QU N LÝ TH I GIAN Ả Ờ
Th i gian là quý báu cho nhà lãnh đ o. Dù trong công vi c nào, b n v n ph i bi t qu n lý th i gianờ ạ ở ệ ạ ẫ ả ế ả ờ
c a mình. Không có khác bi t nào gi a các c p lãnh đ o. Làm qu n lý th ng là giao vi c cho ng iủ ệ ữ ấ ạ ả ườ ệ ườ
khác. Dù v y, b n không th t ch c giao vi c hi u qu n u b n không t mình t ch c cho mình.ậ ạ ể ổ ứ ệ ệ ả ế ạ ự ổ ứ
Th i gian là tài nguyên hi m hoi. T t ch c và s p x p trách nhi m có ý nghĩa là t ch c và s d ngờ ế ự ổ ứ ắ ế ệ ổ ứ ử ụ
qu th i gian c a b n cho cá nhân hay trong công vi c, b n c n xây d ng cho mình m t ch ng trìnhỹ ờ ủ ạ ệ ạ ầ ự ộ ươ
làm vi c xác đ nh rõ qu th i gian nào dành cho vi c nh , ít quan tr ng và dành nhi u th i gian h nệ ị ỹ ờ ệ ỏ ọ ề ờ ơ
cho vi c l n, quan tr ng h n.ệ ớ ọ ơ
Tính ch t ph c t p trong t ch c ngày nay khi n cho b n ph i th c s quan tâm đ n vi c s p x pấ ứ ạ ổ ứ ế ạ ả ự ự ế ệ ắ ế
ch ng trình sao cho t n d ng th i gian t t nh t đ đ t hi u qu cao nh t.ươ ậ ụ ờ ố ấ ể ạ ệ ả ấ
C n ph i thích ng đ xác đ nh đúng đ n, th n tr ng nh ng đi u quan tr ng th t s cho dù cá nhânầ ả ứ ể ị ắ ậ ọ ữ ề ọ ậ ự
hay trong công vi c. B n ph i suy tính nh v y tr c khi b t đ u ch ng trình hành đ ng nào đ t nệ ạ ả ư ậ ướ ắ ầ ươ ộ ể ậ
d ng t i đa th i gian có đ c.ụ ố ờ ượ
B n c n xác đ nh và phân tích vi c s d ng c a b n hi n nay. Chúng tôi đ ngh hãy gi m thi uạ ầ ị ệ ử ụ ủ ạ ệ ề ị ả ể
nh ng đi u ngăn tr th i gian c a b n và đây là vài ý ki n th c t có th giúp b n kh c ph c. Sauữ ề ở ờ ủ ạ ế ự ế ể ạ ắ ụ
cùng, đ ngh b n l p ra m t ph ng án riêng, trong đó b n s qu n lý th i gian c a mình m t cáchề ị ạ ậ ộ ươ ạ ẽ ả ờ ủ ộ
đ u đ n.ề ặ
Qu n lý th i gianả ờ
Qu n lý nghĩa là làm vi c và t ch c cùng v i ng i khác. Ph n l n th i gian b n đã dùng đ giaoả ệ ổ ứ ớ ườ ầ ớ ờ ạ ể
ti p, t ch c công vi c v i nhân viên. Mu n t ch c v i ng i khác, b n ph i bi t t t ch c vàế ổ ứ ệ ớ ố ổ ứ ớ ườ ạ ả ế ự ổ ứ
qu n lý th i gian c a chính mình.ả ờ ủ
Qu n lý th i gian hi u qu đem l i nhi u l i ích thuy t ph cả ờ ệ ả ạ ề ợ ế ụ
- Làm cho cu c s ng d dàng h nộ ố ễ ơ
- Gi m căng th ng (stress)ả ẳ
- Tăng hi u quệ ả
- Tăng ni m vui trong công vi cề ệ
- Tăng năng su t c a cá nhân và t p thấ ủ ậ ể
- Tăng "th i gian riêng t " cho b n dùngờ ư ạ
Qu n lý th i gian hi u qu s giúp b n suy nghĩ thêm cho công vi c quan tr ng và thì gi gi i trí.ả ờ ệ ả ẽ ạ ệ ọ ờ ả
Năm ch << ữA >> trong qu n lý th i gian hi u quả ờ ệ ả
