Prepared by Phan Ñöùc Duõng, PhD -40-
1. Baùn chòu haøng hoùa
Nhaät kyù baùn haøng (Sales Journal)
S
2. Mua chòu haøng hoùa
Nhaät kyù mua haøng (Purchases Journal)
P
3. Thu tieàn
Nhaät kyù thu tieàn (Cash Receipts Journal)
CR
4. Chi tieàn
Nhaät kyù chi tieàn (Cash Payments Journal)
CP
9.2.1 Nhaät kyù baùn haøng (Sales Journal)
Nhaät kyù baùn haøng laø nhaät kyù ñöôïc thieát keá rieâng ñeå ghi cheùp caùc nghieäp vuï
baùn chòu haøng hoùa (Neáu baùn thu tieàn thì ghi vaøo Nhaät kyù thu tieàn). Vì vaäy treân nhaät
kyù naøy ngöôøi ta quan taâm ñeán moái quan heä giöõa beân Nôï cuûa taøi khoaûn Phaûi thu
khaùch haøng vaø beân Coù cuûa taøi khoaûn Doanh thu baùn haøng.
9.2.2 Nhaät kyù mua haøng (Purchases Journal)
Kyõ thuaät ghi cheùp vaøo soå nhaät kyù mua haøng (Purchaes Journal) cuõng töông
töï nhö ñoái vôùi soå nhaät kyù baùn haøng (Sales Journal).
Nhaät kyù naøy chæ ghi cheùp vieäc mua haøng chòu cuûa nhöõng saûn phaåm haøng hoùa
duøng ñeå baùn, nghóa laø noù theå hieän moái quan heä Nôï taøi khoaûn Mua haøng vaø Coù taøi
khoaûn Phaûi traû ngöôøi baùn. Daïng nhaät kyù naøy goïi laø nhaät kyù kieåu moät coät (Single –
column journal). Ngoaøi ra doanh nghieäp coù theå choïn daïng nhaät kyù nhieàu coät
(Multicolumn journal) ñeå ghi cheùp vieäc mua chòu caùc loaïi haøng hoùa hay dòch vuï
khaùc.
9.2.3 Nhaät kyù thu tieàn (Cash Receipts Journal)
Nhaät kyù thu tieàn laø nhaät kyù duøng ñeå ghi cheùp taát caû caùc nghieäp vuï thu tieàn
(All transactions involving receipts of cash are recorded in the cash receipts
journal), vì vaäy noù quan taâm ñeán moái quan heä giöõa beân Nôï cuûa taøi khoaûn Tieàn maët
vaø beân Coù cuûa caùc taøi khoaûn khaùc.
9.2.4 Nhaät kyù chi tieàn (Cash Payments Journal)
Laø nhaät kyù theå hieän moái quan heä giöõa beân coù cuûa taøi khoaûn Tieàn maët vaø beân
Nôï cuûa caùc taøi khoaûn khaùc. Noù aùp duïng kyõ thuaät töông töï nhö ôû Nhaät kyù thu tieàn.
Prepared by Phan Ñöùc Duõng, PhD -41-
CHÖÔNG 10
KEÁ TOAÙN TIEÀN VAØ KHOAÛN PHAÛI THU
10.1 KEÁ TOAÙN TIEÀN (CASH)
10.1.1 Quaûn lyù tieàn maët
Tieàn maët thöôøng chieám tyû troïng nhoû trong toaøn boä taøi saûn cuûa coâng ty. Tuy
nhieân, nhaø quaûn trò laïi söû duïng nhieàu thôøi gian hôn ñeå quaûn lyù tieàn maët. Taïi sao nhö
vaäy? Coù nhieàu lyù do. Tröôùc heát, maëc duø soá dö tieàn maët taïi moät thôøi ñieåm coù theå
nhoû, nhöng doøng ngaân löu trong moät kyø thì raát lôùn. Khoaûn thu tieàn haøng tuaàn vaø caùc
khoaûn chi tieàn maët nhieàu laàn coù theå seõ lôùn hôn soá dö tieàn maët. Thöù hai, tieàn laø taøi
saûn coù tính thanh khoaûn cao nhaát cho neân raát haáp daãn keû troäm vaø deã bò bieån thuû.
