Ả
B NG MÔ T Ả CÔNG VI C NHÂN VIÊN TI P TÂN Ệ
Ế
Mã tài li u: 6.04.6 ệ Phiên b n: Ver 1.0 ả Ngày ban hành: 15/02/08
ế
Phòng Hành chánh Nhân viên ti p tân HR -RS TP. HC B ph n ộ ậ Ch c danh ứ Mã công vi cệ Cán b qu n lý tr c ti p ộ ả ự ế
ậ ẩ ả ề ề ấ
ầ ấ 1. Trách nhi m:ệ - Qu n lý văn phòng ph m c a công ty: nh n các đ xu t VPP, l p đ xu t mua VPP 2 ậ ẻ ng VVP t n, l p th ồ i s l ạ ố ượ ậ
ệ ể ấ ủ l n/tháng, c p phát VPP theo yêu c u, hàng tháng rà soát l ầ kho đ theo dõi vi c nh p, c p phát VPP, t n VPP. ậ
ả ấ ể ế ể ẫ ẫ
ư ộ ư ể ầ ẫ ậ
ẫ ể ậ ẫ ầ
ể ử ụ làm th t c thanh toán. ề ủ ụ ự
- ưở ng ầ ủ ẫ ả ệ ễ ệ ộ
ồ - Qu n lý và phân phát các bi u m u liên quan đ n hành chánh: l u các bi u m u trong ủ máy, in các bi u m u và l u trong bìa còng các bi u m u theo b ph n, hàng tu n ch đ ng thông tin cho các b ph n v tình hình s d ng bi u m u, hàng tu n đi photo các ộ ộ bi u m u theo yêu c u và t ể ầ So n th o các quy t đ nh đi u đ ng, b nhi m, mi n nhi m….theo yêu c u c a Tr ổ ế ị ạ phòng và th c hi n các th t c liên quan. ề ủ ụ ự
- Ti p nh n các lo i công văn vào s công văn đ n. Phân lo i và chuy n công văn, gi y t ậ ế ế ể
ậ ạ ậ ế ể ộ
ệ ạ cho nhân viên giao nh n (ho c t công văn, gi y t ổ chuy n) ặ ự , ph i yêu c u ng ầ ấ ờ ể đ n các b ph n liên quan. Khi chuy n giao ậ ấ ờ ườ ả
i nh n ký vào s giao công văn. ổ - Qu n lý báo chí, phân ph i báo chí theo quy đ nh công ty. Nh n báo t ả ậ ố ng ừ ườ ả i giao báo/b o
ị ạ ố v , ghi mã s báo, ghi vào s theo dõi t ng lo i báo, sau đó chuy n báo cho ng ừ ệ ể
ả ả ộ
ườ thu c ph n vi c đ ệ ượ ầ ộ ấ ờ ậ ổ ả ổ ọ ị
i nh n. ậ ổ - Đánh máy, photocopy, b o qu n các văn b n, công văn gi y t c giao. ả - Qu n lý t ng đài theo qui đ nh c a Công ty, c th là l p s theo dõi g i di đ ng – liên i có liên quan, g i đi n tho i cho CNV ụ ể ườ ủ ộ ệ ạ ọ ọ ộ ậ ể ọ ế
ậ ể ầ ậ ổ
t nh, nh n cu c g i, chuy n cu c g i đ n ng ỉ Công ty theo yêu c u.ầ ủ ộ g m các c t: ngày, n i dung, ng ồ ậ ộ ườ
ể ả ộ ổ
ch c chu n b cho cu c h p c a công ty. ậ ở ư ổ ứ ể ẩ ắ ọ ị
- Ghi nh n thông tin c a khách, CNV và chuy n thông tin theo yêu c u. L p s thông tin i nh n, k t qu . ả ế - Nh n fax và chuy n cho các b ph n liên quan. Khi chuy n ph i ghi vào s giao công văn. - L p l ch h p, theo dõi, nh c nh th ký HC t - L p l ch làm vi c c a Manager hàng tu n, theo dõi và thông tin l ch làm vi c cho các cá ộ ọ ủ ệ ậ ậ ị ậ ị ệ ủ ầ ị
nhân có nhu c u. Ghi l ch làm vi c Manager lên b ng. ả ị
ệ - Khi b o v v ng m t, theo dõi và qu n lý xe c a CNV và khách tr c c a VP (móc dây ủ ặ ả ướ ử
ầ ả ệ ắ xích và khoá).
ch c ti p khách. ế ầ
- L p l ch ti p khách hàng tu n, theo dõi và t - Th c hi n các công vi c khác do Tr ổ ứ ế ng phòng phân công. ậ ị ự ưở ệ ệ
Ả
B NG MÔ T Ả CÔNG VI C NHÂN VIÊN TI P TÂN Ệ
Ế
Mã tài li u: 6.04.6 ệ Phiên b n: Ver 1.0 ả Ngày ban hành: 15/02/08
ạ
2. Quy n h n: ề i quy t trong ph m vi cho phép các v - Gi i lao đ ng v các ế ả ạ ướ ng m c, khi u n i c a ng ế ạ ủ ắ ườ ề ộ
công vi c đang ph trách.
ệ ấ ớ ụ ng phòng các bi n pháp, ph ưở ệ - Đề xu t v i Tr ươ ng pháp c i ti n qu n lý hành chánh văn ả ả ế
phòng.
- Quy n ch đ ng gi i quy t nh ng v n đ phát sinh v hành chánh văn phòng. ủ ộ ề ả ữ ế ề ề ấ
ỷ ề
ng phòng.
ự ệ
3. Báo cáo và u quy n: - Báo cáo công tác tu n, tháng, quý năm cho Tr ầ - Th c hi n các báo cáo chuyên môn theo yêu c u c a Tr - Báo cáo công vi c cho Tr ng phòng, tr ưở ng phòng. ầ ủ ng h p v ng m t thì u quy n l ặ ợ ưở ắ ườ ưở ệ ỷ ề ạ ộ i cho m t
nhân viên trong phòng th c hi n thay. ự ệ
ộ ọ ấ
ệ ả ả ị ị ố
lên ngành qu n tr kinh doanh, qu n lý công nghi p, qu n tr ả ngï, hành chánh văn phòng. 4. Tiêu chu n:ẩ 4.1 Trình đ h c v n/chuyên môn: - T t nghi p Cao đ ng tr ệ nhân s , lao đ ng ti n l ộ
ng lo i B tr lên. ạ ở ươ ẳ ở ề ươ ng đ ươ
t. ế ố ỹ
ạ
Ít nh t 1 năm kinh nghi m v trí qu n lý hành chánh. ệ ở ị ấ ả
ẩ ấ
ự - Vi tính văn phòng t 4.2 K năng: ỹ - K năng giao ti p t - Tin h c văn phòng thành th o. ọ 4.3 Kinh nghi m: ệ - 4.4 Ph m ch t cá nhân: - Trung th c, nhi t tình công tác. ự ệ