s đ 1ơ ồ
S Đ Đ QU N LÝ TH I GIAN T T H NƠ Ồ Ể Ả Ờ Ố Ơ
1
1. AWARE : Nh n bi t : đ đ ra m c tiêu cho cá nhân & công vi c. Sau đó s p x p u tiênậ ế ể ề ụ ệ ắ ế ư
2. ANALYSE : Đi u c n làmề ầ
3. ATTACK : Ăn c p th i gian ắ ờ → lo i b k ăn c p th i gian c a mình.ạ ỏ ẻ ắ ờ ủ
4. ASSIGN : L p th t u tiênậ ứ ự ư
5. ARRANGE : Hoàn thi n k năng, l p k ho chệ ỷ ậ ế ạ
6. SAVE TIME, BETTER USE : Ti t ki m th i gian, s d ng th i gian t t h nế ệ ờ ử ụ ờ ố ơ
1. Awareness : Nh n bi tậ ế
Nh n bi t đâu là đi u quan tr ng cho cá nhân và công vi c. Giai đo n đ u tiên này giúp xác đ nh m cậ ế ề ọ ệ ạ ầ ị ụ
tiêu c th các y u t trên. B n ph i coi tr ng các y u t liên quan đ n cách th c s d ng th i gian,ụ ể ế ố ạ ả ọ ế ố ế ứ ử ụ ờ
thói quen, tác phong, giao ti p và trách nhi m công vi c c a b n.ế ệ ệ ủ ạ
2. Analysis : Phân tích đi u c n làm.ề ầ
Đ c i thi n s d ng th i gian b n c n đào sâu chi ti t v cách s d ng th i gian hi n t i / nh ngể ả ệ ử ụ ờ ạ ầ ế ề ử ụ ờ ệ ạ ữ
đi u làm m t th i gian. Phân tích nh v y giúp b n s xác đ nh đ c c n làm gì đ t t h n.ề ấ ờ ư ậ ạ ẽ ị ượ ầ ể ố ơ
3. Attack : Ăn c p th i gian (TG)ắ ờ
Có nhieu đi u làm m t th i gian c a b n. Nh ng “k c p th i gian” c n ph i lo i b khi b n chú tâmề ấ ờ ủ ạ ữ ẻ ắ ờ ầ ả ạ ỏ ạ
vào nh ng đi u c n y u.ữ ề ầ ế
4. Asignment : L p tr t t u tiênậ ậ ự ư
Khi lo i tr “k c p th i gian'', b n nh l p tr t t u tiên cho công vi c đang dang d .ạ ừ ẻ ắ ờ ạ ớ ậ ậ ự ư ệ ở
C n làm nh ng vi c này m t cách đ u đ n.ầ ữ ệ ộ ề ặ
1) AWARE
2) ANALYSE
3) ATTACK 4) ASSIGN
5) ARRANGE
6) SAVE TIME,
BETTER USE
2
5. Arrangement : S p đ t k ho chắ ặ ế ạ
Giai đo n cu i cùng là b n ph i s p x p th i gian có m c đích rõ ràng. Nh đ u đ n hoàn thi n cácạ ố ạ ả ắ ế ờ ụ ớ ề ặ ệ
k năng “nh bé” k trên đ ph c h i th i gian đã m t. B n c n ph i có k ho ch thông minh.ỹ ỏ ể ể ụ ồ ờ ấ ạ ầ ả ế ạ
Bây gi chúng ta cùng xem k h n năm giai đo n này :ờ ỹ ơ ạ
1. AWARE : Nh n bi tậ ế
Tr c h t c n ph i hi u rõ chính b n đ có th hoàn thi n vi c qu n lý th i gian. M t, b n nghiêmướ ế ầ ả ể ạ ể ể ệ ệ ả ờ ộ ạ
túc xác đ nh m c đích cá nhân và công vi c (hay các tr ng đi m) : s đi đâu và mu n th nào. Hãy vi tị ụ ệ ọ ể ẽ ố ế ế
các m c tiêu ra đ th y rõ m c đ quan tr ng đó.ụ ể ấ ứ ộ ọ ở
Hi u qu qu n lý th i gian có đ c t hai cách ki m soát : t ki m soát và ki m soát công vi c. Tệ ả ả ờ ượ ừ ể ự ể ể ệ ự
