Luận văn
Hoàn thiện tổ chức kế toán
tại Xí nghiệp Dược phẩm 120
lấy tổ chức kế toán vật liệu
làm ví dụ
LỜI MỞ ĐẦU
Là phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý, tổ chức kế toán có vai trò cung
cấp những thông tin hữu ích về tình hình tài chính của đơn vị hạch toán thông qua
hệ thống ghi chép, tổng hợp trên chứng từ, sổ tài khoản và biểu mẫu báo cáo nhằm
phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.
Trên cơ sở tìm hiểu tổ chức kế toán trong thực tế hoạt động của Xí nghiệp
Dược phẩm 120, em đã chọn đề tài cho Chuyên đề thực tập môn học hạch toán kế
toán của mình là: "Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ
chức kế toán vật liệu làm ví dụ", đồng thời thông qua mô tả thực tế kết hợp phân
tích để đề xuất ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của đơn vị.
Với mục đích kết hợp lý luận và thực tiễn, củng cố và vận dụng kiến thức đã
học, đưa ra những phân tích cụ thể và kiến nghị cho đơn vị, bài viết của em, ngoài
Lời mở đầu và Kết luận, gồm 3 phần chính:
Phần I: Lý luận chung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp.
Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120.
Phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm
120.
Với yêu cầu nghiên cứu thực tế trong phạm vi môn học hạch toán kế toán, em
đã sử dụng kết hợp các phương pháp chung: phương pháp nghiên cứu quan hệ biện
chứng giữa kế toán với bộ phận quản lý và giữa các phần hành kế toán với nhau...và
các một số phương pháp riêng như: mô tả và phân tích, sơ đồ và bảng biểu...để minh
hoạ và hoàn thiện Chuyên đề thực tập của mình.
PHẦN I:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP
Hệ thống kế toán được xem như là một hệ thống thông tin dùng để đo lường,
xử lý và truyền đạt thông tin về tài chính của một đơn vị kinh tế.
Sơ đồ 1: Quan hệ kế toán với hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý.
HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH
NGHIỆP
- Quan sát
- Phản ánh
- Xử lý
- Phân loại
- Tổng hợp
- Trình bày
Kế toán được coi như là một hoạt động dịch vụ, nối giữa các hoạt động kinh
doanh và những người làm quyết định. Thứ nhất, kế toán đo lường các hoạt động
kinh doanh bằng cách phản ánh, ghi chép các dữ liệu. Thứ hai, qua xử lý phân loại
và sắp xếp các dữ liệu này trở thành thông tin hữu ích. Thứ ba, thông tin này được
tổng hợp, truyền đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến những người ra quyết định.
Người ta có thể nói rằng, các dữ kiện về hoạt động kinh doanh là đầu vào của hệ
thống kế toán và những thông tin hữu ích cho người làm quyết định là đầu ra đã
được hệ thống kế toán xử lý và cung cấp.
Trong vài năm trở lại đây, xu thế quốc tế hoá, toàn cầu hoá đang diễn ra rất
mạnh mẽ và càng mạnh mẽ sâu rộng hơn trong Thế kỷ 21 này. Hội nhập với quốc tế
trên nền tảng các quan hệ song phương và đa phương đang là yêu cầu và xu hướng
tất yếu của mỗi quốc gia. Trước xu thế đó, hệ thống kế toán Việt Nam cũng đang
từng bước được cải cách và hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu của cơ chế kinh tế mới
trong nền kinh tế mở, phù hợp thông lệ và Chuẩn mực quốc tế.
Trải qua 6 năm thực hiện Chương trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm
1995-2005, hệ thống kế toán Việt Nam đã có sự phát triển đáng khích lệ trong việc
tiếp cận và hình thành những nguyên tắc kế toán hiện đại của kinh tế thị trường,
từng bước tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán trong môi trường
chung của thông lệ quốc tế. Hệ thống Chuẩn mực Kế toán quốc gia đã bắt đầu được
tạo lập, tạo môi trường tin cậy cho đầu tư và kinh doanh trên cơ sở chia sẻ kinh
nghiệm với bạn bè quốc tế, vận dụng có chọn lọc thông lệ và Chuẩn mực quốc tế về
kế toán và kiểm toán, phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế, với năng lực quản lý
tài chính ở Việt Nam.
