Prepared by Phan Ñöùc Duõng, PhD -50-
11.3.1 Baûn chaát cuûa quaù trình thanh toaùn
a. Caùc nhoùm hoaït ñoäng thanh toaùn
Quaù trình hoaït ñoäng cuûa baát kyø moät coâng ty naøo cuõng coù nhöõng khoaûn chi
tieâu, chi cho nguyeân vaät lieäu, thieát bò, löông vaø caùc loaïi dòch vuï khaùc. Nhöõng khoaûn
chi tieâu naøy taïo cho coâng ty coù nghóa vuï phaûi thanh toaùn ngay baèng tieàn maët hoaëc
seõ traû trong thôøi gian tôùi. Quaù trình thanh toaùn phaûi giaûi quyeát vaø kieåm soaùt nhöõng
nghóa vuï naøy. Khi nhöõng nghóa vuï naøy ñöôïc giaûi quyeát thì quaù trình thanh toaùn tieán
gaàn tôùi quaù trình chi tieâu ñaõ ñöôïc ñeà caäp ñeán ôû ñaàu chöông naøy. Quaù trình hoaït
ñoäng cuûa coâng ty taïo ra quaù trình thanh toaùn, kieåm soaùt quaù trình naøy ñöôïc coi laø
kieåm soaùt taøi chính. Kieåm soaùt taøi chính quan taâm ñeán möùc ñoä chính xaùc vaø ñuùng
thôøi haïn cuûa caùc nghóa vuï naøy, tính phuø hôïp vaø tính hôïp phaùp cuûa caùc nghóa vuï, vaø
caùc thuû tuïc giaáy tôø qua ñoù giai ñoaïn cuoái cuøng laø thanh toaùn ñöôïc thieát laäp. Quaù
trình thanh toaùn bao goàm caùc hoaït ñoäng sau:
Caùc hoaït ñoäng taïo ra caùc khoaûn phaûi traû. Chuùng ta phaûi kieåm soaùt caùc
khoaûn phaûi traû nhö theáâ naøo vaø xaùc ñònh giaù trò phaùp lyù cuûa caùc khoaûn
phaûi traû?
Coù raát nhieàu hoaït ñoäng quaûn lyù caùc khoaûn phaûi traû ñang toàn taïi, nhöõng
vaán ñeà gì gaëp phaûi khi ghi cheùp vaø kieåm soaùt ?
Caùc hoaït ñoäng chuaån bò thuû tuïc cho thanh toaùn rieâng reõ töø ñoù ñaûm baûo
kieåm soaùt caùc khoaûn thanh toaùn thöïc teá.
b. Phaân chia trích nhieäm
Quaù trình thanh toaùn coù theå ñöôïc mieâu taû nhö moät quaù trình coù theå thay ñoåi
theo töøng tình huoáng cuï theå. Ñaëc bieät trong tröôøng hôïp vi tính hoaù, coù raát nhieàu loaïi
giaáy tôø taøi lieäu khaùc nhau. Theo quan ñieåm kieåm soaùt taøi chính, baát kyø moät kieåu
saép xeáp caùc giaáy tôø naøy nhö theá naøo thì caùc hoaït ñoäng ñöôïc phaân chia cho töøng caù
nhaân rieâng bieät. Phaân chia nhieäm vuï rieâng bieät vaø ñoäc laäp raát quan troïng ñoái vôùi
muïc ñích kieåm tra cheùo ñeå ñaûm baûo söï chính xaùc cao hôn. Noù cuõng giuùp traùnh ñöôïc
caùc maùnh khoùe kieám lôïi cuûa caùc caù nhaân trong quaù trình thanh toaùn. Traùch nhieäm
cuûa caùc caù nhaân ñöôïc phaân chia nhö vaäy coù theå ñöôïc coá ñònh hoaøn toaøn.