ki m soát là do hi u bi t chính mình : u đi m, khuy t đi m, nhân cách, cách nhìn s vi c theo t ngể ể ế ư ể ế ể ự ệ ổ
quan hay chi ti t. Ki m soát công vi c là hi u rõ công vi c t c là t ch c và vai trò trong t ch c y.ế ể ệ ể ệ ứ ổ ứ ổ ứ ấ
Vì là lãnh đ o, b n c n hi u rõ m c đích chính c a c quan. Ng i ta s đánh giá b n qua s hi uạ ạ ầ ể ụ ủ ơ ườ ẽ ạ ự ể
bi t này.ế
Khi đ ra m c đích và tr ng tâm, b n đã th y đâu là đi u quan tr ng th t s . Hãy nghĩ v con ng iề ụ ọ ạ ấ ề ọ ậ ự ề ườ
b n mu n t o nên. B n h ng s nghi p v đâu ? C quan b n c n đ t đ c đi u gì ?ạ ố ạ ạ ướ ự ệ ề ơ ạ ầ ạ ượ ề
Đ làm rõ m c đích không ph i là chuy n d dàng. B n bi t s qua nh ng liên quan đ n m c tiêu.ể ụ ả ệ ễ ạ ế ơ ữ ế ụ
Nh ng còn ph i đ a ý t ng mình ra ánh sáng. Hãy làm nh sau :ư ả ư ưở ư
Quan trong / u tiênƯ :
Hãy tách riêng m c tiêu c a gia đình v i m c đích cá nhân và công vi c (s nghi p / kinh doanh). Nhụ ủ ớ ụ ệ ự ệ ớ
ph i gi th cân b ng. N u b n quy t đ nh l y b ng đ i h c, cùng lúc mu n d y con b n b i l i vàả ữ ế ằ ế ạ ế ị ấ ằ ạ ọ ố ạ ạ ơ ộ
ch i l t ván bu m t t c các th m t lúc thì xin b n hãy suy xét l i. M i m c tiêu đ u quan tr ngơ ướ ồ ấ ả ứ ộ ạ ạ ọ ụ ề ọ
nh ng ph i xác đ nh cái nào quan tr ng h n trong th i đi m hiên t i :ư ả ị ọ ơ ờ ể ạ
M c đ quan tr ng t m th i có th hoán chuy n khi m t vài tr ng đi m đã hoàn t t / các u tiên cóứ ộ ọ ạ ờ ể ể ộ ọ ể ấ ư
thay đ i.ổ
Kinh nghi m quá khệ ứ :
Hãy nh l i nh ng chuy n đã làm ho c x y ra mà b n c m th y “hài lòng” : lúc nào b n đã thànhớ ạ ữ ệ ặ ả ạ ả ấ ạ
công. Có l b n m ng cho s thăng ch c trong v trí hi n nay.ẽ ạ ừ ự ứ ị ệ
V cá nhân, khi mua nhà m i ho c đi ngh hè v i b n thân đ u đem l i ni m sung s ng. N u c mề ớ ặ ỉ ớ ạ ề ạ ề ướ ế ả
nh n s hài lòng đâu thì đi u quan tr ng cũng ngay đó v y.ậ ự ở ề ọ ở ậ
Th c tự ế : (khi xác đ nh m c tiêu)ị ụ
M c đích ph i th c t . N u ch cao 1,45 m mà c mong là ngôi sao trong đ i bóng r chuyên nghi pụ ả ự ế ế ỉ ướ ộ ổ ệ
thì b n vi n vông l m đ y.ạ ễ ắ ấ
Rõ ràng :
M c đích c n rõ ràng, h p lý và có h n đ nh. Hãy nghĩ làm th nào đ t m c đích và lên k ho ch th cụ ầ ợ ạ ị ế ạ ụ ế ạ ự
hi n.ệ
Vi t ra gi yế ấ : (đ h th ng hóa, tránh sai sót)ể ệ ố
Hãy vi t ra gi y nh ng ý t ng c a b n. Đ ng l a d i chính mình khi cho là có th nh trong đ u cácế ấ ữ ưở ủ ạ ừ ừ ố ể ớ ầ
m c đích đa d ng c a b n.ụ ạ ủ ạ
Chúng ta đang nói đ n nh ng m c tiêu dài lâu c đ i ng i.ế ữ ụ ả ờ ườ
3
