Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc
Debra Saryan, Quản lý thư viện, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc
Danh mục ngắn này được thiết lập nhằm hỗ trợ các nhà quản lý các bộ sưu
tập của thư viện, bảo tàng và cơ quan lưu trữ phát triển chương trình bảo
quản của mình. Nó cung cấp hàng loạt các thông tin chuyên ngành có giá trị
giúp đánh giá các nhu cầu bảo quản, và quyết định thứ tự ưu tiên để giải
quyết chúng. Các nhà quản lý các bộ sưu tập nên tham khảo các tài liệu về
các phương pháp lập kế hoạch mang tính chiến lược để đạt hiệu quả cao hơn
trong quá trình lập kế hoạch của mình.
Mỗi tài liệu tham khảo được liệt kê dưới đây đều có phần chú giải. Đó là nhờ
sự hỗ trợ từ tập thể nhân viên của Trung tâm bảo tồn tư liệu Đông Bắc
(NEDDC), cũng như qua tham khảo các tài liệu đã xuất bản trước đó như
cuốn A Core Collection in Preservation (Bộ tài liệu nòng cốt về bảo quản),
[Lisa L. Fox xuất bản lần 1 năm 1988, Don K. Thompson và Joan Ten Hoor
xuất bản lần 2 năm 1993, Chicago, American Library Association (Hiệp hội
thư viện Hoa Kỳ)]. Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ (SAA), Uỷ ban giáo dục về
lĩnh vực bảo quản đã phát hành các tài liệu cập nhật cho cuốn “Selected
Readings in Preservation” (Các tài liệu chọn lọc về bảo quản). Đây là nguồn
tham khảo quý báu về lĩnh vực bảo quản tài liệu cho các cơ quan lưu trữ.
Cuối tài liệu này là phần danh mục các bài viết và tạp chí tham khảo, tập
trung vào việc tổ chức nhiều công tác khác nhau trong một chương trình bảo
quản.
Alberta Museums Association (Hiệp hội bảo tàng Alberta). Self-Evaluation
Checklist (Danh mục tự đánh giá). Edmonton, Alberta: Alberta Museums
Association, 1991.
Alberta Museums Association. Standard Practices Handbook for Museums
(Sổ tay tiêu chuẩn thực hành cho các bảo tàng). Edmonton, Alberta: Alberta
Museums Association, 1990.
American Association of Museums. Shaping the Museum: The MAP
Institutional Planning Guide (Tổ chức bảo tàng: Hướng dẫn hoạch định tổ
choc của MAP), xuất bản lần 2. Washington, D.C: American Association of
Museums, 1993.
American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ), Subcommittee on
Guidelines for Collection Development (Tiểu ban hướng dẫn phát triển tư
liệu). Guide for Written Collection Policy Statements (Hướng dẫn trình bày
các chính sách tư liệu bằng văn bản). Bonita Bryant, đã xuất bản. Chicago:
American Library Association, 1989: Collection Management and
Development Guides (Hướng dẫn quản lý và phát triển tư liệu), số 3, 32
trang.
Tài liệu này và hai tài liệu tiếp theo là một phần trong bộ tài liệu hướng dẫn
về phát triển tư liệu do ALA soạn thảo. Mọi thông tin đều đơn giản, dễ hiểu
và dễ ứng dụng. Chúng đều được khuyến khích dùng.
American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection
Development. Guide to the Evaluation of Library Collections (Hướng dẫn
đánh giá các bộ sưu tập của thư viện). Barbara Lockett, đã xuất bản. Chicago:
American Library Association, 1989; Collection Management and
Development Guide số 2, 25 trang.
American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection
Development. Guide to Review of Library Collections (Hướng dẫn xem xét
các bộ sưu tập thư viện). Lenore Clark, đã xuất bản. Chicago: American
Library Association, 1991; Collection Management and Development Guides
số 5, 41 trang.
Association of Research Libraries (ARL) (Hiệp hội thư viện nghiên cứu).
Preservation Planning Program Resource Guides (Hướng dẫn về các nguồn
lực trong hoạch định chương trình bảo quản). Jutta Reed-Scott chủ biên.
Washington, D.C: ARL, 1993, nhiều độ dài khác nhau.