c. Quaù trình thanh toaùn
Caùc khoaûn phaûi traû ñöôïc phaùt sinh töø caùc nguoàn khaùc nhau. Nguoàn thoâng
thöôøng, lôùn nhaát laø keát quaû cuûa quaù trình mua saém saûn phaåm vaø dòch vuï cuûa boä
phaän mua baùn. Caùc haøng hoaù dòch vuï naøy ñöôïc mua ñeå taùi xuaát, hoaëc ñeå söû duïng
trong quaù trình saûn xuaát haøng hoaù vaø dòch vuï ñeå baùn cuûa coâng ty. Tuy nhieân, trong
thöïc teá, vieäc mua saém thöôøng xuaát phaùt töø nhu caàu hoaït ñoäng cuûa coâng ty. Beân
Prepared by Phan Ñöùc Duõng, PhD -51-
caïnh ñoù vieäc mua baùn haøng hoaù ñòch vuï cho nhieàu lyù do khaùc nhau phaùt sinh töø
nhöõng hoaït ñoäng cuûa nhieàu caù nhaân trong coâng ty. Veà maët giaù trò, moät ñieàu quan
troïng laø caùc maët haøng coù theå xeáp töø loaïi coù giaù trò nhoû ñeán loaïi coù giaù trò lôùn. Trong
moïi tröôøng hôïp vieäc kieåm soaùt ñöôïc thöïc hieän trong quyeàn haïn cho pheùp. Caùc giôùi
haïn naøy bao haøm giôùi haïn veà khoaûn muïc chi tieâu, khoái löôïng chi tieâu, vaø caùc nghóa
vuï nhaát ñònh cuûa caùc caù nhaân. Nhöõng gì chuùng ta coù ôû ñaây laø söï uûy quyeàn cuûa ban
giaùm ñoác seõ laøm taêng theâm quyeàn haïn. Khoâng caàn phaûi noùi tình traïng nguy hieåm
coù theå xaûy ra neáu caùc giôùi haïn quyeàn löïc bò vi phaïm trong tröôøng hôïp ñoù. Caùc haønh
ñoäng vi phaïm naøy phaûi ñöôïc xem xeùt, pheâ chuaån ñeå ñöa ra möùc ñoä sai phaïm cuûa
noù. Tuy nhieân, söï nguy hieåm naøy caàn ñöôïc ñaùnh giaù caån thaän ñeå ñaûm baûo raèng
nhöõng söï nguy hieåm naøy khaån caáp thaät söï chöù khoâng phaûi laø moät hình thöùc ñeå tieán
tôùi thieát laäp nhöõng giôùi haïn veà quyeàn löïc.
Nhöõng gì caáu thaønh traùch nhieäm phaùp lyù cuûa caùc khoaûn phaûi traû? Khoâng
quan taâm ñeán nguoàn phaùt sinh ra caùc khoaûn phaûi traû nhöng theo quan ñieåm kieåm
soaùt taøi chính, coù moät soá muïc tieâu chung nhaát ñònh cho taát caû caùc khoaûn phaûi traû.
Nhöõng muïc tieâu naøy ñöôïc moâ taû nhö sau:
d. Loaïi chi tieâu ñoù coù hôïp lyù hay khoâng?
Muïc tieâu ôû ñaây laø caùc khoaûn chi tieâu ñoù mang tính hôïp lyù trong quan heä vôùi
caùc hoaït ñoäng kinh doanh cuûa coâng ty. Thoâng thöôøng, caùc moái quan heä naøy laø hieån
nhieân, nhöng trong moät soá tröôøng hôïp nhöõng quan heä naøy bò che daáu moät phaàn hay
toaøn boä. Trong tröôøng hôïp ñoù, caâu hoûi ñaët ra laø xem xeùt ñeå ñöa ra nhöõng lôøi giaûi
thích hôïp lyù. Trong moät chöøng möïc naøo ñoù, nhöõng lôøi giaûi thích naøy khoâng coù saün,
vì vaäy phuï thuoäc raát lôùn vaøo söï chaáp nhaän cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn trong coâng ty.
e. Khoái löôïng coù quaù lôùn khoâng?