H n n a, khi ghi chép các m c đích, b n s chú tâm đ n nh ng đi u mình tin t ng. Khi vi t ra gi y,ơ ữ ụ ạ ẽ ế ữ ề ưở ế ấ
các m c tiêu th ng khác đi so v i khi chúng còn n m trong trí não.ụ ườ ớ ằ
B ng sau đây s cho b n bi t v các đi u trên. B n s h c cách thi t l p, s p x p u tiên, làm vi cả ẽ ạ ế ề ề ạ ẽ ọ ế ậ ắ ế ư ệ
tích c c, h ng v m c đích đ ra.ự ướ ề ụ ề
Còn nh ng đi u khác nh h ng đ n qu th i gian c a b n : t cách, thói quen và giao ti p N u b nữ ề ả ưở ế ỹ ờ ủ ạ ư ế ế ạ
hay truy n mi ng đ liên l c v i nhân viên thì có nh h ng đ n th i gian c a b n là : b n có th đãề ệ ể ạ ớ ả ưở ế ờ ủ ạ ạ ể
nói đi nói l i m i l n cùng m t th cho m i ng i khác nhau. Th c ra ch c n m t l i nh n ng nạ ườ ầ ộ ứ ườ ườ ự ỉ ầ ộ ờ ắ ắ
g n là đ .ọ ủ
Khó làm thay đ i thói quen nh ng làm v n đ c. Còn có trách nhi m công vi c liên quan đ n th iổ ư ẫ ượ ệ ệ ế ờ
gian c a b n. Nh ng trách nhi m này không h n là đi u b n ph i tin là quan tr ng. Có khi là nh ngủ ạ ữ ệ ằ ề ạ ả ọ ữ
yêu c u đòi h i trong công vi c mà chúng ta không thích l m nh ng ph i ch u đ ng. Đó là nh ng đi uầ ỏ ệ ắ ư ả ị ự ữ ề
không quan tr ng l m nh ng l i không th tránh đ c. B n hãy gi cho quân bình gi a đi u quanọ ắ ư ạ ể ượ ạ ữ ữ ề
tr ng trong công vi c và nh ng b n ph n áp đ t lên b n. Hãy làm rõ trách nhi m c a b n.ọ ệ ữ ổ ậ ặ ạ ệ ủ ạ
TRÁCH NHI M C A B NỆ Ủ Ạ :
Ch u trách nhi m v nh ng ai ?ị ệ ề ữ
M c đ trách nhi m đ i v i h ?ứ ộ ệ ố ớ ọ
Tôi có n m ngu n l c và kinh phí riêng ?ắ ồ ự
Tôi làm vi c trong môi tr ng chính y u nào ?ệ ườ ế
Tôi ch u trách nhi m hành chính nào ?ị ệ
Tôi có ph i ti p xúc v i khách hàng bên ngoài ?ả ế ớ
Tôi có ph i phát huy sáng ki n ?ả ế
Tôi đ c quy n h n gì ?ượ ề ạ
Nhân viên c a tôi trách nhi m ra sao ?ủ ệ
Đ ng nghi p c a tôi có trách nhi m nào ?ồ ệ ủ ệ
Nhi m v c a c quan tôi là gì ?ệ ụ ủ ơ
Trong công vi c, có nguy n v ng gì tôi ch a đ a ra ?ệ ệ ọ ư ư
Có th li t kê thêm n a nh ng khi tr l i nh ng câu h i trên s giúp b n đ nh hình đ c trách nhi mể ệ ữ ư ả ờ ữ ỏ ẽ ạ ị ượ ệ
c a mình.ủ
2. ANALYSE : Phân tích
Khi đã đ ra m c tiêu r i, b n ph i làm m t b c th c t phân tích cách th c s d ng th i gian. Đề ụ ồ ạ ả ộ ướ ự ế ứ ử ụ ờ ể
ki m soát đ c th i gian c a mình, b n ph i bi t dùng nó th nào ?ể ượ ờ ủ ạ ả ế ế
Có v nh đ n gi n, nh ng ph n l n các lãnh đ o l i không th nói cho b n bi t chi ti t h đã dùngẻ ư ơ ả ư ầ ớ ạ ạ ể ạ ế ế ọ
th i gian trong ngày hay trong tu n nh th nào.ờ ầ ư ế