Neáu coâng ty khoâng theo doõi doøng tieàn cuûa coâng ty, thì seõ coù moät ai ñoù seõ mang noù
ñi. Thöù ba, baûn chaát cuûa ñoàng tieàn laø laøm chöùc naêng boâi trôn hoaït ñoäng kinh doanh
cuûa coâng ty. Coâng ty caàn tieàn cho moïi thöù töø mua haøng cho ñeán caùc khoaûn ñaàu tö
chuû yeáu, töø duøng böûa aên tröa ñeán cuoäc vieáng thaêm cuûa ñoái taùc kinh doanh ñeå mua
moät coâng ty khaùc. Cuoái cuøng, tieàn töï noù khoâng phaûi laø thu nhaäp, tieàn laø quan troïng
nhöng khoâng phaûi laø ñeå naém giöõ. Boä phaän quõy chòu traùch nhieäm quaûn lyù tieàn moät
caùch coù hieäu quaû vaø chaéc chaén raèng tieàn khoâng caàn thieát phaûi ñöôïc kyù gôûi ñeå coù
theâm nhöõng khoaûn thu nhaäp.
10.1.2 Kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi tieàn (Internal Control for Cash)
Hieäu quaû cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi tieàn thöôøng döïa vaøo caùc thuû
tuïc sau:
– Phaân coâng nhieäm vuï taùch bieät giöõa keá toaùn tieàn vaø thuû quyõ.
– Giôùi haïn soá nhaân vieân tieáp caän vôùi tieàn.
– Raøng buoäc traùch nhieäm ñoái vôùi nhaân vieân coù lieân quan ñoái vôùi tieàn.
– Taêng cöôøng caùc giao dòch thoâng qua ngaân haøng. Tieàn maët toàn quyõ phaûi
ñöôïc giöõ ôû möùc hôïp lyù nhaát vaø phaûi ñöôïc löu tröõ caån thaän.
– Taát caû caùc khoaûn thu, ñeàu phaûi noäp kòp thôøi vaøo quyõ vaø ngaân haøng.
– Taát caû caùc khoaûn thu, chi ñeàu phaûi ñöôïc ghi cheùp kòp thôøi. Cuoái moãi ngaøy
xaùc ñònh tieàn toàn quyõ treân soå saùch vaø ñoái chieáu vôùi thuû quyõ vaø giaáy baùo
cuûa ngaân haøng.
10.1.3 Quyõ phuï (Petty Cash).
Khi laäp quyõ ghi theo buùt toaùn:
Quyõ phuï hay quyõ tieâu laët vaët (Petty Cash)
xxx
Prepared by Phan Ñöùc Duõng, PhD -42-
Tieàn maët (Cash)
xxx
Khi chi tieâu töø quyõ, ngöôøi quaûn lyù phaûi laäp moät chöùng töø ghi roõ ngaøy, thaùng
chi, noäi dung chi, soá tieàn chi vaø coù chöõ kyù cuûa ngöôøi chi vaø ngöôøi nhaän. Khoâng ghi
nhaän buùt toaùn.
Quyõ ñöôïc boå sung baèng caùch phaùt haønh moät tôø cheque töông öùng vôùi soá tieàn
ñaõ chi tieâu tröïc tieáp töø taøi khoaûn Cash, khoâng thoâng qua taøi khoaûn phuï (Petty Cash).