Moät caâu hoûi lieân quan laø lieäu khoái löôïng haøng ngaøy ñöôïc mua coù hôïp lyù hay
khoâng? Mua vôùi khoái löôïng lôùn xaûy ra trong tröôøng hôïp giaù haøng ñoù thaáp hoaëc phaûi
mua ñeå döï tröõ cho nhu caàu hoaït ñoäng trong thôøi gian tôùi. Trong tröôøng hôïp nhö vaäy
caàn coù söï ñaùnh giaù hôïp lyù. Mua vôùi khoái löôïng caøng lôùn caøng phaûi phuï thuoäc vaøo yù
kieán cuûa ngöôøi coù quyeàn quyeát ñònh möùc chi tieâu trong coâng ty.
f. Giaù caû vaø caùc ñieàu kkieän coù ñuùng ñaén khoâng?
Chuùng ta quan taâm gaáp ñoâi ñeán giaù caû vaø caùc ñieàu kieän trong mua haøng laàn
ñaàu laø trong caùc hôïp ñoàng mua haøng tröôùc, caùc ñieàu kieän vaø giaù caû coù ñuùng ñaén
khoâng . Quan taâm thöù hai laø caùc giaù caû vaø ñieàu kieän ñaït ñöôïc coù toát khoâng. Ñieàu
kieän naøy khoângcaàn thieát trong thanh toaùn hieän thôøi nhöng coù theå aûnh höôûng ñeán chi
phí trong töông lai. Giaù caû vaø caùc ñieàu kieän ôû ñaây bao goàm baûng giaù, chieát khaáu,
Prepared by Phan Ñöùc Duõng, PhD -52-
thôøi haïn thanh toaùn, phöông thöùc vaän chuyeån, baûo haønh vaø moät soá ñieàu kieän töông
töï khaùc.
g. Giaù trò nhaän ñöôïc coù töông xöùng khoâng?
Phaûi luoân quan taâm ñeán giaù trò nhaän ñöôïc coù ñuùng hay khoâng. Hôn nöõa, caàn
bieát thöïc söï ñaõ laäp caùc hoaù ñôn dòch vuï hay söï thaät ñaõ nhaän ñöôïc caùc hoaù ñôn mua
haøng chöa. Maët khaùc, haøng hoaù vaø dòch vuï nhaän ñöôïc phaûi ñuùng ñaëc tính, ñieàu kieän
chaát löôïng. ÔÛ ñaây caàn coù moät baèng chöùng xaùc ñaùng minh chöùng cho caû hai khía
caïnh naøy. Neáu caùc khoaûn phaûi traû ñöôïc xaùc ñònh laø thích hôïp vôùi caùc giaù trò nhö ñaõ
neâu ôû treân, vaãn caàn coù söï ñoàng yù ñaày ñuû cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn trong coâng ty.
Caùc kieåm soaùt phuï ñeå kieåm tra caùc yeâu caàu treân cuõng caàn thieát.
h. Nhöõng ñieàu chaáp thuaän vaø caùc baèng chöùng phuï coù ñaày ñuû khoâng?
Ñeå pheâ chuaån caùc khoaûn phaûi traû, yeâu caàu phaûi coù ñuû baèng chöùng, chöùng töø
ñeå coâng nhaän nhöõng ñieàu ñaõ neâu ôû treân. Baèng chuùng naøy bao goàm caùc giaáy tôø cô
baûn nhö: ñôn haøng, giaáy thoâng baùo ñaõ nhaän ñöôïc haøng. Noù cuõng bao goàm söï pheâ
chuaån cuûa nhöõng ngöôøi trong coâng ty. Nhöõng pheâ chuaån naøy bao truøm leân nhieàu
khía caïnh phaùp lyù, vaø trong töøng tröoøng hôïp caâu hoûi caàn ñöôïc ñaët ra laø ngöôøi pheâ
chuaån giaáy tôø ñoù coù ñuû thaåm quyeàn hay khoâng, hoaëc möùc ñoä quyeàn haïn ñoù coù ñuû
khoâng.
11.3.2 Quaûn lyù caùc khoaûn phaûi traû
Trong moät vaøi tröôøng hôïp pheâ chuaån naøy daãn ngay ñeán quaù trình thanh toaùn.
