm nhươ ạ ự ọ ớ ừ ỏ
có th nh sau:ể ư
+ Theo ph ng án “c c u t ch c - th i gian”: các đ n v t ch c c a đ n vươ ơ ấ ổ ứ ờ ơ ị ổ ứ ủ ơ ị
hình thành phông; năm; các lĩnh v c ho c n i dung ho t đ ng l n c a các đ n v tự ặ ộ ạ ộ ớ ủ ơ ị ổ
ch c; ứ
+ Theo ph ng án “th i gian - c c u t ch c”: năm; các đ n v t ch c c a đ nươ ờ ơ ấ ổ ứ ơ ị ổ ứ ủ ơ
v hình thành phông; các lĩnh v c ho c n i dung ho t đ ng l n c a các đ n v t ch c;ị ự ặ ộ ạ ộ ớ ủ ơ ị ổ ứ
+ Theo ph ng án “m t ho t đ ng - th i gian”: m t ho t đ ng; năm; các lĩnhươ ặ ạ ộ ờ ặ ạ ộ
v c ho c n i dung ho t đ ng l n trong ph m vi m t m t ho t đ ng; ự ặ ộ ạ ộ ớ ạ ộ ặ ạ ộ
+ Theo ph ng án “th i gian - m t ho t đ ng”: năm; m t ho t đ ng; các lĩnhươ ờ ặ ạ ộ ặ ạ ộ
v c ho c n i dung ho t đ ng l n trong ph m vi m t m t ho t đ ng.ự ặ ộ ạ ộ ớ ạ ộ ặ ạ ộ
b) Ph n 2. H ng d n l p h sầ ướ ẫ ậ ồ ơ
N i dung ph n h ng d n l p h s bao g m:ộ ầ ướ ẫ ậ ồ ơ ồ
- H ng d n chi ti t v ph ng pháp t p h p các văn b n, tài li u theo đ cướ ẫ ế ề ươ ậ ợ ả ệ ặ
tr ng ch y u nh v n đ , tên g i c a văn b n, tác gi , c quan giao d ch, th i gianư ủ ế ư ấ ề ọ ủ ả ả ơ ị ờ
v.v.. thành h s đ i v i nh ng phông ho c kh i tài li u còn trong tình tr ng l n x n,ồ ơ ố ớ ữ ặ ố ệ ở ạ ộ ộ
ch a đ c l p h s .ư ượ ậ ồ ơ
- H ng d n ch nh s a hoàn thi n h s đ i v i nh ng phông ho c kh i tài li uướ ẫ ỉ ử ệ ồ ơ ố ớ ữ ặ ố ệ
đã đ c l p h s nh ng còn ch a chính xác, đ y đ (ch a đ t yêu c u nghi p v đ tượ ậ ồ ơ ư ư ầ ủ ư ạ ầ ệ ụ ặ
ra).
- H ng d n vi t tiêu đ h s :ướ ẫ ế ề ồ ơ
Tiêu đ h s bao g m các y u t thông tin c b n, ph n ánh khái quát n i dungề ồ ơ ồ ế ố ơ ả ả ộ
c a văn b n, tài li u có trong h s , nh ng c n ng n g n, rõ ràng, chính xác và đ củ ả ệ ồ ơ ư ầ ắ ọ ượ
th hi n b ng ngôn ng phù h p. Các y u t thông tin c b n c a tiêu đ h s th ngể ệ ằ ữ ợ ế ố ơ ả ủ ề ồ ơ ườ
g m: tên lo i văn b n, tác gi , n i dung, đ a đi m, th i gian. Tr t t các y u t trên cóồ ạ ả ả ộ ị ể ờ ậ ự ế ố
th thay đ i tuỳ theo t ng lo i h s . D i đây là m t s d ng tiêu đ h s tiêu bi u:ể ổ ừ ạ ồ ơ ướ ộ ố ạ ề ồ ơ ể
+ Tên lo i văn b n - n i dung - th i gian - tác gi : áp d ng đ i v i các h s làạ ả ộ ờ ả ụ ố ớ ồ ơ
ch ng trình, k ho ch, báo cáo công tác th ng kỳ c a c quan, ví d : ươ ế ạ ườ ủ ơ ụ
Ch ng trình, k ho ch, báo cáo công tác năm 1970 c a B V t t .ươ ế ạ ủ ộ ậ ư
K ho ch, báo cáo th c hi n k ho ch nhà n c năm 1962 c a B Côngế ạ ự ệ ế ạ ướ ủ ộ
nghi p.ệ
+ Tên lo i văn b n - tác gi - n i dung - th i gian: áp d ng đ i v i các h s làạ ả ả ộ ờ ụ ố ớ ồ ơ
ch ng trình, k ho ch, báo cáo chuyên đ , ví d : ươ ế ạ ề ụ