10.2 KEÁ TOAÙN CAÙC KHOAÛN ÑAÀU TÖ NGAÉN HAÏN (SHORT-TERM
INVESMENTS)
Chöùng khoaùn nôï ngaén haïn bao goàm moät soá löôïng lôùn caùc loaïi tín phieáu vaø
traùi phieáu ñöôïc phaùt haønh bôûi doanh nghieäp vaø Chính phuû vôùi kyø haïn thanh toaùn laø
moät naêm hay döôùi moät naêm. Toå chöùc phaùt haønh seõ huy ñoäng voán ngaén haïn traû laõi
coá ñònh, maø thoâng thöôøng laø taïi sao nhöõng nhaø ñaàu tö laïi mua caùc loaïi chöùng khoaùn
naøy. Ñaëc bieät, nhöõng khoaûn ñaàu tö chöùng khoaùn nôï bao goàm nghóa vuï ngaén haïn
cuûa ngaân haøng, ñöôïc goïi laø chöùng chæ tieàn gôûi, vaø thöông phieáu, goàm moät giaáy vay
nôï ngaén haïn thöôøng ñöôïc phaùt haønh bôûi moät coâng ty lôùn, coù uy tín. Chuùng cuõng
goàm tín phieáu kho baïc cuûa Myõ – tín phieáu, traùi phieáu vaø traùi phieáu cuûa Chính phuû
Lieân bang. Taát caû nhöõng chöùng khoaùn nôï naøy coù theå ñöôïc giöõ laïi cho ñeán kyø haïn
thanh toaùn hay coù theå ñöôïc baùn laïi treân thò tröôøng chöùng khoaùn.
10.2.1 Ñaàu tö ngaén haïn
Ñaàu tö ngaén haïn (Short-Term Investments) laø caùc khoaûn ñaàu tö coù haïn thanh
toaùn trong khoaûng thôøi gian döôùi moät naêm vaø coù khaû naêng chuyeån ñoåi thaønh tieàn
nhanh choùng.
10.2.2 Khoaûn thieät haïi giaûm giaù ñaàu tö ngaén haïn
Khoaûn thieät haïi giaûm giaù ñaàu tö ngaén haïn (Loss to Decline in Short-Term
Investments) ñöôïc chuyeån vaøo taøi khoaûn Xaùc ñònh keát quaû (Income Summary) vaø
theå hieän trong baùo caùo thu nhaäp. Khoaûn döï phoøng giaûm giaù ñaàu tö ngaén haïn
(Allowance to Reduce Short-Term Investments to Market) ñöôïc duøng ñeå ñieàu
chænh cho taøi khoaûn Ñaàu tö ngaén haïn (Short-Term Investment) treân Baûng caân ñoái
keá toaùn.
10.3 KEÁ TOAÙN KHOAÛN PHAÛI THU (ACCOUNTS RECEIVABLE)
Doanh thu baùn chòu laøm gia taêng khoaûn nôï phaûi thu, khoaûn nôï phaûi thu laø soá
tieàn maø khaùch haøng nôï coâng ty xuaát phaùt töø keát quaû cuûa vieäc baùn haøng hoùa vaø cung
caáp dòch vuï cuûa coâng ty cho khaùch haøng. Khoaûn phaûi thu, trong moät soá tröôøng hôïp
coøn goïi laø khoaûn phaûi thu tieàn haøng hay ñôn giaûn laø khoaûn phaûi thu, khoaûn phaûi thu
Prepared by Phan Ñöùc Duõng, PhD -43-
gia taêng khi coâng ty thöïc hieän chính saùch tín duïng cho khaùch haøng treân cô sôû thöïc
hieän chính saùch tín duïng moät caùch lieân tuïc. Ñieàu naøy cuõng coù nghóa laø coâng ty ñoàng
yù cho pheùp khaùch haøng thanh toaùn tieàn trong töông lai ñoái vôùi haøng hoùa vaø dòch vuï
ñaõ ñöôïc giao ngaøy hoâm nay.