Trong caùc tröôøng hôïp khaùc vieäc pheâ chuaån naøy ñöôïc löu giöõ laïi ñeå thanh toaùn sau.
Treân quan ñieåm kieåm soaùt, caùc khoaûn phaûi traû chính thöùc phaûi ñöôïc chaáp nhaän vaøo
thôøi gian sôùm nhaát. Tuy nhieân, vieäc kieåm soaùt coù hieäu quaû hôn thoâng qua caùc
chöùng töø ñaõ ñöôïc xöû lyù vaø laøm theo caùc nguyeân taéc keá toaùn chính thöùc ñöôïc chaáp
nhaän ñeán khi thanh toaùn hoaëc cuoái kyø keá toaùn. Tuy nhieân, theo phöông phaùp naøy coù
moät soá vaán ñeà caàn ñöôïc giaûi quyeát nhö sau:
a. Keát hôïp vaø kieåm soaùt caùc giaáy tôø nhaän ñöôïc
b. Thieát laäp taøi khoaûn phaân boå
c. Kieåm soaùt soå caùi phuï
d. Laäp keá hoaïch ngaøy thanh toaùn
Prepared by Phan Ñöùc Duõng, PhD -53-
CHÖÔNG 12
KEÁ TOAÙN VOÁN CHUÛ SÔÛ HÖÕU
12.1 COÂNG TY HÔÏP DANH (PARTNERSHIP)
12.1.1 Khaùi nieäm vaø ñaëc ñieåm cuûa coâng ty hôïp danh (Partnership
Characteristics)
a. Khaùi nieäm
Moät ñôn vò hôïp danh (Partnership) ñöôïc xem laø moät taäp hôïp hai hoaëc nhieàu
theå nhaân ñoùng goùp voán vaø naêng löïc döôùi danh nghóa ñoàng sôû höõu chuû moät doanh
nghieäp hoaït ñoäng vì lôïi nhuaän.
b. Ñaëc ñieåm cuûa coâng ty hôïp danh (Partnership Characteristics )
Coâng ty hôïp danh ñöôïc xem nhö moät thöïc theå taùch rôøi trong keá toaùn. Chuùng
khaùc nhau theo nhieàu caùch so vôùi caùc daïng kinh doanh khaùc. Moät soá ñaëc ñieåm quan
troïng veà moät coâng ty hôïp danh .
– Tính töï nguyeän cuûa thaønh vieân, chaáp nhaän ruûi ro khi tham gia doanh
nghieäp, töø ñoù chòu traùch nhieäm cuøng vôùi caùc thaønh vieân khaùc veà nhöõng
khoaûn nôï cuûa doanh nghieäp.
– Tính chaát voâ haïn veà maët traùch nhieäm cuûa caùc thaønh vieân ñoái vôùi caùc
khoaûn nôï cuûa doanh nghieäp.
– Hình thöùc hôïp danh ñaët treân cô sôû hôïp ñoàng vôùi nhöõng ñieàu khoaûn quy
ñònh tröôùc taïo thuaän lôïi cho vieäc ñieàu haønh hoaït ñoäng vaø giuùp giaûi quyeát
nhöõng baát ñoàng veà sau.
– Thôøi gian hoaït ñoäng cuûa moät coâng ty hôïp danh thöôøng coù giôùi haïn ghi
trong ñieàu leä coâng ty.
Thoâng thöôøng, taát caû caùc thaønh vieân sôû höõu moät coâng ty hôïp danh chòu traùch
nhieäm voâ haïn veà caùc khoaûn nôï cuûa doanh nghieäp.
c. Toå chöùc tình nguyeän ( Voluntary Association )
Moät coâng ty hôïp danh laø moät toå chöùc tình nguyeän cuûa nhöõng caù nhaân hôn laø
thöïc theå hôïp phaùp cuûa chính noù. Vì vaäy, moät thaønh vieân chòu traùch nhieäm theo luaät
ñoái vôùi caùch thöùc hoaït ñoäng kinh doanh cuûa mình trong phaïm vi cuûa coâng ty hôïp
danh. Moät thaønh vieân cuõng coù nhöõng khoaûn nôï phaûi traû khoâng giôùi haïn ñoái vôùi moùn
Prepared by Phan Ñöùc Duõng, PhD -54-
nôï cuûa coâng ty hôïp danh. Bôûi vì nhöõng moùn nôï tieàm taøng naøy moät caù nhaân phaûi
ñöôïc pheùp choïn moät ngöôøi tham gia vaøo coâng ty hôïp danh. Moät ngöôøi neân choïn
nhöõng ñoái taùc cuøng chung muïc ñích kinh doanh.