B n c n s d ng th i gian c a mình. C n phân tích rõ cách s d ng sau khi bi t rõ mình ph i làm gì.ạ ầ ử ụ ờ ủ ầ ử ụ ế ả
Hãy m x thì gi trong ngày và xem xét, t h i : Tôi dành th i gian bao lâu đ h p hành ? Tôi đã làmổ ẻ ờ ự ỏ ờ ể ọ
công vi c c a ng i khác m t bao lâu ? Hãy bi t rõ th c s b n đang làm đi u gì ?ệ ủ ườ ấ ế ự ự ạ ề
Nh t ký / T đánh giá :ậ ự
4
Ph ng pháp này, đ b n t đánh giá theo m u “ươ ể ạ ự ẫ Ngày c a Dũngủ” nh đây / có m u khác rõ ràngư ở ẫ
h n. Hãy s p x p công đo n làm vi c theo t ng 5, 10, 15 / 30 phút.ơ ắ ế ạ ệ ừ
M u t đánh giaẫ ự : (M t thí d )ộ ụ
TH HAIỨ
Gi ờ Công vi cệ
7h30 - 8h00 …………………………………………………………………………………………….
8h00 – 8h30 …………………………………………………………………………………………….
8h30 – 9h00 …………………………………………………………………………………………….
9h00 – 9h30 …………………………………………………………………………………………….
9h30 – 10h00 …………………………………………………………………………………………….
10h00 – 10h30 …………………………………………………………………………………………….
10h30 – 11h00 …………………………………………………………………………………………….
11h00 – 11h30 …………………………………………………………………………………………….
11h30 – 12h00 …………………………………………………………………………………………….
12h00 – 12h30 …………………………………………………………………………………………….
12h30 – 13h00 …………………………………………………………………………………………….
13h00 – 13h30 …………………………………………………………………………………………….
13h30 – 14h00 …………………………………………………………………………………………….
14h00 – 14h30 …………………………………………………………………………………………….
14h30 – 15h00 …………………………………………………………………………………………….
15h00 – 15h30 …………………………………………………………………………………………….
15h30 – 16h00 …………………………………………………………………………………………….
16h00 – 16h30 …………………………………………………………………………………………….
16h30 – 17h00 …………………………………………………………………………………………….
17h00 – 17h30 …………………………………………………………………………………………….
17h30 – 18h00 …………………………………………………………………………………………….
Kho ng th i gian d tính tùy theo b n s p đ t. C n nh t là b n ph i bi t mình đang th c s làm đi uả ờ ự ạ ắ ặ ầ ấ ạ ả ế ự ự ề
gì lúc này. Đ ngh b n theo dõi th i gian bi u trong vài ngày li n ít nh t 3 l n trong năm. B n hãyề ị ạ ờ ể ề ấ ầ ạ
t p ghi chép l i công vi c c a mình. Làm nh th , b n s bi t rõ mình đang làm gì và đ t đi u quanậ ạ ệ ủ ư ế ạ ẽ ế ặ ề
tr ng nh t b n mu n làm đ h ng g n đ n m c tiêu.ọ ấ ạ ố ể ướ ầ ế ụ
T xem xét xong, b n hãy sang ph n phân tích. Đ có ích l i h n, chúng ta hãy th c hi n m t kho ngự ạ ầ ể ợ ơ ự ệ ộ ả
th i gian bi u tr n ngày. B n càng chi ti t càng t t và li t kê công vi c và th i gian th c hi n.ờ ể ọ ạ ế ố ệ ệ ờ ự ệ
Thí d : ụ“Ngày c a Dũngủ” là m t m u tham kh o nh sau :ộ ẫ ả ư
Ngày c a Dũngủ
5