Tính caïnh tranh vaø ngaønh ngheà kinh doanh cuûa coâng ty seõ aûnh höôûng ñeán
chính saùch baùn chòu maø nhöõng coâng ty coù neân thöïc hieän hay khoâng vaø thöïc hieän
chính saùch baùn chòu nhö theá naøo, quyeát ñònh cuoái cuøng laø döïa treân cô sôû caân ñoái
giöõa lôïi ích vaø chi phí. Noùi caùch khaùc, nhöõng coâng ty thöïc hieän chính saùch baùn chòu
chæ khi naøo thu nhaäp taêng theâm töø doanh thu baùn chòu taêng nhanh hôn chi phí phaùt
sinh do chính saùch baùn chòu. Giaû söû 5% doanh thu baùn chòu laø nôï khoù ñoøi, chi phí
quaûn lyù phaùt sinh ñeán boä phaän baùn chòu laø 5.000 ñoâ la Myõ moãi naêm, vaø ñaït ñöôïc
20.000 ñoâ la Myõ doanh thu baùn chòu (coù ñöôïc moät khoaûn thu nhaäp 8.000 ñoâ la Myõ
tröôùc khi phaùt sinh chi phí baùn chòu). Chính saùch baùn chòu ñaùng ñöôïc thöïc hieän vì
thu nhaäp taêng theâm 8.000 ñoâ la Myõ, lôïi ích töø vieäc baùn chòu taêng nhanh hôn so vôùi
chi phí baùn chòu laø 6.000 ñoâ la Myõ ([5%*20.000]+5.000)
10.3.1 Nôï khoù ñoøi (Uncollectible Accounts)
Baùn chòu ñöa ñeán chi phí vaø lôïi ích. Lôïi ích chuû yeáu laø gia taêng doanh thu vaø
lôïi nhuaän ngöôïc laïi seõ bò loã neáu nhö nôï khoâng ñoøi ñöôïc. Nhieàu khaùch haøng tieàm
naêng seõ khoâng mua haøng neáu coâng ty khoâng baùn chòu, khaùch haøng seõ mua töø ñoái
thuû caïnh tranh cuûa coâng ty khi nhöõng coâng ty naøy coù chính saùch baùn chòu.
10.3.2 Phöông phaùp ghi nhaän nôï phaûi thu khoù ñoøi
a. Phöông phaùp tröïc tieáp
Moät coâng ty ít coù kinh nghieäm veà nhöõng khoaûn nôï khoù ñoøi coù theå söû duïng
phöông phaùp tröïc tieáp – phöông phaùp naøy giaû ñònh raèng moïi doanh nghieäp ñeàu seõ
thu ñöôïc tröø phi coù baèng chöùng khaùc. Neáu khoaûn nôï khoù ñoøi nhoû vaø khoâng phaùt
sinh thöôøng xuyeân, thöïc hieän phöông phaùp naøy seõ khoâng laøm cho baùo caùo bò sai
leäch veà tình traïng taøi chính moät caùch troïng yeáu. Khi khoaûn nôï cuûa khaùch haøng sau
ñoù ñöôïc xaùc ñònh roõ laø khoâng thanh toaùn nôï, taøi khoaûn khoaûn phaûi thu seõ giaûm. Bôûi
vì taøi khoaûn phaûi thu cuûa khaùch haøng khoâng xaùc ñònh roõ thì coù theå cho thaáy raèng
khoaûn nôï khoâng theå thu ñöôïc vaøo cuoái naêm 20x7, töùc vaøo ngaøy 31/12/20x7. Baûng
caân ñoái keá toaùn cuûa coâng ty Compuport chæ theå hieän ñôn giaûn treân taøi khoaûn nôï
phaûi thu laø 40.000 ñoâ la Myõ.