Bên cạnh đó, trong nền kinh tế thị trường, đứng trước nhu cầu cạnh tranh và xu
thế hội nhập, các doanh nghiệp ngày càng đề cao vai trò của kế toán trong việc cung
cấp những thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên trong doanh nghiệp bởi họ chẳng
những cần số liệu chi tiết của kế toán như trước đây mà hơn thế, họ rất cần kế toán
bằng ngôn ngữ của mình, thể hiện một cách chính xác các mục tiêu của doanh
nghiệp thông qua các bản dự toán, giúp họ kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu và
khi ra quyết định về quản lý. Chính vì vậy, bên cạnh kế toán tài chính, kế toán quản
trị ra đời với tư cách là nhánh thứ hai trong hệ thống kế toán nhằm cung cấp tất cả
thông tin kế toán đã được đo lường, xử lý và truyền đạt để sử dụng trong việc quản
trị nội bộ của đơn vị.
HO
Ạ
T
ĐỘNG
KINH
DOANH
CỦA
DOANH
NGHIỆP
RA
QUYẾT
ĐỊNH
QUẢN LÝ
Hiện nay, trên thế giới, kế toán quản trị đang thực sự trở thành một công cụ
đắc lực và có hiệu quả giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định về quản lý. Ở
Việt Nam, tuy Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT
ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính về cơ bản khắc phục được hạn chế của hệ thống
Kế toán Việt Nam trước đó nhưng còn chưa đề cập sâu đến kế toán quản trị, hơn nữa
hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam vẫn đang được từng bước soạn thảo và công
bố, do vậy đòi hỏi có nhận thức đầy đủ, hướng dẫn cụ thể về kế toán quản trị ở Việt
Nam đang là một nhu cầu hết sức bức thiết góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ
thống kế toán Việt Nam.
Kế toán còn được hiểu là một nghề của quản lý hay một môn Hạch toán tác
nghiệp với các bước kỹ thuật chuyên sâu trong quá trình từ ghi chép, xử lý phân tích
các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kế toán và khoá sổ.
Sự thống nhất giữa các bước này cũng như quan hệ giữa chúng được thể hiện thông
qua nguyên lý chung về tổ chức hạch toán kế toán.
Tổ chức hạch toán kế toán là xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành
bản chất của hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán và tổng hợp-cân
đối thông qua tổ chức hệ thống ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ tài khoản và
báo cáo kế toán cho các mục đích quản lý.
Trên cơ sở đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổ
chức hạch toán kế toán bao gồm:
Tổ chức bộ sổ kế toán
Tổ chức công tác kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán
Mỗi một tổ chức trên đều chứa đựng 4 yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kế
toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối và đều là những công
việc không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán. Bởi vậy, tổ chức sổ kế toán
là một trong những điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức khối lượng
công tác kế toán là cơ sở để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp nhằm tổ chức công
tác kế toán hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý tại đơn vị.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất là thiết kế khối lượng công tác hạch toán
trên hệ thống sổ tài khoản theo một quy tắc nhất định trên cơ sở chứng từ kế toán
nhằm mục đích lập báo cáo kế toán. Sổ tài khoản chính là phương tiện vật chất để
thực hiện công tác kế toán.
Nội dung tổ chức sổ kế toán:
Xây dựng hệ thống các loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ và số lượng sổ
mỗi loại.
Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu của các sổ tài khoản mỗi loại.
Xây dựng quy trình hạch toán trên sổ tạo thành nguyên tắc kế toán chung.