Trên đây là 7 tài liệu hướng dẫn do các chuyên gia bảo quản của các thư viện
soạn thảo nhằm cung cấp các quy chuẩn về những gì mà một thư viện có thể
tính đến bằng nỗ lực trong công tác bảo quản của mình, đẩy mạnh các hoạt
động hiện có và phát triển những sáng kiến mới. Các bài viết ở đây tập trung
vào các chủ đề, đó là:chuyển dạng tư liệu, bảo quản/sửa chữa, tu bổ, bồi vá,
đóng bìa, bảo dưỡng các bộ sưu tập, đối phó với các trường hợp khẩn cấp,
đào tạo nhân viên và hướng dẫn người sử dụng, đồng thời quản lý công tác
bảo quản.
Barry, Bryan W. Strategic Planning Workbook for Nonprofit Organizations,
Revised and Updated (Bài tập hoạch định chiến lược cho các tổ chức phi lợi
nhuận, có sửa đổi và bổ sung). St. Paul, MN: Amherst H. Wilder Foundation,
1997.
Cung cấp các hướng dẫn chi tiết theo từng bước để phát triển kế hoạch. Hiện
có trên http:/www.wilder.org.
Calmas, Alan. “Preservation Planning at the National Archives and Records
Administration” (Lập kế hoạch bảo quản ở cục lưu trữ quốc gia và tư liệu
hành chính). The Record (Tài liệu) 1.2 (11/1994): 1
Cloonan, Michole V. Organizing Preservation Activities (Tổ chức các hoạt
động bảo quản). Association of Research Livraries (Hiệp hội các thư viện
nghiên cứu), 1993, 98 trang.
Darling, Pamela W., và Wesley Boomgaarden. Preservation Planning
Program Resource Notebook (Hướng dẫn về các nguồn lực trong việc hoạch
định chương trình bảo quản). Washington, D.C: Association of Research
Libraries, Office of Management Studies (Phòng nghiên cứu quản lý), 1987,
719 trang.
Là nguồn tham khảo quý giá về các danh mục, tài liệu cơ sở và kỹ thuật và
các tài liệu cập nhật quan trọng cho công tác hoạch định và thực hiện kế
hoạch bảo quản. Nó được soạn thảo có sự tham khảo cuốn Sổ tay tự học của
Darling và Webster (1987) (Xem danh mục tiếp theo).
Darling, Pamela W., và Duane E. Webster. Preservation Planning Program:
An Assisted Self-Study Manual for Libraries (Chương trình hoạch định bảo
quản: Cuốn sổ tay hướng dẫn tự nghiên cứu dành cho các thư viện). J.Mirrill-
Oldham và J. Reed-Scott sửa đổi và bổ sung. Washington, D.C: Association
of Research Libraries Office of Management Studies (OMS) (Hiệp hội các
thư viện nghiên cứu về công tác quản lý nghiên cứu), 1993.
Tài liệu được xây dựng nhằm hướng dẫn các thư viện lập và thực hiện các
chương trình bảo quản qua một quá trình mang tính giáo dục và thu hút đông
đảo nhân viên tham gia. Vạch ra một quy trình tự nghiên cứu về đánh giá nhu
cầu, đưa ra các thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch khảo sát điều kiện của bộ sưu tập,
tổ chức và bố trí nhân sự, kiểm soát các thảm hoạ, đào tạo nhân viên và
hướng dẫn người sử dụng và có tinh thần đoàn kết, hợp tác trong nội bộ. Có
tham khảo Resource Notebook năm 1987(Sổ tay nguồn lực) của Darling và
Boomgaarden và 7 tài liệu hướng dẫn của ARL Preservation Planning
Program Resource Guides (Hướng dẫn về các nguồn lực trong hoạch định
chương trình bảo quản của ARL) năm 1993. Hiện có các bản báo cáo của các
tổ chức đã hoàn thiện quá trình tự nghiên cứu này tại OMS.
DeCandido, Pobert, and Cheryl Shackleton. Who Ya Gonna Call? A
Preservation Services Sourcebook for Libraries and Archives (Bạn sẽ gọi cho
ai? Cuốn sách về các nguồn dịch vụ bảo quản dành cho các thư viện và cơ
quan lưu trữ). New York Metropolitan Reference and Research Library
Agency (METRO) (Tổ chức thư viện nghiên cứu và tham khảo thành phố
New York), 1992, 132 trang. Hiện có tại địa chỉ: New York State Library,
Division of Library Development, Cultural Education Center (Thư viện bang
New York, Ban phát triển thư viện), Albany, NY 12230.