b. Phöông phaùp öôùc tính (phaân boå) (Uncollectible Accounts Expenses)
Phaàn lôùn keá toaùn khoâng söû duïng phöông phaùp tröïc tieáp bôûi vì noù vi phaïm
nguyeân taéc phuø hôïp. Thay vì vaäy, keá toaùn seõ söû duïng phöông phaùp luaân phieân,
Prepared by Phan Ñöùc Duõng, PhD -44-
nghóa laø öôùc löôïng khoaûn nôï phaûi thu khoù ñoøi töông öùng vôùi doanh thu coù lieân
quan. Phöông phaùp naøy, ñöôïc bieát nhö phöông phaùp öôùc tính vaø phaân boå, döïa treân 2
yeáu toá:
– Döï kieán soá nôï cuoái cuøng seõ laø khoaûn nôï phaûi thu khoù ñoøi vaø
– Moät taøi khoaûn giaûm tröø laø taøi khoaûn chöùa ñöïng con soá öôùc löôïng vaø giaûm
tröø khoaûn phaûi thu.
10.3.3 Thu hoài khoaûn nôï phaûi thu khoù ñoøi
Thoâng thöôøng thì taøi khoaûn ñöôïc ghi giaûm nôï phaûi thu khoù ñoøi nhöng sau ñoù
thu ñöôïc tieàn. Khi thu hoài ñöôïc khoaûn nôï khoù ñoøi, vieäc ghi giaûm tröïc tieáp neân ghi
buùt toaùn ñaûo ngöôïc vaø vieäc xöû lyù tieàn thu nhö moät khoaûn thu tieàn bình thöôøng.
10.3.4 Xoùa soå khoaûn nôï khoù ñoøi (Writing off an Uncollectible Account)
Khi moät khoaûn nôï khoù ñoøi xaùc ñònh chaéc chaén khoâng ñoøi ñöôïc caàn phaûi xoùa
soå.
Döï phoøng nôï khoù ñoøi (Allowance for Uncollectible Accounts)
xxx
Khoaûn phaûi thu (Accounts Receivable)
xxx
Thu hoài khoaûn phaûi thu ñaõ xoùa soå (Recovery of Accounts Receivable
Written off).
Ñoâi khi khaùch haøng traû moùn nôï maø tröôùc ñoù coâng ty ñaõ xaùc ñònh khoâng theå
ñoøi ñöôïc vaø ñaõ xoùa soå. Trong tröôøng hôïp naøy keá toaùn phaûi thöïc hieän hai buùt toaùn
ñeå hoaøn nhaäp laïi soá ñaõ xoùa soå vaø ghi soá tieàn thu ñöôïc.
Khoaûn phaûi thu (Accounts Receivable)
xxx
Döï phoøng nôï khoù ñoøi (Allowance for Uncollectible Accounts)
xxx
Tieàn maët (Cash)
xxx
Khoaûn phaûi thu (Accounts Receivable)
xxx
10.3.5 Quaûn lyù khoaûn phaûi thu
Moät coâng ty cung caáp khoaûn tín duïng caøng nhieàu thì nguy cô cuûa khoaûn phaûi
thu khoù ñoøi caøng lôùn. Nhaø quaûn trò vaø nhöõng nhaø phaân tích taøi chính thích giaùm saùt
khaû naêng cuûa doanh nghieäp ñeå kieåm tra caùc khoaûn phaûi thu. Moät coâng ty coù theå gia
taêng doanh thu baùn haøng maø khoâng gia taêng quaù ñaùng khoaûn phaûi thu? Chi phí nôï
phaûi thu khoù ñoøi taêng nhanh choùng khi doanh thu gia taêng thì seõ laøm giaûm chaát
löôïng tín duïng cuûa khaùch haøng cuûa coâng ty? Ño löôøng khaû naêng kieåm soaùt khoaûn
phaûi thu laø chæ tieâu voøng quay khoaûn phaûi thu vaø ñöôïc tính toaùn baèng caùch chia
doanh thu baùn chòu cho khoaûn phaûi thu bình quaân.