d. Thoûa thuaän coâng ty hôïp danh ( Partnership Agreement )
Ñeå trôû thaønh moät coâng ty hôïp danh raát deã daøng. Ñôn giaûn chæ caàn hai hay
nhieàu ngöôøi kinh doanh gioûi ñoàng yù trôû thaønh moät nhoùm coù cuøng muïc ñích kinh
doanh chung. Thoûa thuaän naøy ñöôïc bieát ñeán nhö laø thoûa thuaän coâng ty hôïp danh.
Thoûa thuaän naøy coù theå khoâng caàn vieát vaên baûn; tuy nhieân, trong thöïc teá nhöõng coâng
vieäc kinh doanh thaønh ñaït ñoøi hoûi ñöôïc vieát baèng vaên baûn maø ñöôïc moâ taû moät caùch
roõ raøng chi tieát veà vieäc hôïp danh. Hôïp ñoàng naøy moâ taû teân, vò trí, vaø muïc ñích kinh
doanh; nhöõng thaønh vieân coâng ty hôïp danh vaø nhöõng traùch nhieäm töông öùng cuûa hoï;
nhöõng khoaûn ñaàu tö cuûa thaønh vieân; nhöõng caùch thöùc phaân chia thu nhaäp vaø loã;
nhöõng thuû tuïc cuûa thaønh vieân khi gia nhaäp vaø ruùt voán, ñoái vôùi vieäc ruùt voán taøi saûn
vaø keát thuùc vieäc kinh doanh cuûa moãi thaønh vieân.
12.1.2 Giôùi haïn kinh doanh ( Limited Life )
Bôûi vì moät coâng ty hôïp danh ñöôïc hình thaønh bôûi moät hôïp ñoàng giöõa caùc
thaønh vieân. Do ñoù, coâng ty hôïp danh coù nhöõng giôùi haïn cuûa noù: baát cöù ñieàu gì keát
thuùc hôïp ñoàng daãn ñeán vieäc giaûi theå moät coâng ty hôïp danh. Moät coâng ty hôïp danh
bò giaûi theå khi:
1. Moät thaønh vieân môùi gia nhaäp vaøo.
2. Moät thaønh vieân ruùt voán.
3. Moät thaønh vieân phaù saûn.
4. Moät thaønh vieân bò töôùc quyeàn hôïp phaùp (thôøi ñieåm maø thaønh vieân naøy
khoâng theå naøo tieáp tuïc coâng vieäc, gioáng nhö bò eùp buoäc)
5. Moät thaønh vieân veà höu.
6. Moät thaønh vieân cheát.
Moät coâng ty hôïp danh coù theå giaûi theå tuøy thuoäc vaøo thoûa thuaän cuûa coâng ty
hôïp danh (Ví duï: khi moät döï aùn naøo ñoù ñaõ hoaøn taát ).
Tuy nhieân, thoûa thuaän coâng ty hôïp danh coù theå ñöôïc soaïn baèng vaên baûn ñeå
bao quaùt taát caû caùc tình huoáng naøy, cho pheùp coâng ty hôïp danh tieáp tuïc hoaït ñoäng
hôïp phaùp. Ví duï, thoûa thuaän coâng ty hôïp danh coù theå ñöôïc ngöôøi ta ñöa ra nhö sau:
Neáu moät thaønh vieân cheát thì moät thaønh vieân hay nhöõng thaønh vieân coøn laïi phaûi mua
phaàn voán cuûa thaønh vieân ñaõ cheát vôùi giaù trò ñöôïc ghi trong ñieàu leä goùp voán ban ñaàu,
töø ngöôøi thöøa keá.