Xây dựng mô hình ghi chép của cả hệ thống sổ hay còn gọi là hình thức tổ
chức sổ kế toán.
Hiện nay, hình thức tổ chức sổ kế toán đang dần được phát triển và hoàn thiện
theo yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán trong nền kinh tế cạnh tranh.
Trong thực tế, nhiều nước trên thế giới đang có xu hướng sử dùng duy nhất 1 hình
thức tổ chức sổ cho các doanh nghiệp. Khác với Mỹ chủ yếu áp dụng 1 hình thức sổ
Nhật ký chung, ở Việt Nam hiện có 4 hình thức phổ biến:
Hình thức Nhật ký chung
Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Hình thức Chứng từ - Ghi sổ
Hình thức Nhật ký - Chứng từ
Hình thức Nhật ký-Sổ cái rất ít được áp dụng do tính chất cồng kềnh, mở rộng
chiều ngang của sổ, hơn nữa sổ chỉ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn giản, sử
dụng rất ít tài khoản và lao động kế toán, trình độ quản lý và lao động kế toán thấp.
Hệ thống sổ sách kế toán phải được thiết kế thích hợp với hệ thống tài khoản
bởi sổ sách kế toán chính là phương tiện vật chất phản ánh, thể hiện tài khoản cùng
nội dung phản ánh của tài khoản. Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản thì mới
phản ánh (bằng phương pháp đối ứng tài khoản) được nội dung kinh tế của các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phân loại, tập hợp.
Dựa vào đặc điểm vốn và quy mô nghiệp vụ của mình, đơn vị hạch toán tổ
chức hệ thống sổ sách theo một hình thức sổ kế toán thống nhất và thích hợp, tổ
chức công tác kế toán theo hình thức sổ đã áp dụng.
Khối lượng tổ chức công tác hạch toán kế toán của một đơn vị hạch toán được
quy định trong Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nước ban hành theo Quyết định 25-
HĐBT ngày 18/3/1989.
Khối lượng công tác kế toán trước hết được nhìn nhận theo từng giai đoạn của
quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ; giai đoạn
hệ thống hoá, phân loại cho các chứng từ trên bộ sổ kế toán đã thiết kế; giai đoạn xử
lý và chọn lọc để lập các báo cáo kế toán. Bên cạnh đó, tuỳ theo yêu cầu của quản
lý, khối lượng công tác kế toán còn bao gồm khối lượng hạch toán tổng hợp cho đối
tượng và hạch toán chi tiết cho một số đối tượng. Ngoài ra, khối lượng công tác kế
toán còn được tổ chức trên hai hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị đáp ứng
nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ chủ thể không những bên ngoài mà cả bên trong
nội bộ đơn vị.
Công tác kế toán phổ biến được tổ chức theo những phần việc riêng gọi là
phần hành kế toán. Phần hành kế toán là khối lượng công tác kế toán gắn với một
đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán như: vốn bằng tiền, tài sản cố định, vật liệu
đầu vào, chi phí sản xuất và tính giá thành, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ... Từ đó, mỗi
phần hành lại được phân chia logic từ tiền tại quỹ đến tiền gửi ngân hàng và tiền
đang chuyển; từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý hay nhượng bán tài sản
cố định; từ thu mua đến dự trữ nguyên vật liệu; từ hạch toán chi phí trực tiếp cho
từng loại hoạt động đến chi phí chung phân bổ cho từng loại hoạt động đó; từ dự trữ
đến tiêu thụ hàng hoá, xác định và phân phối lợi nhuận;...
Trong mỗi phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kín một
quy trình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổ tài khoản
và kết thúc ở giai đoạn lập báo cáo kế toán. Và trong đó, có thể tiến hành hạch toán
chi tiết, tổng hợp cho đối tượng trong phần hành. Do vậy, tổ chức công tác kế toán
là xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin theo các phần hành thông qua việc thiết kế
khối lượng công tác kế toán theo 3 giai đoạn, theo mức độ chi tiết hay tổng hợp,